Ref. Ares(2016)2102669 - 03/05/2016
AU QUOTIDIEN
AU QUO
UNE BONNE GESTION DOCUMENTAIRE
PASSE AUSSI PAR NOS E©MAILS
par
, SG
Une bonne gestion documentaire est essentielle au fonctionnement de la Commission
et relève de la responsabilité de chacun. Les documents importants et non éphémères,
y compris les e-mails, doivent être enregistrés dans Ares. A partir du 1er juillet
2015, tous les e-mails de plus de 6 mois présents dans les dossiers et sous-dossiers
de «Inbox», «Sent Items» et «Deleted Items» d’Outlook seront automatiquement
supprimés.
Les règles de gestion documentaire
ont-elles changé?
Pas du tout. La note de la secrétaire générale Catherine
Day du 16 janvier [Ares(2015)182108]
rappelle simple-
ment combien une gestion documentaire rigoureuse est
essentielle au bon fonctionnement de notre institution.
Pourquoi est-ce si important?
Le meilleur dossier du monde ne sert à rien si on ne
peut pas remettre la main dessus. Nous devons pouvoir
apporter la preuve, à tout moment, des détails de nos
activités, y compris lors d’audits ou dans le cadre de
requêtes légales.
Nous recevons chaque année quelque 6 000 de-
mandes d’accès aux documents et leur traitement est
trop souvent chronophage parce que l’information n’a
pas été correctement enregistrée et classée.
Par ailleurs, une bonne gestion documentaire est
aussi synonyme d’efficacité, de continuité des opéra-
tions, etc. Elle permet également de préserver la mé-
moire de notre institution.
# Juin 2015
Qui est concerné?
Nous le sommes tous! Nous devons être conscients que dans Ares, en respectant exactement les mêmes règles
chacun de nous contribue à une bonne gestion docu-
de gestion documentaire (en jargon Commission: les
mentaire en prenant part au processus d’enregistrement règles «e-Domec»).
et de classement des documents. Cette responsabilité
Seul l’enregistrement dans un système de gestion do-
va d’ailleurs de plus en plus être mise en exergue dans cumentaire comme Ares garantit à l’institution l’intégrité
nos descriptions de postes et objectifs.
et la conservation à long terme des documents, e-mails
inclus. Le stockage dans Outlook ne convient que pour
Les e-mails sont-ils des documents?
les e-mails personnels ou d’intérêt éphémère.
Justement, oui! Et, à ce titre, ils doivent comme tout
Quand la Commission reçoit une demande d’accès
autre document de valeur être enregistrés et classés aux documents, elle recherche ceux-ci dans Ares et dans
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ses autres systèmes de gestion documentaire, pas dans Où placer les mails personnels
Outlook ni dans les disques partagés.
à conserver un certain temps?
Rappelons en outre qu’un document enregistré est Ces e-mails doivent être déplacés hors des dossiers ou
certes préservé, mais que c’est grâce à un bon classe-
des sous-dossiers d’«Inbox» ou «Sent Items».
ment que chaque collègue pourra le retrouver de façon
Pour les stocker, si vous n’avez pas encore de dossiers
rapide et efficace.
pour vos messages personnels, vous pouvez créer un
dossier
ad hoc directement dans votre boîte aux lettres
Comment enregistrer
comme suit.
vos e-mails facilement?
Dans l’écran principal d’Outlook:
AresLook, un «add-in» intégré au programme Outlook • placer votre curseur sur «Mailbox» ou sur le nom de
depuis quelques mois, vous permet d’enregistrer et de
celle-ci (typiquement, prénom.xxx@xx.xxxxxx.xx ou
classer vos e-mails dans Ares à partir d’Outlook en une
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx)
minute. C’est la passerelle idéale pour un enregistre-
• cliquer avec le bouton droit de la souris
ment rapide et simplifié.
• sélectionner «New Folder…»
• entrer un nom de votre choix – par exemple
Quels mails sont concernés par
«Messages personnels»
la suppression automatique et pourquoi?
• valider. g
A partir du 1er juillet 2015, un mécanisme continu
supprimera tous les e-mails vieux de plus de 6 mois (ou Note de Catherine Day [Ares(2015)182108]
plus précisément 183 jours) présents dans les dossiers
£
http://europa.eu/!Cx74wc
et sous-dossiers de «Inbox», «Sent Items» et «Deleted
Items» des boîtes aux lettres personnelles mais aussi Gestion de documents et politique d’archivage
(e-Domec)
fonctionnelles.
£
http://europa.eu/!Jn37Hg
Les messages importants pour l’institution doivent
être conservés dans Ares, pas dans Outlook. Les messages Wiki DIGIT sur AresLook
£
http://europa.eu/!bx43Vj
stockés dans Outlook sont considérés comme d’intérêt
éphémère pour l’institution et ne peuvent être conservés Comment créer un folder dans votre mailbox Outlook
£
http://europa.eu/!By87jw
que dans un espace personnel. Le Parlement européen et
le Médiateur européen appliquent un système semblable DIGIT Service Catalogue
pour les e-mails de plus de 90 jours.
£
http://europa.eu/!kP36fd
# Juin 2015
Enregistrer ou ne pas enregistrer, telle est la question
Nous sommes tous d’accord: un document important pour la
S’agit-il d’un témoignage sur le plan administratif ou légal?
Commission doit être enregistré. Mais, concrètement, comment • Sa perte entraînerait-elle des effets négatifs pour les
déterminer ce qui est important? Impossible de dresser une liste
besoins administratifs ou légaux de la Commission?
exhaustive de tous les cas, mais quelques questions clés vous C’est par exemple le cas pour les documents financiers, les notes
aideront à trancher.
formelles, les briefings, les documents permettant de retracer le
• Le document contient-il une information substantielle
développement d’actions officielles, etc.
et non éphémère?
A contrario, les documents non finalisés, les e-mails internes
• Nécessite-t-il une action, un suivi ou une réponse
informels entre collègues ou encore des informations liées à des
du service concerné?
informations privées sont à exclure. En cas de doute, votre DMO
• Implique-t-il la responsabilité de notre institution?
(Document Management Officer) vous conseillera utilement.
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