Ceci est une version HTML d'une pièce jointe de la demande d'accès à l'information 'Advisory Group for the Preparatory Action on Defence Research (E03523)'.


Ref. Ares(2016)6112228 - 25/10/2016
 
Standard call for applications for the selection of expert group members 
CALL FOR APPLICATIONS FOR THE SELECTION OF MEMBERS OF THE  
ADVISORY GROUP FOR THE PREPARATORY ACTION  
ON DEFENCE RESEARCH 
 
1.  Background 
 
The Commission schedules to launch a PA1 on Defence Research in 2017 for up to 3 years. 
One  of  the  main  objectives  of  the  PA  is  to  prepare  and  test  mechanisms  to  organise 
cooperative defence research at the EU level. It is an essential step to the potential EU defence 
research programme to be implemented under the next multiannual financial framework.  
The main part of the budget of the PA is intended to fund research and development activities. 
Although  by  definition  the  PA  will  operate  outside  Horizon  2020,  the  EU's  main  research 
funding instrument, it will use its rules as the main starting point.  
Within  the  frame  of  the  PA,  the  Commission  is  responsible  for  drawing  up  yearly  work 
programmes with calls for research proposals. In doing so, the Commission wishes to draw on 
the best possible external advice.  
By decision of its Director General, the Commission Directorate-General for Internal Market, 
Industry,  Entrepreneurship  and  SMEs  (hereinafter  “DG  GROW”)  has  set  up  an  advisory 
group for the Preparatory Action (PA) on Defence Research (“the group”). 
The group’s tasks will be: 
  to provide consistent and consolidated advice to the Commission services during the 
preparation  of  the  remaining  annual  work  programmes  within  the  frame  of  the 
Preparatory Action. 
  if  deemed  relevant,  to  provide  advice  for  the  revision  of  the  scoping  paper,  the 
planning  document  setting  out  key  orientations  on  a  multiannual  basis  to  guide  the 
preparations of the work programmes. 
The  group  must  provide  advice  on  relevant  objectives  and  scientific,  technological  and 
innovation  priorities  by  way  of  opinions,  recommendations  or  reports.  The  advice  received 
from  the  Group  will  complement  other  sources  of  external  advice  received  by  the 
Commission services. While providing the group with feedback on the use of the advice and 
input given, the Commission and its services retain the right of initiative. The group does not 
take binding decisions. 
The  Commission  is  calling  for  applications  with  a  view  to  selecting  members  of  the  group, 
other than the European External Action Service and the European Defence Agency. 
2. 
Features of the Group 
2.1. 
COMPOSITION 
The group shall consist of up to 22 members.  
                                                 
1  Preparatory  action  within  the  meaning  of  Article  54(2)  of  Regulation  (EU,  Euratom)  No  966/2012  of  the 
European  Parliament  and  of  the  Council  of  25  October  2012  on  the  financial  rules  applicable  to  the 
general  budget  of  the  Union  and  repealing  Council  Regulation  (EC,  Euratom)    No  1605/2002  (OJ  L 
298, 26.10.2012, p.1). 

 

 
Members shall be2: 
  the European External Action Service (EU Military Staff) (Type E member); 
  the European Defence Agency (Type E member); 
  individuals appointed in a personal capacity (Type A Members); 
  individuals appointed to represent a common interest (Type B Members); 
  organisations (Type C Members). 
Participation in the group is restricted to EU nationals or citizens of Norway. 
Members appointed in a personal capacity shall act independently and in the public interest. 
Members  appointed  to  represent  a  common  interest  shall  not  represent  an  individual 
stakeholder, but a policy orientation common to different stakeholder organisations. 
The  European  External  Action  Service  (EU  Military  Staff),    the  European  Defence  Agency 
and organisations shall nominate their representatives to the group and shall be responsible for 
ensuring  that  their representatives  provide a high level of expertise. DG GROW  may refuse 
the  nomination  of  a  representative  by  an  organisation  if  it  considers  this  nomination 
inappropriate in light of the requirements specified in chapter 4 of this call. In such case, the 
organisation concerned shall be asked to appoint another representative. 
The profile of the members and members’ representatives should primarily allow addressing 
the  technical  nature  of  the  advice  needed  to  implement  successfully  the  research  and 
innovation (R&I) programme of the PA.  They should possess a track record in areas such as 
research,  manufacturing  or  procurement  of  military  products  or  services,  as  well  as 
competence  in  providing  consultancy  services  to  the  defence  sector.  Experience  at  the 
European or international level would be considered as an advantage. 
2.2. 
APPOINTMENT 
Members  shall  be  appointed  by  the  Director  General  of  DG  GROW  from  applicants 
complying with the requirements referred to in chapter 4 of this call. 
Members shall be appointed for the duration of the Preparatory Action, including the period 
before its launch. They shall remain in office until the end of their term of office. 
Registration  in  the  Transparency  Register  is  required  in  order  for  individuals  representing  a 
common interest and organisations to be appointed. 
In  order  to  ensure  continuity  and  the  smooth  functioning  of  the  group,  DG  GROW  shall 
establish  a reserve list  of  suitable  candidates  that  may  be  used  to  appoint  replacements.  DG 
GROW shall ask applicants for their consent before including their names on the reserve list. 
Members who are no longer capable of contributing effectively to the group’s deliberations, 
who in the opinion of DG GROW do not comply with the conditions set out in Article 339 of 
the Treaty on the functioning of the European Union or who resign, shall no longer be invited 
to  participate  in  any  meetings  of  the  group  and  may  be  replaced  for  the  remainder  of  their 
term of office. 
2.3 
RULES OF ENGAGEMENT AND OPERATION OF THE GROUP  
The  group  shall  elect  a  Chairperson  from  amongst  its  members  by  simple  majority  of  its 
members. 
                                                 
2 As regards the classification of expert group members, please refer to Art.7 of Commission Decision C(2016) 
3301 establishing horizontal rules on the creation and operation of these groups. 

 

 
The group shall act at the request of its chairman with the agreement of the Commission, in 
compliance with the Commission’s horizontal rules on expert groups (‘the horizontal rules’)3. 
In principle, the group shall meet at least two times per year on Commission premises in order 
to ensure that the group is properly involved in the preparation of the work programme. DG 
GROW shall provide secretarial services. 
Members and members’ representatives should be prepared to attend meetings systematically, 
to contribute actively to discussions in the group, to be involved in preparatory work ahead of 
meetings,  to  examine  and  provide  comments  on  documents  under  discussion,  and  to  act,  as 
appropriate, as 'rapporteurs' on ad hoc basis.  
As  a  general  rule,  working  documents  will  be  drafted  in  English  and  meetings  will  be  also 
conducted in English. 
The group shall adopt its opinions, recommendations or reports by consensus. In the event of 
a  vote,  the  outcome  of  the  vote  shall  be  decided  by  simple  majority  of  the  members.  The 
members that voted against or abstained shall have the right to have a document summarising 
the reasons for their position annexed to the opinions, recommendations or reports. 
In agreement with DG GROW, the group may, by simple majority of its members, decide that 
deliberations shall be public. 
Participants  in  the  activities  of  the  group  and  sub-groups  –  if  such  sub-groups  are  deemed 
appropriate  –  shall  not  be  remunerated  for  the  services  they  offer.  Travel  and  subsistence 
expenses  incurred  by  participants  in  the  activities  of  the  group  and  sub-groups  shall  be 
reimbursed  by  the  Commission.  Reimbursement  shall  be  made  in  accordance  with  the 
provisions  in  force  within  the  Commission  and  within  the  limits  of  the  available 
appropriations  allocated  to  the  Commission  departments  under  the  annual  procedure  for  the 
allocation of resources. 
The members of the group and their representatives, as well as invited experts and observers, 
are subject to the obligation  of professional secrecy,  which by virtue of the Treaties and the 
rules implementing them applies to all members of the institutions and their staff, as well as to 
the Commission's rules on security regarding the protection of Union classified information, 
laid  down  in  Commission  Decisions  (EU,  Euratom)  2015/4434  and  2015/4445.  Should  they 
fail to respect these obligations, the Commission may take all appropriate measures. 
On  a  proposal  by  and  in  agreement  with  DG  GROW  the  group  shall  adopt  its  rules  of 
procedure on the basis of the standard rules of procedure for expert groups. 
DG GROW may invite experts with specific expertise with respect to a subject matter on the 
agenda to take part in the work of the group or sub-groups on an ad hoc basis.  
Individuals, organisations or public entities may be granted an observer status, in compliance 
with  the  horizontal  rules,    by  direct  invitation.  Organisations  or  public  entities  appointed  as 
observers  shall  nominate  their  representatives.  Observers  and  their  representatives  may  be 
permitted  by  the  Chair  to  take  part  in  the  discussions  of  the  group  and  provide  expertise. 
                                                 
3 See Article 13.1 of the horizontal rules. 
4 Commission Decision (EU, Euratom) 2015/443 of 13 March 2015 on Security in the Commission (OJ L 72, 
17.3.2015, p. 41). 
5  Commission  Decision  (EU,  Euratom)  2015/444  of  13  March  2015  on  the  security  rules  for  protecting  EU 
classified information (OJ L 72, 17.3.2015, p. 53). 

 

 
However,  they  shall  not  have  voting  rights  and  shall  not  participate  in  the  formulation  of 
recommendations or advice of the group. 
If  deemed  appropriate,  DG  GROW  may  set  up  sub-groups  for  the  purpose  of  examining 
specific questions on the basis of terms of reference defined by DG GROW. Sub-groups shall 
operate  in  compliance  with  the  horizontal  rules  and  shall  report  to  the  group.  They  shall  be 
dissolved  as  soon  as  their  mandate  is  fulfilled.  The  members  of  sub-groups  that  are  not 
members of the group shall be selected via a public call for applications. 
2.4. 
TRANSPARENCY  
 
The group shall be registered in the Register of Commission expert groups and other similar 
entities (‘the Register of expert groups’). 
As  concerns  the  group  composition,  DG  GROW  shall  publish  the  following  data  on  the 
Register of expert groups: 

the name of individuals appointed in a personal capacity; 

the name of individuals appointed to represent a common interest; the interest represented 
shall be disclosed; 

the name of member organisations; the interest represented shall be disclosed; 

the name of the representatives of the the European External Action Service (EU Military 
Staff) and of the European Defence Agency; 

the name of organisations’ representatives. 

the name of observers; 
DG GROW shall make available all relevant documents, including  the agendas, the minutes 
and the participants’ submissions, either on the Register of expert groups or via a link from 
the Register to a dedicated website, where this information can be found. Access to dedicated 
websites shall not be submitted to user registration or any other restriction.  In particular, the 
DG GROW shall ensure publication of the agenda and other relevant background documents 
in  due  time  ahead  of  the  meeting,  followed  by  timely  publication  of  minutes.  Exceptions  to 
publication  shall  only  be  foreseen  where  it  is  deemed  that  disclosure  of  a  document  would 
undermine the protection of a public or private interest as defined in Article 4 of Regulation 
(EC) N° 1049/20016. 
Personal data shall be collected, processed and published in accordance with Regulation (EC) 
No 45/2001. 
3. 
Application procedure 
Interested  individuals  and  organisations  are  invited  to  submit  their  application  to  the 
European Commission, DG GROW. 
Applications  must  be  completed  in  one  of  the  official  languages  of  the  European  Union. 
However,  applications  in  English  would  facilitate  the  evaluation  procedure.  If  another 
language is used, it would be helpful to include a summary of the CV in English. 
                                                 
6    These  exceptions  are  intended  to  protect  public  security,  military  affairs,  international  relations,  financial, 
monetary  or  economic  policy,  privacy  and  integrity  of  the  individual,  commercial  interests,  court 
proceedings  and  legal  advice,  inspections/investigations/audits  and  the  institution's  decision-making 
process.    

 

 
Organisations shall indicate the name of their representative(s) in the group. 
An application will be deemed admissible only if it is sent by the deadline and includes the 
documents referred to below. All documents submitted by applicants should be duly filled in, 
legible, signed and numbered sequentially. 
Supporting documents 
Each application shall include the following documents: 

a cover letter explaining the applicant's motivation for answering this call and stating what 
contribution the applicant could make to the group; 

a  classification  form  duly  filled  in  specifying  the  member  category  for  which  the 
application is made (Annex I).  

a selection criteria form duly filled in documenting how the applicant fulfills the selection 
criteria listed in chapter 4 of this call (Annex II). 
For individuals applying to be appointed as members of the group in a personal capacity or to 
represent  a  common  interest,  as  well  as  for  individuals  indicated  by  organisations  as  their 
representatives,  a  curriculum  vitae  (CV)  shall  also  be  provided,  preferably  not  exceeding 
three 
pages. 
All 
CVs 
shall 
be 
submitted 
in 
the 
European 
format 
(https://europass.cedefop.europa.eu/en/documents/curriculum-vitae/templates-instructions). 
Individuals  applying  to  be  appointed  as  members  of  the  group  in  a  personal  capacity  must 
disclose  any  circumstances  that  could  give  rise  to  a  conflict  of  interest  by  submitting  a 
declaration of interests (’DOI’) form on the basis of the standard DOI form for expert groups 
attached to  this  call  (Annex  III). Submission  of a duly  completed DOI form is  necessary in 
order  to  be  eligible  to  be  appointed  in  a  personal  capacity.  DG  GROW  shall  perform  the 
conflict of interest assessment in compliance with the horizontal rules7. 
Additional supporting documents (e.g. publications) may be requested at a later stage. 
Deadline for application 
The  duly  signed  applications  must  be  sent  by  <INSERT  DATE>  at  the  latest.  The  date  of 
sending will be established as follows: 

Where  applications  are  sent  by  e-mail  to  the  following  e-mail  address:  GROW-
xx@xx.xxxxxx.xx, the date of the e-mail will be the date of sending. 

Where applications are sent by post to the following address: European Commission, 
DG GROW, Unit I.4 secretariat –  B-1049 Brussels, the postmark will be considered 
the date of sending. 

Where  applications  are  hand-delivered  to  the  following  address:  European 
Commission, 
DG 
GROW, 
Unit 
I.4 
secretariat 
– 
Avenue 
d'Auderghem/Oudergemselaan  45  –  B-1040  Brussels,  the  date  on  the  receipt  given 
upon delivery will be considered the date of sending. 
4.  Selection criteria 
DG GROW will take the following criteria into account when assessing applications: 
                                                 
7  
Article 11 of the horizontal rules. 

 

 
– 
proven  and  relevant  competence  and  experience,  preferentially  also  at  European 
and/or international level, with research and/or manufacturing and/or procurement of 
military products and/or services for use in the defence sector (all applicants); 
– 
absence  of  circumstances  that  could  give  rise  to  a  conflict  of  interest  (individuals 
applying to be appointed in a personal capacity only); 
– 
proven  capacity  to  represent  effectively  the  position  shared  by  stakeholders 
(individuals applying to be appointed in order to represent a common interest only); 
– 
competence,  experience  and  hierarchical  level  of  the  proposed  representatives 
(organisations only); 
– 
good  knowledge  of  the  English  language  allowing  active  participation  in  the 
discussions (individual applicants and organisations’ representatives). 
– 
EU national or citizen of Norway (all applicants).  
5. 
Selection procedure 
The selection procedure shall consist of an assessment of the applications performed by DG 
GROW  against  the  selection  criteria  listed  in  chapter  4  of  this  call,  followed  by  the 
establishment of a list of the  most suitable applicants, and concluded by the appointment of 
the members of the group.  
When  defining  the  composition  of  the  group,  DG  GROW  shall  aim  at  ensuring,  as  far  as  
possible, a high level of expertise, as well as a balanced representation of relevant know how 
and  areas  of  interest,  while  taking  into  account  the  specific  tasks  of  the  group,  the  type  of 
expertise required, as well as the relevance of the applications received.  
Where  individual  experts  are  appointed,  either  in  their  personal  capacity  or  to  represent  a 
common interest, DG GROW shall seek a geographical balance and a gender balance. 
 
  
ANNEXES: 
Annex I:  
Classification form 
Annex II:  
Selection criteria form 
Annex III:  
Standard declaration of interests 
Annex IV:  
Guidance for filling in the declaration of interests 
Annex V: 
Privacy statement 

 

 
Annex I 
Classification form8 
To be filled in by all applicants 
This application is made as: (please select only one option)  
  An individual applying to be appointed in a personal capacity (Type A member); 
if appointed I shall act independently and in the public interest. 
 
or 
  An individual applying to be appointed to represent a common interest shared by 
stakeholders  in  a  particular  policy  area  (Type  B  member);  if  appointed  I  shall  not 
represent an individual stakeholder.  
 
Transparency Register identification number: […]9 
 
or 
  An organisation (Type C member).  
 
Transparency Register identification number: […] 
 
*** 
 
To be filled in by organisations applying to be appointed as Type C members 
This  application  is  made  as  the  following  type  of  organisation:  (please  select  only  one 
option, taking into account the definitions indicated below
). 
  a) Academia, research Institutes and Think Tanks 
  b) Banks/Financial institutions  
  c) Companies/groups 
  d) Law firms 
  e) NGOs 
  f) Professionals’ associations 
  g) Professional consultancies 
  h) Trade and business associations 
  i) Trade unions 
                                                 
8   
This form must be filled in, signed and returned with the application. 
9  
If  the  individuals  in  question  act  as  self-employed  consultants,  they  should  provide  their  own 
identification  number.  If  the  individuals  in  question  do  not  act  as  self-employed  consultants,  they 
should provide the identification number of the organisation(s) of which they are employees, see Article 
24 of the horizontal rules. 

 

 
  j) Other (please specify): 
 
Definitions for organisation types 
Academia, Research Institutes and Think Tanks 
Universities,  schools,  research  centers,  think  tanks  and  other  similar  bodies  performing 
academic and/or educational activities. 
 
Banks/Financial institutions 
 
Banks  and  other  similar  bodies  providing  financial  services,  including  financial 
intermediation. All sorts of banks should be classified within this category, including national 
central banks. 
 
Companies/groups 
 
Individual companies or groups of companies operating in the business sector, whether they 
are national companies or multinational ones. 
 
Law firms 
 
Business entities formed by one or more lawyers to engage in the practice of law. The primary 
service  rendered  by  a  law  firm  is  to  advise  clients  (individuals  or  corporations)  about  their 
legal  rights  and  responsibilities,  and  to  represent  clients  in  civil  or  criminal  cases,  business 
transactions, and other matters in which legal advice and other assistance are sought. 
 
NGOs 
 
Non-profit  organisations  which  are  independent  from  public  authorities  and  commercial 
organisations.  Some  NGOs  are  organised  around  specific  issues,  such  as  environment, 
consumer affairs, health and human rights. 
 
Professionals’ associations 
 
Non-profit organisations seeking to further the interests of individuals engaged in a particular 
profession,  such  as  physicians,  nurses,  architects,  engineers  and  lawyers.  Professionals’ 
associations are different from business associations, as they promote and defend the interests 
of individuals carrying on a specific profession, not the interests of companies operating in the 
business sector. 
 
Professional consultancies 
 
Firms  carrying  on,  on  behalf  of  clients,  activities  involving  advocacy,  lobbying,  promotion, 
public affairs and relations with public authorities. 
 

 

 
Trade and business associations 
 
Private bodies representing the interests of its members operating in the business sector. 
 
Trade unions 
 
Organisations of workers. The most common activities performed by trade unions include the 
negotiation of wages, work rules, rules governing hiring, firing and promotion of workers. 
 
Other organisations  
 
Organisations which are not possible to classify in any other category. 
 
*** 
To be filled in by individuals applying to be appointed as Type B members and organisations 
applying to be appointed as Type C members 
 
 
The  applicant  shall  represent  the  following  interest:  (please  select  one  or  more  options, 
taking into account the definitions indicated below
): 
  a) Academia/Research 
  b) Civil society  
  c) Employees/Workers 
  d) Finance 
  e) Industry 
  f) Professionals 
  g) SMEs 
  h) Other (please specify): 
 
Definitions for interests represented 
 
Academia/Research 
 
Universities,  schools,  research  centers,  think  tanks  and  other  similar  bodies  performing 
academic and/or educational activities. 
 
Civil society 
 
Civil  society  can  be  defined  as  the  aggregate  of  non-governmental  organisations  and 
institutions that manifest interests and will of citizens or as individuals and organisations in a 
society which are independent of the government. 
 
Employees/workers 
 

 


 
Individuals  working  part-time  or  full-time  under  a  contract  of  employment  whether  oral  or 
written, express or implied, and having recognized rights and duties. 
 
Finance 
 
The management of revenues or the conduct or transaction of money matters, as in the fields 
of banking, insurance and investment. 
 
Industry 
 
Companies and groups of companies whose number of employees and turnover or balance 
sheet total are higher than the ones of SMEs (see below). 
 
Professionals 
 
Individuals  operating  in  a  particular  profession,  such  as  physicians,  nurses,  architects, 
engineers and lawyers. 
 
SMEs 
 
"SME"  stands  for  small  and  medium-sized  enterprises  –  as  defined  in  EU  law:  EU 
recommendation 2003/361 

The main factors determining whether a company is an SME are: 
1.  number of employees and 
2.  either turnover or balance sheet total
Company category  Employees  Turnover  or Balance sheet total  
Medium-sized 
< 250 
≤ € 50 m  ≤ € 43 m 
Small 
< 50 
≤ € 10 m  ≤ € 10 m 
Micro 
< 10 
≤ € 2 m 
≤ € 2 m 
These  ceilings  apply  to  the  figures  for  individual  firms  only.  A  firm  which  is  part  of  larger 
grouping may need to include employee/turnover/balance sheet data from that grouping too. 
Other interest 
 
Interest which is not possible to classify in any other category. 
*** 
10 
 

 
To be filled in by individuals applying to be appointed as Type B members and organisations 
applying to be appointed as Type C members 
 
Please select one or more policy areas in which you/your organisation10 operate(s): 
 
  Agriculture 
  Archaeology 
  Architecture 
  Audiovisual and media 
  Audit 
  Banking 
  Biodiversity 
  Civil protection 
  Civil service 
  Climate 
  Competition 
  Conservation 
  Consumer affairs 
  Culture 
  Cultural Heritage 
  Cultural Landscape 
  Customs 
  Development 
  Disaster Risk Reduction 
  Economy 
  Education 
  Employment and social affairs 
  Energy 
  Engineering (chemical) 
  Engineering (civil) 
  Engineering (infrastructure) 
  Engineering (IT) 
  Engineering (maritime) 
  Engineering (space policy) 
  Engineering (space research) 
  Enlargement 
  Environment 
  Equal opportunities 
  External relations 
  External trade 
  Finance 
  Fisheries and aquaculture 
  Food safety 
  Forestry 
  Fundamental rights 
                                                 
10  
To be inserted as required. 
11 
 

 
  Humanitarian aid 
  Industry 
  Information society 
  Innovation 
  Insurance 
  Labour 
  Land management 
  Law (civil) 
  Law (corporate) 
  Law (criminal) 
  Law (taxation) 
  Linguistics and Terminology 
  Livestock 
  Medical profession 
  Migration 
  Natural resources 
  Plant production 
  Public affairs 
  Public health 
  Public relations 
  Raw materials 
  Research 
  Science 
  Science diplomacy  
  Security 
  Smart specialisation 
  Social service 
  Space and Satellites (policy) 
  Space and Satellites (research) 
  Sport 
  Statistics 
  Sustainable Development 
  Systemic eco-innovation 
  Tax 
  Trade 
  Training 
  Transport 
  Urban development 
  Water 
  Youth 
  Other 
 
 
 
12 
 

 
For individuals applying to be appointed as Type A members 
Title: …………………. 
Surname: …………………. 
First name: …………………. 
Date: …………………. 
Signature ………………….. 
 
For individuals applying to be appointed as Type B members 
Title: …………………. 
Surname11: …………………. 
First name12: …………………. 
Date: …………………. 
Signature ………………….. 
 
For organisations applying to be appointed as Type C members  
Name of the organisation13: …………………. 
Surname of the representative proposed: …………………. 
First name of the representative proposed: …………………. 
Surname of the person applying on behalf of the organisation: …………………. 
First name of the person applying on behalf of the organisation: …………………. 
Date: …………………. 
Signature ………………….. 
 
 
                                                 
11  
It is mandatory to use exactly the same name used when registering in the Transparency Register. 
12  
Idem 
13  
Idem 
13 
 

 
 
 
Annex II  
Selection criteria form14 
Applicants are requested to describe how they fulfil the selection criteria listed in this call. 
Proven 
and 
relevant 
competence 
and   
experience,  preferentially  also  at  European 
and/or  international  level,  with  research 
and/or  manufacturing  and/or  procurement  of 
military  products  and/or  services  for  use  in 
the defence sector (all applicants) 
Absence of circumstances that could give rise   
to  a  conflict  of  interest  (individuals  applying 
to be appointed in a personal capacity only) 
Proven  capacity  to  represent  effectively  the   
position  shared  by  stakeholders  (individuals 
applying to be appointed in order to represent 
a common interest only) 
Competence,  experience  and  hierarchical   
level 
of 
the 
proposed 
representatives 
(organisations only) 
Good  knowledge  of  the  English  language   
allowing 
active 
participation 
in 
the 
discussions 
(individual 
applicants 
and 
organisations’ representatives) 
EU  national  or  citizen  of  Norway  (all   
applicants) 
 
For individuals applying to be appointed as Type A members 
Title: …………………. 
Surname: …………………. 
First name: …………………. 
Date: …………………. 
                                                 
14   
This form must be filled in, signed and returned with the application. 
14 
 

 
Signature ………………….. 
 
For individuals applying to be appointed as Type B members 
Title: …………………. 
Surname15: .………………. 
First name16: …………………. 
Date: …………………. 
Signature ………………….. 
 
For organisations applying to be appointed as Type C members 
Name of the organisation17: …………………. 
Surname of the representative proposed: …………………. 
First name of the representative proposed: …………………. 
Surname of the person applying on behalf of the organisation: …………………. 
First name of the person applying on behalf of the organisation: …………………. 
Date: …………………. 
Signature ………………….. 
 
                                                 
15  
It is mandatory to use exactly the same name used when registering in the Transparency Register. 
16  
Idem 
17  
Idem 
15 
 

 
ANNEX III 
Standard declaration of interests (DOI) form for individuals applying to be appointed as 
members of expert groups or sub-groups in a personal capacity 
 
Legal basis:  
Commission  Decision  [C(2016)3301]  establishing  horizontal  rules  on  the  creation  and 
operation of Commission expert groups, Articles 2(4) and 11. 
Definitions: 
"Conflict  of  interest"  means  any  situation  where  an  individual  has  an  interest  that  may 
compromise  or  be  reasonably  perceived  to  compromise  the  individual’s  capacity  to  act 
independently and in the public interest when providing advice to the Commission in relation 
to the subject of the work performed by the expert group or sub-group in question. 
"Immediate family member" means the individual’s spouse, children and parents. "Spouse" 
includes a partner with whom the individual has a registered non marital regime. "Children" 
means the child(ren) the individual and the spouse have in common, the own child(ren) of the 
individual and the own child(ren) of the spouse. 
"Legal  entity"  means  any  commercial  business,  industry  association,  consultancy,  research 
institution  or  other  enterprise  whose  funding  is  significantly  derived  from  commercial 
sources. It also  includes independent  own commercial  businesses, law offices,  consultancies 
or similar. 
"Body" means a governmental, international or non-profit organisation. 
"Meeting" includes a series or cycle of meetings. 
 
*** 
Please answer each of the questions below. If the answer to any of the questions is "yes", 
please briefly describe relevant interests and circumstances, as appropriate.  

If you do not describe relevant interests, your DOI form will be considered incomplete 
and, therefore, your application to be appointed as a member of an expert group or sub-
group in a personal capacity shall be rejected. 

First name: 
Family name: 
Expert group/sub-group: 
16 
 

 
 
 
 
 


EMPLOYMENT CONSULTANCY AND LEGAL REPRESENTATION 
 
Within  the  past  5  years,  were  you  employed  or  have  you  had  any  yes 
no 
other  professional  relationship  with  a  natural  or  legal  entity,  or 
held any non-remunerated post in a legal entity or other body with 
an  interest  in  the  field  of  activity  of  the  expert  group/sub-group  in 
question? 

 
 
1a 
Employment 
 
 
1b 
Consultancy, including services as an advisor 
 
 
1c 
Non-remunerated post 
 
 
1d 
Legal representation 
 
 
 
Activity 
Time period 
Name of entity or 
Description 
(from… until 
body 
month/year) 
 
 
 
 
 
 
 

MEMBERSHIP OF MANAGING BODY, SCIENTIFIC ADVISORY BODY OR 
EQUIVALENT STRUCTURE 

 
Within  the  past  5  years,  have  you  participated  in  the  internal  yes 
no 
decision-making  of  a  legal  entity  or  other  body  with  an  interest  in 
the  field  of  activity  of  the  expert  group/sub-group  in  question  or 
have  you  participated  in  the  works  of  a  Scientific  Advisory  Body 
with voting rights on the outputs of that entity? 

 
2a 
Participation in a decision-making process 
 
 
2b 
Participation in the work of a Scientific Advisory Body 
 
 
 
17 
 

 
Activity 
Time period 
Name of legal entity  Description 
(from… until 
or body 
month/year) 
 
 
 
 
 
 
 

RESEARCH SUPPORT 
 
Within  the  past  5  years,  have  you,  or  the  research  entity  to  which  yes 
no 
you belong, received any support from a legal entity or other body 
with an interest in the field of activity of the expert group/sub-group 
in question? 

 
3a 
Research  support,  including  grants,  rents,  sponsorships,   
 
fellowships, non-monetary support 
 
Activity 
Time period 
Name of legal entity  Description 
(from… until 
or body 
month/year) 
 
 
 
 
 
 
 

FINANCIAL INTERESTS 
 
Do you have current investments in a legal entity with an interest in  yes 
no 
the  field  of  activity  of  the  expert  group/sub-group  in  question, 
including holding of stocks and shares, and which amounts to more 
than 10,000 EUR per legal entity or entitling you to a voting right of 
5% or more in such legal entity? 

 
4a 
Shares 
 
 
4b 
Other stock 
 
 
18 
 

 
 
Investment 
Name of legal entity 
Description 
 
 
 
 
 
 

INTELLECTUAL PROPERTY 
 
Do you have any intellectual property rights that might be affected  yes 
no 
by  the  outcome  of  the  work  carried  out  by  the  expert  group/sub-
group in question?    

 
5a 
Patent, trademarks, or copyrights 
 
 
5b 
Others  
 
 
 
Intellectual property 
Description 
 
 
 
 
 

PUBLIC STATEMENTS AND POSITIONS 
 
Within  the  past  5  years,  have  you  provided  any  expert  opinion  or  Yes 
no 
testimony  in  the  field  of  activity  of  the  expert  group/sub-group  in 
question,  for  a  legal  entity  or  other  body  as  part  of  a  regulatory, 
legislative  or  judicial  process?  Have  you  held  an  office  or  other 
position,  paid  or  unpaid,  where  you  represented  interests  or 
defended an opinion in the field of activity of the expert group/sub-
group in question?    

 
6a 
For  a  legal  entity  or  other  body  as  part  of  a  regulatory,   
 
legislative or judicial process 
6b 
Represented interests or defended an opinion 
 
 
19 
 

 
 
Activity 
Time period 
Name of legal entity  Description 
(from… until 
or body 
month/year) 
 
 
 
 
 
 
 
 

INTERESTS OF IMMEDIATE FAMILY MEMBERS 
yes 
no 
7a 
To  your  knowledge,  are  there  any  interests  of  your  immediate   
 
family  members  which  could  be  seen  as  undermining  your 
independence  when  providing  advice  to  the  Commission  in  the 
field of activity of the expert group/sub-group in question? 

 
Interests 
Time period 
Name of legal entity  Description 
(from… until 
or body 
month/year) 
 
 
 
 
 
 
 
7b 
If interests of your immediate family members are declared, it is your responsibility 
to inform them about the collection and publication of information on their interests 
included  in  the  DOI and  to  provide  them  with  the  privacy  statement  attached  to  the 
guidance for filling in this DOI, and this at the latest when you file the DOI form with 
the Commission. 
 

OTHER RELEVANT INFORMATION 
yes 
no 
8a 
Are there any other elements that could be seen as undermining   
 
your independence when providing advice to the Commission in 
the field of activity of the expert group/sub-group in question? 

 
Description:   
 
 
20 
 

 
 
 
 
**** 
I hereby declare on my honour that I have read the guidance for completing this form.  
I  also  declare  on  my  honour  that  the  information  disclosed  in  this  form  is  true  and 
complete to the best of my knowledge.  

Should  there  be  any  change  to  the  above  information,  including  as  regards  upcoming 
activities, I will promptly notify the competent Commission department and complete a 
new DOI form describing the changes in question. 

I  am  informed  that  my  personal  data  are  stored,  processed  and  published  by  the 
Commission in accordance with Regulation (EC) N° 45/2001. 

 
Date: ________________ 
  
 Signature: ________________________________ 
 
 
***** 
 
Your  DOI  form  shall  be  made  publicly  available  on  the  Register  of  Commission  Expert 
Groups  and  Other  Similar  Entities,  as  long  as  you  are  appointed  as  member  of  the  expert 
group  or  sub-group  in  a  personal  capacity.  Technical  measures  will  be  taken  to  indicate  to 
search engines that your DOI form should not appear in search results. 
 
21 
 

 
ANNEX IV 
Guidance for filling in the declaration of interests (DOI) form by individuals applying to 
be appointed as members of expert groups or sub-groups in a personal capacity 
 
According  to  the  Commission’s  horizontal  rules  on  expert  groups  (‘the  horizontal  rules’), 
Commission  expert  groups  and  other  similar  entities  are  consultative  bodies18,  the  role  of 
which is to provide advice and expertise to the Commission and its departements in relation to 
a  number  of  tasks19.  Individuals  appointed  as  members  of  expert  groups  or  sub-groups  in  a 
personal capacity are due to act independently and in the public interest20.  
In order to ensure the highest integrity of experts, you are requested to duly complete the DOI 
form.  You  are  required  to  disclose  any  circumstances  that  could  give  rise  to  a  conflict  of 
interest,  i.e.  any  situation  where  your  interests  may  compromise  or  may  reasonably  be 
perceived  to  compromise  your  capacity  to  act  independently  and  in  the  public  interest  in 
providing advice to the Commission, in relation to the subject of the work performed by the 
expert group or sub-group in question. In particular, you must disclose in this DOI form any 
relevant professional and financial interests.  
You  must  also  declare  relevant  interests  of  your  immediate  family  members.  If  interests  of 
your  immediate family members  are declared, it  is your responsibility to inform them about 
the collection and publication of information on their interests included in this DOI form and 
to  provide  them  with  the  privacy  statement  attached  to  this  guidance,  and  this  at  the 
latest when you file the DOI form with the Commission. 
Please  submit  the  completed  DOI  form  to  the  competent  Commission  department,  together 
with your CV, as part of your application to become member of an expert group or sub-group 
in a personal capacity. If there is any change concerning the information provided in the form, 
including  on  upcoming  activities,  you  must  promptly  inform  the  competent  Commission 
departments by completing a new DOI form which describes the changes in question.  
Please  note  that  having  a  declared  interest  does  not  necessarily  mean  having  a  conflict  of 
interest.  Answering  "Yes"  to  a  question  on  this DOI  form  does  not  automatically  disqualify 
you or limit your participation in an expert group or sub-group. The competent Commission 
departments will review your answers in accordance with the horizontal rules and determine 
whether a conflict of interest relevant to the subject at hand exists21.  
Where  the  competent  Commission  departments  conclude  that  no  conflict  of  interest  exists, 
you  are  eligible  to  be  appointed  in  a  personal  capacity.  Where  the  competent  Commission 
departments  conclude  that  your  interests  may  compromise  or  be  reasonably  perceived  to 
compromise  your  capacity  to  act  independently  and  in  the  public  interest  when  providing 
advice to the Commission in relation to the subject of the work performed by the expert group 
                                                 
18  
C(2016) 3301, Article 2.1. 
19  
Idem, Article 3. 
20  
Idem, Article 7.2. (a). 
21  
Idem, Article 11. 
22 
 

 
or  sub-group  in  question,  they  shall  take  one  of  the  following  measures  to  deal  with  the 
conflict of interest detected, depending on the specific circumstances: 

You shall not be appointed in a personal capacity to the expert group or sub-group in 
question; in such case the competent Commission department shall inform you about 
the outcome of the conflict of interest assessment performed; 

You  shall  be  appointed  as  member  of  the  expert  group  or  sub-group  in  a  personal 
capacity  with  a  number  of  specific  restrictions:  you  may  be  excluded  from  certain 
meetings  and/or  activities  carried  out  by  the  group,  such  as  drafting  opinions  or 
recommendations; you may also be required to abstain from discussing certain agenda 
items and/or from any vote on those items; 

You  shall  be  appointed  as  member  of  the  expert  group  or  sub-group  representing  a 
common  interest  shared  by  a  number  of  stakeholders,  after  consultation  of  the 
stakeholders concerned; 
Your  DOI  form  shall  be  made  publicly  available  on  the  Register  of  Commission  Expert 
Groups  and  Other  Similar  Entities,  as  long  as  you  are  appointed  as  member  of  the  expert 
group  or  sub-group  in  a  personal  capacity.  Technical  measures  will  be  taken  to  indicate  to 
search engines that your DOI form should not appear in search results.  
If you decline to complete a DOI form, you are not eligible to be appointed as a member of 
the expert group or sub-group in question in a personal capacity. 
Personal  data  shall  be  collected,  processed  and  published  by  the  Commission  in  accordance 
with Regulation (EC) No 45/2001. 
 
 
Annex: privacy statement 
 
 
23 
 

 
Annex V 
Privacy Statement 
 
PROTECTION OF YOUR PERSONAL DATA 
Table of Contents 
1.  Introduction 
2.  Why do we process your data? 
3.  Which data do we collect and process? 
4.  How long do we keep your data? 
5.  How do we protect your data? 
6.  Who has access to your data and to whom is it disclosed? 
7.  What are your rights and how can you exercise them?  
8.  Contact information 
9.  Where to find more detailed information  
1. 
Introduction 
This privacy statement explains the reason for the processing, the way we collect, handle and ensure 
protection  of  all  personal  data  provided,  how  that  information  is  used  and  what  rights  you  may 
exercise in relation to your data (the right to access, rectify, block etc.). 
The  European  institutions  are  committed  to  protecting  and  respecting  your  privacy.  As  this 
service/application collects and further processes personal data, Regulation (EC) N°45/200122 of the 
European Parliament and of the Council of 18 December 2000 on the protection of individuals with 
regard to the processing of personal data by the Community institutions and bodies and on the free 
movement of such data, is applicable. 
This  statement  concerns  the  Register  of  Commission  Expert  Groups  and  Other  Similar  Entities 
(‘Register of expert groups’) undertaken by the European Commission, Secretariat-General, Head of 
Unit  B.2  (Institutional  Affairs).    The  Register  is  a  database  containing  a  list  of  Commission  expert 
groups and other similar entities and their sub-groups. For each expert group, the Register provides 
valuable information including on the Commission department which is running the group, as well as 
on the group members, mission and tasks. The Register also includes relevant documents which are 
produced and discussed by expert groups. 
                                                 
22  Regulation (EC) N° 45/2001 (OJ L8 of 12/01/2001). 
24 
 

 
Personal  data  submitted  to  Commission  departments  as  part  of  rejected  applications  are  not 
published  on  the  Register  of  expert  groups.  The  competent  Commission  departments  keep  these 
data for six months and do not process them for other purposes. 
2. 
Why do we process your data? 
 
Purpose  of  the processing  operation:  The  European  Commission,  Secretariat-General,  Head  of  Unit 
B.2 (Institutional Affairs) (‘the Data Controller’) collects and uses your personal information to ensure 
transparency on expert groups’ membership and activities. 
The  processing  and  publication  on  the  Register  of  expert’s  personal  data  is  necessary  for  the 
performance  of  a  task  carried  out  in  the  public  interest,  since  it  increases  the  transparency  on 
Commission expert groups (article 5 (a) of Regulation (EC) N° 45/2001).  
As  regards,  in  particular,  the  declarations  of  interests  filled  in  by  experts  appointed  in  a  personal 
capacity, the processing of personal data of these experts serves the public interest of enabling the 
Commission  to  verify  the  experts'  independence  in  providing  advice  to  the  Commission. 
Furthermore,  the  public  disclosure  of  declarations  of  interests  allows  for  public  scrutiny  of  the 
interests declared by experts appointed in a personal capacity, which is necessary in order to ensure 
public  confidence  in  the  independence  of  these  experts.  The  public  disclosure  of  declarations  of 
interests  also  ensures  a  high  degree  of  transparency  with  respect  to  the  membership  of  expert 
groups and aims at contributing to fostering the integrity of the experts in question. 
Art 27 of Regulation (EC) N° 45/2001 is not applicable. 
3. 
Which data do we collect and process?  
The personal data collected and further processed may be:  
  Name;  
  Professional title; 
  Professional profile; 
  Nationality; 
  Gender; 
  Interest  represented  (only  for  individuals  applying  to  be  appointed  as  members  of  expert 
groups or sub-groups representing a common interest and for the designated representatives 
of organisations applying to be appointed members of expert groups or sub-groups); 
  Information  included  in  the  declarations  of  interest  (only  for  individuals  applying  to  be 
appointed as members of expert groups or sub-groups in a personal capacity). 
4. 
How long do we keep your data? 
The Data Controller only keeps the data for the time necessary to fulfil the purpose of collection or 
further processing. 
When  an  individual  is  no  longer  participating  in  a  group  listed  in  the  Register  of  expert  groups,  all 
personal  information  related  to  this  individual  is  removed  from  the  Register.  The  competent 
25 
 

 
Commission  departments  keep  personal  information  for  5  years  after  the  date  where  relevant 
individuals cease to participate in the work of the group. 
Declarations  of  interests  of  individuals  appointed  as  members  or  alternate  members  in  a  personal 
capacity of expert groups or sub-groups are published on the Register as long as they are members. 
When a  group  is  closed  down,  it remains  published  in  the  Register  of  expert  groups  for  five  years, 
with the indication 'Closed'. During such time, personal information other than the above-mentioned 
declarations of interests is visible on the Register. 
An XML file is created daily with all the information regarding active groups. All versions of this file, 
showing  the  situation  of  the  Register  as  of  the  day  it  was  created,  are  stored  in  a  file  server  for  5 
years. 
5. 
How do we protect your data? 
All data in electronic format (e-mails, documents, uploaded batches of data etc.) are stored either on 
the servers of the European Commission or of its contractors, the operations of which abide by the 
European Commission’s security decision of 16 August 2006 [C(2006) 3602] concerning the security 
of information systems used by the European Commission. 
The  Commission’s  contractors  are  bound  by  a  specific  contractual  clause  for  any  processing 
operations of your data on behalf of the Commission, and by the confidentiality obligations deriving 
from the transposition of Directive 95/46/CE. 
6. 
Who has access to your data and to whom is it disclosed? 
Information collected is publicly available on the Register of expert groups.  
The  XML  files  referred  to  in  point  4  are  not  available  neither  via  the  internal  application  of  the 
Register or the public version of the Register, and are only accessible to a reduced number of users in 
the System Owner and System Supplier's teams. 
7. 
What are your rights and how can you exercise them?  
According  to  Regulation  (EC)  n°45/2001,  you  are  entitled  to  access  your  personal  data  and  rectify 
and/or block it in case the data is inaccurate or incomplete.  
If you do not wish to have your name published on the Register of expert groups, you may submit a 
request  to  the  relevant  Commission  department  for  a  derogation  from  publication.  A  derogation 
shall  be  granted  where  justified  on  compelling  legitimate  grounds  in  relation  to  your  specific 
situation,  in  particular  where  disclosure  of  the  experts’  name  could  endanger  your  security  or 
integrity. 
You can exercise your rights by contacting the secretariat of the competent Commission department 
or  in  case  of  conflict  the  Data  Protection  Officer  and  if  necessary  the  European  Data  Protection 
Supervisor using the contact information given at point 8 below.  
8. 
Contact information 
If you have comments or questions, any concerns or a complaint regarding the collection and use of 
26 
 

 
your  personal  data,  please  feel  free  to  contact  the  secretariat  of  the  competent  Commission 
department, using the following contact information: 
The Data Processor: 
  DG GROW, 
 
  E-mail
@ec.europa.eu 
The Data Protection Officer (DPO) of the Commission: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
The European Data Protection Supervisor (EDPS): xxxx@xxxx.xxxxxx.xx. 
9. 
Where to find more detailed information? 
The Commission Data Protection Officer publishes the register of all operations processing personal 
data. You can access the register on the following link : http://ec.europa.eu/dpo-register  
This specific processing has been notified to the DPO with the following reference: DPO-2194.8. 
 
27