Ceci est une version HTML d'une pièce jointe de la demande d'accès à l'information 'automatic deleting of European Commission staff e-mails'.




 
Ref. Ares(2015)496605 - 06/02/2015
Ref. Ares(2016)2102669 - 03/05/2016
EUROPEAN COMMISSION 
Secretariat-General 
 
Directorate B - Institutional and Administrative Policies 
  SG.B.1-Corporate Management, Budget and Administration 
 
NOTE TO DMOS  
Subject: 
Follow-up to the guidelines on document management and access to 
documents 

Ref: 
 
Note Ares(2015)182108 
The implementation in your services of the guidelines on document management and access 
to  documents  requires  your  active  involvement.  Please  find  below  information  on  several 
elements of these guidelines: 
  dissemination: the guidelines and the "practical registration criteria" annexed to them are 
accessible on the main page  of the eDomec  website;  please encourage their  consultation 
and, where necessary, complement them by DG-specific examples.  
  installation on Areslook: Areslook should be installed on all staff personal computers by 
1  March;  DIGIT  will  implement  this  directly  in  all  ITIC-managed  DGs,  services  and 
executive agencies. COMP, JRC, OLAF, OP, SCIC, CHAFEA, EACEA, INEA and (if it 
decides so) EEAS should manage this installation by themselves. In any case please check 
the situation with your IRM. 
  guidance on the use of Areslook: you will find attached (in EN/FR) guidance prepared 
by  SG  B1  for  dissemination  to  staff.  You  can  also  refer  to  the  DIGIT  guidance 
(https://webgate.ec.europa.eu/fpfis/wikis/display/Ares/AresLook+QRC),  especially  the 
quick reference card, and, where necessary, complement this with DG-specific examples. 
  e-mails policy: DIGIT has already sent guidance to IRMs and will shortly send practical 
information directly to all staff. It is essential to explain in any case that e-mails important 
for the institution should be registered/saved in a document management system, which is 
the only  place where the institution will be able to retrieve them, while storage in Outlook 
is appropriate only for short-lived or personal items.  
  training  on  document  management:  you  can  find  a  list  of  trainings  on  document 
management 
rules 
and 
IT 
tools 
on 
the 
new 
HR 
learning 
portal 
(https://myintracomm.ec.europa.eu/hr_admin/en/training/learning-development-
topic/records-management/Pages/courses_and_events.aspx)  
or  on  the  e-domec  website 
(https://myintracomm.ec.europa.eu/corp/sg/fr/edomec/training/Pages/chantinfotrain.aspx) 
Please advertise this training offer within your DG. 
Thank you for your cooperation. 
 
Annex 
Cc: 
 
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 
 
 
http://ec.europa.eu/dgs/secretariat_general/ 




 
Ref. Ares(2015)496605 - 06/02/2015
COMMISSION EUROPÉENNE 
SECRETARAIT-GENERAL 
 
Direction B – Institutional and Administrative Policies 
  SG.B.1 - Corporate management, Budget et Administration 
 
AresLook Guidelines 
What is AresLook?  
Areslook is an "add-in", a feature added to Outlook which offers the possibility of 
registering or saving emails in Ares from Outlook. 
 
 
 
Why use it?  
By using AresLook, emails that contain important information concerning actions 
that engage the Commission or one or more of its services 
can be easily captured in 
Ares. These emails must in fact be managed (i.e. registered, filed, preserved) just as all 
other documents that may constitute as proof or evidence of the activities of the 
Commission or its services, from an administrative, legal or historic point of view. 
 
What types of emails to  register?
  
All emails that contain important information exchanged with the outside (incoming or 
outgoing).  
All internal emails that contain important information, when it is within the text of the 
same email. 

When should we not use AresLook?  
AresLook should not be used to register an internal email (between Commission 
services, EEAS and Executive Agencies) when the email is merely a means of 
communication
, i.e. when the important document to be registered is actually the one in 
annex. In this case, instead of being attached to an e-mail, the document should instead 
be registered and transmitted directly via Ares, thus avoiding duplications and adding 
unnecessary administrative work. 
How to obtain and use AresLook?  
Since AresLook is not a direct component of the Ares application it must be installed on 
your PC (where necessary, it can also be installed remotely on the PC which you use 
with a token for teleworking). The installation relates to the PC and not the user, which 
means that if you use another PC, even with your profile, where the add-in has not been 
installed, you cannot use AresLook. 
 
 
Commission européenne, 1049 Bruxelles, BELGIQUE - Tél. +32 22991111 
 
 
http://ec.europa.eu/dgs/secretariat_general/ 
 



 
All users, regardless of their Ares profile, can use AresLook to capturer incoming 
emails 
in Ares. In this case, after having clicked on the button "AresLook", the user has 
two possibilities: 
 
 
 
 
After having verified what the document management rules in the service permit 
(centralised or decentralised registration) and according to the profile in Ares ("Base" or 
"Advanced") the user selects respectively: 
1. 
the first option "save and assign to" to capture the email in Ares and attribute the 
task of registering to another user (a user with the "Base" profile in Ares does not have 
the right to register documents); 
2. 
the second option "Manual registration in Ares" to capture the email in Ares and 
then complete the registration himself. 
 
On the other hand, the use of AresLook for outgoing mails requires the user has the 
appropriate profile in Ares which allows him to complete the registration operation 
(i.e. he cannot be a "Basic" user) to ensure the actions "send" and "registration" are 
simultaneousi. 
 
 
 
The attribution of the profile "Advanced" is linked to having followed a training course 
in Ares, which is available both through face-to-face attendance or as an eLearning 
course (for more information concerning the rules on the allocation of Ares profiles in 
your services, please contact your DMO). 
 
For outgoing emails, transmitted to external recipients, users can also use the function 
"external transmission"
 in Ares which allows linking to a document its validation 
process as well as the proof of its transmission via email. 
                                                 
i Where necessary, a user with the "Base" profile (i.e. who is not authorised to register in 
Ares) can also, in the first instance, send an email without using AresLook and then, 
afterwards, retrieve it in the "Sent items" and capture it via AresLook by following the 
same procedures as that for incoming emails. 
 





 
Ref. Ares(2015)496605 - 06/02/2015
COMMISSION EUROPÉENNE 
SECRÉTARIAT GÉNÉRAL 
 
Direction B - Politiques institutionnelles et administratives 
  SG.B.1 - Corporate management, Budget et Administration 
 
AresLook Guidelines 
Qu'est-ce qu'AresLook ? 
Areslook est un "add-in" c'est-à-dire une fonctionnalité ajoutée à Outlook, qui offre la 
possibilité d'enregistrer ou de sauvegarder des emails dans Ares à partir d'Outlook
 
 
Pourquoi l'utiliser ? 
L'utilisation d'AresLook permet de capturer facilement dans Ares les emails qui 
contiennent des informations importantes portant sur des actions qui engagent la 
Commission ou un ou plusieurs de ses services
. Ces emails doivent en effet être gérés 
(= enregistrés, classés, préservés) comme tous les autres documents qui peuvent 
constituer une preuve ou un témoignage de l'activité de la Commission ou de ses 
services, d'un point de vue administratif, légal ou historique. 
Quels types d'emails enregistrer ? 
Tous les emails qui contiennent des informations importantes, échangées avec 
l'extérieur
 (entrants ou sortants).  
Tous les emails internes qui contiennent des informations importantes, quand celles-ci 
se trouvent dans le texte même de l'email
.   
Quand ne faut-il pas utiliser AresLook ? 
Il ne faut pas utiliser AresLook pour enregistrer un email interne (entre services de la 
Commission, EEAS et Agences Exécutives) constituant exclusivement un moyen de 
transmission
, à savoir quand le document important qui doit être enregistré est en fait 
l'annexe. Dans ce cas, au lieu d'être annexé à un e-mail, ce document doit plutôt être 
enregistré et transmis directement via Ares
, évitant ainsi des doubles réceptions et 
l'ajout d'un travail administratif inutile.  
Comment obtenir et utiliser AresLook ? 
Etant donné qu'AresLook n'est pas un composant direct de l'application Ares, il doit être 
installé sur votre PC (le cas échéant, il peut aussi être installé à distance sur le PC que 
 
Commission européenne, 1049 Bruxelles, BELGIQUE - Tél. +32 22991111 
 
 
http://ec.europa.eu/dgs/secretariat_general/ 
 



 
vous utilisez avec un token pour le télétravail) L'installation concerne le PC et non 
l'utilisateur, ce qui veut dire que si vous utilisez, même avec votre profil, un autre PC où 
l'add-in n'a pas été installé, vous ne pourrez pas utiliser AresLook  
 
Tous les utilisateurs, indépendamment de leur profil Ares, peuvent utiliser AresLook 
pour capturer dans Ares les emails entrants. Dans ce cas, après avoir cliqué sur le bouton 
AresLook, l'utilisateur a deux possibilités: 
 
 
 
Après avoir vérifié ce que lui permettent les règles de gestion documentaire dans son 
service (enregistrement centralisé ou décentralisé), et en fonction de son profil dans Ares 
("Base" ou "Avancé") l'utilisateur sélectionnera  respectivement: 
1.  la première option "Save and assign to" pour capturer l'email dans Ares et 
attribuer la tâche d'enregistrement à un autre utilisateur  (un utilisateur avec profil 
"Base" dans Ares n'a pas le droit d'enregistrer les documents).  
2.  la seconde option "Manual registration in Ares", pour capturer l'email dans Ares 
et ensuite compléter lui-même l'opération d'enregistrement.  
 
Par contre, l'utilisation d'AresLook pour les mails sortants requiert que l'utilisateur 
dispose du profil adéquat dans Ares lui permettant de compléter l'opération 
d'enregistrement (à savoir, il ne peut pas être un utilisateur "Base") afin de garantir la 
simultanéité des actions "transmission" et "enregistrement"1.  
 
 
L'attribution du profil "Avancé" est liée au suivi d'une formation Ares, qui est disponible 
comme cours présentiel ou cours eLearning (pour plus d'info concernant les règles 
d'attribution des profils Ares dans vos services, adressez-vous à votre DMO).  
 
Pour les emails sortants adressés à des destinataires externes, les utilisateurs ont aussi à 
disposition dans Ares la fonctionnalité "transmission vers l'extérieur" qui permet de 
lier à un document son processus de validation ainsi que la preuve de sa transmission via 
email. 
                                                 
1 Le cas échéant, un utilisateur avec le profil "Base" (à savoir, qui n'est pas autorisé par Ares à enregistrer) 
peut aussi, dans un premier temps, envoyer son e-mail sans utiliser AresLook, et ensuite, le récupérer dans 
les "Sent Items" et le capturer via AresLook en suivant la même procédure que pour les emails entrants. 
 


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