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Ref. Ares(2022)4073243 - 01/06/2022
L  167/88 
EN     
Official  Journal of  the European Union 
1.7.2015 
DECISION  No 4/2014  OF THE EU-COLOMBIA-PERU  TRADE  COMMITTEE 
of  16 May 2014 
Adoption  of  the  Rules  of  Procedure  for  the  Group  of  Experts  in  Trade  and  Sustainable 
Development  referred  to  in  Article  284(6)  of  the  Trade  Agreement  between  the  European  Union 

and  its Member  States,  of  the one part, and  Colombia and  Peru, of  the  other  part [2015/1048] 
THE  TRADE COMMITTEE, 
Having  regard  to  the  Trade  Agreement  between  the  European  Union  and  its  Member  States,  of  the  one  part,  and 
Colombia  and  Peru,  of  the  other  part  (‘the  Agreement’),  signed  in  Brussels  on  26  June  2012,  and  in  particular 
Article  284(6)  thereof, 
Whereas: 
(1)  
Article  284  of  the  Agreement  provides  that  a  Party  may  request  that  a  Group  of  Experts  be  convened  to  examine 
a  trade  and  sustainable  development  matter  that  has  not  been  satisfactorily  addressed  through  governmental 
consultations  under Article  283  of  the  Agreement. 
(2)  
At  its  first  meeting  the  Trade  Committee  shall  adopt  Rules  of  Procedure  for  the  functioning  of  the  Group  of 
Experts. 
(3)  
The  Trade  Committee  has  the  exclusive  authority  to  evaluate  and  adopt  decisions  as  envisaged  in  the  Agreement 
regarding  any  subject  matter  which  is  referred  to  it  by  the  specialised  bodies  established  according  to  the 
Agreement, 
HAS ADOPTED  THIS DECISION:  
1.  The Rules  of Procedure for  the Group of Experts are  established  as set out  in the Annex.  
2.  This Decision shall  enter  into force  on 7  October 2014 
Done at  Lima, 16 May 2014 
For  the  Trade Committee 
Minister  for Trade,  Industry and  Tourism 
Commissioner  for Trade of  the  European 
Minister  for Foreign Trade  and Tourism 
of Colombia 
Commission 
of Peru 
Cecilia  ÁLVAREZ-CORREA 
Karel  DE GUCHT 
Blanca Magali SILVA VELARDE-ÁLVAREZ   

1.7.2015 
EN     
Official  Journal of  the European Union 
L 167/89 
ANNEX 
RULES  OF  PROCEDURE  FOR  THE  GROUP  OF  EXPERTS  OF  THE  TRADE  AND  SUSTAINABLE 
DEVELOPMENT TITLE 
GENERAL PROVISIONS 
1.   In Title IX (Trade and  Sustainable  Development) of  the Agreement and  under  these rules: 
(a)   ‘the  Agreement’  means  the  Trade  Agreement  between  Colombia  and  Peru,  of  the  one  part,  and  the  European 
Union  and its  Member  States, of  the other  part,  signed on 26 June  2012. 
(b)   ‘day’  means a  calendar day. 
(c)   ‘expertf’  means  a  person  with  expertise  on  the  issues  covered  by  Title  IX  (Trade  and  Sustainable  Development), 
who  is suitable to be  appointed  to serve  in  a Group of Experts, in  accordance with  Article  284  of  the Agreement. 
(d)   ‘Group  of  Experts’  means  a  group  convened  in  accordance  with  the  procedures  set  out  in  Article  284  of  the 
Agreement. 
(e)   ‘Party  to  a  procedure’  shall  be  understood  as  a  consulting  Party  which  participates  in  a  procedure  before  a  Group 
of Experts. 
(f)   ‘requesting  Party’  means  any  consulting  Party  which  requests  that  a  Group  of  Experts  be  convened  pursuant  to 
Article  284(1)  of  the Agreement. 
2.   The  requesting  Party  shall  be  in  charge  of  the  logistical  administration  of  proceedings,  unless  otherwise  agreed.  The 
Parties  to  a  procedure  shall  equally  share  the  costs  derived  from  the  organisation  of  a  procedure  of  the  Group  of 
Experts,  including  the  expenses  of  the  experts.  The  Parties  to  a  procedure  may,  however,  decide  that  these  costs,  with 
the  exception  of  the  expenses  of  the  experts,  be  distributed  differently  taking  into  account  the  particulars  of  the  case 
and other  circumstances  that may be  deemed  relevant. 
NOTIFICATIONS 
3.   The  Parties  shall  transmit  any  request  that  a  Group  of  Experts  be  convened,  or  any  notice,  written  submission  or 
other  document  by  delivery  against  receipt,  registered  post,  courier,  facsimile  transmission,  telex,  telegram  or  any 
other  means  of  telecommunication  that provides  a  record  of  the sending  thereof. 
4.   Each  Party  to  a  procedure  shall  provide  the  other  Party  and  each  of  the  members  of  the  Group  of  the  Experts  with  a 
copy of each of  its  written  submissions.  A copy of  the document shall  also be  provided  in electronic  format. 
5.   Minor  errors  of  a  clerical  nature  in  any  request,  notice,  written  submission  or  other  document  related  to  the  Group 
of Experts  may be  corrected  by delivery of a  new  document clearly  indicating  the changes. 
6.   For  the  purposes  of  calculating  a  period  of  time  under  Articles  284  and  285  of  the  Agreement  and  these  rules,  such 
period  shall  begin  to  run  on  the  day  following  the  day  when  a  notice,  written  submission  or  other  document  is 
received.  If  the  last  day  of  such  period  is  an  official  holiday  or  a  non-work  day  for  any  of  the  Parties  to  a  procedure, 
the  period  is  extended  until  the  first  work  day  which  follows.  Official  holidays  or  non-work  days  occurring  during 
the running  of  the period of  time  are  included  in  calculating  the period. 
7.   Where  a  Party  to  a  procedure  receives  a  document  on  a  date  other  than  the  date  on  which  this  document  is  received 
by  the  other  Party,  any  period  of  time  that  is  calculated  on  the  basis  of  the  date  of  receipt  of  that  document  shall  be 
calculated from  the last date of receipt of  that document. 
ESTABLISHMENT  OF A GROUP  OF EXPERTS 
8.   If  pursuant  to  Article  284  of  the  Agreement  the  Chairperson  is  selected  by  lot  from  the  list  of  non-nationals  of  any 
Party  to  the  Agreement,  representatives  of  both  Parties  to  a  procedure  shall  be  invited  with  due  anticipation  to  be 
present  when  lots are drawn. 

L  167/90 
EN     
Official  Journal of  the European Union 
1.7.2015 
9.   The  Parties to a  procedure shall  notify experts regarding their  appointment. 
10.   An  expert  who  has  been  appointed  according  to  the  procedure  established  under  Article  284  of  the  Agreement 
shall  notify  his/her  acceptance  to  the  Sub-committee  on Trade  and  Sustainable  Development  within  five  days  of  the 
date in which he/she  was informed  of his/her  appointment. 
INITIATION  OF THE  GROUP  OF EXPERTS 
11.   Unless  the  Parties  to  a  procedure  agree  otherwise,  these  Parties  shall  meet  with  the  Group  of  Experts  within 
fourteen  days  of  its  establishment  in  order  to  determine  such  matters  that  such  Parties  or  the  Group  of  Experts 
deem  appropriate. 
12.   (a)   Unless  the  Parties  to  a  procedure  agree  otherwise,  within  seven  days  from  the  date  of  establishment  of  the 
Group of Experts, the terms  of reference  of  the Group of  Experts  shall be: 
‘to  examine,  in  the  light  of  the  relevant  provisions  of  the  Trade  and  Sustainable  Development  Title,  the  matter 
referred  to  in  the  request  for  the  establishment  of  the  Group  of  Experts,  and  to  issue  a  report,  in  accordance 
with  Article  285  of  Title  IX  (Trade  and  Sustainable  Development)  of  the  Agreement,  making  recommendations 
for satisfactorily  addressing  the matter.’. 
(b)   The  Parties  to  a  procedure  must  notify  the  agreed  terms  of  reference  to  the  Group  of  Experts  within  two  days 
after  reaching  the agreement. 
SUBMISSIONS 
13.   The  Parties  to a  procedure  may  present  submissions  to  the  Group  of  Experts  at  any stage of  the  process.  The  Group 
of  Experts  may  request  and  receive  written  submissions  or  any  other  information  from  organisations,  institutions, 
and  persons  with  relevant  information  or  specialised  knowledge, including  written  submissions  or  information  from 
the  relevant  international  organisations  and  bodies,  on  matters  concerning  the  international  conventions  and 
agreements  referred to in  Articles  269  and 270  of  the Agreement. 
14.   Once  the  Group  of  Experts  has  decided  on  the  list  of  institutions,  organisations  and  persons  it  will  request 
information  from,  it  will  provide  this  list  to  the  Parties  to  a  procedure  for  their  information.  The  Group  of  Experts 
shall  notify  the  Parties  to  a  procedure  of  any  institutions,  organisations,  or  persons  it  subsequently  chooses  to 
approach or  of  those making  submissions  to the Group of  Experts  on their own initiative. 
OPERATION OF THE  GROUP  OF EXPERTS 
15.   The  chairperson  of  the  Group  of  Experts  shall  preside  at  all  its  meetings.  The  Group  of  Experts  may  delegate  to  the 
chairperson authority to make administrative  decisions  regarding  the proceedings. 
16.   The  chairperson  shall  inform  the  Parties  to  a  procedure  of  administrative  decisions;  such  administrative  decisions 
will  apply unless otherwise  agreed by the Parties  to a procedure. 
17.   Unless  otherwise  provided  in  the  Agreement  or  in  these  Rules,  the  Group  of  Experts  may  conduct  its  activities  by 
any  means, including  telephone,  facsimile  transmissions  or computer links. 
18.   Only  members  of  the  Group of Experts  may take part  in the  deliberations of  the Group of Experts. 
19.   The  drafting  of  any  Group  of  Experts  report  shall  remain  the  exclusive  responsibility  of  the  Group  of  Experts  and 
may not be  delegated. 
20.   Subject  to  the  provisions  of  the  Agreement  and  these  Rules,  where  a  procedural  question  arises  that  is  not  covered 
therein,  the  Group  of  Experts  may  adopt  its  own  procedures  to  address  such  a  question.  Where  a  procedural 
question  arises  that  is  not  covered  by  the  provisions  of  the  Agreement  or  in  these  Rules,  a  Group  of  Experts  may 
adopt an appropriate  procedure that is compatible with  those provisions. 

1.7.2015 
EN     
Official  Journal of  the European Union 
L 167/91 
21.   When  the  Group  of  Experts  considers  it  is  necessary  to  modify  any  period  of  time  applicable  to  the  proceedings  or 
to  make  any  other  procedural  or  administrative  adjustment,  it  shall  inform  the  Parties  to  a  procedure  in  writing  of 
the  reasons  for  the  change  or  adjustment,  indicating  the  period  of  time  or  adjustment  needed.  Such  adjustment  will 
apply unless  otherwise  agreed  by the Parties  to the procedure. 
22.   Consistent  with  Articles  284  and  285  of  the  Agreement  and  these  rules,  the  Group  of  Experts  shall  conduct  all 
proceedings  in  such  a  manner  as  it  considers  appropriate,  provided  that  the  Parties  to  a  procedure  are  treated  with 
equality,  and  that  subject  to  Article  284(5)  of  the  Agreement,  each  Party  to  a  procedure  is  given  a  full  opportunity 
to present  its  case. 
23.   Consistent  with  Articles  284  and  285  of  the  Agreement  and  these  rules,  the  Parties  to  a  procedure  may  request 
meetings  with  the  Group  of  Experts  after  the  initial  report  has  been  presented  and  prior  to  the  presentation  of  the 
final  report. 
CONFIDENTIALITY 
24.   Each  Party  to  a  procedure  shall  treat  as  confidential  any  information  submitted  by  the  other  Party  to  the  Group  of 
Experts which that Party  has  designated as  confidential. 
25.   Where  a  Party  to  a  procedure  submits  a  confidential  version  of  its  written  submissions  to  the  Group  of  Experts,  it 
shall  also,  upon  request  of  the  other  Party,  provide  a  non-confidential  summary  of  the  information  contained  in  its 
submissions  no  later  than  15  days  after  the  date  of  either  the  request  or  the  submission  of  the  confidential  version, 
whichever  is later. 
26.   Written  submissions  made  to  the  Group  of  Experts  shall  be  considered  confidential  but  shall  be  provided  to  the 
Parties  to  a  procedure.  The  Parties  to  a  procedure  may  issue  joint  statements  of  their  positions  to  the  extent  that 
they do not contain  confidential commercial  information. 
27.   The  Group of Experts  shall meet  in  closed  session when  the  submissions  and  arguments  of any Party  to a  procedure 
contain  confidential commercial  information. 
TRANSLATION AND  INTERPRETATION 
28.   The  Parties  to  a  procedure  shall  have  the  right  to  present  and  receive  written  submissions  in  the  languages  of  their 
choice. 
29.   Each  Party  to  a  procedure  shall  expeditiously  arrange  for  and  bear  the  costs  of  the  translation  of  its  written 
submissions  into  English  and  Spanish.  The  costs  incurred  during  the  deliberations  of  the  Group  of  Experts  for 
translation  and  interpretation  into  or  from  English  and  Spanish  shall  be  shared  by  the  Parties  to  a  procedure. 
Translation  and interpretation  into or  from  other languages shall  be borne  by the requesting  Party. 
30.   Group of Experts reports  shall be  notified  in  English  and  Spanish. 
OTHER PROVISIONS 
31.   The  Code  of  Conduct  established  for  the  List  of  Arbitrators  under  the  Trade  Agreement  shall  also  apply  for  the 
Group of Experts.  

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