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Ref. Ares(2016)6112228 - 25/10/2016
Directorate-General for Internal Market, Industry, Entrepreneurship and SMEs 
*** DRAFT *** 
Under  the  Preparatory  Action  on  Defence  Research  (2017-2019)1,  the  Commission  is 
responsible for drawing up the work programmes. In doing so, the Commission wishes to 
draw on the best possible external advice. 
Members  of  the  “Defence  Research  Advisory  Group”  (DEFAG)  should  provide 
consistent and consolidated advice to the Commission services during the preparation of 
the annual work programmes within the frame of the Preparatory Action. 
Advice  should  be  provided  on  relevant  objectives  and  scientific,  technological  and 
innovation priorities by way of opinions, recommendations or reports. 
Advice  should  pertain  to  all  activities  under  this  challenge,  including,  where  relevant, 
international cooperation; multidisciplinarity, including social and economic sciences and 
humanities,  and  cross-cutting  research  and  innovation;  responsible  research  and 
innovation  including  gender;  research  career  development,  doctoral  training,  and  skills; 
bridging  from  discovery  to  market  application;  responding  to  emerging  needs  and 
unforeseen  policy  needs;  sustainable  development  and  climate  change;  dissemination, 
knowledge transfer and broader public engagement; SME participation; and societal and 
economic impact. 
The  Advisory  Group  must  provide  a  written  input  to  be  made  public  for  each  work 
programme.  The  advice  received  from  the  Group  will  complement  other  sources  of 
external  advice  received  by  the  Commission  services.  While  providing  the  Group  with 
feedback on the use of the advice and input given, the Commission and its services retain 
the right of initiative. The Advisory Group does not take binding decisions. 
1 Reference to decision on the PA 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 

The Group may also  be  consulted in the preparation of the  scoping paper, the planning 
document setting out key orientations on a multiannual basis to guide the preparations of 
the work programmes. 
The Group may be asked to provide recommendations on potential experts evaluators in 
relation  to  calls  for  proposals  under  their  mandate.  The  final  selection  of  experts  will 
remain the responsibility of the Commission services and funding bodies. 
Experts participate in the Group in their individual capacity or as individuals representing 
an interest or an organisation. 
Experts commit themselves to discuss questions put forward and provide advice in their 
relevant  field  of  expertise  to  the  best  of  their  ability  and  in  the  best  interest  of  EU 
research  and  innovation.  They  also  commit  themselves  to  respect  the  rules  related  to 
confidentiality and conflicts of interest. 
Advice  to  the  Commission  is  the  result  of  discussions  within  the  Group.  This  advice  is 
expected  to  represent  the  consensus  view  of  the  Group.  However,  in  the  event  that  a 
consensus cannot be found, for whatever reason, individual experts may request to have 
divergent views recorded. 
As well as bringing forward their own collective expertise, the Group may also be a focal 
point for processing inputs from across society related to this challenge. The Group will 
thereby support outreach and strengthening of the Commission services' dialogue with a 
wider group of stakeholders. 
To avoid fragmentation and to ensure that cross-cutting issues and opportunities for joint 
action  are  identified,  the  Group  Chairs  may  meet  occasionally.  In  addition,  the  experts 
with  expertise  in  the  mainstreamed  cross-cutting  issues  like,  for  instance,  gender  may 
also  meet  on  a  regular  basis  to  provide  a  critical  mass  of  specialised  expertise  to  assist 
with  additional  horizontal  advice  on  such  important  issues,  while  at  the  same  time 
ensuring clear links between the horizontal and more specialised level. 
Each expert will serve for the duration of the Preparatory Action. 
Not applicable. 
During the first meeting, the Group shall elect the Chair and, if needed, the Vice-chair by 
a simple majority for the duration of the Preparatory Action. 

As  it  is  a  requirement  that  each  Group  provides  a  written  input  for  each  work 
programme, considerations should be given to nominating a rapporteur. 
The  Commission  services  may  choose  the  frequency  of  meetings  which  seems  most 
appropriate, provided that the Group is properly involved in the preparation of each work 
programme.  However,  as  a  general  principle,  the  Group  should  meet  at  least  2  times  a 
year to discuss the general orientations and documents as well as questions put forward 
by the services. 
Working groups composed of a sub-set of experts may be created for specific purposes in 
agreement with the Commission services. They shall operate in accordance with the rules 
laid  down  by  the  Advisory  Group  and  with  the  horizontal  Commission  rules  for  expert 
groups, and shall be dissolved as soon as their mandate is fulfilled. 
Additional  experts  may  be  invited  to  the  meetings  of  the  Group  to  take  part  in 
discussions on a particular subject. 
The  meetings  of  the  Advisory  Group  and  subgroups  shall,  in  principle,  be  held  on 
Commission premises. 
The  group  shall  be  registered  in  the  Register  of  Commission  expert  groups  and  other 
similar entities (‘the Register of expert groups’). 
As concerns the group composition, DG GROW shall publish the following data on the 
Register of expert groups: 

the name of individuals appointed in a personal capacity; 

the  name  of  individuals  appointed  to  represent  a  common  interest;  the  interest 
represented shall be disclosed; 

the name of observers.  
DG  GROW  shall  make  available  all  relevant  documents,  including    the  agendas,  the 
minutes and the participants’ submissions, either on the Register of expert groups or via a 
link  from  the  Register  to  a  dedicated  website,  where  this  information  can  be  found. 
Access  to  dedicated  websites  shall  not  be  submitted  to  user  registration  or  any  other 
restriction. In particular, the DG GROW shall ensure publication of the agenda and other 
relevant  background  documents  in  due  time  ahead  of  the  meeting,  followed  by  timely 
publication  of  minutes.  Exceptions  to  publication  shall  only  be  foreseen  where  it  is 
deemed  that  disclosure  of  a  document  would  undermine  the  protection  of  a  public  or 
private interest as defined in Article 4 of Regulation (EC) N° 1049/20012. 
2    These  exceptions  are  intended  to  protect  public  security,  military  affairs,  international  relations, 
financial, monetary or economic policy, privacy and integrity of the individual, commercial interests, 
court  proceedings  and  legal  advice,  inspections/investigations/audits  and  the  institution's  decision-
making process.    

Personal data shall be collected, processed and published in accordance with Regulation 
(EC) No 45/2001. 
The work programme to be adopted by the Commission may provide an overview of how 
the advice provided by the Group and other sources of external advice have been used. 
Individuals  applying  to  be  appointed  as  members  of  the  group  in  a  personal  capacity 
must  disclose  any  circumstances  that  could  give  rise  to  a  conflict  of  interest  by 
submitting a declaration of interests (’DOI’) form on the basis of the standard DOI form 
for  expert  groups  attached  to  this  call.  Submission  of  a  duly  completed  DOI  form  is 
necessary in order to be eligible to be appointed in a personal capacity. DG GROW shall 
perform the conflict of interest assessment in compliance with the horizontal rules3. 
The rules on confidentiality and conflict of interest cover:: 
  The members of the Advisory Group, as well as invited experts and observers, are 
subject to the obligation  of professional secrecy, which by virtue of the Treaties 
and  the  rules  implementing  them  applies  to  all  members  of  the  institutions  and 
their  staff,  as  well  as  to  the  Commission's  rules  on  security  regarding  the 
protection  of  Union  classified  information,  laid  down  in  Commission  Decisions 
(EU,  Euratom)  2015/4434  and  2015/4445.  Experts  are  therefore  required  to  not 
divulge  information  given  in  the  context  of  the  work  of  the  Advisory  Group 
unless  the  Commission  agrees  to  release  them  from  the  confidentiality 
obligations.  At  the  same  time,  experts  must  ensure  the  protection  of  such 
confidential information and documents with the same level of protection it uses 
to  protect  its  own  confidential  information,  but  in  no  case  any  less  than 
reasonable  care.  Should  they  fail  to  comply  with  these  obligations  the 
Commission may take appropriate measures, including, if necessary, the partial or 
total exclusion of the expert from the Advisory Group meetings. 
  The  Advisory  Group  experts  must  not  use  confidential  information  and 
documents  for  any  purpose  other  than  fulfilling  their  obligations  and  must  not 
seek nor act in any way to take advantage of or exercise undue influence on the 
implementation of the Preparatory Action. 
Participation in the Group will not be compatible with the following conflicts of interest: 
  Assisting  the  Commission  services  in  evaluating  proposals  and  monitoring 
projects  under  the  specific  areas  of  research,  innovation  and  technological 
development covered by this Advisory Group. 
3   Article  11  of  the  Commission  Decision  on  the  horizontal  rules  on  the  creation  and  operation  of 
Commission expert groups  C(2016)3301. 
4   Commission Decision (EU, Euratom) 2015/443 of 13 March 2015 on Security in the Commission (OJ 
L 72, 17.3.2015, p. 41). 
5   Commission Decision (EU, Euratom) 2015/444 of 13 March 2015 on the security rules for protecting 
EU classified information (OJ L 72, 17.3.2015, p. 53). 

  Acting  as  Member  State  delegates/representatives  or  experts/advisers 
accompanying  Member  States  delegates/representatives,  or  Associated  State 
observers,  in  the  Programme  Committee  assisting  the  Commission;  or  called  as 
experts before  these committees  (except the Chair-person of the Group who can 
be  invited  by  the  Chair-person  of  a  Committee  to  present  the  work  of  the 
Advisory Group). 
The Advisory Group experts may participate in consortia under  the Preparatory Action. 
However, should any item of the agenda or any subject discussed in a given meeting of 
the Group be of relevance for projects or proposals under the Preparatory Action that an 
expert, or the organisation to which he/she belongs, has submitted or is likely to submit, 
the  expert  in  question  should  inform  the  Commission  services  and  the  Group  of  the 
situation as soon as they are aware. The same applies in other situations that could give 
rise  to  a  conflict  of  interest  (e.g.  involvement  of  a  close  family  member).  The 
Commission will then take a decision on the participation of the expert on a case by case 
basis.  The  person  in  question  may  therefore  be  requested  to  abstain  from  the 
deliberations and/or leave the room during the discussion of the concerned item/subject. 
If  necessary,  the  expert  may  be  excluded  partially  or  totally  from  the  Advisory  Group 
As  a  general  rule,  if  an  expert  has  a  conflict  of  interest,  he/she  must  declare  it  to  the 
responsible Commission official as soon as he/she becomes aware of it, and specify the 
nature of the conflict. The Advisory Group experts must inform the Commission services 
of all interests, not explicitly stated above, which could be considered prejudicial to their 
independence or impartiality. 
When  an  Advisory  Group  expert  knowingly  conceals  a  conflict  of  interest  and  this  is 
discovered once a member, the Commission will exclude the expert in question from the 
group, without prejudice to penalties that may derive from other applicable Regulations. 
Travel and subsistence expenses will be reimbursed according to Commission decision of 
5 December 20076. 
6 Rules on the reimbursement of expenses incurred by experts from outside the Commission invited to 
attend meetings in an expert capacity, C(2007)5858. 


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