Ceci est une version HTML d'une pièce jointe de la demande d'accès à l'information 'Memos, guidance and guidelines on record creation DG FISMA'.



 
Ref. Ares(2016)5857778 - 11/10/2016
EUROPEAN COMMISSION 
EUROSTAT 
 
Directorate A: Cooperation in the European Statistical System; International cooperation; 
  Resources 
Unit A-5: Legal and institutional affairs; Relations with EP; Document management 
 
Luxembourg,  
ESTAT/DG/A5/HO/lj 
Mrs W. van Nunen 
Access Info Europe  
Cava de San Miguel 8, 4C  
28005  
ES - Madrid 
 
Dear Mrs van Nunen, 
Subject: 
Your application for access to documents – Ref GestDem No 2016/4897 
We  refer  to  your  request  dated  02/09/2016,  registered  on  02/09/2016  under  the  above  mentioned 
reference  number,  and  in  which  you  make  a  request  for  access  to  documents  containing  the 
following information: 
1. Memos, guidance, guidelines, or training material (or any other document) for DG staff on record 
creation and/or record keeping with a particular interest in documents that refer to creation/keeping 
of: Agendas (diaries of public officials´ engagements), lists of meetings, minutes of meetings, lists 
of participants in meetings, and documents justifying decisions. 
2.  Memos,  guidance,  guidelines,  or  training  material (or  any  other  document)  for  DG  staff  on  the 
processing of access to information requests. 
As regards point 1, Eurostat has, firstly, identified a list of documents (Annexe 1) relevant to document 
registration  within  our  Directorate  General.  The  documents  listed  cover  internal  guidelines  on 
document registration based on the general rules from the Secretariat General, adapted and elaborated 
to correspond to internal requirements within our Directorate General. Secondly, two templates have 
also been identified as falling within the scope of your request, related to presence lists and agendas. 
The  two  aforementioned  documents  are  not  registered  in  ARES,  the  central  registry  of  Commission 
documents, but are available to staff on Eurostat's intranet and are attached in annexe. Thirdly, the rules 
for  managing  personal  data  in  relation  to  the  organisation  of  meetings  are  available  in  the  public 
register under the following link: http://ec.europa.eu/dpo-register/details.htm?id=30401  
 
Regarding point 2 on access to information requests, Eurostat follows the guidelines as issued by the 
Secretariat General who will reply to your request separately.  
You are given access to the majority of the documents referred to in the abovementioned list.  Please 
note that the first two documents on the list are out-dated and have been replaced by general guidance 
provided  by  the  Secretariat  General.  Furthermore,  some  documents  have  been  considered  to  fall 
outside the scope of your request and are therefore not attached to this letter.  
With regard to some documents, wide partial access is granted with only personal data redacted on the 
basis  of  the  exception  in  Article  4(l)(b)  of  Regulation  1049/2001  (protection  of  privacy  and  the 
integrity of the individual). 
 
Commission européenne, 2920 Luxembourg, LUXEMBOURG - Tel. +352 43011 
Office: BECH A4/78 - Tel. direct line +352 4301-31748 
 
http://ec.europa.eu/eurostat 

 
Article  4(1  )(b)  of  Regulation  1049/2001  provides  that  [T]he  institutions  shall  refuse  access  to  a 
document  where  disclosure  would  undermine  the  protection  of  (...)  privacy  and  the  integrity  of  the 
individual, in particular in accordance with Community legislation regarding the protection of personal 
data. 
 
The  relevant  undisclosed  parts  contain  the  names,  initials  and  office  addresses  of  Commission  staff 
members  not  holding  any  senior  management  positions,  as  well  as  names  of  third  party  staff  or 
individuals  external  to  the  Commission.    These  are  undoubtedly  personal  data  in  the  meaning  of 
Article  2(a)  of  Regulation  45/2001,  which  defines  it  as  any  information  relating  to  an  identified  or 
identifiable  natural  person  (...);  an  identifiable  person  is  one  who  can  be  identified,  directly  or 
indirectly, in particular by reference to an identification number or to one or more factors specific to his 
or  her  physical,  physiological,  mental,  economic,  cultural  or  social  identity.  It  follows  that  public 
disclosure of the above-mentioned information would constitute processing (transfer) of personal data 
within the meaning of Article 8(b) of Regulation 45/2001. 
 
Therefore, I have  to  conclude  that the transfer of personal data through the disclosure of redacted 
relevant  parts  of  the  documents  cannot  be  considered  as  fulfilling  the  requirements  of  Regulation 
45/2001. In consequence, the use of the exception under Article 4(l)(b) of Regulation 1049/2001 is 
justified, as there is no need to publicly disclose the personal data included therein, and it cannot be 
assumed that the legitimate rights of the data subjects concerned would not be prejudiced by such 
disclosure. Please note that Article 4(1)(b) of Regulation 1049/2001 does not include the possibility 
for the exception defined therein to be set aside by an overriding public interest.  
 
You  may  reuse  the  documents  requested  free  of  charge  for  non-commercial  and  commercial 
purposes provided that the source is acknowledged and that you do not distort the original meaning 
or message of the document. Please note that the Commission does not assume liability stemming 
from  the  reuse.  In  case  you  would  disagree  with  the  above  assessment,  you  are  entitled,  in 
accordance  with  Article  7(2)  of  Regulation  1049/2001,  to  introduce  a  confirmatory  application 
requesting  the  Commission  to  review  this  position.  Such  a  confirmatory  application  should  be 
addressed  within  15  working  days  upon  receipt  of  this  letter  to  the  Secretary-General  of  the 
Commission at the following address: 
 
European Commission 
Secretary-General 
Transparency unit SG-B4 
BERL 5/340 
B-1049 Bruxelles 
or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx. 
 
 
 
 
 
 
 
 
Yours faithfully, 
 
 
 
 
 
 
 
Helena Ottosson  
 
Annexes: 
Overview Procedures (plus documents as mentioned therein) 
Attendance template meetings 
Agenda template meetings