Ceci est une version HTML d'une pièce jointe de la demande d'accès à l'information 'Documents related to 13.12.2022 meeting with Samsung Electronics'.



 
Ref. Ares(2023)385422 - 18/01/2023
EUROPEAN COMMISSION 
Directorate-General for Trade 
 
Directorate R - Resources, Inter-Institutional Relations, Communications and Civil Society 
  R.3 Transparency, Civil Society and Communications 
 
The Head of Unit 
 
 
Brussels,  
R3/ML/JT  
 
 
 
Mr Maximilian Henning 
Eendrachtskade 12-35, 
9726 CW  
Groningen 
Netherlands  
 
 
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx 
 
Delivery via the EASE portal 
 
 
Subject: Your application for access to documents – Ref EASE 2022/0046
 
Dear Mr Henning,  
I refer to your application dated 2 January 2023, in which you make a request for access 
to  documents  under  Regulation  (EC)  No  1049/20011  (‘Regulation  1049/2001’), 
registered on 3 January 2023 under the above-mentioned reference number.  
 
 
1.  SCOPE OF YOUR REQUEST 
In your request, you asked for access to: 
 
“All minutes, agendas, summaries, notes or memos issued before or after; documents prepared 
for,  issued  in  preparation  for,  or  exchanged  during;  as  well  as  all  correspondence  including 
attachments by either of the meeting parties related to the 13.12.2022 meeting between Caroline 
Boeshertz, Andrea Beltramello and Samsung Electronics.” 

 
2.  ASSESSMENT AND CONCLUSIONS UNDER REGULATION 1049/2001 
In accordance with settled case law2, when an institution is asked to disclose a document, 
it must assess, in each individual case, whether that document falls within the exceptions 
                                                 
1   Regulation  (EC)  No  1049/2001  of  the  European  Parliament  and  of  the  Council  of  20  May  2001 
regarding  public  access  to  European  Parliament,  Council  and  Commission  documents  (OJ  L  145, 
31.5.2001, p. 43). 
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 
 

to the right of public access to documents set out in Article 4 of Regulation 1049/2001. 
Such assessment is carried out in a multi-step approach:  
-  first,  the  institution  must  satisfy  itself  that  the  document  relates  to  one  of  the 
exceptions, and if so, decide which parts of it are covered by that exception;  
-  second,  it  must  examine  whether  disclosure  of  the  parts  of  the  document  in 
question  poses  a  ’reasonably  foreseeable  and  not  purely  hypothetical’  risk  of 
undermining the protection of the interest covered by the exception;  
-  third, if it takes the view that disclosure would undermine the protection of any of 
the interests defined under Article 4(2) and Article 4(3) of Regulation 1049/2001, 
the  institution  is  required  ’to  ascertain  whether  there  is  any  overriding  public 
interest justifying disclosure’ 
3.   
In view of the objectives pursued by Regulation 1049/2001, notably to give the public the 
widest possible right of access to documents4, ‘the exceptions to that right […] must be 
interpreted and applied strictly’ 
5.   
In reply to your request, I can inform you that we have identified two documents that fall 
within the scope of your request: 
- Meeting minutes – Ares (2022)8686964 
- Meeting request – Ares (2022)8686852 
Having  examined  the  requested  documents  under  the  applicable  legal  framework,  I  am 
pleased  to  grant  you  partial  access  to  both  documents.  Copies  of  the  accessible 
documents are enclosed to this letter. 
A  complete  disclosure  of  the  documents  is  prevented  by  the  exception  concerning  the 
protection  of  privacy  and  the  integrity  of  the  individual  outlined  in  Article  4(1)(b)  of 
Regulation (EC) No 1049/2001, because they contain the following personal data: 

the  names/initials  and  contact  information  of  Commission  staff  members  not 
pertaining to the senior management;   

the names/initials and contact details of other natural persons;  

handwritten signatures/abbreviated signatures of natural persons;  

other information relating to an identified or identifiable natural person. 
Article 9(1)(b) of the Data Protection Regulation does not allow the transmission of these 
personal data, except if you prove that it is necessary to have the data transmitted to you 
for a specific purpose in the public interest and where there is no reason to assume that 
the legitimate interests of the data subject might be prejudiced. In your request, you do not 
                                                                                                                                                 
2   Judgment  in  Sweden  and  Maurizio  Turco  v  Council,  Joined  cases  C-39/05  P  and  C-52/05  P, 
EU:C:2008:374, paragraph 35.  
3   Id., paragraphs 37-43. See also judgment in Council v Sophie in ‘t Veld, C-350/12 P, EU:C:2014:2039, 
paragraphs 52-64. 
4   See Regulation 1049/2001, recital (4). 
5   Judgment in Sweden v Commission, C-64/05 P, EU:C:2007:802, paragraph 66. 



express any particular interest to have access to these personal data nor do you put forward 
any arguments to establish the necessity to have the data transmitted for a specific purpose 
in the public interest.  
Consequently,  I  conclude  that,  pursuant  to  Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001,  access  cannot  be  granted  to  the  personal  data  contained  in  the  requested 
documents, as the need to obtain access thereto for a purpose in the public interest has not 
been  substantiated  and  there  is  no  reason  to  think  that  the  legitimate  interests  of  the 
individuals  concerned  would  not  be  prejudiced  by  disclosure  of  the  personal  data 
concerned. 
Document  1  was  drawn  up  for  internal  use  under  the  responsibility  of  the  relevant 
officials  of  the  Cabinet  of  Executive  Vice-President  Dombrovskis.  It  solely  reflects  the 
author's interpretation of the interventions made and does not set out any official position 
of the third parties to which the document refers, which were not consulted on its content. 
It does not reflect the position of the Commission and cannot be quoted as such. 
3.  MEANS OF REDRESS 
In case you would disagree with this position, you are entitled, in accordance with Article 
7(2) of Regulation (EC) No 1049/2001, to submit a confirmatory application requesting the 
Commission to review this position. 
Such a confirmatory application should be addressed within 15 working days upon receipt 
of this letter to the Secretariat-General of the Commission at the following address: 
European Commission 
Secretariat-General 
Unit C.1. ‘Transparency, Document Management and Access to Documents’  
BERL 7/076 
B-1049 Brussels, or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx. 
 
Yours sincerely, 
Maud Labat 
 
 
  
Encl.:    
Two documents (partially released) 
 
 
 

Electronically signed on 17/01/2023 23:13 (UTC+01) in accordance with Article 11 of Commission Decision (EU) 2021/2121