Ceci est une version HTML d'une pièce jointe de la demande d'accès à l'information 'Documents related to 10.01.2023 meeting with Transport and Environment'.



 
Ref. Ares(2023)620369 - 27/01/2023
EUROPEAN COMMISSION 
Directorate-General for Trade 
 
Directorate R – Resources, Inter-Institutional Relations, Communications and Civil Society 
  Transparency, Civil Society and Communications 
Brussels, 
R3/ML/JT 
 
Mr Maximilian Henning 
Eendrachtskade 12-35 
9726 CW 
Groningen 
The Netherlands 
By email only – with request for 
explicit acknowledgment of receipt:  
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx 
Subject:   Your application for access to documents – EASE 2023/0273 
Dear Mr Henning,  
I refer to your application dated 16 January 2023, in which you make a request for access 
to  documents  under  Regulation  (EC)  No 1049/20011  (‘Regulation 1049/2001’), 
registered on the same date under the above-mentioned reference number.  
1.  SCOPE OF YOUR REQUEST 
In your request, you asked for access to: 
‘All  minutes,  agendas,  summaries,  notes  or  memos  issued  before  or  after;  documents 
prepared  for,  issued  in  preparation  for,  or  exchanged  during;  as  well  as  all 

correspondence  including  attachments  by  either  of  the  meeting  parties  related  to  the 
10.01.2023 meeting between Transport and Environment and  Caroline Boeshertz’. 
2.  ASSESSMENT AND CONCLUSIONS UNDER REGULATION 1049/2001 
In reply to your request, I can inform you that we have identified two documents that fall 
within the scope of your request: 
- Meeting request – Ares (2023)170788 
- Meeting minutes – Ares (2023)255591 
                                                 
1   Regulation  (EC)  No 1049/2001  of  the  European  Parliament  and  of  the  Council  of  20 May 2001 
regarding  public  access  to  European  Parliament,  Council  and  Commission  documents  (OJ L 145, 
31.5.2001, p. 43). 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË – Tel. +32 22991111 

Having  examined  the  requested  documents  under  the  applicable  legal  framework,  I  am 
pleased  to  grant  you  partial  access  to  both  documents.  Copies  of  the  accessible 
documents are enclosed to this letter. 
A  complete  disclosure  of  the  documents  is  prevented  by  the  exception  concerning  the 
protection  of  privacy  and  the  integrity  of  the  individual  outlined  in  Article 4(1)(b)  of 
Regulation 1049/2001, because they contain some of the following personal data: 

the names/initials and contact information of Commission staff members not pertaining 
to the senior management;   

the names/initials and contact details of other natural persons;  

other information relating to an identified or identifiable natural person. 
Article 9(1)(b)  of  the  Data  Protection  Regulation2  does  not  allow  the  transmission  of 
these personal data, except if you prove that it is necessary to have the data transmitted to 
you for a specific purpose in the public interest  and where there is no reason to assume 
that the legitimate interests of the data subject might be prejudiced.  In your request, you 
do not express any particular interest to have access to these personal data nor do you put 
forward any arguments to establish the necessity to have the data transmitted for a specific 
purpose in the public interest.  
Consequently, I conclude that, pursuant to Article 4(1)(b) of Regulation 1049/2001, access 
cannot be granted to the personal data contained in the requested documents, as the need to 
obtain  access  thereto  for  a  purpose  in  the  public  interest  has  not  been  substantiated  and 
there is no reason to think that the legitimate interests of the individuals concerned would 
not be prejudiced by disclosure of the personal data concerned. 
3.  DISCLAIMER 
Please note the following: You may reuse public documents, which have been produced by 
the  European  Commission  or  by  public  and  private  entities  on  its  behalf,  based  on 
Commission  Decision 2011/833/EU of 12 December 2011 on the re-use of Commission 
documents3. You may reuse the documents  disclosed free of charge for non-commercial 
and commercial purposes, provided that the source is acknowledged, and that you do not 
distort  the  original  meaning  or  message  of  the  documents.  Please  note  that  the 
Commission does not assume any liability stemming from the reuse.  
Furthermore,  please  note  that  documents  containing  content  of  third  party  origin,  i.e. 
either  documents  originating  from  third  parties  or  documents  containing  parts  of  third 
party  origin  (in  the  present  case  document 1),  are  disclosed  to  you  based  on 
Regulation 1049/2001.  However,  disclosure  of  such  third  party  content  is  without 
                                                 
2   Regulation (EU) 2018/1725 of the European Parliament and of the Council of 23 October 2018 on the 
protection  of  natural  persons  with  regard  to  the  processing  of  personal  data  by  the  Union  institutions, 
bodies,  offices  and  agencies  and  on  the  free  movement  of  such  data,  and  repealing  Regulation  (EC) 
No 45/2001 and Decision No 1247/2002/EC, OJ L 295, 21.11.2018, p. 39.  
3  OJ L 330, 14.12.2011, p. 39. 



prejudice to the rules on intellectual property, which may limit your right to reproduce or 
exploit the released documents without the agreement of the originator, who may hold an 
intellectual  property  right  on  them.  The  European  Commission  does  not  assume  any 
responsibility from the reuse of those documents or parts of documents. 
Document 2  was  drawn  up  for  internal  use  under  the  responsibility  of  the  relevant 
officials  of  the  Cabinet  of  Executive  Vice-President  Dombrovskis.  It  solely  reflects  the 
author's interpretation of the interventions made and does not set out any official position 
of the third parties to which the document refers, which was not consulted on its content. 
It does not necessarily reflect the position of the Commission and cannot be quoted as such. 
4.  POSSIBILITY OF A CONFIRMATORY APPLICATION 
In  case  you  would  disagree  with  this  position,  you  are  entitled,  in  accordance  with 
Article 7(2)  of  Regulation 1049/2001,  to  submit a confirmatory application requesting the 
Commission to review this position. 
Such a confirmatory application should be addressed within 15 working days upon receipt 
of this letter to the Secretariat-General of the Commission at the following address: 
European Commission 
Secretariat-General 
Unit C.1 ‘Transparency, Document Management and Access to Documents’  
BERL 7/076 
1049 Brussels 
Belgium,  
or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx. 
Yours sincerely, 
Maud LABAT 
Head of Unit 
Enclosure(s):   Two documents (partially released) 

Electronically signed on 26/01/2023 08:25 (UTC+01) in accordance with Article 11 of Commission Decision (EU) 2021/2121