Ceci est une version HTML d'une pièce jointe de la demande d'accès à l'information 'Meeting between Christian Burgsmueller and The Goldman Sachs Group'.



 
Ref. Ares(2018)1672124 - 27/03/2018
EUROPEAN COMMISSION 
Directorate-General for Trade 
 
 
  The Director General 
 
Brussels,  
trade.dga2.e.1(2018)865083 
 
By registered letter with acknowledgment of 
receipt 

Lora Verheecke  
Corporate Europe Observatory 
26 rue d'Edimbourg  
1050 Brussels  
Belgium 
 
Advance copy by email:  
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx 
 
Subject: 
Your application for access to documents – Ref. GestDem No 2017/7598 
 
Dear Ms Verheecke, 
I refer to your application of 18 December 2017 in which you make a request for access 
to  documents  in  accordance  with  Regulation  (EC)  No  1049/20011  (“Regulation 
1049/2001”).  Your  request  was  registered  on  21  December  2017  under  the  above 
mentioned reference number.  
Please accept our apologies for the delay in replying to your request, which is mainly due 
to a high number of requests for access to documents being processed at the same time 
by DG TRADE. 
1.  
SCOPE OF YOUR REQUEST 
You would like to receive access to "documents (correspondence, summary of meetings, 
position papers, public meetings, etc.) which contain information relating to the creation 
of  all  CETA  committees.  This  include  the  CETA  Joint    Committee,    the  Regulatory 
Cooperation  Forum,  the  Committee  on  Trade  in  Goods,  the  Committee  on  Agriculture, 
the  Joint  Management    Committee    for    Sanitary    and    Phytosanitary  Measures,  the 
Financial    Services    Committee,  the  Committee  on  Government  Procurement  and  the 
Committee on  Services  and Investment. This list is by no means exhaustive." 

                                                 
1   Regulation (EC) No 1049/2001 of the European Parliament and of the Council of 20 May 2001 regarding public 
access to European Parliament, Council and Commission documents, OJ L 145, 31.5.2001, p. 43. 
Commission européenne, B-1049 Bruxelles / Europese Commissie, B-1049 Brussel - Belgium. Telephone: (32-2) 299 11 11. 
 

Before  getting  into  a  detailed  analysis  of  your  request  under  Regulation  1049/2001,  I 
would  like  to  highlight  that  the  work  on  establishing  the  institutional  framework  for 
CETA between the EU and Canada to govern the agreement is still ongoing. CETA itself 
already  determines  the  scope  of  responsibilities,  frequency  of  meetings  and  level  of 
participation of the CETA committees. Further operational details are being worked out 
in  the  rules  of  procedure  to  be  adopted  by  the committees/dialogues.  Work  is  therefore 
ongoing  to  prepare  a  proposal  for  a  Council  Decision  on  the  Rules  of  Procedure  for 
CETA to empower the Commission to adopt these in the relevant committees/dialogues.  
At the same time, the Commission is also working on other strands of work such as for 
example  to  establish  a  consultative mechanism.  To  this  end  the  Directorate-General  for 
Trade  (hereinafter  DG  TRADE)  published  earlier  this  year  on  its  website  a  call  for 
interest  to  be  part  of  the  CETA-EU  domestic  advisory  group  covering  both  labour  and 
environment issues. 
The Commission is also preparing the first meeting of the Regulatory Cooperation Forum 
(tentatively  scheduled  to  take  place  mid-2018)  and  to  that  end  has  published  a  call  for 
proposals open to all stakeholders with a view to develop a list of potential topics where 
EU and Canadian regulators can meaningfully cooperate on in the future. The link can be 
found here: http://trade.ec.europa.eu/doclib/press/index.cfm?id=1781.  
As  regards  your  request,  we  have  identified  in  DG  TRADE  23  documents  which  are 
listed for ease of reference in Annex I. For each of them, the list provides a description 
and  indicates  whether  parts  are  withheld  and  if  so,  under  which  ground  pursuant  to 
Regulation 1049/2001. Copies of the accessible documents are enclosed. 
2. 
ASSESSMENT AND CONCLUSIONS UNDER REGULATION 1049/2001 
In accordance with settled case law2, when an institution is asked to disclose a document, it 
must assess, in each individual case, whether that document falls within the exceptions to 
the right of public access to documents set out in Article 4 of Regulation 1049/2001. Such 
assessment  is  carried  out  in  a  multi-step  approach.  First,  the  institution  must  satisfy  itself 
that  the  document  relates  to  one  of  the  exceptions,  and  if  so,  decide  which  parts  of  it  are 
covered by that exception. Second, it must examine whether disclosure of the parts of the 
document in question pose a “reasonably foreseeable and not purely hypothetical” risk of 
undermining  the  protection  of  the  interest  covered  by  the  exception.  Third,  if  it  takes  the 
view that disclosure would undermine the protection of any of the interests defined under 
Articles  4(2)  and  4(3)  of  Regulation  1049/2001,  the  institution  is  required  "to  ascertain 
whether there is any overriding public interest justifying disclosure"
3. 
                                                 
2   Judgment  in  Sweden  and  Maurizio  Turco  v  Council,  Joined  cases  C-39/05  P  and  C-52/05  P, 
EU:C:2008:374, paragraph 35. 
  Id., paragraphs 37-43. See also judgment in Council v Sophie in’t Veld, C-350/12 P, EU:C:2014:2039, 
paragraphs 52 and 64. 


In view of the objectives pursued by Regulation 1049/2001, notably to give the public the 
widest  possible  right  of  access  to  documents4,  "the  exceptions  to  that  right  […]  must  be 
interpreted and applied strictly".

Having examined the requested documents under the applicable legal framework, full or 
partial access is granted to all documents, except for documents 1c, 1d and 8, which are 
fully withheld.  
Documents 1a, 1b and 9a are fully disclosed. In documents 2a, 3, 4, 6a, 9, 10, 12, 13, 14 
and 16  only  personal data have  been redacted, pursuant  to  article 4(1)(b) of Regulation 
1049/2001 and in accordance with Regulation (EC) No 45/20016 ("Regulation 45/2001").  
In addition to personal data, in documents 1, 2, 5, 6, 7, 11 and 15  additional  information 
was  redacted  in  accordance  with  article  4(1)(a)  third  indent  (protection  of  the  public 
interest  as  regards  international  relations),  and  in  documents  1,  5,  7,  11  and  15,  in 
accordance  with  article  4(3)  first  subparagraph  (protection  of  the  institution's  decision-
making process).  
I regret to inform you that access is not granted to documents 1c, 1d and 8, as they are fully 
covered by the exceptions of articles 4(1)(a) third indent and 4(3) first subparagraph. Some 
information is also protected in document 1c in accordance with article 4(1)(b). 
The reasons  justifying the application of the exceptions are set out  below  in Sections  2.1, 
2.2 and 2.3. Section 3 contains an assessment of whether there exists an overriding public 
interest in the disclosure. 
2.1 
Protection of the public interest as regards international relations 
Article  4(1)(a)  third  indent,  of  Regulation  1049/2001  provides  that  “[t]he  institutions 
shall refuse access to a document where disclosure would  undermine the protection of: 
the public interest as regards: […] international relations”
. 
According  to  settled  case-law,  "the  particularly  sensitive  and  essential  nature  of  the 
interests protected by Article 4(1)(a) of Regulation No 1049/2001, combined with the fact 
that  access  must  be  refused  by  the  institution,  under  that  provision,  if  disclosure  of  a 
document  to  the  public would  undermine  those  interests,  confers  on  the  decision  which 
must thus be adopted by the institution a complex and delicate nature which calls for the 
exercise  of  particular  care.  Such  a  decision  therefore  requires  a  margin  of 
appreciation".
7  In  this  context,  the  Court  of  Justice  has  acknowledged  that  the 
institutions  enjoy  "a  wide  discretion  for  the  purpose  of  determining  whether  the 
                                                 
4   Regulation (EC) No 1049/2001, recital (4). 
5   Judgment in Sweden v Commission, C-64/05 P, EU:C:2007:802, paragraph 66. 
6   Regulation (EC) No 45/2001 of the European Parliament and the of the Council of 18 December 2000 
on  the  protection  of  individuals  with  regard  to  the  processing  of  personal  data  by  the  Community 
institutions and bodies and on the free movement of such data, OJ L 8, 12.1.2001, p. 1. 
7   Judgment in Sison v Council, C-266/05 P, EU:C:2007:75, paragraph 36 


disclosure of documents relating to the fields covered by [the] exceptions [under Article 
4.1(a)] could undermine the public interest".
8 
The  General  Court  found  that  "it  is  possible  that  the  disclosure  of  European  Union 
positions in international negotiations could damage the protection of the public interest 
as  regards  international  relations"
  and  "have  a  negative  effect  on  the  negotiating 
position of the European Union"
 as well as "reveal, indirectly, those of other parties to 
the negotiations".
9 Moreover, "the positions taken by the Union are, by definition, subject 
to  change  depending  on  the  course  of  those  negotiations  and  on  concessions  and 
compromises  made  in  that  context  by  the  various  stakeholders.  The  formulation  of 
negotiating positions may involve a number of tactical considerations on the part of the 
negotiators,  including  the  Union  itself.  In  that  context,  it  cannot  be  precluded  that 
disclosure  by  the  Union,  to  the  public,  of  its  own  negotiating  positions,  when  the 
negotiating  positions  of  the  other  parties  remain  secret,  could,  in  practice,  have  a 
negative effect on the negotiating capacity of the Union".
10   
While the documents you are requesting do not fall under negotiation of an international 
agreement but rather of its implementation, there is still an equivalent need to safeguard 
the EU's position or reflection process leading to its proposals. Therefore, the reasoning 
of the General Court described above applies by analogy to the relationship between the 
EU and Canada, in the context of the implementation of CETA. 
The  withheld  parts  of  documents  1  and  7  as  well  as  documents  1c,  1d  and  8  had  been 
drawn up to facilitate the Commission's reflection on the way forward as regards CETA 
institutional  provisions  and  the  Rules  of  Procedure.  Internal  work  on  the  matter  is  still 
ongoing.  After  it  will  be  finalised,  the  Commission  will  consult  the  Member  States 
through  a  Proposal  for  a  Council  Decision  on  the  Rules  of  Procedure  to  enable  their 
adoption by both Parties.  
The withheld part of document 2 contains the Commission's comments on the Canadian 
position as regards the setup of the specialised committees.  
The withheld  parts  of documents  5, 11 and 15 define  initial  suggestions or  ideas  of the 
topics  to  be  proposed  for  a  discussion  in  the  specialised  committees  or  Regulatory 
Cooperation  Forum.    These  still  need  to  be  reflected  on  in  the  Commission  before  the 
final list is put forward. 
The withheld part of document 6 contains a possible date for the CETA Joint Committee 
meeting suggested by the political leaders. This date has not been confirmed and publicly 
announced. Unilateral  disclosure of  it by the EU at this point  in  time would  undermine 
our bilateral relations with Canada.  
                                                 
8  
 
Judgment in Council v Sophie in’t Veld, C-350/12 P, EU:C:2014:2039, paragraph 63. 
9  
Judgment in Sophie in’t Veld v Commission, T-301/10, EU:T:2013:135, paragraphs 123-125. 
10  
Id., paragraph 125. 


The  success  of  the  implementation  of  CETA  will  depend  to  a  large  extent  on  the 
cooperation  of  the  parties  and  mutual  trust  needed  in  addressing  some  aspects  of  the 
agreement.  In  order  to  ensure  the  best  possible  outcome  in  the  public  interest,  the  EU 
needs to retain a  certain margin  of  manoeuvre in order to  agree  the  Rules of Procedure 
with Canada but more importantly in defining its priority topics for discussion under the 
specialised  Committees/dialogues  or  Regulatory  Cooperation  Forum.  There  is  a 
foreseeable  and  not  purely  hypothetical  risk  that  exposing  these  internal  views  and 
considerations  would  weaken  the  capacity  of  the  EU,  reduce  its  margin  of  manoeuvre, 
and  thereby  undermine  the  strategic  interests  of  the  EU,  the  interests  of  its  citizens, 
consumers and economic operators and consequently, the protection of the public interest 
as regards international relations.  
2.2  
Protection of privacy and integrity of the individual 
Article  4(1)(b)  of  Regulation  1049/2001  provides  that  “[t]he  institutions  shall  refuse 
access to a document where disclosure would undermine the protection of: […] privacy 
and  the  integrity  of  the  individual,  in  particular  in  accordance  with  Community 
legislation regarding the protection of personal data
". 
The  applicable  legislation  in  this  field  is  Regulation  (EC)  No  45/2001  of  the  European 
Parliament and of the Council of 18 December 2000 on the protection of individuals with 
regard to the processing of personal data by the Community institutions and bodies and 
on  the  free  movement  of  such  data.11  In  this  respect,  the  Court  of  Justice  has  ruled  that 
"where an application based on Regulation 1049/2001 seeks to obtain access to documents 
containing personal data"
 "the provisions of Regulation 45/2001, of which Articles 8(b) and 
18 constitute essential provisions, become applicable in their entirety"
.12 
Article  2(a)  of  Regulation  45/2001  provides  that  "'personal  data'  shall  mean  any 
information  relating  to  an  identified  or  identifiable  natural  person  […]"
.  The  Court  of 
Justice has confirmed that "there is no reason of principle to justify excluding activities of a 
professional  […]  nature  from  the  notion  of  'private  life'"
13  and  that  "surnames  and 
forenames  may  be  regarded  as  personal  data"
,14  including  names  of  the  staff  of  the 
institutions.15 
According  to  Article  8(b)  of  this  Regulation,  personal  data  shall  only  be  transferred  to 
recipients if they establish "the necessity of having the data transferred" and additionally "if 
there  is  no  reason  to  assume  that  the  legitimate  interests  of  the  data  subjects  might  be 
                                                 
11  
Regulation  (EC)  No  45/2001  of  the  European  Parliament  and  of  the  Council  of  18  December  2000  on  the 
protection of individuals with regard to the processing of personal data by the Community institutions and bodies 
and the free movement of such data, OJ L 8, 12.1.2001, p. 1. 
12   Judgment  in  Guido  Strack  v  Commission,  C-127/13  P,  EU:C:2014:2250,  paragraph  101;  see  also  judgment  in 
Commission v Bavarian Lager, C-28/08 P, EU:C:2010:378, paragraphs 63 and 64. 
13   Judgment  in  Rechnungshof  v  Rundfunk  and  Others,  Joined  cases  C-465/00,  C-138/01  and  C-139/01, 
EU:C:2003:294, paragraph 73. 
14   Judgment in Commission v Bavarian Lager, C-28/08 P, EU:C:2010:378, paragraph 68. 
15   Judgment in Guido Strack v Commission, C-127/13 P, EU:C:2014:2250, paragraph 111. 


prejudiced". The Court of Justice has clarified that "it is for the person applying for access 
to establish the necessity of transferring that data".
16 
Documents  1,  1c,  2,  2a,  3,  4,  5,  6,  6a,  7,  8,  9,  9a,  and  10-16,  contain  names,  phone  or 
office numbers, initials, titles or signatures that are redacted for privacy protection.  
I note that you have not established the necessity of having these personal data transferred to 
you.  Moreover,  it  cannot  be  assumed,  on  the  basis  of  the  information  available,  that 
disclosure of such personal data would not prejudice the legitimate interests of the persons 
concerned. Therefore these personal data shall remain undisclosed. 
However, the names of senior management of the Commission (at Director level and above) 
are disclosed. 
2.3  
Protection of the institution's decision-making process 
Article 4(3) of Regulation 1049/2001 provides that “[a]ccess to a document drawn up by 
an  institution  for  internal  use  or  received  by  an  institution,  which  relates  to  a  matter 
where the decision has not been taken by the institution, shall be refused if disclosure of 
the  document  would  seriously  undermine  the  institution’s  decision-making  process, 
unless there is an overriding public interest in disclosure”.
  
The jurisprudence of the EU Courts has also recognized that "the protection of the decision-
making  process  from  targeted  external  pressure  may  constitute  a  legitimate  ground  for 
restricting  access  to  documents  relating  to  the  decision-making  process"
17  and  that  the 
capacity of its staff to express their opinions freely must be preserved18 so as to avoid the 
risk that the disclosure would lead to future self-censorship. As the General Court put it, the 
result of such self-censorship "would be that the Commission could no longer benefit from 
the frankly-expressed and complete views required of its agents and officials and would be 
deprived of a constructive form of internal criticism, given free of all external constraints 
and pressures and designed to facilitate the taking of decisions […]"
.19  
Documents 1, 1c, 1d, 5, 7, 8, 11, 15 contain initial reflections, views, opinions and remarks 
of different Commission services that were meant for internal use in the context of an on-
going decision-making process which should lead to the adoption of the Rules of Procedure, 
and  or  proposals  for  topics  to  be  discussed  in  the  Regulatory  Cooperation  Forum,  or 
specialised  committees in  CETA.  Disclosing  the  withheld  documents  and  passages  would 
seriously undermine the decision-making process of the institution, as it would reduce the 
free  exchange  of  views  of  the  Commission  by  exposing  views  and  considerations  of 
individual  interlocutors  and  meeting  participants  to  possible  external  manipulation,  undue 
pressure and unfounded conclusions.  
                                                 
16   Id, paragraph 107; see also judgment in Commission v Bavarian Lager, C-28/08 P, EU:C:2010:378, paragraph 77. 
17   Judgment in MasterCard and Others v Commission, T-516/11, EU:T:2014:759, paragraph 71 
18   Judgment in Muñiz v Commission, T-144/05, EU:T:2008:596, paragraph 89. 
19   Judgment in MyTravel v Commission, T-403/05, EU:T:2008:316, paragraph 52. 


Protecting  the  confidentiality  of  certain  documents  allows  for  the  actors  involved  in  the 
decision-making  process  to  speak  frankly  and  freely,  and  in  this  way,  the  Commission  is 
able  to  feed  this  information  into  its  decision-making  process.  Reducing  this  degree  of 
protection  would  give  rise  to  a  risk  of  self-censorship  of  those  involved,  which  would 
deprive  the  Commission's  deliberative  process  of  that  "constructive  form  of  internal 
criticism,  given  free  of  all  external  constraints  and  pressures"  
which  is  "designed  to 
facilitate  the  taking  of  decisions".  
Ultimately,  this  would  affect  the  quality  of  the 
consultations and deliberations, and seriously undermine the Commission's decision-making 
process. 
3. 
OVERRIDING PUBLIC INTEREST 
The  exception  laid  down  in  article  4(3)  first  subparagraph  of  Regulation  1049/2001 
applies  unless  there  is  an  overriding  public  interest  in  the  disclosure  of  the  documents. 
Such  an  interest  must,  first,  be  public  and,  secondly,  outweigh  the  harm  caused  by 
disclosure. The Court of Justice has acknowledged that it is for the institution concerned 
by  the  request  for  access  to  balance  the  particular  interest  to  be  protected  by  non-
disclosure of the document against the public interest. In this respect, the public interest 
is of particular relevance where the institution "is acting in its legislative capacity"20 as 
transparency  and  openness  of  the  legislative  process  strengthen  the  democratic  right  of 
European  citizens  to  scrutinize  the  information  which  has  formed  the  basis  of  a 
legislative act21. 
The  documents  withheld  under  article  4(3)  all  pertain  to  the  domain  of  the  executive 
functions of the EU as they concern the implementation of a trade agreement.  
After  careful  assessment,  we  have  concluded  that  on  balance,  preserving  the 
Commission's  decision-making  prevails  over  transparency  in  this  specific  case.  In 
particular, disclosure at this stage of documents withheld under article 4(3) of Regulation 
1049/2001 would undermine the possibility of achieving the best possible outcome in the 
public interest. Such public interest would instead be better served by the possibility for 
the  Commission  to  complete  the  decision-making  process  in  question  without  external 
pressure.  
Therefore,  on  the  basis  of  the  considerations  made  above,  we  have  not  been  able  to 
identify  a  public  interest  capable  of  overriding  the  Commission’s  decision-making 
process. 
4.  
PARTIAL ACCESS 
Pursuant  to  Article  4(6)  of  Regulation  1049/2001  "[i]f  only  parts  of  the  requested 
document  are  covered  by  any  of  the  exceptions,  the  remaining  parts  of  the  document 

                                                 
20   Judgment  in  Sweden  and  Maurizio  Turco  v  Council,  Joined  cases  C-39/05  P  and  C-52/05  P,  EU:C:2008:374, 
paragraph 46. 
21   Id, paragraph 67. 




shall  be released".  Accordingly, we have also considered whether partial access  can be 
granted to documents 1c, 1d and 8. 
After  a  careful  review,  we  have  concluded  that  they  are  entirely  covered  by  the 
exceptions  described  above  as  it is impossible to disclose  any parts  of these documents 
without undermining the protection of the interests identified in this reply.  
*** 
In case you would disagree with the assessment provided in this reply, you are entitled, in 
accordance  with  Article  7(2)  of  Regulation  1049/2001,  to  make  a  confirmatory 
application requesting the Commission to review this position. 
Such  a  confirmatory  application  should  be  addressed  within  15  working  days  upon 
receipt of this letter to the Secretary-General of the Commission at the following address: 
European Commission 
Secretary-General 
Transparency unit SG-B-4 
BERL 5/282 
1049 Bruxelles 
 
or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Yours sincerely, 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Jean-Luc DEMARTY 
 
 
Encl.:   - List of documents 
- Released documents 

Electronically signed on 23/03/2018 09:34 (UTC+01) in accordance with article 4.2 (Validity of electronic documents) of Commission Decision 2004/563