Esta es la versión HTML de un fichero adjunto a una solicitud de acceso a la información 'Contacts with Fertiliser Industry- Extension'.



 
Ref. Ares(2017)3221416 - 27/06/2017
EUROPEAN COMMISSION 
Directorate-General for Internal Market, Industry, Entrepreneurship and SMEs 
 
Consumer, Environmental and Health Technologies 
  Chemicals 
 
Brussels,  
Grow/D2/LP/as  
Sent by e-mail only to:  
 
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx 
Subject: Proposal for a fair solution under Article 6(3) of the Regulation – Ref 
GestDem No 3554/2017 

Dear Ms Heise, 
We refer to your e-mail dated 09/06/2017 in which you make a request for access to: 
"-  All  correspondence  (including  e-mails)  with  and  from  the  Commissioner  and/or  her 
cabinet and/or officials and representatives of DG Grow 

- A list of all meetings and minutes of these 
concerning the issue of the fertiliser industry and climate policies since January 2000 
-  All  correspondence  and  meetings  between  the  Commissioner  for  Grow  and/or 
representatives of the DG with actors of fertiliser producers and interest groups as well 
as consultancies with links to the fertiliser industry (such as Fertilizer Europe, European 
Fertilizers  Import  Association,  European  Sustainable  Phosphorus  Platform,  European 
Crop Care Association, Nutrient Platform, YARA S.A, Association for a better European 
Access  to  Nutrients,  Asociación  Nacional  de  Fabricantes  de  Fertilizantes  (ANFFE), 
Association  des  Producteurs  Européens  de  Potasse  (APEP),  Hellenic  Fertilizer 
Association, CEN Technical Committee 260, European Consortium of the Organic-based 
Fertilizer  Industry  (ECOFI),  European  Organic  Fertilizers  Manufacturers  Association 
(EUROFEMA),  Alliance  Européenne  des  Engrais  Phosphatés  (AEEP),  European 
Biostimulants  Industry  Council  (EBIC),  Agricultural  Industries  Confederation  (AIC), 
Mosaic,  The  Fertiliser  Institute,  International  Fertiliser  Industry  Association, 
International  Plant  Nutrition  Institute,  the  international  federation  of  industrial  energy 
consumers,  European  Chemical  Industry  Council  (CEFIC),  Agricultural  Industries 
Confederation (AIC), Industrieverband Agrar, Prospero & Partners, ecofys, copenhagen 
economics,  Achema  Potashop,  CF  Industries,  Uralkali,  ICL,  Agrium,  K+S,  SQM,  APC, 
Total, Industrieverband Agrar, Grupa Azoty) 

- on the topic of Greenhouse Emission trading (for the time frame January 2000 till June 
2015) 

and/or 
-  the  issue  of  the  fertiliser  industry  and  natural  gas  import  and  production  and/or 
unconventional gas exploitation (from January 2000 till June 2015) 

 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 
Office: BREY - Tel. direct line +32 229-61598 
 
xxxxx.xxxxxx@xx.xxxxxx.xx 

 
and/or 
-  the  issue  of  the  2030  Eu  climate  and  energy  framework  (from  January  2013  till  now 
(June 2017))".  

This request was registered on 13/06/2017 under the above-mentioned reference number. 
Your application concerns a very long timeframe and a very large number of documents, 
which  need  to  be  assessed  individually.  Such  a  detailed  analysis  cannot  be  carried  out 
within the normal time limits set out in Article 7 of Regulation 1049/2001. 
The  handling  of  your  request  involves  the  assessment  of  a  large  number  of  and 
voluminous  documents  originating  from  third  parties.  The  analysis  of  these  documents, 
together  with  the  need  to  consult  the  third  parties  concerned  in  accordance  with  Article 
4(4)  of  Regulation  1049/2001,  cannot  be  expected  to  be  completed  within  the  normal 
time limits set out in Article 7 of Regulation 1049/2001.  
 
However,  article  6(3)  of  Regulation  1049/2001  provides  that  in  the  event  of  an 
application relating to a very long document or to very large number of documents, the 
institution concerned may confer with the applicant informally, with a view to finding a 
fair solution. 
In accordance with the case law of the EU Courts, such a solution can only concern the 
content  or  the  number  of  documents  applied  for,  not  the  deadline  for  replying.1  This 
means  that  the  scope  of  the  request  must  be  reduced  in  a  way  that  would  enable  its 
treatment within the extended deadline of 15 + 15 working days.  
Based on the above-mentioned provision, we would kindly ask you to specify the objective 
of  your  request  and  your  specific  interest  in  the  documents  requested2,  and  whether  you 
could  narrow  down  the  scope  of  your  request  (i.e.  the  subject  matter(s)  and/or  timeframe 
covered), so as to reduce it to a more manageable amount of documents.  
As  regards  the  timeframe  covered,  please  note  that  the  amount  of  documents  increases 
with the start of discussions on how to address the risk of carbon leakage in the EU ETS 
post-2012. The European Council in March 2008 recognized the risk of carbon leakage 
as  a  concern  in  certain  energy-intensive  sectors  particularly  exposed  to  international 
competition that needed to be analysed and addressed in the revised ETS Directive.  
In order to help you to narrow down your request, please note that after a first examination 
the following nature of documents have been identified by the leading unit as falling under 
the  scope  of  your  request:  letters,  meeting  minutes,  position  papers,  studies,  data 
submissions,  reports,  email  exchanges,  presentations.  These  documents  amount  to 
approximately 800 pages (rough estimation).  
According  to  our  first  estimates,  the  handling  of  your  request  would  take  61  working 
days3, broken down as follows: 
                                                 
1  Judgment  of  the  Court  of  Justice  of  2  October  2014  in  case  C-127/13,  Guido  Strack  v  Commission
paragraphs 26-28. 
2 Ibid, paragraph 28; Judgment of the General Court (then 'Court of First Instance') of 22 May 2012 in case 
T-344/08, EnBW Energie Baden-Württemberg v Commission, paragraph 105. 
3 Taking into account other applications for access to documents and other "business as usual" tasks that 
the staff concerned has to deal with during the same period.   



 
-  identification of the documents falling under your request (including coordination 
between the different units involved in DG GROW): 20 working days; 
-  retrieval  and  establishment  of  a  complete  list  of  the  documents  identified:  5 
working days; 
-  assessment of the content of the documents in light of the exceptions of Article 4 
of Regulation 1049/2001 and drafting of the third party consultation documents: 7 
working days;  
-  third-party/Member  State  consultations  under  Article  4(4)  of  Regulation 
1049/2001: 5 working days; 
-  final assessment of the documents in light of the comments received: 3 working 
days; 
-  drafting of the reply: 3 working days; 
-  redaction  of  those  parts  of  the  documents  to  which  one  or  several  exceptions 
apply(ies): 7 working days; 
-  internal approval of the draft decision on your request: 11 working days.  
 
It  follows  that  a  maximum  of  100  documents  could  possibly  be  dealt  with  within  the 
extended  deadline  of  30  working  days  counting  from  the  date  of  registration  of  your 
application on 13/06/2017. 
 
An estimated additional 31 working days would be needed to deal with the remainder of 
your application. 
 
In order to enable us to respect the time-limits of Regulation 1049/2001, we would ask you 
for a swift reply to our invitation to propose a fair solution, within five working days at the 
latest: 
  by email to: xxxxxxx@xx.xxxxxx.xx; 
  by postal mail to: European Commission, DG GROW/D2, BREY 11/256, Brussels. 
If you have any questions concerning the invitation, you can contact us: 
  by email at: xxxxxxx@xx.xxxxxx.xx; 
  by telephone at: (+32) (0) 22 959906. 
In the absence of a reply within five working days, we will unilaterally restrict the scope of 
your  application  to  those  parts  that  can  be  dealt  with  within  the  extended  deadline  of  30 
working days, counting from the registration of your application on 13/06/2017. 
Thank you in advance for your understanding.  
Yours sincerely, 
[e-signed] 
Luisa Prista 
Head of Unit  

Electronically signed on 27/06/2017 17:01 (UTC+02) in accordance with article 4.2 (Validity of electronic documents) of Commission Decision 2004/563