Ceci est une version HTML d'une pièce jointe de la demande d'accès à l'information 'Correspondence between officials European Commission and Canadian Ministers of International Trade between May 2009 and October 2016'.



 
Ref. Ares(2017)3468797 - 10/07/2017
EUROPEAN COMMISSION 
Directorate-General for Trade 
 
 
  The Director General 
 
Brussels,  
trade.dga2.e.1(2017)2393973 
 
By registered letter with acknowledgment of 
receipt 

Mr Anton Peene 
Renaat de Rudderlaan 6,  
8500 Kortrijk 
 
Advance copy by email:  
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx 
 
Subject: 
Your application for access to documents – Ref. GestDem No 2016/6348 
 
Dear Mr Peene, 
I refer to your application of 31 October 2016 in which you make a request for access to 
documents  in  accordance  with  Regulation  (EC)  No  1049/20011  (“Regulation 
1049/2001”). You sent your  request to  the Secretariat General  of the Commission  and, 
after  your  clarifications,  the  request  was  registered  on  11  November  2016  under  the 
above mentioned reference number for DG TRADE.  
Please accept our apologies for the delay in answering to your request, which is mainly 
due  to  a  high  number  of  requests  for  access  to  documents  being  processed  at  the  same 
time by DG TRADE and our need to consult with the Canadian authorities on the release 
of documents which originate from their side. 
1.  
SCOPE OF YOUR REQUEST 
You  would  like  to  receive  access  to  "all  correspondence  (including  emails),  agendas, 
minutes  of  meetings  and  any  other  reports  of  such  meetings  between 
officials/representatives  of  the  European  Commission  (the  Secretariat  General  and  all 
other DGs, including all Commissioners, their cabinets  and the Commission Presidents 
José  Manuel  Barroso  (former)  and  Jean-Claude  Juncker  and  their  cabinets)  and  the 
following individuals: 

                                                 
1   Regulation  (EC)  No  1049/2001  of  the  European  Parliament  and  of  the  Council  of  20  May  2001 
regarding  public  access  to  European  Parliament,  Council  and  Commission  documents,  OJ  L  145, 
31.5.2001, p. 43. 
Commission européenne, B-1049 Bruxelles / Europese Commissie, B-1049 Brussel - Belgium. Telephone: (32-2) 299 11 11. 
 

 
-Chrystia Freeland (current Canadian Minister of International Trade) 
-Ed Fast (Canadian Minister of International Trade from 2011 till 2015) 
-Peter Van Loan (Canadian Minister of International Trade from 2010 till 2011) 
-Stockwall Day (Canadian Minister of International Trade from 2008 till 2010) 
(between May 2009 and October 2016). 
On 10 November 2016 you clarified your request as follows: "the documents that we are 
requesting to be limited to documents/communications (as specified) related to the EU-
Canada  Comprehensive  Economic  and  Trade  Agreement  (CETA);  -To  limit  the 
European  Institutions  that  fall  within  the  scope  of  our  request  to  the  SG,  DG  TRADE, 
DG  SANCO/SANTE,  DG  ENV,  DG  AGRI  and  DG  ENTR/GROWTH  (including  all 
Commissioners,  their  cabinets  and  the  Commission  Presidents  José  Manuel  Barroso 
(former)  and  Jean-Claude  Juncker  and  their  cabinets);  -To  maintain  our  time  frame 
(since our request is limited to specific individuals, specific Commission departments and 
a specific topic)."
 
In  response  to  your  clarification,  we  have  identified  correspondence  consisting  of  
15 documents which are listed for ease of reference in Annex I. For each of them, the list 
provides  a  description  and  indicates  whether  parts  are  withheld  and  if  so,  under  which 
ground  pursuant  to  Regulation  1049/2001.  Copies  of  the  accessible  documents  are 
enclosed. 
 
2. 
ASSESSMENT AND CONCLUSIONS UNDER REGULATION 1049/2001 
In accordance with settled case law2, when an institution is asked to disclose a document, it 
must assess, in each individual case, whether that document falls within the exceptions to 
the right of public access to documents set out in Article 4 of Regulation 1049/2001. Such 
assessment  is  carried  out  in  a  multi-step  approach.  First,  the  institution  must  satisfy  itself 
that  the  document  relates  to  one  of  the  exceptions,  and  if  so,  decide  which  parts  of  it  are 
covered by that exception. Second, it must examine whether disclosure of the parts of the 
document in question pose a “reasonably foreseeable and not purely hypothetical” risk of 
undermining  the  protection  of  the  interest  covered  by  the  exception.  Third,  if  it  takes  the 
view that disclosure would undermine the protection of any of the interests defined under 
Articles  4(2)  and  4(3)  of  Regulation  1049/2001,  the  institution  is  required  "to  ascertain 
whether there is any overriding public interest justifying disclosure"
3. 
                                                 
2   Judgment  in  Sweden  and  Maurizio  Turco  v  Council,  Joined  cases  C-39/05  P  and  C-52/05  P, 
EU:C:2008:374, paragraph 35. 
  Id., paragraphs 37-43. See also judgment in Council v Sophie in’t Veld, C-350/12 P, EU:C:2014:2039, 
paragraphs 52 and 64. 


In view of the objectives pursued by Regulation 1049/2001, notably to give the public the 
widest  possible  right  of  access  to  documents4,  "the  exceptions  to  that  right  […]  must  be 
interpreted and applied strictly"
5. 
Having examined the requested documents under the applicable legal framework, partial 
access is granted to all other documents except for documents 8, 9 and 10 which are fully 
withheld.  
Document  4  is  fully  disclosed,  with  the  exception  of  one  paragraph  which  is  out  of  the 
scope of your request. Some parts of documents 3, 5, 6, 7, 11, 13 are also out of the scope of 
your request. They all have been redacted and clearly marked in the enclosed documents. 
In addition, in documents 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 11, 12, 13, 14 and 15 personal data have been 
redacted,  pursuant  to  article  4(1)(b)  of  Regulation  1049/2001  and  in  accordance  with 
Regulation (EC) No 45/20016 ("Regulation 45/2001").  
In document 7, in addition to personal data  protected  under  article  4(1)(b)  of  Regulation 
1049/2001,  additional  information  was  redacted  in  accordance  with  article  4(1)(a)  third 
indent (protection of the public interest as regards international relations)  
I regret to inform you that access is not granted to documents 8, 9 and 10 as they are fully 
covered by the exceptions of articles 4(1)(a) third indent and article 4(3) first subparagraph 
(protection of the institution's decision-making process).  
The reasons justifying the application of the exceptions are set out below in sections 2.1, 2.2 
and  2.3.  Section  3  contains  an  assessment  of  whether  there  exists  an  overriding  public 
interest in the disclosure. 
 
2.1 
Protection of the public interest as regards international relations 
Article  4(1)(a)  third  indent,  of  Regulation  1049/2001  provides  that  “[t]he  institutions 
shall refuse access to a document where disclosure would undermine the protection of: 
the public interest as regards: […] international relations”
. 
According  to  settled  case-law,  "the  particularly  sensitive  and  essential  nature  of  the 
interests protected by Article 4(1)(a) of Regulation No 1049/2001, combined with the fact 
that  access  must  be  refused  by  the  institution,  under  that  provision,  if  disclosure  of  a 
document  to  the  public would  undermine  those  interests,  confers  on  the  decision  which 
must thus be adopted by the institution a complex and delicate nature which calls for the 
exercise  of  particular  care.  Such  a  decision  therefore  requires  a  margin  of 

                                                 
4   Regulation (EC) No 1049/2001, recital (4). 
5   Judgment in Sweden v Commission, C-64/05 P, EU:C:2007:802, paragraph 66. 
6   Regulation (EC) No 45/2001 of the European Parliament and the of the Council of 18 December 2000 
on  the  protection  of  individuals  with  regard  to  the  processing  of  personal  data  by  the  Community 
institutions and bodies and on the free movement of such data, OJ L 8, 12.1.2001, p. 1. 


appreciation".7  In  this  context,  the  Court  of  Justice  has  acknowledged  that  the 
institutions  enjoy  "a  wide  discretion  for  the  purpose  of  determining  whether  the 
disclosure of documents relating to the fields covered by [the] exceptions [under Article 
4.1(a)] could undermine the public interest".
8 
The  General  Court  found  that  "it  is  possible  that  the  disclosure  of  European  Union 
positions in international negotiations could damage the protection of the public interest 
as  regards  international  relations"
  and  "have  a  negative  effect  on  the  negotiating 
position of the European Union"
 as well as "reveal, indirectly, those of other parties to 
the negotiations".
9 Moreover, "the positions taken by the Union are, by definition, subject 
to  change  depending  on  the  course  of  those  negotiations  and  on  concessions  and 
compromises  made  in  that  context  by  the  various  stakeholders.  The  formulation  of 
negotiating positions may involve a number of tactical considerations on the part of the 
negotiators,  including  the  Union  itself.  In  that  context,  it  cannot  be  precluded  that 
disclosure  by  the  Union,  to  the  public,  of  its  own  negotiating  positions,  when  the 
negotiating  positions  of  the  other  parties  remain  secret,  could,  in  practice,  have  a 
negative effect on the negotiating capacity of the Union".
10   
Documents 8, 9 and 10 and one passage in document 7 contain information exchanged with 
the  Canadian  Government  in  order  to  promote  the  negotiation  of  specific  aspects  of  the 
Comprehensive  Economic  and  Trade  Agreement  between  the  EU  and  Canada.  This 
information represents comments and issues raised by both the EU Commissioner for Trade 
and the Canadian Minister for Trade in the exchanges during the negotiations. 
The  success  of  trade  negotiations  depends  to  a  large  extent  on  the  protection  of 
objectives, tactics and  fall-back  positions of the parties involved. In  order to  ensure the 
best  possible  outcome  in  the  public  interest,  the  EU  needs  to  retain  a  certain  margin  of 
manoeuvre  to  shape  and  adjust  its  tactics,  options  and  positions  in  function  of  how  the 
discussions  evolve  in  its  trade  negotiations.  Exposing  internal  views  and  considerations 
would weaken the negotiating capacity of the EU, reduce its margin of manoeuvre and be 
exploited  by  our  trading  partners  to  obtain  specific  results,  thereby  undermining  the 
strategic  interests  of  the  EU  and  consequently,  the  protection  of  the  public  interest  as 
regards international relations.  
It  should  be  noticed  that  these  documents  reveal,  directly  or  indirectly,  the  position  of 
Canada. Such disclosure is likely to upset the mutual trust between the EU and Canada and 
thus  undermine  their  relations.  In  this  context,  after  consulting  on  the  release  of  the 
documents,  the  Canadian  authorities  confirmed  that  they  could  not  agree  to  disclose  the 
withheld documents under Canadian rules on access to documents. 
                                                 
7   Judgment in Sison v Council, C-266/05 P, EU:C:2007:75, paragraph 36 
8   Judgment in Council v Sophie in’t Veld, C-350/12 P, EU:C:2014:2039, paragraph 63. 
9  
Judgment in Sophie in’t Veld v Commission, T-301/10, EU:T:2013:135, paragraphs 123-125. 
10   Id., paragraph 125. 


Even if the information contained in these documents was related to the agreement with 
Canada, there is a reasonably foreseeable risk that its public disclosure would undermine 
and  weaken  the  position  of  the  EU  in  its  ongoing  trade  negotiations  with  other  third 
countries. Indeed, the information that the EU’s trading partners may collect on the basis 
of the public disclosure of certain detailed positions, concerns, views and strategies of the 
Commission  and  of  its  Member  States  may  allow  them  to  extract  specific  concessions 
from  the  EU  in  the  context  of  other  negotiations,  thus  to  the  disadvantage  of  the  EU’s 
international  relations,  and  the  interests  of  its  citizens,  consumers  and  economic 
operators.  Third  countries  may  also  anticipate  or  deduce  certain  negotiating  position  of 
the EU ahead of the trade talks on the basis of the information contained in the withheld 
documents and passages. 
It may also jeopardise the mutual trust between the EU and other trading partners as they 
may  fear  that  in  the  future  their  positions  would  be  exposed  and  they  may  as  a  result 
refrain  from  engaging  with  the  EU.  Negotiating  partners  need  to  be  able  to  confide  in 
each other's discretion and to trust that they can engage in open and frank exchanges of 
views  without  having  to  fear  that  that  these  views  and  positions  may  in  the  future  be 
publicly  revealed.  As  the  Court  recognised  in  Case  T-301/10  in’t  Veld  v  Commission
“[…] establishing and protecting a sphere of mutual trust in the context of international 
relations is a very delicate exercise"
11.  
2.2  
Protection of privacy and integrity of the individual 
Article  4(1)(b)  of  Regulation  1049/2001  provides  that  “[t]he  institutions  shall  refuse 
access to a document where disclosure would undermine the protection of: […] privacy 
and  the  integrity  of  the  individual,  in  particular  in  accordance  with  Community 
legislation regarding the protection of personal data
". 
The  applicable  legislation  in  this  field  is  Regulation  (EC)  No  45/2001  of  the  European 
Parliament and of the Council of 18 December 2000 on the protection of individuals with 
regard to the processing of personal data by the Community institutions and bodies and 
on  the  free  movement  of  such  data.  In  this  respect,  the  Court  of  Justice  has  ruled  that 
"where an application based on Regulation 1049/2001 seeks to obtain access to documents 
containing personal data"
 "the provisions of Regulation 45/2001, of which Articles 8(b) and 
18 constitute essential provisions, become applicable in their entirety"
12. 
Article  2(a)  of  Regulation  45/2001  provides  that  "'personal  data'  shall  mean  any 
information  relating  to  an  identified  or  identifiable  natural  person  […]"
.  The  Court  of 
Justice has confirmed that "there is no reason of principle to justify excluding activities of a 
professional  […]  nature  from  the  notion  of  'private  life'"
13  and  that  "surnames  and 
                                                 
11   Judgment in Sophie in’t Veld v European Commission, T-301/10, EU:T:2013:135, paragraph 126. 
12   Judgment  in  Guido  Strack  v  Commission,  C-127/13  P,  EU:C:2014:2250,  paragraph  101;  see  also 
judgment in Commission v Bavarian Lager, C-28/08 P, EU:C:2010:378, paragraphs 63 and 64. 
13   Judgment in Rechnungshof v Rundfunk and Others, Joined cases C-465/00, C-138/01 and C-139/01, 
EU:C:2003:294, paragraph 73. 


forenames  may  be  regarded  as  personal  data",14  including  names  of  the  staff  of  the 
institutions.15 
According  to  Article  8(b)  of  this  Regulation,  personal  data  shall  only  be  transferred  to 
recipients if they establish "the necessity of having the data transferred" and additionally "if 
there  is  no  reason  to  assume  that  the  legitimate  interests  of  the  data  subjects  might  be 
prejudiced"
. The Court of Justice has clarified that "it is for the person applying for access 
to establish the necessity of transferring that data".
16 
All documents contain initials and signatures that are redacted for privacy protection. In 
line  with  the  Commission's  commitment  to  ensure  transparency  and  accountability,  the 
names of the Commissioners and the Director-General for Trade are disclosed. Also the 
names of the Canadian ministers can be disclosed. 
I note that you have not established the necessity of having these redacted personal data 
transferred  to  you.  Moreover,  it  cannot  be  assumed,  on  the  basis  of  the  information 
available,  that  disclosure  of  such  personal  data  would  not  prejudice  the  legitimate 
interests  of  the  persons  concerned.  Therefore,  these  personal  data  shall  remain 
undisclosed  in  order  to  ensure  the  protection  of  the  privacy  and  integrity  of  the 
individuals concerned. 
 
2.3  
Protection of the institution's decision-making process 
Article 4(3) of Regulation 1049/2001 provides that “[a]ccess to a document drawn up by 
an  institution  for  internal  use  or  received  by  an  institution,  which  relates  to  a  matter 
where the decision has not been taken by the institution, shall be refused if disclosure of 
the  document  would  seriously  undermine  the  institution’s  decision-making  process, 
unless there is an overriding public interest in disclosure”.
  
The jurisprudence of the EU Courts has also recognized that "the protection of the decision-
making  process  from  targeted  external  pressure  may  constitute  a  legitimate  ground  for 
restricting  access  to  documents  relating  to  the  decision-making  process"
17  and  that  the 
capacity of its staff to express their opinions freely must be preserved18 so as to avoid the 
risk that the disclosure would lead to future self-censorship. As the General Court put it, the 
result of such self-censorship "would be that the Commission could no longer benefit from 
the frankly-expressed and complete views required of its agents and officials and would be 

                                                 
14   Judgment in Commission v Bavarian Lager, C-28/08 P, EU:C:2010:378, paragraph 68. 
15   Judgment in Guido Strack v Commission, C-127/13 P, EU:C:2014:2250, paragraph 111. 
16   Id, paragraph 107; see also judgment in Commission v Bavarian Lager, C-28/08 P, EU:C:2010:378, 
paragraph 77. 
17   Judgment in MasterCard and Others v Commission, T-516/11, EU:T:2014:759, paragraph 71 
18   Judgment in Muñiz v Commission, T-144/05, EU:T:2008:596, paragraph 89. 


deprived of a constructive form of internal criticism, given free of all external constraints 
and pressures and designed to facilitate the taking of decisions […]"
.19  
As you may know, the decision-making process for the ratification of the agreement is still 
ongoing.  After  the  signature  of  the  Council  and  the  consent  of  the  European  Parliament, 
CETA will enter into force provisionally, once it has also been ratified on the Canadian 
side. CETA will be fully implemented once the parliaments in all Member States ratify 
the  agreement  according  to  their  respective  domestic  constitutional  requirements,  and 
after the Council has adopted the decision on conclusion.     
Documents  8, 9 and 10  contain information exchanged  with  the Canadian Government in 
order  to  promote  the  negotiation  of  specific  aspects  of  the  Comprehensive  Economic  and 
Trade  Agreement  between the EU and  Canada.  These documents  contain  views, opinions 
and  remarks  of  the  European  Commission  and  Canadian  government  that  were  meant  for 
internal use in the context of a decision-making process that led to the adoption of the text. 
Disclosing the withheld documents and passages would seriously undermine the decision-
making process of the institution in this specific case, as it would reduce the free exchange 
of  views  of  the  Commission  by  exposing  views  and  considerations  of  individual  staff 
members to possible external manipulation, undue pressure and unfounded conclusions.  
Protecting  the  confidentiality  of  certain  documents  allows  for  the  actors  involved  in  the 
decision-making  process  to  speak  frankly  and  freely,  and  in  this  way,  the  Commission  is 
able  to  feed  this  information  into  its  decision-making  process.  Reducing  this  degree  of 
protection  would  give  rise  to  a  risk  of  self-censorship  of  those  involved,  which  would 
deprive  the  Commission's  deliberative  process  of  that  "constructive  form  of  internal 
criticism,  given  free  of  all  external  constraints  and  pressures"  
which  is  '"designed  to 
facilitate  the  taking  of  decisions".  
Ultimately,  this  would  affect  the  quality  of  the 
consultations and deliberations, and seriously undermine the Commission's decision-making 
process. 
3. 
OVERRIDING PUBLIC INTEREST 
The  exception  laid  down  in  article  4(3)  first  subparagraph  of  Regulation  1049/2001 
applies  unless  there  is  an  overriding  public  interest  in  the  disclosure  of  the  documents. 
Such  an  interest  must,  first,  be  public  and,  secondly,  outweigh  the  harm  caused  by 
disclosure. The Court of Justice has acknowledged that it is for the institution concerned 
by  the  request  for  access  to  balance  the  particular  interest  to  be  protected  by  non-
disclosure of the document against the public interest. In this respect, the public interest 
is of particular relevance where the institution "is acting in its legislative capacity"20 as 
transparency  and  openness  of  the  legislative  process  strengthen  the  democratic  right  of 
                                                 
19   Judgment in MyTravel v Commission, T-403/05, EU:T:2008:316, paragraph 52. 
20   Judgment  in  Sweden  and  Maurizio  Turco  v  Council,  Joined  cases  C-39/05  P  and  C-52/05  P, 
EU:C:2008:374, paragraph 46. 


European  citizens  to  scrutinize  the  information  which  has  formed  the  basis  of  a 
legislative act21. 
The  documents  withheld  under  article  4(3)  all  pertain  to  the  domain  of  the  executive 
functions  of  the  EU  as  they  concern  trade  negotiations.  In  this  context,  the  Court  has 
acknowledged that “public participation in the procedure relating to the negotiation and 
the  conclusion  of  an  international  agreement  is  necessarily  restricted,  in  view  of  the 
legitimate interest in not revealing strategic elements of the negotiations”
22. 
After  careful  assessment,  we  have  concluded  that  on  balance,  preserving  the 
Commission's  decision-making  prevails  over  transparency  in  this  specific  case.  In 
particular, disclosure at this stage of documents withheld under article 4(3) of Regulation 
1049/2001 would undermine the possibility of achieving the best possible outcome in the 
public interest. Such public interest would instead be better served by the possibility for 
the  Commission  to  complete  the  decision-making  process  in  question  without  external 
pressure.  
Therefore,  on  the  basis  of  the  considerations  made  above,  we  have  not  been  able  to 
identify  a  public  interest  capable  of  overriding  the  Commission’s  decision  making 
process. 
 
4.  
PARTIAL ACCESS 
Pursuant  to  Article  4(6)  of  Regulation  1049/2001  "[i]f  only  parts  of  the  requested 
document  are  covered  by  any  of  the  exceptions,  the  remaining  parts  of  the  document 
shall  be released"
.  Accordingly, we have also considered whether partial access  can be 
granted to documents 8, 9 and 10.   
After  a  careful  review,  we  have  concluded  that  they  are  entirely  covered  by  the 
exceptions  described  above  as  it is impossible to disclose  any parts  of these documents 
without undermining the protection of the interests identified in this reply.  
*** 
In case you would disagree with the assessment provided in this reply, you are entitled, in 
accordance  with  Article  7(2)  of  Regulation  1049/2001,  to  make  a  confirmatory 
application requesting the Commission to review this position. 
Such  a  confirmatory  application  should  be  addressed  within  15  working  days  upon 
receipt of this letter to the Secretary-General of the Commission at the following address: 
 
                                                 
21   Id, paragraph 67. 
22   Judgment in Sophie in ’t Veld v European Commission, T-301/10, EU:T:2013:135, paragraphs 120 and 
181; see also Judgment in Sophie in ’t Veld v Council, T-529/09, EU:T:2012:215, paragraph 88. 



European Commission 
Secretary-General 
Transparency unit SG-B-4 
BERL 5/282 
1049 Bruxelles 
 
or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Yours sincerely, 
 
 
 
Jean-Luc DEMARTY 
 
Encl.:   - List of documents; 
- Released documents.