Ceci est une version HTML d'une pièce jointe de la demande d'accès à l'information 'UK Erasmus+ National Agency - Contractual obligations'.


GfNA-II-B-Erasmus+ Grant agreement multi beneficiary – 2015 
Ref. Ares(2016)3996406 - 29/07/2016
Agreement number: [complete] 
 
Standard grant agreement (multi beneficiaries):  
 
 
This  document  is  the  basic  template  for  multi-beneficiaries  grant  agreements  between  the  National  Agency  (NA)  and  the 
beneficiaries  of  a  grant  for  a  project  under  Erasmus+  Programme,  where  the  beneficiaries  of  the  grant  are  more  than  one 
organisation. Erasmus+ activities to which this template applies are: 

 
Key  Action  1:  mobility  projects  of  national  consortia  in  the  fields  of  vocational  education  and  training,  higher 
education, school education and adult education, mobility projects in the youth field; 

 
Key Action 2: Strategic partnerships except projects exclusively between schools. 
 
Key Action 3: Structured dialogue in the youth field with 2 and more participating organisations 
 
The footnotes are internal instructions for NAs only and will be deleted in the actual grant agreements used.  
 
Options [in italics in square brackets] not used will be deleted by NAs. 
 
The template agreement date in the header must be kept across the document.  
 
 
 

GRANT AGREEMENT for a: 
Project with multiple beneficiaries under the ERASMUS+ Programme1  
 
AGREEMENT NUMBER – [EPLUS LINK Generated No.] 
 
[full official name of the NA] 
[official legal form] 
[official registration No] 
[official address in full] 
[VAT number], 
The National Agency (hereinafter referred to as "the NA"), represented for the purposes of 
signature  of  this  Agreement  by  [function,  forename  and  surname],  and  acting  under 
delegation by the European Commission, hereinafter referred to as “the Commission”. 
on the one part, 
and 
1. [full official name of the coordinator] 
[official legal form] [if applicable] 
[official registration No] [if applicable] 
[official address in full] 
[VAT number], [if applicable] 
[PIC number], 
[NA  to  delete  items  from  the  list  as  necessary  depending  on  the  action  concerned:  
compulsory for KA1 - Higher education and Youth EVS, optional for Vocational Education 
and Training] 
                                                            
1 Reference to the Programme Decision 

 

GfNA-II-B-Erasmus+ Grant agreement multi beneficiary – 2015 
Agreement number: [complete] 
 
Standard grant agreement (multi beneficiaries):  
 
  
[Option 1 – ECHE] 
Erasmus ID code [e.g. B BRUXEL01]: 
 
[Option 1 – consortium] 
Accreditation for the mobility consortium: [Accreditation reference number] 
 
[Option 2 – Youth EVS] 
Accreditation for EVS: [Accreditation reference number] 
 
[Option 3 – VET mobility] 
Erasmus+ VET Mobility Charter: [Accreditation reference number] 
 
hereinafter referred to as “the coordinator”, represented for the purposes of signature of this 
Agreement by [function, forename and surname] 
and the other beneficiaries as set out in Annex VI,    
hereinafter  referred  to  collectively  as  “the  beneficiaries”,  and  individually  as  “beneficiary” 
for the purposes of this Agreement where a provision applies without distinction between the 
coordinator or another beneficiary, 
on the other part, 
 
HAVE AGREED  
to the Special Conditions (hereinafter referred to as “the Special Conditions”) Part I,  the 
General Conditions (hereinafter referred to as “the General Conditions”) Part II and the 
following Annexes: 
Annex I        Description of the Project – sections […….] of the grant application 
[For Higher Education only in case of a valid consortium accreditation]  and of 
the approved accreditation application for the mobility consortium  
Annex II       Estimated budget  
Annex III 
Financial and contractual rules   
Annex IV 
Templates for agreements documents to be used between beneficiaries and 
participants [applicable only to Key Action 1]  
Annex V     Mandate[s] provided to the coordinator by the other beneficiary[ies] 
Annex VI 
List of other beneficiaries 

 

GfNA-II-B-Erasmus+ Grant agreement multi beneficiary – 2015 
Agreement number: [complete] 
 
Standard grant agreement (multi beneficiaries):  
 
which form an integral part of this Agreement, hereinafter referred to as "the Agreement".  
The  terms  set  out  in  the  Special  Conditions  shall  take  precedence  over  those  set  out  in  the 
General Conditions, as published on [NA to include reference to relevant hyperlink] 
The  terms  set  out  in  the  Special  Conditions  and  in  the  General  Conditions  shall  take 
precedence over those set out in the Annexes. 
The terms set in Annex III shall take precedence over those set out in the other Annexes.  
The terms set in Annex II shall take precedence over those set in Annex I.  
 

 

GfNA-II-B-Erasmus+ Grant agreement multi beneficiary – 2015 
Agreement number: [complete] 
 
Standard grant agreement (multi beneficiaries):  
 
PART I - SPECIAL CONDITIONS 
 
ARTICLE I.1 – SUBJECT MATTER OF THE AGREEMENT  
I.1.1  The  NA  has  decided  to  award  a  grant,  under  the  terms  and  conditions  set  out  in  the 
Special  Conditions,  the  General  Conditions  and  the  other  Annexes  to  the  Agreement, 
for  the  Project  entitled  [NA  to  insert  title  of  the  Project  in  bold  as  provided  in  the 
application  form]  (  ("the  Project")  ")  under  the  Erasmus+  Programme,  [NA  to  delete 
items  from  the  list  as  necessary  depending  on  the  action  concerned:  Key  Action  1: 
Learning  Mobility  of  Individuals/Key  Action  2:  Strategic  Partnerships/Key  Action  3: 
Structured dialogue – meetings between young people and decision-makers in the field 
of youth], as described in Annex I.  
 
I.1.2  With  the  signature  of  the  Agreement,  the  beneficiaries  accept  the  grant  and  agree  to 
implement the Project, acting on their own responsibility.  
 
I.1.3  [NA to  select and complete  in case of  national consortia in  higher education, national 
consortia  in  VET  holding  an  Erasmus+  VET  Mobility  Charter,  and  for  EVS  in  youth 
mobility activities] 
 
 
The beneficiaries will comply with [the Erasmus Charter for Higher Education and the 
Higher Education National Mobility Consortium accreditation][the commitments made 
when applying for the Erasmus+ VET Mobility Charter and those in the VET Quality 
Commitment][the EVS Charter]  
 
 
ARTICLE I.2 – ENTRY INTO FORCE OF THE AGREEMENT AND DURATION  
I.2.1  The Agreement shall enter into force on the date on which the last party signs. 
 
I.2.2  The Project shall run between [insert date: …] and [insert date: …] both inclusive. 
 

  
ARTICLE I.3 - MAXIMUM AMOUNT AND FORM OF THE GRANT  
 
 
I.3.1 Maximum grant awarded 
 
The  grant  shall  be  of  a  maximum  amount  of  EUR  []  and  shall  take  the  form  of  unit 
contributions  and  reimbursement  of  eligible  costs  actually  incurred  in  accordance  with  the 
following provisions: 
 
(a)  eligible costs as specified in Article II.16; 
(b) estimated budget as specified in Annex II; 
(c)  financial rules as specified in Annex III. 

 

GfNA-II-B-Erasmus+ Grant agreement multi beneficiary – 2015 
Agreement number: [complete] 
 
Standard grant agreement (multi beneficiaries):  
 
 
I.3.2  Budget transfers without amendment 
 
Without prejudice to Article II.11 [For VET, AE, SE, Youth and Higher Education mobility 
between Programme and Partner Countries: and provided that the Project is implemented as 
described  in  Annex  I],  beneficiaries  are  allowed  to  adjust  the  estimated  budget  set  out  in 
Annex II [HE mobility between Programme Countries: and the related activities described in 
Annex I], by transfers between the different budget categories, without this adjustment being 
considered as an amendment of the Agreement within the meaning of Article II.11 provided 
that the following rules are respected: 
 
[NA  to  select  applicable  section  for  the  Key  Action  and  field  concerned  by  the  grant 
agreement]  
 
[Key Action 1 - HIGHER EDUCATION mobility between Programme Countries 
 
(a)  The beneficiaries are allowed to transfer up to 50% of the funds initially allocated for 
organisational  support  to  individual  support  [and  travel  [where  applicable]]  for 
student mobility or individual support and travel for staff mobility;  
(b) The  beneficiaries  are  allowed  to  transfer  up  to  100%  of  the  funds  allocated  for 
individual  support  [and  travel  [where  applicable]]  of  student  mobility  for  studies  to 
individual support [and travel [where applicable]] of student mobility for traineeships;  
(c)  The  beneficiaries  are  allowed  to  transfer  up  to  100%  of  the  funds  allocated  for 
individual support [and travel [where applicable]] of student mobility for traineeships 
to individual support [and travel [where applicable]] of student mobility for studies;  
(d) The beneficiaries are allowed to transfer up to 100% of the funds allocated for travel 
and  individual  support  for  staff  mobility  to  individual  support  [and  travel  [where 
applicable]] of student mobility.] 
[Key  Action  1  -  HIGHER  EDUCATION  mobility  between  Programme  and  Partner 
Countries 

The beneficiaries are allowed to transfer up to 50% of the funds allocated for organisational 
support to individual support and travel for student and/or staff mobility 
[Key Action 1 - SCHOOL EDUCATION/ADULT EDUCATION  
 
(a)  The  beneficiaries  are  allowed  to  transfer  up  to  100%  of  the  funds  allocated  for 
organisational support to travel and individual support;  
(b) The beneficiaries are allowed to transfer funds allocated from any budget category to 
special  needs  support,  even  if  initially  no  funds  were  allocated  for  special  needs 
support as specified in Annex II.] 
 
[Key Action 1 - VOCATIONAL EDUCATION AND TRAINING 

 

GfNA-II-B-Erasmus+ Grant agreement multi beneficiary – 2015 
Agreement number: [complete] 
 
Standard grant agreement (multi beneficiaries):  
 
 
(a)  The  beneficiaries  are  allowed  to  transfer  up  to  100%  of  the  funds  allocated  for 
organisational support to travel and individual support; 
 
(b) The beneficiaries are allowed to transfer funds allocated from any budget category to 
special  needs  support,  even  if  initially  no  funds  were  allocated  for  special  needs 
support as specified in Annex II; 
 
(c)  The  beneficiaries  are  allowed  to  transfer  up  to  50%  of  the  funds  allocated  for 
linguistic support to travel and individual support of learners; 
(d) The beneficiaries are allowed to transfer up to 100% of the funds allocated for travel 
and individual support of staff mobility to travel and individual support of learners; 
(e)  The beneficiaries are allowed to transfer up to 100% of the funds allocated for travel 
and  individual  support  of  learner  mobility  for  learners  in  VET  schools  to  travel  and 
individual support for learners in companies. 
(f)  The beneficiaries are allowed to transfer up to 100% of the funds allocated for travel 
and individual support of learner mobility for learners in VET companies to travel and 
individual support for learners in VET schools] 
[Key Action 1 - YOUTH 
 
(a)  The  beneficiaries  are  allowed  to  transfer  funds  only  between  activities  of  the  same 
type,  the  activity  types  being:  Youth  Exchanges  with  Programme  Countries,  Youth 
Exchanges with Partner Countries, European Voluntary Service between Programme 
Countries,  European  Voluntary  Service to/from Partner Countries,  mobility of youth 
workers  between  Programme  Countries,  mobility  of  youth  workers  to/from  Partner 
Countries;  
 
(b) In  accordance  with  point  a)  above,  the  beneficiaries  are  allowed  to  transfer  up  to 
100%  of  the  funds  allocated  to  budget  categories  based  on  a  unit  contribution  for 
activities within the same activity type; 
 
(c)  In accordance with point a) above, the beneficiaries are allowed to transfer up to 10% 
of the funds allocated to budget  categories based on reimbursement of eligible costs 
for activities within the same activity type.] 
 
[Key Action 2 - STRATEGIC PARTNERSHIPS 
 
(a)  The beneficiaries are allowed to transfer up to 20% of the funds allocated for Project 
management  and  implementation,  Transnational  Project  Meetings,  Intellectual 
Outputs,  Multiplier  Events,  Learning/teaching/training  activities  and  Exceptional 
costs to any other budget category with the exception of the budget categories Project 
management and implementation and Exceptional costs. 
 

 

GfNA-II-B-Erasmus+ Grant agreement multi beneficiary – 2015 
Agreement number: [complete] 
 
Standard grant agreement (multi beneficiaries):  
 
(b) Any  budget  transfer  shall  result  in  an  increase  of  maximum  20%  of  the  amount 
awarded to that budget category as specified in Annex II. 
 
(c)  The  beneficiaries  are  allowed  to  transfer  funds  allocated  for  any  budget  category  to 
the budget category Special needs support, even if no funds are allocated for Special 
needs support as specified in Annex II. In such case the maximum increase of 20% of 
the budget category Special needs support shall not apply. 
 
(d) By  derogation  to  point  (a)  of  the  present  Article,  the  beneficiaries  are  allowed  to 
transfer  funds  allocated  for  any  budget  category  except  Special  needs support  to  the 
budget  category  Exceptional  costs  in  order  to  contribute  to  the  costs  of  a  financial 
guarantee  in  so  far  as  required  by  the  NA  in  Article  I.4.1  and  even  if  no  funds  are 
allocated  for  Exceptional  costs  as  specified  in  Annex  II.  In  such  case  the  maximum 
increase of 20% of the budget category Exceptional costs shall not apply.] 
 
[Key Action 3 – STRUCTURED DIALOGUE IN THE YOUTH FIELD 
 
(a)  The  beneficiaries  are  allowed  to  transfer  funds  only  between  activities  of  the  same 
type,  the  activity  types  being  international/transnational  meetings  and  national 
meetings;  
 
(b) In  accordance  with  point  a)  above,  the  beneficiaries  are  allowed  to  transfer  up  to 
100%  of  the  funds  allocated  to  budget  categories  based  on  unit  contribution  for 
activities within the same activity type; 
 
(c)  In accordance with point a) above, the beneficiaries are allowed to transfer up to 10% 
of the funds allocated to budget  categories based on reimbursement of eligible costs 
for activities within the same activity type.] 
 
 
 
ARTICLE I.4 –REPORTING AND PAYMENT ARRANGEMENTS  
The following reporting and payment provisions2 shall apply: 
                                                            
2 [1. Normal payment schedule for grant agreements of maximum two years included: normally one pre-
financing payment of 80% and a balance payment of 20%; in the case of Key Action 1 in Higher Education, the 
balance payment will be normally replaced by a further pre-financing based on an interim report. However, in 
case of lack of sufficient payment appropriations, the NA may: 
a)  reduce the first pre-financing to a percentage between 60 and 80% and apply a balance payment of 40-
20% of the maximum grant amount, or  
 

 

GfNA-II-B-Erasmus+ Grant agreement multi beneficiary – 2015 
Agreement number: [complete] 
 
Standard grant agreement (multi beneficiaries):  
 
 
I.4.1 First pre-financing payment 
 
The pre-financing is intended to provide the beneficiaries with a float. 
 
[NA  to  choose  between  the  following  options.  N.B.  In  case  precautionary  measures  are 
needed to protect loss of EU funds (e.g. weak financial capacity of the beneficiary), the NA 
will adapt Article I.4.1 to the individual case concerned.] 
 
Option  1:  for  projects  of  maximum  2  years  and  in  case  of  a  single  first  pre-financing 
payment: 
 
The  NA  shall  pay  to  the  coordinator  within  30  days  following  the  entry  into  force  of  the 
Agreement [or, if applicable: following the receipt of a financial guarantee of  EUR […]3] a 
first pre-financing payment of EUR […] corresponding  to [NA to  set a percentage between 
60 and 80%]  [60-80]% of the maximum grant amount specified in Article I.3.1. 
 
Option 2: for projects of maximum 2 years and in case the first pre-financing payment is split 
in two instalments: 
 
The NA shall pay the first pre-financing to the coordinator in two instalments as follows: 
 
  Within  30  days  following  the  entry  into  force  of  the  Agreement  [or,  if  applicable: 
following the receipt of a financial guarantee of EUR […]4] a first payment of EUR 
[…] corresponding to [NA to set a percentage between 40 and 60%]  [40-60]% of the 
maximum grant amount specified in Article I.3.1; 
  By [NA to insert date] a second payment of EUR […] corresponding to [NA to set a 
percentage  between  40  and  20%,  which  if  added  up  with  the  percentage  set  for  the 
first  payment  should  reach  80%  of  the    amount  in  Article  I.3.1]    [40-20]%  of  the 
maximum grant amount specified in Article I.3.1. 
 
Option 3: for projects of more than 2 years: 
 
                                                                                                                                                                                         
b)  split the first pre-financing into two payments without interim report, whereby the total of both payments 
amounts to 80% of the maximum grant amount, and a balance payment of 20% of the maximum grant 
amount.  
2. Normal payment schedule for grant agreements of more than two years: one pre-financing of 40% upon 
signature of the agreement, one further pre-financing of 40% based on an interim report and a balance 
payment of 20% of the maximum grant amount.] 
3 [the amount equal to the pre-financing to be paid]. 
4 [the amount equal to the pre-financing to be paid]. 

 

GfNA-II-B-Erasmus+ Grant agreement multi beneficiary – 2015 
Agreement number: [complete] 
 
Standard grant agreement (multi beneficiaries):  
 
The  NA  shall  pay  to  the  coordinator  within  30  days  following  the  entry  into  force  of  the 
Agreement [or, if applicable: following the receipt of a financial guarantee of EUR […]5] a 
first  pre-financing  payment  of  EUR  […]  corresponding  to  40%  of  the  maximum  grant 
amount specified in Article I.3.1. 
 
Option 4: NA to include a special clause in case pre-financing is split in several installments 
based on the financial capacity of the coordinator: 
 
By [NA to insert date], the coordinator shall [NA to complete as necessary]. 
 
I.4.2 Interim reports and further pre-financing payments 
 
[NA to choose between the following five options.  
 
For KA1 – Higher education consortia only option 1 applies except if precautionary measures 
are applied to the Agreement.  
 
For  KA2  –  Strategic  partnerships  of  more  than  two  years  only  option  2  applies  except  if 
precautionary measures are applied to the Agreement.] 
 
For KA1 – Youth, KA2 – Strategic Partnerships of less than two years and KA3, only option 
4 applies.  
 
Option 1: NA to select if a further pre-financing payment is foreseen: 
 
By  [NA  to  insert  date]6,  the  coordinator  shall  complete  an  interim  report  on  the 
implementation of the Project in Mobility Tool+ (if available), covering the reporting period 
from the beginning of the implementation of the Project specified in Article I.2.2 to [date to 
be specified by NA].  
 
In so far as the interim report demonstrates that the coordinator has used at least 70% of the 
amount of first pre-financing payment, the interim report shall be considered as a request for 
a  further  pre-financing  payment  and  shall  specify  the  amount  requested  up  to  EUR  […] 
corresponding to [40-20]% of the total maximum amount specified in Article I.3.1. 
 
Where the interim report shows that less than 70% of the previous pre-financing payment(s) 
paid has been used to cover costs of the Project, [NA to select and complete as appropriate:  
 
either  [the  amount  of  the  new  pre-financing  to  be  paid  shall  be  reduced  by  the  difference 
between  the  70%  threshold  and  the  amount  used.  The  coordinator  shall  submit  a  further 
interim  report  including  a  request  for  payment  for  the  remaining  part  of  the  pre-financing 
                                                            
5 [the amount equal to the pre-financing to be paid]. 
6 [the beneficiary has to be given reasonable period of time in order to complete the interim report after the 
reporting period ends] 

 

GfNA-II-B-Erasmus+ Grant agreement multi beneficiary – 2015 
Agreement number: [complete] 
 
Standard grant agreement (multi beneficiaries):  
 
amounting  to  a  total  of  maximum  80%  of  the  maximum  grant  amount  specified  in  Article 
I.3.1  [by  [date  to  be  specified  by  NA]]/[once  at  least  70  %  of  the  amount  of  first  pre-
financing payment has been used.] 
 
Or
  [the  coordinator  shall  submit  a  further  interim  report  [NA  to  select one  of  both  options: 
[by  [date  to  be  specified  by  NA]]/[once  at  least  70  %  of  the  amount  of  first  pre-financing 
payment  has  been  used],  which  shall  be  considered  as  a  request  for  a  further  pre-financing 
payment and shall specify the amount requested EUR […] corresponding to[40-20]% of the 
maximum amount specified in Article I.3.1.].   
 
Without prejudice to Articles II.17.2 and II.17.3 and following approval of the report by the 
NA,  the  NA  shall  pay  to  the  coordinator  the  further  pre-financing  payment  within  [60]  /(or 
earlier if required by the rules applicable to the NA within) […] calendar days on receipt of 
the interim report completed in Mobility Tool+ (if available). 
 
Where the [NA to specify: first/second] interim report shows that the beneficiaries will not be 
able  to  use  the  maximum  grant  amount  as  specified  in  Article  I.3.1  within  the  contractual 
period defined in Article I.2.2, the NA will issue an amendment reducing the maximum grant 
amount accordingly and, in case the reduced maximum grant amount is less than the amount 
of  pre-financing  transferred  to  the  coordinator  until  that  date,  recover  the  excess  amount  of 
pre-financing from the coordinator in accordance with Article II.19.   
 
Option  2:  NA  to  select  if  a  further  pre-financing  payment  is  foreseen  (applicable  to  KA2  – 
Strategic Partnerships of more than two years): 
 
By  [NA  to  insert  date]7,  the  coordinator  shall  complete  a  progress  report  on  the 
implementation of the Project in Mobility Tool+ (if available), covering the reporting period 
from the beginning of the implementation of the Project specified in Article I.2.2 to [date to 
be specified by NA].  
 
By [NA to insert date] or once at least 70% of the first pre-financing payment has been used 
to  cover  costs  of  the  Project,  the  coordinator  shall  complete  an  interim  report  on  the 
implementation of the Project in Mobility Tool+ (if available), covering the reporting period 
from [NA to insert date of the progress report] to [date to be specified by NA].  
In so far as the interim report demonstrates that the coordinator has used at least 70% of the 
amount of first pre-financing payment, the interim report shall be considered as a request for 
a  further  pre-financing  payment  and  shall  specify  the  amount  requested  up  to  EUR  […] 
corresponding to 40% of the total maximum amount specified in Article I.3.1. 
 
Where the interim report shows that less than 70% of the first pre-financing payment paid has 
been used to cover costs of the Project, [NA to select and complete as appropriate:  
                                                            
7 [the beneficiary has to be given reasonable period of time in order to complete the interim report after the 
reporting period ends] 
10 
 

GfNA-II-B-Erasmus+ Grant agreement multi beneficiary – 2015 
Agreement number: [complete] 
 
Standard grant agreement (multi beneficiaries):  
 
 
either  [the  amount  of  the  new  pre-financing  to  be  paid  shall  be  reduced  by  the  difference 
between  the  70%  threshold  and  the  amount  used.  The  coordinator  shall  submit  a  further 
interim  report  including  a  request  for  payment  for  the  remaining  part  of  the  pre-financing 
amounting  to  a  total  of  maximum  80%  of  the  maximum  grant  amount  specified  in  Article 
I.3.1  [by  [date  to  be  specified  by  NA]]/[once  at  least  70  %  of  the  amount  of  first  pre-
financing payment has been used.] 
 
Or
  [the  coordinator  shall  submit  a  further  interim  report  [NA  to  select  one  of  the  two 
following options: [by [date to be specified by NA]]/[once at least 70 % of the amount of first 
pre-financing  payment  has  been  used],  which  shall  be  considered  as  a  request  for  a  further 
pre-financing  payment  and  shall  specify  the  amount  requested  EUR  […]  corresponding  to 
40% of the maximum amount specified in Article I.3.1.].   
 
Without prejudice to Articles II.17.2 and II.17.3 and following approval of the report by the 
NA,  the  NA  shall  pay  to  the  coordinator  the  further  pre-financing  payment  within  [60]  /(or 
earlier if required by the rules applicable to the NA within) […] calendar days on receipt of 
the interim report completed in Mobility Tool+ (if available). 
 
Option  3:  NA  to  select  if  no  further  pre-financing  is  foreseen  but  an  interim  report  is 
required: 
 
By  [NA  to  insert  date],  the  coordinator  shall  complete  an  interim  report  on  the 
implementation of the Project in Mobility Tool+ (if available), covering the reporting period 
from the beginning of the implementation of the Project specified in Article I.2.2 to [date to 
be specified by NA]. 
 
Option  4:  NA  to  select  if  no  further  pre-financing  is  foreseen  and  no  interim  report  is
 
required: 
 
Not applicable.  
 
Option 5: NA to include a special clause in case pre-financing is split in several installments 
based on the financial capacity of the coordinator: 
 
By [NA to insert date], the coordinator shall [NA to complete as necessary]. 
 
I.4.3 Final report and request for payment of the balance  
 
Within 60 [or shorter period to be specified by the NA] days after the end date of the Project 
specified in Article I.2.2, the coordinator shall complete a final report  in Mobility Tool+ on 
the  implementation  of  the  Project,  and  upload  all  project  results  in  VALOR  as  specified  in 
article  I.10.2.  The  report  must  contain  the  information  needed  to  justify  the  contribution 
requested  on  the  basis  of  unit  contributions  where  the  grant  takes  the  form  of  the 
reimbursement of unit contribution or the eligible costs actually incurred in accordance with 
Article II.16 and Annex III.  
 
11 
 

GfNA-II-B-Erasmus+ Grant agreement multi beneficiary – 2015 
Agreement number: [complete] 
 
Standard grant agreement (multi beneficiaries):  
 
The final report is considered as the coordinator’s request for payment of the balance of the 
grant. 
 
The coordinator shall certify that the information provided in the request for payment of the 
balance is full, reliable and true. It shall also certify that the costs incurred can be considered 
eligible in accordance with the Agreement and that the request for payment is substantiated 
by adequate supporting documents that can be produced in the context of the checks or audits 
described in Article II.20.  
 
I.4.4 Payment of the balance 
 
The  payment  of  the  balance,  which  may  not  be  repeated,  is  intended  to  reimburse  or  cover 
after  the  end  of  the  period  set  out  in  Article  I.2.2  the  remaining  part  of  the  eligible  costs 
incurred by the beneficiaries for its implementation.  
 
Without  prejudice  to  Articles  II.17.2  and  II.17.3,  on  receipt  of  the  documents  referred to  in 
the  final  report,  the  NA  shall  pay  the  amount  due  as  the  balance  within  [60]  [or  earlier  if 
required by the rules applicable to the NA: […]] calendar days. 
 
This  amount  shall  be  determined  following  approval  of  the  final  report  and  in  accordance 
with the fourth subparagraph. Approval of the final report shall not imply recognition of the 
regularity  or  of  the  authenticity,  completeness  and  correctness  of  the  declarations  and 
information it contains. 
 
The  amount  due  as  the balance  shall  be  determined  by  deducting,  from  the  final  amount  of 
the grant determined in accordance with Article II.18, the total amount of pre-financing and 
interim  payments  already  made.  Where  the  total  amount  of  earlier  payments  is  greater than 
the final amount of the grant determined in accordance with Article II.18, the payment of the 
balance may take the form of a recovery as provided for by Article II.19.  
 
I.4.5 Non – submission of documents  
 
Where the coordinator has failed to submit an interim report due or final report accompanied 
by the documents referred to above, the NA shall send a formal reminder within 15 calendar 
days of the deadline. If the coordinator still fails to submit such a request within 30 calendar 
days  following  this  reminder,  the  NA  reserves  the  right  to  terminate  the  Agreement  in 
accordance with Article II.15.2.1(b), and request the reimbursement of the full amount of pre-
financing payments in accordance with Article II.19. 
 
I.4.6 Language of requests for payments and reports  
 
The  coordinator  shall  submit  all  requests  for  payments  and  reports  in  [NA  to  specify  the 
language].  
 
I.4.7 Conversion of costs incurred in another currency into euro
 
 
12 
 

GfNA-II-B-Erasmus+ Grant agreement multi beneficiary – 2015 
Agreement number: [complete] 
 
Standard grant agreement (multi beneficiaries):  
 
[If  the  NA  prefers to  apply  an  alternative  conversion  rate  to  that  specified  in  Art.II.17.6  or 
the national law establishes different obligations: 
 By way of derogation to Article II.17.6., any conversion into euro of costs incurred in other 
currencies  shall  be  made  by  the  beneficiaries  at  the  daily  exchange  rate  established  by  the 
European Central Bank and published on its website8 applicable on the day when the [bank 
account of the coordinator is credited]/[ agreement is signed by the last of the two parties]]. 
 
[If NA chooses  the  above option "[bank account of the coordinator is credited]" and more 
than  one  pre-financing  payments  is  foreseen  If  Article  I.4.2  provides  for  a  second  or  more 
pre-financing  payments,  the  conversion  rate  shall  apply  for all  costs incurred  in  the  period 
from the date of transfer of the related pre-financing payment until the date of transfer of the 
next pre-financing payment.] 
 
 
ARTICLE I.5 – BANK ACCOUNT FOR PAYMENTS  
All payments shall be made to the coordinator's bank account as indicated below: 
 
 
Name of bank: […]   
Address of branch: […] 
 
Precise denomination of the account holder: […] 
 
Full account number (including bank codes): […]   
[IBAN code: […]]9 
 
 
ARTICLE I.6 - DATA CONTROLLER AND COMMUNICATION DETAILS OF THE 
PARTIES  
  
I.6.1  Data controller
 
The entity acting as a data controller according to Article II.6 shall be: [insert name].10 
 
I.6.2  Communication details of the NA11 
 
Any  communication  addressed  to  the  NA  shall  be  sent  by  the  coordinator  to  the  following 
address: 
                                                            
8 http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/inforeuro/inforeuro_en.cfm 
9 BIC or SWIFT code applies to for countries where the IBAN code does not apply. 
10 The data controller can be the National agency itself or a natural person designated to undertake his duties as 
foreseen in the National law transposing the Directive 95/46/EC as amended by Regulation 1882/2003. 
11 Both options in this paragraph could be used at the same time if communications for different purposes (e.g. 
reporting, amendment requests, questions) are to be addressed either through the following address or through 
the electronic exchange system. In this case, please use the expression "for the purposes of" in both options. If 
only one of the options is used, please delete "for the purposes of". 
 
13 
 

GfNA-II-B-Erasmus+ Grant agreement multi beneficiary – 2015 
Agreement number: [complete] 
 
Standard grant agreement (multi beneficiaries):  
 
 
[Name of the NA] 
[Post code, town and country] 
E-mail address: [insert functional mailbox NA]
 
 
[If applicable: Any communication addressed to the NA for the purposes of [NA to specify the 
purposes  for  which  the  system  shall  apply]  shall  be  submitted  through  the  [following] 
electronic exchange system set up by the NA: […]. In this case, the second subparagraph of 
Article II.2.1 and the second subparagraph of Article II.2.2 shall not apply. 
 
I.6.3  Communication details of the beneficiaries12 
 
Any communication from the NA to the beneficiaries shall be sent to the coordinator at the 
following address: 
 
[Full name of the coordinator] 
[Function] 
[Name of the entity] 
[Full official address] 
E-mail address: [complete] 

 
[If applicable: Any communication from the NA to the beneficiaries for the purposes of [NA 
to  specify  the  purposes  for  which  the  system  shall  apply]  shall  be  submitted  through  the 
[following]  electronic  exchange  system  set  up  by  the  NA:  […].  In  this  case,  the  second 
subparagraph of Article II.2.1 and the second subparagraph of Article II.2.2 shall not apply.] 
 
 
ARTICLE I.7 –PROTECTION AND SAFETY OF PARTICIPANTS  
 
The beneficiaries shall have in place effective procedures and arrangements to provide for the 
safety and protection of the participants in their Project.  
 
The beneficiaries shall ensure that insurance coverage is provided to participants involved in 
mobility activities abroad. 
 
[For  EVS  only:]  For  European  Voluntary  Service,  the  coordinator  shall  ensure  that  each 
participant is covered by the EVS insurance policy provided by the Erasmus+ Programme for 
the entire period of the participant's stay abroad. 
 
 
                                                            
12 Both options in this paragraph could be used at the same time if communications for different purposes (e.g. 
information  on  payment,  questions)  are  to  be  addressed  either  through  the  following  address  or  through  the 
electronic exchange system. In this case, please use the expression "for the purposes of" in both options. If only 
one of the options is used, please delete "for the purposes of". 
14 
 

GfNA-II-B-Erasmus+ Grant agreement multi beneficiary – 2015 
Agreement number: [complete] 
 
Standard grant agreement (multi beneficiaries):  
 
ARTICLE I.8 - APPLICABLE LAW AND SETTLEMENT OF DISPUTES 
I.8.1 The Agreement is governed by [insert the national law of the NA]. 
  
I.8.2  The  competent  court  determined  in  accordance  with  the  applicable  national  law  shall 
have  sole  jurisdiction  to  hear  any  dispute  between  the  NA  and  any  beneficiary 
concerning the interpretation, application or validity of this Agreement, if such dispute 
cannot be settled amicably. 
 
 [For  NAs  that  issue  acts  considered  administrative  acts  according  to  the  national  law:]An 
action  may  be  brought  against  an  act  of  the  NA  within  [specify  deadline  according  to  the 
national law] before [insert reference to the competent national court] according to [insert 
reference to the relevant provisions of the national law]. 
 
 
ARTICLE  I.9  –  ADDITIONAL  PROVISIONS  ON  USE  OF  THE  RESULTS 
(INCLUDING INTELLECTUAL AND INDUSTRIAL PROPERTY RIGHTS) 
 
In addition to the provision of Article II.8.3, if the beneficiaries produce educational materials 
under  the  scope  of  the  Project,  such  materials  shall  be  made  available  through  the  Internet, 
free of charge and under open licenses13. 
 
 
ARTICLE I.10 – USE OF IT TOOLS  
I.10.1  Mobility Tool+ 
 
The  coordinator  is  required  to  make  use  of  the  web  based  Mobility  Tool  to  record  all 
information  in  relation  to  the  mobility  activities  undertaken  under  the  Project,  including 
activities with a zero grant from EU funds and to complete and submit the Progress Report, 
Interim report (if available in Mobility Tool+) and Final reports. 
 
[Key Action 1- HIGHER EDUCATION, SCHOOL EDUCATION, ADULT EDUCATION, 
VET] 
At least once a month during the mobility project, the beneficiaries must encode and update 
any new information regarding the participants and the mobility activities.  
 
[Key Action 1- YOUTH - EVS: 
                                                            
13Open licence – a way by which the owner of a work grants permission to others to use the resource. A license 
is  associated  to  each  resource.  There  are  different  open  licences  according  to  the  extent  of  the  permissions 
granted  or  the  limitations  imposed  and  the  beneficiary  is  free  to  choose  the  specific  license  to  apply  to  their 
work.   An  open  licence  must  be  associated  to  each  resource  produced.   An  open  licence  is  not  a  transfer  of 
copyrights or Intellectual Property Rights (IPR).  
15 
 

GfNA-II-B-Erasmus+ Grant agreement multi beneficiary – 2015 
Agreement number: [complete] 
 
Standard grant agreement (multi beneficiaries):  
 
[  The  beneficiary  must  encode    information  regarding  the  participants  as  soon  as  they  are 
selected  and not later than […] weeks before the start of the service.]   
 
 
I.10.2  VALOR – Dissemination Platform 
 
[For Key Action 1 and Key Action 3:] 
 
The  beneficiary  may  use  VALOR,  the  Erasmus+  the  Dissemination  Platform  ( 
http://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/projects/)  to  disseminate  project  results,  in 
accordance with the instructions provided therein.. 
 
 
[For Key Action 2:]  
 
The  coordinator  shall  input  the  deliverables  of  the  Project  in  VALOR,  the  programme 
Dissemination Platform on the website http://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/projects/ 
, in accordance with the instructions provided therein.  
The  approval  of  the  final  report  will  be  subject  to  the  upload  of  the  Project  deliverables  in 
VALOR by the time of its submission 
 
ARTICLE I.11 – ADDITIONAL PROVISIONS ON SUBCONTRACTING  
[NA to keep only the text applicable to the Key Action concerned by the grant agreement 
 
[For Key action 1 and Key action 3:] 
 
By way of derogation, the provisions set out in points (c) and (d) of Article II.10.2 shall not 
apply.  
 
[For Key action 2:] 
 
By  way  of  derogation  to  the  provisions  set  out  in  Article  II.10,  the  beneficiaries  shall  not 
subcontract any activities funded from the budget category Intellectual outputs.  
 
By way of derogation, the provisions set out in points (c) and (d) of Article II.10.2 shall not 
apply to any of the budget categories except Exceptional costs. 
 
 
ARTICLE I.12 – SPECIAL PROVISIONS ON THE FINANCIAL RESPONSIBILITY 
FOR RECOVERIES  
 
The financial responsibility of each beneficiary other than the coordinator shall be limited to 
the amount received by the beneficiary concerned. 
 
 

16 
 

GfNA-II-B-Erasmus+ Grant agreement multi beneficiary – 2015 
Agreement number: [complete] 
 
Standard grant agreement (multi beneficiaries):  
 
ARTICLE  I.13  -  NOT  APPLICABLE  PROVISIONS  FROM  THE  GENERAL 
CONDITIONS 
 
The  following  provisions  of  Part  II  -  General  Conditions  of  this  Agreement  shall  not 
apply:[NA  to  list  the  references  of  the  respective  Articles  II.16.2.1-II.16.2.6  and  II.16.4.1-
II.16.4.5  that  do  NOT  apply  to  the  Agreement  depending  on  the  Key  Action  and  field 
concerned] II.16.X. 
 
[ARTICLE I.XX - SUPPORT TO PARTICIPANTS 
[For  Key  Action  1  and  Key  Action  2  in  case  Transnational  learning/teaching/training 
activities are awarded
 
Where  the  implementation  of  the  Project  requires  giving  support  to  participants,  the 
beneficiaries shall give such support in accordance with the conditions specified in  Annex I 
and Annex IV (if applicable), which shall at least contain: 
 
(a)  the  maximum  amount  of  financial  support,  which  shall  not  exceed  EUR  60  000  for 
each participant; 
(b) the criteria for determining the exact amount of the support;  
(c)  the activities for which the participant may receive support, on the basis of a fixed list;  
(d) the definition of the persons or categories of persons which may receive support; 
(e)  the criteria for giving the support.] 
[Only for HE mobility between Programme and Partner Countries: 
The  beneficiaries  shall  manage  the  entire  budget  for  mobility  between  Programme  and 
Partner Countries including all associated costs with incoming and outgoing student and staff 
mobility. 
If  the  participant  receives  other  financial  support  than  Erasmus+  EU  funds,  information 
regarding this support may be included in the participant's grant agreement according to the 
instructions  provided  in  the  template  of  the  grant  agreement  to  be  signed  with  the 
participant.] 
[For Key Action 1 and Key Action 3: 
In accordance with the documents provided in Annex IV, the beneficiaries shall: 
–  Either transfer the financial support for [NA to select the applicable budget categories 
depending  on  the  field  and  type  of  participants:]  the  budget  categories  travel/ 
individual support/linguistic support/course fees in full to the participants of mobility 
activities, applying the rates for unit contributions as specified in Annex III; 
–  Or provide the support for [NA to select the applicable budget categories depending 
on the field and type of participants:] the budget categories travel/ individual support/ 
linguistic  support/  course  fees  to  participants  of  mobility  activities  in  the  form  of 
17 
 

GfNA-II-B-Erasmus+ Grant agreement multi beneficiary – 2015 
Agreement number: [complete] 
 
Standard grant agreement (multi beneficiaries):  
 
provision  of  the  required  travel/  subsistence/linguistic  support  services/  courses.  In 
such  case,  the  beneficiaries  shall  ensure  that  the  provision  of  travel/  subsistence/ 
linguistic  support  services/  courses  will  meet  the  necessary  quality  and  safety 
standards.  [For  higher  education  between  Programme  Countries  only:]This  option  is 
allowed only for staff mobility activities. [For higher education between Programme 
and  Partner  Countries  only:]This  option  is  allowed  only  for  student  travel  and  staff 
mobility activities. 
 [For Key Action 2:] 
The beneficiaries shall: 
–  Either transfer the financial support for [NA to select the applicable budget categories 
depending  on  the  Project:]  the  budget  categories  travel/individual  support/  linguistic 
support in full to the participants of Transnational learning/teaching/training activities, 
applying the rates for unit contributions as specified in Annex III; 
–  Or provide the support for [NA to select the applicable budget categories depending 
on  the  Project:]  the  budget  categories  travel/individual  support/  linguistic  support  to 
participants  of  Transnational  learning/teaching/training  activities  in  the  form  of  
provision  of  the  required  travel,  subsistence  and  linguistic  support  services.  In  such 
case,  the  beneficiaries  shall  ensure  that  the  provision  of  travel,  subsistence  and 
linguistic support services will meet the necessary quality and safety standards. 
[For all Key Actions:] 
 
The beneficiaries may combine the two options set out in the previous paragraph in so far as 
they ensure fair and equal treatment of all participants. In such case the conditions applicable 
to  each  option  shall  be  applied  for  the  budget  categories  to  which  the  respective  option  is 
applied.  
 
[ARTICLE I.XX  - MODIFICATIONS WITHOUT AMENDMENT 
 
[
Only for HE mobility between Programme and Partner Countries 
 
By derogation to art. II.11, the beneficiary is allowed to modify the grant agreement without 
requesting an amendment, in the following situations: 
 
(a)  The funding for a given set of mobility flows with a Partner Country is granted for a 
total duration and given number of participants, as specified in Annexes I and II. The 
beneficiary  is  free  to  set  the  duration  of  mobilities,  as  long  as  the  minimum  and 
maximum  durations  set  out  in  the  Programme  Guide,  and  any  possible  secondary 
criteria published by the NA, are respected.  
(b) Within  a  given  set  of  mobility  flows  with  a  Partner  Country,  the  beneficiary  may 
organise mobilities for a different number of participants than specified in Annexes I 
18 
 

GfNA-II-B-Erasmus+ Grant agreement multi beneficiary – 2015 
Agreement number: [complete] 
 
Standard grant agreement (multi beneficiaries):  
 
and II,  provided that the minimum and maximum durations set out in the Programme 
Guide, and any possible secondary criteria published by the NA, are respected.] 
 
 
[ARTICLE I.XX –PARENTAL/GUARDIAN CONSENT  
[For Key Action 1 – Youth Exchanges and and VET mobility of learners, and for Key Action 
2 in the field of school education in case the grant covers pupil mobility:]  
 
The  beneficiary  shall  obtain  the  Parental/Guardian  consent  for  participants  of  minor  age 
prior to their participation in any mobility activity.]  
  
 
[ARTICLE I.XX –YOUTH PASS CERTIFICATE  
 
[For all actions in the Youth field:
 
I.XX.1 The  beneficiaries  shall  inform  the  participants  involved  in  the  Project  about  their 
right to receive a Youthpass certificate.   
 
I.XX.2 The  beneficiaries  are  responsible  for  the  assessment  of  non-formal  learning 
experiences  acquired  by  the  participants  involved  in  the  Project  and  have  the  obligation  to 
provide  a  Youthpass  certificate  to  each  individual  participant  requiring  it  at  the  end  of  the 
activity.]  
 
 
[ARTICLE I.XX – ADDITIONAL PROVISION ON MONITORING AND EVALUATION 
 
[For holders of Erasmus+ VET Mobility Charter]  
 
The  NA  will  monitor  the  correct  implementation  of  the  VET  Mobility  Charter  by  the 
beneficiaries. 
 
In  case  the  monitoring  reveals  weaknesses,  the  beneficiary  concerned  shall  establish  and 
implement  an  action  plan  within  the  timeframe  specified  by  the  NA.  In  the  absence  of 
adequate and timely remedial actions by the beneficiary concerned, the NA may withdraw the 
accreditation in accordance with the provisions set in the charter.] 
 
[For HE] 
 
The NA and the Commission will monitor the correct implementation of the Erasmus Charter 
for Higher Education and/or the consortium accreditation by the beneficiaries [for mobility 
between  Programme  and  Partner  Countries:  and  the  respect  of  the  quality  commitments 
defined in their applicable inter-institutional agreement(s)]. 
 
 
In  case  the  monitoring  reveals  weaknesses,  the  beneficiary  concerned  shall  establish  and 
implement an action plan within the timeframe specified by the NA or the Commission. In the 

19 
 

GfNA-II-B-Erasmus+ Grant agreement multi beneficiary – 2015 
Agreement number: [complete] 
 
Standard grant agreement (multi beneficiaries):  
 
absence of adequate and timely remedial actions by the beneficiary concerned, the NA may 
withdraw  the  consortium  accreditation  or  recommend  to  the  Commission  to  suspend  or 
withdraw the Erasmus Charter for Higher Education in accordance with the provisions set in 
the consortium accreditation or Erasmus Charter for Higher Education respectively.] 
 
[For EVS ]  
 
The NA will monitor the correct implementation of the EVS Charter by the beneficiaries. 
 
In  case  the  monitoring  reveals  weaknesses,  the  beneficiary  concerned  shall  establish  and 
implement  an  action  plan  within  the  timeframe  specified  by  the  NA.  In  the  absence  of 
adequate and timely remedial actions by the beneficiary concerned, the NA may withdraw the 
accreditation in accordance with the provisions set in the charter]]. 
 
[ARTICLE I.XX –BENEFICIARIES LOCATED IN PARTNER COUNTRIES 
 
[for  Higher  Education  only:  in  case  of  Strategic  Partnerships  that  involve  one  or  more 
participating organisations located in a partner country] 
 
The beneficiary[ies] located in partner countries commit to respect the same principles as the 
beneficiaries  located  in  programme  countries  regarding  the  Erasmus  Charter  for  Higher 
Education, wherever applicable.]  
 
[ARTICLE 
I.XX 
– 
BENEFICIARIES 
WHICH 
ARE 
INTERNATIONAL 
ORGANISATIONS 
[to be included only if any of the beneficiaries is an international organisation] 
 
I.XX.1  Dispute settlement - Arbitration 
 

(a) By way of derogation from Article I.8, any dispute between the NA and [insert name 
of  IO(s)]  relating  to  the  Agreement,  which  cannot  be  settled  amicably  shall  be 
referred  to  an  arbitration  committee  in  accordance  with  the  procedure  specified  in 
points (b) to (g).  

 
(b) When  notifying  the  other  party  of  its  intention  to  resort  to  arbitration,  the  notifying 
party  shall  also  inform  the  other  party  about  its  appointed  arbitrator.  The  second 
party  shall  appoint  its  arbitrator  within  one  month  of  receipt  of  that  written 
notification. The two arbitrators shall, by joint agreement and within three months of 
the appointment of the second party’s arbitrator, appoint a third arbitrator who shall 
be  the  chairman  of  the  arbitration  committee,  unless  both  parties  agreed  to  have  a 
sole arbitrator. 

 
(c)  Within one month of the appointment of the third arbitrator, the parties shall agree on 
the  terms  of  reference  of  the  arbitration  committee,  including  the  procedure  to  be 
followed 

(d) The arbitration proceedings shall take place in [NA to indicate the place]. 
20 
 

GfNA-II-B-Erasmus+ Grant agreement multi beneficiary – 2015 
Agreement number: [complete] 
 
Standard grant agreement (multi beneficiaries):  
 
 
(e)  The  arbitration  committee  shall  apply  the  terms  of  the  Agreement.  The  arbitration 
committee shall set out in its arbitral award detailed grounds for its decision. 
 
(f)  The  arbitral  award  shall  be  final  and  binding  upon  the  parties,  which  hereby 
expressly agree to renounce any form of appeal or revision. 
 
(g) The  costs,  including  all  reasonable  fees  incurred  by  the  parties  related  to  any 
arbitration, shall be apportioned between the parties by the arbitration committee. 
 
I.XX.2  Checks and audits 
 
The NA shall address any requests for checks or audits pursuant to the provisions of Article 
II.20 to the Director General of the [insert name of IO(s)]. 
 
[insert  name  of  IO(s)]  shall  make  available  to  the  NA,  upon  request,  all  relevant  financial 
information,  including  statements  of  accounts  concerning  the  Project,  where  [it][they] 
implement[s] the Project or where [its][their] affiliated entities or a subcontractor takes part 
in the Project.  
 
I.XX.3  Applicable law 
 
By derogation from  Article I.8.1, the  Agreement shall  be governed by the applicable Union 
Law complemented where necessary by [the law of (insert law of a Member State or an EFTA 
country)]. 
 
I.XX.4  Privileges and immunities 
 
Nothing  in  the  Agreement  shall  be  interpreted  as  a  waiver  of  any  privileges  or  immunities 
which  are  accorded  to  the  [insert  name  of  IO(s)]  by  [its][their]  constituent  documents  or 
international law.] 
 
 
[ARTICLE I.XX – ANY ADDITIONAL PROVISIONS REQUIRED BY THE NATIONAL 
LAW 
 
The  NA  shall  include  any  additional  compulsory  legal  provision  required  by  the  national 
law]

 
 
[ARTICLE I.XX – ONLINE LINGUISTIC SUPPORT (OLS) 
 
[This  Article  applies  only  to  Key  Action  1  in  Higher  Education  for  mobilities  between 
Programme Countries, VET learners and Youth
 (for European Voluntary Service activities 
of more than two months) for mobilities for which the main language of instruction, work 
or  volunteering  is  English,  French,  German,  Italian,  Spanish,  or  Dutch  (or  additional 
languages once they become available in the Online Linguistic Support (OLS) tool)] 

21 
 

GfNA-II-B-Erasmus+ Grant agreement multi beneficiary – 2015 
Agreement number: [complete] 
 
Standard grant agreement (multi beneficiaries):  
 
 
Licences for OLS language assessment are allocated for [for HE: all participants in student 
mobility  between  Programme  Countries,  including  zero-grant  students]  [for  VET:  all 
participants  in  learner  mobility  of  at  least  1  month]  [for  Youth:  all  EVS  volunteers 
undertaking  a  mobility  activity  of  more  than  two  months]  who  will  use  one  of  the  above 
languages  as  their  main  language  of  instruction/work/volunteering  (with  the  exception  of 
native  speakers).  They  must  carry  out  an  online  assessment  before  and  at  the  end  of  the 
mobility period as a compulsory part of their mobility.
 [For HE] The completion of the online 
assessment before departure is a pre-requisite for the mobility, except in duly justified cases. 

The Project is awarded [NA to complete number: X] licences for OLS language assessments. 
The Project is awarded [NA to complete number: X] licences for OLS language courses. 
The beneficiary shall use the awarded licences in accordance with the provisions set out in 
Annex III. 
  
  
 
SIGNATURES 
 
 
 
 
 
For the coordinator 
 
 
                         For the NA 
[function/forename/surname]  
                         [forename/surname] 
[signature] 
[signature] 
Done at [place], [date] 
Done at [place], [date] 
 
 
22 
 

GfNA-II-B-Erasmus+ Grant agreement multi beneficiary – 2015 
Agreement number: [complete] 
 
Standard grant agreement (multi beneficiaries):  
 
In order to improve the user friendliness and legibility of the agreement the National Agency (NA) may display the PART II 
(General Conditions) on its website. This will not in any way undermine the legal value of the said document. 
 
PART II 
 GENERAL CONDITIONS 
 
PART A – LEGAL AND ADMINISTRATIVE PROVISIONS 
 
ARTICLE 

II.1 
–  GENERAL  OBLIGATIONS  AND  ROLES  OF  THE 
BENEFICIARIES     
 
II.1.1  General obligations and role of the beneficiaries 
 
The beneficiaries shall: 
(a) 
be jointly and severally responsible for carrying out the Project in accordance with the 
terms and conditions of the Agreement;  
(b) 
be responsible for complying with any legal obligations incumbent on them jointly or 
individually; 
(c) 
make  appropriate  internal  arrangements  for  the  proper  implementation  of  the  Project, 
consistent  with  the  provisions  of  this  Agreement;  where  provided  for  in  the  Special 
Conditions,  those  arrangements  shall  take  the  form  of  an  internal  co-operation 
agreement between the beneficiaries. 
 
II.1.2  General obligations and role of each beneficiary 
 
Each beneficiary shall: 
(a) 
inform  the  coordinator  immediately  of  any  change  likely  to  affect  or  delay  the 
implementation of the Project of which the beneficiary is aware; 
(b) 
inform  the  coordinator  immediately  of  any  change  in  its  legal,  financial,  technical, 
organisational  or  ownership  situation  and  of  any  change  in  its  name,  address  or  legal 
representative; 
(c) 
submit in due time to the coordinator:  
(i)   the  data  needed  to  draw  up  the  reports,  financial  statements  and  other  documents 
provided for in the Agreement; 
(ii)  all  the  necessary  documents  in  the  event  of  audits,  checks,    evaluation  and 
monitoring in accordance with Articles II.20 and II.21.  
23 
 

GfNA-II-B-Erasmus+ Grant agreement multi beneficiary – 2015 
Agreement number: [complete] 
 
Standard grant agreement (multi beneficiaries):  
 
(iii) any other information to be provided to the NA according to the Agreement, except 
where  the  Agreement  requires  that  such  information  is  submitted  directly  by  the 
beneficiary to the NA. 
  
II.1.3   General obligations and role of the coordinator 
 
The coordinator shall: 
 
(a) 
monitor that the Project is implemented in accordance with the Agreement; 
 
(b) 
be  the  intermediary  for  all  communications  between  the  beneficiaries  and  the  NA, 
except where provided otherwise in the Agreement, and, in particular, the coordinator 
shall: 
 
(i)   immediately  provide  the  NA  with  the  information  related  to  any  change  in  the 
name,  address,  legal  representative  as  well  as  in  the  legal,  financial,  technical, 
organisational  or  ownership  situation  of  any  of  the  beneficiaries,  or  to  any  event 
likely to affect or delay the implementation of the Project, of which the coordinator 
is aware; 
 
(ii)  bear  responsibility  for  supplying  all  documents  and  information  to  the NA  which 
may  be  required  under  the  Agreement,  except  where  provided  otherwise  in  the 
Agreement;  where  information  is  required  from  the  other  beneficiaries,  the 
coordinator  shall  bear  responsibility  for  obtaining  and  verifying  this  information 
before passing it on to the NA;  
 
(c) 
make  the  appropriate  arrangements  for  providing  any  financial  guarantees  required 
under the Agreement; 
 
(d) 
establish the requests for payment in accordance with the Agreement; 
 
(e) 
where  it  is  designated  as  the  sole  recipient  of  payments  on  behalf  of  all  of  the 
beneficiaries,  ensure  that  all  the  appropriate  payments  are  made  to  the  other 
beneficiaries  without  unjustified  delay.  The  coordinator  shall  make  all  payments  the 
other  beneficiaries  by  bank  transfer  and  keep  appropriate  evidence  of  the  amounts 
transferred to each beneficiary for any checks and audits as referred to in Article II.20.  
 
(f) 
bear responsibility for providing all the necessary documents in the event of checks and 
audits  initiated  before  the  payment  of  the  balance,  and  in  the  event  of  evaluation  in 
accordance with Articles II.20 and II.21. 
 
The coordinator shall not subcontract any part of its tasks to the other beneficiaries or to any 
other party. 
 
 
ARTICLE II.2 – COMMUNICATIONS BETWEEN THE PARTIES 

24 
 

GfNA-II-B-Erasmus+ Grant agreement multi beneficiary – 2015 
Agreement number: [complete] 
 
Standard grant agreement (multi beneficiaries):  
 
 
II.2.1  Form and means of communications  
 
Any  communication  relating  to  the  Agreement  or  to  its  implementation  shall  be  made  in 
writing  (in  paper  or  electronic  form),  shall  bear  the  number  of  the  Agreement  and  shall  be 
made using the communication details identified in Article I.6.  
 
Electronic  communications  shall  be  confirmed  by  an  original  signed  paper  version  of  that 
communication  if  requested  by  any  of  the  parties  provided  that  this  request  is  submitted 
without  unjustified  delay.  The  sender  shall  send  the  original  signed  paper  version  without 
unjustified delay.  
 
Formal notifications shall be made by registered mail with return receipt or equivalent, or by 
equivalent electronic means.  
 
II.2.2  Date of communications 
 
Any communication is deemed to have been made when it is received by the receiving party, 
unless the agreement refers to the date when the communication was sent.  
 
Electronic communication is deemed to have been received by the receiving party on the day 
of successful dispatch of that communication, provided that it is sent to the addressees listed 
in Article I.6. Dispatch shall be deemed unsuccessful if the sending party receives a message 
of  non-delivery.  In  this  case,  the  sending  party  shall  immediately  send  again  such 
communication  to  any  of  the  other  addresses  listed  in  Article  I.6.  In  case  of  unsuccessful 
dispatch,  the  sending  party  shall  not  be  held  in  breach  of  its  obligation  to  send  such 
communication within a specified deadline.  
 
Mail sent to the NA using the postal services is considered to have been received by the NA 
on the date on which it is registered by the department identified in Article I.6.2. 
 
Formal  notifications  made  by  registered  mail  with  return  receipt  or  equivalent,  or  by 
equivalent electronic means, shall be considered to have been received by the receiving party 
on the date of receipt indicated on the return receipt or equivalent. 
 
 
ARTICLE II.3 – LIABILITY FOR DAMAGES  
 
II.3.1  The  NA  and  the  Commission  shall  not  be  held  liable  for  any  damage  caused  or 
sustained by any of the beneficiaries, including any damage caused to third parties as 
a consequence of or during the implementation of the Project.  
 
II.3.2  Except in  cases  of force  majeure, the beneficiaries  shall compensate  the NA for any 
damage sustained by them as a result of the implementation of the Project or because 
the Project was not implemented or implemented poorly, partially or late.  
 
 

25 
 

GfNA-II-B-Erasmus+ Grant agreement multi beneficiary – 2015 
Agreement number: [complete] 
 
Standard grant agreement (multi beneficiaries):  
 
ARTICLE II.4 - CONFLICT OF INTERESTS 
 
II.4.1  The beneficiaries shall take all necessary measures to prevent any situation where the 
impartial and objective implementation of the Agreement is compromised for reasons 
involving economic interest, political or national affinity, family or emotional ties or 
any other shared interest (“conflict of interests”). 
 
II.4.2  Any  situation  constituting  or  likely  to  lead  to  a  conflict  of  interests  during  the 
implementation  of  the  Agreement  shall  be  notified  to  the  NA,  in  writing,  without 
delay. The beneficiaries shall immediately take all the necessary steps to rectify this 
situation. The NA reserves the right to verify that the measures taken are appropriate 
and may require additional measures to be taken within a specified deadline. 
 
 
ARTICLE II.5 – CONFIDENTIALITY  
 
II.5.1  The NA and the beneficiaries shall preserve the confidentiality of any information and 
documents,  in  any  form,  which  are  disclosed  in  writing  or  orally  in  relation  to  the 
implementation  of  the  Agreement  and  which  are  explicitly  indicated  in  writing  as 
confidential. 
 
II.5.2  The beneficiaries shall not use confidential information and documents for any reason 
other  than  fulfilling  their  obligations  under  the  Agreement,  unless  otherwise  agreed 
with the NA in writing. 
 
II.5.3  The NA and the beneficiaries shall be bound by the obligations referred to in Articles 
II.5.1 and II.5.2 during the implementation of the Agreement and for a period of five 
years starting from the payment of the balance, unless: 
 
 
(a)  the  party  concerned  agrees  to  release  the  other  party  from  the  confidentiality 
obligations earlier; 
 
 
(b)  the confidential information becomes public through other means than in breach 
of  the  confidentiality  obligation  through  disclosure  by  the  party  bound  by  that 
obligation; 
 
 
(c)  the disclosure of the confidential information is required by law. 
 
 
ARTICLE II.6 – PROCESSING OF PERSONAL DATA 
 
II.6.1  Processing of personal data by the NA and the Commission 
 
Any personal data included in the Agreement shall be processed by the NA according to the 
provisions laid down in national law. 
26 
 

GfNA-II-B-Erasmus+ Grant agreement multi beneficiary – 2015 
Agreement number: [complete] 
 
Standard grant agreement (multi beneficiaries):  
 
Any  personal  data  stored  on  the  IT  Tools  provided  by  the  European  Commission  shall  be 
processed  by  the  National  Agencies  pursuant  to  Regulation  No  45/2001  of  the  European 
Parliament  and  of  the  Council  of  18  December  2000  on  the  protection  of  individuals  with 
regard to the processing of personal data by the institutions and bodies of the Community and 
on the free movement of such data. 
 
Such  data  shall  be  processed  by  the  data  controller  identified  in  Article  I.6.1  solely  for  the 
purposes  of  the  implementation,  management  and  monitoring  of  the  Agreement,  without 
prejudice  to  possible  transmission  to  the  bodies  charged  with  the  monitoring  or  inspection 
tasks in application of national law applicable to the Agreement. 
 
The beneficiaries shall have the right of access to his/her personal data and the right to rectify 
any such data. Should the beneficiaries have any queries concerning the processing of his/her 
personal data, he/she shall address them to the data controller, identified in Article I.6.1. 
 
Any personal data included in the Agreement shall be processed by the Commission pursuant 
to  Regulation  (EC)  No  45/2001  of  the  European  Parliament  and  of  the  Council  of  18 
December  2000  on  the  protection  of  individuals  with  regard  to  the  processing  of  personal 
data by the Community institutions and bodies and on the free movement of such data. 
 
The beneficiaries shall have the right of recourse at any time to the European Data Protection 
Supervisor. 
 
II.6.2  Processing of personal data by the beneficiaries 
 
Where  the  Agreement  requires  the  processing  of  personal  data  by  the  beneficiaries,  the 
beneficiaries  may  act  only  under  the  supervision  of  the  data  controller  identified  in  Article 
I.6.1, in particular with regard to the purpose of the processing, the categories of data which 
may  be  processed,  the  recipients  of  the  data  and  the  means  by  which  the  data  subject  may 
exercise his or her rights. 
 
The access to data that the beneficiaries grant to their personnel shall be limited to the extent 
strictly necessary for the implementation, management and monitoring of the Agreement.  
 
The  beneficiaries  undertake  to  adopt  appropriate  technical  and  organisational  security 
measures  having  regard  to  the  risks  inherent  in  the  processing  and  to  the  nature  of  the 
personal data concerned, in order to: 
 
(a) 
prevent  any  unauthorised  person  from  gaining  access  to  computer  systems  processing 
personal data, and especially: 
 
(i)  unauthorised reading, copying, alteration or removal of storage media; 
 
(ii)  unauthorised  data  input  as  well  as  any  unauthorised  disclosure,  alteration  or 
erasure of stored personal data; 
27 
 

GfNA-II-B-Erasmus+ Grant agreement multi beneficiary – 2015 
Agreement number: [complete] 
 
Standard grant agreement (multi beneficiaries):  
 
 
(iii)  unauthorised  persons  from  using  data-processing  systems  by  means  of  data 
transmission facilities; 
 
(b) 
ensure  that  authorised  users  of  a  data-processing  system  can  access  only  the  personal 
data to which their access right refers; 
 
(c) 
record which personal data have been communicated, when and to whom; 
 
(d) 
ensure  that  personal  data  being  processed  on  behalf  of  third  parties  can  be  processed 
only in the manner prescribed by the NA; 
 
(e) 
ensure that, during communication of personal data and transport of storage media, the 
data cannot be read, copied or erased without authorisation; 
 
(f) 
design  their  organisational  structure  in  such  a  way  that  it  meets  data  protection 
requirements. 
 
 
ARTICLE II.7 – VISIBILITY OF UNION FUNDING   
 
II.7.1  Information on Union funding and use of European Union emblem 
 
Any communication or publication related to the Project, made by the beneficiaries jointly or 
individually,  including  at  conferences,  seminars  or  in  any  information  or  promotional 
materials  (such  as  brochures,  leaflets,  posters,  presentations,  etc.),  shall  indicate  that  the 
Project has received funding from the Union and shall display the European Union emblem.  
http://ec.europa.eu/dgs/education_culture/publ/graphics/identity_en.htm 
and 
http://ec.europa.eu/dgs/communication/services/visual_identity/pdf/use-emblem_en.pdf. 
When  displayed  in  association  with  another  logo,  the  European  Union  emblem  must  have 
appropriate prominence.  
 
II.7.2  Disclaimers excluding NA and Commission responsibility 
 
Any communication or publication related to the Project made by the beneficiaries jointly or 
individually in any form and using any means, shall indicate that it reflects only the author's 
view and that the NA and the Commission are not responsible for any use that may be made 
of the information it contains. 
 
 
ARTICLE  II.8  –  
PRE-EXISTING  RIGHTS  AND  OWNERSHIP  AND  USE  OF  THE 
RESULTS  (INCLUDING  INTELLECTUAL  AND  INDUSTRIAL  PROPERTY 
RIGHTS) 
 
II.8.1  Ownership of the results by the beneficiaries  
 

28 
 

GfNA-II-B-Erasmus+ Grant agreement multi beneficiary – 2015 
Agreement number: [complete] 
 
Standard grant agreement (multi beneficiaries):  
 
Unless  stipulated  otherwise  in  the  Agreement,  ownership  of  the  results  of  the  Project, 
including  industrial  and  intellectual  property rights,  and  of  the  reports and  other  documents 
relating to it, shall be vested in the beneficiaries. 
 
II.8.2  Pre-existing industrial and intellectual property rights  
 
Where industrial and intellectual property rights, including rights of third parties, exist prior 
to the conclusion of the Agreement, the beneficiaries shall establish a list which shall specify 
all rights  of ownership and  use  of the pre-existing industrial and intellectual property rights 
and disclose it to the NA at the latest before the commencement of implementation. 
 
The beneficiaries shall ensure that they have all the rights to use  any pre-existing industrial 
and intellectual property rights during the implementation of the Agreement. 
 
II.8.3  Rights of use of the results and of pre-existing rights by NA and the Union  
 
Without prejudice to Articles II.1.1, II.3 and II.8.1, the beneficiaries grant the Union the right 
to use the results of the Project for the following purposes: 
 
(a)   use for its own purposes, and in particular, making available to persons working for the 
NA, Union institutions, agencies and bodies and to Member States' institutions, as well 
as, copying and reproducing in whole or in part and in unlimited number of copies; 
 
(b)   distribution to the public, and in particular, publication in hard copies and in electronic 
or  digital  format,  publication  on  the  internet,  including  on  the  Europa  website,  as  a 
downloadable  or  non-downloadable  file,  broadcasting  by  any  kind  of  technique  of 
transmission, public display or presentation, communication through press information 
services, inclusion  in widely accessible databases or indexes; 
 
(c)   translation;  
 
(d)   giving  access  upon  individual  requests  without  the  right  to  reproduce  or  exploit,  as 
provided for by Regulation (EC) No 1049/2001 of the European Parliament and of the 
Council of 30 May 2001 regarding public access to European Parliament, Council and 
Commission documents;  
 
(e)   storage in paper, electronic or other format;   
 
(f)   archiving in line with the document management rules applicable to the NA; 
 
(g)   rights to authorise or sub-licence the modes of exploitation set out in points (b) and (c) 
to third parties.     
 
Additional  rights  of  use  for  the  NA  and/or  the  Union  may  be  provided  for  in  the  Special 
Conditions.  
 
29 
 

GfNA-II-B-Erasmus+ Grant agreement multi beneficiary – 2015 
Agreement number: [complete] 
 
Standard grant agreement (multi beneficiaries):  
 
The  beneficiaries  shall  warrant  that  the  NA  and/or  the  Union  has  the  right  to  use  any  pre-
existing industrial and intellectual property rights, which have been included in the results of 
the  Project.  Unless  specified  otherwise  in  the  Special  Conditions,  those  pre-existing  rights 
shall be used for the same purposes and under the same conditions applicable to the rights of 
use of the results of the Project. 
  
Information  about  the  copyright  owner  shall  be  inserted  when  the  result  is  divulged  by  the 
NA  and/or  the  Union.  The  copyright  information  shall  read:  "©  –  year  –  name  of  the 
copyright  owner.  All  rights  reserved.  Licenced  to  –name  of  the  National  agency-under 
conditions" or "© – year – name of the copyright owner. All rights reserved. Licenced to the 
European Union under conditions." 
 
ARTICLE  II.9 

–  AWARD  OF  CONTRACTS  NECESSARY  FOR  THE 
IMPLEMENTATION OF THE PROJECT  
 
II.9.1  
Where the implementation of the Project requires the procurement of goods, works or 
services, the beneficiaries shall award the contract to the tender offering best value for 
money  or,  as  appropriate,  to  the  tender  offering  the  lowest  price.  In  doing  so,  they 
shall avoid any conflict of interests.  
 
Beneficiaries  acting  in  its  capacity  of  a  contracting  authority  within  the  meaning  of 
Directive 2014/24/EU of the European Parliament and of the Council of 26 February 
2014 on public procurement and repealing Directive 2004/18/EC or a contracting entity 
within  the  meaning  of  Directive  2014/25/EU  of  the  European  Parliament  and  of  the 
Council of 26 February 2014 on procurement by entities operating in the water, energy, 
transport and postal services sectors and repealing Directive 2004/17/EC shall abide by 
the applicable national public procurement rules. 
 
 
II.9.2  The  beneficiaries  shall  retain  sole  responsibility  for  carrying  out  the  Project  and  for 
compliance with the provisions of the Agreement. The beneficiaries shall ensure that 
any  procurement  contract  contains  provisions  stipulating  that  the  contractor  has  no 
rights vis-à-vis the NA under the Agreement.   
 
II.9.3.  The  beneficiaries  shall  ensure  that  the  conditions  applicable  to  them  under  Articles 
II.3, II.4, II.5, II.8, II.20 and II.21. are also applicable to the contractor. 
 
 
ARTICLE  II.10  –  SUBCONTRACTING  OF  TASKS  FORMING  PART  OF  THE 
PROJECT 
 
II.10.1  
A "subcontract" is a procurement contract within the meaning of Article II.9, which 
covers  the  implementation  by  a  third  party  of  tasks  forming  part  of  the  Project  as 
described in Annex I. 
 
30 
 

GfNA-II-B-Erasmus+ Grant agreement multi beneficiary – 2015 
Agreement number: [complete] 
 
Standard grant agreement (multi beneficiaries):  
 
II.10.2  Beneficiaries  may  subcontract  tasks  forming  part  of  the  Project,  provided  that,  in 
addition  to  the  conditions  specified  in  Article  II.9  and  the  Special  Conditions,  the 
following conditions are complied with: 
 
(a)  subcontracting only covers the implementation of a limited part of the Project; 
 
(b)  recourse to subcontracting is justified having regard to the nature of the Project 
and what is necessary for its implementation; 
 
(c)  the estimated costs of the subcontracting are clearly identifiable in the estimated 
budget set out in Annex II; 
 
(d)  any recourse to subcontracting, if not provided for in Annex I, is communicated 
by the coordinator and approved by the NA without prejudice to Article II.11.2; 
 
(e)  the beneficiaries ensure that the conditions applicable to them under Article II.7  
are also applicable to the subcontractor. 
 
 
ARTICLE II.11 – AMENDMENTS TO THE AGREEMENT  
 
II.11.1
  Any amendment to the Agreement shall be made in writing.  
 
II.11.2
  An  amendment  may  not  have  the  purpose  or  the  effect  of  making  changes  to  the 
Agreement  which  would  call  into  question  the  decision  awarding  the  grant  or  be 
contrary to the equal treatment of applicants. 
 
II.11.3  Any  request  for  amendment  shall  be  duly  justified  and  shall  be  sent  to  the  other 
party in due time before it is due to take effect, and in any case one month before the 
end  of  the  period  set  out  in  Article  I.2.2,  except  in  cases  duly  substantiated  by  the 
party requesting the amendment and accepted by the other party. 
 
II.11.4  
A  request  for  amendment  on  behalf  of  the  beneficiaries  shall  be  submitted  by  the 
coordinator.  
 
II.11.5  Amendments shall enter into force on the date on which the last party signs or on the 
date of approval of the request for amendment.  
 
Amendments  shall  take effect  on  a date  agreed by  the  parties  or,  in  the  absence  of 
such an agreed date, on the date on which the amendment enters into force.  
 
 
ARTICLE  II.12  –  ASSIGNMENT  OF  CLAIMS  FOR  PAYMENTS  TO  THIRD 
PARTIES 
 
II.12.1  Claims for payments of the beneficiaries against the NA may not be assigned to third 
parties, except in duly justified cases where the situation warrants it.  
31 
 

GfNA-II-B-Erasmus+ Grant agreement multi beneficiary – 2015 
Agreement number: [complete] 
 
Standard grant agreement (multi beneficiaries):  
 
 
The  assignment  shall  only  be  enforceable  against  the  NA  if  it  has  accepted  the 
assignment on the basis of a written and reasoned request to that effect made by the 
coordinator on behalf of the beneficiaries. In the absence of such an acceptance, or 
in  the  event  of  failure  to  observe  the  terms  thereof,  the  assignment  shall  have  no 
effect on the NA. 
 
II.12.2  In  no  circumstances  shall  such  an  assignment  release  the  beneficiaries  from  their 
obligations towards the NA. 
 
 
ARTICLE II.13 – FORCE MAJEURE 
 
II.13.1
  "Force majeure" shall mean any unforeseeable exceptional situation or event beyond 
the  parties'  control,  which  prevents  either  of  them  from  fulfilling  any  of  their 
obligations under the Agreement, which was not attributable to error or negligence 
on  their  part  or  on  the  part  of  subcontractors,  affiliated  entities  or  third  parties 
involved  in  the  implementation  and  which  proves  to  be  inevitable  in  spite  of 
exercising  all  due  diligence.  Any  default  of  a  service,  defect  in  equipment  or 
material  or  delays  in  making  them  available,  unless  they  stem  directly  from  a 
relevant  case  of  force  majeure,  as  well  as  labour  disputes,  strikes  or  financial 
difficulties cannot be invoked as force majeure
 
II.13.2  A party faced with force majeure shall formally notify the other party without delay, 
stating the nature, likely duration and foreseeable effects. 
 
II.13.3  The  parties  shall  take  the  necessary  measures  to  limit  any  damage  due  to  force 
majeure.  They  shall  do  their  best  to  resume  the  implementation  of  the  Project  as 
soon as possible. 
 
II.13.4  The  party  faced  with  force  majeure  shall  not  be  held  to  be  in  breach  of  its 
obligations  under  the  Agreement  if  it  has  been  prevented  from  fulfilling  them  by 
force majeure.  
 
 
ARTICLE II.14 – SUSPENSION OF THE IMPLEMENTATION OF THE PROJECT   
 
II.14.1  Suspension of the implementation by the beneficiaries
 
 
The  coordinator,  on  behalf  of  the  beneficiaries,  may  suspend  the  implementation  of  the 
Project  or  any  part  thereof,  if  exceptional  circumstances  make  such  implementation 
impossible  or  excessively  difficult,  in  particular  in  the  event  of  force  majeure.  The 
coordinator  shall  inform  the  NA  without  delay,  giving  all  the  necessary  reasons  and  details 
and the foreseeable date of resumption. 
 
Unless the Agreement or the participation of a beneficiary is  terminated in accordance with 
Articles II.15.1, II.15.2 or points (c) or (d) of Article II.15.3.1, the coordinator shall, once the 
32 
 

GfNA-II-B-Erasmus+ Grant agreement multi beneficiary – 2015 
Agreement number: [complete] 
 
Standard grant agreement (multi beneficiaries):  
 
circumstances allow resuming the implementation of the Project, inform the NA immediately 
and present a request for amendment of the Agreement as provided for in Article II.14.3. 
  
II.14.2  Suspension of the implementation by the NA  
 
II.14.2.1   The NA may suspend the implementation of the Project or any part thereof:  
 
(a) 
if the NA has evidence that a beneficiary has committed substantial errors, 
irregularities  or  fraud  in  the  award  procedure  or  in  the  implementation  of 
the Agreement or if a beneficiary fails to comply with its obligations under 
the Agreement; 
 
 
(b) 
if  the  NA  suspects  substantial  errors,  irregularities,  fraud  or  breach  of 
obligations  committed  by  a  beneficiary  in  the  award  procedure  or  in  the 
implementation  of  the  Agreement  and  needs  to  verify  whether  they  have 
actually occurred.  
 
II.14.2.2   Before  suspending  the  implementation  the  NA  shall  formally  notify  the 
coordinator of its intention to suspend, specifying the reasons thereof, and, in the 
cases  referred  to  in  points  (a)  of  Article  II.14.2.1,  the  necessary  conditions  for 
resuming  the  implementation.  The  coordinator  shall  be  invited  to  submit 
observations on behalf of all beneficiaries within 30 calendar days from receipt of 
this notification.  
 
If,  after  examination  of  the  observations  submitted  by  the  coordinator,  the  NA 
decides to stop the suspension procedure, it shall formally notify the coordinator 
thereof.  
 
If no observations have been submitted or if, despite the observations submitted 
by  the  coordinator,  the  NA  decides  to  pursue  the  suspension  procedure,  it  may 
suspend  the  implementation  by  formally  notifying  the  coordinator  thereof, 
specifying the reasons for the suspension and, in the cases referred to in points (a) 
of Article II.14.2.1, the definitive conditions for resuming the implementation or, 
in  the  case  referred  to  in  point  (b)  of  Article  II.14.2.1,  the  indicative  date  of 
completion of the necessary verification. 
 
The coordinator shall inform the other beneficiaries immediately. The suspension 
shall  take  effect  five  calendar  days  after  the  receipt  of  the  notification  by  the 
coordinator or on a later date, where the notification so provides. 
 
In order to resume the implementation, the beneficiaries shall endeavour to meet 
the  notified  conditions  as  soon  as  possible  and  shall  inform  the  NA  of  any 
progress made in this respect. 
 
Unless  the  Agreement  or  the  participation  of  a  beneficiary  is  terminated  in 
accordance  with  Articles  II.15.1,  II.15.2  or  points  (c)  or  (i)  of  Article  II.15.3.1, 
33 
 

GfNA-II-B-Erasmus+ Grant agreement multi beneficiary – 2015 
Agreement number: [complete] 
 
Standard grant agreement (multi beneficiaries):  
 
the  NA  shall,  as  soon  as  it  considers  that  the  conditions  for  resuming  the 
implementation  have  been  met  or  the  necessary  verification,  including  on-the-
spot  checks,  has  been  carried  out,  formally  notify  the  coordinator  thereof  and 
invite  the  coordinator  to  present  a  request  for  amendment  of  the  Agreement  as 
provided for in Article II.14.3. 
 
II.14.3  Effects of the suspension  
  
If the implementation of the Project can be resumed and the Agreement is not terminated, an 
amendment  to  the  Agreement  shall  be  made  in  accordance  with  Article  II.11  in  order  to 
establish the date on which the Project shall be resumed, to extend the duration of the Project 
and  to  make  any  other  modifications  that  may  be  necessary  to  adapt  the  Project  to  the  new 
implementing conditions.  
 
The suspension is deemed lifted as from the date of resumption of the Project agreed by the 
parties  in  accordance  with  the  first  subparagraph.  Such  a  date  may  be  before  the  date  on 
which the amendment enters into force.  
 
Any  costs  incurred  by  the  beneficiaries,  during  the  period  of  suspension,  for  the 
implementation  of  the  suspended  Project  or  the  suspended  part  thereof,  shall  not  be 
reimbursed or covered by the grant.   
 
The  right  of  the  NA  to  suspend  the  implementation  is  without  prejudice  to  its  right  to 
terminate  the  Agreement  or  the  participation  of  a  beneficiary  in  accordance  with  Article 
II.15.3  and  its  right  to  reduce  the  grant  or  recover  amounts  unduly  paid  in  accordance  with 
Articles II.18.4 and II.19. 
 
Neither party shall be entitled to claim compensation on account of a suspension by the other 
party.  
 
 
ARTICLE II.15 – TERMINATION OF THE AGREEMENT 
 
 
II.15.1  Termination of the Agreement by the coordinator 
 
In  duly  justified  cases,  the  coordinator,  on  behalf  of  all  beneficiaries,  may  terminate  the 
Agreement  by formally  notifying the NA thereof, stating clearly the reasons and specifying 
the date on which the termination shall take effect. The notification shall be sent before the 
termination is due to take effect.  
 
If  no  reasons  are  given  or  if  the  NA  considers  that  the  reasons  exposed  cannot  justify  the 
termination, it shall formally notify the coordinator, specifying the grounds thereof, and  the 
Agreement  shall  be  deemed to  have  been  terminated improperly, with the consequences set 
out in the fourth subparagraph of Article II.15.4. 
 
II.15.2  Termination  of  the  participation  of  one  or  more  beneficiaries  by  the 
coordinator  

34 
 

GfNA-II-B-Erasmus+ Grant agreement multi beneficiary – 2015 
Agreement number: [complete] 
 
Standard grant agreement (multi beneficiaries):  
 
 
In duly justified cases, the participation of any one or several beneficiaries in the Agreement 
may  be  terminated  by  the  coordinator,  acting  on  request  of  that  beneficiary  or  those 
beneficiaries, or on behalf of all the other beneficiaries. When notifying  such termination to 
the NA, the coordinator shall include the reasons for the termination of the participation, the 
opinion of the beneficiary  or  beneficiaries  the participation of which is  terminated, the date 
on  which  the  termination  shall  take  effect  and  the  proposal  of  the  remaining  beneficiaries 
relating  to  the  reallocation  of  the  tasks  of  that  beneficiary  or  those  beneficiaries  or,  where 
relevant, to the nomination of one or more replacements which shall succeed that beneficiary 
or those beneficiaries in all their rights and obligations under the Agreement. The notification 
shall be sent before the termination is due to take effect.  
 
If  no  reasons  are  given  or  if  the  NA  considers  that  the  reasons  exposed  cannot  justify  the 
termination, it shall formally notify the coordinator, specifying the grounds thereof, and the 
participation shall be deemed to have been terminated improperly, with the consequences set 
out in the fourth subparagraph of Article II.15.4. 
 
Without prejudice to Article II.11.2, an amendment to the Agreement shall be made, in order 
to introduce the necessary modifications.  
 
II.15.3  Termination of the Agreement or the participation of one or more beneficiaries 
by the NA 
 
II.15.3.1   The NA may decide to terminate the Agreement or the participation of any one or 
several beneficiaries participating in the Project, in the following circumstances:  
 
(a) 
if a change to the beneficiary’s legal, financial, technical, organisational or 
ownership situation is likely to affect the implementation of the Agreement 
substantially or calls into question the decision to award the grant; 
 
(b) 
if,  following  the  termination  of  the  participation  of  any  one  or  several 
beneficiaries, the necessary modifications to the Agreement would call into 
question  the  decision  awarding  the  grant  or  would  result  in  unequal 
treatment of applicants; 
 
(c) 
if the beneficiaries do not implement the Project as specified in Annex I or 
if  a  beneficiary  fails  to  comply  with  another  substantial  obligation 
incumbent on it under the terms of the Agreement; 
 
(d) 
in the event of force majeure, notified in accordance with Article II.13, or 
in  the  event  of  suspension  by  the  coordinator  as  a  result  of  exceptional 
circumstances,  notified  in  accordance  with  Article  II.14,  where  resuming 
the  implementation  is  impossible  or  where  the  necessary  modifications  to 
the Agreement would call into question the decision awarding the grant or 
would result in unequal treatment of applicants; 
 
35 
 

GfNA-II-B-Erasmus+ Grant agreement multi beneficiary – 2015 
Agreement number: [complete] 
 
Standard grant agreement (multi beneficiaries):  
 
(e) 
if a beneficiary is declared bankrupt, is being wound up, is having its affairs 
administered by the courts, has entered into an arrangement with creditors, 
has  suspended  business  activities,  is  the  subject  of  any  other  similar 
proceedings concerning those matters, or is in an analogous situation arising 
from a similar procedure provided for in national legislation or regulations; 
 
(f) 
if  a  beneficiary  or  any  related  person,  as  defined  in  the  second 
subparagraph, have been found guilty of professional misconduct proven by 
any means; 
 
(g) 
if  a  beneficiary  is  not  in  compliance  with  its  obligations  relating  to  the 
payment  of  social  security  contributions  or  the  payment  of  taxes  in 
accordance  with  the  legal  provisions  of  the  country  in  which  it  is 
established or in which the Project is implemented; 
 
(h) 
if the NA has evidence that a beneficiary or any related person, as defined 
in  the  second  subparagraph,  have  committed  fraud,  corruption,  or  are 
involved  in  a  criminal  organisation, money  laundering  or  any  other  illegal 
activity detrimental to the Union's financial interests; 
 
(i) 
if the NA has evidence that a beneficiary or any related person, as defined 
in  the  second  subparagraph,  have  committed  substantial  errors, 
irregularities  or  fraud  in  the  award  procedure  or  in  the  implementation  of 
the Agreement, including in the event of submission of false information or 
failure to submit required information in order to obtain the grant provided 
for in the Agreement; 
 
(j) 
if  there  is  a  complaint  made  by  all  other  beneficiaries  that the  coordinator 
does  not  implement  the  Project  as  specified  in  Annex  I  or  fails  to  comply 
with  another  substantial  obligation  incumbent  on  it  under  the  terms  of  the 
Agreement.   
 
For  the  purposes  of  points  (f),  (h)  and  (i),  "any  related  person"  shall  mean  any 
natural person who has the power to represent the beneficiary or to take decisions 
on its behalf. 
 
II.15.3.2   Before  terminating  the  Agreement  or  the  participation  of  any  one  or  several 
beneficiaries,  the  NA  shall  formally  notify  the  coordinator  of  its  intention  to 
terminate,  specifying  the  reasons  thereof  and  inviting  the  coordinator, within  45 
calendar days from receipt of the notification, to submit observations on behalf of 
all beneficiaries and, in the case of point (c) of Article II.15.3.1, to inform the NA 
about  the  measures  taken  to  ensure  that  the  beneficiaries  continue  to  fulfil  their 
obligations under the Agreement.   
 
If,  after  examination  of  the  observations  submitted  by  the  coordinator,  the  NA 
decides to stop the termination procedure, it shall formally notify the coordinator 
thereof.  
36 
 

GfNA-II-B-Erasmus+ Grant agreement multi beneficiary – 2015 
Agreement number: [complete] 
 
Standard grant agreement (multi beneficiaries):  
 
 
If no observations have been submitted or if, despite the observations submitted 
by  the  coordinator,  the  NA  decides  to  pursue  the  termination  procedure,  it  may 
terminate  the  Agreement  or  the  participation  of  any  one  or  several  beneficiaries 
by  formally  notifying  the  coordinator  thereof,  specifying  the  reasons  for  the 
termination. 
 
In the cases referred to in points (a), (b), (c), (e) and (g) of Article II.15.3.1, the 
formal notification shall specify the date on which the termination takes effect. In 
the  cases  referred  to  in  points  (d),  (f),  (h)  and  (i)  of  Article  II.15.3.1,  the 
termination  shall  take  effect  on  the  day  following  the  date  on  which  the  formal 
notification was received by the coordinator. 
 
II.15.4  Effects of termination  
 
Where  the  Agreement  is  terminated,  payments  by  the  NA  shall  be  limited  to  the  amount 
determined in accordance with Article II.18 on the basis of the eligible costs incurred by the 
beneficiaries  and  the  actual  level  of  implementation  of  the  Project  on  the  date  when  the 
termination  takes  effect.  Costs  relating  to  current  commitments,  which  are  not  due  for 
execution  until  after  the  termination,  shall  not  be  taken  into  account.  The  coordinator  shall 
have 60 calendar days from the date when the termination of the Agreement takes effect, as 
provided for in Articles II.15.1 and II.15.3.2, to produce a request for payment of the balance 
in accordance with Article I.4.3 . If no request for payment of the balance is received within 
this time limit, the NA shall not reimburse or cover any costs which are not included or which 
are  not  justified  in  the  interim  or  final  reports  approved  by  it.  In  accordance  with  Article 
II.19, the NA shall recover any amount already paid, if its use is not substantiated by interim 
or final reports.  
 
Where the participation of a beneficiary is terminated, the beneficiary concerned shall submit 
to  the  coordinator  a  report  on  the  implementation  of  the  Project  and,  where  applicable,  a 
financial statement covering the period from the end of the last reporting period according to 
Article  I.4  for  which  a  report  has  been  submitted  to  the  NA  to  the  date  on  which  the 
termination  takes  effect.  The  documents  shall  be  submitted  in  due  time  to  allow  the 
coordinator to draw up the corresponding payment request. Only those costs incurred by the 
beneficiary concerned up to the date when termination of its participation takes effect shall be 
reimbursed or covered by the grant. Costs relating to current commitments, which were not 
due for execution until after the termination, shall not be taken into account. The request for 
payment  for  the  beneficiary  concerned  shall  be  included  in  the  next  payment  request 
submitted by the coordinator in accordance with the schedule laid down in Article I.4.  
 
Where the NA, in accordance with point (c) of Article II.15.3.1, is terminating the Agreement 
on the grounds that the coordinator has failed to produce the request for payment and, after a 
reminder,  has  still  not  complied  with  this  obligation  within  the  deadline  set  out  in  Article 
I.4.5, the first subparagraph shall apply, subject to the following: 
 
37 
 

GfNA-II-B-Erasmus+ Grant agreement multi beneficiary – 2015 
Agreement number: [complete] 
 
Standard grant agreement (multi beneficiaries):  
 
(a)  there  shall  be  no  additional  time  period  from  the  date  when  the  termination  of  the 
Agreement  takes  effect  for  the  coordinator  to  produce  a  request  for  payment  of  the 
balance in accordance with Article I.4.3; and 
 
(b) 
the  NA  shall  not  reimburse  or  cover  any  costs  incurred  by  the  beneficiaries  up  to  the 
date of termination or up to the end of the period set out in Article I.2.2, whichever is 
the  earlier,  which  are  not  included  or  which  are  not  justified  in  the  interim  or  final 
reports.    
 
In  addition  to  the  first,  second  and  third  subparagraphs,  where  the  Agreement  or  the 
participation of a beneficiary is terminated improperly by the coordinator within the meaning 
of Articles II.15.1 and II.15.2, or where the Agreement or the participation of a beneficiary is 
terminated by the NA on the grounds set out in points (c), (f), (h) and (i) of Article II.15.3.1, 
the  NA  may  also  reduce  the  grant  or  recover  amounts  unduly  paid  in  accordance  with 
Articles  II.18.4  and  II.19  in  proportion  to  the  gravity  of  the  failings  in  question  and  after 
allowing  the  coordinator,  and,  where  relevant,  the  beneficiaries  concerned,  to  submit  their 
observations. 
 
Neither party shall be entitled to claim compensation on account of a termination by the other 
party 
 
38 
 

GfNA-II-B-Erasmus+ Grant agreement multi beneficiary – 2015 
Agreement number: [complete] 
 
Standard grant agreement (multi beneficiaries):  
 
PART B – FINANCIAL PROVISIONS 
 
ARTICLE II.16 – ELIGIBLE COSTS  
 
II.16.1 Conditions for unit contributions 
 
Where the grant takes the form of a unit contribution, the number of units must comply with 
the following conditions: 
 
(a)  the units must be actually used or produced in the period set out in Article I.2.2.; 
 
(b) the units must be necessary for implementing the Project or produced by it; 
 
(c)  the number of units must be identifiable and verifiable, in particular supported by 
records and documentation specified in Article II.16.2 
 
II.16.2 Calculation of unit contributions 
 
II.16.2.1 Key Action 1 – School education/Adult education 
 

A.  Travel 
 
(a)  Calculation  of  the  grant  amount:  the  grant  amount  is  calculated  by  multiplying  the 
number  of  participants  per  distance  band,  including  accompanying  persons,  by  the 
unit contribution applicable to the distance band concerned, as specified in Annex III 
of the Agreement. The unit contribution per distance band represents the grant amount 
for a return travel between the place of departure and the place of arrival.  
(b) Triggering  event:  the  event  that  conditions  the  entitlement  to  the  grant  is  that  the 
participant has actually undertaken the reported travel. 
(c)  Supporting documents:  
For  travel  taking  place  between  the  sending  organisation  and  the  receiving 
organisation:  proof  of  attendance  of  the  activity  abroad  in  the  form  of  a  declaration 
signed  by  the  receiving  organisation  specifying  the  name  of  the  participant,  the 
purpose of the activity abroad, as well as its starting and end date;  
-In  case  of  travel  from  a  place  different  than  place  of  residence  of  the  participant 
and/or travel to a place different than that where the receiving organisation is located 
which leads to a change of distance band, the actual travel itinerary shall be supported 
with travel tickets or other invoices specifying the place of departure and the place of 
arrival.  
 
B.  Individual support 
39 
 

GfNA-II-B-Erasmus+ Grant agreement multi beneficiary – 2015 
Agreement number: [complete] 
 
Standard grant agreement (multi beneficiaries):  
 
 
(a)  Calculation  of  the  grant  amount:  the  grant  amount  is  calculated  by  multiplying  the 
number of days/months per participant, including accompanying persons, by the unit 
contribution  applicable  per  day/month  for  the  receiving  country  concerned  as 
specified in Annex III of the Agreement.  
(a)   
(b)  
A.   
 
(b) Triggering  event:  the  event  that  conditions  the  entitlement  to  the  grant  is  that  the 
participant has actually undertaken the activity abroad. 
(c)  Supporting  documents:  proof  of  attendance  of  the  activity  abroad  in  the  form  of  a 
declaration  signed  by  the  receiving  organisation  specifying  the  name  of  the 
participant, the purpose of the activity abroad, as well as its starting and end date.  
C.  Organisational support 
 
(a)  Calculation  of  the  grant  amount:  the  grant  amount  is  calculated  by  multiplying  the 
total number of participations in mobility activities by the unit contribution applicable 
as specified in Annex III of the Agreement.  The total number of persons considered 
for  organisational  support  excludes  persons  accompanying  participants  at  their 
activity abroad. 
(b) Triggering  event:  the  event  that  conditions  the  entitlement  to  the  grant  is  that  the 
participant has actually undertaken the activity abroad. 
(c)  Supporting  documents:  proof  of  attendance  of  the  activity  abroad  in  the  form  of  a 
declaration  signed  by  the  receiving  organisation  specifying  the  name  of  the 
participant, the purpose of the activity abroad, as well as its starting and end date. 
D.  Course fees 
 
(a)  Calculation  of  the  grant  amount:  the  grant  amount  is  calculated  by  multiplying  the 
total  number  of  days  per  course  by  the  unit  contribution  applicable  as  specified  in 
Annex III of the Agreement. 
(b) Triggering  event:  the  event  that  conditions  the  entitlement  to  the  grant  is  that  the 
participant has  participated  in  a  structured  course  abroad requiring  the  payment  of  a 
course fee. 
(c)  Supporting documents: proof of enrolment in the course and of payment of a course 
fee  in  the  form  of  an  invoice  or  other  declaration  issued  and  signed  by  the  course 
provider specifying the name of the participant, the name of the course taken as well 
as the start and end date of the participant's participation in the course. 
 
40 
 

GfNA-II-B-Erasmus+ Grant agreement multi beneficiary – 2015 
Agreement number: [complete] 
 
Standard grant agreement (multi beneficiaries):  
 
II.16.2.2 Key Action 1 – Vocational education and training 
 
B.  Travel 
 
(a)  Calculation  of  the  grant  amount:  the  grant  amount  is  calculated  by  multiplying  the 
number  of  participants  per  distance  band,  including  accompanying  persons,  by  the 
unit contribution applicable to the distance band concerned, as specified in Annex III 
of the Agreement. The unit contribution per distance band represents the grant amount 
for a return travel between the place of departure and the place of arrival.  
(b) Triggering  event:  the  event  that  conditions  the  entitlement  to  the  grant  is  that  the 
participant has actually undertaken the reported travel. 
(c)  Supporting documents:  
–  For  travel  taking  place  between  the  sending  organisation  and  the  receiving 
organisation:  proof  of  attendance  of  the  activity  abroad  in  the  form  of  a  declaration 
signed  by  the  receiving  organisation  specifying  the  name  of  the  participant,  the 
purpose of the activity abroad, as well as its starting and end date;  
–  In  case  of  travel  from  a  place  different  than  place  of  residence  of  the  participant 
and/or travel to a place different than that where the receiving organisation is located 
which leads to a change of distance band, the actual travel itinerary shall be supported 
with travel tickets or other invoices specifying the place of departure and the place of 
arrival.  
 
C.  Individual support 
 
(c)  Calculation  of  the  grant  amount:  the  grant  amount  is  calculated  by  multiplying  the 
number of days/months per participant, including accompanying persons,  by the unit 
contribution  applicable  per  day/month  for  the  receiving  country  concerned  as 
specified in Annex III of the Agreement. In the case of incomplete months for long-
term mobilities, the grant amount is calculated by multiplying the number of days in 
the incomplete month by 1/30 of the unit contribution per month.  
(d)  
(e)   
E.   
 
(d) Triggering  event:  the  event  that  conditions  the  entitlement  to  the  grant  is  that  the 
participant has actually undertaken the activity abroad. 
41 
 

GfNA-II-B-Erasmus+ Grant agreement multi beneficiary – 2015 
Agreement number: [complete] 
 
Standard grant agreement (multi beneficiaries):  
 
(e)  Supporting  documents:  proof  of  attendance  of  the  activity  abroad  in  the  form  of  a 
declaration  signed  by  the  receiving  organisation  specifying  the  name  of  the 
participant, the purpose of the activity abroad, as well as its starting and end date.  
D.  Organisational support 
 
(a)  Calculation  of  the  grant  amount:  the  grant  amount  is  calculated  by  multiplying  the 
total number of participations in mobility activities by the unit contribution applicable 
as specified in Annex III of the Agreement. The total number of persons considered 
for  organisational  support  excludes  persons  accompanying  learners  at  their  activity 
abroad. 
(b) Triggering  event:  the  event  that  conditions  the  entitlement  to  the  grant  is  that  the 
participant has actually undertaken the activity abroad. 
(c)  Supporting  documents:  proof  of  attendance  of  the  activity  abroad  in  the  form  of  a 
declaration  signed  by  the  receiving  organisation  specifying  the  name  of  the 
participant, the purpose of the activity abroad, as well as its starting and end date. 
E.  Linguistic support [only for languages not covered by OLS] 
 
(a)  Calculation  of  the  grant  amount:  the  grant  amount  is  calculated  by  multiplying  the 
total  number  of  learners  receiving  linguistic  support  by  the  unit  contribution  as 
specified in Annex III of the Agreement. 
(b) Triggering  event:  the  event  that  conditions  the  entitlement  to  the  grant  is  that  the 
participant has actually undertaken language preparation in the language of instruction 
of work abroad. 
(c)  Supporting documents:  
-  proof  of  attendance  of  courses  in  the  form  of  a  declaration  signed  by  the  course 
provider, specifying the name of the participant, the language taught, the format and 
duration of the linguistic support provided, or 
-  invoice for the purchase of learning materials, specifying the language concerned, the 
name and address of the body issuing the invoice, the amount and currency, and the 
date of the invoice, or 
-  in  case  the  linguistic  support  is  provided  directly  by  the  beneficiary:  a  declaration 
signed  and  dated  by  the  participant,  specifying  the  name  of  the  participant,  the 
language taught, the format and duration of the linguistic support received. 
 
II.16.2.3 Key Action 1 – Higher education 
 
Staff mobility 
 
A.  Travel 
42 
 

GfNA-II-B-Erasmus+ Grant agreement multi beneficiary – 2015 
Agreement number: [complete] 
 
Standard grant agreement (multi beneficiaries):  
 
 
(a)  Calculation  of  the  grant  amount:  the  grant  amount  is  calculated  by  multiplying  the 
number of participating staff per distance band by the unit contribution applicable to 
the  distance  band  concerned,  as  specified  in  Annex  III  of  the  Agreement.  The  unit 
contribution per distance band represents the grant amount for a return travel between 
the place of departure and the place of arrival.  
(b) Triggering  event:  the  event  that  conditions  the  entitlement  to  the  grant  is  that  the 
participant has actually undertaken the reported travel. 
(c)  Supporting documents:  
-  For  travel  taking  place  between  the  sending  organisation  and  the  receiving 
organisation:  proof  of  attendance  of  the  activity  abroad  in  the  form  of  a  declaration 
signed  by  the  receiving  organisation  specifying  the  name  of  the  participant,  the 
purpose of the activity abroad, as well as its starting and end date;  
-  In case of travel from a place different than the location of the sending organisation 
and/or  travel  to  a  place  different  than  the  receiving  organisation’s  location  which 
leads to a change of distance band, the actual travel itinerary shall be supported with 
travel  tickets  or  other  invoices  specifying  the  place  of  departure  and  the  place  of 
arrival.  
B.  Individual support 
 
(a)  Calculation  of  the  grant  amount:  the  grant  amount  is  calculated  by  multiplying  the 
number  of  days  per  participant  by  the  unit  contribution  applicable  per  day  for  the 
receiving country concerned as specified in Annex III of the Agreement.  
(b) Triggering  event:  the  event  that  conditions  the  entitlement  to  the  grant  is  that  the 
participant has actually undertaken the activity abroad. 
(c)  Supporting  documents:  proof  of  attendance  of  the  activity  abroad  in  the  form  of  a 
declaration  signed  by  the  receiving  organisation  specifying  the  name  of  the 
participant, the purpose of the activity abroad, as well as its start and end date; 
Student mobility 
 

A.  Travel:   
 
[Key  Action  1-  HIGHER  EDUCATION  mobility  between  Programme  Countries] 
Unit contributions for travel between Programme Countries are applicable for sending 
institutions  from  outermost  Programme  countries  and  regions  (outermost  regions, 
Cyprus, Iceland, Malta, and Overseas Countries and Territories). 
 
[Key  Action  1-  HIGHER  EDUCATION  mobility  between  Programme  and  Partner 
Countries Unit contributions for travel between Programme and Partner Countries are 
applicable for all travel between Programme and Partner Countries.] 
43 
 

GfNA-II-B-Erasmus+ Grant agreement multi beneficiary – 2015 
Agreement number: [complete] 
 
Standard grant agreement (multi beneficiaries):  
 
 
(a)  Calculation  of  the  grant  amount:  the  grant  amount  is  calculated  by  multiplying  the 
number of outbound students per distance band by the unit contribution applicable to 
the  distance  band  concerned,  as  specified  in  Annex  III  of  the  Agreement.  The  unit 
contribution per distance band represents the grant amount for a return travel between 
the place of departure and the place of arrival.  
(b) Triggering  event:  the  event  that  conditions  the  entitlement  to  the  grant  is  that  the 
student has actually undertaken the reported travel. 
(c)  Supporting documents:  
-  Documentary evidence issued by the receiving organisation and specifying: 
-   the name of the student, 
-  the start and end date of the mobility activity abroad in the following format: 
(i)  Transcript of Records  (or statement attached to it) in the case of mobility 
for studies  
(ii) Traineeship Certificate (or statement attached to it) in the case of mobility 
for traineeships 
-  In  case  of  travel  from  a  place  different  than  that  where  the  sending  organisation  is 
located and/or travel to a place different than that where the receiving organisation is 
located,  the  actual  travel  itinerary  shall  be  supported  with  travel  tickets  or  other 
invoices specifying the place of departure and the place of arrival. 
B.  Individual support 
 
(a)  Calculation  of  the  grant  amount:  the  grant  amount  is  calculated  by  multiplying  the 
number  of  months  per  student  by  the  unit  contribution  applicable  per  month  for  the 
receiving country concerned as specified in Annex III of the Agreement. In the case 
of  incomplete  months,  the  grant  amount  is  calculated  by  multiplying  the  number  of 
days in the incomplete month by 1/30 of the unit contribution per month. 
(b) Triggering  event:  the  event  that  conditions  the  entitlement  to  the  grant  is  that  the 
student has actually undertaken the activity abroad. 
(c)  Supporting documents:  
-  Documentary evidence issued by the receiving organisation and specifying:  
-  the name of the student,   
-  the start and end date of the mobility activity abroad in the following format: 
(i)  Transcript of Records  (or statement attached to it) in the case of mobility 
for studies  
44 
 

GfNA-II-B-Erasmus+ Grant agreement multi beneficiary – 2015 
Agreement number: [complete] 
 
Standard grant agreement (multi beneficiaries):  
 
(ii) Traineeship Certificate (or statement attached to it) in the case of mobility 
for traineeships 
Staff and student mobility 
 
[Key Action 1- HIGHER EDUCATION mobility between Programme Countries:   
C.  Organisational support 
 
(a)  Calculation  of  the  grant  amount:  the  grant  amount  is  calculated  by  multiplying  the 
total number of participations in mobility activities by the unit contribution applicable 
as  specified  in  Annex  III  of  the  Agreement.  The  total  number  of  participations 
considered for the calculation of organisational support includes all students and staff 
undertaking outbound mobility, including those with a zero-grant from Erasmus+ EU 
funds  for  their  entire  mobility  period,  as  well  as  invited  staff  from  enterprises 
undertaking  inbound  mobility.  The  total  number  of  persons  considered  for 
organisational  support  excludes  persons  accompanying  participants  at  their  activity 
abroad. 
(b) Triggering  event:  the  event  that  conditions  the  entitlement  to  the  grant  is  that  the 
participant has actually undertaken the activity abroad. 
(c)  Supporting  documents:  proof  of  attendance  of  the  activity  abroad  as  specified  for 
"individual support" above.] 
[Key Action 1- HIGHER EDUCATION mobility between Programme and Partner Countries  
A.  Organisational support 
(a)  Calculation  of  the  grant  amount:  the  grant  amount  is  calculated  by  multiplying  the 
total number of participations in mobility activities by the unit contribution applicable 
as  specified  in  Annex  III  of  the  Agreement.  The  total  numbers  of  participations 
considered  for  the  calculation  of  organisational  support  includes  the  number  of 
students and staff undertaking inbound and outbound mobility registered in Annex II. 
The  coordinator  may  request  additional  organisational  support  to  the  NA  for 
participants with a zero-grant from Erasmus+ EU funds. The total number of persons 
considered for organisational support excludes persons accompanying participants at 
their activity abroad. 
(b) Triggering  event:  the  event  that  conditions  the  entitlement  to  the  grant  is  that  the 
participant has actually undertaken the activity abroad. 
(c)  Supporting  documents:  proof  of  attendance  of  the  activity  abroad  as  specified  for 
"individual support" above. 
 
II.16.2.4 Key Action 1 – Youth field
 
45 
 

GfNA-II-B-Erasmus+ Grant agreement multi beneficiary – 2015 
Agreement number: [complete] 
 
Standard grant agreement (multi beneficiaries):  
 
 
A.  Travel 
 
(a)  Calculation  of  the  grant  amount:  the  grant  amount  is  calculated  by  multiplying  the 
number  of  participants  per  distance  band,  including  accompanying  persons,  by  the 
unit contribution applicable to the distance band concerned, as specified in Annex III 
of the Agreement. The unit contribution per distance band represents the grant amount 
for a return travel between the place of departure and the place of arrival.  
(b) Triggering  event:  the  event  that  conditions  the  entitlement  to  the  grant  is  that  the 
participant has actually undertaken the reported travel. 
(c)  Supporting documents:  
-  For  travel  taking  place  between  the  sending  organisation  and  the  receiving 
organisation:  proof  of  attendance  of  the  activity  abroad  in  the  form  of  a  declaration 
signed by the participant and receiving organisation specifying the place and start and 
end  date  of  the  activity  abroad,  as  well  as  the  name  and  e-mail  address  of  the 
participant. 
-  In  case  of  travel  from  a  place  different  than  that  where  the  sending  organisation  is 
located and/or travel to a place different than that where the receiving organisation is 
located  which  leads to a  change of distance  band, the actual travel itinerary shall be 
supported  with  travel  tickets  or  other  third  party  evidence  specifying  the  place  of 
departure and the place of arrival. In duly justified exceptional cases, when the third 
party evidence cannot be provided, the participant and the receiving organisation can 
sign a declaration specifying the place of departure and the place of arrival, as well as 
the name and e-mail address of the participant.  
B.  Individual support (applicable exclusively for European Voluntary Service)] 
 
(a)  Calculation  of  the  grant  amount:  the  grant  amount  is  calculated  by  multiplying  the 
number  of  days/months  per  volunteer  by  the  unit  contribution  applicable  per 
day/month  for  the  receiving  country  concerned  as  specified  in  Annex  III  of  the 
Agreement.  In  the  case  of  incomplete  months  for  long-term  mobilities,  the  grant 
amount is calculated by multiplying the number of days in the incomplete month  by 
1/30 of the unit contribution per month.  
(b) Triggering  event:  the  event  that  conditions  the  entitlement  to  the  grant  is  that  the 
participant has actually undertaken the activity abroad for the specified period. 
(c)  Supporting documents:  
-  proof of attendance of the activity abroad in the form of a declaration signed by the 
volunteer specifying the place and start and end date of the activity abroad, as well as 
the name and e-mail address of the volunteer; 
46 
 

GfNA-II-B-Erasmus+ Grant agreement multi beneficiary – 2015 
Agreement number: [complete] 
 
Standard grant agreement (multi beneficiaries):  
 
-  proof of payment of the full amount  of individual support due by the beneficiary to 
the volunteer in the form of a proof of transfer to the bank account of the volunteer or 
a receipt signed by the volunteer.  
C.  Organisational support 
 
(a)  Calculation  of  the  grant  amount:  the  grant  amount  is  calculated  by  multiplying  the 
number  of  days/months  per  participant  by  the  unit  contribution  applicable  per 
day/month  for  the  receiving  country  concerned  as  specified  in  Annex  III  of  the 
Agreement.  In  the  case  of  incomplete  months  for  long-term  mobilities,  the  grant 
amount is calculated by multiplying the number of days in the incomplete month  by 
1/30 of the unit contribution per month.  
(b) Triggering  event:  the  event  that  conditions  the  entitlement  to  the  grant  is  that  the 
participant has actually undertaken the activity abroad for the specified period. 
(c)  Supporting  documents:  Proofs  of  attendance  of  the  activity  abroad  in  the  form  of  a 
declaration signed by the participant specifying the place and start and end date of the 
activity abroad, as well as the name and e-mail address of the participant. 
D.  Linguistic  support  [applicable  exclusively  for  European  Voluntary  Service  and  only 
for languages not covered by OLS] 
 
(a)  Calculation  of  the  grant  amount:  the  grant  amount  is  calculated  by  multiplying  the 
total  number  of  volunteers  receiving  linguistic  support  by  the  unit  contribution  as 
specified in Annex III of the Agreement. 
(b) Triggering  event:  the  event  that  conditions  the  entitlement  to  the  grant  is  that  the 
volunteer  has  actually  undertaken  language  preparation  in  the  language  of  work 
abroad. 
(c)  Supporting documents:  
-  proof  of  attendance  of  courses  in  the  form  of  a  declaration  signed  by  the  course 
provider,  specifying  the  name  of  the  volunteer,  the  language  taught,  the  format  and 
duration of the linguistic support provided, and/or 
-  invoice for the purchase of learning materials, specifying the language concerned, the 
name and address of the body issuing the invoice, the amount and currency, and the 
date of the invoice, and/or 
-  in  case  the  linguistic  support  is  provided  directly  by  the  beneficiary:  a  declaration 
signed and dated by the volunteer, specifying the name of the volunteer, the language 
taught, the format and duration of the linguistic support received. 
 
II.16.2.5 Key Action 2 – Strategic Partnerships 
 
A.  Project management and implementation 
47 
 

GfNA-II-B-Erasmus+ Grant agreement multi beneficiary – 2015 
Agreement number: [complete] 
 
Standard grant agreement (multi beneficiaries):  
 
 
(a)  Calculation  of  the  grant  amount:  the  grant  amount  is  calculated  by  multiplying  the 
total number of months of the project duration by the unit  contribution applicable to 
the beneficiary, as specified in Annex III of the Agreement. 
(b) Triggering  event:  the  event  that  conditions  the  entitlement  to  the  grant  is  that  the 
beneficiary implements the activities and produces the outputs to be covered from this 
budget  category  as  applied  for  in  the  grant  application  and  as  approved  by  the 
National Agency.  
(c)  Supporting  documents:  proof  of  activities  undertaken  and  outputs  produced  will  be 
provided in the form of a description of these activities and outputs in the final report. 
In  addition,  outputs  produced  will  be  uploaded  by  the  coordinator  in  the 
Dissemination  Platform  and,  depending  on  their  nature,  available  for  checks  and 
audits at the premises of the beneficiaries.  
B.  Transnational project meetings 
 
(a)  Calculation  of  the  grant  amount:  the  grant  amount  is  calculated  by  multiplying  the 
total  number  of  participations  by  the  unit  contribution  applicable,  as  specified  in 
Annex III of the Agreement.  
(b) Triggering  event:  the  event  that  conditions  the  entitlement  to  the  grant  is  that  the 
participant  has  actually  participated  in  the  transnational  project  meeting  and 
undertaken the reported travel. 
(c)  Supporting documents:  
-  For  travel  taking  place  between  the  sending  organisation  and  the  receiving 
organisation: proof of attendance of the activity in the form of a declaration signed by 
the receiving organisation specifying the name [Only for Youth: , the e-mail address] 
of the participant, the purpose of the activity, as well as its starting and end date;   
-  In  case  of  travel  from  a  place  different  than  place  of  residence  of  the  participant 
and/or travel to a place different than that where the receiving organisation is located 
which leads to a change of distance band, the actual travel itinerary shall be supported 
with travel tickets or other invoices specifying the place of departure and the place of 
arrival.  [Only  for  Youth:  In  duly  justified  exceptional  cases  when  the  third  party 
evidence  cannot  be  provided  the  beneficiary  can  sign  a  declaration  specifying  the 
place of departure and the place of arrival]. 
 
C.  Intellectual outputs 
 
(a)  Calculation  of  the  grant  amount:  the  grant  amount  is  calculated  by  multiplying  the 
number  of  days  of  work  performed  by  the  staff  of  the  beneficiaries  by  the  unit 
48 
 

GfNA-II-B-Erasmus+ Grant agreement multi beneficiary – 2015 
Agreement number: [complete] 
 
Standard grant agreement (multi beneficiaries):  
 
contribution applicable per day for the category of staff for the country in which the 
beneficiary concerned is established, as specified in Annex III of the Agreement. 
(b) Triggering  event:  the  event  that  conditions  the  entitlement  to  the  grant  is  that  the 
intellectual output has been produced and that it is of an acceptable quality level, as 
determined by the evaluation of the NA. 
(c)  Supporting documents:  
-  proof of the intellectual output produced, which will be uploaded in the Dissemination 
Platform  and/or,  depending  on  its  nature,  available  for  checks  and  audits  at  the 
premises of the beneficiaries; 
-  proof of the staff time invested in the production of the intellectual output in the form 
of a time sheet per person, identifying the name of the person, the category of staff  in 
terms of the 4 categories specified in Annex III, the dates and the total number of days 
of work of the person for the production of the intellectual output; 
-  proof  of  the  nature  of  the  relationship  between  the  person  and  the  beneficiary 
concerned (such as type of employment contract, voluntary work, etc.), as registered 
in the official records of the beneficiary. 
D.  Multiplier events 
 
(a)  Calculation  of  the  grant  amount:  the  grant  amount  is  calculated  by  multiplying  the 
number of participants from organisations other than the beneficiary and other project 
partner organisations as specified in the Agreement by the unit contribution applicable 
per participant, as specified in Annex III of the Agreement.  
(b) Triggering  event:  the  event  that  conditions  the  entitlement  to  the  grant  is  that  the 
multiplier  event  has  taken  place  and  that  it  is  of  an  acceptable  quality  level,  as 
determined by the evaluation of the NA. 
(c)  Supporting documents:  
-  Description of the multiplier event in the final report; 
-  proof of attendance of the multiplier event in the form of a participants list signed by 
the  participants  specifying  the  name,  date  and  place  of  the  multiplier  event,  and  for 
each participant: name, e-mail address and signature of the person, name and address 
of the sending organisation of the person;  
-  detailed agenda and any documents used or distributed at the multiplier event. 
E.  Learning, teaching and training activities 
 
(a)  Calculation  of  the  grant  amount:  the  grant  amount  takes  the  form  of  a  unit 
contribution  towards  the  travel,  individual  support  and  linguistic  support.  It  is 
calculated as follows: 
49 
 

GfNA-II-B-Erasmus+ Grant agreement multi beneficiary – 2015 
Agreement number: [complete] 
 
Standard grant agreement (multi beneficiaries):  
 
-  Travel:  the  grant  amount  is  calculated  by  multiplying  the  number  of  participants  by 
the  unit  contribution  applicable  to  the  distance  band  for  the  travel,  as  specified  in 
Annex III of the Agreement; 
-  Individual  support:  the  grant  amount  is  calculated  by  multiplying  the  number  of 
days/months per participant, including accompanying persons staying up to 60 days, 
by the unit  contribution applicable per day/month  for the type  of participant  and for 
the host country concerned, as specified in Annex III of the Agreement. In the case of 
incomplete months for activities exceeding 2 months, the grant amount is calculated 
by  multiplying  the  number  of  days  of  the  incomplete  month  by  1/30  of  the  unit 
contribution per month. 
-  Linguistic support: the grant amount is calculated by multiplying the total number of 
participants  receiving  linguistic  support  by  the  unit  contribution  applicable,  as 
specified in Annex III of the Agreement. 
(b) Triggering event: 
-  Travel: the triggering event for the entitlement to the grant is that the participant has 
actually undertaken the reported travel. 
-  Individual  support:  the  event  that  conditions  the  entitlement  to  the  grant  is  that  the 
participant has actually undertaken the activity. 
-  Linguistic  support:  the  triggering  event  for  the  entitlement  to  the  grant  is  that  the 
participant  has  undertaken  an  activity  exceeding  2  months  and  that  the  person  has 
actually undertaken language preparation in the language of instruction or of work . 
(c)  Supporting documents: 
(i) 
Travel 
-  For  travel  taking  place  between  the  sending  organisation  and  the  receiving 
organisation: proof of attendance of the activity in the form of a declaration signed by 
the receiving organisation specifying the name [Only for Youth: , the e-mail address] 
of the participant, the purpose of the activity, as well as its starting and end date,;  
-  In  case  of  travel  from  a  place  different  than  that  where  the  sending  organisation  is 
located and/or travel to a place different than that where the receiving organisation is 
located  which  leads to a  change of distance  band, the actual travel itinerary shall be 
supported  with  travel  tickets  or  other  invoices  specifying  the  place  of  departure  and 
the  place  of  arrival.  [Only  for  Youth:  In  duly  justified  exceptional  cases  when  the 
third  party  evidence  cannot  be  provided  the  beneficiary  can  sign  a  declaration 
specifying the place of departure and the place of arrival].  
 
(ii) 
Individual support  
50 
 

GfNA-II-B-Erasmus+ Grant agreement multi beneficiary – 2015 
Agreement number: [complete] 
 
Standard grant agreement (multi beneficiaries):  
 
-  Proof of attendance of the activity in the form of a declaration signed by the receiving 
organisation specifying the name of the participant, the purpose of the activity, as well 
as its start and end date; 
(iii) 
Linguistic support 
-  Proof  of  attendance  of  courses  in  the  form  of  a  declaration  signed  by  the  course 
provider, specifying the name of the participant, the language taught, the format and 
duration of the linguistic support provided, or 
-  Invoice for the purchase of learning materials, specifying the language concerned, the 
name and address of the body issuing the invoice, the amount and currency, and the 
date of the invoice, or 
-  In  case  the  linguistic  support  is  provided  directly  by  the  beneficiary:  a  declaration 
signed  and  dated  by  the  participant,  specifying  the  name  of  the  participant,  the 
language taught, the format and duration of the linguistic support received. 
 
II.16.2.6 Key Action 3 – Structured dialogue in the Youth field 
 
A.  Travel 
 
(a)  Calculation  of  the  grant  amount:  the  grant  amount  is  calculated  by  multiplying  the 
number  of  participants  per  distance  band,  including  accompanying  persons,  by  the 
unit contribution applicable to the distance band concerned, as specified in Annex III 
of the Agreement. The unit contribution per distance band represents the grant amount 
for a return travel between the place of departure and the place of arrival.  
(b) Triggering  event:  the  event  that  conditions  the  entitlement  to  the  grant  is  that  the 
participant has actually undertaken the reported travel. 
(c)  Supporting documents:  
-  For  travel  taking  place  between  the  place  of  residence  of  the  participant  and  the 
receiving  organisation:  proof  of  attendance  of  the  activity  abroad  in  the  form  of  a 
declaration signed  by  the  participant  and  receiving  organisation  specifying  the  place 
and  start and end  date of the activity, as  well as the name and e-mail address of the 
participant;  
-  In  case  of  travel  from  a  place  different  than  place  of  residence  of  the  participant 
and/or travel to a place different than that where the receiving organisation is located 
which leads to a change of distance band, the actual travel itinerary shall be supported 
with travel tickets or other invoices specifying the place of departure and the place of 
arrival.  In  duly  justified  exceptional  cases  when  the  third  party  evidence  cannot  be 
provided  the  participant  and  the  receiving  organisation  can  sign  a  declaration 
specifying the place of departure and the place of arrival, as well as the name and e-
mail address of the participant. 
51 
 

GfNA-II-B-Erasmus+ Grant agreement multi beneficiary – 2015 
Agreement number: [complete] 
 
Standard grant agreement (multi beneficiaries):  
 
B.  Organisational support 
 
(a)  Calculation  of  the  grant  amount:  the  grant  amount  is  calculated  by  multiplying  the 
number  of  days  per  participant  by  the  unit  contribution  applicable  per  day  for  the 
receiving country concerned as specified in Annex III of the Agreement.  
(b) Triggering  event:  the  event  that  conditions  the  entitlement  to  the  grant  is  that  the 
participant  has  actually  attended  the  structured  dialogue  meeting  for  the  specified 
period. 
(c)  Supporting documents: 
-   Proofs of attendance of the structured dialogue meeting in the form of a declaration 
signed by the participant specifying the place and start and end date of the activity, as 
well as the name and e-mail address of the participant. 
 
II.16.3. Conditions for the reimbursement of actual costs 
 
Where the grant takes the form of a reimbursement of actual costs, the following  conditions 
shall apply: 
 
(a) 
they are incurred by the beneficiary; 
 
(b) 
they are incurred in the period set out in Article I.2.2.; 
 
(c) 
they are indicated in the estimated budget set out in Annex II or eligible following 
budget transfers in accordance with Article I.3.2; 
 
(d) 
they are incurred in connection with the Project as described in Annex I and are 
necessary for its implementation; 
 
(e) 
they are identifiable and verifiable, in particular being recorded in the accounting 
records of the beneficiary and determined according to the applicable accounting 
standards  of  the  country  where  the  beneficiary  is  established  and  with  the  usual 
cost accounting practices of the beneficiary;   
 
(f) 
they comply with the requirements of applicable tax and social legislation;  
 
(g) 
they  are  reasonable,  justified,  and  comply  with  the  principle  of  sound  financial 
management, in particular regarding economy and efficiency; 
 
(h) 
they are not covered by a unit contribution as specified in Article II.16.1. 
 
II.16.4 Calculation of actual cost 
 
II.16.4.1 Key Action 1 – School Education/Adult education, Higher education 
 
52 
 

GfNA-II-B-Erasmus+ Grant agreement multi beneficiary – 2015 
Agreement number: [complete] 
 
Standard grant agreement (multi beneficiaries):  
 
A.  Special needs support 
 
-  Calculation of the grant amount: the grant is a reimbursement of 100% of the eligible 
costs actually incurred.  
-  Eligible costs: costs directly related to participants with disabilities and accompanying 
persons (including costs related to travel and subsistence, if justified and as long as a 
grant  for  these  participants  is  not  requested  through  budget  categories  "travel"  and 
"individual support") and that are additional to costs supported by a unit contribution 
as specified in Article II.16.1. 
-  Supporting documents: invoices of the actual costs incurred, specifying the name and 
address of the body issuing the invoice, the amount and currency, and the date of the 
invoice. 
B.  Exceptional costs 
 
(a)  Calculation of the grant amount: the grant is a reimbursement of  75% of the eligible 
costs actually incurred (for the financial guarantee).  
(b) Eligible  costs:  costs  relating  to  a  pre-financing  guarantee  lodged  by  the  beneficiary 
where  such  guarantee  is  required  by  the  NA,  as  specified  in  Article  I.4.1  of  the 
Agreement. 
(c)  Supporting  documents:  proof  of  the  cost  the  financial  guarantee  issued  by  the  body 
providing  the  guarantee  to  the  beneficiary,  specifying  the  name  and  address  of  the 
body  issuing  the  financial  guarantee,  the  amount  and  currency  of  the  cost  of  the 
guarantee, and providing the date and signature of the legal representative of the body 
issuing the guarantee. 
 
II.16.4.2 Key Action 1 – Vocational education and training 
 
A.  Special needs support 
 
(a)  Calculation of the grant amount: the grant is a reimbursement of 100% of the eligible 
costs actually incurred.  
(b) Eligible costs: costs directly related to participants with disabilities and accompanying 
persons (including costs related to travel and subsistence, if justified and as long as a 
grant  for  these  participants  is  not  requested  through  budget  categories  "travel"  and 
"individual support") and that are additional to costs supported by a unit contribution 
as specified in Article II.16.1. 
(c)  Supporting documents: invoices of the actual costs incurred, specifying the name and 
address of the body issuing the invoice, the amount and currency, and the date of the 
invoice. 
B.  Exceptional costs 
53 
 

GfNA-II-B-Erasmus+ Grant agreement multi beneficiary – 2015 
Agreement number: [complete] 
 
Standard grant agreement (multi beneficiaries):  
 
 
(a)  Calculation of the grant amount: the grant is a reimbursement of  75% of the eligible 
costs  actually  incurred  (for  the  financial  guarantee)  or  100%  of  the  eligible  costs 
actually incurred (for the participation of learners with fewer opportunities).  
(b) Eligible costs:  
-  costs that are indispensable to allow learners with fewer opportunities to participate in 
the  project  (excluding  costs  for  travel  and  individual  support  for  participants  and 
accompanying  persons)  and  that  are  additional  to  costs  supported  by  a  unit 
contribution as specified in Article II.16.1 
-  costs  relating  to  a  pre-financing  guarantee  lodged  by  the  beneficiary  where  such 
guarantee is required by the NA, as specified in Article I.4.1 of the Agreement. 
(c)  Supporting documents:  
-  In  the  case of  costs  related  to  the  participation  of  learners with  fewer  opportunities: 
invoices  of  the  actual  costs  incurred,  specifying  the  name  and  address  of  the  body 
issuing the invoice, the amount and currency, and the date of the invoice. 
-  In the case of a financial guarantee: proof of the cost the financial guarantee issued by 
the body providing the guarantee to the beneficiary, specifying the name and address 
of the body issuing the financial guarantee, the amount and currency of the cost of the 
guarantee, and providing the date and signature of the legal representative of the body 
issuing the guarantee. 
II.16.4.3 Key Action 1 – Youth field 
 

A.  Special needs support 
 
(a)  Calculation of the grant amount: the grant is a reimbursement of 100% of the eligible 
costs actually incurred.  
(b) Eligible costs: costs directly related to participants with disabilities and accompanying 
persons (including costs related to travel and subsistence, if justified and as long as a 
grant  for  these  participants  is  not  requested  through  budget  categories  "travel"  and 
"organisational  support")  and  that  are  additional  to  costs  supported  by  a  unit 
contribution as specified in Article II.16.1. 
(c)  Supporting documents: proof of payment of the actual costs incurred on the basis of 
invoices specifying the name and address of the body issuing the invoice, the amount 
and currency, and the date of the invoice 
B.  Exceptional  costs  (applicable  exclusively  for  Youth  exchanges  and  European 
Voluntary Service)  
(a)  Calculation of the grant amount: the grant is a reimbursement of  75% of the eligible 
costs  actually  incurred  (for  the  financial  guarantee)  or  100%  of  the  eligible  costs 
54 
 

GfNA-II-B-Erasmus+ Grant agreement multi beneficiary – 2015 
Agreement number: [complete] 
 
Standard grant agreement (multi beneficiaries):  
 
actually incurred (for the participation of young people with fewer opportunities, (for 
visa related costs, residence permits, etc.).  
(a)  Eligible costs:  
-  costs  related  to  visa,  residence  permits,  vaccinations  of  participants  in  mobility 
activities abroad 
-  costs for lodging of participants in an Advance Planning Visit 
-  costs in support of reinforced mentorship and specific preparation for the participation 
of  young  people  with  fewer  opportunities  (excluding  costs  for  travel  and 
organisational support for participants and accompanying persons) 
-  costs  relating  to  a  pre-financing  guarantee  lodged  by  the  beneficiary  where  such 
guarantee is required by the NA, as specified in Article I.4.1 of the Agreement. 
(b) Supporting documents:  
-  In the case of costs related to visa, residence permits, vaccinations: proof of payment 
on  the  basis  of  invoices  specifying  the  name  and  address  of  the  body  issuing  the 
invoice, the amount and currency, and the date of the invoice; 
-  In the case of costs for lodging of participants in an Advance Planning Visit: proof of 
payment of lodging costs on the basis of an invoice specifying the name and address 
of the body issuing the invoice, the amount and currency, and the date of the invoice; 
-  In the case of costs in support of reinforced mentorship and specific preparation for 
the  participation  of  young  people  with  fewer  opportunities:  proof  of  payment  of  the 
related  costs  on  the  basis  of  invoices  specifying  the  name  and  address  of  the  body 
issuing the invoice, the amount and currency, and the date of the invoice; 
-  In the case of a financial guarantee: proof of the cost the financial guarantee issued by 
the body providing the guarantee to the beneficiary, specifying the name and address 
of the body issuing the financial guarantee, the amount and currency of the cost of the 
guarantee, and providing the date and signature of the legal representative of the body 
issuing the guarantee. 
For Youth worker mobility only:  
(b) Calculation  of  the  grant  amount:  the  grant  is  a  reimbursement  of  75%  (for  the 
financial  guarantee)  or  100%  of  the  eligible  costs  actually  incurred  (for  visa  related 
costs, residence permits, etc.).  
(c)  Eligible costs:  
-  costs  related  to  visa,  residence  permits,  vaccinations  of  participants  in  mobility 
activities abroad 
-  costs  relating  to  a  pre-financing  guarantee  lodged  by  the  beneficiary  where  such 
guarantee is required by the NA, as specified in Article I.4.1 of the Agreement. 
55 
 

GfNA-II-B-Erasmus+ Grant agreement multi beneficiary – 2015 
Agreement number: [complete] 
 
Standard grant agreement (multi beneficiaries):  
 
(d) Supporting documents:  
-  In the case of costs related to visa, residence permits, vaccinations: proof of payment 
on  the  basis  of  invoices  specifying  the  name  and  address  of  the  body  issuing  the 
invoice, the amount and currency, and the date of the invoice; 
-  In the case of a financial guarantee: proof of the cost the financial guarantee issued by 
the body providing the guarantee to the beneficiary, specifying the name and address 
of the body issuing the financial guarantee, the amount and currency of the cost of the 
guarantee, and providing the date and signature of the legal representative of the body 
issuing the guarantee. 
 
II.16.4.4 Key Action 2 –Strategic Partnerships 
 

A.  Special needs support 
 
(a)  Calculation of the grant amount: the grant is a reimbursement of 100% of the eligible 
costs actually incurred.  
(b) Eligible costs: costs directly related to participants with disabilities and accompanying 
persons  beyond  the  60th  day  of  stay    and  that  are  additional  to  costs  supported  by  a 
unit contribution as specified in Article II.16.1. 
(c)  Supporting documents: invoices of the actual costs incurred, specifying the name and 
address of the body issuing the invoice, the amount and currency, and the date of the 
invoice. 
B.  Exceptional costs 
 
(a)   
A.   
 
(a)  Calculation  of  the  grant  amount:  the  grant  equals  the  reimbursement  of  75%  of  the 
eligible costs actually incurred with a maximum of € 50.000 per project excluding the 
costs of a financial guarantee if required by the Agreement.  
(b) Eligible costs:  
-  Sub-contracting:  sub-contracting  and  purchase  of  goods  and  services  in  so  far  as 
applied for by the beneficiary as specified in Annex I and in so far as approved by the 
NA as specified in Annex II; 
-  Financial  guarantee:  costs  relating  to  a  pre-financing  guarantee  lodged  by  the 
beneficiary where such guarantee is required by the NA, as specified in Article I.4.1 
of the Agreement. 
-  Cost  related  to  the  depreciation  costs  of  equipment  or  other  assets  (new  or  second-
hand)  as  recorded  in  the  accounting  statements  of  the  beneficiary,  provided  that  the 
56 
 

GfNA-II-B-Erasmus+ Grant agreement multi beneficiary – 2015 
Agreement number: [complete] 
 
Standard grant agreement (multi beneficiaries):  
 
asset  has  been  purchased  in  accordance  with  Article  II.9  and  that  it  is  written  off  in 
accordance  with  the  international  accounting  standards  and  the  usual  accounting 
practices of the beneficiary. The costs of rental or lease of equipment or other assets 
are  also  eligible,  provided  that  these  costs  do  not  exceed  the  depreciation  costs  of 
similar equipment or assets and are exclusive of any finance fee. 
(c)  Supporting documents:  
-  Sub-contracting:  invoices  of  the  actual  costs  incurred,  specifying  the  name  and 
address of the body issuing the invoice, the amount and currency, and the date of the 
invoice. 
-  Financial  guarantee:  proof  of  the  cost  the  financial  guarantee  issued  by  the  body 
providing  the  guarantee  to  the  beneficiary,  specifying  the  name  and  address  of  the 
body  issuing  the  financial  guarantee,  the  amount  and  currency  of  the  cost  of  the 
guarantee, and providing the date and signature of the legal representative of the body 
issuing the guarantee. 
-  Depreciations  costs:  proof  of  the  purchase,  rental  or  lease  of  the  equipment,  as 
recorded  in  the  beneficiary’s  accounting  statements,  justifying  that  these  costs 
correspond  to  the  period  set  out  in  Article  I.2.2  and  the  rate  of  actual  use  for  the 
purposes of the Project may be taken into account. 
 
II.16.4.5 Key Action 3 – Structured dialogue in the Youth field 
B.  Special needs support 
 
(b) Calculation of the grant amount: the grant is a reimbursement of 100% of the eligible 
costs actually incurred.  
(c)  Eligible costs: costs directly related to participants with disabilities and accompanying 
persons (including costs related to travel and subsistence, if justified and as long as a 
grant  for  these  participants  is  not  requested  through  budget  categories  "travel"  and 
"organisational  support")  and  that  are  additional  to  costs  supported  by  a  unit 
contribution as specified in Article II.16.1. 
(d)  
C.   
 
(d) Supporting documents: proof of payment of the actual costs incurred on the basis of 
invoices  specifying the name and address of the body issuing the invoice, the amount 
and currency, and the date of the invoice. 
C.  Exceptional costs 
 
57 
 

GfNA-II-B-Erasmus+ Grant agreement multi beneficiary – 2015 
Agreement number: [complete] 
 
Standard grant agreement (multi beneficiaries):  
 
(a)  Calculation  of  the  grant  amount:  the  grant  is  a  reimbursement  of  75%  (for  costs 
connected  to  (online)  consultations  and  opinion  polls  of  young  people,  for  financial 
guarantee and dissemination activities) or 100% of the eligible costs actually incurred 
(for  the  additional  costs  directly  related  to  participants  with  fewer  opportunities  and 
for  costs  related  to  visa,  residence  permits,  vaccinations  of  participants  in  mobility 
activities abroad).  
(b) Eligible costs:  
-  costs  related  to  visa,  residence  permits,  vaccinations  of  participants  in  mobility 
activities abroad 
-  costs  connected  to  (online)  consultations  and  opinion  polls  of  young  people  if 
necessary for the Project. 
-  costs connected to dissemination and exploitation of results 
-  additional costs directly related to participants with fewer opportunities. 
(c)  Supporting documents:  
-  In the case of costs related to visa, residence permits, vaccinations: proof of payment 
on  the  basis  of  invoices  specifying  the  name  and  address  of  the  body  issuing  the 
invoice, the amount and currency, and the date of the invoice; 
-  In  the  case  of  costs  connected  to  (online)  consultations  and  opinion  polls  of  young 
people: proof of payment of the costs incurred on the basis of an invoice specifying 
the name and address of the body issuing the invoice, the amount and currency, and 
the date of the invoice; 
-  In  case  of  costs  connected  to  dissemination  and  exploitation  of  results:  proof  of 
payment  of  the  costs  incurred  on  the  basis  of  an  invoice  specifying  the  name  and 
address of the body issuing the invoice, the amount and currency, and the date of the 
invoice; 
-  In  case  of  additional  costs  directly  related  to  participants  with  fewer  opportunities: 
proof of payment of the costs incurred on the basis of an invoice specifying the name 
and address of the body issuing the invoice, the amount and currency, and the date of 
the invoice. 
 
II.16.5  Ineligible costs 
 
In addition to any other costs which do not fulfill the conditions set out in Articles II.16.1 and 
II.16.3, the following costs shall not be considered eligible: 
 
(a) 
return on capital; 
 
(b) 
debt and debt service charges; 
 
58 
 

GfNA-II-B-Erasmus+ Grant agreement multi beneficiary – 2015 
Agreement number: [complete] 
 
Standard grant agreement (multi beneficiaries):  
 
(c) 
provisions for losses or debts; 
 
(d) 
interest owed;  
 
(e) 
doubtful debts;  
 
(f) 
exchange losses; 
 
(g) 
costs of opening and operating bank accounts (including costs of transfers from/to the 
NA charged by the bank of the beneficiary); 
 
(h) 
costs declared by the beneficiary in the framework of another Project receiving a grant 
financed  from  the  Union  budget  (including  grants  awarded  by  a  Member  State  and 
financed  from  the  Union  budget  and  grants  awarded  by  other  bodies  than  the 
Commission  for the purpose of implementing the Union budget); in particular, indirect 
costs shall not be eligible under a grant for an Project awarded to the beneficiary when 
it already receives an operating grant financed from the Union budget during the period 
in question; 
 
(i) 
in the case of renting or leasing of equipment, the cost of any buy-out option at the end 
of the lease or rental period; 
 
(j) 
contributions in kind from third parties; 
 
(k) 
excessive or reckless expenditure; 
 
(l) 
VAT, when is considered as recoverable under the applicable national VAT legislation. 
 
 
ARTICLE II.17 –FURTHER PAYMENT ARRANGEMENTS  
 
II.17.1 Financial guarantee 
 
Where  payment  of  pre-financing  is  conditional  on  receipt  of  a  financial  guarantee,  the 
financial guarantee shall fulfill the following conditions: 
 
(a) 
it  is  provided  by  a  bank  or  an  approved  financial  institution  or,  at  the  request  of  the 
coordinator and acceptance by the NA, by a third party; 
 
(b) 
the  guarantor  stands  as  first-call  guarantor  and  does  not  require  the    NA  to  have 
recourse against the principal debtor (i.e. the beneficiary concerned); and 
 
(c) 
it provides that it remains in force until the pre-financing is cleared against payment of 
the balance by the  NA and, in case the payment of the balance is made in accordance 
with  Article  II.19  three  months  after  the  beneficiary  was  notified  in  accordance  with 
Article II.19.3. The NA shall release the guarantee within the following month. 
 
59 
 

GfNA-II-B-Erasmus+ Grant agreement multi beneficiary – 2015 
Agreement number: [complete] 
 
Standard grant agreement (multi beneficiaries):  
 
II.17.2  Suspension of the time limit for payment 
 
The NA may suspend the time limit for payment specified in Articles I.4.2 and  I.4.4 at any 
time by formally notifying the coordinator that its request for payment cannot be met, either 
because it does not comply with the provisions of the Agreement, or because the appropriate 
supporting documents have not been produced, or because there is doubt about the eligibility 
of the costs declared in the interim or final reports. 
 
The  coordinator  shall  be  notified  as  soon  as  possible  of  any  such  suspension,  together  with 
the reasons thereof. 
 
Suspension shall take effect on the date when notification is sent by the NA. The remaining 
payment period shall start to run again from the date on which the requested information or 
revised  documents  are  received  or  the  necessary  further  verification,  including  on-the-spot 
checks,  is  carried  out.  Where  the  suspension  exceeds  two  months,  the  coordinator  may 
request a decision by the NA on whether the suspension is to be continued. 
 
Where the time  limit for payment has  been  suspended  following the rejection of one of the 
interim reports provided for by Article I.4.2 or the final report provided for by Article I.4.3 
and  the  new  report  submitted  is  also  rejected,  the  NA  reserves  the  right  to  terminate  the 
Agreement  in  accordance  with  Article  II.15.3.1(c),  with  the  effects  described  in  Article 
II.15.4. 
 
II.17.3  Suspension of payments  
 
The  NA  may,  at  any  time  during  the  implementation  of  the  Agreement,  suspend  the  pre-
financing payments, or payment of the balance for all beneficiaries: 
 
(a) 
if the NA has evidence that a beneficiary has committed substantial errors, irregularities 
or fraud in the award procedure or in the implementation of the grant, or if a beneficiary 
fails to comply with its obligations under the Agreement; 
 
(b) 
if  the  NA  suspects  substantial  errors,  irregularities,  fraud  or  breach  of  obligations 
committed  by  a  beneficiary  in  the  award  procedure  or  in  the  implementation  of  the 
Agreement and needs to verify whether they have actually occurred. 
 
Before suspending payments, the NA shall formally notify the coordinator of its intention to 
suspend payments, specifying the reasons thereof and, in the cases referred to in point (a) of 
the first subparagraph, the necessary conditions for resuming payments. The coordinator shall 
be  invited  to  make  any  observations  on  behalf  of  all  beneficiaries  within  30  calendar  days 
from receipt of this notification.  
 
If, after examination of the observations submitted by the coordinator, the NA decides to stop 
the procedure of payment suspension, the NA shall formally notify the coordinator thereof.  
 
If  no  observations  have  been  submitted  or  if,  despite  the  observations  submitted  by  the 
coordinator, the NA decides to pursue the procedure of payment suspension, it may suspend 
60 
 

GfNA-II-B-Erasmus+ Grant agreement multi beneficiary – 2015 
Agreement number: [complete] 
 
Standard grant agreement (multi beneficiaries):  
 
payments  by  formally  notifying  the  coordinator,  specifying  the  reasons  for  the  suspension 
and, in the cases referred to in point (a) of the first subparagraph, the definitive conditions for 
resuming  payments  or,  in  the  case  referred  to  in  point  (b)  of  the  first  subparagraph,  the 
indicative date of completion of the necessary verification.  
 
The  coordinator  shall  inform  the  other  beneficiaries  immediately.  The  suspension  of 
payments shall take effect on the date when the notification is sent by the NA.  
 
In order to resume payments, the beneficiaries shall endeavour to meet the notified conditions 
as soon as possible and shall inform the NA of any progress made in this respect. 
 
The  NA  shall,  as  soon  as  it  considers  that  the  conditions  for resuming  payments  have  been 
met or the necessary verification, including on-the-spot checks, has been carried out, formally 
notify the coordinator thereof. 
 
During the period of suspension of payments and without prejudice to the right to suspend the 
implementation  of  the  Project  in  accordance  with  Article  II.14.1  or  to  terminate  the 
Agreement or the participation of a beneficiary in accordance with Article II.15.1 and Article 
II.15.2,  the  coordinator  is  not  entitled  to  submit  any  requests  for  payments  referred  to  in 
Articles I.4.2 and I.4.3.  
 
The  corresponding  requests  for  payments  may  be  submitted  as  soon  as  possible  after 
resumption  of  payments  or  may  be  included  in  the  first  request  for  payment  due  following 
resumption of payments in accordance with the schedule laid down in Article I.4.1  
 
II.17.4  Notification of amounts due 
 
The  NA  shall  formally  notify  the  amounts  due,  specifying  whether  it  is  a  further  pre-
financing  payment  or  the  payment  of  the  balance.  In  the  case  of  payment  of  the  balance,  it 
shall also specify the final amount of the grant determined in accordance with Article II.18.  
 
II.17.5  Interest on late payment 
 
On expiry of the time limits for payment specified in Articles I.4.2, I.4.3 and I.4.4 and II.17.1, 
and without prejudice to Articles II.17.2 and II.17.3, the beneficiary is entitled to interest on 
late payment. The interest payable shall not be considered for the purposes of determining the 
final amount of grant within the meaning of Article II.18.3.  
The interest payable shall be determined according to the provisions laid down in the national 
law applicable to the Agreement or in the rules of the NA.  
In  the  absence  of  such  provisions  the  interest  payable  shall  be  determined  according  to  the 
following rules:  
(a)  The late payment interest rate is the rate applied by the European Central Bank for its 
main  refinancing  operations  in  euros  ("the  reference  rate"),  plus  three  and  a  half 
points.  The  reference  rate  shall  be  the  rate  in  force  on  the  first  day  of  the  month  in 
61 
 

GfNA-II-B-Erasmus+ Grant agreement multi beneficiary – 2015 
Agreement number: [complete] 
 
Standard grant agreement (multi beneficiaries):  
 
which the time limit for payment expires, as published in the C series of the  Official 
Journal of the European Union
.  
(b) The suspension of the time limit for payment in accordance with Article II.17.2 or of 
payment by the NA in accordance with Article II.17.3 may not be considered as late 
payment. 
 
(c)  Interest on late payment shall cover the period running from the day following the due 
date  for  payment,  up  to  and  including  the  date  of  actual  payment  as  established  in 
Article II.17.7 
 
(d) By exception, when the calculated interest is lower than or equal to EUR 200, it shall 
be paid to the beneficiary only upon request submitted within two months of receiving 
late payment. 
 
II.17.6  Currency for requests for payments and payments  
 
All payments by the NA shall be made in euro.  
 
Where  the  beneficiary  keeps  its  general  accounts  in  euro,  it  shall  convert  costs  incurred  in 
another currency into euro according to its usual accounting practices. 
 
Where  the  beneficiary  keeps  its  general  accounts  in  a  currency  other  than  the  euro,  it  shall 
convert costs incurred in another currency into euro at the average of the daily exchange rates 
published  in  the  C  series  of  Official  Journal  of  the  European  Union,  determined  over  the 
corresponding  reporting  period.  Where  no  daily  euro  exchange  rate  is  published  in  the 
Official  Journal  of  the  European  Union  for  the  currency  in  question,  conversion  shall  be 
made  at  the  average  of  the  monthly  accounting  rates  established  by  the  Commission  and 
published 
on 
its 
website 
(http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/inforeuro/inforeuro_en.cfm), 
determined over the corresponding reporting period.  
 
II.17.7  Date of payment  
 
Payments by the NA shall be deemed to be effected on the date when they are debited to the 
NA's account unless the national law provides otherwise. 
 
II.17.8  Costs of payment transfers  
 
Costs of the payment transfers shall be borne in the following way: 
 
(a) 
costs of transfer charged by the bank of the NA shall be borne by the NA; 
 
(b) 
costs of transfer charged by the bank of a beneficiary shall be borne by the beneficiary; 
 
(c) 
all costs of repeated transfers caused by one of the parties shall be borne by the party 
which caused the repetition of the transfer. 
62 
 

GfNA-II-B-Erasmus+ Grant agreement multi beneficiary – 2015 
Agreement number: [complete] 
 
Standard grant agreement (multi beneficiaries):  
 
 
II.17.9  Payments to the coordinator 
 
Payments to the coordinator shall discharge the NA from its payment obligation.  
 
 
ARTICLE II.18 – DETERMINING THE FINAL AMOUNT OF THE GRANT 
 
II.18.1  Calculation of the final amount  
 
Without prejudice to Articles II.18.2, II.18.3 and II.18.4, the final amount of the grant shall 
be determined as follows: 
 
(a) 
where,  the  grant  takes  the  form  of  the  reimbursement  of  eligible  costs,  the  amount 
obtained  by  application  of  the  reimbursement  rate  specified  in  that  Article  to  the 
eligible  costs  of  the  Project  approved  by  the  NA  for  the  corresponding  categories  of 
costs and beneficiaries; 
 
(b) 
where  the  grant  takes  the  form  of  a  unit  contribution,  the  amount  obtained  by 
multiplying  the  unit  contribution  specified  that  Article  by  the  actual  number  of  units 
approved by the NA for the corresponding beneficiaries; 
 
Where Annex II provides for a combination of different forms of grant, these amounts shall 
be added.  
 
II.18.2  Maximum amount 
 
The  total  amount  paid  to  the  beneficiaries  by  the  NA  may  in  no  circumstances  exceed  the 
maximum amount specified in Article I.3.1.  
 
Where  the  amount  determined  in  accordance  with  Article  II.18.1  exceeds  this  maximum 
amount,  the final  amount  of the grant shall be limited to the maximum  amount  specified  in 
Article I.3.1 
 
II.18.3  No-profit rule and taking into account of receipts 
 
II.18.3.1  
The  grant  may  not  produce  a  profit  for  the  beneficiaries.  "Profit"  shall  mean  a 
surplus of the receipts over the eligible costs of the Project.  
 
II.18.3.2  
The  receipts  to  be  taken  into  account  are  the  consolidated  receipts  established, 
generated  or  confirmed  on  the  date  on  which  the  request  for  payment  of  the 
balance  is  drawn  up  by  the  coordinator,  which  fall  within  one  of  the  following 
two categories: 
 
(a)  income generated by the Project; or 
 
63 
 

GfNA-II-B-Erasmus+ Grant agreement multi beneficiary – 2015 
Agreement number: [complete] 
 
Standard grant agreement (multi beneficiaries):  
 
(b)  financial contributions specifically assigned by the donors to the  financing 
of the eligible costs of the Project reimbursed by the NA in accordance with 
Article I.3.  
 
II.18.3.3  
The following shall not be considered as receipts to be taken into account for the 
purpose of verifying whether the grant produces a profit for the beneficiaries: 
 
(a)   financial  contributions  referred  to  in  point  (b)  of  Article  II.18.3.2,  which 
may be used by the beneficiaries to cover costs other than the eligible costs 
under the Agreement; 
 
(b)   financial  contributions  referred  to  in  point  (b)  of  Article  II.18.3.2,  the 
unused part of which is not due to the donors at the end of the period set out 
in Article I.2.2. 
 
II.18.3.4  
The  eligible  costs  to  be  taken  into  account  are  the  consolidated  eligible  costs 
approved  by  the  NA  for  the  categories  of  costs  reimbursed  in  accordance  with 
Article II.16. 
 
II.18.3.5  
Where  the  final  amount  of  the  grant  determined  in  accordance  with  Articles 
II.18.1 and II.18.2 would result in a profit for the beneficiaries, the profit shall be 
deducted  in  proportion  to  the  final  rate  of  reimbursement  of  the  actual  eligible 
costs of the Project approved by the NA for the categories of costs referred to in 
Article II.16.3.This final rate shall be calculated on the basis of the final amount 
of the grant in the form referred to in Article I.3.1, as determined in accordance 
with Articles II.18.1 and II.18.2. 
 
II.18.4  Reduction for poor, partial or late implementation  
 
If  the  Project  is  not  implemented  or  is  implemented  poorly,  partially  or  late,  the  NA  may 
reduce the grant initially provided  for,  in  line with  the actual implementation  of the  Project 
according to the terms laid down in Annex III. 
 
II.18.5  Notification of the final grant amount 
 
The NA shall inform the coordinator of the final grant amount by way of a formal notification 
letter  sent  within  60  calendar  days  of  receipt  of  the  final  report  from  the  coordinator.  The 
coordinator  shall  make  any  observations  on  the  final  grant  amount  within  30  calendar  days 
from the receipt of notification letter.  
 
In so far as the coordinator submits his observations to the NA within the authorised period, 
the NA shall analyse them and inform the coordinator of the final grant amount by way of a 
notification letter specifying the revised final grant amount within 30 calendar days of receipt 
of the observations from the coordinator.  
 
64 
 

GfNA-II-B-Erasmus+ Grant agreement multi beneficiary – 2015 
Agreement number: [complete] 
 
Standard grant agreement (multi beneficiaries):  
 
The  provisions  set  out  in  this  Article  are  without  prejudice  to  the  possibility  for  the 
coordinator  or  the  NA  to  take  legal  action  against  the  other  party  in  accordance  with  the 
provisions set out in Article I.8.2. 
 
 
ARTICLE II.19 – RECOVERY  
 
II.19.1  Recovery at the time of payment of the balance 
 
Where the payment of the balance takes the form of a  recovery, the coordinator shall repay 
the NA the amount in question, even if it has not been the final recipient of the amount due. 
 
II.19.2  Recovery after payment of the balance 
 
Before  recovery,  the  NA  shall  notify  through  a  notification  letter  the  coordinator  or 
beneficiary  concerned  of  its  intention  to  recover  the  amount  unduly  paid,  specifying  the 
amount  due  and  the  reasons  for  recovery  and  inviting  the  beneficiary  to  make  any 
observations within 30 calendar days from the receipt of notification letter. 
 
On the basis of the information provided, the NA may decide to revise the final grant amount, 
and  if  applicable,  the  amount  to  be  recovered.  In  this  case  or  if  no  observations  have  been 
submitted  or  if,  despite  the  observations  submitted  by  the  coordinator  or  beneficiary 
concerned, the NA decides to pursue the recovery procedure, the NA may confirm recovery 
by formally notifying to the coordinator or beneficiary concerned a debit note (“debit note”). 
The debit note shall specify the amount due, the terms and the date for payment.  
If  the  coordinator  or  beneficiary  concerned  has  not  reimbursed  the  amount  due  by  the  date 
specified in the debit note the NA shall recover the amount due:  
 
a)  whenever  possible,  by  offsetting  it  against  any  amounts  owed  to  the  coordinator  or 
beneficiary concerned by the NA after informing him accordingly that the amount due 
for  reimbursement  will  be  deducted  from  a  payment  underway  or  from  a  future 
payment. 
b)  if applicable, by drawing on the financial guarantee where provided for in accordance 
with Article I.4.1 ; 
 
c)  by  taking  legal  action  against  the  beneficiary  in  accordance  with  national  law  as 
determined in accordance with Article I.8. 
  
II.19.3  Recovery procedure 
 
Before recovery, the NA shall formally notify through a notification letter the coordinator or 
the beneficiary concerned of its intention to recover the amount unduly paid, specifying the 
amount  due  and  the  reasons  for  recovery  and  inviting  the  beneficiary  to  make  any 
observations within 30 calendar days from the receipt of notification letter.  
 
65 
 

GfNA-II-B-Erasmus+ Grant agreement multi beneficiary – 2015 
Agreement number: [complete] 
 
Standard grant agreement (multi beneficiaries):  
 
In  case  the  coordinator  or  the  beneficiary  concerned  submits  its  observations  within  the 
period thereof, the NA shall send the related party a notification letter with the revised final 
grant amount, the amount due for reimbursement and the instructions for recovery.  
 
If the coordinator or the beneficiary concerned has not reimbursed the amount due by the date 
specified in the notification letter or has not provided any observations by the due date, the 
NA  shall  recover,  whenever  possible,  the  amount  due  by  offsetting  it  against  any  amounts 
owed  to  the  coordinator  or  the  beneficiary  concerned  by  the  NA  after  informing  him 
accordingly  that  the  amount  due  for  reimbursement  will  be  deducted  from  a  payment 
underway or from a future payment.  
 
If the reimbursement has not been received from the coordinator or the beneficiary concerned 
following the above provisions the NA shall recover the amount due: 
 
(a)   by drawing on the financial guarantee where provided for in accordance with 
Article I.4.1); 
 
(b)   by  taking  legal  action  in  accordance  with  national  law  as  determined  in 
accordance with Article I.8. 
 
II.19.4   Interest on late payment 
 
If  payment  has  not  been  made  by  the  date  set  out  in  the  notification  letter  the  amount  due 
shall  bear  interest  at  the  rate  established  in  Article II.17.5.  Interest  on  late  payment  shall 
cover  the  period  running  from  the  day  following  the  due  date  for  payment,  up  to  and 
including the date when the NA actually receives payment in full of the outstanding amount. 
 
Any partial payment shall first be appropriated against charges and interest on late payment 
and then against the principal. 
 
II.19.5  Bank charges 
 
Bank charges incurred in connection with the recovery of the sums owed to the NA shall be 
borne  by  the  beneficiary  concerned  except  where  Directive  2007/64/EC  of  the  European 
Parliament  and  of  the  Council  of  13  November  2007  on  payment  services  in  the  internal 
market  amending  Directives  97/7/EC,  2002/65/EC,  2005/60/EC  and  2006/48/EC  and 
repealing Directive 97/5/EC applies. 
 
 
ARTICLE II.20 – CHECKS AND AUDITS 
  
II.20.1
  Technical and financial checks or audits 
 
The  NA  and  the  Commission  may  carry  out  technical  and  financial  checks  and  audits  in 
relation to the use of the grant.  
 
66 
 

GfNA-II-B-Erasmus+ Grant agreement multi beneficiary – 2015 
Agreement number: [complete] 
 
Standard grant agreement (multi beneficiaries):  
 
Information and documents provided in the framework of checks or audits shall be treated on 
a confidential basis. 
 
Checks and audits made by the NA and the Commission may be carried out either directly by 
its  own  staff  or  by  any  other  outside  body  authorised  to  do  so  on  their  behalf.  Checks  and 
audits  may  be  undertaken  on  the  basis  of  desk  checks  at  the  premises  of  the  NA,  the 
Commission or any person or body mandated by them, or they can take place on the spot at 
the premises of the beneficiary or sites and premises where the Project is or was carried out. 
 
The  beneficiaries  shall  grant  the  NA,  the  Commission  as  well  as  any  person  or  body 
mandated by them a  full  right of  access to  all documents concerning the implementation  of 
the Project, its results and the use of the grant in accordance with the terms and conditions of 
the  present  Agreement.  The  beneficiaries  shall  grant  them  also  access  to  the  sites  and 
premises  where  the  Project  is  or  was  carried  out.  This  right  of  access  shall  be granted until 
five  years  after  the  date  of  the  payment  of  the  balance  of  the  grant  or  the  reimbursement 
thereof by the beneficiaries, unless a longer duration is required by the national law. 
 
Checks  and  audits  may  be  initiated  during  the  implementation  of  the  Agreement  and  for  a 
period  of  five  years  starting  from  the  date  of  payment  of  the  balance.  This  period  shall  be 
limited to three years if the maximum amount specified in Article I.3.1 is not more than EUR 
60 000.  
 
The  check  or  audit  procedure  shall  be  deemed  to  be  initiated  on  the  date  of  receipt  of  the 
letter of the NA announcing it.  
 
II.20.2 Duty to keep documents 
 
The  beneficiaries  shall  keep  all  original  documents,  especially  accounting  and  tax  records, 
stored  on  any  appropriate  medium,  including  digitalised  originals  when  they  are  authorised 
by  their  respective  national  law  and  under  the  conditions  laid  down  therein,  for  a  period  of 
five  years  starting  from  the  date  of  payment  of  the  balance,  unless  a  longer  duration  is 
required by the national law.  
 
If the maximum amount specified in Article I.3.1 is not more than EUR 60 000, this period 
shall be limited to three years, unless a longer duration is required by the national law. 
 
The periods set out in the first and second subparagraphs shall be longer if there are on-going 
audits,  appeals,  litigation  or  pursuit  of  claims  concerning  the  grant..  In  such  cases,  the 
beneficiaries  shall  keep  the  documents  until  such  audits,  appeals,  litigation  or  pursuits  of 
claims are closed. 
 
II.20.3 Obligation to provide information 
 
Where a check  or audit is  initiated before the payment of the balance, the coordinator  shall 
provide any information, including information in electronic format, requested by the NA or 
by  any  other  outside  body  authorised  by  it.  Where  appropriate,  the  NA  may  request  such 
information to be provided directly by a beneficiary. 
67 
 

GfNA-II-B-Erasmus+ Grant agreement multi beneficiary – 2015 
Agreement number: [complete] 
 
Standard grant agreement (multi beneficiaries):  
 
 
Where  a  check  or  audit  is  initiated  after  payment  of  the  balance,  such  information  shall  be 
provided by the beneficiary concerned.  
 
The  NA  may  request  this  information  in  the  context  of  checks  and  audits  as  referred  to  in 
Article II.20.1. 
 
In case the beneficiary concerned does not comply with the obligations set out in the first and 
second subparagraphs, the NA may consider: 
 
(a)  any  cost  insufficiently  substantiated  by  information  provided  by  the  beneficiary  as 
ineligible; 
 
(b)  any  unit  contribution  insufficiently  substantiated  by  information  provided  by  the 
beneficiary as undue.  
 
II.20.4  Contradictory audit procedure 
 
On the basis of the findings established during any checks or audits, the NA shall send within 
30  calendar  days  of  the  end  of  the  check  a  provisional  report  to  the  beneficiary  concerned, 
who shall have 30 calendar days from the date of receipt to submit its observations. The NA 
shall send its final report to the beneficiary within 30 calendar days of expiry of the time limit 
for submission of observations by the beneficiary concerned. 
 
II.20.5   Effects of findings of audit and checks 
 
On the basis of the final findings of audits or checks, the NA may take the measures which it 
considers  necessary,  including  recovery  at  the  time  of  payment  of  the  balance  or  after 
payment of the balance of all or part of the payments made by it, in accordance with Article 
II.19.  
 
In  the  case of  final  findings  of  audits  or  checks  made  after  the  payment  of  the  balance,  the 
amount to be recovered shall correspond to the difference between the revised final amount 
of  the  grant,  determined  in  accordance  with  Article  II.18,  and  the  total  amount  paid  to  the 
beneficiaries under the Agreement for the implementation of the Project 
 
II.20.6
  Checks and inspections by OLAF  
 
The European Anti-Fraud Office (OLAF) may carry out investigations including on-the-spot 
checks  and  inspections,  in  accordance  with  the  provisions  and  procedures  laid  down  in  (i) 
Regulation  (EU,  Euratom)  No.  883/2013  of  the  European  Parliament  and  of  the  Council 
concerning  investigations  conducted  by  the  European  Anti-Fraud  Office  (OLAF)  and 
repealing Regulation (EC) no. 1073/1999 of the European Parliament and of the Council and 
Council Regulation (Euratom) no. 1074/1999 and (ii) Council Regulation (Euratom, EC) No. 
2185/96 of 11 November 1996 concerning on-the-spot checks and inspections carried out by 
the  Commission  in  order  to  protect  the  European  Communities'  financial  interests  against 
fraud  and  other  irregularities  with  a  view  to  establishing  whether  there  has  been  fraud, 
68 
 

GfNA-II-B-Erasmus+ Grant agreement multi beneficiary – 2015 
Agreement number: [complete] 
 
Standard grant agreement (multi beneficiaries):  
 
corruption  or  any  other  illegal  activity  affecting  the  financial  interests  of  the  Union  in 
connection with this grant decision. 
 
II.20.9  Checks and audits by the European Court of Auditors  
 
The European Court of Auditors shall have the same rights as the NA and the Commission, 
notably right of access, for the purpose of checks and audits. 
 
 
ARTICLE II.21 – MONITORING AND EVALUATION 
 
II.21.1   Monitoring and evaluation of the Project 
 
The  beneficiaries  accept  to  participate  in  and  contribute  to  monitoring  and  evaluation 
activities organised by the NA and the European Commission as well as by any persons and 
bodies mandated by them.  
 
In this context, the beneficiaries shall grant the NA, the European Commission as well as any 
persons and bodies mandated by them a full right of access to all documents concerning the 
implementation of the Project and its results. This right of access shall be granted until five 
years after the date of the payment of the balance of the grant or the reimbursement thereof 
by the beneficiaries. 
 
II.21.2   Periodic assessment of unit contributions 
 
The beneficiaries accept that the NA and the Commission may analyse their statutory records 
(i.e. the records that it shall maintain to be compliant with the legal obligations incumbent on 
it),  including  the  corresponding  supporting  documents,  for  the  purpose  of  periodic 
assessments of unit contribution levels. 
 
Such  analysis  shall  not  result  in  an  adjustment  of  the  final  grant  amount  under  this 
Agreement,  but  may  be  used  by  the  NA  and  the  Commission  in  view  of  possible  future 
updates of unit contribution levels. 
 
 
-------------------------------------------------------- 
69 
 

Document Outline