Esta es la versión HTML de un fichero adjunto a una solicitud de acceso a la información 'Memos, guidance and guidelines on record creation DG AGRI'.





DG AGRI practical arrangements for treating access to documents requests
Ref. Ares(2015)4974417 - 10/11/2015
 
Ref. Ares(2016)5721834 - 03/10/2016
 
 
Arrival of the access to documents request via 
 
SG, directly or via DG AGRI units in the AGRI 
 
ACCESS DOCUMENTS functional mailbox 
 
 
Access to documents requests from citizens 
Request from Member States national 
and legal entities - Regulation (EC) 
authorities – treated within the framework of 
 
1049/2001 
loyal cooperation - Article 4 of the Treaty on 
 
European Union (TEU)  
R.6 AGRI ACCESS DOCUMENTS - Registration in 
Gestdem, a cknowledgement of receipt and 
attribution for direct reply by the responsible unit by 
attribution to the responsible unit 
AresLook 
 
 
Request for information (replies to queries, where no specific documents are 
involved) - to be treated by the responsible unit according to the Code of 
Good Administrative Behaviour 
The responsible unit shall: 
The responsible unit shall: 
 prepare the list of identified 
documents (only registered in Ares or in 
SIGNATURES 
 prepare a direct reply, 
another Commission document 
register it in ARES linked to 
management system) 
 
the request 
 analyse and decide to grant  
 Positive replies and 

full, partial access or refuse 
 add an INFO task for the 
partially negative replies 
disclosure, or for documents of 
virtual entity 
without personal data – 
third parties decide whether to 
ve_agri.accessdocuments in 
DIR R 
consult them 
ARES 
 Partially negative and 

 
 in case of refusal, provide a 
National Authorities may have 
negative replies – DG 
more rights than a citizen to obtain 
substantiated justification based 
documents not granted to the 
on the exceptions laid down in 
 Devoid of purpose 
public. However, the possession of 
Article 4 of Reg. 1049/2001 
replies (no document 
these documents does not equal 
identified) – Head of unit 
publication and National 
 redact personal data  
Authorities cannot transfer them to 
responsible for the subject 
third parties without consulting the 
 submit the list, the 
matter 
Commission. 
documents and decision to AGRI 
ACCESS DOCUMENTS 
When needed, legal advice can be 
requested from I.1 
R.6 AGRI ACCESS DOCUMENTS takes 
care of the consultations and the 
preparation of the signatories of the 
Access to documents 
replies in ARES