This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Third Operational committee of the North of Africa Trust Fund'.


 
Ref. Ares(2017)4669073 - 25/09/2017
Annex IV to the Agreement establishing the European Union Emergency Trust Fund for stability and addressing 
root causes of irregular migration and displaced persons in Africa and its internal rules 

 
Action fiche of the EU Trust Fund to be used for the decisions of the Operational 
Committee 
T05-EUTF-NOA-REG-03 
 
1. 
IDENTIFICATION 
Title/Number 
Technical  Cooperation  Facility  (TCF):  Formulation  of  programmes, 
Implementation  of  the  Monitoring  and  Evaluation  Framework,  and 
Communication activities 
Total cost 
Total estimated cost: 5.200.000  EUR  
Total amount drawn from the Trust Fund:  5.200.000 EUR 
Aid 
method 
/  Component 1: Indirect management with an International Organisation 
Method 
of  Component 2: Procurement of services 
implementation 
Component 3: Procurement of services 
DAC-code 
43010 
Sector 
 

 
2. 
GROUNDS AND BACKGROUND 
2.1.  Summary of the Action and its objectives 
This  Action  consists  of  a  technical  cooperation  facility  designed  in  three  components.  The 
first component aims at supporting the European Commission services in the implementation 
of  a  monitoring  and  evaluation  framework  specifically  devised  for  the  programmes 
implemented  under  the  EU  Trust  Fund  North  of  Africa  Window  (EUTF  NOA).  The  second 
component aims at supporting the European Commission Services in  formulating Actions to 
be funded under the EUTF NOA as well as scaling up Results-Oriented Monitoring (ROM), 
including third party monitoring in  areas with  limited humanitarian access.  This  particularly 
in light of the recently approved Actions for Libya in the Southern border areas characterised 
with  limited  humanitarian  access.  The  third  component  focuses  on  strengthening 
communication on migration-related activities at national, regional and cross-regional level. 
The  overall  objective  is  to  increase  the  effectiveness  of  the  EUTF  NOA  on  migration  and 
international  protection  by  strengthening  the  formulation  of  Actions,  monitoring  and 
evaluation of such Actions as well as improving communication and visibility on the results 
achieved through the EUTF at national, regional and cross-window level. It is to be noted that 
an overarching TCF for the EUTF for Africa is in place. Though due to the specific migration 
related needs, it has been agreed that the EUTF NOA would have an additional TCF in order 
to cover specific window needs for feasibility, monitoring, evaluation and communication.  
The  Action  covers horizontally  the  five  priority  areas of intervention  of the North of  Africa 
window  of  the  EU  Trust  Fund,  notably  a)  Migration  Governance  b)  Promote  mutually-
beneficial  legal  migration  and  mobility  c)  Ensuring  protection  for  those  in  need,  d)  Tackle 
irregular migration, and support sustainable return and reintegration policies and e)  Improve 
information and the protection of vulnerable migrants along the migratory route. 
The  Action  has  a  regional  coverage,  comprising  the  five  eligible  countries  under  the  EUTF 
NOA.  
The intervention logic is to provide specialised expertise to monitor and evaluate the impact 
of  the  funded  Actions  both  on  the  national  policies  as  well  as  on  the  final  beneficiaries. 
Finally,  building on  capitalisation of knowledge,  lessons learned and  results  achieved it will 
strengthen the communication, raise the visibility of the EU and other donors of the EUTF as 
well as disseminate to a wider public the results achieved against the EU strategic objectives 
on migration. By increasing the effectiveness of programmes funded under the EUTF  NOA, 
the Action will indirectly contribute to improve the migrant conditions in the North of Africa 
Countries. 
2.2.  Background 
2.2.1. 
Sector context: policies and challenges  
The  EU  Emergency  Trust  Fund  for  stability  and  addressing  the  root  causes  of  irregular 
migration  and  displaced  persons  in  Africa  (EUTF)  was  officially  launched  at  the  Migration 
Summit  in  La  Valletta  on  the  12th  of  November  2015.  The  overall  objective  of  the 
Emergency  Trust  Fund  for  Africa  is  to  address  crises  in  the  regions  of  the  Sahel  and  Lake 
Chad, the Horn of Africa and in parts of North Africa. The Trust Fund will support all aspects 
of stability and contribute to better migration management, as well as address the root causes 
of  destabilisation,  forced  displacement  and  irregular  migration,  in  particular  by  promoting 
resilience,  economic  and  equal  opportunities,  security  and  development,  and  addressing 
human rights' abuses. 


 
The  EUTF  is  one  of  the  main  instruments  to  implement  the  Valletta  Action  Plan  (VAP), 
which  was  adopted  during  La  Valletta  Summit  and  contains  a  comprehensive  range  of 
migration-related  Actions,  and  it  complements  other  financial  instruments  available  for 
cooperation with African partners by the EU and its Member States. 
In  parallel  with  the  adoption  of  the  EUTF,  at  La  Valletta  Summit,  African  and  European 
leaders endorsed a strategic orientation document for the three windows of the EUTF  (Sahel 
and  Lake  Chad,  Horn  of  Africa  and  North  of  Africa).  The  strategy  of  the  North  of  Africa 
window  focuses  mainly  on  objective  3  of  the  EUTF,  namely  'improved  migration 
management  in  countries  of  origin,  transit  and  destination',  and  it  is  articulated  around  5 
strategic  sub-areas,  as  follows:  i)  migration  governance;  ii)  advancing  mutually-beneficial 
legal migration and mobility; iii) ensuring protection for those in need; iv) tackling the drivers 
of  irregular  migration,  including  voluntary  return  and  reintegration;  and  v)  improving 
information and protection of vulnerable migrants along the migratory routes. Those strategic 
orientations reflect priorities established by guiding policy frameworks, such as the European 
Agenda on Migration and the reviewed European Neighbourhood Policy. 
At the stocktaking meeting on the state of play of the implementation of the Valletta Action 
Plan  (VAP),  held  in  Brussels  on  the  21st  and  the  22nd  June  2016,  the  representatives  of  the 
members of the steering committees of the Khartoum and Rabat Processes decided to adopt a 
common methodology for the mapping, monitoring and reporting of the Actions of the VAP. 
To this end, since the EUTF is a significant financial instrument implementing the VAP, the 
Commission  has  already  taken  Actions  to  follow  up  on  the  recommendations  of  African 
partners and EU Member States, regarding in particular the development of a solid monitoring 
and evaluation framework to measure results and impact. A first simplified example of results' 
matrix for the EUTF was already drafted upon the establishment of the EUTF and constitutes 
a  living  document  to  be  further  elaborated  and  refined  as  the  EUTF  progresses  in  the 
elaboration of its performance monitoring and evaluation system1.  
The  reviewed  European  Neighbourhood  Policy,  in  close  partnership  with  neighbour 
Countries,  aims  at  setting  up  a  more  coherent  and  impact-oriented  cooperation  on  issues  of 
common concern, including migration.  
Moreover, the Court of Auditors carried out an audit on the EU external migration spending 
in  Southern  Mediterranean  and  Eastern  Neighbourhood  countries  until  20142  
which 
identified a number of shortcomings in the implementation of assistance on migration.  
In  particular,  the  Court  observed  that  it  is  difficult  to  measure  the  results  achieved  by  EU 
spending because of objectives covering a very broad thematic and geographical area and the 
lack of quantitative and results oriented indicators. 
On  this  basis,  the  Court  formulated  a  set  of  recommendations  stressing  the  need  to  develop 
clear  and  measurable  objectives  to  be  accomplished  by  a  coherent  set  of  EU  instruments 
supported by effective monitoring and evaluation, and by an appropriate information system
.  
Furthermore,  the  report  stress  that  the  focus  on  clear  and  measurable  objectives  and 
concrete  deliverables
  should  be  at  the  core  of  new  co-operation  frameworks  in  the 
                                                 
http://ec.europa.eu/europeaid/eu-emergency-trust-fund-africa-results-framework_en 
 
2 http://www.eca.europa.eu/Lists/ECADocuments/SR16_09/SR_MIGRATION_EN.pdf 


 
Neighbourhood  and  that  an  effective  formulation  of  Actions  tailored  to  the  needs  of  the 
targeted institutions and final beneficiaries along with the set-up of a clear matrix of results 
are of paramount importance to produce long lasting impact. 

Finally, it is key to ensure a link between the objectives expressed in the policy framework on 
migration  and  the  cooperation  assistance,  so  as  to  be  able  to  assess  whether  programs  and 
other assistance tools contribute to the achievement of the strategic objectives. 
 
Taking into account the afore mentioned recommendations and in line with the Art. 13 of the 
Constitutive  Agreement  of  the  EUTF  on  Monitoring  and  Evaluation,  the  North  of  Africa 
window  of  the  EU  Trust  Fund  intends  to  ensure  a  stronger  adherence  between  the  political 
commitment and the technical cooperation through the set-up of a monitoring and evaluation 
framework for the programmes adopted under the EU TF NOA as well as raise the visibility 
and disseminate results achieved by those programmes. 
As a first step for a strengthened Monitoring and Evaluation of the EUTF funded Actions, an 
intervention logic for the North of Africa Window3 has been developed and approved by the 
Operational Committee held on 16th December 2016. 
The  intervention  logic  combines  through  an  operation-oriented  approach,  activities,  outputs, 
outcomes  and  impacts  explicitly  mentioned  for  the  NOA  in  all  relevant  policy  documents 
such  as  the  EUTF  Strategic  Orientation  Document,  20154,  the  “European  Neighbourhood 
Policy (ENP) review5 as well as the Valletta Action Plan6. By doing so, it was possible to find 
gaps,  overlaps  and  inconsistencies  within  and  between  each  priority  Action.  The  final 
intervention logic has been reshaped and objectives have been reformulated to be effectively 
measurable. Following the approval of the Intervention Logic, Matrixes of Results for each of 
the  5  strategic  objectives  of  the  NOA  have  been  formulated,  identifying  a  set  of  indicators, 
both  for  intermediate  and  immediate  outcome  as  well  as  for  output,  to  help  measure  the 
achievement of the strategic objectives, baselines, targets, data sources –when available – and 
frequency of  reporting.  To achieve the  NOA  Strategic Objectives, a number of  intermediate 
outcomes are necessary and have been outlined within the intervention logic for each priority 
Action. In the longer term, these  will be triggered by initiatives  implemented in the targeted 
country. This however requires specific institutional capacities, which in  many cases are not 
available yet, as well as political willingness. 
Results  oriented  monitoring  will  be  used  as  a  standardized  approach  for  reporting  on  the 
implementation of all the indicators against the set objectives as reflected in the log frames at 
project  level,  harmonized  and  aligned  with  the  overarching  results  framework.  Results 
oriented  monitoring  will  be  planned  for  each  Action  adopted  by  the  Operational  Committee 
besides regular monitoring being conducted the EU Delegation and implementing partner. In 
areas  with  limited  humanitarian  access,  the  Action  allows  for  the  (sub)  contracting  of  third 
parties  to  conduct  external  monitoring.  The  Action  will  be  also  used  for  formulation  of 
Actions and evaluations as need arise. The proposed Action on technical cooperation recasts 
activities on monitoring, evaluation,  communication  and visibility of  Actions adopted in  the 
                                                 
3 https://ec.europa.eu/europeaid/regions/africa/eu-emergency-trust-fund/north-africa_en 
4 https://ec.europa.eu/europeaid/eu-emergency-trust-fund-strategic-orientation-document_en 
5 https://ec.europa.eu/neighbourhood-enlargement/tenders/consultation_en_en 
6 www.consilium.europa.eu/en/meetings/international-summit/.../Action_plan_en_pdf/ 


 
December and June 2016 Operational Committees. 
 
Finally, a clear need has been identified in strengthening visibility and communication of the 
EUTF  at  national,  regional  and  cross-window  level.  While  Implementing  Partners  will  be 
tasked with  communication and visibility activities for the  single programmes implemented, 
the  Component  will  focus  on  how  the  EUTF  NOA  is  contributing  to  tackle  the  priorities  at 
national, regional and cross-window level.  
2.3.  Complementary Actions 
In  line  with  the  need  to  ensure  a  prompt  reporting  on  progress  achieved  through  the 
programme  adopted under the EUTF  as stressed  by both  EU MS and Partner Countries, the 
three  windows  of  the  EUTF  have  identified  a  common  platform  managed  by  a  Dutch  NGO 
AKVO that has made available one of its tools for reporting and monitoring the programmes 
implemented under the EUTF in the three targeted regions. 
Akvo7  is  a  non-profit  foundation  that  creates  open  source,  internet  and  mobile  software  and 
sensors.  Indeed,  the  Akvo  Really  Simple  Reporting  (RSR)  aims  at  coordinating  activities, 
monitoring  and  sharing  their  results  in  compliance  with  International  Aid  Transparency 
Initiative (IATI)8. 
Akvo made available to the three windows of the EU TF a web-based system that allows EU 
TF  to  collect,  update  and  store  detailed  programme  and  project  information  and  helps  to 
monitor,  report  and  communicate  on  the  funded  activities.  The  RSR  platform  facilitates 
working  with  result-  and  indicator  frameworks  to  keep  track  of  programmes  and  projects 
performance  and  thereby  assist  the  EUTF  and  implementing  partners  in  decision-making. 
This means that for every programme or project of the EUTF there is room to define outcome, 
results,  and  indicators,  baselines,  thus  allowing  defining  programme  and  project  hierarchies 
and aggregating results per region (eg. North of Africa), or per sector (eg. Protection).  
The Result Oriented Monitoring (ROM) will continue being used as a tool for monitoring the 
project in a specific moment and provide recommendations to improve performances.   
The  DG  NEAR  guidelines  on  linking  planning/programming  monitoring  and  evaluation 
issued in 2016 represents the reference document used to put in place a M&E framework of 
the EUTF NOA.  
Finally, it is worth to mention that following the stock tacking meeting of La Valletta Action 
Plan held on 21st and 22nd June 2017, EU Ms and Partner Countries stressed the importance of 
devising a monitoring tool for all the Actions that have been launched following La Valletta 
Summit held in November 2015. A mock-up version of the tool was presented at the Valletta 
SOM in February 2017 and is being developed by ICMPD. 
The Monitoring and Evaluation Framework of the EUTF NOA has been conceptualised to be 
consistent with the broader exercise launched under the framework of La Valletta Summit. 
                                                 
7 http://www.akvo.org 
8 http://iatistandard.org/ 


 
The  proposed  communication  and  visibility  Actions  will  be  complementary  to  the 
communication strategy  2017-2018 adopted for the EU Trust  Fund for Africa as a whole.  It 
will  cover  communication  on  migration-related  bilateral,  regional  and  cross-regional 
programmes, increasing awareness both in the affected regions and in the EU. . 
2.4.  Donor co-ordination 
By strengthening the monitoring function of the EU TF funded Actions and through the use of 
a  monitoring  and  reporting  tool  open  to  the  public,  the  Action  will  contribute  to  increase 
awareness on the results achieved against strategic objectives and foster a donor coordination 
at all stages (be it in its contribution to key stages of the project management cycle of Actions 
to  be  presented  to  the  Operational  committee).  It  will  also  raise  the  EU  and  MS  profile  in 
funding Actions to address the root causes of irregular migration and forced displacement in 
Africa, with specific regards to the North of Africa Window.  
3. 
DETAILED DESCRIPTION 
3.1.  Objectives 
The  overall  objective  is  to  increase  the  effectiveness  of  the  EUTF  NOA  on  migration  and 
international  protection  by  strengthening  the  formulation  of  Actions,  monitoring  and 
evaluation of such Actions as well as improving communication and visibility on the results 
achieved through the EUTF at national, regional and cross-window level. 
The specific objectives are: 
  SO1: to implement a coherent, measurable and impact-oriented cooperation framework for 
the EUTF NOA. 
  SO2: to provide technical assistance on formulation of Actions, requiring ad hoc technical 
expertise,  and  strengthen  the  use  of  standard  tools,  in  particular  the  Result  Oriented 
Monitoring (ROM) for the Actions funded under the NOA. 
  SO3: to reinforce communication and raise the visibility of ongoing programmes and their 
contribution  to  tackle  the  migration  challenges  at  country,  regional  and  cross-regional 
level. 
 
3.2.  Expected results and main activities 
3.2.1: Actions implemented under the EUTF NOA are effectively monitored in line with the 
ad-hoc  Monitoring  and  Evaluation  Framework  of  the  NOA  and  results  are  timely  reported 
against the strategic objectives of the EUTF NOA. 
List of indicative activities:  
  Review  of  Description  of  Actions  and  related  logical  frameworks  to  ensure  their 
compatibility with the M&E framework; 
  Technical support for the selection of indicators and baselines for the programmes to 
be implemented under the EU TF North of Africa Window; 


 
  Support  in  systematic  data  collection  for  the  aggregation  of  results  at  country  and 
regional  level  for  each  priority  area  of  intervention  of  the  EU  TF  North  of  Africa 
window; 
  Technical support for the analysis of reports generated through the RSR platform used 
by the three windows of the EU TF for Africa.  
  Provide guidelines for reporting at project level, tools and templates for data collection 
(especially when data does not exist) for the benefit of the Implementing Partners 
  Provide  training  and  support  to  EU  Services  and  the  Implementing  Partners  upon 
request; 
  Establish  a  register  of  relevant  data  collections  as  reference  point  for  strategic  and 
context  indicators.  Such  a  register  would  cover  relevant  existing  data  sources 
(statistics) for strategic and context indicators, specifying availability, accessibility and 
quality (reliability, timeliness) as well as geographic-administrative coverage.  
 
  Annual analysis of monitoring data at all levels in line with the reporting formats 
defined.  
 
  Analysis of qualitative data provided at outcome level. It is assumed that sometimes it 
will not be possible to obtain data for indicators at outcome level. In these cases, it 
will be possible to enter short narrative information into the database, which has to be 
analyzed separately.  
 
  Regular reporting for both EU delegations as well as DG NEAR Headquarters.  
  Facilitation of External evaluations through advise on and review of ToR for external 
evaluations.  The  quality  of  evaluations  depends  to  a  large  extent  on  the  ToR,  i.e. 
evaluation questions, framing of the evaluation, etc.  
The  other  two  windows  of  the  EU  TF  are  proceeding  with  a  similar  exercise  to  set  up  an 
M&E Framework, coordination is ensured through bi-weekly meetings. AKVO RSR platform 
will  be  fed  with  data  and  indicators  at  project  level  identified  thanks  to  the  Monitoring  and 
Evaluation Framework specifically developed for the North of Africa. 
3.2.2:  Trust fund interventions under the North of Africa Window are identified, formulated, 
monitored and evaluated as appropriate. 
List of indicative activities:  
  Feasibility studies are conducted at country, regional or cross-regional level when ad 
hoc high technical expertise is required; 
  Periodical  field  monitoring  missions,  in  line  with  the  Results  Oriented  Monitoring 
methodology,  are  organised  for  EUTF  NOA,  including  the  coverage  of  areas  with 
limited humanitarian access.; 
  A  number  of  specific  impact  assessments  (evaluation)  are  conducted  at  programme, 
sector and/or country level. 
 


 
 
3.2.3: Communication strategy on ongoing programmes is in place and results disseminated. 
List of indicative activities:  
  Develop  a  migration-related  communication  strategy  in  complementarity  with  the 
Communication strategy for the EUTF for Africa; 
  Implement  communication  and  visibility  actions  at  country,  regional  and  cross-
regional  level  (in  coordination with  possible  communication  activities  undertaken by 
implementing partners); 
  Provide training and support to EU Services, at HQ and EUDs upon request; 
  Share good practices and lessons learnt at national and regional level; 
3.3.  Risks and assumptions 
Contextual risks 
The governance context  and the political  settlement  in  some of the eligible countries can be 
considered  a  key  driver  of  displacement,  migration  and  violent  conflict.    It  is  important  to 
underline  that  substantial  progress  needs  to  be  made  towards  a  more  inclusive  politics  to 
address the underlying drivers of migration and conflict.  
There  are  a  number  of  programmatic  risks  resulting  from  conflict  and  governance  contexts. 
Those will be mitigated by taking a conflict sensitive approach to monitoring and evaluating 
Actions funded through the EUTF. This involves minimising the unintended consequences of 
the development intervention on conflict i.e. ‘avoiding harm’ and maximising development’s 
contribution to peace and stability.  
Operational risks 
Risks related to regional instability must be taken into account  for the safety and security of 
staff, and the consequences  these may have on the  monitoring  missions deployed under this 
Action. These  risks  will be mitigated through an  effective and continuous monitoring of the 
situation  and  through  the  use  of  implementing  partners  that  are  already  operational  in  the 
region. 
Operational risks are mainly related to the quality of the technical cooperation provided under 
this Action. These will be mitigated by the quality assurance to which each the Action will be 
subject. 
Other  mitigating  measures  have  been  considered,  including  a  strong  supervision  by  the 
European Commission services and coordination with relevant institutional stakeholders that 
will  ensure  that  the  Actions  are  effectively  monitored  and  evaluated  and  results  achieved 
widely reported and communicated.  
The assumptions for the success of the Action and its implementation include: 
  The  Action  is  feasible  and  regional  context  allows  the  implementation  of  the 
Monitoring  and  Evaluation  Framework  as  well  as  the  Communication  and  Visibility 
strategies.   


 
  Expertise  mobilized  meets  the  quality  standards  of  the  M&E  and  Result  Oriented 
Monitoring. 
  The  Action  is  implemented  through  an  inclusive  approach  with  all  relevant 
stakeholders (national institutions, EUDs, etc.). 
  Relevant stakeholders – including implementing partners - make information available 
for a proper implementation of the Action. 
  Complementarity  is  ensured  through  a  smooth  coordination  with  other  donors  and 
other ongoing EU initiatives. 
3.4.  Cross-cutting issues 
The Action is cross-cutting and will contribute to the achievements of the strategic objectives 
of the EUTF NOA. The technical cooperation made available under this Action will include 
the  rights-based  approach  and  the  gender  perspective.  In  particular,  in  line  with  the  Gender 
Action Plan 2016 – 2020 (GAP), the gender perspective will be included in the Action.  
3.5.  Stakeholders 
Stakeholders  will  include  members  of  the  Operational  Committee  for  the  North  of  Africa 
Window of the EU Trust Fund, EU Services at HQ and Country level working on formulation 
and supervision of Actions adopted under the EUTF NOA, national and local institutions and 
decision  makers,  civil  society  organisations,  other  donors  and  implementing  partners  of  the 
EUTF.  
4. 
IMPLEMENTATION ISSUES 
4.1.  Financing agreement, if relevant  
It is not foreseen to conclude a Financing Agreement with the partner country.  
4.2.  Indicative operational implementation period 
The implementation period will be 36 months.  
4.3.  Implementation components and modules 
The Action entails different implementation modalities. 
The  Component  1  will  be  implemented  through  indirect  management  with  ICMPD  which  is  an 
international  organisation  with  an  outstanding  experience  on  migration.  The  choice  of  ICMPD 
and  of  indirect  management  is  justified  on  the  following  elements:  ICMPD  is  also  in  charge  of 
developing  a  monitoring  tool  for  the  Actions  implemented  under  the  framework  of  La  Valletta 
Action  Plan  and  therefore  the  use  of  the  same  methodology  will  ensure  consistency  and  avoid 
duplications;  the  need  to  have  a  M&E  framework  up  and  running  as  of  the  second  semester  of 
2017. 
 
The Component 2 will be implemented through Procurement of services. 
The Component 3 will be implemented through Procurement of services. 
 
 
 
 


 
4.4.  Indicative budget 
Component 
Amount in EUR  
 
Component 1 
2 200 000 
Component 2 
2 000 000 
Component 3 
1 000 000 
Total  
5 200 000 
 
The  progress  of  the  Action  will  be  monitored  through  regular  reporting  to  the  operational 
committee.  
4.5.  Monitoring and Evaluation 
If necessary, ad hoc audits or expenditure verification assignments could be contracted by the 
European Commission for one or several contracts or agreements. 
 
10