SG.LD.ATD 
 
Access to Documents Correspondent 
 
 
Brussels, 04 Jul. 24 
eeas.sg.ld (2024) 4596673  
 
 
 
 
 
To 
Mr Kamiel Vermeylen 
by electronic mail 
 
     
Subject: Your request for access to documents of 30 May 2024 
EEAS reference: 2024/104 
 
Dear Mr Vermeylen, 
 
I  would  like  to  thank  you  for  your  request  for  access  to  documents,  which  the  EEAS  has 
examined in the framework of Regulation (EC) No 1049/2001.1  
 
Following your application, we have searched for the requested “documents which contain 
the  following  information:  All  the  meetings  between  Maud  Arnould,  member  of  cabinet  of 
HR/VP  Josep  Borrell,  and  Rwandan  authorities  or  persons  working  for  the  Rwandan 
authorities since her appointment to the cabinet in 2019.” in the EEAS filing systems and 
document management databases.  
I regret to inform you that no documents matching your request have been identified. In fact, 
there is no document, within the EEAS, which lists all or some of such meetings. As specified 
in Article 2(3) of the Regulation, the right of access as defined in that Regulation applies only 
to  existing  documents  in  the  possession  of  the  institution.  Given  that  no  such  documents, 
corresponding to the description given in your application, are held by the EEAS, we are not 
in a position to fulfil your request. 
Should  you  wish  this  position  to  be  reviewed,  you  may  make  a  confirmatory  application 
within 15 working days in accordance with Article 7(2) of the Regulation.  
                                                           
1  Regulation  (EC)  No  1049/2001  of  the  European  Parliament  and  of  the  Council  regarding  public  access  to  European 
Parliament, Council and Commission documents (OJ L 145, of 31.5.2001, p. 43, hereafter the "Regulation "), as applied 
by the EEAS pursuant to Article 11(1) of the Council Decision 2010/427/EU of 26 July 2010 establishing the organisation 
and functioning of the European External Action Service (OJ L 201, of 3.8.2010, p. 30). 
European External Action Service – B-1046 Brussels – Belgium – Tel.: (32-2) 584 11 11 
Office: EEAS 02/356 – e-mail: xxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxx.xxxxxx.xx 

---

 
 
The fact that the EEAS did not identify any document matching your application does not 
exclude that Ms Arnould attended meetings involving counterparts from Rwanda, in presence 
of her political authorities or on their behalf. The nature of Ms Arnould’s functions within the 
Cabinet  of  the  High  Representative  of  the  Union  for  Foreign  Affairs  and  Security  Policy 
includes  regular  and  sometimes  discreet  contacts  with  African  authorities  and  various 
stakeholders. Moreover, Ms Arnould has over 20 years of professional experience as foreign 
policy expert on Africa and she naturally has, over the years, built an extensive network of 
different stakeholders across Africa, including in Rwanda.  
 
 
Yours sincerely, 
[e-signed] 
     
Ludovic Promelle 
 
2 

---