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Ref. Ares(2016)6955771 - 14/12/2016
AU QUOTIDIEN
AU QUO
UNE BONNE GESTION DOCUMENTAIRE 
PASSE AUSSI PAR NOS E MAILS
par 
, SG
Une bonne gestion documentaire est essentielle au fonctionnement de la Commission 
et relève de la responsabilité de chacun. Les documents importants et non éphémères, 
y compris les e-mails, doivent être enregistrés dans Ares. A partir du 1er juillet 
2015, tous les e-mails de plus de 6 mois présents dans les dossiers et sous-dossiers 
de «Inbox», «Sent Items» et «Deleted Items» d’Outlook seront automatiquement 
supprimés.
Les règles de gestion documentaire  
ont-elles changé?
Pas du tout. La note de la secrétaire générale Catherine 
Day du 16 janvier [Ares(2015)182108] rappelle simple-
ment combien une gestion documentaire rigoureuse est 
essentielle au bon fonctionnement de notre institution.
Pourquoi est-ce si important?
Le meilleur dossier du monde ne sert à rien si on ne 
peut pas remettre la main dessus. Nous devons pouvoir 
apporter la preuve, à tout moment, des détails de nos 
activités, y compris lors d’audits ou dans le cadre de 
requêtes légales.
Nous recevons chaque année quelque 6 000 de-
mandes d’accès aux documents et leur traitement est 
trop souvent chronophage parce que l’information n’a 
pas été correctement enregistrée et classée.
Par ailleurs, une bonne gestion documentaire est 
aussi synonyme d’efficacité, de continuité des opéra-
tions, etc. Elle permet également de préserver la mé-
moire de notre institution.
# Juin 2015
Qui est concerné?
Nous le sommes tous! Nous devons être conscients que  dans Ares, en respectant exactement les mêmes règles 
chacun de nous contribue à une bonne gestion docu-
de gestion documentaire (en jargon Commission: les 
mentaire en prenant part au processus d’enregistrement  règles «e-Domec»).
et de classement des documents. Cette responsabilité 
Seul l’enregistrement dans un système de gestion do-
va d’ailleurs de plus en plus être mise en exergue dans  cumentaire comme Ares garantit à l’institution l’intégrité 
nos descriptions de postes et objectifs.
et la conservation à long terme des documents, e-mails 
inclus. Le stockage dans Outlook ne convient que pour 
Les e-mails sont-ils des documents?
les e-mails personnels ou d’intérêt éphémère.
Justement, oui! Et, à ce titre, ils doivent comme tout 
Quand la Commission reçoit une demande d’accès 
autre document de valeur être enregistrés et classés  aux documents, elle recherche ceux-ci dans Ares et dans 
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ses autres systèmes de gestion documentaire, pas dans  Où placer les mails personnels  
Outlook ni dans les disques partagés.
à conserver un certain temps?
Rappelons en outre qu’un document enregistré est  Ces e-mails doivent être déplacés hors des dossiers ou 
certes préservé, mais que c’est grâce à un bon classe-
des sous-dossiers d’«Inbox» ou «Sent Items».
ment que chaque collègue pourra le retrouver de façon 
Pour les stocker, si vous n’avez pas encore de dossiers 
rapide et efficace.
pour vos messages personnels, vous pouvez créer un 
dossier ad hoc directement dans votre boîte aux lettres 
Comment enregistrer  
comme suit.
vos e-mails facilement?
Dans l’écran principal d’Outlook:
AresLook, un «add-in» intégré au programme Outlook  •  placer votre curseur sur «Mailbox» ou sur le nom de 
depuis quelques mois, vous permet d’enregistrer et de 
celle-ci (typiquement, prénom[adresse e-mail] ou 
classer vos e-mails dans Ares à partir d’Outlook en une 
[adresse e-mail])
minute. C’est la passerelle idéale pour un enregistre-
• cliquer avec le bouton droit de la souris
ment rapide et simplifié.
• sélectionner «New Folder…»
•  entrer un nom de votre choix – par exemple 
Quels mails sont concernés par 
«Messages personnels»
la suppression automatique et pourquoi?
• valider. g
A partir du 1er juillet 2015, un mécanisme continu 
supprimera tous les e-mails vieux de plus de 6 mois (ou  Note de Catherine Day [Ares(2015)182108]
plus précisément 183 jours) présents dans les dossiers 
  http://europa.eu/!Cx74wc
et sous-dossiers de «Inbox», «Sent Items» et «Deleted 
Items» des boîtes aux lettres personnelles mais aussi  Gestion de documents et politique d’archivage 
(e-Domec)
fonctionnelles.
  http://europa.eu/!Jn37Hg
Les messages importants pour l’institution doivent 
être conservés dans Ares, pas dans Outlook. Les messages  Wiki DIGIT sur AresLook
  http://europa.eu/!bx43Vj
stockés dans Outlook sont considérés comme d’intérêt 
éphémère pour l’institution et ne peuvent être conservés  Comment créer un folder dans votre mailbox Outlook
  http://europa.eu/!By87jw
que dans un espace personnel. Le Parlement européen et 
le Médiateur européen appliquent un système semblable  DIGIT Service Catalogue
pour les e-mails de plus de 90 jours.
  http://europa.eu/!kP36fd
# Juin 2015
Enregistrer ou ne pas enregistrer, telle est la question
Nous sommes tous d’accord: un document important pour la 
S’agit-il d’un témoignage sur le plan administratif ou légal?
Commission doit être enregistré. Mais, concrètement, comment  •  Sa perte entraînerait-elle des effets négatifs pour les 
déterminer ce qui est important? Impossible de dresser une liste 
besoins administratifs ou légaux de la Commission?
exhaustive de tous les cas, mais quelques questions clés vous  C’est par exemple le cas pour les documents financiers, les notes 
aideront à trancher.
formelles, les briefings, les documents permettant de retracer le 
•  Le document contient-il une information substantielle 
développement d’actions officielles, etc.
et non éphémère?
A contrario, les documents non finalisés, les e-mails internes 
•  Nécessite-t-il une action, un suivi ou une réponse 
informels entre collègues ou encore des informations liées à des 
du service concerné?
informations privées sont à exclure. En cas de doute, votre DMO 
•  Implique-t-il la responsabilité de notre institution? 
(Document Management Officer) vous conseillera utilement.
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