Ceci est une version HTML d'une pièce jointe de la demande d'accès à l'information 'Right to a Family'.



Ref. Ares(2018)4245880 - 14/08/2018
EUROPEAN COMMISSION 
DIRECTORATE-GENERAL JUSTICE AND CONSUMERS 
 
Director General 
 
 
Brussels,  
Ares(2018)4711296s 
 
By registered letter with 
acknowledgement of receipt 
 
Mr Arun Dohle 
c/o Crown Business Center Schiphol-Hoofddorp 
Planetenweg 5   
NL-2132 HN Hoofddorp 
 
Advance copy by email  
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx 
 
 
 
Dear Sir 
 
Subject: 
Your application for access to documents – Ref:  GestDem No 2018/3538 
We refer to your e-mail dated 30 June 2018 in which you make a request for access to documents, 
registered on 02 July 2018 under the above-mentioned reference number.  
You have asked for "all documents, including but not limited to mails, audio and video recordings 
of  the  Child-friendly  justice  and  integrated  child  protection  systems  –  lessons  learnt  from  EU-
funded projects, 26 and 26 June 2018". 
 
As indicated in our previous correspondence, your application concerns a large number of documents 
which needed to be assessed individually. In accordance with Article 6(3) of Regulation 1049/200, in 
our letter dated 20 July 2018, we asked you to narrow down the scope of your request so as to reduce it 
to a more manageable amount of documents. In your reply of 23 July 2018 you narrowed down your 
request to the following categories of documents:  
 
  E-mails exchanged with other European Commission services   
  E-mails exchanged with speakers, NOT participants  
  Documents  concerning  coordination  and  logistics  (agendas  and  minutes  of  coordination  
meetings)  
  Contract, offer and terms of reference  
  List of participants  
  Background document  
  Invitations  
In your reply, you asked for documents to be sent to you in batches. Unfortunately, this is no longer 
possible. The solution under Article 6(3) may concern the number and content of the documents applied 
for,  but  not  the  timeframe  for  dealing  with  the  initial  request  which  is  limited  to  a  maximum  of  30 
working days.  
 
 

 
 
 
Handling  your  application,  having  regard  to  the  volume  of  the  documents  requested,  and  the 
number of passages to be analysed and blanked out, would involve an inappropriate administrative 
burden  and  would  be  disproportionate.  With  a  view  to  safeguarding  the  interests  of  good 
administration, we are obliged to balance your interest in access against the workload resulting from 
the processing of your application. We concluded that, according to our first estimates, a maximum 
of seven categories of documents (80 documents) could be dealt with within the extended deadline. 
Consequently, your application is understood to cover documents as listed in Annex 1. Due to the 
high volume, the attachments are on a USB stick sent by registered post, with the cover letter. 
 
The  detailed  analysis  of  your  request  in  light  of  the  provisions  of  Regulation  1049/2001  follows 
below. As regards the remaining parts of your application, you are free to introduce a new request. 
Having  examined  the  documents  requested  under  the  provisions  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001 
regarding  public  access  to  documents,  I  have  come  to  the  conclusion  that  they  may  be  partially 
disclosed.  
Some parts of the documents have been blanked out as their disclosure is prevented by exception to the 
right of access laid down in Article 4 of this Regulation. The redacted parts of the documents contain 
commercially sensitive business information of the company that submitted it (documents number: 15, 
17, 66, and 68). Putting this information in the public domain would affect the competitive position of 
the company concerned on the market. Therefore the exception laid down in Article 4(2) first indent of 
Regulation (EC) No 1049/2001 applies to this document. 
Furthermore, some of the documents to which you have requested access contain personal data, such 
as:  name  and  last  name,  e-mail  address,  date  of  birth,  postal  address.  Pursuant  to  Article  4(1)  (b)  of 
Regulation  (EC)  No  1049/2001,  access  to  a  document  has  to  be  refused  if  its  disclosure  would 
undermine the protection of privacy and the integrity of the individual, in particular in accordance with 
Community legislation regarding the protection of personal data. The applicable legislation in this field 
is  Regulation  (EC)  No  45/2001  of  the  European  Parliament  and  of  the  Council  of  18  December 
2000  on  the  protection  of  individuals  with  regard  to  the  processing  of  personal  data  by  the 
Community  institutions  and  bodies  and  on  the  free  movement  of  such  data1.  When  access  is 
requested  to  documents  containing  personal  data,  Regulation  (EC)  No  45/2001  becomes  fully 
applicable2.  
According to Article 8(b) of this Regulation, personal data shall only be transferred to recipients if they 
establish the necessity of having the data transferred to them and if there is no reason to assume that the 
legitimate rights of the persons concerned might be prejudiced. 
We  consider  that,  with  the  information  available,  the  necessity  of  disclosing  the  aforementioned 
personal  data  to  you  has  not  been  established  and/or  that  it  cannot  be  assumed  that  such  disclosure 
would  not  prejudice  the  legitimate  rights  of  the  persons  concerned.  Therefore,  we  are  disclosing  the 
documents requested expunged of this personal data. 
In case  you  would disagree  with the assessment  that the  expunged data are personal  data  which can 
only be disclosed if such disclosure is legitimate under the rules of personal data protection, you are 
entitled, in accordance with Article 7(2) of Regulation 1049/2001, to make a confirmatory application 
requesting the Commission to review this position. 
                                                 
1  Official Journal L 8 of 12.1.2001, p. 1 
2 Judgment of the Court of Justice of the EU of 29 June 2010 in case 28/08 P, Commission/The Bavarian Lager Co. Ltd, 
ECR 2010 I-06055. 
 
 
 
 



 
 
 
Such a confirmatory application should be addressed within 15 working days upon receipt of this letter 
to the Secretary-General of the Commission at the following address: 
European Commission 
Secretary-General 
Transparency unit SG-B-4 
BERL 5/282 
B-1049 Bruxelles 
or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
Yours faithfully 
Tiina Astola  
 
Enc: List of documents covered by this application  
        USB Stick with documents (sent by registered post only) 
 
 
 
 
 

Electronically signed on 14/08/2018 16:12 (UTC+02) in accordance with article 4.2 (Validity of electronic documents) of Commission Decision 2004/563