Ceci est une version HTML d'une pièce jointe de la demande d'accès à l'information 'Memos, guidance and guidelines on record creation DG AGRI'.



 
Ref. Ares(2016)5721834 - 03/10/2016
EUROPEAN COMMISSION 
DIRECTORATE-GENERAL FOR AGRICULTURE AND RURAL DEVELOPMENT 
 
Directorate R. Management of resources 
  R.6. Document management and security 
 
Brussels,  
R.6/VK/VA D (2016) 6102357 
Wiesje van Nunen 
Access Info Europe 
Cava de San Miguel 8, 4C 
28005 
Madrid 
By  registered  letter  with  acknowledgment  of 
receipt 
 
Advance copy by email:  
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx 

 
Subject: 
Your application for access to documents – Ref GestDem No 2016/4974 
Dear Madam, 
We  refer  to  your  e-mail  dated  01/09/2016  in  which  you  make  a  request  for  access  to 
documents, registered on 02/09/2016 under the above mentioned reference number. 
You requested: 
1.  Memos,  guidance,  guidelines,  or  training  material  (or  any  other  document)  for  EU 
Commission staff on record creation and/or record keeping. I am particularly interested 
in  documents  that  refer  to  creation/keeping  of:  Agendas  (diaries  of  public  officials´ 
engagements),  lists  of  meetings,  minutes  of  meetings,  lists  of  participants  in  meetings, 
and documents justifying decisions. 

2.  Memos,  guidance,  guidelines,  or  training  material  (or  any  other  document)  for  EU 
Commission staff on the processing of access to information requests. 

As  regards  part  (1)  of  your  request,  I  would  like  to  inform  you  that  the  Directorate-
General  for  Agriculture  and  Rural  Development  (DG  AGRI)  follows  the  corporate 
document  management  rules.  The  main  documents  can  be  found  at  the  following  link: 
http://ec.europa.eu/archival-policy/legal_basis_en.htm. 
For the part (2) of your request, we identified the following documents:  
1.  Vademecum  on  the  procedure  for  treating  access  to  documents  requests, 
(including 5 annexes) 
Annex I: Regulation (EC) No 1049/2001 -  
http://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/PDF/?uri=CELEX:32001R1049 
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 
 

 
Annex II: SG Note on document management and access to documents - 
Ares(2015)182108, released with SG reply to request Gestdem 2016/4880 
 
Annex III: Table with list of identified documents 
 
Annex IV: Standard letter of negative reply  
 
Annex V: Small guide on access to documents 
2.  Email  on  requests  for  access  to  documents  and  access  to  information,  including 
two diagrams Ares(2015)4974417 
3. Note on staff obligations when dealing with correspondence in compliance with 
the Code of good administrative behaviour
 Ares(2014)3295519, including link to the 
Code: http://ec.europa.eu/transparency/code/_docs/code_en.pdf 
We  enclose  copies  of  the  requested  documents.  Please  note  that  all  instructions  and 
guidance materials specific to DG AGRI are internal documents within DG AGRI and as 
such do not reflect the position of the European Commission as a whole. 
Some of the documents to which you have requested access contain personal data. Pursuant 
to Article 4(1) (b) of Regulation (EC) No 1049/2001, access to a document has to be refused 
if  its  disclosure  would  undermine  the  protection  of  privacy  and  the  integrity  of  the 
individual, in particular in accordance with Community legislation regarding the protection 
of personal data. The applicable legislation in this field is Regulation (EC) No 45/2001 of 
the  European  Parliament  and  of  the  Council  of 18  December  2000  on  the  protection  of 
individuals with regard to the processing of personal data by the Community institutions 
and bodies and on the free movement of such data1. 
When  access  is  requested  to  documents  containing  personal  data,  Regulation  (EC)  No 
45/2001 becomes fully applicable2.  
According  to  Article  8(b)  of  this  Regulation,  personal  data  shall  only  be  transferred  to 
recipients if they establish the necessity of having the data transferred to them and if there is 
no reason to assume that the legitimate rights of the persons concerned might be prejudiced. 
We  consider  that,  with  the  information  available,  the  necessity  of  disclosing  the 
aforementioned  personal  data  to  you  has  not  been  established  and/or  that  it  cannot  be 
assumed  that  such  disclosure  would  not  prejudice  the  legitimate  rights  of  the  persons 
concerned.  Therefore,  we  are  disclosing  the  documents  requested  expunged  from  this 
personal data. 
In  case  you  would  disagree  with  the  assessment  that  the  expunged  data  are  personal  data 
which can only be disclosed if such disclosure is legitimate under the rules of personal data 
protection,  you  are  entitled,  in  accordance  with  Article  7(2)  of  Regulation  1049/2001,  to 
make a confirmatory application requesting the Commission to review this position. 
Such a confirmatory application should be addressed within 15 working days upon receipt 
of this letter to the Secretary-General of the Commission at the following address: 
                                                 
1  Official Journal L 8 of 12.1.2001, p. 1 
2 Judgment of the Court of Justice of the EU of 29 June 2010 in case 28/08 P, Commission/The Bavarian 
Lager Co. Ltd, ECR 2010 I-06055. 



 
European Commission 
Secretary-General 
Transparency unit SG-B-4 
BERL 5/282 
B-1049 Bruxelles 
or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
Yours faithfully, 
 
 
Vesselina KOMITSKA 
Attachments:  8 
 


Electronically signed on 03/10/2016 13:54 (UTC+02) in accordance with article 4.2 (Validity of electronic documents) of Commission Decision 2004/563