Ceci est une version HTML d'une pièce jointe de la demande d'accès à l'information 'Email archiving'.



Ref. Ares(2015)2783632 - 02/07/2015
Ref. Ares(2016)6955771 - 14/12/2016
To: 
 (DIGIT) 
Cc: 
 (SG); 
 (HR); 
 (SG) 
Subject: 
RE: Suppression automatique des emails après un décès 
 
Bonjour 

Tout d'abord désolé pour ces tristes circonstances. 
Cela me semble tout à fait raisonnable de suspendre l'effacement automatique en cas de décès, aussi 
bien dans le cas d'espèce qu'à l'avenir, de manière systématique (comme pour les congés de maladie et 
de maternité et pour la même raison: l'intéressé est empêché accéder à sa messagerie). 
Merci donc de faire le nécessaire.  
J'envoie cette réponse par Areslook de façon à documenter la procédure (cas supplémentaire 
d'exemption systématique). 
 
 
From: 
 (DIGIT)  
Sent: Thursday, July 02, 2015 2:50 PM 
To: 
 (SG) 
Subject: Suppression automatique des emails après un décès 
 
Bonjour, 
 
A la DIGIT, un de nos collègues est décédé fin juin.  Nous avons reçu une demande pour 
suspendre la suppression automatique des messages. 
 
En cas de décès, le processus normal est le suivant: 
•  Dès que nous sommes avertis d'un décès, nous cachons manuellement la mailbox de 
l'address book. 
•  Lorsque l'information est enregistrée dans SYSPER2, la mailbox est désactivée (Mailbox 
cachée si pas déjà fait, désactivation du compte NET1…). 
•  Après 90 jours, la mailbox est supprimée.  Le contenu n'est plus récupérable. 
 
Dans de telles circonstances, il arrive régulièrement qu'il soit nécessaire d'accéder la mailbox 
de l'utilisateur afin de récupérer des informations importantes.  Cela prend souvent plusieurs 
semaines avant d'avoir les autorisations nécessaires. 
 
Pour le moment, la suppression automatique des messages n'est pas désactivée.  Cela veut dire 
que les messages continuent à être supprimés.  Après 30 jours, les messages supprimés ne sont 
plus récupérables.  Si les autorisations d'accès ne sont pas données avant ce délai, il y a un 
risque de perdre de messages importants. 
 
Dans le cas de notre collègue DIGIT 
, nous avons pris l'initiative de suspendre 
la suppression des messages.  Pouvez-vous nous donner votre accord? 
 
De manière générale, nous pensons qu'il serait opportun de désactiver la suppression 
automatique des messages en cas de décès.  Techniquement, après une première analyse, il 
serait possible d'inclure ce cas dans le processus existant sans modification majeure.