Ceci est une version HTML d'une pièce jointe de la demande d'accès à l'information 'Memos, guidance and guidelines on record creation'.




 
Ref. Ares(2022)4615079 - 23/06/2022
EUROPEAN COMMISSION 
DIRECTORATE-GENERAL FOR RESEARCH & INNOVATION 
 
  Directorate B - Common Implementation Centre 
B.1 - Common Legal support service 
 
 
First meeting of 2019 of the access to documents legal coordinators of the Research 
& Innovation family 
Wednesday, 17 July 2019 
15:00 – 17:00, ORBN 06/
 
 
MINUTES 
Participants: 
  (IMI2  JU), 
  (ERCEA), 
 (CNECT), 
CNECT), 
 
(MOVE), 
  (EASME), 
  (EAC), 
 
  (ENER), 
 
  (RTD), 
 
  (RTD), 
 (RTD), 
 (RTD).  
1.  Coordination of requests submitted to multiple Commission services and 
EAs and JUs (requests for information vs. requests for access to documents; 
Fragdenstaat and asktheEU platforms; etc.) 
Recently,  there  have  been  several  cases  of  multi-services  requests  submitted  by 
applicants via the AsktheEU platform and/or the German Fragdenstaat platform.  
The requests are usually sent  directly to  the services  and often arrive in  the  ATD FMB 
Junk e-mail folder, therefore these are to be regularly checked. 
For some of the cases the Secretariat-General considered them to be requests for access 
to  information 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
In  addition,  regarding  requests  from  Fragdenstaat,  in  May  2019  the  SG  instructed 
Commission  services  that  all  current  and  future  applicants  using  this  platform  will 
receive  an  automatic  message  asking  them  to  submit  their  request  through  the  Regdoc 
form. The SG clarified that they will provide additional information on the content of the 
message and how to set it up for automatic replies. Currently there is no such information 
 
 

provided by the SG and there is no specific message for the acknowledgments of receipt 
for  requests  made  through  the  Fragdenstaat  platform.  Therefore,  for  the  moment  the 
standard template for AoR is to be used. It is important to note also that the Fragdenstaat 
has a system, which automatically hides personal data on its website, so no disclaimer in 
this sense is to be included in the standard AoR. 
 
2.  Initial decision  
  Data concerning H2020 rejected proposals – GestDem 2019/2176 
The  applicant  requested  access  to  data  concerning  all  H2020  rejected  proposals,  and  in 
particular, for each proposal: (i) proposal title, (ii) abstract, (iii) consortium composition, 
(iv)  call  and  topic,  (v)  funding  requested,  (vi)  allocation  of  the  funding  requested  by 
partner. 
We  qualified  the  application  as  an  access  to  documents  request,  on  the  basis  of  the 
judgment  of  the  Court  of  Justice  T-214/13  according  to  which  data  extracted  by  a 
database using a routine tool constitute a “document” within the meaning of Regulation 
1049/2001. 
On the substance of the request, we decided to provide the applicant only with a part of 
the requested data, while we withheld (i) the consortia composition and  (ii) the funding 
allocation, based on the exception of the protection of commercial interests. In particular, 
in  our  opinion,  data  concerning  the  consortia  composition  allows  identifying  the 
unsuccessful applicants and they are therefore commercially relevant, as the rejection of 
the  unsuccessful  applicants’  proposals  could  adversely  affect  their  image  towards 
potential commercial partners. 
The  applicant  challenged  our  reply  on  this  point  and  SecGen  is  currently  handling  the 
confirmatory application. 
3.  Confirmatory decision by SG  
  Overriding public interest in transparency - GestDem 2019/707 
We  received  a  request  related  to  documents  from  the  evaluation  and  the  redress  of  an 
H2020  proposal.  Following  examination  of  the  request,  we  granted  partial  access  to  all 
the  identified  documents,  with  the  exception  of  the  individual  evaluation  reports  to 
which  no  access  was  granted  based  on  the  Commission’s  decision-making  process 
exception.  The  arguments  were  the  following:  individual  evaluation  reports  form  an 
integral  part  of  that  decision-making  process  and  their  confidentiality  is  therefore 
essential.  The  requested  documents  contain  the  opinions  of  the  individual  experts  and 
relate thus to a very early step within a complex evaluation process at the end of which a 
funding  decision  is  taken.  Public  disclosure  of  the  opinions  of  the  expert  evaluators 
would have impact on the other ongoing and future evaluations. Indeed, such disclosure 
would lead to the risk of experts’ and panel members’ self-censorship and as the result, 
the  European  Commission  would  no  longer  be  able  to  explore  all  possible  options  free 
from external pressure. Consequently, this would prejudice the margin of manoeuvre of 
the  European  Commission  and,  thus,  undermine  the  integrity  of  the  decision-making 
process  of  the  Commission  concerning  the  award  of  grants  under  Horizon  2020 
programme. 


 
In 
confirmatory application the applicantargued that the requested documents should 
be  disclosed  in  the  general  overriding  public  interest  of  transparency,  in  order  to  allow 
for public verification whether the alleged fraud of public fund actually occurred (or not). 
The SG overruled this argument, based on the Strack case, according to which, in order 
to  establish  the  existence  of  an  overriding  public  interest  in  transparency,  it  is  not 
sufficient to merely rely on that principle and its importance1. Instead, an applicant has to 
show  why  in  the  specific  situation  the  principle  of  transparency  is  in  some  sense 
especially pressing and capable, therefore, of prevailing over the reasons justifying non-
disclosur.    SG  ruled  that  the  applicant  had  not  demonstrated  how  and  in  what  manner 
public disclosure of the withheld documents would be beneficial for examination of the 
alleged  frauds  in  relation  to  financing  the  projects  under  Horizon  2020  programme. 
SGalso emphasised that any potential case of fraud of mismanagement of the EU funds 
should be examined by the competent bodies (such as fOLAF), in line with the relevant 
procedures. These procedures are based on the principle of confidentiality of the material 
and evidence examined in their course.  Therefore public disclosure of the (parts of the) 
documents  concerned,  would  not  facilitate  these  procedures,  but  in  contrary,  it  would 
undermine their purpose. 
 
  Financial documents related to  FP6 projects- GestDem 2019/0314  
The request  concerned  financial documents  related to  the participation of a company to 
25  FP6  projects,  some  of  them  handled  by  DG  RTD  and  some  others  handled  by  DG 
CNECT.Those  projects  had  been  subject  to  an  audit  performed  by  the  Commission, 
which  had  led  to  an  OLAF  investigation  and,  afterwards,  to  a  criminal  proceeding  in 
front of the 
authorities, with charges of fraud. 
At the time of the request, the criminal proceeding was still pending in front of the 
 
tribunal  and  the  Commission  had  nominated  an  external  lawyer  to  evaluate  the 
opportunity of participating to the proceeding. 
Given  the  above-mentioned  circumstances,  we  assessed  the  possibility  of  invoking  the 
court  proceedings  exception  against  disclosure  of  the  requested  documents.  The 
exception can be applied when three criteria exists, as explained below. 
(i)  A  Court  proceeding  -  the  Court  of  Justice  affirmed,  in  case  T-796/14,  that  the 
exception  could  apply  to  proceedings  pending  in  front  of  a  national  court  whether  a 
question  of  interpretation  or  validity  of  an  act  of  EU  law  so  that  a  preliminary  ruling 
appears particularly likely.  
We consulted SG and the Legal Service concerning the interpretation of this criterion.  
According to the Legal Service, the applicability of Court proceedings exception should 
be  interpreted  and  applied  strictly  and  therefore  the  link  with  EU  law  of  the  national 
proceeding should be only on a matter of interpretation of EU law and not on facts.  
                                                 
1   Judgment  of  the  Court  of  Justice  of  2  October  2014  in  Case  C-127/13  P,  Strack  v  Commission, 
(ECLI:EU:C:2104:2250), paragraph 128.  


According  to  SG  the  case  law  should  not  be  construed  too  restrictively,  at  least  at  the 
initial stage of reply to an access to documents request. In their opinion the exception can 
be invoked when a reasonable link with an EU act or legislation exists.  
In  our  assessment  we  took  into  account  the  fact  that  the  charges  of  the  national  court 
related to the fraudulent use of EU funds during the implementation of the projects and 
that the launch of the national investigation and criminal proceeding was triggered by the 
OLAF investigation on the implementation of the projects. On the basis of the above, we 
considered  that  a  sufficiently  strong  link  between  EU  law  and  the  national  proceeding 
existed in order to invoke the relevant exception.  
(ii)  As  per  Regulation  1049/2001,  the  exception applies  to  ‘documents  drawn  up  solely 
for the purposes of specific court proceedings
’. According to the case-law, this wording 
must  be  understood  to  mean  the  pleadings  or  other  documents  lodged,  internal 
documents concerning the investigation of the case, and correspondence concerning the 
case between the  Directorate-General  concerned and the  Legal Service or a lawyers.  In 
our case, the requested documents were all relevant for the investigation of the case, as 
they  referred  to  the  financial  management  of  the  mentioned  projects.  We  therefore 
considered them to fall within the scope of the exception. 
(iii) In order to invoke the exception, it has to be proven that disclosure of the documents 
could undermine the principle of equality of arms or the Commission’s ability to defend 
itself.  In  other  words,  the  Commission  has  to  be  able  to  prove  that  disclosure  of  the 
requested documents would undermine the equality of arms or its ability to defend itself. 
In  this  regard,  we  took  into  account  the  fact  that  the  external  lawyer  appointed  by  the 
Commission  was,  at  the  time  of  our  assessment,  in  the  process  of  evaluating  and 
developing the strategy for the defence of the Commission’s interests within the national 
proceeding.  We  therefore  considered  that  disclosing,  at  that  stage,  evidence  outside  the 
framework of the contentious proceeding could have been detrimental to the position of 
the Commission in the adversarial proceeding. 
 
We  therefore  refused  access  to  the  applicant  on  the  basis  of  the  mentioned  exception, 
without the possibility to provide meaningful partial access. 
The reply was  challenged and in its decision SG also refused access, invoking different 
exceptions as per Regulation 1049/2001: 
(i)  Protection  of  commercial  interests:  even  though  the  documents  referred  to  already 
closed projects, the information included could have still had commercial relevance; 
(ii) protection of the purpose of inspection, investigation and audit: with reference to the 
OLAF  investigation,  SG  affirmed  that  all  documents  part  of  the  file  of  an  OLAF 
investigation  are  protected  by  the  mentioned  exception  (T-221/08).  A  general 
presumption  of  non-disclosure  covers  documents  concerning  OLAF  activities,  in 
particular but not limited to those documents which contain opinions for internal use as 
part  of  deliberations  and  preliminary  consultation.  In  this  regard,  according  to  SG  it  is 
irrelevant  whether  the  request  for  public  access  concerns  ongoing  or  already  closed 
enquires. In addition, it was considered that the documents were falling under the scope 
of the criminal investigation performed by the 
 authorities, as this also qualifies as 
investigation as per the meaning of Regulation 1049/2001;  
(iii) protection of privacy and integrity of the individual.  


 
4.  Wide-scope requests 
  Handling of wide-scope requests according to the current administrative practice – 
Confirmatory application GestDem 2019/1913 
We  received  15  access  to  documents  requests  from  the  same  applicant,  with  the  same 
scope but concerning 28 different entities active in the health area. 
After  a  first  examination  of  the  requests,  we  decided  to  treat  them  as  one  wide-scoped 
request,  according  to  Ryanair’s  judgment  T-494/08  in  which  the  Court  of  Justice 
established that Article 6(3) of Regulation 1049/2001 may not be evaded by splitting an 
application into several, seemingly separate, requests. 
We therefore explained to the applicant that 
requests would have been treated as one 
wide-scoped request which was too broad and we invited him to restrict the scope of the 
request  to  a  manageable  number,  proposing  a  possible  option  and  specifying  the 
objective of his request and his interest. 
The  applicant  replied  with  a  first  restriction  of  the  scope;  we  assessed  the  restricted 
request  and  informed  the  applicant  that  it  was  still  too  broad  to  be  handled  within  the 
deadline. We therefore invited 
 to reconsider a different restriction of the request.  
then  proposed  to  handle 
request  in  batches,  meaning  a  first  part  within  the 
deadline and the remaining part after the deadline. We explained that the Commission no 
longer  handles  access  to  documents  requests  in  batches,  as  clarified  by  the  Court  of 
Justice  in  Judgment  C-127/13,  para.  26-28.  We  therefore  reiterated  our  request  for  a 
further restriction of the scope of the request. 
Unfortunately,  as  it  was  not  possible  to  agree  on  a  fair  solution,  we  decided  to  restrict 
unilaterally  the  scope  of  the  request  to  documents  from  or  to  one  of  the  mentioned 
entities,  within  a  limited  time  frame  and  for  which  only  redaction  of  personal  data  was 
needed. 
The replied was challenged in a confirmatory application but SG confirmed our position 
and the procedure applied. 
5.  Interpretations of exceptions under Regulation1049/2001 
  Decision making and commercial interest (Joint Undertakings) 
We  consulted  SG  on  the  application  of  the  commercial  interests  exception  and  the 
decision-making  exception  to  Joint  Undertakings  of  the  Commission,  even  though 
Regulation 1049/2001 mentions only “institutions” and Joint Undertakings are EU bodies 
but not institutions. 
SG  confirmed  that  EU  bodies  can  have  a  proper  decision-making  process  and  that 
therefore it is possible to invoke their decision-making protection, applying the exception 
per analogy.  
Also  the  exception  protecting  the  commercial  interests  can  be  invoked  for  JUs;  the 
circumstance that JUs have a private partner reinforces this conclusion. 
 
  Disclosure of names of authors  
We  receive  quite  often  requests  for  access  to  documents  that  relate  to  research  studies, 
reports, etc., published or not, all having the authors mentioned therein.  


According to the newest SG guidance on disclosure of third party’s personal data, revised 
on 11 April 2019 (Fiche 9): 
  “Names of outside individuals, who are not public figures acting in their public 
capacity, are normally withheld, unless the following (cumulative, successive) 
conditions are fulfilled:  

  the applicant substantiates a necessity for a specific purpose (demonstrated by 
express and legitimate justifications or convincing arguments) to obtain access to 
these names;   

  there is no reason to think that the transfer would prejudice the legitimate rights of 
the individuals concerned (for instance, if the data subject has unambiguously given 
his/her consent or his name is proactively published under the applicable rules);   

  the institution considers the transmission proportionate for the specific purpose 
brought forward by the applicant, after having demonstrably weighed the various 
competing interests;  

  there must be no less invasive measures available, taking into account the principle 
of proportionality.” 
 
We  consider  that  the  names  of  the  individuals  in  their  capacity  as  authors  of  the 
document  requested,  or  of  reference  documents  listed  in  the  reference  section  of  the 
document  requested,  can  be  made  public,  if  it  is  clear  that  the  authors  have  exercised 
their  right  to  claim  authorship  and  be  identified  as  authors  (e.g.  their  names  in  their 
capacity  as  authors  of  the  document  requested  and/or  authors  of  the  references  cited 
therein  are  publicly  accessible  online  and  have  been  made  public  by  a  trustworthy 
source).  It  could  be  considered  that  the  authors  (the  data  subjects),  whose  names  are 
publicly  accessible  online  and  have  been  made  public  by  a  trustworthy  source,  have 
provided their consent in a way which leaves no doubt that they agree to the disclosure of 
their  personal  data  (i.e.  their  names)  in  their  capacity  as  authors  of  the  documents  they 
produced (Article 5(d) of Regulation 2018/1725). 
 
It would be therefore redundant for the applicant to, for example, expressly ask for this 
type  of  personal  data  when  requesting  specifically  access  to  a  research  report  or  study 
that has, by default, the names of the authors published on the cover.   
SG agreed with this interpretationand clarified that in such a case indeed, the protection 
of personal data should not interfere with the protection of intellectual property..  
 
6.  SG    guidance:  58th  meeting  of  the  network  of  access  to  documents 
coordinators, 25 June 2019 
  Updated guidance on procurement and grants as of 19 June 2019 
https://myintracomm.ec.europa.eu/sg/docinter/Documents/guidance-note-procurement-
grand-award-procedures.pdf  
 
  Updated guidance on personal data of third parties as of 11 April 2019 


https://myintracomm.ec.europa.eu/sg/docinter/Documents/Fiche9-Third-
party_names_and_signatures.pdf  
 
  Level of signature for initial access to document requests 
https://myintracomm.ec.europa.eu/sg/docinter/Documents/who-signs-initial-atd-reply.pdf 
 
  Wide-scope requests 
In  case  of  a  wide-scoped  request  referring  to  meetings,  if  after  proposing  a  fair 
solution a unilateral restriction is needed, the Commission service should focus on 
meetings published on the Transparency Register. 
According  to  the  opinion  of  the  Legal  Service,  if  the  request  covers  up  to  20 
documents  it  cannot  be  considered  as  a  wide  scope  request  (the  size  of  the 
documents is also to be taken into account). 
  Overruling third party’s consultation 
SG  reiterated  that  consultation  of  a  third  party  is  needed  only  if  it  is  unclear 
whether access should be refused/granted. 
Overruling  of  the  third  party’s  opinion  is  possible,  but  not  advisable;  overruling 
implies that certain administrative steps need to be taken and the legal/political risk 
must be assessed before disclosure. More precisely, in case the Commission service 
intends to overrule the third party’s opinion: 
-  a  letter  needs  to  be  sent  to  the  applicant  explaining  that  the  Commission 
intends to overrule the Member State/third party’s refusal; 
-  in  accordance  with  the  rules  of  application,  the  Member  State/third  party 
must  be  informed  before  disclosure  of  the  Commission’s  decision  to 
disclose [art.5 (6)]. This decision can be attacked before the Court; 
-  the  Legal  Service  and the political  hierarchy must  also  be informed before 
disclosure. 
 
  Clarification requests 
If clarifications are asked, you should note in the DG comments field in GestDem: 
o  “Clarification request sent on….” 
o  “Reply to clarification request received on…” 
and  recalculate  the  deadline  of  the  request  by  changing  the  registration  date  and 
replacing it with the date when the reply was received. Clarifications may be asked 
one or two days after the receipt of you request, depending on the time needed for 
internal consultation in the DG. 
If  the  applicant  does  not  reply  to  the  request  for  clarifications,  the  DG  may  close 
the request, after informing him. 
  Data breach 
In  case  of  erroneous  disclosure  of  personal  data,  the  following  steps  need  to  be 
taken: 


-  inform the HoU in charge of the request, the DPC and SG.C.1; 
-  identify the relevant facts that led to the breach; 
-  take measures to restrain the breach and to eliminate/mitigate consequences: 
  inform  the  person  that  received  the  relevant  personal  data  by 
mistake and ask him/her to sign a declaration, stating that he is not 
going to use the personal data. 
-  inform AsktheEU, if applicable; 
-  launch a procedure to remove personal data from Google cache (see Google 
privacy statement) or search engines, if applicable; 
-  conduct an assessment of the risk for rights and freedoms of data subject(s) 
concerned (in accordance with the DPO guidance): 
  inform  the  EDPS  without  undue  delay  and  in  any  case  within  72 
hours  after  the  controller  became  aware  of  the  breach  (fill  in  the 
relevant form). 
  in case of high risk of harm (e.g. data published in asktheEU for a 
long time), also inform the data subjects involved.