Ceci est une version HTML d'une pièce jointe de la demande d'accès à l'information 'Email archiving'.




Ref. Ares(2015)2338417 - 04/06/2015
Ref. Ares(2016)6955771 - 14/12/2016
From: 
EC HELPDESK IT COMMUNICATION 
Sent: 
Thursday 4 June 2015 11:00 
Cc: 
EC HELPDESK IT 
Subject: 
Automatic "clean-up" of your personal and functional mailboxes as from 1 
July 2015 
Signed By: 
[adresse e-mail] 
 
Importance: 
High 
 
[Version FR ci-dessous] 
Dear colleagues, 
As announced in January by the Secretary-General, from 1 July 2015 on, all e-mails which are older than 6 
months and are in Inbox (and its subfolders), Sent Items (and its subfolders) and Deleted Items will be 
deleted automatically from your personal and 
functional mailboxes.  
Why? 
Good document management is essential for 
the institution. Important e-mails should be 
retrievable in Ares while storage in Outlook is 
appropriate only for short-lived or personal 
items. 
What to do? 
Before 1 July 2015 
•  Register all important, work-related e-
mails in Ares via AresLook:  
o   Animated tutorials for 
incoming and outgoing e-
mails. 
 
•  If you would like to keep some e-mails 
for your personal use, create new 
folders directly within your mailbox 
(not under "Inbox" or "Sent Items").  
As from 1 July 2015 
•  Continue registering all important, work-related e-mails in Ares via AresLook. 
•  Regularly clean your mailbox: 



o  Move e-mails you would like to keep for personal use to folders which are not affected by 
the "clean-up" rule; 
o  Delete unnecessary e-mails. 
If you have any questions, please consult the FAQs in the DIGIT Service Catalogue. 
Your Service Desk, 
 
 
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Chers collègues, 
Comme annoncé en janvier par la Secrétaire générale, à partir du 1er juillet 2015, tous les e-mails de plus 
de 6 mois présents dans les dossiers et sous-dossiers de "Inbox", "Sent Items" et "Deleted Items" seront 
supprimés automatiquement de vos boîtes aux lettres personnelles ainsi que fonctionnelles. 
Pourquoi? 
Une bonne gestion des documents est 
essentielle pour l'institution. Les e-mails 
importants doivent être enregistrés dans 
Ares tandis que le stockage dans Outlook est 
approprié seulement pour les messages 
éphémères ou personnels. 
Que faire? 
Avant le 1er juillet 2015 
•  Enregistrez tout e-mail important lié 
au travail dans Ares via AresLook: 
o  Vidéos-tutoriels sur les e-
mails entrants et sortants. 
•  Si vous souhaitez conserver certains 
e-mails pour votre usage personnel, 
vous devez créer de nouveaux 
dossiers directement dans 
votre 
mailbox (pas sous "Inbox" ni "Sent 
Items").  


À partir du 1er juillet 2015 
•  Continuez l'enregistrement de tout e-mail important lié au travail dans Ares via AresLook.  
•  Nettoyez régulièrement votre boîte e-mail:  
o  Déplacez les e-mails que vous souhaitez garder pour un usage personnel vers des dossiers 
qui ne sont pas affectés par le "nettoyage" automatique. 
o  Supprimez les e-mails inutiles. 
Si vous avez des questions supplémentaires, vous pouvez consulter les FAQ dans le DIGIT Service 
Catalogue. 
Votre Service Desk,