Ceci est une version HTML d'une pièce jointe de la demande d'accès à l'information 'Exchanges with OpenAI'.



 
Ref. Ares(2023)7658031 - 10/11/2023
EUROPEAN COMMISSION 
DIRECTORATE-GENERAL FOR COMMUNICATIONS NETWORKS, CONTENT AND 
TECHNOLOGY 
 
  Resources and Support 
Compliance and Planning 
Brussels, 10 November 2023 
CNECT.R.4.001 
Ms Margarida Da Silva 
 
 
 
By email:  
ask+request-12946-
xxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx 
 
 
Subject: 
Your application for access to documents – EASE 2023/2602 
Dear Ms Da Silva, 
We  refer  to  your  email  dated  4/05/2023  wherein  you  make  a  request  for  access  to 
documents pursuant to Regulation (EC) No 1049/2001 of the European Parliament and of 
the Council of 30 May 2001 regarding public access to European Parliament, Council and 
Commission  documents  (hereinafter  ‘Regulation  1049/2001’),  registered  under  the 
abovementioned reference number. We also refer to our holding reply, dated 30/05/2023, 
whereby we informed you that the time limit for handling your application was extended 
by 15 working days pursuant to Article 7(3) of Regulation 1049/2001.  
1. 
SCOPE OF YOUR APPLICATION 
Your application reads as follows: 
΄΄…. 
documents 
which 
contain 
the 
following 
information:  
-  minutes  and  any  other  reports  of  meetings  held  by  DG  CNECT  and  OpenAI.  
- all correspondence (i.e. any emails, correspondence, or telephone call notes between 
DG CNECT and Open AI. ….΄΄ 
2. 
DOCUMENTS FALLING WITHIN THE SCOPE OF THE REQUEST 
We have identified the following documents as falling within the scope of your application: 
-  BTO  -  Meeting,  Open  AI,  San  Francisco  –  reg  number  Ares(2023)2846364 
(Document 1
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË – Tel. +32 22991111 
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
 

 
-  BTO  –  Meeting  between  Roberto  Viola  and  Open  AI,  31  March  2023  Reg. 
number:  Ares(2023)2474974 (Document 2
-  BTO  –  meeting  with  OpenAI.16.06.22  -  Reg.  number:  Ares(2022)4413214 
(Document 3
-  BTO  –  meeting  with  OpenAI.  13.04.22  Reg.  number:  Ares(2022)4440393 
(Document 4
-  Feedback  for  requirements  for  AI  –  Open  public  consultation  -    Reg.  number: 
Ares(2021)4923889 (Document 5
 
tem 9 
-  Feedback  to  open  public  consultation  about  AI  white  paper  Reg.  number: 
Ares(2020)2315729 (Document 6
-  Meeting  request  from  OpenAI_31/3/2023  number:  Ares(2023)1351889 
(Document 7
-  Meeting  with  Open  AI  and  A2_13.04.24  Reg.  number:  Ares(2022)3757369 
(Document 8
-  Director General Viola: request for Meeting with Open AI 22.02.23 Reg. number: 
Ares(2023)1317290 (Document 9
 
3. 
ASSESSMENT UNDER REGULATION 1049/2001 
Following an examination of the identified documents under the provisions of Regulation 
1049/2001, we have arrived at the conclusion that partial access can be granted to eight 
documents  and  access  must  be  refused  to  one  document.  Full  and  partial  disclosure  is 
prevented  by  exceptions  to  the  right  of  access  laid  down  in  Article  4  of  Regulation 
1049/2001. Please note that parts of Document 1 have been also redacted as being outside 
the scope of the request. 
A. Partial Access 
(i) Protection of privacy and integrity of the individual 
Disclosure  of  parts  of  Documents  1  -  8  is  prevented  by  the  exception  concerning  the 
protection of privacy and integrity of the individual outlined in Article 4(1)(b) Regulation 
1049/2001, since they contain the following personal data: 
- Names, functions, contact of Commission staff members not pertaining to the senior 
management 
- Names, initials, functions, contact of other natural persons. 
Article 9(1)(b) of the Data Protection Regulation1 does not allow the transmission of these 
personal data, except if you prove that it is necessary to have the data transmitted to you 
for a specific purpose in the public interest and where there is no reason to assume that the 
legitimate interests of the data subject  might  be prejudiced.  In your request,  you do not 
express any particular interest to have access to these personal data nor do you put forward 
any arguments to establish the necessity to have the data transmitted for a specific purpose 
in the public interest. 
 
1 Regulation (EU) 2018/1725 of the European Parliament and of the Council of 23 October 2018 on the 
protection  of  natural  persons  with  regard  to  the  processing  of  personal  data  by  the  Union  institutions, 
bodies, offices and agencies and on the free movement of such data, and repealing Regulation (EC) No 
45/2001 and Decision No 1247/2002/EC, OJ L 295, 21.11.2018, p. 39. 


 
Consequently, I conclude that, pursuant to Article 4(1)(b) Regulation  1049/2001, access 
cannot be granted to the personal data contained in the requested documents, as the need 
to obtain access thereto for a purpose in the public interest has not been substantiated and 
there is no reason to think that the legitimate interests of the individuals concerned would 
not be prejudiced by disclosure of the personal data concerned. 
(ii) Protection of commercial interests 
Article 4(2) first indent of Regulation 1049/2001 provides that the institutions shall refuse 
access  to  a  document  where  disclosure  would  undermine  the  protection  of  commercial 
interests  of  a  natural  or  legal  person,  including  intellectual  property,  unless  there  is  an 
overriding public interest in disclosure. 
This provision must be interpreted in light of Article 339 of the Treaty of the Functioning 
of the European Union (TFEU), which  requires staff members of the EU  institutions to 
refrain from disclosing information of the kind covered by the obligation of professional 
secrecy, in particular information about undertakings, their business relations or their cost 
components. 
Parts of Documents 2 and 3 are covered by the abovementioned exception as they contain 
confidential  and  business  sensitive  information  relating  to  the  concerned  third  party’s 
activities, positions, strategies and views.  
Parts of Document 7 and 8 originate from a third party and contain business information 
relating to the third party’s positions, views, strategies and activities. After assessment we 
have  come  to  the  conclusion  that  a  disclosure  of  these  parts  could  undermine  the 
commercial interests of the third party.  
Disclosure of the abovementioned parts of Documents 2, 3, 7 and 8 would seriously affect 
the third party’s relations and position in the market and would undermine its commercial 
interests. Therefore, we have blanked out the relevant parts as their disclosure is prevented 
by the exception to the right of access laid down in Article 4(2), first indent of Regulation 
1049/2001. 
(iii) Protection of the decision-making process 
The first subparagraph of Article 4(3) of Regulation 1049/2001 provides that ‘[a]ccess to 
a document, drawn up by an institution for internal use or received by an institution, which 
relates to a matter where the decision has not been taken by the institution, shall be refused 
if disclosure of the document would seriously undermine the institution’s decision-making 
process, unless there is an overriding public interest in disclosure.’ 
Parts  of  Document  4  are  covered  by  the  abovementioned  exception  of  the  first 
subparagraph  of  Article  4(3)  since  they  contain  sensitive  information  with  regard  to  an 
ongoing  legislative  procedure  relating  to  the  AI  Act.  They  also  contain  considerations, 
reflections and views of the Commission services and of other parties. The content of these 
parts are subject to ongoing discussions and deliberations. 
The  Commission  services  must  be  free  to  explore  all  possible  options  with  regard  to 
ongoing  initiatives  and  policy  processes.  The  risk  of  disclosing  sensitive  information 
regarding the Commission services’ preliminary views while the decision-making process 
on  the  issue  at  question  is  still  ongoing  would  deter  them  from  freely  expressing  their 
opinions and having frank, internal discussions. Speculations and misinterpretations of the 


 
public on the views,  positions,  considerations put  forward  during the ongoing decision-
making process would affect the exploration of different policy options and unduly restrict 
the Commission’s internal space to think, exposing the Commission to external pressure. 
Disclosure of these parts of Document 4 would therefore seriously undermine the ongoing 
decision-making  process.  This  risk  is  also  reasonably  foreseeable  and  not  purely 
hypothetical 
Consequently,  the  above-mentioned  parts  of  Document  4  have  been  blanked  out  as  its 
disclosure is prevented by the exceptions of Article 4(3) of Regulation 1049/2001. 
B. Non-disclosure 
We  regret  to  inform  you  that  access  to  Document  9  cannot  be  granted  as  disclosure  is 
prevented  by  exceptions  to  the  right  of  access  laid  down  in  Article  4  of  Regulation 
1049/2001. 
Disclosure  of  Document  9  is  prevented  by  the  exception  of  Article  4(2)  first  indent  of 
Regulation 1049/2001 with regard to the protection of commercial interests of a natural or 
legal person, including intellectual property. Document 9 originates from a third party and 
contains business information relating to the third party’s positions, views, strategies and 
activities.  After  assessment  we  have  come  to  the  conclusion  that  a  disclosure  could 
undermine  the  commercial  interests  of  the  third  party.  Therefore,  access  to  these 
documents cannot be granted as their disclosure is prevented by the exception to the right 
of access laid down in Article 4(2), first indent of Regulation 1049/2001. 
Moreover, parts of Document 9 contain personal data, in particular the names, functions, 
and contact details of Commission staff members not pertaining to the senior management 
and names, functions and contact details of other natural persons, thus their disclosure is 
prevented by the exception of Article 4(1)(b) of Regulation 1049/2001 for the reasons set 
out in Section 3A(i). 
We  have  considered  whether  partial  access  could  be  granted  to  Document  9.  However, 
partial access is not possible considering that this document is covered in its entirety by 
the abovementioned exceptions of Article 4 of Regulation 1049/2001. 
4. 
OVERRIDING PUBLIC INTEREST IN DISCLOSURE 
The exceptions laid down in Article 4(2) and Article 4(3) of Regulation 1049/2001 apply, 
unless there is an overriding public interest in the disclosure of documents. Such an interest 
must, firstly, be a public interest and, secondly, outweigh the harm caused by disclosure. 
We have examined whether there could be an overriding public interest in the disclosure 
of  the  parts  of  the  documents  which  are  being  withheld  but  we  have  not  been  able  to 
identify such an interest. 
5. 
REUSE OF DOCUMENTS 
You may reuse public documents which have been produced by the European Commission 
or by public and private entities on its behalf based on the Commission Decision on the 
reuse  of  the  Commission  documents.  
You  may  reuse  Documents  1  -  4  and  the  parts  of 
Documents  7  and  8  originating  from  the  Commission  free  of  charge  and  for  non-
commercial and commercial purposes provided that the source is acknowledged and that 



 
you do not distort the original meaning or message of the documents. Please note that the 
Commission does not assume liability stemming from the reuse.  
Please note that Documents 1 - 4 were drawn up for internal use under the responsibility 
of the relevant services of DG CONNECT. They solely reflect the services’ interpretation 
of the interventions  made and do not  set  out  any official  position of the third parties to 
which the documents refer, which were not consulted on their content. They do not reflect 
the position of the Commission and cannot be quoted as such. 
Documents 5 and 6 reproduce positions originating from third parties. Please note that they 
are disclosed to you based on Regulation (EC) No 1049/2001. However, this disclosure is 
without  prejudice  to  the  rules  on  intellectual  property,  which  may  limit  your  right  to 
reproduce or exploit the released documents without the agreement of the originators, who 
may  hold  an  intellectual  property  right  on  them.  The  European  Commission  does  not 
assume any responsibility from their reuse. 
6. 
CONFIRMATORY APPLICATION 
In  accordance  with  Article  7(2)  of  Regulation  1049/2001,  you  are  entitled  to  make  a 
confirmatory application requesting the Commission to review this position. 
Such confirmatory application should be addressed within 15 working days upon receipt 
of this letter to the Secretariat-General of the Commission by asking for a review via your 
portal[1] account
 (available only for initial requests submitted via the portal account), 
 or via at the following address
European Commission 
Secretariat-General 
Transparency, Document Management & Access to Documents (SG.C.1)  
BERL 7/076 
B-1049 Bruxelles, 
 
or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
 Yours faithfully, 
Electronically signed 
Roberto Viola 
Enclosures: 

  
 
[1] https://www.ec.europa.eu/transparency/documents-request  

Electronically signed on 10/11/2023 15:51 (UTC+01) in accordance with Article 11 of Commission Decision (EU) 2021/2121

Document Outline