Ceci est une version HTML d'une pièce jointe de la demande d'accès à l'information 'Interpretation of Regulation 1049/2001'.


Ref. Ares(2016)4162935 - 05/08/2016
 
Fiche 4     Access to documents relating to inter-service consultations 
 
 
Main issues: 
 

  Documents relating to inter-service consultations ('ISCs') fall under the scope of Regulation 1049/2001. As any 
other  document,  they  should  be  assessed  under  Regulation  1049/2001  in  order  to  consider  the  possibility  of 
granting full or partial disclosure. 
 
  ISCs typically involve a significant number of DGs/services. Therefore, once a request for documents relating to 
ISCs is registered, it is important to identify the lead DG/service that will prepare the reply and/or coordinate the 
replies provided by other DGs/services.   
 
Current administrative practice: 
 
The status of ISC-related documents as Commission-internal documents does not as such justify the refusal of access. If 
their  disclosure  carries  the  serious  risk  of  undermining  an  ongoing  decision-making  process  within  the  Commission  - 
typically when the Commission's proposal to which the ISC relates has not yet been adopted - access to ISC documents 
must be refused on the basis of the exception under Article 4(3), first subparagraph of Regulation 1049/2001 pertaining to 
the  ongoing  decision-making  process  (extending  possibly  throughout  the  inter-institutional  decision-making  process,  as 
explained below).  
 
Once  the  decision-making  process  is  over,  documents  relating  to  ISC  are  in  principle  accessible.  Access  in  such  cases  is 
granted, unless a specific exception of Article 4 of Regulation 1049/2001 applies.  
 
The timing of the requested access is therefore important. However, it is not excluded that in some cases, disclosure of 
documents  pertaining  to  an  ISC  would  seriously  undermine  the  decision-making  process  of  the  Union  (and  that  of  the 
Commission) even after finalisation of the ISC. These are, for instance, cases where the Commission's proposal to which 
the  ISC  relates  was  adopted,  but  the  legislative  process  pertaining  to  the  adoption  of  the  act  is  still  pending.  If  such  a 
serious risk related to the public release of ISC documents to the inter-institutional decision-making process is identified 
and  can  be  demonstrated,  access  must  still  be  refused  on  the  basis  of  Article  4(3),  first  subparagraph  of  Regulation 
1049/2001.  Once  the  legislative  procedure  (the  inter-institutional  decision-making  process)  is  finalised  and  the  act 
adopted, this exception can no longer be invoked.  
 
Nevertheless,  views  and  opinions  for  internal  use  as  part  of  deliberations  and  preliminary  consultations  within  the 
Commission  can  in  some  cases  still  be  refused  under Article  4(3),  second  subparagraph  after  finalisation  of  the  specific 
decision-making  process  to  which  they  pertain,  but  in  that  case  a  continued  risk  of  serious  harm  to  the  Commission's 
decision-making process must be demonstrated.  
 
Other  specific  exceptions  under  Article  4  of  Regulation  1049/2001  can  also  apply.  For  example,  the  protection  of 
international relations should be considered in cases where ISC relate to the negotiation of international agreements or 
concern the EU relations with third countries. Access to the whole document or to the relevant parts has to be refused, if 
there is a real and non-hypothetical risk of harm to the interest protected under the relevant exception. 
 
The possibility of granting partial access (for example to information that might have already been publicly disseminated 
and is contained in the ISC documents) should always be considered, regardless of the timing of the requested access. 
 
Case-law:   

 
 
Reference documents/links: 
 

  Examples of confirmatory decisions and a summary of the relevant case-law are available on the Commission's 
access-to-documents webpages on My Intracomm1; 
 
  The full text of judgments of the EU Courts can be consulted on the website of the ECJ: www.curia.eu 
 
February 2016 
                                                            
1 https://myintracomm.ec.europa.eu/sg/docinter/Pages/tools.aspx.