Ceci est une version HTML d'une pièce jointe de la demande d'accès à l'information 'Email archiving'.




 
Ref. Ares(2015)408716 - 02/02/2015
Ref. Ares(2016)6955771 - 14/12/2016
EUROPEAN COMMISSION 
DIRECTORATE-GENERAL INFORMATICS 
 
Directorate C - Digital Infrastructure Solutions (DIS) 
  DIGIT C4 - User Proximity Services (UPS) 
 
Brussels,  
DIGIT C4
 Ares(2015) 
NOTE TO THE ATTENTION OF THE IRMS 
Subject: 
Document management and automatic deletion of emails 
Reference: note from Mrs DAY Ares(2015)182108 dated 16/01/2015 
Following  above  mentioned  note  Ares(2015)182108  dated  16/01/2015  and  several 
requests  for  clarification  from  IRMs,  I  would  like  to  provide  more  details  about  the 
automatic email deletion process. 
As explained in the note, the registration criteria defined in the eDomec rules applies to 
email messages under the following specific operating conditions:. 
An  e-mail  that  contains  important  information,  involves  action  or  follow-up,  or 
may later be needed as proof, should therefore be registered in Ares.  In case of a 
request for access, important e-mails should be retrievable in Ares, just as other 
types of documents. 

The  note  also  makes  reference  to  an  automatic  deletion  mechanism  that  will  be  active 
from 1 July 2015. 
In practice, a centrally automated background process will delete all emails older than 6 
months (183 days exactly) present in the 'Inbox', 'Sent Items' or 'Deleted Items' folders or 
any subfolders of these 3 folders.  This auto-deletion process will be activated on the 1st 
of July 2015. 
In  the  note,  there  is  also  a  reference  to  personal  folders  that  are  available  to  transfer  e-
mail  messages  for  purely  personal  use.    In  the  context  of  this  note,  the  terms  personal 
folders cover any folders other than the folders 'Inbox', 'Sent Items', 'Deleted Items'  and 
their sub-folders. 
In Outlook, the users have access to multiple email containers: 
  His/her mailbox 
Mailboxes  are  email  containers  stored  on  email  servers.    They  contain  the  default 
Outlook folders: Inbox (It is the folder where the messages are delivered), Sent Items, 
Draft, Deleted Items, Calendar, Contacts, Tasks... etc 
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 
 
 
Commission européenne, 2920 Luxembourg, LUXEMBOURG - 
 
 
 












 
The  users  can  create  their  own  personal  folders  in  their  mailbox  to  further  organise 
their email data. 
  PST files 
PST files are email containers stored on the file servers. 
Currently,  DIGIT  is  running  a  project  to  transfer  emails  from  PST  files  into  the  users' 
mailboxes.  The objective  of this  project is  in  reducing the  storage  costs and offering  a 
better workplace to the users (Remote access to email data: Webmail or Mobile Device; 
Offline access to email data on a Commission laptop; Simple to delegate access…).  The 
emails are transferred from the PST files to personal folders in the users' mailboxes. 
The following table summarizes the different types of folders in a mailbox and how they 
are affected by the new automatic deletion policy. 
 
 
Folder Type 
6 months 
deletion 

 Inbox 
Default 
Yes 
 Draft 
Default 
No 
 Sent Items 
Default 
Yes 
 Deleted Items 
Default 
Yes 
 Calendar 
Default 
No 
 Contacts 
Default 
No 
 Tasks 
Default 
No 
 Personal Items 
Created by the user 
No 
 Personal Items – 2014 
Created by the user 
No 
 Imported Items 1 
Created by the PST Import process 
No 
 Imported Items 2 
Created by the PST Import process 
No 
 
Subfolders inherit the deletions policy from their parent folder. 
DIGIT is preparing a communication to the ITIC users.  For the non-ITIC users, as usual, 
we rely on you to communicate the information. 
 
 


 
More 
information 
is 
available 
in 
the 
DIGIT 
Service 
Catalogue 
(http://www.cc.cec/itservices/en/content/personal-mailbox-mb).    For  any  remaining 
question, you may contact the email service. 
Mr 
 may provide any further information to you. 
 
Head of Unit 
Contact: 
 
 
 
Cc: