Ceci est une version HTML d'une pièce jointe de la demande d'accès à l'information 'Meetings and Correspondence between DG MOVE and industry'.



 
Ref. Ares(2022)7851869 - 14/11/2022
EUROPEAN COMMISSION 
DIRECTORATE-GENERAL FOR MOBILITY AND TRANSPORT 
 
Directorate D – Waterborne 
  D.1 – Maritime Transport and Logistics 
 
 
Brussels  
MOVE.DDG2.D.1 
Ms Lucca Ewbank  
1 Long Ln,  
London 
United Kingdom 
 
By  email  with  request  for 
acknowledgement  of  receipt: 
ask+request-11881-
xxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx  
 
 
Subject: 
Your application for access to documents – EASE Case 2022/5557 
Dear Ms Ewbank, 
 
We refer to your request for access to European Commission documents registered on 29 
September 2022 under the above-mentioned reference number. 
You request access to “All documentation, including but not limited to, attendance lists, 
agendas,  background  papers,  minutes/notes  and  email  correspondence  about  or 
summarising,  the  following  meetings  of  the  cabinet  members  of  Commissioner  Adina-
Ioana  Vălean  with  multiple  organisations.  (…)  2.  European  Community  of  Shipowners 
Association with Cabinet members of Commissioner Adina-Ioana Valean on 30/06/2022 
and 08/06/2022.” 

Please note that due to the wide scope of  your request, covering areas falling under the 
responsibility  of  different  units  of  the  Directorate-General  for  Mobility  and  Transport 
(DG  MOVE),  your  application  has  been  attributed  to  multiple  units1.  This  reply  relates 
only to the documents concerning the meetings listed above. 
I consider your request to cover documents held up to the date of your initial application, 
i.e. 27 September 2022. 
 
                                                 
1  
In  particular,  the  request  registered  under  the  reference  number  EASE  2022/5554,  which  concerns 
the meetings of “Airlines for America with Cabinet members of Commissioner Adina-Ioana Valean 
on 31/08/2022 and 08/06/2022 
”, for which a reply was sent by DG MOVE on 18 October 2022.  
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË – Tel. +32 22991111 
 

 
We have identified the following documents as falling within the scope of your application:  
 
Flash  note  from  the  meeting  held  between  members  of  the  Cabinet  of 
Commissioner  Vălean  and  the  European  Community  of  Shipowners 
Association (ECSA) on 8 June 2022, with the reference Ares(2022)4267978 
(hereafter ‘document 1’); 
 
Email exchange from 10 to 19 May 2022, between members of the Cabinet 
of  Commissioner  Vălean  and  ECSA,  for  arranging  the  meeting  of  8  June 
2022 (hereafter ‘document 2’); 
 
Joint Statement of ECSA and Transport & Environment (T&E) on FuelEU 
Maritime (hereafter ‘document 3’); 
 
Note to the file on the points discussed in the meeting between members of 
the  Cabinet  of  Commissioner  Vălean  and  the  European  Community  of 
Shipowners Association (ECSA) Board on 30 June 2022, with the reference 
Ares(2022)7698643  (hereafter ‘document 4’)
Having  examined  the  documents  requested  under  the  provisions  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001  regarding  public  access  to  documents2  (hereinafter  ‘Regulation  (EC)  No 
1049/2001’), I have come to the conclusion that document 3 may be fully disclosed. Please 
find enclosed a copy of this document. 
As regards documents 1, 2 and 4, I have come to the conclusion that they may be partially 
disclosed.  Some  parts  of  these  documents  have  been  blanked  out  as  their  disclosure  is 
prevented by the exception to the right of access laid down in Article 4(1)(b) of Regulation 
(EC) No 1049/2001, because they contain the following personal data: 
  the names and contact information of Commission staff members not pertaining 
to the senior management;   
  the names and contact details of other natural persons;   
  other  information  relating  to  identified  or  identifiable  natural  persons,  in 
particular references to functions of natural persons, to the extent that these would 
enable their identification. 
A  complete  disclosure  of  these  documents  is  prevented  by  the  exception  concerning  the 
protection  of  privacy  and  the  integrity  of  individuals  outlined  in  Article  4(1)(b)  of 
Regulation (EC) No 1049/2001. 
Pursuant to Article 4(1)(b) of Regulation (EC) No 1049/2001, access to a document has to 
be refused if its disclosure would undermine the protection of privacy and the integrity of 
the  individual,  in  particular  in  accordance  with  European  Union  legislation  regarding  the 
protection of personal data. 
The  applicable  legislation  in  this  field  is  Regulation  (EU)  2018/1725  of  the  European 
Parliament and of the Council of 23 October 2018 on the protection of natural persons with 
regard  to  the  processing  of  personal  data  by  the  Union  institutions,  bodies,  offices  and 
agencies and on the free movement of such data, and repealing Regulation (EC) No 45/2001 
                                                 
2 OJ L 145, 31.5.2001, p. 43. 


 
and  Decision  No  1247/2002/EC3  (hereinafter  ‘Regulation  (EU)  2018/1725’,  or  ‘Data 
Protection Regulation’).  
In particular, Article 3(1) of Regulation (EU) 2018/1725 provides that personal data “means 
any information relating to an identified or identifiable natural person […]”.
 The Court of 
Justice has specified that any information, which by reason of its content, purpose or effect, 
is linked to a particular person is to be considered as personal data4. 
In its judgment in Case C-28/08 P (Bavarian Lager)5, the Court of Justice ruled that when a 
request  is  made  for  access  to  documents  containing  personal  data,  the  Data  Protection 
Regulation becomes fully applicable6. 
In your application, you indicate that your address is in the United Kingdom. Transfers of 
personal  data  from  the  Commission  to  countries  that  are  not  members  of  the  European 
Economic Area (EEA) are regulated under Chapter V of the Data Protection Regulation.  
According to Article 47(1) of this Regulation, a transfer of personal data to a third country 
or to an international organisation may take place where the Commission has decided that 
the  third  country,  a  territory  or  one  or  more  specified  sectors  within  that  country,  or  the 
international  organisation  in  question,  ensures  an  adequate  level  of  protection,  and  where 
the  personal  data  are  transferred  solely  to  allow  tasks  within  the  competence  of  the 
controller to be carried out. 
Based  on  the  information  available,  the  country  of  your  residence  is  recognised  by  the 
Commission as ensuring an adequate level of protection. However, we would further like to 
inform you that pursuant to Article 9(1)(b) of the Data Protection Regulation, personal data 
shall only be transmitted to recipients established in the Union other than Union institutions 
and bodies if “[t]he recipient establishes that it is necessary to have the data transmitted for 
a  specific  purpose  in  the  public  interest  and  the  controller,  where  there  is  any  reason  to 
assume that the data subject’s legitimate interests might be prejudiced, establishes that it is 
proportionate  to  transmit  the  personal  data  for  that  specific  purpose  after  having 
demonstrably weighed the various competing interests”.
  
Only  if  these  conditions  are  fulfilled  and  the  processing  constitutes  lawful  handling,  in 
accordance  with  the  requirements  of  Article  5  of  Regulation  (EU)  2018/1725,  can  the 
transmission of personal data occur. 
According to Article 9(1)(b) of the Regulation (EU) 2018/1725, the European Commission 
has  to  examine  the  further  conditions  for  a  lawful  processing  of  personal  data  only  if  the 
first condition is fulfilled, namely if the recipient has established that it is necessary to have 
the data transmitted to you for a specific purpose in the public interest. It is only in that case 
the  European  Commission  has  to  examine  whether  there  is  a  reason  to  assume  that  the 
                                                 
3 Regulation (EU) 2018/1725 of the European Parliament and of the Council of 23 October 2018 on the protection of 
natural persons with regard to the processing of personal data by  the Union institutions, bodies, offices and agencies 
and on the  free  movement  of  such  data,  and  repealing  Regulation  (EC)  No 45/2001  and  Decision  No  1247/2002/EC 
(OC L 205 of 21.11.2018, p. 39). 
4 Judgment of the Court of Justice of the European Union of 20 December 2017 in Case C-434/16, Peter Nowak v Data 
Protection Commissioner
, ECLI:EU:C:2017:994, paragraphs 33-35. 
5 Judgment of 29 June 2010 in Case C-28/08 P, Commission v Bavarian Lager, ECLI:EU:C:2010:378, paragraph 63. 
6 Whereas this judgment specifically related to Regulation (EC) No 45/2001 of the European Parliament and of the Council 
of  18  December 2000 on  the protection of  individuals with regard to the processing of  personal data  by  the  Community 
institutions and bodies and on the free movement of such data, the principles set out therein are also applicable under the 
new data protection regime established by Regulation (EU) 2018/1725. 


 
legitimate interests of the data subject might be prejudiced and, in the affirmative, establish 
the  proportionality  of  the  transmission  of  the  personal  data  for  that  specific  purpose  after 
having demonstrably weighed the various competing interests. 
In your request, you do not express any particular interest to have access to these personal 
data,  nor  do  you  put  forward  any  arguments  to  establish  the  necessity  to  have  the  data 
transmitted  for  a  specific  purpose  in  the  public  interest.  Therefore,  the  European 
Commission  does  not  have  to  examine  whether  there  is  a  reason  to  assume  that  the  data 
subject’s legitimate interests might be prejudiced.  
Notwithstanding the above, please note that there are reasons to assume that the legitimate 
interests of the data subjects concerned would be prejudiced by disclosure of the personal 
data  reflected  in  these  documents,  as  there  is  a  real  and  non-hypothetical  risk  that  such 
public  disclosure  would  harm  their  privacy  and  subject  them  to  unsolicited  external 
contacts. 
Consequently,  I  conclude  that,  pursuant  to  Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001, access cannot be granted to the personal data contained in these documents, as 
the  need  to  obtain  access  thereto  for  a  purpose  in  the  public  interest  has  not  been 
substantiated, and there is no reason to think that the legitimate interests of the individuals 
concerned would not be prejudiced by disclosure of the personal data concerned. 
Additionally, Documents 1 and 4 were drawn up for internal use under the responsibility of 
the  relevant  services  of  the  Directorate-General  for  Mobility  and  Transport.  They  solely 
reflect the authors’ interpretations of the interventions made and do not set out any official 
positions of the third parties to which the documents refer, which were not consulted on its 
content. They also do not reflect any position of the Commission, and cannot be quoted as 
such. 
Furthermore, please note that Document 3 originating from third parties is disclosed to you 
based on Regulation (EC) No 1049/2001. However, this disclosure is without prejudice to 
the  rules  on  intellectual  property,  which  may  limit  your  right  to  reproduce  or  exploit  the 
released  document  without  the  agreement  of  the  originator,  who  may  hold  an  intellectual 
property right on it. The European Commission does not assume any responsibility from its 
reuse. 
In accordance with Article 7(2) of Regulation (EC) No 1049/2001, you are entitled to make 
a confirmatory application requesting the Commission to review this position. 
Such  a  confirmatory  application  should  be  addressed  to  the  Secretariat-General  of  the 
Commission within 15 working days upon receipt of this letter. You can submit it in one of 
the following ways: 
by  asking  for  a  review  via  your  portal7  account  (available  only  for  initial  requests 
submitted via the portal account), 
or by mail: 
European Commission 
Secretariat-General 
                                                 
7 https://www.ec.europa.eu/transparency/documents-request  



 
Transparency, 
Document 
Management 

Access 
to 
Documents 
(SG.C.1)  
BERL 7/076 
B-1049 Bruxelles 
 
or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
 
Yours faithfully, 
(e-signed)  
Annika KROON 
Head of Unit 
Enclosure: 
Annex(es): Documents 1, 2, 3 and 4, better described above. 
  

Electronically signed on 14/11/2022 15:50 (UTC+01) in accordance with Article 11 of Commission Decision (EU) 2021/2121