This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Access to documents request: 2022-05-18 meeting between Věra Jourová and Microsoft Corporation'.




 
Ref. Ares(2022)6608030 - 26/09/2022
EUROPEAN COMMISSION 
SECRETARIAT-GENERAL 
 
Directorate D - Twin Transition, Economic & Social Affairs 
        
Brussels  
SG.D.1/AW 
Nienke Palstra,  
Global Witness,  
Rue Belliard 53,  
1000, Bruxelles,  
Belgique 
ask+request-11721-
xxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx 

Dear Madam, 
 
Subject: 

Your application for access to documents – GESTDEM 2022/4580 
We  refer  to  your  email  of  11.08.2022  in  which  you  make  a  request  for  access  to 
documents, registered under the above-mentioned reference number on 12.8.2022. 
You request access to:  
“All documents—including but not limited to correspondence, emails, minutes, notes 
(hand written or electronic), audio or video recordings, verbatim reports, operational 
conclusions, lines to take, briefings, and presentations—related to the meeting on 2022-
05-18 between Věra Jourová and Microsoft Corporation”.  

Your application concerns the following documents: 
1.  Ares(2022)6571906 Briefing - Microsoft - May 18 2022_Redacted; 
2.  Ares(2022)6036490 Note of Meeting VP Jourova_with Microsoft 22 18 
05_Redacted; 
3.  Ares(2022)4473353 Letter Microsoft to VP Jourova 14 06 2022_Redacted; 
4.  Ares(2022)4562482 Letter VP Jourova to Microsoft 20 06 2022_Redacted 
A complete disclosure of these documents is prevented by the exception concerning the 
protection  of  privacy  and  the  integrity  of  the  individual  outlined  in  Article  4(1)(b)  of 
Regulation (EC) No 1049/2001, because they contain the following personal data: 
-  the  names/initials  and  contact  information  of  Commission  staff  members  not 
pertaining to the senior management;   
-  the names/initials and contact details of natural persons; and 
-  handwritten signatures/abbreviated signatures of natural persons. 
 
Article 9(1)(b) of the Data Protection Regulation (Regulation 2018/1725) does not allow 
the transmission of these personal data, except  if  you prove that it is  necessary to have 
the data transmitted to you for a specific purpose in the public interest and where there is 
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 
 

 
no reason to assume that the legitimate interests of the data subject might be prejudiced. 
In  your  request,  you  do  neither  express  any  particular  interest  to  have  access  to  these 
personal  data,  nor  put  forward  arguments  to  establish  the  necessity  to  have  the  data 
transmitted for a specific purpose in the public interest. 
Consequently,  I  conclude  that,  pursuant  to  Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001,  access  cannot  be  granted  to  the  personal  data  contained  in  the  requested 
documents, as the need to obtain access thereto for a purpose in the public interest has not 
been  substantiated  and  there  is  no  reason  to  think  that  the  legitimate  interests  of  the 
individuals concerned would not be prejudiced by disclosure of the personal data concerned. 
Furthermore, some sections of document No. 1 above have been redacted as they contain 
information  affecting  the  commercial  interests  of  a  natural  or  legal  person,  including 
future  planning.  Therefore  the  exception  laid  down  in  Article  4(2)  first  indent  of 
Regulation (EC) No 1049/2001 applies to those redactions.  
Some  elements  of  document  No.  1,  relating  to  the  ongoing  negotiations  on  the  new 
Privacy  Shield  and  in  the  Trade  and  Technology  Council,  have  also  been  redacted  in 
accordance  with  the  exception  in  Article  4(1)(a)  third  indent  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001, because their disclosure would undermine the protection of the public interest 
as regards international relations. 
Some of the redactions relate to the activities of journalists. Since the disclosure of these 
parts could  undermine their security, these redactions are based on Article 4(1)(a) (first 
indent) of Regulation (EC) No 1049/2001. 
In  addition,  it  should  be  noted  that  document  No.  1  is  an  internal,  informal  document 
prepared by the relevant Commission services for the purposes of the meeting only, does 
not  necessarily  reflect  the  formal  position  of  the  Commission  and  cannot  be  quoted  as 
such. 
Please  also  note  that  notes  of  meetings  are  drawn  up  for  internal  use  under  the 
responsibility of the relevant  services of the European Commission.  They  solely  reflect 
the  author's  interpretation  of  the  interventions  made  and  do  not  set  out  any  official 
position of the third parties to which the document refers. They do not reflect the position 
of the Commission and cannot be quoted as such.  
In case you would disagree with this position, you are entitled, in accordance with Article 
7(2) of Regulation (EC) No 1049/2001, to submit a confirmatory application requesting 
the Commission to review this position. 
Such  a  confirmatory  application  should  be  addressed  within  15  working  days  upon 
receipt  of  this  letter  to  the  Secretariat-General  of  the  Commission  at  the  following 
address: 
 
European Commission 
Secretariat-General 
Unit C.1. ‘Transparency, Document Management and Access to Documents’  
BERL 7/076 
B-1049 Brussels, or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
 
Yours faithfully, 



 
Elisa Roller 
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p he ctor
re
 
 to enter text. 
Enclosure: 
disclosed document 

Electronically signed on 26/09/2022 10:48 (UTC+02) in accordance with Article 11 of Commission Decision (EU) 2021/2121