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Ref. Ares(2018)3025241 - 08/06/2018
EUROPEAN COMMISSION 
DIRECTORATE-GENERAL MIGRATION AND HOME AFFAIRS 
 
Directorate A: Strategy and General Affairs 
  Unit A.2: Legal Affairs 
Brussels,  
HOME.A.2/MF/ac 
 
Corporate Europe Observatory 
Ms Margarida DA SILVA 
rue d'Edimbourg, 26   
1000 Bruxelles 
 
 
Subject: Your access to documents request – ref Gestdem no 2018/2338 
 
Dear Mrs. Da Silva, 
 
We refer to your request for access to documents dated 25/04/2018 and registered on the 
same date  under the  above-mentioned reference  number.  We also refer to  your reply to 
our request for clarification registered on 18/05/2018. 
 
In  your  reply  of  18/05/2018  you  limited  the  temporary  scope  of  your  request  to 
documents drawn up as from 1 November 2014 but you did not limit the material scope 
any further.  
 
Since your application still concerns a very large number of documents, we will not be in 
a  position  to  complete  the  handling  of  your  application  within  the  time  limit  of  15 
working  days  expiring  on  11/06/2018.  Therefore,  we  have  to  extend  the  time  limit  by 
another  15  working  days  in  accordance  with  Article  7(3)  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001  (the  'Regulation')  regarding  public  access  to  documents.  The  new  time  limit 
expires on 02/07/2018. 
 
The requested documents need to be identified and assessed individually, whereas some 
of them originate from third parties.  According to our first estimate, at this stage of the 
handling,  we  have  already  identified  more  than  a  hundred  documents  of  meetings  and 
correspondence directly with Facebook. 
 
It is doubtful whether the request in its current scope since, which entails the analysis of 
such a large number of documents and the need to consult the third parties concerned in 
accordance  with  Regulation  1049/2001,  could  be  reasonably  be  completed  by 
02/07/2018.  
 
For  such  situations,  Article  6(3)  of  the  Regulation  provides  for  a  possibility  to  confer 
with an applicant in order to find a fair solution. In accordance with the case law of the 
EU  Courts,  such  a  solution  should  reduce  the  scope  of  the  request  for  documents  to 
enable its treatment within the extended deadline of 15 + 15 working days. 
 
Based  on  the  above-mentioned  provision,  we  would  kindly  ask  you  whether  you  could 
narrow  down  the  scope  of  your  request  (i.e.  the  subject  matter  and/or  timeframe 
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË — Tel. +32 22991111 
 


 
covered), for instance among others, by specifying the objective of your request and your 
specific interest in the documents requested. 
 
In order to assist you in narrowing down your request, we would like to inform you about 
the categories of documents which we have identified so far. They concern the following 
main topics: 
 
-         Electronic evidence 
-         Encryption 
-         EU Internet Forum (tackling terrorist content online) 
-         Social media and migration. 
 
Please also inform us in case there is any other topic which may be relevant but could not 
yet be identified. In addition, in case you are interested in meetings with a particular body 
representing Facebook, we invite you to specify the name of that body. 
 
In order to enable us to respect the time-limits of Regulation 1049/2001, we would ask 
you  for  a  swift  reply  to  our  invitation  to  propose  a  fair  solution,  within  five  working 
days at the latest
. Please send your response to the following address: 
 
  by email to: [adresse e-mail]  
  by postal mail to:  
European Commission 
DG Migration and Home Affaires 
Rue Luxembourg no. 46 
Brussel  
 
If you have any questions concerning the invitation, you can contact us: 
 
  by email at: [adresse e-mail]  
  by telephone at: (+32) (0) 22 962961. 
 
In  the  absence  of  a  reply  within  five  working  days,  we  will  consider  unilaterally 
restricting the  scope of your  application to  those parts that can  be dealt with  within the 
extended deadline of 30 working days, counting from the registration of your reply to our 
request for clarification (18/05/2018). 
 
Thank you in advance for your understanding.  
 
Yours sincerely, 
 
Dimitrios GIOTAKOS 
Head of Unit 
[e-signed] 
 

Electronically signed on 08/06/2018 17:19 (UTC+02) in accordance with article 4.2 (Validity of electronic documents) of Commission Decision 2004/563