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Ref. Ares(2015)3076177 - 22/07/2015
EUROPEAN COMMISSION 
DIRECTORATE-GENERAL 
JOINT RESEARCH CENTRE 
Directorate G - Institute for the Protection and Security of the Citizen 
Global security and crisis management  
Limited1
Support to Open Sources User Community 
Enclosure: First Interim Report 
c.c.:
DG HOME 


JRC 





1 This document is sensitive and limited for use within the European Union institutions, other offices and 
agencies  established  by  virtue  or  on  the  basis  of  the  Treaties,  EU  Member  States  and  public 
administrations. 

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systems

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Further  distribution  on  need  to  know  basis  allowed  but  must  be  aware  that  document  is  not
released outside EU institutions and MS public administrations.


EUROPEAN COMMISSION 
DIRECTORATE-GENERAL 
JOINT RESEARCH CENTRE 
Directorate G - Institute for the Protection and Security of the Citizen 
  Global security and crisis management  
 
Limited 
 
Support to Open Sources User Community 
First Interim Report 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Administrative Arrangement  
Between 
DG Home Affairs (DG HOME) 
No. HOME/2014/ISFP/AA/001-A1 
and 
Joint Research Centre (JRC) 
JRC Contract No. 33362-2014 NFP 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
European Commission, Via Enrico Fermi 2749, I-21027 Ispra (Varese) - Italy. Telephone: (39)0332-78-
 
Office: 
. Telephone: direct line (39)0332-78-5
. Fax: (39)0332-78-
 
 
E-mail: 
 
 
 
 

Document History 
Date 
Author 
Comments 
27.04.2015 
 
Initial draft 
07.05.2015 
 
Improved formatting 
20.05.2015 
 
Reformatted using EuroLook 
 
 
 
 

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TABLE OF CONTENTS 
1. 
INTRODUCTION ....................................................................................................... 5 
2. 
PROJECT PLAN AND WORK PACKAGES ............................................................ 5 
3. 
DELIVERED WORK PACKAGES ........................................................................... 7 
WP 3.1.1.1 OSINT Workshop for MS practitioners ........................... 7 
Deliverables: ........................................................................................ 7 
WP 3.1.1.2: Workshop Evaluation ...................................................... 8 
Deliverables: ........................................................................................ 8 
WP 3.1.1.3: Workshop for EMM Institutional Users .......................... 8 
Deliverables: ........................................................................................ 8 
WP 3.1.2.3: On-site user training for existing and new users ............. 9 
Deliverables: ........................................................................................ 9 
WP 3.1.3.1: Operational updates EMM OSINT Suite ........................ 9 
Deliverables: ........................................................................................ 9 
WP  3.2.1.1  On-site  operation  support  with  JRC  trained 
experts ................................................................................. 9 
WP 3.3.1 Inception Report ................................................................ 10 
4. 
PROJECT PLAN FOR THE NEXT MONTHS ........................................................ 10 
5. 
RISKS AND CHALLENGES ................................................................................... 10 
6. 
ANNEX ..................................................................................................................... 12 
6.1.  EMM OSINT Workshop 2014 (26.-28.11.2014) Participant List ................... 12 
6.2.  Workshop Feedback ........................................................................................ 14 
1.1.1. 
Feedback Questionnaire .................................................................... 14 
1.1.2. 
Feedback Results ............................................................................... 15 
6.3.  Meeting  Minutes  Institutional  Users  of  EMM  Meeting  November 
2014 ................................................................................................................. 16 
6.3.1. 
Introduction ....................................................................... 16 
6.3.2. 
EMM Developments ......................................................... 16 
6.3.3. 
News from Participants ..................................................... 16 
6.3.4. 
Shared Repository Discussion ........................................... 17 
6.3.5. 
Conclusions and Actions ................................................... 18 
6.3.6. 
List of Attendees................................................................ 18 
 

 
 
 
 

1. 
INTRODUCTION 
The  goals  of  the  new  Administrative  Arrangement  (AA)  are  as  follows: 
 
(1) 
Improve the capabilities of Member States law enforcement authorities in the use 
of open source information to combat crime and terrorism. 
(2) 
Support DG HOME’s strategic analysis and response capability with EMM tools 
and accompanying services. 
This  new  arrangement  is  a  continuation  of  the  work  of  previous  collaborations  which 
started  around  seven  years  ago  with  the  goal  to  increase  the  use  of  open  source 
information for law enforcement purposes. 
The  Joint  Research  Centre  (JRC)  has  been  involved  in  scientific  research  to  improve 
multilingual  tools  and  applications  for  Open  Source  Intelligence.  With  the  mandate  of 
DG HOME the JRC was able to transfer these research results into operational tools to be 
used by Member State law enforcement authorities and EU institutions for the purpose of 
gathering information from the Internet.  
This  interim  report  revisits  the  project  plan,  then  outlines  the  delivered  work  packages 
and finally gives an outlook of the project going forward. 
 
2. 
PROJECT PLAN AND WORK PACKAGES 
The different work packages are described in the technical annex as well in the inception 
report. The following table shows a consolidated overview of all work packages (WP). 
 
Ref 
Description 
Planned Execution 
Community of OSINT practitioners in law enforcement 
WP 
Workshop for  OSINT practitioners 
Nov 2014 
3.1.1.1 
Nov 2015 
Oct 2016 
WP 
Workshop Evaluation 
after each workshop 
3.1.1.2 
WP 
Workshop for EU institutional users 
Nov 2014 
3.1.1.3 
Disseminate JRC developed software tools 
WP 
Usage  Evaluation  EMM  OSINT  May 2015 
3.1.2.1 
Suite 
WP 
Dissemination EMM OSINT Suite 
June 2015 - Oct 2016 
3.1.2.2 
WP 
On-site  user  training  EMM  OSINT  on request  
3.1.2.3 
Suite 
 



link to page 13 The following work packages have been delivered so far: 
  OSINT Workshop November 2014 
  Institutional Users of EMM Workshop 2014 
  On-Site Support 
  EMM OSINT Suite operational update 
 
3. 
DELIVERED WORK PACKAGES 
WP 3.1.1.1 OSINT Workshop for MS practitioners 
Organise three workshops for law enforcement practitioners about the use of open source 
information and its practical application.  
Deliverables: 
  Three workshops for MS law enforcement authorities 
  Supporting event web site with online workshop material 
 
 
The  first  workshop  for  OSINT  practitioners  was  organised  by  the  JRC  in  November 
2014. The workshop was attended by 50 participants2. The workshop featured hands-on 
trainings both for EMM server and EMM OSINT Suite and the following presentations 
by experts from the Member States: 
“Trendwatching” 
Belastingdienst/FIOD/ Strategische OpsporingsInformatie, The Netherlands 
The  presentation  gave  an  overview  about  how  the  Dutch  tax  authorities  keep  track  of 
new trends, such as electronic money (for example: Bitcoin). 
 
 
“The Monitoring of the Internet within the Austrian Ministry of Finance” 
Bundesministerium für Finanzen, Österreich 
This  presentation gave  an  overview of the organisational structure and tasks of the unit 
which monitors tax and customs relevant sites, such as online shopping and auction sites. 
 
 
                                                 
2 The participant list can be found in the 6.1 
 

link to page 15 link to page 16 “Development of Open Source Collaborative Working in UK Law Enforcement” 
National Crime Agency, United Kingdom 
The  collaboration  between  different  law  enforcement  authorities  within  the  United 
Kingdom was the topic of this talk. It explained how Open Source Intelligence is taught 
and  how  practitioners work  together  and  also  gave  an  outlook  for  an  initiative  for  pan-
European collaboration in the field. 
 
 
“Elements of Assessment on Individuals’ Radicalisation and Influence on Facebook, 
Twitter and Instagram” 

Romanian Intelligence Service 
This presentation demonstrated how radicalisation tendencies can be spotted using social 
media sites and tools these sites offer. 
 
WP 3.1.1.2: Workshop Evaluation 
Evaluate workshop to improve subsequent events based on feedback of attendants. 
Deliverables: 
  On or offline survey to evaluate workshop results 
  Evaluation of survey and results summary 
  Changes top next event format 
 
After the workshop we conducted a feedback survey by sending out an assessment form. 
The form and the results are available in Annex 8.2. 
 
WP 3.1.1.3: Workshop for EMM Institutional Users 
Organise a workshop for EU institutional users of EMM to exchange best practices. 
Deliverables: 
  One workshop for institutional users of EMM tools at JRC’s premises 
 
The JRC organised a meeting for EU institutional users of EMM. Please find the meeting 
minutes in Annex 8.3. 
 

WP 3.1.2.3: On-site user training for existing and new users 
Provide on-site trainings for new and existing users of the EMM OSINT Suite. This work 
package can be requested by MS authorities to learn how to use the software or how to 
adapt it to special use case scenarios. 
Deliverables: 
  Updated and customised training material 
  On-site training delivery 
 
No on-site training was requested by Member States. 
WP 3.1.3.1: Operational updates EMM OSINT Suite 
Provide a quarterly release to keep the software current. 
Deliverables: 
  Quarterly bug fix release 
  Release notes and announcement mail 
 
An  operational  update  2.32  was  issued  in  January  2015.  The  next  operational  update  is 
planned for May 2015. 
 
WP 3.2.1.1 On-site operation support with JRC trained experts 
The JRC provides on-site experts in order to support on-going operations and to facilitate 
the  transfer  of  technical  knowledge.  The  experts  are  based mainly  in  Brussels  but  have 
the  opportunity  to  work  in  Ispra  at  specific  intervals  to  get  updated  with  the  latest 
technical knowledge. 
Deliverables (on-site): 
  Operations support to keep EMM tools running 
  Development  of  new  categories,  refinement  of  existing  categories  for  DG  HOME’s 
areas of interest 
  Production of open source daily products 
  Reducing operational risks by proving latest expertise on the use of EMM tools 
  Facilitate understanding of the system 
Deliverables (Ispra): 
  Training of the experts in the latest EMM products and developments 
 

  Remote support of the experts 
 
The  on-site  support  commenced  continuing  operation  from  a  previous  arrangement  as 
planned in January 2015. 
WP 3.3.1 Inception Report  
Submit inception report within one week after kick-off meeting, describing project plan 
for the first 6 months, team composition and further results of kick-off meeting. 
 
The inception report incorporating the kick-off meeting was delivered in January 2015. 
 
4. 
 PROJECT PLAN FOR THE NEXT MONTHS 
The  work  on  the  arrangement  will  continue  as  planned.  The  following  work  packages 
will be delivered within the next months 
  WP  3.1.2.1:  A  survey  for  the  users  of  the  EMM  OSINT  Suite  software  will  be 
designed and conducted. 
  WP  3.1.3.1:  The  EMM OSINT  Suite  software will  receive an  operational  update  to 
stay current. 
  WP 3.1.1.1 EMM OSINT Public Workshop with 2015 edition 
5. 
RISKS AND CHALLENGES 
The execution of several milestones faces certain risks and challenges.  
We have identified the following risks: 
  Lack of collaboration of MS authorities (especially OSINT Survey WP 3.1.2.1) 
  Lack of interest in our community offerings (Website, OSINT Field Manual) 
  Development of software tools not meeting user requirements 
  Software tools not meeting minimal quality standards 
  Lack of personnel resources 
 
To mitigate the risks the following measures will be taken: 
  Increase  communication  and  collaboration  with  MS  authorities  and  community 
through website and dedicated mailing list 
 

  Software  will  be  tailored  for  law  enforcement  purposes  to  cover  domain  specific 
requirements 
  Incremental software delivery process which allows changes to user requirements all 
along the way 
  Systematic testing of tools and deliverables to ensure decent quality 
  Timely reporting and discussion of activities between JRC and DG HOME to ensure 
effort is directed towards joint goals 
 
 
 
 

6. 
ANNEX 
6.1. 
EMM OSINT Workshop 2014 (26.-28.11.2014) Participant List 
The workshop was well attended with around 50 participants.  
 
SURNAME 
NAME 
E-mail 
AFFILIATION 
 
 
 
Counter Terrorism Centre HR 
 
 
 
Arma dei Carabinieri IT 
 
  
 
Polícia Judiciária PT 
Central Unit of Intelligence 
 
 
 
Analysis RO 
 
 
 
Ministry of Interiore FR 
 
 
 
  
 
 
 
Ministry of the Interior NL 
Council of the European 
 
 
 
Union 
Belastingdienst Internet 
 
 
 
Service Centre 
 
 
  
 
European Commission 
  
 
 
 
Customs National Office NL 
Council of the European 
 
 
 
Union 
 
Council of the European 
 
  
 
Union 
 
 
 
  
 
 
 
European Commission 
 
 
 
Swedish customs SE 
 
 
 
UAS Leiden 
Council of the European 
 
 
 
Union 
 
 
 
VSSE-BE 
 
 
 
Nationa Crime Agency UK 
 
 
 
Tax Authorities SE 
 
 
 
Ministry of the Interior CZ 
 
 
 
EU ECDC  
  
 
 
Ministry of the Interior CZ 
 
 
 
Customs National Office NL 
 
 
 
Customs National Office NL 
Council of the European 
 
 
 
Union 
 
 
 
Irish Police 
 
 
 
Counter Terrorist Center HU 
 
 
 
JRC Ispra 
 
 

 
 
JRC Ispra 
 
 
 
IAEA 
 
 
 
Ministry of Interior FR 
  
 
 
EU Europol 
  
 
  
 
EU Frontex 
  
 
 
JRC-Ispra 
 
 
 
EU OHIM-Alicante 
Council of the European 
 
 
 
Union 
 
 
 
Ministry of Defence IT 
 
 
 
European Commission 
 
 
 
Belgian Customs / Cybersquad 
 
 
 
JRC Ispra 
Federal Ministry of Finance 
 
 
 
AT 
 
 
 
POLÍCIA JUDICIÁRIA PT 
Council of the European 
 
 
 
Union 
 
 
 
JRC Ispra 
 
 
 
Romanian Intelligence Service 
 
 
 
JRC Ispra 
 
 
 
European Commission 
  
 
 
 
 
 
 
 

6.2. 
Workshop Feedback 
1.1.1. 
Feedback Questionnaire 
(3) 
Agenda 
(a) 
The  agenda  (duration,  structure,  discussion  vs  speakers)  was  appropriate 
for the event 
(4) 
Speakers 
(a) 
Speakers  were  professional  and  their  knowledge  of  the  subject  was 
appropriate 
(b) 
Presentation style was suitable for the event 
(c) 
Speakers covered all expected topics 
(d) 
Time for questions and discussion was sufficient 
(5) 
Documentation 
(a) 
Material covered all topics 
(b) 
Structure  and  layout  was  appropriate  (i.e.  easy  to  read,  understandable, 
etc.) 
(6) 
Facilities and Services 
(a) 
Presentation aids and room equipment were appropriate 
(b) 
Facilities (incl. room layout, group meeting rooms, etc.) were functional to 
the purpose 
(c) 
Technical support staff was available when needed 
(7) 
Before the Event 
(a) 
Necessary information and enough support were available 
(8) 
Overall Outcome of the Event 
(a) 
My expectations about the event were met 
(9) 
Other comments and suggestions 
 
For each question, the participant had the following answering options: 
 





 

not agree at all  not agree  neutral  agree to some extent  fully agree 
 
1.1.2. 
Feedback Results 
We received 15 returned forms from 46 external participants. 
 
Question ID 
Question 
Average Score 
Agenda 
The  agenda  (duration,  structure,  discussion  vs  4,27 
speakers) was appropriate for the event 
(1) (a) 
Speakers 
Speakers  were  professional  and  their  knowledge  of  4,73 
(2) (a)  
the subject was appropriate 
(2) (b) 
Presentation style was suitable for the event 
4,60 
(2) (c) 
Speakers covered all expected topics 
4,33 
(2) (d) 
Time for questions and discussion was sufficient 
4,73 
Documentation  Material covered all topics 
4,40 
(3) (a) 
(3) (b) 
Structure  and  layout  was  appropriate  (i.e.  easy  to  4,47 
read, understandable, etc.) 
Facilities and 
Presentation  aids  and  room  equipment  were  4,73 
Services 
appropriate 
(4) (a) 
(4) (b) 
Facilities  (incl.  room  layout,  group  meeting  rooms,  4,67 
etc.) were functional to the purpose 
(4) (c) 
Technical support staff was available when needed 
4,80 
Before 
the  Necessary  information  and  enough  support  were  3,73 
Event 
available 
(5) (a) 
Overall 
My expectations about the event were met 
4,60 
Outcome 
  
(6) (a) 
  
 

6.3. 
Meeting Minutes Institutional Users of EMM Meeting November 2014 
The  workshop,  jointly  organised  by  DG  HOME  and  JRC,  brought  together  EU 
Institutional users of the European Media Monitor (EMM) Applications active in the area 
of security.  
The main objective of the workshop was to discuss the requirements for a repository of 
categories shared between the institutional users of EMM. 
6.3.1.  Introduction 
The  workshop  was  opened  by 
,  JRC)  who  reminded  the 
participants of the aims of the series of meetings of EU Institutional Users of EMM: 
 
  Establish synergies in the definition of categories of interest, 
  Share best practises on the dissemination of information, 
  Share users’ needs with a view to guide the further development of EMM,  
  Create a repository where EMM users can share categories of common interest. 
 
 noted that there have been two main outcomes so far: a decision that it would be 
useful to have a repository for shared categories, and a newsletter to inform participants 
of  new  and  planned  EMM  developments.  She  invited  feedback  on  the  newsletter,  and 
agreed that the previous edition would be made available on the website. 
 
The  specific  aim  for  this  meeting  was  to  move  towards  more  practical  discussions  on 
how categories could be shared between institutions. 
 
6.3.2.  EMM Developments 
  JRC)  presented  the  latest  EMM  developments,  including  the 
use  of  social  media,  a  Big  Screen  application,  work  on  trend  analysis  and  various 
improvements  throughout  the  system.  These  will  feature  in  the  next  issue  of  the 
newsletter. 
6.3.3.  News from Participants 
,  Europol)  noted  the  interest  of  Europol  to  host  their  own  EMM 
installation, and perhaps to make it available to 
. The Europol EMM is currently 
housed  at  the  JRC,  and 
  described  some  of  the  practical  issues  making  a  move  to 
Europol difficult. 
 
went on to announce that he would be leaving Europol at the end of 2014 to take up a 
position in Germany. 
 

 
  Frontex)  announced  that 
  would  be  leaving 
Frontex at the start of 2015. 
6.3.4.  Shared Repository Discussion 
(JRC) presented the current JRC plans for the implementation of a shared 
repository. This provided the basis for a lively discussion between all participants on how 
best to share categories and manage their evolution.  
Many points were covered, including: 
  The  shared  repository  will  build  on  the  existing  functionality  of  the  category  editor 
and  the  workgroups  defined  in  NewsDesk  by  adding  a  further  level,  sharing  of 
categories  between  institutions  and  the  shared  repository.  Only  those  categories 
chosen to be shared will be present in the shared repository, and will be visible only to 
the owner, JRC, and other institutions chosen from a list of trusted partners. As new 
institutions  join  the  repository,  existing  members  will  decide  whether  or  not  to  add 
them to their list of trusted partners
  The best granularity of categories for sharing – probably the best would be to share 
categories  matching  a  fairly  tightly  defined  concept,  such  as  the  JRC  country  alerts, 
which can then be combined to give specific results. 
  Management of updates by other users – once a category owner has shared a category 
and allowed editing by others, should these edits go through moderation by the owner, 
or would that risk slowing things down too much? The consensus was that moderation 
would be needed. 
  The  advantages  of  an  iterative  approach.  Providing  shared  read-only  access  to  each 
other’s categories would already be very useful and might be used in a first prototype 
of the system. 
  Incentives  for  sharing  categories  –  why  should  institutions  upload  their  categories? 
JRC,  as  system  experts,  will  be  happy  to  check  the  organization  and  suggest 
improvements to categories, but JRC does not have the domain or language expertise 
needed  to  certify  or  quality  stamp  categories.  The  main  expected  benefits  are  to 
receive  suggested  improvements  from  other  EMM  users,  and  to  gain  to  increase  the 
pool of ‘building blocks’ from which further categories can be constructed. 
  The importance of category evolution over time was stressed, for example an alert on 
Hacking  would  need  to  match  the  names  of  new  groups  as  these  appear.  Having 
access to categories maintained by others is a key advantage of the shared repository. 
 
 
 

6.3.5.  Conclusions and Actions 
The main conclusions and actions of the workshop were: 
 
  The common interest in exploring synergies on categories was confirmed, and further 
discussions based on a prototype system will be held at the next meeting, to be hosted 
by Frontex towards the end of Q2 2015. 
  Discussions between experienced EMM users on best practice and future requirements 
are  very  useful  to  all,  and  enough  time  should  be  allocated  in  future  meetings  to 
encourage them. 
  JRC  will  continue  with  the  definition  and  development  of  the  shared  repository 
system, with the aim of having a prototype system in place for the next meeting. 
  Participants were  encouraged  to  provide  any  further  suggestions  for  functionality  to 
the JRC as early as possible.  
6.3.6.  List of Attendees 
 
Person 
Organisation 
Email 
 
JRC-ISPRA 
@ec.europa.eu 
 
DG HR-DS 
@ec.europa.eu 
 
JRC-ISPRA 
@jrc.ec.europa.eu 
 
EUROPOL 
@europol.europa.eu 
 
FRONTEX 
@frontex.europa.eu 
 
HOME-EXT 
@ext.ec.europa.eu 
 
JRC-ISPRA 
@jrc.ec.europa.eu 
 
JRC-ISPRA 
@ec.europa.eu 
 
HOME-EXT 
@ext.ec.europa.eu