Ceci est une version HTML d'une pièce jointe de la demande d'accès à l'information 'Member State penalties for breach of Regulation 428/2009'.


 
EUROPEAN COMMISSION 
 
 
Brussels, 2.10.2018 
C(2018) 6540 final 
Mr Jeremie Charles 
 
 
 
 
 
 
 
 23 rue de la science  
 
 
 
 
 
 
 
 1040 Bruxelles 
 
DECISION OF THE EUROPEAN COMMISSION PURSUANT TO ARTICLE 4 OF THE 
IMPLEMENTING RULES TO REGULATION (EC) N° 1049/20011 
Subject: 
Your confirmatory application for access to documents under 
Regulation (EC) No 1049/2001 - GESTDEM 2018/3266 

Dear Mr Charles, 
I refer to your letter of 7 August 2018, registered on 9 August 2018, in which you submit 
a  confirmatory  application  in  accordance  with  Article  7(2)  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001  regarding  public  access  to  European  Parliament,  Council  and  Commission 
documents2 (hereafter 'Regulation 1049/2001').  
1. 
SCOPE OF YOUR REQUEST 
In  your  initial  application  of  14  June  2018,  addressed  to  the  Directorate-General  for 
Trade  of  the  European  Commission,  you  requested  access  to  ‘any  and  all 
document/information  identifying  the  sanctions/penalties  imposed  by  Member  States  in 
the event of breach of any relevant provision of Council [R]egulation (EC) No 428/2009 
(as provided by Article 24 thereof).’ 
You  also  clarified  on  25  July  2018  that  your  request  concerned  ‘(1)  the  most  recent 
documents  that  each  Member  State  sent  to  the  Commission  providing  the  penalties 
applicable to infringements of Council Regulation (EC) No 428/2009 in their jurisdiction 
pursuant  to  Article  25  thereof;  and  (2)  any  document  drawn  up  by  the  Commission 
compiling  the  penalties  applicable  to  infringements  of  Council  Regulation  (EC)  No 
428/2009 by Member State.’ 
                                                 

Official Journal L 345 of 29.12.2001, p. 94. 
2    Official Journal L 145 of 31.5.2001, p. 43. 
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 

In its initial reply of 7 August 2018, the Directorate-General for Trade informed you that 
the Commission  does  not  hold  any documents that  would correspond to the description 
given in your application.  
Through your confirmatory application, you request a review of this position.  
2. 
ASSESSMENT AND CONCLUSIONS UNDER REGULATION 1049/2001 
When  assessing  a  confirmatory  application  for  access  to  documents  submitted  pursuant 
to  Regulation  1049/2001,  the  Secretariat-General  conducts  a  fresh  review  of  the  reply 
given by the Directorate-General concerned at the initial stage. 
Following  this  review,  I  am  pleased  to  inform  you  that  two  documents  have  been 
identified: 
  Notification email from the Permanent Representation of Germany to Directorate-
General  for  Trade  on  Council  Regulation  No  428/2009  comprising  the 
communication  from  the  Federal  Government  of  Germany  to  the  European 
Commission 
of  14  October  2013  and 
two  pieces  of  legislation 
(Außenwirtschaftsgesetz  (AWG)  and  Außenwirtschaftsverordnung  (AWV)), 
registered jointly under Ares(2013)3247241 (‘Document 1’); 
  Notification  by  Italy  of  Legislative  Decree  No.  221  of  December  15th,  2017, 
updating  national  provisions  implementing  Regulation EC 428/2009,  Regulation 
EC  1236/2005  and  EU  regulations  concerning  restrictive  measures  to  Third 
Countries, registered under Ares(2018)808649 (‘Document 2’). 
These  two documents  consist  of  notifications from Germany and Italy  on  national  laws 
published  in  national  journals.  These  laws  are  not  specifically  about  penalties,  but  they 
contain  information  on  penalties  applicable  in  case  of  infringements  to  dual-use 
legislation.  
As  Directorate-General  for  Trade  informed  you  in  initial  reply,  regular  exchanges  with 
all  Member  States  on  national  measures  have  not  been  systematically  extended  to 
applicable sanctions/penalties as referred to in Article 24 of Regulation no 428/2009 as it 
might  be  the  case  for  exchanges  on  applicable  Member  State  penalties  for  breaches  of 
EU  economic  sanctions.  For  this  reason,  only  two  notifications  sent  by  the  Member 
States to the European Commission are provided to you in this confirmatory reply.  
Access is granted to the requested documents, subject to the redaction of personal data, 
pursuant to Article 4(1)(b) of Regulation 1049/2001, which provides for the protection of 
privacy and the integrity of the individual, for the reasons set out below. 
Article  4(1)(b)  of  Regulation  1049/2001  provides  that  ‘[t]he  institutions  shall  refuse 
access to  a  document  where  disclosure  would  undermine  the  protection  of  […]  privacy 
and  the  integrity  of  the  individual,  in  particular  in  accordance  with  Community 
legislation regarding the protection of personal data.’ 


The  applicable  legislation  in  this  field  is  Regulation  (EC)  No  45/2001  of  the  European 
Parliament and of the Council of 18 December 2000 on the protection of individuals with 
regard to the processing of personal data by the Community institutions and bodies and 
on the free movement of such data3. 
According  to  Article  2(a)  of  Regulation  45/2001,  personal  data  consist  in  ‘any 
information  relating to  an identified or  identifiable natural  person […]’.  This  provision 
clarifies  moreover  that  ‘an  identifiable  person  is  one  who  can  be  identified,  directly  or 
indirectly, in particular by reference to an identification number or to one or more factors 
specific  to  his  or  her  physical,  physiological,  mental,  economic,  cultural  or  social 
identity’.  
The European Court of Justice further held that ‘there is no reason of principle to justify 
excluding activities of a professional […] nature from the notion of private life’4.  
In  this  instance,  these  personal  data  contain  the  name  and  personal  details  (emails 
address) of staff members of the European Commission not holding senior management 
positions  and  the  names,  surnames,  contact  details  and  descriptions  of  the  functions  of 
Member  States representatives and their respective handwritten signatures. 
These  undoubtedly  constitute  personal  data  within  the  meaning  of  Article  2(a)  of 
Regulation  45/2001,  which  defines  it  as  ‘any  information  relating  to  an  identified  or 
identifiable  natural  person  […];  an  identifiable  person  is  one  who  can  be  identified, 
directly or indirectly, in particular by reference to an identification number or to one or 
more factors specific to his or her physical, physiological, mental, economic, cultural or 
social identity’.  
It  follows  that  public  disclosure  of  all  above-mentioned  personal  information  would 
constitute  processing  (transfer)  of  personal  data  within  the  meaning  of  Article  8(b)  of 
Regulation 45/2001.  
In  accordance  with  the  Bavarian  Lager  ruling5,  when  a  request  is  made  for  access  to 
documents  containing  personal  data,  Regulation  45/2001  becomes  fully  applicable. 
According  to  Article  8(b)  of  that  Regulation,  personal  data  shall  only  be  transferred  to 
recipients  if  the  recipient  establishes  the  necessity  of  having  the  data  transferred  and  if 
there  is  no  reason  to  assume  that  the  data  subject's  legitimate  interests  might  be 
prejudiced.  Those  two  conditions  are  cumulative6.  Only  if  both  conditions  are  fulfilled 
and  the  transfer  constitutes  lawful  processing  in  accordance  with  the  requirements  of 
Article 5 of  Regulation 45/2001, can the processing (transfer) of personal data occur.  
                                                 
3   Hereafter ‘Regulation 45/2001’. 
4   Judgment of 20 May 2003, Österreichischer Rundfunk and Others, C-465/00, C-138/01 and C-139/01, 
EU:C:2003:294, paragraph 73. 

Judgment of the Court (Grand Chamber) of 29 June 2010 in Case C-28/08 P, European Commission v 
the Bavarian Lager Co. Ltd
,(ECLI:EU:C:2010:378), paragraph 63. 

Ibid, paragraphs 77-78. 



This has been confirmed in the recent judgment in  the ClientEarth case7. I refer also to 
the  Strack  case,  where  the  Court  of  Justice  ruled  that  the  Institution  does  not  have  to 
examine by itself the existence of a need for transferring personal data8. 
Therefore,  I  have  to  conclude  that  the  transfer  of  personal  data  through  the  public 
disclosure  of  the  personal  data  included  in  documents  1  and  2  cannot  be  considered  as 
fulfilling  the  requirements  of  Regulation  45/2001.  In  consequence,  the  use  of  the 
exception under Article 4(1)(b) of Regulation 1049/2001 is justified, as there is no need 
to publicly disclose the personal data included therein, and it cannot be assumed that the 
legitimate  rights  of  the  data  subjects  concerned  would  not  be  prejudiced  by  such 
disclosure. 
As  to  the  handwritten  signatures  or  other  handwritten  text  of  persons  other  than  the 
Commissioners  and  Member  States  Ministers,  which  are  biometric  data,  there  is  a  risk 
that their disclosure would prejudice the legitimate interests of the persons concerned, as 
it would expose them to the risk of forgery and identity theft. 
Therefore,  we  are  disclosing  a  version  of  the  documents  requested  in  which  these 
personal data have been redacted. 
Please  also  be  informed  that  the  applicability  of  the  exception  in  Article  4(1)(b)  of 
Regulation  1049/2001  does  not  need  to  be  weighed  against  any  possible  overriding 
public interest in disclosure. 
3. 
MEANS OF REDRESS 
Finally, I draw your attention to the means of redress available against this decision. You 
may  either  bring  proceedings  before  the  General  Court  or  file  a  complaint  with  the 
European  Ombudsman  under  the  conditions  specified  respectively  in  Articles  263  and 
228 of the Treaty on the Functioning of the European Union. 
 
Yours sincerely, 
For the Commission 
Martin SELMAYR 
Secretary-General 

 
 
Enclosures: (2) 
                                                 

Judgment  of  the  Court  of  Justice  of  16  July  2015  in  Case  C-615/13  P,  ClientEarth  v  EFSA
(ECLI:EU:C:2015:219), paragraph 47. 

Judgment  of  the  Court  of  Justice  of  2  October  2014  in  Case  C-127/13 P,  Strack  v  Commission
(ECLI:EU:C:2014:2250), paragraph 106. 


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