Luisa Izuzquiza 
 Asiatisk Plads 2 
Sent to: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx 
DK-1448 København K 
 
Telefon +45 33 92 00 00 
Telefax +45 32 54 05 33 
 
E-mail: xx@xx.xx 
http://www.um.dk 
Bilag 
Sag/ID Nr. 
Enhed 
Dato 
- 
 2018-18216/3241378 
Koncernjura,  Offentlig  09-05-2018 
ret og Arkiv (JTK) 
 
 
 
 
Request  for  information  regarding  the  Danish  Permanent 
Representation to the EU’s visitors log to its premises 
 
By  e-mail  of  24  April  2018,  you  have  requested  information  from  the 
Ministry of Foreign Affairs of Denmark as follows: 
 
“I would like to request, under the Danish Access to Public Administration Files Act:  
 
- The Danish Permanent Representation to the EU visitors log, or any record - whatever 
its format may be - of visits to its premises.  
 
I am interested in the log or records for the past 12 months. I would also like, to the 
extent that this information is recorded, for the log or records to include: the names of 
the visitors and/or the organisation they represent (if applicable), as well as the date of 
the visit, and the purpose of the visit.” 
 
Your request is processed on the basis of the Danish Access to Public 
Administration Files Act. 
  
According to the Danish Access to Public Administration Files Act, article 
7, section 1, anyone can request access to documents that have been sent 
to  or  created  by  a  public  authority  in  connection  to  the  authority’s 
administrative processing of cases. Furthermore, according to the Access 
to Public Administration Files Act, article 9, section 1, subsection 1, the 
processing  of  a  FOI-request  must  consist  of  adequate  information  to 
allow for the identification of the file(s) and/or document(s) requested.  
The Danish Ministry of Foreign Affairs finds that your FOI-request does 
not  provide adequate information to allow  for the identification  of  the 
file(s) and/or document(s) requested. 
 
 

---

2 
 
The Danish Ministry of Foreign Affairs has not been able to find any files 
and/or documents from the last 12 months in the ministry’s file system 
regarding the Danish Permanent Representation to the EU’s visitors log 
or records of visitors to its premises.  
The  ministry  has  used  the  following  search  criteria:  “Danmarks  Faste 
Repræsentation ved den Europæiske Union”, “gæst”, “liste”, “registrering 
af besøg”. 
 
Moreover, as article 7, section 1, concerns existing documents only, the 
provision does not set out any obligation for a public authority to create 
new documents. 
The  Ministry  of  Foreign  Affairs  can  inform  you  that  the  Danish 
Permanent  Representation  to  the  EU  does  not  keep  a  log  or  register 
visitors  to  the  representation.  As  the  log  or  records  requested  do  not 
already exist, the Ministry of Foreign Affairs cannot grant you access to 
any  document  on  the  basis  of  your  FOI-request.  Furthermore,  the 
ministry does not find itself obliged to create such a log or records nor has 
the ministry found any legitimate reason to do so. The Danish Ministry of 
Foreign Affairs therefore rejects your FOI-request.  
The Ministry will reexamine your access to files and/or documents if you 
send a new FOI-request, which contains adequate information to allow 
for  the  identification  of  file(s)  and/or  document(s)  and  a  specific 
theme/subject for your request.  
It  is  not  possible  to  make  a  complaint  about  this  decision  to  another 
administrative authority.  
 
As always, should you have any questions regarding this decision you are 
welcome  to  contact  me  by  telephone  +45  3392  1048  or  by  email  at 
xxxxxx@xx.xx. 
 
 
 
Yours sincerely, 
 
 
 
Tanja Yndigegn 
Special Consultant 
 

---