Ceci est une version HTML d'une pièce jointe de la demande d'accès à l'information 'Assesment of applications to the High Level Expert Group on Fake News and Online Disinformation'.



 
Ref. Ares(2018)3060865 - 11/06/2018
EUROPEAN COMMISSION 
Directorate-General for Communications Networks, Content and Technology 
 
 
  Director-General 
 
Brussels,  
 
Mr. Luke Ming Flanagan 
European Parliament 
Bât Altiero Spinelli 
Rue Wiertz 
1047 Bruxelles 
Belgium 
 
Advance copy by email: 
ask+request-5470-
xxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx 

 
REGISTERED LETTER WITH ACKNOWLEDGEMENT OF RECEIPT 
 
Subject: 
Your application for access to documents – Ref GestDem No 2018/2027 
 
Dear Mr. Flanagan, 
We  refer  to  your  email  dated  09/04/2018  in  which  you  make  a  request  for  access  to 
documents, registered on 10/04/2018 under the above mentioned reference number. 
1.  SCOPE OF YOUR APPLICATION 
You request access to: 
•  “Any document that relates to the assessment of applications submitted to the 
High Level Group on Fake News and Online Disinformation 
•  Any document that relates to the selection of the members of this High Level 
Expert Group 
•  All communication between member states relating to this selection 
procedure 
•  Cover letters submitted by applicants for the High Level Group” 
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 

2.  DOCUMENT FALLING WITHIN THE SCOPE OF THE REQUEST 
We consider your request to cover documents held up to the date of your initial application, 
i.e. 09/04/2018. 
As  specified  in  Article  2(3)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001  on  public  access  to 
documents (hereinafter ‘Regulation 1049/2001’), the right of access applies only to existing 
documents in the possession of the institution. 
We would like to inform you that the European Commission (hereinafter ‘the Commission’) 
does  not  hold  any  document  that  would  correspond  to  “communications  between  Member 
States” regarding the applications and selection of experts for the High-Level Group on Fake 
News and Disinformation. 
However, the following categories of documents have been identified as falling within the 
scope of your request: 
1.  Document  n°1  -  Call  for  applications  on  the  website  of  the  Register  of 
Commission expert groups and similar entities 
2.  Document n°2 - Cover letters explaining the applicant's motivation 
3.  Document n°3 - CVs 
4.  Document n°4 - Classification forms 
5.  Document n°5 - Selection criteria forms 
6.  Document n°6 – Assessment grid used for the selection process 
7.  Document n°7 - Letters of acceptance 
8.  Document n°8 - Letters of rejection 
9.  Document n°9 – Draft list of selected applicants n°1 
10. Document n°10 – Draft list of selected applicants n°2 
3.  ASSESSMENT OF THE DOCUMENTS UNDER REGULATION 1049/2001  
Having  examined  the  aforementioned  documents  under  the  provisions  of  Regulation 
1049/2001,  full  access  can  be  granted  only  to  some  of  the  documents  requested,  for  the 
reasons detailed below. 
a. Call for applications (document n°1) 
Please find enclosed the call for applications for the selection of members of the High-Level 
Expert Group on Fake News. The document mentioning the selection criteria, as well as the 
names,  nationalities,  professional  titles,  professional  profiles,  gender,  membership  status 
and declarations of interests of the selected applicants are publicly available on the website 
of the Register for Commission expert groups and similar entities: 
http://ec.europa.eu/transparency/regexpert/index.cfm?do=groupDetail.groupDetail&grou
pID=3567&NewSearch=1&NewSearch=1 

You may reuse the document free of charge for non-commercial and commercial purposes 
provided that the source is acknowledged and that you do not distort the original meaning or 
message  of  the  document.  Please  note  that  the  Commission  does  not  assume  liability 
stemming from the reuse.  
b. Classification forms and selection criteria forms (documents n°4 and 5) 
Please  find  enclosed  the  standard  “classification  form”  and  the  “selection  criteria”  form 
(documents n°4 and 5). 


These documents were filled out by all applicants for the High-Level Expert Group and thus 
contain  personal  data,  as  defined  in  Article  2  of  Regulation  (EC)  No  45/2001  of  the 
European  Parliament  and  of  the  Council  of  18  December  2000  on  the  protection  of 
individuals  with  regard  to  the  processing  of  personal  data  by  the  Community  institutions 
and bodies and on the free movement of such data (hereafter 'Regulation 45/2001'). 
Pursuant to Article 4(1)(b) of Regulation 1049/2001, access to a document has to be refused 
if  its  disclosure  would  undermine  the  protection  of  privacy  and  the  integrity  of  the 
individual. Therefore, whenever access to documents containing personal data is requested, 
Regulation 45/2001 becomes fully applicable1.  
Article  4(1)(b)  of  Regulation  45/2001  provides  that  personal  data  shall  be  “collected  for 
specified, explicit and legitimate purposes and not further processed in a way incompatible 
with  those  purposes”.  In  accordance  with  this  requirement,  a  standard  privacy  statement, 
which is annexed to the call for proposal, explicitly provides the legal framework in which 
the applicants’ personal data are collected and processed in the context of the High-Level 
Group on Fake News. This document states that personal data will be processed only for the 
purpose of the Register of Commission Expert Groups. It also states that personal data of 
the rejected applicants will not be processed further. 
Furthermore, according to Article 8(b) of the Regulation 45/2001, personal data shall only 
be transferred to recipients if they establish the necessity of having the data transferred to 
them and if there is no reason to assume that the legitimate rights of the persons concerned 
might be prejudiced. These two conditions are not met with regard to the filled out forms. 
All personal data would therefore have to be redacted in case of disclosure of the filled out 
forms. Thus, instead of enclosing a redacted version of all filled out forms, we enclose the 
standard, empty “selection criteria form” and the standard, empty “classification form”, for 
your information. 
You may reuse the documents free of charge for non-commercial and commercial purposes 
provided that the source is acknowledged and that you do not distort the original meaning or 
message  of  the  document.  Please  note  that  the  Commission  does  not  assume  liability 
stemming from the reuse. 
c.  Letters  of  acceptance,  letters  of  rejection  and  draft  lists  of  selected  applicants 
(documents n°7, 8, 9 and 10) 

We have identified the letters of acceptance and the letters of rejection as documents falling 
within the scope of your application (documents n°7 and 8). These standard letters were sent 
to all applicants for the High-Level Group. 
In addition to these documents, we have identified two other documents entitled 'HLG on 
Fake News main and reserve lists'  each of which include a draft list of selected applicants. 
These  informal  documents  (undated)  were  established  in  December  2017  and  discussed 
during internal meetings between DG Connect services and the Cabinet of Commissioner 
Mariya Gabriel (documents n°9 and 10). The final list, which results from the discussions, is 
publicly available on the website of the Register for Commission expert groups and similar 
entities (see link in point 3.a.). 
                                                 
1 Judgment of the Court of Justice of the EU of 29 June 2010 in case 28/08 P, Commission/The Bavarian 
Lager Co. Ltd
, ECR 2010 I-06055 



However,  all  these  documents  contain  personal  data  of  either  Commission  staff  (names, 
contact details or signatures) or applicants  for the High-Level Group on Fake News. The 
above-mentioned reasoning (see 3.b.) applies to these documents, as far as personal data is 
concerned. 
Accordingly, all personal data of Commission staff or applicants for the High-Level Group 
have been redacted in the enclosed documents. 
Please  note  that  documents  n°9  and  10  are  informal  documents  which  do  not  reflect  the 
position of the Commission and cannot be quoted as such. 
d. CVs, cover letters, assessment grid (documents n°2, 3 and 6) 
The categories of documents n°2, 3 and 6 contain personal data of the applicants, as well. 
Thus, the above-mentioned reasoning (see 3.b. and 3.c.) applies to these documents. 
We  consider  that,  with  the  information  available,  the  necessity  of  disclosing  the 
aforementioned personal data of the applicants has not been established and that it cannot be 
assumed  that  such  disclosure  would  not  prejudice  the  legitimate  rights  of  the  persons 
concerned.  Furthermore,  disclosing  personal  data  which  are  not  yet  published  in  the 
Register of Commission expert groups would not be in line with the privacy statement. 
We have considered whether  partial access could be  granted to the  documents requested. 
Nevertheless,  if  all  the  personal  data  were  to  be  redacted,  it  would  make  the  documents 
meaningless. Therefore, access cannot be granted to documents n°2, 3 and 6. 
4. 
CONFIRMATORY APPLICATION  
In  accordance  with  Article  7(2)  of  Regulation  1049/2001,  you  are  entitled  to  make  a 
confirmatory application requesting the Commission to review this position. 
Such a confirmatory application should be addressed within 15 working days upon receipt 
of this letter to the Secretary-General of the Commission at the following address: 
European Commission 
Secretary-General 
Transparency unit SG-B-4 
BERL 5/282 
B-1049 Bruxelles 
or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
 
Yours sincerely, 
Roberto Viola 



 
Enclosure(s): 
1.  Document  n°1  -  Call  for  applications  on  the  website  of  the  Register  of 
Commission expert groups and similar entities 
2.  Document n°4 – Standard classification form 
3.  Document n°5 – Standard selection criteria form 
4.  Document n°7 - Letter of acceptance 
5.  Document n°8 - Letter of rejection 
6.  Document n°9 – Drat list of selected applicants n°1 
7.  Document n°10 - Draft list of selected applicants n°2 

Electronically signed on 11/06/2018 12:35 (UTC+02) in accordance with article 4.2 (Validity of electronic documents) of Commission Decision 2004/563

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