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EUROPÄISCHE KOMMISSION    
GENERALSEKRETARIAT 
  
Direktion B 
 
SG-B-4 
Transparenz
 
 
Brüssel, den 
SG.B.4/FB/rc - sg.dsg2.b.4(2015)6456158 
 
Herrn Guido STRACK 
Allerseelenstrasse 1n 
51105 Köln 
Deutschland 
 
Per E-mail an:  
ask+request-2106-
[adresse e-mail] 
 
 
Betr.:  
Ihr Zweitantrag auf Zugang zu Dokumenten gemäß Verordnung 
(EG) Nr. 1049/2001 – GESTDEM 2015/3538: Antrag zur 
Präzisierung von Teil 1 Ihres Antrags und Beschränkung seines 
Umfangs 

Sehr geehrter Herr Strack, 
wir nehmen Bezug auf  Ihre E-Mail vom  30. August  2015, die  am  31. August  2015 bei 
uns  registriert  wurde  und  in  der  Sie  gemäß  Artikel 7  Absatz 2  der  Verordnung  (EG) 
Nr. 1049/2001  über  den  Zugang  der  Öffentlichkeit  zu  Dokumenten  des  Europäischen 
Parlaments, des Rates und der Kommission (nachfolgend „Verordnung Nr. 1049/2001“) 
einen Zweitantrag zu Ihrem Antrag auf Zugang zu Dokumenten stellen. 

GEGENSTAND IHRES ANTRAGS 
Mit Ihrem Erstantrag vom 3. Juli 2015 beantragten Sie Zugang zu 
1.  der  bzw.  soweit  betroffen  den  mehreren  jeweils  vollständigen  Datenbanken  (als 
jeweils  ein  Dokument  iSd.  VO  1049/2001  [sic!]),  auf  welche  sich  die  Anfragen 
aus den Anträgen Gestdem 2012/3258 und Gestdem 2013/0068 
(bezüglich Daten 
der  Zulassungstests  für  die  Auswahlverfahren  EPSO/AD/230/12  und 
EPSO/AD/231/12)  bezogen
2.  allen  Dokumenten  inklusive  aller  Anlagen,  Anhänge  und  technischen 
Beschreibungen,  welche  die  in  Nr.  1  genannten  Datenbanken  beschreiben  und, 
falls  diese  nicht  identifizierbar  sein  sollten,  alle  beim  EPSO  vorhandenen  oder 
vom  EPSO  genutzten  Datenbanken  sowie  deren  Funktionsumfang,  Struktur  und 
Bedienung  beschreiben,  sowie  Zugang  zu  sämtlichen  Ausschreibungsunterlagen, 
Lastenheften  und  anderen  Dokumenten,  ebenfalls  inklusive  aller  Anlagen, 

Commission européenne, B-1049 Bruxelles / Europese Commissie, B-1049 Brussel - Belgien. Telefon: (32-2) 299 11 11. 
http://europa.eu.int/comm/secretariat_general  
E-mail: [DG SG request email] 

Anhänge  und  technischen  Beschreibungen,  die  mit  der  externen  Erstellung  oder 
Planung solcher Datenbanken im Zusammenhang stehen
; 
3.  allen  im  Zusammenhang  mit  den  Verfahren  GESTDEM  2012/3258  und 
GESTDEM  2013/0068  in  der  gesamten  Kommission  (also  insbesondere  aber 
nicht  nur  bei  EPSO,  SJ  und  SG)  vorhandenen  Dokumenten  inklusive  aller 
Anlagen,  Anhänge  und  technischen  Beschreibungen  (gleichgültig,  ob  diese  von 
Kommissionsdienststellen,  dem  Antragsteller  jener  Anträge  oder  von  Dritten 
stammen)
. 

STAND DER BEARBEITUNG IHRES ZWEITANTRAGS 
Angesichts  des  Umfangs  Ihres  Zweitantrags  wurde  dieser,  um  Ihnen  schnellstmöglich 
antworten  zu  können,  zur  Bearbeitung  nach  Maßgabe  der  Gliederung  Ihres  Erstantrags 
(Punkte 1 – 3) in drei Teile aufgeteilt. Dabei versuchen wir auch, soweit möglich, Ihrem 
Wunsch  nachzukommen,  Teile  Ihrer  Anfrage  (Ihres  Erstantrags)  als  selbstständig  zu 
betrachten. In diesem Sinne wurde Ihnen am 24. November 2015 eine erste Teilantwort 
zugesandt, welche Punkt 3 Ihres Antrags umfasste. 
Bezüglich  Punkt  2  Ihres  Antrags  beraten  wir  uns  im  Augenblick  noch  mit  anderen 
Kommissionsdiensten.  Aufgrund  Anzahl  und  Umfang  der  Dokumente  (mindestens  vier 
Ausschreibungsverfahren  und  34  Anleitungen),  deren  technischer  Natur  (u.a.  Entwurf 
und  Beschreibung  von  Datenbanken)  sowie  ihrer  möglichen  Relevanz  für  das 
Einspruchsverfahren C-491/15 P1 gegen das Urteil des Gerichts der EU vom 2. Juli 2015 
in  der  Rechtssache  T-214/13  Rainer  Typke  gegen  Europäische  Kommission,  dauert  die 
Analyse der Kommission länger als gewöhnlich. Der Bescheid zu Punkt 2 wird Ihnen so 
bald  wie  möglich  zugestellt.  Bitte  entschuldigen  Sie  durch  die  Verzögerung  etwaige 
resultierende Unannehmlichkeiten. 
Wir  haben  jedoch  die  Hyperlinks  zu  den  öffentlichen  Dokumenten  von  vier  für  Ihren 
Antrag relevanten Ausschreibungen überprüft und gegebenenfalls veraltete Verlinkungen 
aktualisiert  bzw.  das  entsprechende  Dokument  an  dieses  Schreiben  angefügt.  Wie  von 
Ihnen  angefordert,  finden  Sie  nachfolgend  eine  Auflistung  dieser  öffentlichen 
Dokumente mit den entsprechenden Hyperlinks oder Verweisen auf den Anhang: 
Procedure  EPSO/02/PR/2008/104  (Delivery  of  computer-based  tests  (CBT)  in  EU  staff 
selection process)

  Contract Notice: 
  Anhang 1 
 
 
 
                                                 
1     http://curia.europa.eu/juris/liste.jsf?td=ALL&language=de&jur=C,T,F&num=T-214/13%20P.  


  Contract Award Notice: 
  Anhang 2 
Procedure  EPSO/02/PO/2009/065  (Creation  of  a  database  of  test  forms  containing 
abstract/inductive reasoning test items)

  Invitation to Tender:  
 
http://europa.eu/epso/doc/2009_065_invitation_en.pdf  
  Specifications: 
 
http://europa.eu/epso/doc/epsoartender_en.pdf  
  Contract notice: 
 
  Anhang 3 
 
  Questions and answers series 1: 
 
http://europa.eu/epso/doc/questions_and_answers_series_1_en.pdf  
  Questions and answers series 2: 
 
http://europa.eu/epso/doc/questions_and_answers_series_2_en.pdf  
  Questions and answers series 3: 
 
http://europa.eu/epso/doc/questions_and_answers_series_3_en.pdf  
  Questions and answers series 4: 
 
http://europa.eu/epso/doc/questions_and_answers_series_4_en.pdf  
  Award notice: 
 
http://europa.eu/epso/doc/065-2009-award_notice-en.pdf  
Procedure EPSO/02/PR/2009/122 (Professional skills for Assistants 3 Lots)
  Contract Notice: 
 
  Anhang 4 
 
  Contract Award Notice: 
 
      http://europa.eu/epso/doc/award_notice-en.pdf  
 
 


Procedure EPSO/01/PR/2012/121 (Delivery of computer-based tests 4 Lots)
  Contract Notice: 
http://ted.europa.eu/udl?uri=TED:NOTICE:405270-
2012:TEXT:EN:HTML&tabId=0 
 
  Contract  Award  Notice  (OJ)  (Public,  two  documents  –  for  different  lots  – 
dated 9/9/2013 & 16/12/2013
 
http://ted.europa.eu/udl?uri=TED:NOTICE:313211-2013:TEXT:EN:HTML 
 
      http://ted.europa.eu/udl?uri=TED:NOTICE:433947-2013:TEXT:EN:HTML 
Angesichts des weitgefassten Umfangs von Punkt 1 Ihres Antrags kommen wir in diesem 
Stadium seiner Bearbeitung auf Sie zurück, um Sie über die bisher getätigte Analyse zu 
informieren und Sie infolge der daraus resultierenden Erkenntnisse um eine Präzisierung 
des  Antrags  und  Beschränkung  seines  Umfangs  zu  bitten.  Die  nachfolgenden 
Ausführungen basieren auf einer vorläufigen Analyse welche wir Ihnen unbeschadet der 
künftigen Entscheidung der Kommission zukommen lassen. 

ANTRAG  ZUR  PRÄZISIERUNG  VON  PUNKT  1  IHRES  ERSTANTRAGS  UND 
BESCHRÄNKUNG SEINES UMFANGS  

In  Bezug  auf  Punkt  1  und  2  Ihres  Erstantrages  hat  das  Europäische  Amt  für 
Personalauswahl (im Folgenden „EPSO“) in seinem Erstbescheid vom 17. August 2015 
zwei Datenbanken ermittelt, die unter Ihren Antrag fallen, und zwar:  
  die  Prüfungsfragen-Datenbank  (diese  wird  von  einem  externen  Auftragnehmer 
von  EPSO  verwaltet  und  für  die  Verwaltung  der  Prüfungsinhalte  verwendet;  sie 
enthält etwa 52 000 aktive Prüfungsfragen, die bei den computergestützten Tests 
zum  logischen  Denken  im  Rahmen  von  EPSO-Auswahlverfahren  verwendet 
werden) und 
 
  die  Talente-Datenbank  (eine  von  EPSO  in  Zusammenarbeit  mit  der 
Generaldirektion  Informatik  (DIGIT)  entwickelte  und  verwaltete  relationale 
Datenbank  für  die  Verwaltung  der  gesamten  EPSO-Auswahlverfahren,  von  der 
Bekanntmachung und der Bewerbungsphase bis zur Erstellung der Reserveliste).  
 
Bezüglich  Punkt  1  Ihres  Erstantrags,  d.h.  die  jeweils  vollständigen  Datenbanken  (als 
jeweils  ein  Dokument  iSd. VO 1049/2001  [sic!]), auf  welche sich die Anfragen aus den 
Anträgen  Gestdem  2012/3258  und  Gestdem  2013/0068  bezogen
  (nachfolgend,  der 
Antrag), verweigerte EPSO den Zugang zu den zwei Datenbanken mit der Begründung, 
dass  aufgrund  der  Tatsache,  dass  der  komplette  Inhalt  der  Datenbanken  nicht  durch 
normale  oder  routinemäßige  Suchabfragen  extrahiert  werden  kann
,  die  vollständigen 


Informationen  (Rohdaten)  einer  Datenbank  nicht  als  ein  Dokument  im  Sinne  der 
Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 betrachtet werden können
.2 
Ebenso  verweigerte  EPSO  auf  der  Grundlage  von  Anhang III  Artikel 6  des 
Beamtenstatuts  (Geheimhaltung  der  Arbeiten  von  Prüfungsausschüssen)  und  Artikel 4 
Absatz 3 (Schutz  des  Entscheidungsprozesses) der Verordnung  (EG) Nr. 1049/2001  den 
Zugang  zu  den  vorhandenen  Dokumenten,  die  dem  Gegenstand  der  ursprünglichen 
Anfrage  am  ehesten  entsprechen,  d. h.  Datensätzen,  die  aus  den  beiden  vorgenannten 
Datenbanken durch eine routinemäßige Suchabfrage extrahiert werden können

In  Ihrem  Zweitantrag  bitten  Sie  um  Überprüfung  dieses  Bescheids.  Sie  vertreten  die 
Auffassung,  dass  allenfalls  zwei  Subkategorien  von  Daten  möglicherweise  von 
Versagensgründen  erfasst
  werden,  und  zwar  die  Persönlichkeitsdaten  von  Bewerbern 
und die Texte der [Prüfungs-]Fragen.  
Nach  Durchführung  einer  eingehenden  Überprüfung  des  Erstbescheides,  an  der  auch 
EPSO  und  seine  IT-Experten  sowie  die  Generaldirektion  Informatik  (DIGIT, 
Systemeigentümer  der  Talente-Datenbank)  beteiligt  waren,  scheint  es  uns,  unbeschadet 
der  künftigen  Entscheidung  der  Kommission,  dass  die  Schlussfolgerungen  in  der 
Antwort  von  EPSO  auf  Ihren  Erstantrag  aus  den  nachfolgend  dargelegten  Gründen  zu 
bestätigen wären. 
Die  Legaldefinition  des  Begriffs  „Dokument“  im  Sinne  von  Artikel 3  Buchstabe a  der 
Verordnung  (EG)  Nr. 1049/2001,  die  durch  die  Rechtsprechung  der  EU-Gerichte3 
präzisiert  wurde,  umfasst  Inhalte  von  Datenbanken,  sofern  diese  Inhalte  durch  normale 
oder  routinemäßige  Suchabfragen  aus  einer  Datenbank  extrahiert  werden  können,  d. h. 
durch  Extraktionen  entsprechend  einem  von  der  betreffenden  Datenbank  vorgesehenen 
Einteilungsschema  oder  unter  Verwendung  der  für  die  betreffende  Datenbank 
verfügbaren  Suchfunktionen4.  Was  die  vollständige  Datenbank  bzw.  die  vollständigen 
Datenbanken  angeht,  auf  die  sich  die  Anträge  beziehen
,  die  unter  den  Aktenzeichen 
GESTDEM  2012/3258  und  GESTDEM  2013/0068  registriert  wurden,  d. h.  die 
Prüfungsfragen-Datenbank  und  die  Talente-Datenbank,  so  stellen  wir  fest,  dass  der 
vollständige  Inhalt  dieser  Datenbanken  nicht  durch  eine  normale  oder  routinemäßige 
Suchabfrage extrahiert werden kann.  
Die  beiden  Datenbanken  dienen  dazu,  die  Vorbereitung  und  Durchführung  von 
Auswahlverfahren zu verwalten und die Anmelde- und Leistungsdaten der Bewerber zu 
erfassen,  nicht  aber  dazu,  Auszüge  ihres  gesamten  Inhalts  bereitzustellen.  Die 
Prüfungsfragen-Datenbank  und  die  Talente-Datenbank  werden  in  ihrer  Gesamtheit  von 
verschiedenen  Modulen  oder  Systemen  genutzt,  die  spezifische  und/oder  allgemeine 
Daten  speichern  und  verwalten,  was  sich  in  der  Tatsache  widerspiegelt,  dass  es 
                                                 
2   Vgl.  Urteil  des  Gerichts  vom  2. Juli  2015  in  der  Rechtssache  T-214/13,  Typke/Kommission
insbesondere Randnr. 59, und Urteil des Gerichts vom 22. Oktober 2011 in der Rechtssache T-436/09, 
Dufour/EZB, insbesondere Randnr. 153. 
3   Siehe Fußnote 2. 
4   Rechtssache T-436/09 Dufour/EZB, Urteil vom 26. Oktober 2011, Rdnrn. 150-153. 


verschiedene miteinander verknüpfte Schemata in den Datenbanken gibt. Es gibt jedoch 
keine  vorgegebenen  Suchvorgänge  oder  routinemäßigen  Abfragen,  mit  denen  sich  der 
gesamte  Inhalt  der  Datenbanken  extrahieren  ließe.  Daher  können  die  vollständigen 
Datenbanken
 nicht wie von Ihnen gefordert als ein vorhandenes Dokument im Sinne der 
Verordnung  (EG)  Nr. 1049/2001  betrachtet  werden  (d. h.  die  Datenbanken  als  Ganzes 
und als jeweils ein Dokument im Sinne der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001). 
Wie  die  Kommission  bereits  in  ihren  Antworten  auf  die  beiden  vorstehend  genannten 
Anträge  (Aktenzeichen  GESTDEM  2012/3258  und  GESTDEM  2013/0068),  zu  denen 
Ihnen  das  EPSO  mit  Erstbescheid  vom  17. August 2015  zu  Ihrem  jetzigen  Antrag 
Zugang  gewährt  hat  (vorbehaltlich  der  Schwärzung  von  personenbezogenen  Daten), 
mitgeteilt  hat,  verpflichtet  die  Verordnung  (EG)  Nr. 1049/2001  die  Organe  nicht, 
Dokumente  vorzulegen,  die  sie  nicht  besitzen.  Die  Kommission  ist  nicht  verpflichtet, 
Daten  aus  einer  Datenbank  mittels  eines  Suchvorgangs  zu  extrahieren,  der  neue 
elektronische  Anweisungen  erforderlich  machen  würde.5  Nach  Artikel 2  Absatz 1  der 
Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 gilt die Verordnung für alle Dokumente eines Organs, 
das  heißt  Dokumente  aus  allen  Tätigkeitsbereichen  der  Union,  die  von  dem  Organ 
erstellt  wurden  oder  bei  ihm  eingegangen  sind  und  sich  in  seinem  Besitz  befinden
.  In 
Artikel 10  heißt  es  weiter:  Die  Dokumente  werden  in  einer  vorliegenden  Fassung  und 
Form 
[…] zur Verfügung gestellt […]. 
Da  es  keine  Suchvorgänge  oder  routinemäßigen  Abfragen  gibt,  die  eine  Extraktion  des 
Gesamtinhalts  der  beiden  von  dem  Antrag  erfassten  Datenbanken  ermöglichen  würden, 
und da folglich kein entsprechendes (vorhandenes) Dokument ermittelt wurde, das unter 
Ihren  Antrag  fällt,  erscheint  es  uns  nicht  möglich,  Ihren  Antrag  wie  von  Ihnen  gestellt 
weiterzubearbeiten.   
Dennoch,  und  obwohl  Sie  in  Ihrer  Anfrage  nicht  darum  gebeten  haben,  haben  wir  im 
Einklang mit dem Prinzip guter Verwaltungspraxis in Erwägung gezogen, ob Zugang zu 
jenen  Teilen  der  Datenbanken,  also  Datensätzen,  gewährt  werden  kann,  die  durch  eine 
routinemäßige Suchabfrage extrahiert werden können.  
Nach  einer  vorläufigen  Prüfung,  und  in  Übereinstimmung  mit  den  Antworten  der 
Kommission  zu  den  Anträgen  welche  unter  den  Aktenzeichen  GESTDEM  2012/3258 
und  GESTDEM  2013/0068  registriert  wurden,  erscheint  es  uns,  dass  im  Fall  der 
Prüfungsfragen-Datenbank  Zugang  zu  jenen  Teilen  welche  durch  eine  routinemäßige 
Suchabfrage extrahiert werden können vollständig verwehrt werden müsste, und im Fall 
der  Talente-Datenbank  zumindest  teilweise  verwehrt  werden  müsste,  wie  nachfolgend 
dargestellt wird. 
  Bezüglich  der  Prüfungsfragen-Datenbank  beziehen  wir  uns  auf  das  Urteil  des 
Gerichtshofs vom 12 November 2015 in der Rechtssache T-516/14 P, Alexandrou 
                                                 

Vgl. Fußnote 2, und insbesondere Randnrn. 69 und 70 des Urteils des Gerichts in der Rechtssache T-
214/13, Typke/Kommission


gg. Commission6, in dem das Gericht das Bestehen einer allgemeinen Vermutung 
der  Nichtoffenlegung  von  Prüfungsfragen  für  Personalauswahlverfahren 
anerkennt,  basierend  auf  der  Ausnahmeregel  zu  öffentlichem  Zugang  zu 
Dokumenten  von  Artikel  4(3)  (Schutz  des  Entscheidungsprozesses)  der 
Verordnung 1049/2001. Diese Vermutung besteht unserer Ansicht nach auch für 
die entsprechenden Frageantworten. 
 
Artikel 4 Absatz 3 erster Unterabsatz der Verordnung Nr. 1049/2001 besagt, dass 
[d]er  Zugang  zu  einem  Dokument,  das  von  einem  Organ  für  den  internen 
Gebrauch  erstellt  wurde  oder  bei  ihm  eingegangen  ist  und  das  sich  auf  eine 
Angelegenheit  bezieht,  in  der  das  Organ  noch  keinen  Beschluss  gefasst  hat, 
verweigert 

[wird]
wenn 
eine 
Verbreitung 
des 
Dokuments 
den 
Entscheidungsprozess  des  Organs  ernstlich  beeinträchtigen  würde,  es  sei  denn, 
es besteht ein überwiegendes öffentliches Interesse an der Verbreitung. 
 
Wie  bereits  erklärt  wurde,  beinhaltet  die  Prüfungsfragen-Datenbank  ca.  52  000 
aktive  Prüfungsfragen  die  in  den  computerbasierten  Tests  von  EPSO-
Auswahlverfahren  verwendet  werden.  Sie  wäre  daher  durch  die  allgemeine 
Vermutung  der  Nichtoffenlegung  geschützt.  In  der  Tat  können  die  Texte  der 
Prüfungsfragen  sowie  der  Antworten  nicht  herausgegeben  werden  ohne  den 
Entscheidungsprozess  ernsthaft  zu  beeinträchtigen,  da  ihre  Veröffentlichung 
zukünftige Auswahlverfahren zwecklos machen würde. 
 
  Bezüglich der Talente-Datenbank, die alle verfügbaren personenbezogenen Daten 
und  Leistungsdaten  aller  EPSO-Kandidaten  beinhaltet,  müssten  zumindest  alle 
personenbezogenen  Daten  zurückgehalten  werden  in  Folge  der  Ausnahmeregel 
von  Artikel 4  Absatz 1  Buchstabe b  der  Verordnung  Nr. 1049/2001,  welche 
besagt, dass  die Organe den Zugang zu Dokumenten [verweigern], durch deren 
Verbreitung  der  Schutz  der  Privatsphäre  und  der  Integrität  des  Einzelnen, 
insbesondere  gemäß  den  Rechtsvorschriften  der  Gemeinschaft  über  den  Schutz 
personenbezogener Daten, beeinträchtigt würde.  
 
Infolgedessen  erscheint  es  uns  –  unbeschadet  der  künftigen  Entscheidung  der 
Kommission  zu  dieser  Frage  –  dass  teilweiser  Zugang  in  Betracht  gezogen 
werden müsste für die Datensätze die anhand einer routinemäßigen Suchabfrage7 
extrahiert werden können. Das Gewähren von teilweisem Zugang würde unserer 
Ansicht nach allerdings einen unverhältnismäßigen Arbeitsaufwand darstellen, da 
die Kommission 4 200 Dateien identifizieren / auswählen, extrahieren, speichern, 
untersuchen, schwärzen / bearbeiten und zusammenstellen müsste. 
 
                                                 
6   T‑516/14 P. p. XX 
7   Die  Extraktion  von  Daten  aller  existierenden  EPSO-Konten  ist  nicht  möglich  anhand  von 
routinemäßigen Vorgängen. 


 
Auf  der  Basis  von  EPSO  durchgeführten  Simulationen,  haben  wir  die 
 
anfallende  Arbeitslast  abgeschätzt.  Lediglich  die  Auswahl,  das  Extrahieren  und 
 
Speichern  der  4  200  Dateien  würden  69  Arbeitstage  einer  Vollzeit-Arbeitskraft 
 
(VAK) beanspruchen. Die folgenden Schritte wären notwendig: 
  Das  Extrahieren  anhand  von  normalen  oder  routinemäßigen  Vorgängen 
kann nur per Auswahlverfahren durchgeführt werden, und dann per Stufe / 
Schritt  für  jedes  Auswahlverfahren.  Ein  Auswahlverfahren  besteht, 
abhängig  vom  Typ,  aus  bis  zu  sieben  Stufen  (sogenannte  Meilensteine
welche jeweils bis zu zehn sogenannte step stones (etwa, kleinste Schritte
beinhalten.  Diese  step  stones  sind  die  Teile  welche  extrahiert  werden 
können  (in  diesem  Schreiben  bezeichnet  als  Dateien).  Die  step  stones 
werden  im  Excel-Format  als  temporäre  Dateien  extrahiert,  benannt  und 
gespeichert; 
  Die geschätzte Arbeitslast um auf die Talente-Datenbank zuzugreifen, ein 
Auswahlverfahren 
sowie 
die 
entsprechende 
Stufe 
und 
Schritt 
auszuwählen,  die  Datei  zu  extrahieren  und  per  Stufe  /  Schritte  zu 
speichern, liegt bei sieben bis zwölf Minuten (abhängig von der Größe des 
Auswahlverfahrens); 
  Für das Extrahieren und Speichern aller step stones der Auswahlverfahren 
von  2014  und  2015,  also  1  395  Dateien,  auf  der  Basis  einer  Mindest-
Schätzung  von  weniger  als  8  Minuten  für  einen  step  stone,  würden  23 
Arbeitstage einer VAK benötigt werden; 
  Auf  der  Basis  dieser  Schätzungen  würde  das  Extrahieren  und  Speichern 
aller  dieser  Datensätze  die  durch  normale  oder  routinemäßige  Vorgehen 
extrahiert werden können, für die Jahre 2010 – 2015, also 4 200 Dateien, 
69 Arbeitstage einer VAK in Anspruch nehmen; 
  Dabei  muss  hinzugefügt  werden,  dass  insbesondere  bei  widerkehrenden 
(zyklischen
z.B. 
jährlichen) 
Auswahlverfahren 
die 
eine 
hohe 
Kandidatenzahl  (bis  zu  50  000)  mit  sich  bringen,  das  System  beim 
Extrahieren  Probleme  bereiten  kann  und  mehrere  Versuche  für  einen 
erfolgreichen  Extraktionsvorgang  notwendig  sind,  oder  gar  IT-Experten 
herangezogen werden müssen. 
 
Bei dieser Schätzung muss beachtet werden, dass das Extrahieren und Speichern 
 
der  4  200  Dateien  tatsächlich  länger  dauern  würde  als  jene  69  Arbeitstage,  weil 
 
die  Kommission  nicht  in  der  Lage  ist,  einen  Kommissionsmitarbeiter  für  einen 
 
solch langen Zeitraum ausschließlich mit dieser Aufgabe zu betrauen. 
 
Außerdem  würde  das  Gewähren  von  teilweisem  Zugang  eine  wesentliche 
 
zusätzliche  Arbeitslast  hervorrufen.  Die  4  200  Dateien  müssten  gründlich 
 
gescannt  werden  um  all  jene  Informationen  auszumachen  die  möglicherweise 
 
unter eine der  Ausnahmeregeln  von  Verordnung  1049/2001  fallen.  Ferner 


 
müssten  all  jene  schützenswerten  Teile  genau  festgestellt  und  anschließend 
 
anhand einer   Spezialsoftware oder manuell (Drucken – Schwärzen – Scannen – 
 
erneutes  Speichern)  geschwärzt  werden.  Letztlich  würde  auch  beachtliche 
 
Sekretariatsarbeit 
anfallen, 
z.B. 
Sammeln 
aller 
Dateien 
an 
einem 
 
Aufbewahrungsort, Auflistung der Dokumente, Überprüfung der Vollständigkeit, 
 
Vorbereitung  der  Übersendungsweise  (z.B.  CD-Rom),  etc.  Die  geschätzte 
 
zusätzliche Arbeitslast für die vorgehenden Vorgänge beträgt mindestens   88 
 
Arbeitstage einer VAK. 
Sofern ein Antrag eine sehr große Anzahl von Dokumenten betrifft, sieht die Verordnung 
1049/2001  jedoch auch  die Möglichkeit vor, sich mit  dem  Antragsteller  zu beraten, um 
zu einer angemessenen Lösung zu gelangen. Artikel 6 Absatz 3 lautet wie folgt: „Betrifft 
ein  Antrag  ein  sehr  umfangreiches  Dokument  oder  eine  sehr  große  Zahl  von 
Dokumenten, so  kann sich das  Organ mit  dem Antragsteller informell beraten, um eine 
angemessene Lösung zu finden
.” 
Auf dieser Grundlage möchten wir Sie gerne bitten, Ihren Antrag auf eine geringere und 
somit bearbeitbare Anzahl von Dokumenten zu beschränken. In diesem Sinne bitten wir 
Sie auch die bereits angefallene Arbeitslast zu berücksichtigen, nämlich u.a.: 
  Überprüfung des Erstbescheides von EPSO bezüglich Ihres Antrags,  
  eine erneute, gründliche Suche der angeforderten Dokumente,  
  Identifizierung der Dokumente die unter teilweisen Zugang fallen könnten (und 
die dafür benötigte Koordination mit anderen Diensten (EPSO, DIGIT), 
  Berechnung der dafür anfallenden Arbeitslast auf der Basis einer Simulation, 
  Übersetzung dieses Schreibens. 
 
Tatsächlich wurde damit die nach Verordnung 1049/2001 verfügbare Zeitspanne für die 
Bearbeitung  eines  Antrags  von  15  +  15  Arbeitstagen  bereits  überstiegen8.  Im  Einklang 
mit  dem  Prinzip  guter  Verwaltungspraxis  bieten  wir  dennoch  an,  trotz  dieser  bereits 
angefallenen  Arbeitslast,  Ihren  Antrag  im  Falle  einer  noch  geringen  ausstehenden 
Arbeitslast weiterzubearbeiten. 
Wir  bitten  Sie  um  eine  zeitnahe  Antwort  auf  diesen  Antrag  zur  Präzisierung  Ihres 
Antrags  für  Dokumentenzugang  und  Beschränkung  seines  Umfangs,  jedoch  spätestens 
innerhalb von fünf Arbeitstagen, entweder: 
  per E-Mail an: [adresse e-mail]  
oder 
                                                 
8   In  diesem  Zusammenhang  merken  wir  ferner  an,  dass  es  sich  hierbei  nur  um  einen  von  drei  Teilen 
Ihres Gesamtantrags auf Dokumentzugang wie unter Aktenzeichen  GESTDEM 2015/3538 registriert, 
handelt.  Auch  wenn  die  drei  Teile  Ihres  Gesamtantrags  soweit  möglich  eigenständig  bearbeitet 
werden,  ist  der  große  Umfang  des  Gesamtantrags  dennoch  zu  berücksichtigen  (z.B.  dieselben 
Sachbearbeiter für die drei Teile Ihres Gesamtantrags, inhaltlicher Zusammenhang der Teile, etc.)  


  postalisch an:  
European Commission 
Secretary-General 
Transparency unit SG-B-4 
BERL 5/327 
B-1049 Bruxelles 
Für Rückfragen zu diesem Antrag stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung: 
  E-Mail: [adresse e-mail]  
 
 
Sollten  wir  keine  Rückmeldung  innerhalb  von  fünf  Arbeitstagen  erhalten,  werden  wir 
unsererseits  den  Umfang  Ihres  Antrags  auf  eine  angemessene  Weise  und  unter 
Berücksichtigung des bereits angefallenen Arbeitsaufwands beschränken. 
Im Voraus vielen Dank für Ihre Verständnis. 
 
Mit freundlichen Grüßen 
 
Martin Kröger 
 Referatsleiter 
 
Anhang (4): 
  Contract Notice for Procedure EPSO/02/PR/2008/104 (Delivery of computer-
based tests (CBT) in EU staff selection process); 
  Contract  Award  Notice  for  Procedure  EPSO/02/PR/2008/104  (Delivery  of 
computer-based tests (CBT) in EU staff selection process); 
  Contract notice for Procedure EPSO/02/PO/2009/065 (Creation of a database 
of test forms containing abstract/inductive reasoning test items); 
  Contract Notice for Procedure EPSO/02/PR/2009/122  (Professional 
skills 
for Assistants 3 Lots). 
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