Ceci est une version HTML d'une pièce jointe de la demande d'accès à l'information 'Documents relating to stakeholder contacts on EU investment policy'.



 
Ref. Ares(2017)4070668 - 17/08/2017
EUROPEAN COMMISSION 
Directorate-General for Trade 
 
 
  The Director General 
 
Brussels,  
B2/OBP/sc (2017) 4290007   
By registered letter with acknowledgment  
of receipt 
 
Ms Pia Eberhardt  
c/o Corporate Europe Observatory 
Rue d'Edimbourg 26 
1050 Brussels 
Belgium 
 
Advance copy by email: 

 
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx 
Subject: 
Your applications for access to documents – Ref. GestDem 2017/3510 
Dear Ms Eberhardt, 
I  refer  to  your  request  for  access  to  documents  under  Regulation  (EC)  No.  1049/20011 
("Regulation 1049/2001")  dated  7 June  2017 and registered on the same date under the 
above-mentioned reference number. 
Please  accept  our  apologies  for  the  delay  in  providing  you  with  this  reply,  which  is 
mainly  due  to  a  high  number  of  simultaneous  and  complex  requests  for  access  to 
documents  being  dealt  with  by  the  Directorate  General  for  Trade  of  the  European 
Commission (DG Trade). 
1. 
SCOPE OF YOUR REQUEST 
In your application you seek access to the following documents:  
"1)  a  list  of  meetings  of  DG  Trade  officials  and/or  representatives  (including  the 
Commissioner  and  her  Cabinet)  and  representatives  of  individual  companies  and/or 
industry  federations  such  as  BusinessEurope,  the  European  Services  Forum  (ESF),  the 
Federation  of  German  Industries  (BDI)  and/or  law  firms  such  as  Freshfields,  White  & 
Case,  Herbert  Smith  and  Sidley,  in  which  the  EU's  foreign  investment  policy  was 
discussed (since October 2015); 

2) minutes and other reports of these meetings; 
3)  all  correspondence  (including  emails)  between  DG  Trade  officials  and/or 
representatives  (including  the  Commissioner  and  her  Cabinet)  and  representatives  of 

                                                 
1  
Regulation  (EC)  No  1049/2001  of the European  Parliament and of the Council of 20 May 2001 
regarding public access to European Parliament, Council and Commission documents, OJ L 145, 
31.5.2001, p. 43. 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 

companies,  business  associations  and  law  firms,  in  which  the  EU's  foreign  investment 
policy was discussed (since October 2015)
" (emphasis added). 
Following  two  exchanges  of  emails  pursuant  to  Article  6(2)  of  Regulation  1049/2001 
aiming  to  better  define  the  scope  of  your  request,  you  explained  that  the  term  "EU 
foreign investment policy" means: 
"*  EU  negotiations  of  investment  protection  provisions  with  the  US,  Canada,  Japan
ChinaASEAN countriesMexicoMercosur, and India 

* the EU proposal for a Multilateral Investment Court (excluding documents, which the 
Commission will publish anyways in the context of the results of the consultation on the 
issue) 

* the EU's role in the Energy Charter Treaty (ECT)" (emphasis added). 
We would like to share with you 21 documents that fall within the scope of your request 
and which concern meetings and exchanges of correspondence with the above-mentioned 
companies: 
(1) 
an email from BusinessEurope to the Director General of DG Trade dated 8 
October 2015 (Ares(2017)3772135) ("Document 1"); 
(2) 
the  report  of  a  meeting  with  Telenor  held  on  13  October  2015 
(Ares(2017)3710773) ("Document 2"); 
(3) 
an email from BusinessEurope to the Director General of DG Trade dated 23 
October  2015  enclosing the  confederation's  position  paper  on  the  European 
Commission's  proposal  on  an  Investment  Court  System  (Ares(2015) 
5415143("Document 3");2 
(4) 
a reply letter by DG Trade to the European Union Chamber of Commerce in 
China (EUCCC) dated 4 November 2015 (Ares(2015)4897117) ("Document 
4
");3 
(5) 
the  report  of  a  meeting  with  Heineken  held  on  29  January  2016 
(Ares(2017)3711260) ("Document 5");  
(6) 
an  email  exchange  between  DG  Trade  officials  and  the  European 
Automobile  Manufacturers'  Association  (ACEA)  dated  2-3  February  2016 
(Ares(2017)3711549) ("Document 6"); 
(7) 
the  report  of  a  meeting  with  BusinessEurope  held  on  2  March  2016 
(Ares(2016)1099040) ("Document 7"); 
(8) 
the report of a meeting with the European Centre of Employers (CEEP) held 
on 3 June 2016 (Ares(2016)2609548) ("Document 8"); 
                                                 
2  
The position paper is available at 
https://www.businesseurope.eu/sites/buseur/files/media/position_papers/rex/2015-10-
23_assessment_of_commission_proposal_on_a_new_investment_court_system.pdf 
 
3  
The  original  letter  by  EUCCC  dated  September  2016  –  thus  outside  the  scope  of  your  current 
request –  was  fully  disclosed  to  you  on 4  March 2016  in  reply  to  your application  for  access  to 
documents request Ref. GestDem No. 2015/5130. 


(9) 
the  report  of  a  meeting  with  the  European  Association  of  Automotive 
Suppliers (CLEPA) held on 9 June 2016 (Ares(2017)3712001) ("Document 
9
"); 
(10) 
the report of a meeting with European Services Forum (ESF) held on 14 July 
2016 (Ares(2016)5299715) ("Document 10");4 
(11) 
an email exchange between DG Trade officials and the European Ships and 
Maritime  Equipment  Association  (SEA  Europe)  dated  26-27  July  2016 
(Ares(2017)3712792) ("Document 11"); 
(12) 
the  report  of  a  seminar  organised  by  BusinessEurope,  the  EU-China 
Chamber  of  Commerce  and  the  EU-China  Business  Association  on  19 
September 2016 (Ares(2017)3713080) ("Document 12"); 
(13) 
the  report  of  a  meeting  with  SEA  Europe  held  on  20  September  2016 
(Ares(2016)5729207) ("Document 13");5 
(14) 
an  email  exchange  between  DG  Trade  officials  and  the  European  Lighting 
Industry  Association  (LightingEurope)  dated  26-30  September  2016 
(Ares(2017)3713302) ("Document 14");6 
(15) 
the  report  of  a  meeting  with  the  European  Rail  Industry  Association 
(UNIFE) held on 13 October 2016 (Ares(2017)3714685) ("Document 15"); 
(16) 
the report of a meeting with the German-Chinese Lawyers Association held 
on 28 October 2016 (Ares(2017)3715482) ("Document 16"); 
(17) 
the  report  of  a  meeting  with  BusinessEurope  held  on  14  November  2016 
(Ares(2016)6435856) ("Document 17"); 
(18) 
the  report  of  a  meeting  with  BusinessEurope  held  on  5  December  2016 
(Ares(2016)808460) ("Document 18") 
(19) 
the  report  of  a  meeting  with  the  EU  Chamber  of  Commerce  in  China 
(EUCCC)'s  investment  working  group  held  on  8  February  2017 
(Ares(2017)808460) ("Document 19"); 
(20) 
a  letter  by  EUROCHAMBERS  to  the  EU  Commissioner  for  Trade  Cecilia 
Malmström dated 21 March 2017 (Ares(2017)1517815) ("Document 20"); 
(21) 
the reply to the abovementioned letter by the Trade Commissioner dated 10 
April 2017 (Ares(2017)1894609) ("Document 21").  
                                                 
4  
In accordance with the Code of Good Administrative Behavior (see below footnote 7) , please note 
that the letter  mentioned in the report is out of scope as it does not refer to the EU's investment 
protection  negotiations  but  to  the  local  content  requirements  challenges  faced  by  the  European 
industry association when operating in emerging markets.  
5  
In accordance with the Code of Good Administrative Behavior, please be informed that the Facts 
& Figures sheet
 mentioned in the report was not enclosed to the report.  
6  
In  accordance  with  the  Code  of  Good  Administrative  Behavior,  please  note  that  the  meeting 
mentioned  in  the  abovementioned  email  exchange  did  not  relate  to  "the  EU's  negotiations  of 
investment protection provisions".  


A  list  of  these  documents  is  enclosed  in  Annex  I.  Furthermore,  a  list  of  meetings  has 
been  created  for  the  purpose  of  your  request  and  provided  in  Annex  II  to  this  letter. 
Please  note,  however,  that  Regulation  1049/2001  applies  only  to  documents  held  by 
European  Institutions  and  does  not  require  the  latter  to  create  new  documents  for  the 
purpose  of  an  access  to  documents  request.  We  therefore  prepared  the  abovementioned 
list of meetings as an act of courtesy because its creation did not require disproportionate 
resources and in accordance with the Code of Good Administrative Behaviour.7  
2. 
ASSESSMENT AND CONCLUSIONS UNDER REGULATION 1049/2001 
In accordance with settled case law8, when an institution is asked to disclose a document, it 
must assess, in each individual case, whether that document falls within the exceptions to 
the right of public access to documents set out in Article 4 of Regulation 1049/2001. Such 
assessment  is  carried  out  in  a  multi-step  approach.  First,  the  institution  must  satisfy  itself 
that  the  document  relates  to  one  of  the  exceptions,  and  if  so,  decide  which  parts  of  it  are 
covered by that exception. Second, it must examine whether disclosure of the parts of the 
document in question pose a "reasonably foreseeable and not purely hypothetical" risk of 
undermining  the  protection  of  the  interest  covered  by  the  exception.  Third,  if  it  takes  the 
view that disclosure would undermine the protection of any of the interests defined under 
Articles  4(2)  and  4(3)  of  Regulation  1049/2001,  the  institution  is  required  "to  ascertain 
whether there is any overriding public interest justifying disclosure
"9. 
In view of the objectives pursued by Regulation 1049/2001, notably to give the public the 
widest  possible  right  of  access  to  documents10,  "the  exceptions  to  that  right  […]  must  be 
interpreted and applied strictly
"11. 
Having carefully examined the documents that you requested in light of the applicable legal 
framework,  we  are  pleased  to  inform  you  that  a  partial  release  can  be  granted  to 
Documents 1 – 21. Copies of these documents are enclosed.  
In particular, as regards Documents 13479 – 16 and 18 – 21 only names and other 
personal date have been removed pursuant to Article 4.1(b) of Regulation 1049/2001 and 
in  accordance  with  Regulation  (EC)  No.  45/200112  ("Regulation  45/2001").  Hence,  the 
main content of these documents is accessible.  
In  documents  8  and  17,  in  addition  to  personal  data,  other  information  was  redacted 
pursuant to Article 4.1(a) third indent of Regulation 1049/2001 (protection of the public 
interest as regards international relations).  
                                                 
7    
https://ec.europa.eu/info/sites/info/files/code-of-good-administrative-behaviour_en.pdf 
8  
Judgment  in  Sweden  and  Maurizio  Turco  v  Council,  Joined  cases  C-39/05  P  and  C-52/05  P, 
EU:C:2008:374, paragraph 35. 
 
Id.,  paragraphs  37-43.  See  also  judgment  in  Council  v  Sophie  in’t  Veld,  C-350/12  P, 
EU:C:2014:2039, paragraphs 52 and 64. 
10  
Regulation (EC) No 1049/2001, recital (4). 
11  
Judgment in Sweden v Commission, C-64/05 P, EU:C:2007:802, paragraph 66. 
12  
Regulation (EC) No 45/2001 of the European Parliament and the of the Council of 18 December 
2000  on  the  protection  of  individuals  with  regard  to  the  processing  of  personal  data  by  the 
Community institutions and bodies and on the free movement of such data, OJ L 8, 12.1.2001, p. 
1. 


In  documents  2,  5  and  6,  further  information  was  redacted  pursuant  to  Article  4.2  first 
indent of Regulation 1049/2001 (commercial interests). 
The  reasons  justifying  the  application  of  the  abovementioned  exceptions  are  set  out 
below in Sections 2.1 to 2.3. Section 3 contains an assessment of whether there exists an 
overriding public interest in the disclosure.  
2.1.  Protection of international relations (Documents 8 and 17) 
Article 4.1(a) third indent of Regulation 1049/2001 provides that "[t]he institutions shall 
refuse  access  to  a  document  where  disclosure  would  undermine  the  protection  of:  the 
public interest as regards: 
[…] international relations." 
The Court of Justice has acknowledged that the institutions enjoy "a wide discretion for 
the  purpose  of  determining  whether  the  disclosure  of  documents  relating  to  the  fields 
covered by 
[the] exceptions [under Article 4.1(a)] could undermine the public interest".13 
More specifically, the General Court has stated that "it is possible that the disclosure of 
European  Union positions  in  international negotiations  could  damage the protection of 
the public interest as regards international relations
" and "have a negative effect on the 
negotiating position of the European Union
" as well as "reveal, indirectly, those of other 
parties to the negotiations
".  
A sentence has been removed from Document 8 as it contains an internal assessment of 
specific  aspects  of  negotiations  with  the  United  States  of  America.  While  these 
negotiations have now come to a pause, the public disclosure of this information would 
jeopardise the results achieved so far and negatively influence further discussions on the 
same matter. This would undermine the position of the EU in international negotiations, 
thus ultimately affecting their final outcome.  
Three  sentences  have  been  removed  from  Document  17.  These  sentences  contain  the 
views,  positions,  concerns  and  priorities  of  stakeholders  regarding  the  subject  of  the 
Multilateral Investment Court, and the reaction of the Commission to the specific issues 
discussed during the meeting. 
While  the  objective  to  establish  a  Multilateral  Investment  Court  is  embedded  in  the 
Commission’s  Trade  for  All  Communication  and  mentioned  in  the  EU-Canada 
Comprehensive  Economic  Trade  Agreement  (CETA)  and  the  EU-Vietnam  Free  Trade 
Agreement,  the  discussion  with  trading  partners  on  the  setting  up  of  such  court  are 
currently in a preliminary exploratory phase and no formal negotiations have started yet. 
The  Commission  is  also  currently  seeking  input  from  a  wide  range  of  stakeholders, 
including in the context of a public consultation,14 and engaging in talks and exchange of 
views with trading partners on this project both in bilateral and multilateral settings. The 
position  of  the  EU  in  this  context  has  not  yet  been  entirely  established  and  is  still  the 
subject of internal discussion with other institutional actors. Its definition will depend on 
a wide range of factors, including the position of Member States and of other institutional 
partners, as  well  as  the  input  of  external  stakeholders,  and it  may  evolve  in  function  of 
how the discussions with other trading partners progress.  
In  such  specific  circumstances,  fully  releasing  internal  documents  which  set  out  the 
preliminary thinking of the Commission and external stakeholders on a matter on which 
                                                 
13  
Judgment in Council v Sophie in’t Veld, C-350/12 P, EU:C:2014:2039, paragraph 63. 
14  
See at http://trade.ec.europa.eu/doclib/press/index.cfm?id=1610.  


formal  negotiations  have  not  yet  started,  would  weaken  the  position  of  the  EU,  its 
strategic interests and its negotiating capacity in the future. In particular, if disclosed this 
information  would  reduce  the  margin  of  manoeuvre  of  the  EU  and  be  exploited  by  our 
trading  partners  to  support  certain  positions  or  extract  specific  concessions  in  this  and 
other ongoing and future negotiations, thereby undermining the EU strategic interests and 
the  interest  of  its  citizens.  Indeed,  the  success  of  the  future  negotiations  depends  to  a 
large extent on the protection of objectives, tactics and fall-back positions of the parties 
involved,  and  on  the  possibility  for  the  EU  to  retain  the  necessary  space  to  shape  and 
adjust its tactics,  options,  concessions and proposals in  function  of how the discussions 
evolve.  
On this basis, parts of the abovementioned Document 17 are withheld as their disclosure 
at the current stage of the multilateral discussions concerning the Multilateral Investment 
Court would weaken the future position of the EU, and thus  undermine in a reasonably 
foreseeable manner the protection of the public interest as regards international relations. 
2.2.  Protection of the privacy and the integrity of the individual (Documents 1 
– 21) 
Article  4.1(b)  of  Regulation  1049/2001  provides  that  "[t]he  institutions  shall  refuse 
access to a document where disclosure would undermine the protection of: 
[…] privacy 
and  the  integrity  of  the  individual,  in  particular  in  accordance  with  Community 
legislation regarding the protection of personal data
". 
The Court of Justice has ruled that "where an application based on Regulation 1049/2001 
seeks  to  obtain  access  to  documents  containing  personal  data  
[…]  the  provisions  of 
Regulation 45/2001, of which Articles 8(b) and 18 constitute essential provisions, become 
applicable in their entirety
".15 
Article  2(a)  of  Regulation  45/2001  provides  that  "'personal  data'  shall  mean  any 
information  relating  to  an  identified  or  identifiable  natural  person  
[…]".  The  Court  of 
Justice has confirmed that "there is no reason of principle to justify excluding activities of a 
professional  
[…]  nature  from  the  notion  of  'private  life'"16  and  that  "surnames  and 
forenames  may  be  regarded  as  personal  data
",17  including  names  of  the  staff  of  the 
institutions.18 
According  to  Article  8(b)  of  this  Regulation,  personal  data  shall  only  be  transferred  to 
recipients if they establish "the necessity of having the data transferred" and additionally "if 
there  is  no  reason  to  assume  that  the  legitimate  interests  of  the  data  subjects  might  be 
prejudiced
". The Court of Justice has clarified that "it is for the person applying for access 
to establish the necessity of transferring that data
".19 
Documents  1  –  21  contain  names  and  other  personal  information  that  allows  the 
identification of natural persons.  
                                                 
15  
Judgment in Guido Strack v Commission, C-127/13 P, EU:C:2014:2250, paragraph 101; see also 
judgment in Commission v Bavarian Lager, C-28/08 P, EU:C:2010:378, paragraphs 63 and 64. 
16  
Judgment  in  Rechnungshof  v  Rundfunk  and  Others,  Joined  cases  C-465/00,  C-138/01  and  C-
139/01, EU:C:2003:294, paragraph 73. 
17  
Judgment in Commission v Bavarian Lager, C-28/08 P, EU:C:2010:378, paragraph 68. 
18  
Judgment in Guido Strack v Commission, C-127/13 P, EU:C:2014:2250, paragraph 111. 
19  
Judgment  in  C-127/13  P  Guido  Strack  v  Commission,  EU:C:2014:2250,  paragraph  107  and 
judgment in C-28/08 P Commission v Bavarian Lager, EU:C:2010:378, paragraph 77. 


I  note  that  you  have  not  established  the  necessity  of  having  these  personal  data 
transferred  to  you.  Moreover,  it  cannot  be  assumed  on  the  basis  of  the  information 
available,  that  disclosure  of  such  personal  data  would  not  prejudice  the  legitimate 
interests  of  the  persons  concerned.  Therefore,  these  personal  data  shall  remain 
undisclosed  in  order  to  ensure  the  protection  of  the  privacy  and  integrity  of  the 
individuals  concerned.  On  the  other  hand,  we  do  disclose  the  names  of  senior 
management of the Commission starting from the Director level (included), members of 
Cabinet, senior representatives of external stakeholders, and public figures. 
2.3.  Protection of commercial interests (Documents 2, 5 and 6) 
Article  4.2  first  indent  of  Regulation  1049/2001  provides  that  “[t]he  institutions  shall 
refuse  access  to  a  document  where  disclosure  would  undermine  the  protection  of:
  […] 
commercial  interests  of  a  natural  or  legal  person,  including  intellectual  property  […] 
unless there is an overriding public interest in disclosure". 
While  not  all  information  concerning  a  company  and  its  business  relations  can  be 
regarded as falling under the exception of Article 4.2 first indent,20 it appears that the type 
of information covered by the notion of commercial interests would generally be of the 
kind  protected  under  the  obligation  of  professional  secrecy.21  Accordingly,  it  must  be 
information  that  is  "known  only  to  a  limited  number  of  persons",  "whose  disclosure  is 
liable to cause serious harm to the person who has provided it or to third parties
" and for 
which  "the  interests  liable  to  be  harmed  by  disclosure  must,  objectively,  be  worthy  of 
protection
".22  
Three sentences have been removed from Document 2. They contain the specific details 
of Telenor's license in Myanmar, its commercial strategy and detail market shares in the 
country.  A  few  words  have  been  removed  from  Document  5.  They  consist  of  a 
clarification  of  Heineken's  concerns  in  the  Philippines  and  its  prospective  strategy  in 
another  country.  A  sentence  has  been  removed  from  Document  6.  It  contains  the 
ACEA's assessment of the economic situation and market access problems in China.  
These companies and industry association shared this information  with the Commission 
in  confidence  in  order  to  support  the  EU's  objectives  in  the  investment  negotiations. 
There  is  a  reasonably  foreseeable  and  not  purely  hypothetical  risk  that  revealing  their 
commercial  strategies  and  priorities  as  well  as  their  commercially  sensitive  business 
information could undermine their commercial interests, including by impacting on their 
relations with third countries. 
3. 
OVERRIDING PUBLIC INTEREST 
The exception laid down in Article 4.2 of Regulation 1049/2001 applies unless there is an 
overriding  public  interest  in  disclosing  the  documents.  Such  an  interest  must,  first,  be 
public and, secondly, outweigh the harm caused by the disclosure.  
The  negotiations  of  international  agreements  as  such  "fall  within  the  domain  of  the 
executive
",  which  entails  that  "public  participation  in  the  procedure  relating  to  the 
negotiation and the conclusion of an international agreement is necessarily restricted, in 

                                                 
20   Judgment in Terezakis v Commission, T-380/04, EU:T:2008:19, paragraph 93. 
21   See Article 339 of the Treaty on the Functioning of the European Union. 
22   Judgment in Bank Austria v Commission, T-198/03, EU:T:2006:136, paragraph 29. 



view of the legitimate interest in not revealing strategic elements of the negotiations".23 
Documents  2,  5  and  6  pertain  to  the  executive  functions  of  the  EU,  as  they  concern 
consultations with external stakeholders aimed at collecting useful input for the trade and 
investment negotiations. 
Accordingly,  we  have  also  considered  whether  the  risks  attached  to  the  release  of  the 
withheld  parts  of  Documents  2,  5  and  6  are  outweighed  by  the  public  interest  in 
accessing  the  requested  documents.  We  have  not  been  able  to  identify  any  such  public 
interest  capable  of  overriding  the  commercial  interests  of  the  companies  and 
organisations concerned. 
*** 
You may reuse Documents 2457891012131516171819 and 21 disclosed 
free of charge for non-commercial and commercial purposes provided that the source is 
acknowledged  and  that  you  do  not  distort  the  original  meaning  or  message.  The 
Commission does not assume liability stemming from the reuse.  
Documents  1,  36,  11, 14 and 20  were received from  third parties. They  are disclosed 
for information only and cannot be re-used without the agreement of the originator. They 
do not reflect the position of the Commission and cannot be quoted as such. 
*** 
In  accordance  with  Article  7(2)  of  Regulation  1049/2001,  you  are  entitled  to  make  a 
confirmatory application requesting the Commission to review this position. 
Such a confirmatory application should be addressed within 15 working days upon receipt 
of this letter to the Secretary-General of the Commission at the following address: 
European Commission 
Secretary-General 
Transparency unit SG-B-4 
BERL 5/282 
1049 Bruxelles 
or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx. 
               Yours sincerely, 
 
Jean-Luc DEMARTY 
 
 
                                                 
23  
Judgment  in  Sophie  in  ’t  Veld  v  European  Commission,  T-301/10,  EU:T:2013:135,  paragraphs 
120  and  181;  see  also  Judgment  in  Sophie  in  ’t  Veld  v  Council,  T-529/09,  EU:T:2012:215, 
paragraph 88. 



Enclosures:  
- Annex I: list of documents  
- Annex II: list of meetings 
- Annexes III to XXIII: documents disclosed 

Electronically signed on 16/08/2017 17:49 (UTC+02) in accordance with article 4.2 (Validity of electronic documents) of Commission Decision 2004/563

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