This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'EIDHR- Armenia, Ghana, Rwanda'.


 
Contracting Authority:  
Delegation of the European Union to Ghana 
Support to initiatives to contribute to a violent free transparent and credible 
general elections in 2016.  
Guidelines for grant applicants 
European Instrument for Democracy and Human 
Rights 
Budget line: 02.01.04.11  
 
Reference: EIDHR/2014/136452  
 
Deadline for submission of concept notes 13th February 2015  
Restricted Procedure 
 
 
 
 
 
 
 
 
2014 
Page 1 of 27 
EIDHR 136-452 election Guidelines 

 
NOTICE 
 
 This  is  a  restricted  Call  for  Proposals.  In  the  first  instance,  only  Concept  Notes  must  be  submitted  for 
evaluation.  Thereafter,  applicants  who  have  been  pre-selected  will  be  invited  to  submit  a  Full  Application 
Form. After the evaluation of the Full Applications, an eligibility check will be performed for those which 
have  been  provisionally  selected.  Eligibility  will  be  checked  on  the  basis  of  the  supporting  documents 
requested by the Contracting Authority and the signed ‘Declaration by the Applicant’ sent together with the 
application. 
EIDHR 136-452 Elections Guidelines 

Table of contents 
1.  SUPPORT TO INITIATIVES TO CONTRIBUTE TO A VIOLENT FREE, TRANSPARENT AND 
CREDIBLE GENERAL ELECTIONS IN 2016 
4 
1.1.  Background ........................................................................................................................................... 4 
1.2.  Objectives of the programme and priority issues ................................................................................. 5 
1.3.  Financial allocation provided by the contracting authority .................................................................. 5 
2.  RULES FOR THIS CALL FOR PROPOSALS 
5 
2.1.  Eligibility criteria .................................................................................................................................. 5 
2.1.1.  Eligibility of applicants (i.e. applicant and co-applicant(s)) ......................................................................... 6 
2.1.2.  Affiliated entities .......................................................................................................................................... 7 
2.1.3.  Associates and Contractors .......................................................................................................................... 8 
2.1.4.  Eligible actions: actions for which an application may be made .................................................................. 8 
2.1.5.  Eligibility of costs: costs that can be included ........................................................................................... 11 
2.2.  How to apply and the procedures to follow ........................................................................................ 13 
2.2.1.  Application forms ....................................................................................................................................... 14 
2.2.2.  Where and how to send Concept Notes ...................................................................................................... 14 
2.2.3.  Deadline for submission of Applications ................................................................................................... 15 
2.2.4.  Further information about Concept Notes .................................................................................................. 15 
2.2.5.  Full Application forms ............................................................................................................................... 15 
2.2.6.  Where and how to send Full Application forms ......................................................................................... 16 
2.2.7.  Deadline for submission of Full Application forms ................................................................................... 16 
2.2.8.  Further information about Full Application forms ..................................................................................... 17 
2.3.  Evaluation and selection of applications ............................................................................................ 17 
2.4.  Submission of supporting documents for provisionally selected applications ................................... 23 
2.5.  Notification of the Contracting Authority’s decision ......................................................................... 24 
2.5.1.  Content of the decision ............................................................................................................................... 24 
2.5.2.  Indicative timetable .................................................................................................................................... 24 
2.6.  Conditions for implementation after the Contracting Authority’s decision to award a grant ............. 25 
2.7.  Early warning system and central exclusion database ........................................................................ 25 
3.  LIST OF ANNEXES 
27 
EIDHR 136-452 Elections Guidelines 

1. 
SUPPORT  TO  INITIATIVES  TO  CONTRIBUTE  TO  A  VIOLENT  FREE,  TRANSPARENT 
AND CREDIBLE GENERAL ELECTIONS IN 2016  

1.1.  BACKGROUND 
The European Union (EU) is founded on the principles of liberty, democracy, respect for human rights and 
the  rule  of  law.  Human  Rights  and  democracy  are  important  areas  of  EU  co-operation  and  support,  and 
activities in this sector are provided through a number of EC instruments.  
The  European  Instrument  for  Democracy  and  Human  Rights  (EIDHR)  is  one  of  these  instruments, 
established  with  a  Regulation  No  1889/2006  adopted  by  the  European  Parliament  and  the  Council  in 
December 2006, and now replaced by a new Regulation of 11 March 20141.  It aims at contributing to the 
development  and  consolidation  of  democracy,  the  Rule  of  Law,  and  respect  for  all  human  rights  and 
fundamental  freedoms  within  the  framework  of  the Community’s  policy  on  development  cooperation  with 
third countries, consistent with the European Union’s foreign policy as a whole2. 
Over  the  last  decade,  Ghana  has  enjoyed  increasingly  stable  and  deepening  democratic  governance.  Three 
successful  elections  in  2000,  2004  and  2008  have  consolidated  inclusive  governance  and  strengthened  the 
effectiveness of key national institutions such as the Electoral Commission, the National Peace Council, the 
National Media Commission and the National Commission for Civic Education. The peaceful outcome of the 
verdict  of  the  Supreme  Court  on  the  presidential  election  petition,  following  the  disputed  2012  general 
election further strengthened Ghana’s democratic credentials. 
However,  Ghana  faces  some  challenges  in  dealing  with  pockets  of  communal  based  violent  conflicts  and 
sporadic outbreak of violence which tend to characterise the country's general elections. The 2016 Elections 
are also expected to take place under the leadership of a new Chairperson of the Electoral Commission and 
in  a  very  polarized  context  full  of  potential  mistrust  between  the  two  dominant  Political  Parties.  These 
factors, if appropriate interventions are not fashioned and implemented, have the potential to trigger  major 
disruptions that could easily reverse much of the country’s human development gains made in the last two 
decades  
This  Call  for  Proposals  is  a  sequel  to  an  earlier  call  for  proposals  launched  in  2009  entitled  ' Support  to 
initiatives promoting peaceful, transparent and credible elections in Ghana and increasing the participation of 
women  in  politics' .  This  particular  call  for  proposals  was  launched  against  the  background  of  the  closely 
contested  elections  in  2008  with  the  final  outcome  determined  after  three  rounds  of  voting.  There  were 
reported  incidents  of  violence  in  some  parts  of  the  country.  The  conduct  of  some  media  houses  to  a  large 
extent contributed to heightening tension over the elections. 
Even  though  the  verdict  of  the  Electoral  Commission  on  the  2012  general  elections  was  contested  in  the 
Supreme  Court,  the  elections  were  generally  adjudged  to  be  very  peaceful  with  very  minimal  incidents  of 
violence. The intervention of the EU contributed immensely in bringing about this situation. 
The  fact  that  the  verdict  of  the  Electoral  Commission  on  the  2012  general  elections  was  contested  in  the 
Supreme Court, despite the peaceful nature of the elections is testimony of the highly competitive nature of 
Ghana's  multi-party  democracy.  Furthermore  the  peaceful  outcome  of  the  Supreme  Court's  verdict  is 
                                                     
1    Regulation  (EC)  No  235/2014  of  the  European  Parliament  and  of  the  Council,  OJ  L  77,  11.03.2014,  http://eur-
lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=OJ:L:2014:077:FULL:EN:PDF  
 
2  The  Joint  Communication  of  the  European  Commission  and  the  EU  High  Representative  for  Foreign  Affairs  and  
Security  Policy  “Human  Rights  and  Democracy  at  the  Heart  of  EU  External  Action  –  towards  a  more  effective 
approach”  spells  out  the  need  for  coherence  in  mainstreaming  human  rights  into  external  policies.  The  Joint 
Communication  lead  to  the  adoption  in  June  2012  of  the  EU  Strategic  Framework  and  Action  Plan  on  Human 
Rights  and  Democracy,  according  to  which  “the  EU  will  promote  human  rights  in  all  areas  of  its  external  action 
without exception”. 
 
2014 
Page 4 of 27 
EIDHR 136-452 election Guidelines 

attributable  to  the  sustained  advocacy  efforts  of  civil  society  organizations,  faith-based  organizations  and 
other relevant stakeholders for peace. 
This  call  therefore  aims  to  support  initiatives  conducive  to  a  peaceful  pre  electoral  and  post  electoral 
environment. 
1.2.  OBJECTIVES OF THE PROGRAMME AND PRIORITY ISSUES  
The  global  objective  is:  to  support  initiatives  that  contribute  to  a  violent  free,  transparent  and  credible 
general elections in 2016.  
The specific objectives of this Call for Proposals are as follows:  
I.  Build the knowledge and skills of  citizens at large  and  particularly women and youth networks in 
conflict  mediation,  negotiations  and  dialogue  to  increase  their  level  of  participation  in  resolving 
electoral disputes and peace building efforts; 
 
II.  Better understanding and participation by Ghanaian citizens of democratic processes and especially 
their roles and responsibilities in the election process.   
1.3.  FINANCIAL ALLOCATION PROVIDED BY THE CONTRACTING AUTHORITY 
The  overall  indicative  amount  made  available  under  this  Call  for  Proposals  is  EUR  1,000,000.  The 
Contracting Authority reserves the right not to award all available funds. 
Size of grants 
Any grant requested under this Call for Proposals must fall between the following minimum and maximum 
amounts: 
•  minimum amount: EUR 250,000 
•  maximum amount: EUR 350,000 
Any grant requested under this Call for Proposals must fall between the following minimum and maximum 
percentages of total eligible costs of the action: 
•  Minimum percentage: 50 % of the total eligible costs of the action. 
•  Maximum percentage: 90% of the total eligible costs of the action (see also Section 2.1.5). 
 The  balance  (i.e.  the  difference  between  the  total  cost  of  the  action  and  the  amount  requested  from  the 
Contracting  Authority)  must  be  financed  from  sources  other  than  the  European  Union  Budget  or  the 
European Development Fund3. 
2. 
RULES FOR THIS CALL FOR PROPOSALS 
These guidelines set out the rules for the submission, selection and implementation of the actions financed 
under this Call, in conformity with the Practical Guide, which is applicable to the present call (available on 
the  Internet  at  this  address:  http://ec.europa.eu/europeaid/funding/about-calls-proposals/procedures-and-
practical-guide-prag/practical-guide-grants_en). 
2.1.  ELIGIBILITY CRITERIA 
                                                     
3  Where a grant is financed by the European Development Fund, any mention of European Union financing must be 
understood as referring to European Development Fund financing. 
EIDHR 136-452 Elections Guidelines 

There are three sets of eligibility criteria, relating to: 
(1)  the actors: 
•  The applicant, i.e. the entity submitting the application form (2.1.1), 
•  if  any,  its  co-applicant(s)  (where  it  is  not  specified  otherwise  the  applicant  and  its  co-
applicant(s) are hereinafter jointly referred as the "applicants") (2.1.1),  
•  and, if any, affiliated entity(ies) to the applicant and/or to a co-applicant(s). (2.1.2); 
(2)  the actions: 
Actions for which a grant may be awarded (2.1.4); 
(3)  the costs: 
•  types of cost that may be taken into account in setting the amount of the grant (2.1.5). 
2.1.1.  Eligibility of applicants (i.e. applicant and co-applicant(s)) 
Applicant 
(1)  In order to be eligible for a grant, the applicant must: 
•  be a legal person and, 
•  be non-profit-making and, 
•  be a civil society organisations,  community based organisations and, 
•  be established in Ghana 4 or in a Member State of the European Union or be a Member State of 
the  European  Economic  Area  (EEA)  or  of  an  accession  or  official  candidate  country  as 
recognised by the EU or of a developing country as specified by the Development Assistance 
Committee 
of 
the 
Organisation 
for 
Economic 
Cooperation 
and 
Development 
(OECD/DAC)5,and 
•  be  directly  responsible  for  the  preparation  and  management  of  the  action  with  the  co-
applicant(s) and affiliated entity(ies), not acting as an intermediary and 
•  be  able  to  demonstrate to have  carried  out  activities in the field  of  development  of  the  kind 
covered by this programme. 
 (2)  The potential applicant may not participate in calls for proposals or be awarded grants if it is in any of 
the situations listed in Section 2.3.3 of the Practical Guide ; 
 
Part  A,  section  3of  the  grant  application  form  (‘Declaration  by  the  applicant’),  the  applicant  must 
declare  that  the  applicant  himself,  the  co-applicant(s)  and  affiliated  entity(ies)  are  not  in  any  of  these 
situations. 
                                                     
4  To be determined on the basis of the organisation’s statutes, which should demonstrate that it has been established 
by  an  instrument  governed  by  the  national  law  of  the  country  concerned  and  that  its  head  office  is  located  in  an 
eligible country. In this respect, any legal entity whose statutes have been established in another country cannot be 
considered  an  eligible  local  organisation,  even  if  the  statutes  are  registered  locally  or  a  ‘Memorandum  of 
Understanding’ has been concluded.  
5   See the link at: http://www.oecd.org  
EIDHR 136-452 Elections Guidelines 

The applicant may act individually or with co-applicant(s). 
If awarded the Grant contract, the applicant will become the Beneficiary identified as the Coordinator in 
annex E3h1 (Special Conditions). The Coordinator is the main interlocutor of the Contracting Authority. 
It  represents  and  acts  on  behalf  of  any  other  co-beneficiary  (if  any)  and  coordinate  the  design  and 
implementation of the Action. 
Co-applicant(s) 
A Ghanaian co-applicant is mandatory in all cases when the applicants is non-Ghanaian applicants. 
Co-applicant(s)  participate  in  designing  and  implementing  the  action,  and  the  costs  they  incur  are 
eligible in the same way as those incurred by the applicant.  
Co-applicant(s) must satisfy the eligibility criteria as applicable to the applicant himself. 
Co-applicant(s) must sign the Mandate in Part B section 4 of the grant application form. 
If  awarded  the  Grant  contract,  the  co-applicant(s)(if  any)  will  become  beneficiaries  in  the  Action 
(together with the Coordinator).  
2.1.2.  Affiliated entities 
The applicant and its co-applicant(s) may act with affiliated entity(ies) 
Only  the  following  entities  may  be  considered  as  affiliated  entities  to  the  applicant  and/or  to  co-
applicant(s):
 
Only entities having a structural link with the applicants, in particular a legal or capital link. 
This structural link encompasses mainly two notions: 
(i)  
Control,  as  defined  in  Directive  2013/34/EU  on  the  annual  financial  statements,  consolidated 
financial statements and related reports of certain types of undertakings: 
Entities affiliated to a beneficiary may hence be: 
-  Entities  directly  or  indirectly  controlled  by  the  beneficiary  (daughter  companies  or  first-tier 
subsidiaries). They  may also be entities controlled by an entity controlled by the beneficiary 
(granddaughter companies or second-tier subsidiaries) and the same applies to further tiers of 
control; 
-  Entities  directly  or  indirectly  controlling  the  beneficiary  (parent  companies).  Likewise,  they 
may be entities controlling an entity controlling the beneficiary; 
-  Entities under the same direct or indirect control as the beneficiary (sister companies). 
(ii)  
Membership, i.e. the beneficiary is legally defined as a e.g. network, federation, association in which 
the proposed affiliated entities also participate or the beneficiary participates in the same entity (e.g. 
network, federation, association) as the proposed affiliated entities. 
 
The structural link shall as a general rule be neither limited to the action nor established for the sole purpose 
of its implementation. This means that the link would exist independently of the award of the grant; it should 
exist before the call for proposals and remain valid after the end of the action. 
 
By way of exception, an entity may be considered as affiliated to a beneficiary even if it has a structural link 
specifically established for the sole purpose of the implementation of the action in the case of so-called “sole 
applicants”  or  “sole  beneficiaries”.    A  sole  applicant  or  a  sole  beneficiary  is  an  entity  formed  by  several 
entities  (a  group  of  entities)  which  together  comply  with  the  criteria  for  being  awarded  the  grant.  For 
example, an association is formed by its members. 
EIDHR 136-452 Elections Guidelines 

What is not an affiliated entity?  
 
The following are not considered entities affiliated to a beneficiary: 
 

Entities  that  have  entered  into  a  (procurement)  contract  or  subcontract  with  a  beneficiary,  act  as 
concessionaires or delegatees for public services for a beneficiary, 

Entities that receive financial support from the beneficiary, 

Entities  that  cooperate  on  a  regular  basis  with  the  beneficiary  on  the  basis  of  a  memorandum  of 
understanding or share some assets, 

Entities that have signed a consortium agreement under the grant contract. 
 
How to verify the existence of the required link with the beneficiary? 
 
The affiliation resulting from control may in particular be proved on the basis of the consolidated accounts of 
the group of entities the beneficiary and its proposed affiliates belong to. 
 
The  affiliation  resulting  from  membership  may  in  particular  be  proved  on  the  basis  of  the  statutes  or 
equivalent act establishing the entity (network, federation, association) which the beneficiary constitutes or 
in which the beneficiary participates. 
 
If the applicants are awarded a contract, their affiliated entity(ies) will not be become Beneficiary(ies) of the 
Action  and  signatory(ies)  of  the  Contract.  However,  they  will  participate  in  the  design  and    in  the 
implementation  of  the  Action  and  the  costs  they  incur  (including  those  incurred  for  Implementation 
Contracts  and  Financial  Support  to  third  parties)  may  be  accepted  as  eligible  costs,  provided  they  comply 
with all the relevant rules already applicable to the Beneficiary(ies) under the Grant Contract. 
Affiliated entity(ies) must satisfy the same eligibility criteria as the applicant and the co-applicant(s).  They 
must sign the affiliated entity(ies) statement in Part B section 5 of the grant application form. 
2.1.3.  Associates and Contractors 
The following entities are not applicant(s) nor affiliated entity(ies) and do not have to sign the "mandate" or 
"affiliated entities' statement": 
•  Associates 
Other organisations may be involved in the action. Such associates play a real role in the action but may not 
receive funding from the grant, with the exception of per diem or travel costs. Associates do not have to meet 
the  eligibility  criteria  referred  to  in  section  2.1.1.  Associates  must  be  mentioned  in  Part  B  section  6  — 
‘Associates of the Applicant participating in the Action’ — of the Grant Application Form.  
•  Contractors 
The grant beneficiaries and their affiliated entities are permitted to award contracts. Associates or affiliated 
entity(ies) cannot be also contractors in the project. Contractors are subject to the procurement rules set out 
in Annex IV to the standard grant contract. 
2.1.4.  Eligible actions: actions for which an application may be made 
Definition:  
An action is composed of a set of activities. 
Duration 
The initial planned duration of an action may not be lower than 24 months nor exceed 36 months. 
EIDHR 136-452 Elections Guidelines 

Sectors or themes 
Actions must fall under the themes and priorities described in section 1.2 of these guidelines (objectives of 
the programme and priority issues). 
Location 
Actions must take place in Ghana 
Types of action 
Priority will be given to actions that will contribute to the achievement of the following results: 
  Increased the capacity of citizens at large and  particularly women and youth networks in conflict 
mediation,  negotiations  and  dialogue  in  creating  a  peaceful  environment  ahead  of  the  2016 
elections  and in resolving electoral and post electoral  disputes. 

  Promoting Dialogue involving civil society organisation, Media, relevant Independent Constitutional 
Bodies  (National  Media  Commission,  Electoral  Commission    National  Commission  National 
Commission  for  Civic  Education)  National  Peace  Council    and  traditional  and  religious  leaders  to 
initiate  and  sustain  mediation  and  conflict  resolution  processes  and  for  more  constructive  and 
responsible media coverage of political party activities and electoral events. 
  The promotion of issue-based (development agenda of political parties) politics in the political 
discourse involving political parties/candidates and the electorate. 
 
In  line  with  Paris  Declaration  for  aid  effectiveness  and  the  Accra  Agenda  for  Action,  subsidiarity  and 
complementarity  with  other  interventions  (supported  by  the  European  Union,  other  organisations, 
Development Partners or by Government of Ghana) should be ensured. Overlaps and duplications of efforts 
or  lack  of  coordination  and  harmonisation  with  other  ongoing  projects  or  initiatives  targeting  the  2016 
Elections  will  be  negatively  considered  in the  evaluation  process  outlined  in the  section  2.3  of  the  present 
guidelines. 
The following types of action are ineligible: 
•  actions concerned only or mainly with individual sponsorships for participation or organisation in 
workshops, seminars, conferences and congresses and twinning activities; 
•  actions concerned only or mainly with individual scholarships for studies or training courses; 
•  actions concerned only or mainly with sponsorship for pure research: 
•  actions which consist of capital expenditure, e.g. land, buildings, equipment and vehicles; 
•  actions which discriminate against individuals or groups of people on grounds of their gender, sexual 
orientation, religious beliefs or lack of them, or their ethnic origin; 
•  actions supporting individual political parties. 
•  actions involving proselytism. 
 
Types of activity 
The  types  of  activity  which  are  eligible  and  may  be  financed  are  those  directly  contributing  to  the 
achievement of the objectives, priorities and main principles as per section 1.2 above.  
Activities can include (non exhaustive list of examples): 
  Provide support for the coordination and harmonization of peace initiatives in Ghana through the 
creation of mechanisms for joint action, such as  planning, peace interventions and monitoring; 
EIDHR 136-452 Elections Guidelines 

  Engaging political parties to promote a more peaceful and constructive attitude especially of youth 
groups during elections;  
  Development and implementation of civic and voter education programs in Ghana; 
  Other similar activities that will help to achieve the above-mentioned objectives 
 
Cooperation between constitutionally mandated institutions such as the National Peace Council, media and 
civil society organisation is encouraged. 
Financial support to third parties6  
Applicants may propose financial support to third parties. 
Applicants  may  propose  financial  support  to  third  parties  in  order  to  help  achieving  the  objectives  of  the 
action. 
The maximum amount of financial support per third party is € 10.000. 
Under this Call, financial support to third parties may not be the main purpose of the action. 
In  compliance  with  the  present  guidelines  and  notably  of  any  conditions  or  restrictions  in  this  section, 
applicants should define mandatorily in section 2.1.1 of the grant application form:  
(i)  the objectives and results to be obtained with the financial support  
(ii)  the different types of activities eligible for financial support, on the basis of a fixed list  
(iii)  the types of persons or categories of persons which may receive financial support   
(iv)  the criteria for selecting these entities and giving the financial support   
(v)  the criteria for determining the exact amount of financial support for each third entity, and  
(vi)  the maximum amount which may be given. 
In all events, the mandatory conditions set above for giving financial support (points (i) to (vi)) have to be 
strictly defined in the contract as to avoid any exercise of discretion. 
Visibility 
The Applicants must take all necessary steps to publicise the fact that the European Union has financed or 
co-financed the Action. As far as possible, actions that are wholly or partially funded by the European Union 
must  incorporate  information  and  communication  activities  designed  to  raise  the  awareness  of  specific  or 
general  audiences  of  the  reasons  for  the  action  and  the  EU  support  for  the  action  in  the  country  or  region 
concerned, as well as the results and the impact of this support. 
Applicants must comply with the objectives and priorities and guarantee the visibility of the EU financing 
(see  the  Communication  and  Visibility  Manual  for  EU  external  actions  specified  and  published  by  the 
European Commission at http://ec.europa.eu/europeaid/work/visibility/index_en.htm). 
Number of applications and grants per applicants 
The applicant may not submit more than one application(s) under this Call for Proposals. 
The applicant may not be awarded more than one grant(s) under this Call for Proposals. 
The applicant may be a co-applicant or an affiliated entity in another application at the same time. 
                                                     
6 These third parties are neither affiliated entity(ies) nor associates nor contractors. 
EIDHR 136-452 Elections Guidelines 

A co-applicant/affiliated entity may not submit more than one application(s) under this Call for Proposals. 
A co-applicant/affiliated entity may not be awarded more than one grant(s) under this Call for Proposals. 
A co-applicant/affiliated entity may be the applicant or an affiliated entity in another application at the same 
time. 
2.1.5.  Eligibility of costs: costs that can be included  
Only ‘eligible costs’ can be covered by a grant. The categories of costs that are eligible and non-eligible are 
indicated below. The budget is both a cost estimate and an overall ceiling for ‘eligible costs’.  
The reimbursement of eligible costs may be based on any or a combination of the following forms: 
−  actual costs incurred by the Beneficiary(ies) and affiliated entity(ies) 
−  one or more simplified cost options. 
Simplified cost options may take the form of: 
−  unit costs: covering all or certain specific categories of eligible costs which are clearly identified in 
advance by reference to an amount per unit. 
−  lump sums: covering in global terms all or certain specific categories of eligible costs which are 
clearly identified in advance. 
−  flat-rate  financing:  covering  specific  categories  of  eligible  costs  which  are  clearly  identified  in 
advance by applying a percentage fixed ex ante. 
The amounts or rates have to be based on estimates using objective data such as statistical data or any other 
objective  means or with reference to certified or auditable historical data of the applicants or the affiliated 
entity(ies). The methods used to determine the amounts or rates of unit costs, lump sums or flat-rates must 
comply with the criteria established in Annex K, and especially ensure that the costs correspond fairly to the 
actual costs incurred by the Grant Beneficiary(ies) and affiliated entity(ies), are in line with their accounting 
practices,  no  profit  is  made  and  the  costs  are  not  already  covered  by  other  sources  of  funding  (no  double 
funding).  Refer  to  Annex  K  for  directions  and  a  checklist  of  controls  to  assess  the  minimum  necessary 
conditions that provide reasonable assurance for the acceptance of the proposed amounts. 
The applicant proposing  this  form  of  reimbursement, must  clearly  indicate in  worksheet no.1  of  Annex  B, 
each  heading/item    of  eligible  costs  concerned  by  this  type  of  financing,  i.e.  add  the  reference  in  capital 
letters  to  "UNIT  COST"  (per  month/flight  etc), "LUMPSUM"  or  "FLAT  RATE"  in  the  Unit  column.  (see 
example in Annex K) 
Additionally in Annex B, in the second column of worksheet no.2, "Justification of the estimated costs" per 
each of the corresponding budget item or heading the applicant must: 
−  describe the information and methods used to establish the amounts of unit costs, lump sums and/or 
flat-rates, to which costs they refer, etc. 
−  clearly explain the formulas for calculation of the final eligible amount7 
                                                     
7  Examples:for staff costs: number of hours or days of work * hourly or daily rate pre-set according to the category of 
personnel concerned;- for travel expenses: distance in km * pre-set cost of transport per km; number of days * daily 
allowance pre-set according to the country;- for specific costs arising from the organization of an event: number of 
participants at the event * pre-set total cost per participant etc. 
EIDHR 136-452 Elections Guidelines 

−  identify the beneficiary who will use the simplified cost option (in case of affiliated entity, specify 
first the beneficiary), in order to verify the maximum amount per each beneficiary (which includes if 
applicable simplified cost options of its affiliated entity(ies)) 
At contracting phase, the Contracting Authority decides whether to accept the proposed amounts or rates on 
the basis of the provisional budget submitted by the applicant, by analysing factual data of grants carried out 
by the applicant or of similar actions and by performing checks established by Annex K.  
The  total  amount  of  financing  on  the  basis  of  simplified  cost  options  that  can  be  authorised  by  the 
Contracting Authority for any of the applicants individually (including simplified cost options proposed by 
their own affiliated entities) cannot exceed EUR 60 000 (the indirect costs are not taken into account).  
Recommendations to award a grant are always subject to the condition that the checks preceding the signing 
of  the  contract  do  not  reveal  problems  requiring  changes  to  the  budget  (such  as  arithmetical  errors, 
inaccuracies, unrealistic costs and ineligible costs). The checks may give rise to requests for clarification and 
may  lead  the  Contracting  Authority  to  impose  modifications  or  reductions  to  address  such  mistakes  or 
inaccuracies. It is not possible to increase the grant or the percentage of EU co-financing as a result of these 
corrections. 
It is therefore in the applicant’s interest to provide a realistic and cost-effective budget
Eligible direct costs 
To  be  eligible  under  the  Call  for  Proposals,  costs  must  comply  with  the  provisions  of  Article  14  of  the 
General Conditions to the Standard Grant Contract (see Annex G of the Guidelines). 
Contingency reserve 
The budget may include a contingency reserve not exceeding 5 % of the estimated direct eligible costs. It can 
only be used with the prior written authorisation of the Contracting Authority. 
Eligible indirect costs 
The indirect costs incurred in carrying out the action may be eligible for flat-rate funding, but the total must 
not exceed 7 % of the estimated total eligible direct costs. Indirect costs are eligible provided that they do not 
include costs assigned to another budget heading in the standard grant contract. The applicant may be asked 
to justify the percentage requested before the contract is signed. However, once the flat rate has been fixed in 
the special conditions of the standard grant contract, no supporting documents need to be provided. 
If any of the applicants or affiliated entity(ies) is in receipt of an operating grant financed by the EU, it may 
not claim indirect costs on its incurred costs within the proposed budget for the action. 
Contributions in kind 
Contributions in kind mean the provision of goods or services to a Beneficiary(ies) or affiliated entity(ies)  
free of charge by a third party. As contributions in kind do not involve any expenditure for a Beneficiary(ies) 
or affiliated entity(ies), they are not eligible costs.  
Contributions in kind may not be treated as co-financing 
However, if the description of the action as proposed includes contributions in kind, the contributions have to 
be made. 
Ineligible costs 
The following costs are not eligible: 
−  debts and debt service charges (interest); 
−  provisions for losses or potential future liabilities; 
EIDHR 136-452 Elections Guidelines 

−  costs declared by the Beneficiary(ies) and financed by another action or work programme receiving 
a Union (including through EDF) grant; 
−  purchases of land or buildings, except where necessary for the direct implementation of the action, in 
which case ownership must be transferred to the final beneficiaries and/or local Beneficiary(ies), at 
the latest at the end of the action; 
−  currency exchange losses; 
−  credit to third parties. 
−  salary costs of the personnel of national administrations  
2.2.  HOW TO APPLY AND THE PROCEDURES TO FOLLOW 
−  Phase 1, concept note: Registration in PADOR is obligatory for an applicant applying for grants 
above EUR 60 000. 
Registration is optional though strongly recommended for: 
−  An applicant applying for grants of EUR 60 000 or less; 
−  co-applicant(s) and affiliated entity(ies). 
−  Phase  2,  full  proposal:  Registration  in  PADOR  is  obligatory  for  all  pre-selected  applicants,  co-
applicant(s) and all their affiliated entity(ies).] 
  
PADOR  is  an  on-line  database in  which  organisations  register  and  update their data  regularly,  through  the 
EuropeAid website: http://ec.europa.eu/europeaid/work/onlineservices/pador/index_en.htm 
Before  starting  to  register  your  organisation  in  PADOR,  please  read  the  ‘Quick  guide’  on  the  website.  It 
explains the registration process. 
It is strongly recommended to register in PADOR when you start drafting your proposal and not to wait until 
just before the deadline of submission. 
On  the  paper  version  of  the  proposal  you  must  give  your  EuropeAid  ID  (EID).  To  get  this  ID,  your 
organisation  must  enter  PADOR  to  register,  save  and  ‘sign’  certain  obligatory  data  (the  fields  shown  in 
orange on each screen) and the related documents (see section 2.4). 
However, if it is impossible for the organisation to register in PADOR, it must submit a justification proving 
that  this  impossibility  is  general  and  beyond  the  control  of  the  applicant  and/or  its  affiliated  entity(ies).  In 
such cases, the applicants and/or affiliated entity(ies) concerned must complete the ‘PADOR off-line form8 
attached  to  these  Guidelines  and  send  it  by  the  submission  deadline,  together  with  the  application,  to  the 
address  indicated  in  sections  2.2.2  and  2.2.6.  The  registration  in  PADOR  will  then  be  carried  out  by  the 
European Commission service in charge of the Call for Proposals. If, at a later stage, the organisation wishes 
to update its data itself, it will have to send an access request to the PADOR helpdesk. 
All questions related to registration in PADOR should be addressed to the PADOR helpdesk at: Europeaid-
xxxxx@xx.xxxxxx.xx. 
  
                                                     
8  Which corresponds to Sections 3 and 4 of Part B of the application form. 
EIDHR 136-452 Elections Guidelines 

2.2.1.  Application forms   
 
Applications must be submitted in accordance with the Concept Note instructions in the Grant Application 
Form annexed to these Guidelines (Annex A).  
Applicants  must  apply  in  English.  In  the  Concept  Note,  applicants  must  only  provide  an  estimate  of  the 
amount  of  contribution  requested  from  the  Contracting  Authority  and  an  indicative  percentage  of  that 
contribution  in  relation  to  the  total  amount  of  the  Action.  Only  the  applicants  invited  to  submit  a  full 
application in the  second  phase  will be required to  present  a  detailed  budget. The  elements outlined in  the 
Concept Note may not be modified by the applicant in the full application form. The EU contribution may 
not  vary  from  the  initial  estimate  by  more  than  20  %.  Applicants  are  free  to  adapt  the  percentage  of  co-
financing required within the minimum and maximum amount and percentages of co-financing, as laid down 
in  these  Guidelines  in  section  1.3.  Own  contributions  by  the  applicants  can  be  replaced  by  other  donors' 
contributions at any time. 
Any error or major discrepancy related to the points listed in the Concept Note instructions may lead to the 
rejection of the Concept Note. 
Clarifications  will  only  be  requested  when  information  provided  is  not  sufficient  to  conduct  an  objective 
assessment.  
Hand-written Concept Notes will not be accepted. 
Please note that only the Concept Note form will be evaluated. It is therefore of utmost importance that this 
document contains ALL relevant information concerning the action. No additional annexes should be sent. 
2.2.2.  Where and how to send Concept Notes 
The Concept Note together with its relating Checklist and Declaration by the applicant (to be found in Part 
A
  sections 2 and 3 of the grant application form) must be submitted in one original and two  copies in A4 
size, each bound. 
An  electronic  version  of  the  Concept  Note  must  also  be  submitted.  A  CD-Rom  with  the  Concept  Note  in 
electronic  format  will  be  included,  along  with  the  paper  version,  in  a  sealed  envelope  as  described  below. 
The electronic file must contain exactly the same application as the paper version enclosed.  
Where applicants send several different Concept Notes (if allowed to do so by the Guidelines of the Call), 
each one must be sent separately. 
The outer envelope must bear the reference number and the title of the call for proposals, together with 
the full name and address of the applicant, and the words ‘Not to be opened before the opening session. 
Concept Notes must be submitted in a sealed envelope by registered mail, private courier service or by hand-
delivery (a signed and dated certificate of receipt will be given to the deliverer) to the address below: 
Postal address 
Delegation of the European Union to Ghana 
The Round House, 81 Cantonments Road, P.O. Box 9505 KIA, Accra 

 
Address for hand delivery or by private courier service 
Delegation of the European Union to Ghana,  
The Round House, 81 Cantonments Road 
Accra. 
 

Concept  Notes  sent  by  any  other  means  (e.g.  by  fax  or  by  e-mail)  or  delivered  to  other  addresses  will  be 
rejected.  
EIDHR 136-452 Elections Guidelines 

Applicants must verify that their Concept Note is complete using the Checklist for Concept Note (Part 
A section 2 of the grant application form). Incomplete concept notes may be rejected. 

2.2.3.  Deadline for submission of Applications 
 
The deadline for the submission of Concept Notes is 13th of February 2015  as evidenced by the date of 
dispatch, the postmark or the date of the deposit slip. In the case of hand-deliveries, the deadline for receipt 
is at 15:00 hours local time (Ghana)  as evidenced by the signed and dated receipt. Any Concept Note 
submitted after the deadline will be rejected. 
However, for reasons of administrative efficiency, the Contracting Authority may reject any Concept Note 
sent in due time but received after the effective date of approval of the Concept Note evaluation (see 
indicative calendar under section 2.5.2)  
2.2.4.  Further information about Concept Notes 
An information session on this Call for Proposals will be held on 14th January at 10:00. 
Questions may be sent by e-mail [or by fax] no later than 21 days before the deadline for the submission of 
Concept Notes to the address(es) below, indicating clearly the reference of the Call for Proposals: 
E-mail address: 
xxxxxxxxx.xxxxxxx@xxxx.xxxxxx.xx 
xxxxxxxxxxxxxx.xxxxxx@xxxx.xxxxxx.xx 
The Contracting Authority has no obligation to provide clarifications to questions received after this date. 
Replies will be given no later than 11 days before the deadline for submission of Concept Notes.  
To ensure equal treatment of applicants, the Contracting Authority cannot give a prior opinion on the 
eligibility of applicants, affiliated entity(ies), an action or specific activities. 
Questions that may be relevant to other applicants, together with answers and other important notices in the 
course of the evaluation procedure, will be published on the EuropeAid website 
https://webgate.ec.europa.eu/europeaid/online-services/index.cfm?do=publi.welcome , as the need arises. It 
is therefore advisable to consult the abovementioned website regularly in order to be informed of the 
questions and answers published. 
All questions related to PADOR registration should be addressed to the PADOR help desk:  
xxxxxxxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx  
2.2.5. 
Full Application forms  
 
An applicant invited to submit a full application form following pre-selection of their Concept Note must do 
so using Part B of the application form annexed to these Guidelines (Annex A). Applicants should then keep 
strictly to the format of the application form and fill in the paragraphs and pages in order. 
The elements outlined in the Concept Note cannot be modified by the applicant in the full application form. 
The EU contribution may not vary from the initial estimate by more than 20 %, although applicants are free 
to adapt the percentage of co-financing required within the minimum and maximum amount and percentages 
of co-financing, as laid down in these Guidelines under section 1.3. 
EIDHR 136-452 Elections Guidelines 

Applicants must submit their full applications in the same language as their Concept Notes. 
Please  complete  the  full  application  form  carefully  and  as  clearly  as  possible  so  that  it  can  be  assessed 
properly.  
Any error related to the points listed in the Checklist (Part B, Section 7 of the Grant Application form) or any 
major  inconsistency  in  the  full  application  form  (e.g.  if  the  amounts  in  the  budget  worksheets  are 
inconsistent) may lead to the rejection of the application. 
Clarifications will only be requested when information provided is unclear and thus prevents the Contracting 
Authority from conducting an objective assessment. 
Hand-written applications will not be accepted. 
Please note that only the full application form and the published annexes which have to be filled in (budget, 
logical  framework)  will  be  transmitted  to  the  evaluators  (and  assessors,  if  used).  It  is  therefore  of  utmost 
importance  that  these  documents  contain  ALL  the  relevant  information  concerning  the  action.  No 
supplementary annexes should be sent. 

2.2.6. 
Where and how to send Full Application forms 
 
Applications must be submitted in a sealed envelope by registered mail, private courier service or by hand-
delivery (a signed and dated certificate of receipt will be given to the deliverer) to the address below: 
Postal address 
Delegation of the European Union to Ghana 
The Round House, 81 Cantonments Road, P.O. Box 9505 KIA, Accra 
 

Address for hand delivery or by private courier service 
Delegation of the European Union to Ghana,  
The Round House, 81 Cantonments Road 
Accra. 
 

Applications  sent  by  any  other  means  (e.g.  by  fax  or  by  e-mail)  or  delivered  to  other  addresses  will  be 
rejected. 
Applications must be submitted in one original and two copies in A4 size, each bound. The full application 
form, budget and logical framework must also be supplied in electronic format (CD-Rom) in a separate and 
single file (i.e. the full application form must not be split into several different files). The electronic file must 
contain exactly the same application as the paper version.  
The  Checklist  (Section  7  of  Part  B  of  the  grant  application  form)  and  the  Declaration  by  the  applicant 
(Section 8 of Part B of the grant application form) must be stapled separately and enclosed in the envelope 
Where applicants send several different applications (if allowed to do so by the Guidelines of the Call), each 
one must be sent separately. 
The outer envelope must bear the reference number and the title of the Call for Proposals, together with 
the number and title of the lot, the full name and address of the applicant, and the words ‘Not to be opened 
before the opening session. 
Applicants must verify that their application is complete using the checklist (Section 7 of Part B of the 
grant application form). Incomplete applications may be rejected.
 
2.2.7. 
Deadline for submission of Full Application forms 
EIDHR 136-452 Elections Guidelines 

The  deadline  for the submission  of  applications  will  be  indicated  in  the letter sent to the applicants  whose 
application has been pre-selected.  
However, for reasons of administrative efficiency, the Contracting Authority may reject any application sent 
in due time but received after the date of approval of the evaluation report for full applications (see indicative 
calendar under Section 2.5.2 
2.2.8. 
Further information about Full Application forms 
Questions may be sent by e-mail no later than 21 days before the deadline for the submission of applications 
to the addresses listed below, indicating clearly the reference of the Call for Proposals: 
xxxxxxxxx.xxxxxxx@xxxx.xxxxxx.xx 
xxxxxxxxxxxxxx.xxxxxx@xxxx.xxxxxx.xx, 
The Contracting Authority has no obligation to provide clarifications to questions received after this date. 
Replies will be given no later than 11 days before the deadline for the submission of applications.  
To  ensure  equal  treatment  of  applicants,  the  Contracting  Authority  cannot  give  a  prior  opinion  on  the 
eligibility of applicants, affiliated entity(ies), or an action. 
No  individual  replies  will  be  given  to  questions.    All  questions  and  answers  as  well  as  other  important 
notices  to  applicants  during  the  course  of  the  evaluation  procedure,  will  be  published  on  the  website 
https://webgate.ec.europa.eu/europeaid/online-services/index.cfm?do=publi.welcome  [<other  websites>].  It 
is  therefore  advisable  to  consult  the  abovementioned  website  regularly  in  order  to  be  informed  of  the 
questions and answers published. 
2.3.  EVALUATION AND SELECTION OF APPLICATIONS 
Applications  will  be  examined  and  evaluated  by  the  Contracting  Authority  with  the  possible  assistance  of 
external assessors. All actions submitted by applicants will be assessed according to the following steps and 
criteria. 
If  the  examination  of  the  application  reveals  that  the  proposed  action  does  not  meet  the  eligibility  criteria 
stated in paragraph 2.1, the application will be rejected on this sole basis. 
EIDHR 136-452 Elections Guidelines 

(1)  STEP 1:  OPENING & ADMINISTRATIVE CHECKS AND CONCEPT NOTE 
EVALUATION 
The following will be assessed: 
•  Compliance  with  the  submission  deadline.  If  the  deadline  has  not  been  met,  the  application  will 
automatically be rejected. 
•  The  Concept Note satisfies all the criteria specified in points 1-5 of the Checklist : Section 2 of Part 
A of the grant application form). If any of the requested information is missing or is incorrect, the 
application may be rejected on that sole basis and the application will not be evaluated further. 
The Concept Notes that pass the first administrative check will be evaluated on the relevance and design of 
the proposed action. 
The Concept Note will receive an overall score out of 50 using the breakdown in the evaluation grid below. 
The evaluation will also check on compliance with the instructions on the Concept Note, which can be found 
in Part A of the Application Form. 
The  evaluation  criteria  are  divided  into  headings  and  subheadings.  Each  subheading  will  be  given  a  score 
between 1 and 5 as follows: 1 = very poor; 2 = poor; 3 = adequate; 4 = good; 5 = very good. 
 
Scores 
1. Relevance of the action 
Sub-score 
30 
1.1 How relevant is the proposal to the objectives and priorities of the Call for Proposals?* 
5x2** 
 
1.2  How  relevant  to  the  particular  needs  and  constraints  of  the  target  country(ies)  or 
5x2* 
 
region(s) is the proposal (including synergy with other EU initiatives and avoidance of 
duplication)? 
1.3  How  clearly  defined  and  strategically  chosen  are  those  involved  (final  beneficiaries, 

 
target  groups)?  Have  their needs  been  clearly  defined  and  does  the  proposal  address 
them appropriately? 
1.4  Does  the  proposal  contain  specific  added-value  elements,  such  as  environmental 

 
issues,  promotion  of  gender  equality  and  equal  opportunities,  needs  of  disabled 
people, rights of minorities and rights of indigenous peoples, or innovation and best 
practices  
Additional elements to be considered 
•  implement piloting and innovative initiatives with the potential of replication 
on a greater scale; 
•  Encourage different types of partnership between more and less experienced 
NGOs and CBOs to facilitate capacity spin-offs;  
•  Where possible, strengthen CSOs' intervention in the dialogue process with   
Independent  Constitutional  Bodies  ,  media,  traditional  and  religious  leader, 
National Peace Council and local authorities. 
 
2. Design of the action 
Sub-score 
20 
EIDHR 136-452 Elections Guidelines 

2.1 How coherent is the overall design of the action?  
5x2** 
 
In  particular,  does  it  reflect  the  analysis  of  the  problems  involved,  take  into  account 
external factors and relevant stakeholders?  
2.2 Is the action feasible and consistent in relation to the objectives and expected results? 
5x2** 
TOTAL SCORE 
 
50 
* Note: A score of 5 (very good) will only be allocated if the proposal specifically addresses more than the 
required minimum number of priorities as indicated in Section 1.2 (Objectives of the programme) of these 
guidelines. 
**these scores are multiplied by 2 because of their importance 
Once  all  Concept  Notes  have  been  assessed,  a  list  will  be  drawn  up  with  the  proposed  actions  ranked 
according to their total score.  
Firstly, only the Concept Notes with a score of at least 30 will be considered for pre-selection.  
Secondly,  the  number  of  Concept  Notes  will  be  reduced,  taking  account  of  the  ranking,  to  the  number  of 
Concept  Notes  whose  total  aggregate  amount  of  requested  contributions  is  equal  to  200%  of  the  available 
budget for this Call for Proposals. The amount of requested contributions of each concept note will be based 
on the indicative financial envelopes for each lot. 
After the evaluation of Concept Notes, the Contracting Authority will send letters to all applicants, indicating 
whether their application was submitted by the deadline, informing them of the reference number they have 
been allocated, whether the Concept Note was evaluated and the results of that evaluation.  The pre-selected 
applicants will subsequently be invited to submit full applications.
EIDHR 136-452 Elections Guidelines 

STEP 2: EVALUATION OF THE FULL APPLICATION  
Firstly, the following will be assessed: 
•  Compliance  with  the  submission  deadline.  If  the  deadline  has  not  been  met,  the  application  will 
automatically be rejected. 
•  The full application form satisfies all the criteria specified in points 1-9 of the Checklist (Section 7 of 
Part B of the grant application form). If any of the requested information is missing or is incorrect, 
the application may be rejected on that sole basis and the application will not be evaluated further. 
The quality of the applications, including the proposed budget and capacity of the applicants and affiliated 
entity(ies), will be evaluated using the evaluation criteria in the evaluation grid below. There are two types of 
evaluation criteria: selection and award criteria. 
The selection criteria help to evaluate the applicant(s)'s and affiliated entity(ies)'s operational capacity and 
the applicant's financial capacity and to ensure that they: 
•  have  stable  and  sufficient  sources  of  finance  to  maintain  their  activity  throughout  the  proposed 
action and, where appropriate, to participate in its funding; 
•  have the management capacity, professional competencies and qualifications required to successfully 
complete the proposed action. This also applies to any affiliated entity(ies) of the applicants. 
The award criteria help to evaluate the quality of the applications in relation to the objectives and priorities, 
and to award grants to projects which maximise the overall effectiveness of the Call for Proposals. They help 
to select applications which the Contracting Authority can be confident will comply with its objectives and 
priorities.  They  cover  the  relevance  of  the  action,  its  consistency  with  the  objectives  of  the  Call  for 
Proposals, quality, expected impact, sustainability and cost-effectiveness. 
Scoring: 
The evaluation grid is divided into sections and subsections. Each subsection will be given a score between 1 
and 5 as follows: 1 = very poor; 2 = poor; 3 = adequate; 4 = good; 5 = very good.  
Evaluation Grid 
Maximum 
Section 
Score 
1. Financial and operational capacity 
20 
1.1 Do the applicants and, if applicable, their affiliated entity(ies) have sufficient experience 

of project management?  
1.2  Do  the  applicants  and,  if  applicable,  their  affiliated  entity(ies)  have  sufficient  technical 

expertise? (especially knowledge of the issues to be addressed) 
1.3 Do the applicants and, if applicable, their affiliated entity(ies) have sufficient 

management capacity?  
(Including staff, equipment and ability to handle the budget for the action)? 
1.4 Does the lead applicant have stable and sufficient sources of finance? 

2. Relevance of the action 
30 
Score transferred from the Concept Note evaluation 
 
EIDHR 136-452 Elections Guidelines 

3. Effectiveness and feasibility of the action 
20 
3.1 Are the activities proposed appropriate, practical, and consistent with the objectives and 

expected results? 
3.2 Is the action plan clear and feasible? 

3.3 Does the proposal contain objectively verifiable indicators for the outcome of the action? 

Is any evaluation planned? 
3.4 Is the co-applicant(s)'s and affiliated entity(ies)'s level of involvement and participation in 

the action satisfactory? 
4. Sustainability of the action  
15 
4.1 Is the action likely to have a tangible impact on its target groups? 

4.2  Is  the  proposal  likely  to  have  multiplier  effects?  (Including  scope  for  replication, 

extension and information sharing.) 
4.3 Are the expected results of the proposed action sustainable?: 

- financially (how will the activities be financed after the funding ends?) 
- institutionally (will structures allowing the activities to continue be in place at the end 
of the action? Will there be local ‘ownership’ of the results of the action?) 
-  at  policy  level  (where  applicable)  (what  will  be  the  structural impact  of  the  action  — 
e.g. will it lead to improved legislation, codes of conduct, methods, etc?) 
- environmentally (if applicable) (will the action have a negative/positive environmental 
impact?) 
5. Budget and cost-effectiveness of the action 
15 
5.1 Are the activities appropriately reflected in the budget? 
/ 5 
5.2 Is the ratio between the estimated costs and the expected results satisfactory? 
/ 10 
Maximum total score 
100 
Note on section 1. Financial and operational capacity 
If the total score for section 1 is less than 12 points, the application will be rejected. If the score for at least 
one of the subsections under section 1 is 1, the application will also be rejected. 
Provisional selection 
After  the  evaluation,  a  table  will  be  drawn  up  listing  the  applications  ranked  according  to  their  score  and 
within  the  limits  of  the  funds  available.  In  addition,  a  reserve  list  will  be  drawn  up  following  the  same 
criteria to be used if more funds should become available during the validity period of the reserve list. 
EIDHR 136-452 Elections Guidelines 

(2)  STEP 3:  VERIFICATION OF ELIGIBILITY OF THE APPLICANTS AND 
AFFILIATED ENTITY(IES) 
The eligibility verification, based on the supporting documents requested by the Contracting Authority (see 
Section 2.4) will only be performed for the applications that have been provisionally selected according to 
their score and within the available financial envelope.  
•  The  Declaration  by  the  applicant  (Section  8  of  Part  B  the  grant  application  form)  will  be  cross-
checked  with  the  supporting  documents  provided  by  the  applicant.  Any  missing  supporting 
document  or  any  incoherence  between  the  Declaration  by  the  applicant  and  the  supporting 
documents may lead to the rejection of the application on that sole basis.  
•  The eligibility of applicants, the affiliated entity(ies), and the action will be verified according to the 
criteria set out in Sections 2.1.1, 2.1.2 and 2.1.3. 
Any  rejected  application  will  be  replaced  by  the  next  best  placed  application  on  the  reserve  list  that  falls 
within the available financial envelope. 
EIDHR 136-452 Elections Guidelines 

2.4.  SUBMISSION OF SUPPORTING DOCUMENTS FOR PROVISIONALLY SELECTED APPLICATIONS  
An applicant that has been provisionally selected or placed on the reserve list will be informed in writing by 
the  Contracting  Authority.  It  will  be  requested  to  supply  the  following  documents  in  order  to  allow  the 
Contracting Authority to verify the eligibility of the applicant, (if any) of the co-applicant(s) and (if any) of 
their affiliated entity(ies)9: 
Supporting documents may/must be provided through PADOR, see Section 2.2 
1.  The statutes or articles of association of the applicant, (if any) of each co-applicant(s) and (if any) of 
each affiliated entity(ies)10. Where the Contracting Authority has recognised the applicant’s, or the co-
applicant(s)’s, or their affiliated entity(ies)’s eligibility for another call for proposals under the same 
budget  line  within  2  years  before  the  deadline  for  receipt  of  applications,  it  should  be  submitted, 
instead of the  statutes or articles of association, a copy of the document proving their eligibility in a 
former  Call  (e.g.  a  copy  of  the  special  conditions  of  a  grant  contract  received  during  the  reference 
period), unless a change in legal status has occurred in the meantime11.  This obligation does not apply 
to  international  organisations  which  have  signed  a  framework  agreement  with  the  European 
Commission.   
2.  An external audit report produced by an approved auditor, certifying the applicant's accounts for the 
last financial year available where the total amount of the grant exceeds EUR 750 000 (EUR 100 000 
for an operating grant). The external audit report is not required from (if any) the co-applicant(s)). 
3.  A copy of the applicant’s latest accounts (the profit and loss account and the balance sheet for the last 
financial  year  for  which  the  accounts  have  been  closed)12.  A  copy  of  the  latest  account  is  neither 
required from (if any) the co-applicant(s) nor from (if any) affiliated entity(ies)). 
4.  Legal  entity  sheet  (see  annex  D  of  these  Guidelines)  duly  completed  and  signed  by  each  of  the 
applicants  (i,e  by  the  applicant  and  (if  any)  by  each  co-applicant(s),  accompanied  by  the  justifying 
documents  requested  there.  If  the  applicants  have  already  signed  a  contract  with  the  Contracting 
Authority, instead of the legal entity sheet and supporting documents, the legal entity number may be 
provided, unless a change in legal status occurred in the meantime. 
5.  A  financial  identification  form  of  the  applicant  (not  from  co-applicant(s))  conforming  to  the  model 
attached at Annex E of these Guidelines, certified by the bank to which the payments will be made. 
This  bank  should  be  located  in  the  country  where  the  applicant  is  established.  If  the  applicant  has 
already  submitted  a  financial  identification  form  in  the  past  for  a  contract  where  the  European 
Commission was in charge of the payments and intends to use the same bank account, a copy of the 
previous financial identification form may be provided instead. 
Where the requested supporting documents are not uploaded in PADOR they must be supplied in the form of 
originals,  photocopies  or  scanned  versions  (i.e.  showing  legible  stamps,  signatures  and  dates)  of  the  said 
originals. However, the Legal entity sheet and the financial identification form must always be submitted in 
original. 
                                                     
9  No supporting document will be requested for applications for a grant not exceeding EUR 60000. 
10  Where the applicant and/or a co-applicant(s) and or an affiliated entity(ies) is a public body created by a law, a copy 
of the said law must be provided. 
11  To be inserted only where the eligibility conditions have not changed from one call for proposals to the other. 
12  This obligation does not apply to natural persons who have received a scholarship or that are in most need in receipt 
of direct support, nor to public bodies and to international organisations. It does not apply either when the accounts 
are in practice the same documents as the external audit report already provided pursuant to Section 2.4.2.  
EIDHR 136-452 Elections Guidelines 

Where such documents are not in one of the official languages of the European Union or in the language of 
the  country  where  the  action  is  implemented,  a  translation  into  of  the  relevant  parts  of  these  documents 
proving the applicant(s)'s eligibility, must be attached for the purpose of analysing the application. 
Where these documents are in an official language of the European Union other than the language of the call 
for proposals  it is strongly recommended, in order to facilitate the evaluation, to provide a translation of the 
relevant  parts  of  the  documents,  proving  the  applicants'  eligibility,  into    the  language  of  the  call  for 
proposals. 
If the abovementioned supporting documents are not provided before the deadline indicated in the request for 
supporting documents sent to the applicant by the Contracting Authority, the application may be rejected. 
After verifying the supporting documents, the Evaluation Committee will make  a final recommendation to 
the Contracting Authority, which will decide on the award of grants. 
NB :  In  the  eventuality  that  the  Contracting  Authority  is  not  satisfied  with  the  strength,  solidity,  and 
guarantee  offered by  the  structural link  between one of  the  applicants  and its  affiliated  entity,  it can 
require the submission of the missing documents allowing for its conversion into co-applicant. If all 
the missing documents for co-applicants are submitted, and provided all necessary eligibility criteria 
are fulfilled, the above mentioned entity becomes a co-applicant for all purposes. The applicant has to 
submit the application form revised accordingly. 
2.5.  NOTIFICATION OF THE CONTRACTING AUTHORITY’S DECISION 
2.5.1.  Content of the decision 
The  applicants  will  be  informed  in  writing  of  the  Contracting  Authority’s  decision  concerning  their 
application and, if rejected, the reasons for the negative decision.  
An  applicant  believing  that  it  has  been  harmed  by  an  error  or  irregularity  during  the  award  process  may 
lodge a complaint. See further Section 2.4.15 of the Practical Guide.  
2.5.2.  Indicative timetable  
 
 
DATE 
TIME* 
Information meeting (if any) 
14th  January  2014 
10:00 AM  
Deadline for requesting any clarifications from 
22nd January  2015   
  
the Contracting Authority 
Last date on which clarifications are issued by 
2nd February 2015 
 
the Contracting Authority 
Deadline for submission of: Concept Notes 
13th  February 2015  
15:00  
Information to applicants on opening, 
 5th   March   2015* 

administrative checks and concept note 
evaluation  (Step 1) 

Invitations to submit Full Application Form 
20th  March 2015* 

 
 
EIDHR 136-452 Elections Guidelines 

Deadline for submission of Full Application 
7th May 2015* 
 
Form 
 
Information to applicants on the evaluation of 
3rd  June 2015*  
 
the Full Application Form (Step 2)13 
Notification of award (after the eligibility 
25th   June 2015 * 

check) (Step 3) 
Contract signature14 
25 July  2015* 

*Provisional date. All times are in the time zone of the country of the Contracting Authority. 
This indicative timetable may be updated by the Contracting Authority during the procedure. In such cases, 
the updated timetable will be published on the EuropeAid web site 
 
https://webgate.ec.europa.eu/europeaid/online-services/index.cfm?do=publi.welcome  
Delegation website: 
http://eeas.europa.eu/delegations/ghana/index_en.htm 
2.6.  CONDITIONS FOR IMPLEMENTATION AFTER THE CONTRACTING AUTHORITY’S DECISION TO 
AWARD A GRANT 
Following  the  decision  to  award  a  grant,  the  Beneficiary(ies)  will  be  offered  a  contract  based  on  the 
Contracting Authority’s grant contract (see Annex G of these Guidelines15). By signing the application form 
(Annex A of these Guidelines), the applicants agree, if awarded a grant, to accept the contractual conditions 
of the standard grant contract.  
Implementation contracts 
Where  implementation  of  the  action  requires  the  Beneficiary(ies)  and  its  affiliated  entity(ies)  (if  any)  to 
award procurement contracts, those contracts must be awarded in accordance with Annex IV to the standard 
grant contract. 
2.7.  EARLY WARNING SYSTEM AND CENTRAL EXCLUSION DATABASE  
The  applicants  and,  if  they  are  legal  entities,  the  persons  who  have  powers  of  representation,  decision-
making or control over them, are informed that, should they be in one of the situations mentioned in: 
                                                     
13 Note that according to the financial regulation, in direct management, applicants must be notified the outcome of the 
evaluation of their applications within 6 months following the submission deadline of the full application. This time-
limit  may  be  exceeded  in  exceptional  cases,  in  particular  for  complex  actions  (including  Multi-beneficiary  calls), 
large number of proposals or in case of delays attributable to the applicants.  
14  Note  that  according  to  the  financial  regulation,  in  direct  management  the  grant  contract  must  be  signed  within  3 
months  following the notification of the award decision. This time-limit  may be exceeded in exceptional cases, in 
particular  for  complex  actions  (including  Multi-beneficiary  calls),  large  number  of  proposals  or  in  case  of  delays 
attributable to the applicants  
15  Complemented  by  the  provisions  in  Annex  e3h11  where  at  least  one  of  the  beneficiaries  is  an  international 
organisation.  
EIDHR 136-452 Elections Guidelines 


Commission Decision of 16.12.2008 on the Early Warning System (EWS) for the use of authorising 
officers of the Commission and the executive agencies (OJ, L 344, 20.12.2008, p.125) or 

Commission  Regulation  of  17.12.2008  on  the  Central  Exclusion  Database  (CED)  (OJ  L344, 
20.12.2008, p.12), 
their personal details (name, given name (if natural person), address, legal form and name and given name of 
the persons with powers of representation, decision-making or control (if legal person)) may be registered in 
the  EWS  only  or  both  in  the  EWS  and  CED,  and  communicated  to  the  persons  and  entities  listed  in  the 
above-mentioned Decision and Regulation, in relation to the award or the execution of a grant agreement or 
decision.]  
EIDHR 136-452 Elections Guidelines 

3. 
LIST OF ANNEXES 
DOCUMENTS TO BE COMPLETED 
Annex A: 
Grant Application Form (Word format) 
Annex B: 
Budget (Excel format) 
Annex C: 
Logical Framework (Excel format) 
Annex D: 
Legal Entity Sheet16 
Annex E: 
Financial identification form 
Annex F: 
PADOR off Line Form17  
 
DOCUMENTS FOR INFORMATION 
Annex G: 
Standard Grant Contract 
- Annex II: 
General conditions  
- Annex IV:  contract award procedures 
- Annex V: 
standard request for payment 
- Annex VI:  model narrative and financial report 
-Annex VII:  model report of factual findings and terms of reference for an expenditure verification of 
an EU financed grant contract for external action 
-Annex VIII:  model financial guarantee 
-Annex IX: 
standard template for transfer of ownership of assets 
 
 
Annex H: 
Daily allowance rates (Per diem), available at the following address: 
http://ec.europa.eu/europeaid/funding/about-calls-tender/procedures-and-practical-guide-
prag/diems_en 
Annex K: 
Guidelines and Checklist for assessing Budget and Simplified cost options. 
ANNEX J:  Information on the tax regime applicable to grant contracts signed under the call. 
Useful links: 
Project Cycle Management Guidelines http://ec.europa.eu/europeaid/aid-delivery-methods-project-cycle-
management-guidelines-vol-1_en   
The implementation of grant contracts - A Users' Guide: 
http://ec.europa.eu/europeaid/companion/welcome.do?locale=en  
Financial Toolkit 
 
http://ec.europa.eu/europeaid/financial-management-toolkit-recipients-eu-funds-external-actions_en 
                                                     
16  Only applicable where the European Commission is the Contracting Authority or will make the payments under the 
contracts to be signed. 
17  http://ec.europa.eu/europeaid/pador-line-form_en.  Only applicable in calls under direct management where 
PADOR is used. 
EIDHR 136-452 Elections Guidelines