Ceci est une version HTML d'une pièce jointe de la demande d'accès à l'information 'Database containing Commissioner's Expeneses'.


Ref. Ares(2016)767823 - 12/02/2016
 
EN 
EN 
 
   EN 

 
COMMISSION OF THE EUROPEAN COMMUNITIES 
 
Brussels, 18.11.2008 
C(2008) 6215 final 
  
COMMISSION DECISION 
of 18.11.2008 
General implementing provisions adopting the Guide to missions for officials and other 
servants of the European Commission 
 
 
EN 
 
   EN 

 
COMMISSION DECISION 
of 18.11.2008 
General implementing provisions adopting the Guide to missions for officials and other 
servants of the European Commission 
THE COMMISSION OF THE EUROPEAN COMMUNITIES, 
Having  regard  to  the  Staff  Regulations  of  officials  of  the  European  Communities  and  the 
Conditions  of  employment  of  other  servants  of  the  European  Communities  laid  down  by 
Council  Regulation  (EEC,  Euratom,  ECSC)  No 259/681,  and  in  particular  Article 71  of  the 
Staff Regulations, concerning the reimbursement of expenses incurred in the course of or in 
connection with the performance of duties, and Articles 11 to 13a of Annex VII to those Staff 
Regulations, 
Having  regard  to  the  Commission  Decision  (C(2004)1313)  of  7  April  2004  adopting  the 
Guide to missions for officials and other servants of the European Commission, 
After consulting the Staff Regulations Committee and the Staff Committee,  
HAS DECIDED AS FOLLOWS: 
Article 1 
The  new  version  of  the  Guide  to  missions  for  officials  and  other  servants  of  the  European 
Commission contained in the Annex is hereby approved. 
Article 2 
These  provisions  repeal  and  replace  the  Decision  of  7  April  2004  adopting  the  Guide  to 
missions.  
Article 3 
These provisions shall enter into force on 1 January 2009. 
Done at Brussels, 18.11.2008. 
 
For the Commission 
Siim KALLAS 
Vice-President 

                                                 

OJ L 56, 4.3.1968, p.1. Regulation as last amended by Council Regulation (EC, Euratom) No 723/2004 
(OJ L 124, 27.4.2004, p. 1). 
EN 

   EN 

 
ANNEX 
GUIDE TO MISSIONS 
 
FOR OFFICIALS AND OTHER SERVANTS 
OF THE EUROPEAN COMMISSION2 
adopted by the Commission Decision of ……… 
The previous Decisions adopted by the Commission 
ARE HEREBY REPEALED 
This Guide to Missions replaces that adopted by the Commission Decision of 7 April 2004.  
 
The provisions of this Guide apply to missions by  Commission  staff based at  headquarters.  Additional 
provisions may, if necessary, be adopted for staff in Delegations. 
 
 
Information on the protection of personal data: the arrangements for managing missions have 
been notified to the Data Protection Officer in accordance with Regulation (EC) No 45/2001 
of the European Parliament and of the Council of 18 December 2000. 
For more information, see: http://www.cc.cec/pers_admin/missions/dpo-notification.pdf. 
INTRODUCTION 
What  are  missions?  Whenever  officials  or  other  members  of  staff  are  required  to  travel 
away from their place of employment3 for the requirements of the service, this constitutes a 
mission. Every mission requires a travel order. 
 
                                                 

The details given in this Guide, including details of the insurance contract, the credit card contract, people to contact 
and internet links, as well as legislative and factual details, are provided for information only and may change. If you 
are  going  on  mission,  please  consult  the  updated  version  of  the  Guide  and  annexes  on  the  following  website: 
http://www.cc.cec/pers_admin/missions/guide_en.pdf.  

Place  of  employment:  Any  travel  at  the  place  of  employment  does  not  constitute  a  mission.  The  main  places  of 
employment are Brussels, Luxembourg, Ispra, Petten, Karlsruhe, Geel, Seville and Grange. Travel within the Brussels 
Capital Region or to the Interinstitutional Centre in Overijse or the archives in Zaventem or Kortenberg constitutes 
travel  at  the  place  of  employment.  It  does  not  require  a  travel  order  and  is  not  reimbursed.  In  Luxembourg,  travel 
between  the  various  buildings  occupied  by  the  European  Institutions  does  not  require  a  travel  order  as  all  those 
buildings are deemed to be located at the place of employment.  
EN 

   EN 







 
WHO DOES WHAT? 
  Members of staff  going  on mission: the help of  the travel  agency  and, where necessary, the PMO’s 
Missions  Unit,  staff  members  going  on  mission  must  submit  to  their  immediate  superiors  and 
authorising  officers  a  mission  programme  which  allows  them  to  carry  out  their  professional 
engagements in the most cost-effective manner. In particular, they must inform authorising officers of 
any possible alternatives in terms of means of transport, the conditions and rates applicable, the price 
of the proposed journey and the travelling time, and of any exceptional arrangements involving extra 
costs, so that authorising officers can give their informed consent. Priority should be given to public or 
shared transport4 (train, shuttle, official/hire car with driver) in view of its low environmental impact, 
especially  for  transfers  to  airports/railway  stations.  Staff  going  on  mission  must  inform  the  travel 
agency  what  the  precise  mission  arrangements  are  and  how  flexible  the  tickets  need  to  be.  Staff 
members can obtain further information from the missions administrators (GEMI) in their DGs. 
  The immediate superior decides whether the mission is politically and administratively appropriate and 
certifies that the declaration of expenses is accurate. 
  The  authorising  officer  certifies  the  political  and  administrative  appropriateness  of  the  mission  and 
approves  the  costs  involved,  confirming  that  the  mission  itinerary  serves  its  purpose  in  the  most 
cost-effective manner, taking account,  among other things, of the means of transport to be used, the 
travel time, the fare conditions, notably with regard to ticket flexibility, and the interests of the service. 
The authorising officer must check that staff members going on mission pay the travel agency for any 
additional costs related to detours made for private reasons and notified to the authorising officer. 
  The PMO (authorising officer by delegation for payments) is available to advise authorising officers 
and staff going on mission before any decision is taken. It is the PMO’s duty to inform the authorising 
officer  in  good  time  of  any  matter  of  importance  which  might  compromise  sound  financial 
management of appropriations. It may therefore ask the authorising officer to review a decision taken 
in advance and reconfirm it.  
  The  Commission-approved  travel  agency  is  required  to  provide  the  member  of  staff  travelling  on 
mission with all the information necessary for organising the trip so that the official engagements of 
which it has been informed by the staff member can be performed in the most cost-effective manner 
and to issue transport tickets at the best available market price in the light of the details with which it 
has been provided.  
  As an active participant in the EMAS policy, the Commission wishes to reduce CO2 emissions 
and  therefore  encourages  the  use  of  public  or  shared  transport  whenever  possible,  taking 
account, among other  things, of the environmental impact, and strongly  encourages the use  of 
videoconferencing possibilities. 

                                                 

The Commission strongly advises staff against using their own cars when going on mission. 
EN 

   EN 

 
  
I AM GOING ON MISSION — WHAT DO I NEED TO DO? 
Before departure 
Submit and sign a travel order (http://www.cc.cec/mips/). Have it signed by your immediate superior and, 
where necessary, by the relevant authorising officer. 
Book 
your 
tickets 
through 
the 
travel 
agency 
(http://www.cc.cec/pers_admin/missions/before_dep/agencies_en.html) approved by the Commission5. 
Book 
accommodation 
if 
needed 
(http://www.cc.cec/pers_admin/missions/hotel_guide/index.cfm?langue=ENG). 
Find out what the relevant safety and insurance rules are.  
For more information, see the missions website (http://www.cc.cec/pers_admin/missions/index_en.html) 
or contact the Missions Unit. 
Note: If you do not yet have a corporate credit card, you are advised to request one via the functional 
mailbox PMO BRU LUX CARTES CREDIT (or PMO ISPRA CARTES CREDIT if you are based in 
Ispra). 
Information can be found at  
(http://www.cc.cec/pers_admin/missions/before_dep/credit_en.html) 
While on mission  
If  you have an accident or require assistance, contact the travel insurance call centre before taking any 
other 
measures 
(see 
Section 
14). 
Detailed 
information 
can 
be 
found 
at 
http://www.cc.cec/pers_admin/missions/insurance_en.html. 
                                                 

Check the details of the booking and ensure that the authorising officer has signed before you confirm the reservation. 
EN 

   EN 

 
 
On return  
Complete a statement of expenses as soon as possible and sign it. Have it signed by the line manager to 
whom  authority  has  been  delegated  and,  where  necessary,  by  the  authorising  officer  and  send  it 
immediately,  and  at  the  latest  within  three  months  of  returning  from  mission  (see  Section 11),  to  the 
Missions  Unit,  together  with  all  tickets  and  boarding  cards  and  any  originals  of  supporting  documents 
relating to expenses. 
EN 

   EN 

 
1. 
TRAVEL ORDER 
Travel orders authorise staff to travel outside their place of employment for the requirements of 
the  service.  They  should  contain  full  details  of  the  planned  mission.  They  must  specify  in 
particular the place6, purpose and programme of the mission, itineraries7, the means of transport 
used, the rate communicated and, where appropriate, the conditions applied, the expected cost, 
any detours or parts of the journey made for private reasons and any additional costs. 
In the interests of sound financial management, the financial section must contain precise details. 
Travel orders must provide authorising officers with the information they need to sign them in 
full  knowledge  of  the  facts.  When  completing  a  travel  order,  you  must  give  details  of  any 
exceptional arrangements involving extra costs and inform the authorising officer accordingly so 
that he or she can authorise them where they are justified by the requirements of the service. Any 
exceptional arrangements made for private reasons must be paid for by the staff member to the 
travel agency direct. 
For any training missions (team building, seminars, etc.) for which the costs of transport, meals 
and accommodation are borne by the Institution and for which participants incur no other charge, 
one travel order signed by the relevant authorising officer may be submitted for all participants. 
No daily subsistence allowances are payable in respect of such missions. 
1.1. 
Signing travel orders 
Notwithstanding  the  derogations  referred  to  at  1.4,  travel  orders  must  be  signed  by  the  staff 
member going on mission, his or her immediate superior and the authorising officer before the 
expenditure is committed and before the staff member departs. Any financial commitment (such 
as  booking  a  hotel  or  ticket)  entered  into  by  members  of  staff  going  on  mission  without  the 
agreement of the authorising officer will be borne by them and, if necessary, deducted from their 
salaries. 
The procedures for signing travel orders are subject to the Internal Rules on the Implementation 
of  the  Budget  of  the  European  Communities,  which  may  be  amended  each  year,  and  to  the 
Internal Rules of the Commission (in particular Article 27 laying down rules on deputising). 
For  missions  the  costs  of  which  are  met  by  a  Directorate-General  other  than  that  of  the  staff 
member concerned, travel orders should be signed by: 
– 
the immediate superior in the member of staff’s own Directorate-General, and 
– 
the  authorising  officer  in  the  Directorate-General  which  is  responsible  for  the 
mission being carried out. 
The  signing  of  the  travel  order  by  the  authorising  officer  entitles  the  staff  member  to 
reimbursement of the costs subject to the rules in force.
 
                                                 

That is, the relevant town or city. 

The  distance  between  the  place  of  employment  and  the  mission  location  is  calculated  on  the  basis  of  the  official 
national rail route or the most direct flight. 
EN 

   EN 

 
1.2. 
Consultation procedure for missions outside the EU 
The unit in the DG geographically responsible for the country concerned should be informed of 
any mission outside the European Union where the nature of the mission so permits8. 
1.3. 
Passports and visas 
PMO  can  provide  staff  going  on  mission  with  all  information  regarding  visas  and  other 
formalities required to enter and stay in the countries to be visited. Where possible, this service 
will also obtain the visas. To do so, it must receive applications and passports at least eight days 
before the planned departure date (at least two weeks if several visas are required).  
The passport must be valid for at least six months after the end of the mission (as required by 
most countries) and must contain a sufficient number of blank pages. 
Only the cost  of the visas and related  costs only are  reimbursed on presentation  of supporting 
documents.  The  costs  of  obtaining  a  passport  and  other  related  expenses,  such  as  for 
photographs, are not reimbursed. 
1.4. 
Authorising expenditure and exceptions  
It  is  up  to  authorising  officers  to  manage  the  resources  for  which  they  are  responsible.  In 
particular, they must evaluate whether or not missions and requests for exceptions submitted by 
staff going on mission are justified in the event of any exception to the general rules applicable, 
having  regard to the requirements of the service and in  conformity with the financial  rules, in 
particular on economy  and cost  effectiveness.  They may, where necessary, consult  the PMO’s 
Missions Unit.  
The  authorising  officer  by  delegation  for  payments  (the  PMO)  must  inform  the  authorising 
officer in good time of any matter of importance which might compromise sound management of 
appropriations and must draw the authorising officer’s attention to the different options allowing 
the needs of the departments to be met and to the costs involved in each case. 
1.5. 
Registration fees for congresses, conferences, seminars, etc. 
Registration  fees  for  seminars,  conferences,  congresses,  etc.  attended  at  the  request  of  a 
Directorate-General in the interests of the service are reimbursed. 
Officials on mission should pay such expenses on the spot using their corporate credit card.  
Where the credit card cannot be used, the PMO may either grant an advance (see Section 2) to 
cover the registration fees to be paid on the spot or make a direct payment.  
The finalised programme, detailed invoice and proof of payment must be attached to the 
statement of expenses.
 
Registration  fees  for  seminars,  conferences,  congresses,  etc.  for  personal  training  purposes  are 
not considered to be mission expenses and must be charged to the appropriations for ―training 
courses  and  traineeships‖.  Staff  working  at  the  JRC  should  contact  the  relevant  department  at 
their place of employment.  
Applications  for  the  reimbursement  of  registration  fees  for  conferences  at  the  place  of 
employment should be sent to the appropriate administrative unit in the DG.  
                                                 

Where  OLAF  is  concerned,  it  may  be  necessary  to  deviate  from  this  principle  if  the  secrecy  of  the  investigation 
requires it in accordance with the legislation applicable to OLAF. 
EN 

   EN 

 
2. 
CORPORATE CREDIT CARD AND ADVANCES ON MISSION EXPENSES 
2.1. 
Corporate credit card 
The credit card which the Commission provides free of charge to staff going on mission should 
be  the  preferred  means  of  paying  for  mission  expenses  (hotels,  restaurants,  congresses, 
conferences, local  transport,  taxis,  etc.). Payments  using the card  are debited 60 days after the 
end of the month in which the payment was made from the account into which the cardholder’s 
salary is paid and mission expenses reimbursed. 
A  credit  limit  of  EUR 5 000  has  been  placed  on  use  of  the  card.  This  limit  may  be  increased 
temporarily on application by the card holder, stating reasons, to the Head of the Missions Unit 
in the PMO. When mission expenses incurred using the corporate credit card are reimbursed, the 
exchange  rates  applied  are  automatically  increased  by  the  rate  applied  by  the  issuing  bank  to 
ensure that staff are paid an amount approximating as closely as possible to that debited by the 
credit card company. 
Credit  cards  are  issued  after  a  contract  has  been  signed  between  the  staff  member  going  on 
mission  and  the  credit  card  issuer  selected  by  the  Commission.  The  PMO  must  approve  each 
request. The card issuer must process personal data in accordance with the national legislation 
transposing  Directive  95/46/EC  and  demonstrate  to  the  Commission  departments  and  the 
individual staff members concerned that this is the case. 
The staff member remains directly liable for any amounts not paid to the card issuer. 
For more information, see http://www.cc.cec/pers_admin/missions/before_dep/credit_en.html. 
2.2. 
Advances 
Staff members who do not wish to use a corporate credit card may request an advance for any 
mission of more than three days for which they expect to bear expenses of more than EUR 1 000.  
Corporate credit card holders may also request an advance in situations where the card cannot be 
used (e.g. technical constraints, long-stay missions, advance payments, etc.). 
In no circumstances can advances exceed 80% of the estimated total expenditure indicated in the 
travel order. 
Any sums paid by way of an advance will be deducted from the amounts reimbursed to cover 
mission expenses. 
2.3. 
Advances not used 
If an advance has been paid to a member of staff for a mission that is subsequently cancelled, the 
amount of the advance is to be automatically deducted from a subsequent salary payment. 
3. 
TRANSPORT 
3.1. 
General rules 
Staff  travelling  on  mission  must  use  the  most  appropriate  and  cost-effective  means  of  transport  for 
achieving the purposes of the mission in the interests of the service. Particular attention should be paid to 
the degree of flexibility  required for the tickets  booked through the travel  agency in  view of the direct 
bearing this has on the rates applied. For missions that are organised well in advance and are unlikely to 
be cancelled, staff should book their tickets at the earliest opportunity in order to take advantage of the 
best rates offered by the agency. 
EN 

   EN 

 
All travel is deemed to start at the place of employment. Staff going on mission are directly and 
personally  responsible  for  any  excess  costs  arising  from  detours  made  for  private  reasons, 
including departures from and/or returns to any other place, and are responsible for reporting the 
excess  cost  involved  and  paying  for  it  by  credit  card  directly  to  the  agency  at  the  time  of 
booking.  
Travel expenses incurred for the purposes of a mission are reimbursed exclusively on the basis of 
the  cost  of  the  most  appropriate  and  cost-effective  means  of  transport  between  the  place  of 
employment  and  the  place(s)  of  mission.  Reimbursement  will  take  account  of  the  times  of 
meetings and will be based on the best rates available from the preferential rates negotiated and 
other fares available through the approved travel agency. 
For  members  of  staff  with  a  disability  recognised  by  the  Commission's  medical  service,  their 
circumstances will be taken into account in determining the most appropriate means of transport 
and the terms of travel.  
In  all  cases,  it  is  up  to  line  managers  to  designate  the  most  suitable  staff  member  for  each 
mission, taking account of the conditions in which it will be performed. 
All tickets should preferably be issued electronically. 
3.2. 
Commission-approved travel agency (see Annex II)  
The travel agency assists staff going on mission in organising their missions as efficiently as possible at 
the best conditions available on the market.  
The  approved  travel  agency  must  provide  the  different  rates  available,  taking  account  of  the 
requirements of the mission as indicated by the  member of staff  going on mission, so that the 
staff member concerned and the authorising officer can reach a decision in full knowledge of the 
facts. No one may be obliged to spend the weekend preceding or following the mission at the 
place of mission for the sole purpose of obtaining a cheaper ticket. The approved agency must 
provide any information, verbally or in writing, needed for the organisation of the mission and 
will deliver tickets and other documents as quickly as possible.  
Staff  going  on  mission  who  use  another  travel  agency  will  be  reimbursed  no  more  than  the 
amount  equal  to  the  best  rate  available  from  the  approved  agency.  In  cases  of  force  majeure, 
costs  over  and  above  the  approved  agency’s  rates  will  be  reimbursed  where  the  relevant 
authorising officer has granted a derogation. 
3.3. 
Travel by rail 
Travel  expenses  are  reimbursed  on  presentation  of  supporting  documents  on  the  basis  of  the 
first-class rail fare, including the cost of seat reservations and any supplements. Any rail ticket 
that cannot be reimbursed and has not been issued to a named traveller can be used by a member 
of staff other than the person for whom it was reserved provided that this is mentioned in both 
files. 
3.4. 
Travel by air 
As  the  agency  is  unable  to  issue  tickets  for  "low-cost"  companies,  which  may  provide  an 
efficient  solution  for  certain  destinations,  staff  going  on  mission  may  make  reservations  and 
payment directly by Internet9 and claim reimbursement on their statement of mission expenses 
(see Section 11 — Statement of expenses). 
                                                 

The corporate credit card may be used for this purpose. 
EN 
10 
   EN 

 
(1) 
Air travel may be booked: 
(a) 
in economy class or equivalent, at the lowest available rates, taking into account 
the times of meetings and/or special features of the mission, for all segments that 
involve less than four hours continuous flying time; 
(b) 
in business class or equivalent, at  the lowest  available rates, taking into account 
the  times  of  meetings  and/or  special  features  of  the  mission,  if  the  journey 
includes at least one segment involving at least four hours continuous flying time; 
(c) 
in first class if the member of staff is accompanying a Member of the Commission 
travelling first class and in the circumstances referred to at (b) if business class is 
not available. 
(2) 
Tiring journeys 
– 
Where a journey involves a time difference of more than four hours, a day’s rest is 
allowed at the place of the mission before official engagements begin. 
(3) 
Overbooking 
If boarding is denied, staff members are required to take all possible measures so that the agency 
will be able to take action against the airline concerned (see Section 15 — Rights of passengers). 
(4) 
Miscellaneous 
Where staff need to transport heavy and/or bulky documentation or equipment by air, an MCO 
(Miscellaneous  Charge  Order)  for  excess  baggage  can  be  obtained  on  the  approval  of  the 
authorising officer. 
3.5. 
Travel by car  
The use of a car is authorised where, in view of the specific features of the mission, it improves 
the  cost  effectiveness  of  travel  and/or  of  the  mission  itself,  particularly  where  the  vehicle  is 
shared by a number of colleagues. 
Car hire 
Staff 
going 
on 
mission 
may 
reserve 
hire 
cars 
(form: 
http://www.cc.cec/pers_admin/missions/location_en.html#location)  through  the  approved  travel 
agency  or  directly  with  a  hire  company.  The  category  of  vehicle  must  correspond  to  the 
requirements  of  the  mission,  taking  account  of  the  number  of  passengers,  the  distance  to  be 
travelled and the place of mission. 
Should  it  prove  necessary  to  hire  a  car  in  the  course  of  a  mission,  staff  on  mission  may  hire 
directly from one of the hire companies approved by the Commission. 
Official car 
Within the general rules set out in Section 3.1., Commission staff may use official cars to transport people 
and 
goods. 
The 
terms 
of 
use 
are 
laid 
down 
for 
Brussels 
by 
the 
OIB 
(http://www.cc.cec/pers_admin/building_bxl/transp/serv_car_en.html)10 and for Luxembourg by the OIL 
(http://www.cc.cec/oil/oil_externe/index_en.htm). 
                                                 
10 
Reference documents: Arrangements for application of the Commission Decision of 29 July 1996 laying down rules 
on  the  operation  of  the  Commission's  motor  vehicle  fleet,  and  Arrangements  for  the  use  of  official  cars  by 
Commission  staff (No 50-2003/15 July 2003);  Commission Decision on the  duties of Commission drivers (No 71-
2004/22 June 2004).
  
EN 
11 
   EN 

 
3.6. 
Private car 
The Commission strongly advises staff against using their own cars when going on mission. 
Members of staff who choose to use their own cars for mission-related travel remain fully liable for any 
accidents  involving  their  vehicle  and  for  any  traffic  offences.  The  Commission  will  not  accept  any 
requests for compensation or reimbursement.  
Members of staff going on mission are required to use appropriate, safe and properly serviced 
vehicles and to comply with the relevant safety rules: rest times, highway code, etc. 
Travel by private car for professional reasons 
Where use of a private car is necessary for professional reasons, travel costs are reimbursed on the basis 
of  the  first-class  rail  fare.  However,  when  staff  members  carry  out  missions  in  special  circumstances 
where  there  are  definite  disadvantages  to  any  alternatives,  authorising  officers  may  decide  to  grant  the 
staff members concerned a kilometre allowance11. In such cases, other expenses (motorway tolls, parking, 
ferry crossings, etc.) can also be reimbursed on presentation of the corresponding supporting documents.  
Travel by private vehicle for personal reasons 
Use of any private vehicle (car, motorbike, plane, etc.) is reimbursed up to the price of the most suitable 
means  of  transport.  If  several  people  travel  together  in  one  vehicle,  only  the  person  in  charge  of  the 
vehicle  will  receive  travel  expenses.  Where  the  use  of  a  vehicle  for  personal  reasons  lengthens  the 
mission, subsistence costs (daily subsistence allowances and accommodation costs) will be calculated on 
the basis of the duration of the journey using the most suitable means of transport.  
3.7. 
Travel by boat  
The appropriate class and cabin supplements will be authorised in accordance with the needs of 
the  service  and  in  line  with  the  length  and  cost  of  the  trip  and  considerations  of  cost 
effectiveness. 
3.8. 
Shuttles and taxis 
The  Commission  encourages  the  use  of  public  transport.  Staff  are  reminded  that  a  shuttle  bus  service 
(http://www.cc.cec/pers_admin/building_bxl/transp/public_en.html)  runs  between  the  Commission’s 
main Brussels sites and the airport. Staff should preferably use this service, if necessary in combination 
with a taxi or any other means of public transport.  
Airport transfers are reimbursed on request at the price of the shuttle service (OIB) or on presentation of 
supporting documents. 
Taxis may be used for transfers to airports or stations at the place of employment or the place of mission 
where public transport is not a suitable alternative (for example, for safety reasons) as confirmed by the 
authorising officer by means of his or her signature on the travel order or statement of expenses. Expenses 
on  taxis  are  reimbursed  on  presentation  of  the  original  supporting  documents  duly  and  clearly 
completed
12.  
3.9. 
Parking 
–  Parking expenses are reimbursed on the same terms as expenses on taxis. 
                                                 
11 
The current rate is EUR 0.22 per kilometre. 
12 
Giving the name of the taxi firm. In the absence of original supporting documents, a solemn statement countersigned 
by the authorising officer by delegation can be submitted. 
EN 
12 
   EN 





 
3.10. 
Unused tickets 
Air tickets must be cancelled immediately by sending an e-mail to the travel agency. 
Unused  or  partially  used  (non-electronic)  rail  tickets  must  be  returned  to  the  travel  agency  as 
quickly as possible. The documents concerned should be handed in to the travel agency in return 
for a receipt (do not send tickets by mail), which should be attached to the statement of mission 
expenses. 
Partially used rail tickets must be cancelled at the station where the journey is interrupted and the 
fact that they have not been used should be indicated on them. 
If staff have not been able to cancel unused tickets, the application for reimbursement must be 
justified and countersigned by the authorising officer. 
4. 
DAILY SUBSISTENCE ALLOWANCES 
(See tables in Annex I) 
4.1. 
Calculation 
Daily subsistence allowances are calculated according to the length of the trip: 
  six  hours  or  less:  20%  of  the  daily  allowance  and  any  transport  costs  on  the  basis  of 
supporting documents, up to EUR 0.22/km if a private car is used or the first-class rail fare if 
the staff member travels by train; 
  more than six hours but not more than twelve hours: half the daily allowance; 
  more than twelve hours, but not more than twenty-four hours: the daily allowance; 
  each successive 12-hour period: half the daily allowance. 
The daily allowance rates are subject to periodic review. 
The following give entitlement to daily allowances: 
–  rest days granted by the Commission under the rules on tiring journeys (see Section 3.4(2)); 
–  days spent at the place of mission between meetings, where justified by the requirements of 
the mission and where cost-effective. 
4.2. 
Expenses covered  
The daily subsistence allowance is paid as a flat-rate amount and covers breakfast and the two 
main meals, and any other personal daily expenses, including local transport. 
Any  other  expenses  incurred  in  the  interests  of  the  service  (e.g.  photocopies,  telephone  calls, 
Internet,  costs of exchange transactions, inter-city travel,  etc.) or in the event of force majeure 
will be reimbursed on the basis of a decision signed by the authorising officer and accompanied 
by the relevant supporting documents. 
4.3. 
Long-stay missions 
A mission lasting more than four consecutive weeks in the same place is regarded as a long-stay 
mission. For such missions, daily allowance rates and maximum hotel prices may be reduced by 
one quarter on the prior decision of the authorising officer. 
Missions  on  ―fellowships‖  allowing  certain  officials  to  teach  or  carry  out  research  in  certain 
schools and universities for a maximum of nine months are subject to special rules set out by the 
EN 
13 
   EN 

 
Training 
Unit 
of 
DG ADMIN 
and 
available 
at 
http://www.cc.cec/pers_admin/training_bxl/catalogue/fellowships_eisen_en.html. 
5. 
ACCOMMODATION 
5.1. 
General rules  
Accommodation costs are reimbursed together with the daily subsistence allowance. 
Wherever possible, staff should book accommodation through the hotel database (Annex VI). If 
necessary, they can seek assistance from the travel agency. Accommodation is reimbursed within 
the ceilings laid down (Annex I). 
Staff going on mission are required to stay in facilities formally serving that purpose. Evidence 
of payment (hotel bills or equivalent) must comply with local tax legislation. 
Such  evidence  must  be  attached  to  the  statement  of  expenses  and  must  state  separately  any 
breakfast taken as breakfast is, by default, covered by the daily subsistence allowance.  
5.2. 
Exceptions concerning hotel expenses 
Any costs in excess of the ceiling must be justified by the authorising officer. 
5.3. 
Accompanied travel 
If staff going on mission share their hotel room with someone not involved in the mission, they 
must ask for the single room rate to be indicated on the hotel bill. Failing this, 25% of the price 
of the double room will be deducted from the amount billed. 
5.4. 
Cancellation 
In the event of the cancellation, postponement or alteration of a reservation, staff must inform the 
approved  travel  agency  or  hotel  chain  concerned  immediately  in  writing  (fax  or  e-mail)  (see 
Section 8.1). 
Where  cancellation  fees  are  due  as  a  result  of  negligence  on  the  part  of  the  member  of  staff 
concerned,  he  or  she  will  be  liable  for  the  expenses  incurred,  except  in  the  case  of  a  duly 
substantiated decision by the authorising officer. 
6. 
EXPENSES  PAID  BY  ORGANISERS;  ACCOMMODATION  AND  MEALS  PROVIDED 
BY OTHERS 
–  Before  the  mission,  the  authorising  officer  by  delegation  must  check  that  there  are  no 
potential  conflicts  of  interest  and  confirm  accordingly  on  the  travel  order.  Tickets  must  be 
provided  to  the  staff  going  on  mission  by  the  organisers  or  paid  for  directly  by  the  staff 
member concerned. In the latter case, staff should be aware that they make such payments at 
their own risk and that the Commission cannot reimburse such costs if the organisers fail to 
do so. 
–  If a Community Institution, an administration or an outside organisation covers the costs of 
meals, accommodation and/or subsistence, this should be mentioned on the travel order and 
without  fail  on  the  statement  of  expenses  (indicating  the  number  of  meals/overnight  stays 
provided  per  place  of  mission).  In  such  cases,  the  daily  allowance  will  be  reduced 
accordingly.  The  allowance  is  reduced  by  30%  for  each  meal  provided,  and  by  15%  for 
EN 
14 
   EN 

 
breakfast13.  In  exceptional  cases,  the  authorising  officer  by  delegation  may  decide,  in 
agreement with the member of staff concerned, not to grant a daily allowance. 
–  Any  fees  paid  by  an  outside  organisation  should  be  declared  on  the  travel  order  and/or  the 
statement  of  expenses  and  will  be  deducted  from  the  balance  for  the  mission  (see  also 
Section 12 on gifts). The authorising officer by delegation must certify that the mission has 
been carried out. To this end, all relevant documentary evidence14 must be enclosed with the 
statement of expenses. 
                                                 
13 
If colleagues treat one another to meals on a private basis, this does not have to be declared.  
14 
Examples  of  relevant  documentary  evidence  would  be:  the  invitation  from  the  organisers,  with  their  full  contact 
details, the official programme of the event, the list of participants, an attendance certificate, a letter of thanks from 
the organisers or, in the absence of any other supporting document, a solemn statement signed by the member of staff 
concerned. 
EN 
15 
   EN 

 
7. 
DURATION OF A MISSION 
The duration of a mission is calculated from the time of departure of the means of transport used 
to the time of its arrival on return to the place of employment. 
Travel must be organised so that the mission lasts as short a time as possible given the means of 
transport used and is as cost-effective as possible. 
The daily allowance is to be calculated on the basis of official published timetables, the starting 
and finishing times of meetings and the means of transport and type of tickets used. 
Solely for the purpose of settling mission expenses, 30 minutes are automatically added to the 
departure and arrival times for journeys by train and two hours before take-off and after landing 
for journeys by air15.  
In  the  case  of  a  one-day  mission,  the  duration  of  the  mission  should  not,  in  principle,  exceed 
12 hours.  
Similarly, the total working day (on mission and at the office) on the day of departure and the 
day of return should not exceed 12 hours. 
Staff going on mission cannot be obliged, either at the place of employment or at the place of 
mission, (not including the extra time added for the purposes of calculating the allowances) to:  
– leave their place of  employment  or place of  mission before 07.00 (station or other transport 
type) or before 08.00 (airport);  
– arrive at the place of mission after 21.00; 
– arrive at the place of employment after 23.00 (airport, station or other transport type).  
The return journey must be commenced in principle:  
– 
in the case of travel by air, not more than three and a half hours after the 
end of the meeting;  
– 
in  the case of travel  by  any other means of transport, not  more than two 
hours after the end of the meeting.  
If the duration of the mission is extended for personal reasons (leave, weekend, public holiday, 
etc.), substitute times will be applied automatically for the outgoing and/or return journey.  
The  substitute  timetables  will  be  calculated  on  the  basis  of  the  most  appropriate  and  most 
cost-effective means of transport for the normal purpose of the mission. 
                                                 
15 
For missions by rail carried out by staff employed at the Geel JRC: departing from Brussels-Midi: three hours before 
departure  and  after  arrival;  departing  from  Antwerp-Berchem or  Eindhoven:  one  and  a  half  hours  before  departure 
and after arrival. As the Geel JRC is equidistant from Geel and Mol stations, JRC staff may start their journeys from 
either  station.  Missions  by  air:  general  rule:  three  hours  before  take-off,  two  hours  after  landing.  Exception  for 
transatlantic flights: four hours (unless exception granted by Director in the event of a mission extended on grounds of 
transport problems).  
For missions by air carried out by staff employed at Karlsruhe, three hours are added before take-off from Frankfurt, 
Stuttgart or Strasbourg airport. 30 minutes are added to the departure and arrival times for journeys by train. 
 
For missions carried out by staff employed at  the Petten JRC: one  hour is added to departure and arrival times for 
train  journeys,  three  hours  before  take-off  and  two  hours  after  landing  for  journeys  by  air,  and  four  hours  before 
take-off and two hours after landing for intercontinental flights. 
EN 
16 
   EN 

 
Rules on time taken off as compensation which may be granted within the context of missions 
and  the  scope  of  these  rules  are  laid  down  in  the  Guide  to  flexitime  available  at 
http://www.cc.cec/guide/publications/infoadm/2006/docs/ia06062annex_en.pdf. 
8. 
CHANGES TO A MISSION 
8.1. 
Before you leave  
Cancellation 
If a mission is cancelled, you must: 
–  cancel the tickets and hotel reservations immediately in writing (e-mail, fax, etc.) either via 
the  approved  travel  agency  or  by  contacting  the  transport  companies  and  hotels  concerned. 
Failure to  do so will result in  any costs incurred by the Commission  being charged to  you. 
Any rail ticket that cannot be reimbursed and has not been issued to a named traveller should 
not be sent back to the travel agency but should be attached to the statement of expenses for 
the cancelled mission; 
–  cancel the mission in MIPS; 
–  indicate any cancellation fees. 
Changes to the dates of the mission 
–  If any changes are to be made to the dates specified in the original travel order, a new travel 
order must be issued. 
–  Otherwise,  and  especially  where  the  changes  were  unexpected,  the  mission  dates  must  be 
altered in the statement of expenses as laid down in Section 8.2.  
8.2. 
During the mission 
Extension 
Missions may have to be extended on account of unforeseen circumstances. 
If  the  duration  of  the  mission  initially  indicated  on  the  travel  order  is  extended,  leading  to 
additional costs, this should be mentioned on the statement of expenses. 
Interruption or modification in the interests of the service (recall) 
All expenses incurred in relation to the mission will be reimbursed. 
Interruption or modification for personal reasons 
All costs will be met by the member of staff concerned. 
Interruption for reasons of force majeure  
Costs incurred as a result of illness, accident, early return from mission or travel assistance will 
be covered by insurance (see services offered). 
EN 
17 
   EN 

 
9. 
MISSIONS COMBINED WITH ABSENCE FOR PERSONAL REASONS 
An ad hoc signature by  the authorising officer is  required if a mission is to  be combined with 
absence for personal reasons of more than three calendar days as a result of leave, a weekend, 
non-working days or public holidays. 
10. 
MISSION INTERRUPTING A PERIOD OF LEAVE  
Where justified in the interests of the service, as substantiated by the authorising officer, all the 
costs associated with the interruption of or recall from leave will be borne by the Institution and 
treated in the same way as a mission. 
If you are called back from leave, no daily allowance will be paid at your place of employment 
and accommodation expenses will not be paid. However, if  your own residence is temporarily 
unavailable, you can make a formal declaration to that effect and, if the declaration is accepted 
by the authorising officer, accommodation expenses may be paid. 
11. 
STATEMENT OF EXPENSES 
Immediately  on  your  return  from  mission,  you  must  draw  up  a  statement  of  mission  expenses 
which  will  be  signed  by  the  line  manager  to  whom  authority  has  been  delegated  and,  where 
necessary,  by  the  authorising  officer.  Under  no  circumstances  may  this  signature  be  made 
conditional on the submission of a mission report or any other formality required by an internal 
circuit. The supporting documents must be sent without delay to the PMO’s Missions Office. 
Unless the authorising officer by delegation issues a derogation in accordance with Section 1.4, 
any  statement  of  expenses  submitted  more  than  3  months  after  the  date  of  return  from  the 
mission  will  not  be  reimbursed.  Following  a  reminder  from  the  PMO,  any  advances  or  travel 
expenses already paid will be deducted from your salary. 
Statements of expenses should be completed carefully and correctly.  
Original supporting documents to be attached to the statement of expenses 
tickets
- hotel bills or equivalent; 
- derogations, if any; 
- requests for car hire and car hire contract; 
- any other proof of expenditure for which reimbursement is requested. 
For  missions  by  air,  original  boarding  cards  must  be  attached  to  statements  of  expenses. 
Passenger  receipts  will be  required  if  a  detour  has  been  made  for  private  reasons,  if  you  have 
paid for the air ticket yourself and in the case of any dispute with an airline.  
Failure to comply with these provisions will delay reimbursement of the expenses incurred. The 
actual routes and departure and arrival times of the transport used should be indicated. 
12. 
GIFTS OR PAYMENTS OFFERED TO STAFF 
The  rules  in  this  area  are  published  and  regularly  updated  on  IntraComm 
(http://www.cc.cec/pers_admin/missions/rights_en.html). 
EN 
18 
   EN 

 
In any event, any fees or other payments received must be declared (on the travel order and/or 
the statement of expenses) and will be deducted from the total mission expenses payable or from 
your salary. 
You 
are 
also 
advised 
to 
consult 
the 
rules 
on 
ethics 

http://www.cc.cec/pers_admin/ethics/index_en.html 
13. 
SAFETY ON MISSION AND ON THE ROADS 
Staff  are  reminded  that,  when  travelling  on  mission,  they  are  solely  responsible  for  their  own 
safety and for the safety of their personal effects and the money in their possession. 
You  should  therefore  take  all  necessary  precautions,  e.g.  by  not  carrying  more  cash  than  is 
absolutely necessary. You are advised to use a credit card and should visit the "Travel Advice" 
pages to learn more about safety requirements in the countries to which you will be travelling. It 
is also a good idea to contact the Delegation in the country you will be visiting and follow their 
advice. 
The best way to travel is by public or shared transport (train, shuttle, official car or hired car with 
driver).  The  Commission  strongly  advises  staff  against  using  their  own  cars  when  going  on 
mission  (see  Section  3.6).  If  you  do  use  your  own  car  when  on  mission,  you  must  use 
appropriate, safe and properly serviced vehicles and must comply with the relevant safety rules 
(rest times, highway code, etc.).  
14. 
TRAVEL INSURANCE AND ASSISTANCE 
If  you encounter a problem during a mission, before  you do anything else16 please contact our 
insurers (see Annex IV), who are on hand 24 hours a day, and follow their instructions. 
15. 
PASSENGERS’ RIGHTS17  
If you are denied boarding, your flight is cancelled or you experience other problems, you should 
follow the procedure set out below: 
The first step is to contact a representative of the airline (usually at the airport office) who will 
record in writing your right to compensation; this will be paid immediately or within 7 days at 
the latest, in cash, by bank transfer or by cheque. Staff on mission are not permitted to accept 
travel vouchers. This compensation is in addition to being placed on the next available flight or 
to a voucher for a night in a hotel and a meal as appropriate. Under no circumstances may staff 
travelling  on  mission  volunteer  to  take  a  later  flight  at  the  airline’s  expense  if  they  have  the 
option of leaving at the time originally planned. 
If  the  delay  in  boarding  threatens  the  normal  completion  of  the  mission,  you  must  decide 
whether or not to continue the mission. 
Your statement of expenses must include the amount of compensation received (from which any 
extra costs to the Commission will be deducted), as well as any nights in a hotel or any meals 
paid for by the airline; these will be taken into account when settling the mission expenses. 
                                                 
16 
After you have obtained any immediate assistance required to deal with the problem, of course. 
17 
Regulation (EC) No 261/2004 of the European Parliament and of the Council of 11 February 2004 
(http://europa.eu.int/comm/transport/air/rights/info_en.htm,), which entered into force on 17 February 2005. 
EN 
19 
   EN 

 
If  the  airline  does  not  honour  its  obligations,  you  must,  if  possible,  obtain  a  signed 
acknowledgement in writing of this refusal addressed to the PMO which, with the assistance of 
the travel agency, will ensure that the appropriate steps are taken. 
16. 
MEDICAL ASPECTS OF MISSIONS  
16.1. 
Ill health during your mission 
If, for reasons of ill health, you are unable to carry out your mission, are obliged to extend it or 
are unable to return to your place of employment, you must inform your immediate superior and 
the institution’s Medical Service by the quickest possible means, giving your exact address and 
details of how you can be contacted directly.  
The 
rules 
on 
this 
matter 
are 
published 
on 
IntraComm 
(http://www.cc.cec/pers_admin/sick_insur/proced/index_en.html 
http://www.cc.cec/pers_admin/sick_insur/accident/index_en.html 
http://www.cc.cec/pers_admin/missions/index_en.html
). 
In the event of hospitalisation during a mission, daily mission allowances will no longer be paid; 
however, the hospitalisation costs will be reimbursed under the sickness insurance scheme.  
16.2. 
Missions to the tropics 
Staff travelling frequently on mission to the tropics or to certain other countries are advised to 
make sure that their vaccination  certificates are  up to  date, as it is often very difficult or even 
impossible to carry out vaccinations in time when they are requested at the last minute or just a 
few days before departure. 
16.3. 
Missions to countries where hygiene is a problem 
Travellers to countries where hygiene is a problem are advised to take particular care not to drink 
unsterilised water (drink bottled water). 
Staff should also be careful not to use unsterilised water for cleaning teeth or dentures. 
As a rule, you should drink bottled water or tap water purified using sterilising tablets. 
Staff should not drink unsterilised milk or eat yoghurts or unwashed (or poorly washed) fruit or 
vegetables. 
16.4. 
Staff with health problems or allergies and expectant mothers 
Staff  with  health  problems  or  allergies  and  expectant  mothers  should  draw  attention  to  their 
condition before having vaccinations of any kind or taking medication to protect against malaria. 
EN 
20 
   EN 

 
 
ANNEXES 
These Annexes contain extracts from legislative 
acts and information which may vary over time; 
they are provided here only as a guide. 
The  content  of  the  Annexes  does  not  form  an 
integral part of the Guide.  
EN 
21 
   EN 

 
ANNEX I: MISSION ALLOWANCES 
DAILY  SUBSISTENCE  ALLOWANCES  FOR  COUNTRIES  IN  THE  EUROPEAN 
UNION (Staff Regulations)
  
 
Daily subsistence allowance Hotel ceiling 
DESTINATION 
in euros 
in euros 
 
Austria 
95 
130 
Belgium 
92 
140 
Bulgaria 
58 
169 
Cyprus 
93 
145 
Czech Republic 
75 
155 
Denmark 
120 
150 
Estonia 
71 
110 
Finland 
104 
140 
France 
95 
150 
Germany 
93 
115 
Greece 
82 
140 
Hungary 
72 
150 
Ireland 
104 
150 
Italy 
95 
135 
Latvia 
66 
145 
Lithuania 
68 
115 
Luxembourg 
92 
145 
Malta 
90 
115 
Netherlands 
93 
170 
Poland 
72 
145 
Portugal 
84 
120 
Romania 
52 
170 
Slovakia 
80 
125 
Slovenia 
70 
110 
Spain 
87 
125 
Sweden  
97 
160 
United Kingdom 
101 
175 
 
EN 
22 
   EN 

 
DAILY  SUBSISTENCE  ALLOWANCES  FOR  COUNTRIES  OUTSIDE  THE 
EUROPEAN UNION 
 
(Commission Decision of 24 January 2002) 
 
Daily 
Hotel ceiling 
DESTINATION 
subsistence 
in euros 
 
allowance 
in euros 
Afghanistan  
50 
75 
Albania 
50 
160 
Algeria 
85 
85 
American Samoa 
70 
135 
Andorra* 
68.89 
126.57 
Angola 
105 
175 
Anguilla 
75 
140 
Antigua and Barbuda 
85 
140 
Argentina 
75 
210 
Armenia 
70 
210 
Aruba 
80 
185 
Australia 
75 
135 
Azerbaijan 
70 
200 
Bahamas 
75 
115 
Bahrain 
80 
195 
Bangladesh 
50 
140 
Barbados 
75 
140 
Belarus 
90 
135 
Belize 
50 
135 
Benin 
50 
100 
Bermuda 
70 
140 
Bhutan 
50 
130 
Bolivia 
50 
100 
Bonaire 
90 
185 
Bosnia-Herzegovina 
65 
135 
Botswana 
50 
135 
Brazil 
65 
180 
British Virgin Islands  
75 
140 
EN 
23 
   EN 

 
 
Daily 
Hotel ceiling 
DESTINATION 
subsistence 
in euros 
 
allowance 
in euros 
Brunei  
60 
165 
Burkina Faso 
55 
90 
Burundi 
50 
115 
Cambodia 
50 
115 
Cameroon 
55 
105 
Canada 
65 
165 
Cape Verde 
50 
75 
Cayman Islands 
60 
135 
Central African Republic 
60 
80 
Chad 
65 
145 
Chile 
70 
175 
China 
55 
155 
Columbia 
50 
120 
Comoros 
50 
85 
Congo (Democratic Republic) 
105 
140 
Congo (Republic) 
70 
115 
Cooks Island 
50 
135 
Costa Rica 
50 
140 
Côte d'Ivoire 
60 
130 
Croatia 
60 
120 
Cuba 
75 
150 
Djibouti 
65 
170 
Dominica 
75 
140 
Dominican Republic 
60 
170 
East Timor 
50 
110 
East Timor 
50 
110 
Ecuador 
50 
140 
Egypt 
65 
140 
El Salvador 
55 
125 
Equatorial Guinea 
60 
85 
Eritrea 
50 
80 
EN 
24 
   EN 

 
 
Daily 
Hotel ceiling 
DESTINATION 
subsistence 
in euros 
 
allowance 
in euros 
Ethiopia 
50 
145 
Federal Republic of Yugoslavia 
80 
140 
(Serbia and Montenegro) 
Fiji 
50 
120 
French Guyana 
55 
140 
French Polynesia 
60 
135 
Gabon 
75 
115 
Gambia 
50 
120 
Georgia 
80 
215 
Ghana 
70 
140 
Grenada 
75 
140 
Guadeloupe 
65 
115 
Guam  
60 
135 
Guatemala 
50 
125 
Guinea Bissau 
50 
90 
Guyana 
50 
160 
Haiti 
65 
125 
Honduras 
50 
125 
Hong Kong 
60 
205 
Iceland 
85 
160 
India 
50 
195 
Indonesia 
50 
145 
Iran  
55 
145 
Iraq 
60 
85 
Israel 
105 
210 
Jamaica 
60 
170 
Japan 
130 
275 
Jordan 
60 
135 
Kazakhstan 
70 
175 
Kenya 
60 
165 
Kiribati 
60 
145 
EN 
25 
   EN 

 
 
Daily 
Hotel ceiling 
DESTINATION 
subsistence 
in euros 
 
allowance 
in euros 
Kuwait 
85 
195 
Kyrgyzstan 
75 
180 
Laos 
50 
145 
Lebanon 
70 
190 
Lesotho 
50 
100 
Liberia 
85 
150 
Libya 
50 
175 
Liechtenstein 
80 
95 
Macao 
55 
95 
Macedonia 
50 
160 
Madagascar 
50 
105 
Malaysia 
50 
160 
Malawi 
50 
165 
Maldives 
50 
135 
Mali 
60 
95 
Marshall Islands 
50 
135 
Martinique 
70 
110 
Mauritania 
50 
75 
Mauritius 
60 
140 
Mayotte 
50 
110 
Mexico 
70 
185 
Micronesia  
55 
135 
Moldova 
80 
170 
Monaco* 
72.58 
97.27 
Mongolia 
70 
90 
Montserrat 
55 
140 
Morocco 
75 
130 
Mozambique 
60 
140 
Myanmar 
50 
75 
Namibia 
50 
85 
Nauru  
50 
135 
EN 
26 
   EN 

 
 
Daily 
Hotel ceiling 
DESTINATION 
subsistence 
in euros 
 
allowance 
in euros 
Nepal 
50 
135 
Netherlands Antilles 
90 
185 
New Caledonia 
55 
135 
New Zealand 
60 
125 
Nicaragua 
50 
135 
Niger 
50 
75 
Nigeria 
50 
185 
Niue  
50 
135 
North Korea (P.D.R) 
50 
180 
Northern Marianas 
70 
135 
Norway 
80 
140 
Oman 
70 
135 
Pakistan 
50 
130 
Palau 
50 
135 
Panama 
50 
160 
Papua New Guinea 
55 
135 
Paraguay 
50 
140 
Peru 
75 
135 
Philippines 
60 
150 
Puerto Rico  
65 
140 
Qatar 
65 
135 
Republic of Guinea 
50 
135 
Réunion  
60 
90 
Russia 
90 
275 
Rwanda 
65 
160 
Saint Lucia 
75 
140 
Saint Vincent and the Grenadines 
75 
190 
Samoa 
50 
135 
San Marino* 
60.34 
114.33 
São Tomé and Príncipe 
60 
95 
Saudi Arabia 
85 
195 
EN 
27 
   EN 

 
 
Daily 
Hotel ceiling 
DESTINATION 
subsistence 
in euros 
 
allowance 
in euros 
Senegal 
65 
135 
Seychelles 
85 
140 
Sierra Leone 
55 
135 
Singapore 
75 
150 
Solomon Islands 
50 
120 
Somalia 
50 
125 
South Africa  
50 
145 
South Korea 
100 
200 
Sri Lanka 
50 
105 
St Kitts and Nevis 
85 
185 
St Marteen 
90 
185 
Sudan 
55 
215 
Suriname 
55 
125 
Swaziland 
50 
90 
Switzerland 
80 
140 
Syria 
80 
145 
Taiwan 
55 
200 
Tajikistan 
75 
110 
Tanzania 
50 
200 
Thailand 
60 
145 
The Vatican* 
60.34 
114.33 
Togo 
60 
95 
Tokelau Islands 
50 
135 
Tonga 
50 
105 
Trinidad and Tobago 
60 
115 
Tunisia 
60 
85 
Turkey 
55 
165 
Turkmenistan 
80 
150 
Turks and Caicos Islands 
55 
135 
Tuvalu  
50 
135 
Uganda 
55 
180 
EN 
28 
   EN 

 
 
Daily 
Hotel ceiling 
DESTINATION 
subsistence 
in euros 
 
allowance 
in euros 
Ukraine 
80 
190 
United Arab Emirates 
70 
195 
United  States  of  America  (except 
80 
200 
New York) 
United  States  of  America  (New 
100 
275 
York)  
Uruguay 
55 
160 
US Virgin Islands  
55 
140 
Uzbekistan 
75 
155 
Vanuatu 
60 
110 
Venezuela 
85 
125 
Vietnam 
50 
205 
Wallis and Futuna Islands  
50 
135 
West Bank and Gaza 
60 
110 
Yemen 
60 
165 
Zambia 
50 
135 
Zimbabwe 
50 
115 
Other countries 
60 
145 
* considered to be geographically part of : 
– 
France: Monaco 
– 
Italy: San Marino 
– 
Italy: The Vatican 
– 
Spain: Andorra 
EN 
29 
   EN 

 
ANNEX II: APPROVED TRAVEL AGENCIES 
BRUSSELS 
  
CARLSON WAGONLIT TRAVEL (CWT) – 79 rue Joseph II: J-79 (1st floor) 
  
 
 
Tel.: 
Fax: 
e-mail 
Team 1  AIDCO, DEV, 
71028 
90576  cwteccjoseph.team01@carlsonwagonl
DGT, ECHO,  
(internal) 
it.be 
ELARG, ESTAT, 
 
OPOCE, 
+32 (0)2 
RELEX, TRADE 
258 88 11 
(external) 
Team 2  RTD, TREN, 
71029 
90333  cwteccjoseph.team02@carlsonwagonl
EMPL, COMP 
(internal) 
it.be 
 
+32 (0)2 
258 88 12 
(external) 
Team 3  CABINETS, PRESS, BEPA, 
71030 
90876  cwteccjoseph.team03@carlsonwagonl
SECURITY, EDPS, FR, 
(internal) 
it.be 
FELLOWSHIP, ADVISERS, 
 
FISH, JLS, OLAF 
+32 (0)2 
258 88 13 
(external) 
Team 4   ADMIN, AGRI, BUDG, DIGIT, 
71031 
91559  cwteccjoseph.team04@carlsonwagonl
ENTR, MARKT, PMO, OIB, OIL, 
(internal) 
it.be 
EPSO, REGIO, SJ  
 
+32 (0)2 
258 88 14 
(external) 
Team 5  ECFIN, INFSO, ENV, IAS, 
71032 
90150  cwteccjoseph.team05@carlsonwagonl
EAC (EA), SANCO, SG, TAXUD 
(internal) 
it.be 
 
+32 (0)2 
258 88 15 
(external) 
Team 6  All non-missions 
71033 
90461  cwteccjoseph.team06@carlsonwagonl

(internal) 
it.be 
Taking up duty 
 
+32 (0)2 
258 88 16 
(external) 
 SCIC 
Tel. : 92103 / 92105 
Fax : 02/235.20.94 
e-mail: xxxxxxxxxx.xxxxxx@xxx.xx 
EN 
30 
   EN 

 
 
LUXEMBOURG 
CARLSON WAGONLIT TRAVEL (CWT) 
JMO B0/010 
 
Internal numbers 
 
Tel.: 35500/33923/33924 
 
Fax: 33439  
e-mail: xxxxxxxxxxxxx@xxx.xx 
 
 
ISPRA 
 
CWT 
CCR - T.P. 013 
Numbers: 
- Tel.: 0039 / 0332 / 78-9756 + 78-5278 
- Fax: 0039 / 0332 / 35 98 15 
EN 
31 
   EN 

 
ANNEX III: CAR HIRE 
AVIS 
Tel.: 070223001 
Ref.: (AWD)E 703904 
 www.avis 
BUDGET 
Tel.: 027215097 
Ref.: G 576.701 (Brussels) 
Ref.: G 576.700 (Luxembourg) 
 www.budget 
EUROPCAR 
Tel.: 023489212 
Ref.: (RECAP) 4019774 
 www.europcar 
HERTZ 
Tel.: 027173201 
Ref.: (CDP) 770468 
 www.hertz 
 
EN 
32 
   EN 

 
ANNEX IV: TRAVEL INSURANCE 
The number to call in case of emergency is 
Contact HELP DESK: 
Tel.: 00.32.3.253.69.16 
Fax: 00.32.3.252.69.58 
e-mail: xxxxxxxxxxxxxxx@xxx.xx 
You will need to provide the following information: 
- contract number: AIG-EUROPE No 2.004.760; 
- your surname and forename; 
- the institution to which you belong; 
- your location (country, city/town, address); 
- a brief description of what has happened and your circumstances.  
You should collect a travel card listing all the components of the travel assistance; these cards 
are available from the Human Resources departments of all the Directorates-General. 
Every  staff  member  on  mission  is  covered  by  a  general  assistance  contract  concluded  with 
VTB/VAB-AIG Europe. 
Services offered 
Sickness/accident cover 
In the event of serious illness and/or accident, transportation to the nearest hospital;  
Depending  on  your  condition,  repatriation  to  your  place  of  employment  or  residence  by  an 
appropriate means of transport; 
Reimbursement of the balance of any medical/hospitalisation expenses to be met by the insured 
person after reimbursement by the social security services and/or any other insurance/assurance 
scheme, up to a ceiling of €10 000; 
Advances on the costs of transporting you to the nearest hospital which is most suitable in view 
of  the  geographical  situation  and  your  condition.  Advances  on  health  care  and  hospitalisation 
costs (€150 000); 
Reimbursement  of  your  subsistence  expenses  if  immediate  repatriation  is  not  possible  and  of 
travel and subsistence expenses for a member of your family having to travel to be with you; 
In  the  event  of  death,  repatriation  of  your  body  from  the  hospital  to  a  place  chosen  by  your 
family, with an advance on the expenses involved; 
Sending  out  a  doctor,  if  required,  and  sending  any  essential  medication  which  cannot  be 
procured on the spot, spectacles, contacts lenses, prostheses, etc. 
Assistance and reimbursement of the cost of returning home early in the event of: 
the death of a family member or close colleague; 
hospitalisation of a child under eighteen, your spouse or one of your parents; 
a serious accident at your home or office; 
riots, terrorism, natural disaster etc., including help to implement evacuation arrangements. 
Assistance during travel 
EN 
33 
   EN 

 
funds transfer in the event of the loss or theft of your wallet or credit cards. A complaint must be 
lodged at the nearest police station before this can be organised; 
organising and sending replacement identity papers and/or credit cards, covering the associated 
costs up to €1 000 including taxes; 
possibility  of  an  advance  of  up  to  €5 000  to  buy  essential  items  if  luggage/contents  are  lost, 
stolen or damaged (maximum per claim and per person); 
reimbursement  of  costs  and  compensation  of  €10 000  including  taxes  if  luggage  and  personal 
effects are lost, stolen or damaged (whether or not combined with a physical assault against the 
insured person) and in the event of damage following a natural disaster or other accident; 
an advance of up to €25 000 to cover bail in the event of legal proceedings and up to €10 000 for 
lawyers’ fees. 
EN 
34 
   EN 

 
ANNEX V: USEFUL ADDRESSES IN BRUSSELS, LUXEMBOURG 
AND ISPRA 
 
 
 
 
BRUSSELS and 
ISPRA 
LUXEMBOURG 
Unit PMO.6 
Unit PMO.2 
SENDING 
SC 15 1/10 
TP.062 - Tel.5163 -  
SUPPORTING 
Ed.6a/019 
DOCUMENTS 
 
OBTAINING A 
PMO BRU LUX 
PMO  ISPRA CREDIT 
CORPORATE CREDIT  CREDIT CARDS 
CARDS 
CARD 
 
REQUESTS FOR 
Sylvie Clergé (93258) 
TP.062 - Tel.5163 -
ADVANCES IN 
Ed.6a/019 
EXCEPTIONAL 
CIRCUMSTANCES
 
PASSPORT, VISAS 
SC15 01/10 – Tel. 51923  SC15  01/15  –  Tel. 
Open from 08.30 to 12.30 and  51923 
from 14:30 to 17.00 (16.00 on  Open  from  08.30  to  12.30 
Fridays) 
and  from  14:30  to  17.00 
(16.00 on Fridays) 
FELLOWSHIPS 
Training Section - ADMIN 
 
DG 
 
Unit PMO.2 
Tel. 54748 - Fax 60430 
MEDICAL SERVICE 
See paragraph 16. 
See paragraph 16. 
INSURANCE 
Vanbreda : AIG Europe – 
Vanbreda : AIG Europe – 
Contract No. 2.004.760 
Contract No. 2.004.760 
 Tel.: + 32 3 253 69 16 
 Tel.: + 32 3 253 69 16 
Fax: + 32 3 252 69 58 
Fax: + 32 3 252 69 58 
HOTELS 
See Annex VI 
See Annex VI 
PMO CONTACT  
32 2 299 77 77 
 
Every weekday, except 
Friday afternoon, from 09.00 
to 17.00 
EN 
35 
   EN 

 
ANNEX VI: LIST OF HOTELS 
For a list of hotels, click on the ―Hotel guide‖ link at: 
http://www.cc.cec/pers_admin/missions/before_dep/accommodation_en.html) 
EN 
36 
   EN 

 
ANNEX VII: VACCINES AND MEDICINES 
Vaccines are available on prescription from pharmacies and can be administered by the Medical 
Service: 
in Brussels: 
Dispensaries 
Telephone 
BRE2 6/401 
52765 
BU9 2/146 
55986/55991/87944 
 
in Luxembourg: 
Dispensary 
Telephone 
JMO medical room  
31400 
BECH medical room 
36036 
EUFO medical room 
37778 
OPOCE medical room 
42112 
 
Some medicines are available from the Medical Service, where you can also obtain: 
–  a first aid kit (to be returned after the mission); 
–  a document giving information on the risk of HIV infection (AIDS); 
–  an information pack entitled "Advice for travellers to the tropics". 
In Brussels, additional information can be obtained from the dispensary nurse – tel. 52765.  
In Luxembourg, please contact: 
Medical Service of the EC – Drosbach Building B-1 – 12 rue Guillaume KROLL, Clôche d'Or – 
tel.: 32588/32589.  
EN 
37 
   EN 

Document Outline