Ceci est une version HTML d'une pièce jointe de la demande d'accès à l'information 'Meetings and Correspondence between DG MOVE and industry'.




 
Ref. Ares(2022)6210161 - 08/09/2022
EUROPEAN COMMISSION 
DIRECTORATE-GENERAL FOR MOBILITY AND TRANSPORT 
      
The Director General 
 
Brussels 
MOVE.DDG1.B.4/ 
move.ddg1.b.4(2022)6116573 
      
Kalina Dmitriew,  
1 Long Ln 
London 
United Kingdom 
 
By registered email with 
acknowledgment of receipt: 
ask+request-11650-
xxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx 

 
 
Dear Ms. Dmitriew, 
 
Subject: 
Your application for access to documents – GESTDEM 2022/4335 
We  refer  to  your  e-mail  dated  28  July  2022  in  which  you  make  a  request  for  access  to 
documents, registered on the same date under the above mentioned reference number, as 
well as to our holding reply dated 19 August 2022. 
You request access to the following documents:  
“All documentation, including, but not limited to, attendance lists, agendas, background 
papers,  minutes/notes  and  email  correspondence  about  or  summarising,  the  following 
meetings  of  Director-General  Henrik  Hololei  and  DG  MOVE  and  their  cabinet  with 
multiple organisations: 

1. Meeting with Verband der Automobilindustrie (VDA) on 15/06/2022 about the 
situation of automotive industry and Fit for 55. 

(…)”
Please note that due to the wide scope of your request, covering also areas falling under 
the responsibility of different units of the Directorate-General for Mobility and Transport 
(DG MOVE), your request has been attributed to multiple units1. This reply relates only 
to the documents concerning the meeting listed above. You will receive the replies from 
the other units of DG MOVE in due course. 
                                                 
1 In particular, the request registered under the reference number GESTDEM 2022/4336, which concerns 
the “Meeting with Airbus on 14/06/2022 about SAF” and the “Meeting with Lufthansa Group (LHG) 
on 25/05/2022 about Fit for 55
”.  
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 
 

 
I consider your request to cover documents held up to the date of your initial application, 
i.e. 28 July 2022. 
We have identified the following documents as falling within the scope of your application:  
  Annex 1: Briefing for the meeting between the Director-General of DG MOVE and 
the German Association of the Automotive Industry (VDA), to be held on 15 June 
2022; 
  Annex 2: Report of the meeting between the Director-General of DG MOVE and 
the German Association of the Automotive Industry (VDA), held on 15 June 2022. 
Concerning the documents listed above, we have come to the conclusion that they may be 
partially disclosed. First, a complete disclosure of the identified documents is prevented by 
the  exception  concerning  the  protection  of  privacy  and  the  integrity  of  the  individual 
outlined  in  Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001  regarding  public  access  to 
European  Parliament,  Council  and  Commission  documents2  (hereinafter  ‘Regulation 
(EC) No 1049/2001’), because they contain the following personal data: 
 
–  the names and contact information of Commission staff members not pertaining to the 
senior management;   
–  the names and contact details of other natural persons;  
–  other  information  relating  to  identified  or  identifiable  natural  persons,  in  particular 
references to their functions, to the extent that these would enable their identification.  
Pursuant to Article 4(1)(b) of Regulation (EC) No 1049/2001, access to a document has 
to be refused if its disclosure would undermine the protection of privacy and the integrity 
of the individual, in particular in accordance with European Union legislation regarding 
the protection of personal data. 
The  applicable  legislation  in  this  field  is  Regulation  (EU)  2018/1725  of  the  European 
Parliament  and  of  the  Council  of  23  October  2018  on  the  protection  of  natural  persons 
with  regard to  the processing of personal  data by  the Union institutions, bodies, offices 
and agencies and on the free movement of such data, and repealing Regulation (EC) No 
45/2001  and  Decision  No  1247/2002/EC3  (hereinafter  ‘Regulation  (EU)  2018/1725’,  or 
‘Data Protection Regulation’).  
In  particular,  Article  3(1)  of  Regulation  (EU)  2018/1725  provides  that  personal  data 
‘means any information relating to an identified or identifiable natural person […]’. The 
Court  of  Justice  has  specified  that  any  information,  which  by  reason  of  its  content, 
purpose or effect, is linked to a particular person is to be considered as personal data4. 
                                                 
2  Regulation  (EC)  No  1049/2001  of  the  European Parliament  and  of  the  Council  of  30  May  2001  regarding  public 
access to European Parliament, Council and Commission documents, OJ L 145, 31.05.2001, p. 43. 
3 Regulation (EU) 2018/1725 of the European Parliament and of the Council of 23 October 2018 on the protection of 
natural persons with regard to the processing of personal data by  the Union institutions, bodies, offices and agencies 
and on the  free  movement  of  such  data,  and  repealing  Regulation  (EC)  No 45/2001  and  Decision  No  1247/2002/EC 
(OC L 205 of 21.11.2018, p. 39). 
4 Judgment of the Court of Justice of the European Union of 20 December 2017 in Case C-434/16, Peter Nowak v Data 
Protection Commissioner
, ECLI:EU:C:2017:994, paragraphs 33-35. 


 
In its judgment in Case C-28/08 P (Bavarian Lager)5, the Court of Justice ruled that when 
a  request  is  made  for  access  to  documents  containing  personal  data, the Data  Protection 
Regulation becomes fully applicable6. 
In your application, you indicate that your address is in the United Kingdom. Transfers of 
personal  data  from  the  Commission  to  countries  that  are  not  members  of  the  European 
Economic Area (EEA) are regulated under Chapter V of the Data Protection Regulation.  
According  to  Article  47(1)  of  this  Regulation,  a  transfer  of  personal  data  to  a  third 
country  or  an  international  organisation  may  take  place  where  the  Commission  has 
decided  that  the  third  country,  a  territory  or  one  or  more  specified  sectors  within  that 
country,  or  the  international  organisation  in  question  ensures  an  adequate  level  of 
protection  and  where  the  personal  data  are  transferred  solely  to  allow  tasks  within  the 
competence of the controller to be carried out. 
Based  on  the  information  available,  the  country  of  your  residence is  recognised  by  the 
Commission as ensuring an adequate level of protection. However, we would further like 
to  inform  you that  pursuant  to  Article 9(1)(b) of  Regulation  (EU) 2018/1725, ‘personal 
data  shall  only  be  transmitted  to  recipients  established  in  the  Union  other  than  Union 
institutions and bodies if ‘[t]he recipient establishes that it is necessary to have the data 
transmitted for a specific purpose in the public interest and the controller, where there is 
any  reason  to  assume  that  the  data  subject’s  legitimate  interests  might  be  prejudiced, 
establishes that it is proportionate to transmit the personal data for that specific purpose 
after having demonstrably weighed the various competing interests’.  
Only  if  these  conditions  are  fulfilled  and  the  processing  constitutes  lawful  handling,  in 
accordance  with  the  requirements  of  Article  5  of  Regulation  (EU)  2018/1725,  can  the 
transmission of personal data occur.  
According  to  Article  9(1)(b)  of  the  Regulation  (EU)  2018/1725,  the  European 
Commission  has  to  examine  the  further  conditions  for  a  lawful  processing  of  personal 
data only if the first condition is fulfilled, namely if the recipient has established that it is 
necessary to  have the data transmitted for a specific purpose in  the public interest.  It  is 
only in this case that the European Commission has to examine whether there is a reason 
to  assume  that  the  data  subject’s  legitimate  interests  might  be  prejudiced  and,  in  the 
affirmative, establish the proportionality of the transmission of the personal data for that 
specific purpose after having demonstrably weighed the various competing interests. 
In  your  request,  you  do  not  express  any  particular  interest  to  have  access  to  these 
personal data nor do you put forward any arguments to establish the necessity to have the 
data  transmitted  for  a  specific  purpose  in  the  public  interest.  Therefore,  the  European 
Commission does not have to examine whether there is a reason to assume that the data 
subject’s legitimate interests might be prejudiced.  
Notwithstanding  the  above,  please  note  that  there  are  reasons  to  assume  that  the 
legitimate interests of the data subjects concerned would be prejudiced by disclosure of 
the personal data reflected in the documents, as there is a real and non-hypothetical risk 
                                                 
5 Judgment of 29 June 2010 in Case C-28/08 P, Commission v Bavarian Lager, ECLI:EU:C:2010:378, paragraph 63. 
6 Whereas this judgment specifically related to Regulation (EC) No 45/2001 of the European Parliament and of the Council 
of  18  December 2000 on  the protection of  individuals with regard to the processing of  personal data  by  the  Community 
institutions and bodies and on the free movement of such data, the principles set out therein are also applicable under the 
new data protection regime established by Regulation (EU) 2018/1725. 


 
that  such  public  disclosure  would  harm  their  privacy  and  subject  them  to  unsolicited 
external contacts. 
Consequently,  I  conclude  that,  pursuant  to  Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001,  access  cannot  be  granted  to  the  personal  data  contained  in  the  requested 
documents,  as  the  need  to  obtain  access  therefore  a  purpose  in  the public interest has  not 
been  substantiated  and  there  is  no  reason  to  think  that  the  legitimate  interests  of  the 
individuals concerned would not be prejudiced by disclosure of the personal data concerned. 
As  regards  Annex  1,  a  complete  disclosure  is  also  prevented  by  the  exceptions  to  the 
right  of  access  laid  down  in  the  first  indent  of  Article  4(2)  and  in  the  second 
subparagraph of Article 4(3) of Regulation (EC) No 1049/2001.  
First,  Article  4(2),  first  indent  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001  provides  that  “The 
institutions  shall  refuse  access  to  a  document  where  disclosure  would  undermine  the 
protection  of  commercial  interests  of  a  natural  or  legal  person,  including  intellectual 
property (…), unless there is an overriding public interest in disclosure
”.  
Indeed, a redacted part of this document contains commercially sensitive information on 
the  deployment  of  electric  vehicles  which,  if  made  public,  could  affect  the  commercial 
position of certain  car  manufacturers  in  the market, being therefore liable to  undermine 
the achievement of their commercial purposes and objectives.  
Therefore,  the  exception  laid  down  in  Article  4(2),  first  indent  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001 applies to a redacted part of Annex 1.  
Second, the second subparagraph of Article 4(3) of Regulation (EC) No 1049/2001 sets 
out  that  Access  to  a  document  containing  opinions  for  internal  use  as  part  of 
deliberations  and  preliminary  consultations  within  the  institution  concerned  shall  be 
refused  even  after  the  decision  has  been  taken  if  disclosure  of  the  document  would 
seriously  undermine  the  institution's  decision-making  process,  unless  there  is  an 
overriding public interest in disclosure
”.  
Indeed, the disclosure of  certain  redacted parts of the document  at  this moment  in  time 
would seriously jeopardise the decision-making process of the Commission even after the 
adoption of the decisions, as they contain preliminary views and opinions for internal use 
as part of consultations within the Commission; as the legislative procedures concerning 
these  proposals  are  still  ongoing,  the  Union  institutions  must  be  free  to  explore  all 
possible options in preparation of their decisions free from external pressure. In addition, 
the  disclosure  of  such  opinions  could  deter  staff  from  formulating  them  independently, 
and  without  being  unduly  influenced  by  the  prospect  of  wide  disclosure  exposing  the 
institution of which they are part. It is to be noted that the possibility of expressing views 
independently within the institution is necessary to encourage internal discussions with a 
view  to  improving  the  functioning  of  the  Commission,  as  well  as  to  contribute  to  the 
smooth running of its decision-making process7. 
Therefore,  the  exception  laid  down  in  the  second  subparagraph  of  Article  4(3)  of 
Regulation (EC) No 1049/2001 applies to redacted parts of Annex 1 as well. 
                                                 
7  
Judgment  of  the  General  Court  of  15  September  2016,  Case  T-18/15  -  Philip  Morris  v  Commission
ECLI:EU:T:2016:487, paragraph 87. 



 
The exceptions laid down in Article 4(2) and (3) of Regulation (EC) No 1049/2001 apply 
unless there is an overriding public interest in the disclosure of the documents. We have 
examined  whether  there  could  be  overriding  public  interests  in  the  disclosure  of  the 
redacted parts of the document in question. However, we have not been able to identify 
such interests. 
Please note that the disclosed briefing and meeting report were drawn up for internal use 
under the responsibility  of the relevant  services  of the Directorate-General  for Mobility 
and Transport. They solely  reflect  the authors’ interpretation  of the interventions made, 
and do not set out any official position of the third parties to which the documents refer. 
They also do not reflect the position of the Commission, and cannot be quoted as such. 
In  accordance  with  Article  7(2)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001,  you  are  entitled  to 
submit a confirmatory application requesting the Commission to review this position. 
Such a confirmatory application should be addressed within 15 working days upon receipt 
of this letter to the Secretariat-General of the Commission at the following address: 
European Commission 
Secretariat-General 
Unit C.1. ‘Transparency, Document Management and Access to Documents’  
BERL 7/076 
B-1049 Brussels,  
or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
 
Finally, we kindly ask you to confirm receipt of this email. 
Yours Sincerely, 
Henrik HOLOLEI 
 
 Enclosure: 2 Annexes 

Electronically signed on 07/09/2022 15:50 (UTC+02) in accordance with Article 11 of Commission Decision (EU) 2021/2121