This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Memos, guidance and guidelines on record creation DG CLIMA'.





OUTLINE
I.
ADO in theory – Regulation (EC) No. 1049/2001 explained
II. ADO in practice – Working arrangement within DG CLIMA
(task division 001 // operational units)
III. ADO in practice –Important case law
1 . A D O   I N   T H E O R Y   - 2 .   W O R K I N G   A R R A N G E M E N T   I N   C L I M A   - 3 .   I M P O R T A N T   C A S E   L A W
2
1





1 . A D O   I N   T H E O R Y   - 2 .   W O R K I N G   A R R A N G E M E N T   I N   C L I M A   - 3 .   I M P O R T A N T   C A S E   L A W
3
TRANSPARENCY POLICY – STARTING POINTS AND OBJECTIVES
Needs: 
-
Informing citizens about the way decisions are taken Æ better
understanding of the EU institutions and decrease distrust towards
the EU
-
Holding the EU institutions accountable for their policies
= Increasing demand for transparency
1 . A D O   I N   T H E O R Y   - 2 .   W O R K I N G   A R R A N G E M E N T   I N   C L I M A   - 3 .   I M P O R T A N T   C A S E   L A W
4
2





TRANSPARENCY AND PUBLIC PARTICIPATION – LEGAL BASES
In primary EU law: 
TUE, Article 1: 'This Treaty marks a new stage in the process of creating an ever closer union among the 
peoples of Europe, in which decisions are taken as openly as possible and as closely as possible 
to the citizen.'

TFEU, Article 15(3): 'Any citizen of the Union, and any natural or legal person residing or having its 
registered office in a Member State, shall have a right of access to documents of the Union's 
institutions, bodies, offices and agencies, whatever their medium (…)'

In secondary legislation: 
Regulation (EC) No 1049/2001 on access to documents held by the Commission, the European Parliament 
and the Council ('ADO Regulation')
[DOCUMENT]
Regulation (EC) No 1367/2006 on the application of the provisions of the Aarhus Convention on Access to 
Information, Public Participation in Decision-making and Access to Justice in Environmental Matters to 
Community institutions and bodies ('Aarhus Regulation')
[INFORMATION]
See also: 
Code of Good Administrative Behaviour
[INFORMATION]
1 .   A D O   I N   T H E O R Y   - 2 .   W O R K I N G   A R R A N G E M E N T   I N   C L I M A   - 3 .   I M P O R T A N T   C A S E   L A W
5
REGULATION 1049/2001  - SCOPE
-
Beneficiaries: 
'Any natural or IegaI person'  
No obligation to motivate the request // no privileged access  Æ Disclosure is erga omnes
NB: Member States are not beneficiaries to this Regulation (requests treated under the principle of sincere
cooperation). 
-
Material Scope: 
All existing documents drawn up or received in all areas of activity
Very broad definition of "document" : 'any content whatever its medium'.
LIMITS:
1. Document ≠ Information (creation of new document not required)
2. Definition fine-tuned by case law.
-
Time scope:
Any document less than 30 years old
1 . A D O   I N   T H E O R Y   - 2 .   W O R K I N G   A R R A N G E M E N T   I N   C L I M A   - 3 .   I M P O R T A N T   C A S E   L A W
6
3





DISCLOSURE POLICY OF THE REGULATION
General Principle: 
Granting the widest possible access to any document held by an EU-
institution which is requested. 
Æ Non-disclosure is the exception. 
Refusal ONLY if disclosure of the requested document(s) would (seriously) 
undermine the protection of a specific interest 
mentioned in Article 4 of the 
Regulation. 
Strict interpretation of the exceptions (see. T-105/95 WWF UK v Commission)
'Sensitivity', 'Classified documents' : no exceptions.
Non-disclosure ONLY of the protected parts  
1 . A D O   I N   T H E O R Y   - 2 .   W O R K I N G   A R R A N G E M E N T   I N   C L I M A   - 3 .   I M P O R T A N T   C A S E   L A W
7
EXCEPTIONS
-
Absolute exceptions (not balanced against the overriding public interest): 
Art. 4(1)(a) 
public security
defence and military matters,
international relations
financial, monetary or economic policy of EU/MS [NB: not 
applicable to environmental information]

Art. 4(1)(b) 
personal data
-
Soft exceptions (balanced against the overriding public interest):
Art. 4(2)
commercial interests (including IP)
court proceedings and legal advice
inspections, investigations and audits
Art. 4(3)
decision making process [either when the decision has not yet
been taken or after the adoption of the decision] 
1 . A D O   I N   T H E O R Y   - 2 .   W O R K I N G   A R R A N G E M E N T   I N   C L I M A   - 3 .   I M P O R T A N T   C A S E   L A W
8
4






1 . A D O   I N   T H E O R Y   - 2 .   W O R K I N G   A R R A N G E M E N T
9
I N   C L I M A   - 3 .   I M P O R T A N T   C A S E   L A W
ADO IN PRACTICE - OVERVIEW
DG CLIMA
1 . A D O   I N   T H E O R Y   - 2 .   W O R K I N G   A R R A N G E M E N T   I N   C L I M A   - 3 .   I M P O R T A N T   C A S E   L A W
10
5





WORKING ARRANGEMENT – CLIMA
1. Reception of an ADO request
(You / 001 / SG)
2. Is this really an ADO request?
(You / 001)
ÆContact 001
3. Registration in GestDem + Acknowledgement of receipt
(001)
4. Units to identify the requested documents
(You)
Æ Importance of good document management 
Registration in Ares of all long lived- / policy-related documents
5. Units give their opinion as to the disclosure of the identified documents
[001 can advise]
(You + ast. 001)
6. If needed, consultation of 3rd party
(001)
7. 001 to draft reply + answer to the applicant
(001 )
1 . A D O   I N   T H E O R Y   - 2 .   W O R K I N G   A R R A N G E M E N T   I N   C L I M A   - 3 .   I M P O R T A N T   C A S E   L A W
11
1 . A D O   I N   T H E O R Y   - 2 .   W O R K I N G   A R R A N G E M E N T   I N
C L I M A   - 3 .   I M P O R T A N T   C A S E   L AW
12
6





IMPORTANT CASE LAW
Concrete examination of documents: 
Æ No categories of documents /  Content only is to be assessed.
C-111/07, Agrofert Holding
Relationship Aarhus  // ADO Regulations: 
Assessment of the overriding public interest:
overriding public interest is deemed to exist when the environmental information = 
emissions into the environment
'emissions which are real or actual and not merely potential' (e.g. direct or indirect 
release of substances from installations)
C-442/14, Bayer (Opinion of the advocate general, 07/04/2016 confirming case law)
1 . A D O   I N   T H E O R Y   - 2 .   W O R K I N G   A R R A N G E M E N T   I N   C L I M A   - 3 .   I M P O R T A N T   C A S E   L AW
13
14
7