Ceci est une version HTML d'une pièce jointe de la demande d'accès à l'information 'Documents and statistics on the EMM Open Source Intelligence Suite'.



Ref. Ares(2015)665367 - 17/02/2015

EUROPEAN COMMISSION 
JOINT RESEARCH CENTRE 
Institute for the Protection and  Security of the Citizen 
Global Security and Crisis Management Unit 
Support to Open Sources User Community 
Inception Report 
Administrative Arrangement 
Between 
DG Home Affairs (DG HOME) 
No. HOME/2014/ISFP/AA/001-A1 
and 
Joint Research Centre (JRC) 
JRC Contract No. 33362-2014 NFP 


 
Document History 
 

Date 
Author 
Comments 
14.01.2015 
 
Initial draft 
05.02.2015 
 
Added results of kick-off meeting 
 
  
 
 
 
 
 


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Contents 
SUPPORT TO OPEN SOURCES USER COMMUNITY ................................................. 1 
Inception Report and Work Plan ................................................................................. 1 
1 INTRODUCTION ........................................................................................................... 4 
2 WORK PACKAGES OVERVIEW ................................................................................. 4 

Improve Member State Capabilities in the use of Open Source Information ............. 4 
Community of OSINT practitioners in law enforcement .................................. 4 
Disseminate JRC developed software tools ...................................................... 5 
Improve and sustain EMM OSINT Suite operational use ................................ 6 
Support DG HOME Open Source Information Gathering and Analysis Capacity..... 6 
Reporting ..................................................................................................................... 7 
3 DELIVERABLES SUMMARY AND PROJECT PLAN ............................................... 7 
4 PROJECT PLAN FOR THE FIRST SIX MONTHS....................................................... 8 
5 RISKS AND CHALLENGES ......................................................................................... 8 
6 TEAM COMPOSITION ................................................................................................ 10 
 
  
 
 
 
 
 


1 INTRODUCTION 
The goals of the new Administrative Arrangement (AA) are as follows: 
1.  Improve  the  capabilities  of  Member  States  law  enforcement  authorities  in  the  use  of  open 
source information to combat crime and terrorism. 
2.  Support  DG  HOME’s  strategic  analysis  and  response  capability  with  EMM  tools  and 
accompanying services. 
 
This new arrangement is a continuation of the work of previous collaborations which started around 
7  years  ago  with  the  goal  to  increase  the  use  of  open  source  information  for  law  enforcement 
purposes. 
 
In the past  years the Internet has had a profound impact of the life of citizens and  the way public 
and  private  organisations  do  their  business.  As  the  amount  of  publicly  available  information  has 
further  increased  so  has  the  need  of  law  enforcement  authorities  to  be  able  to  handle  this 
information to sustain an environment of safety for all citizens across Europe. 
  
The Joint Research Centre (JRC) has  been involved in  scientific  research to  improve multilingual 
tools and applications for Open Source Intelligence. With the mandate of DG HOME the JRC was 
able  to  transfer  these  research  results  into  operational  tools  to  be  used  by  Member  State  law 
enforcement  authorities  and  EU  institutions  for  the  purpose  of  gathering  information  from  the 
Internet.  
 
This inception report gives an overview of the work packages to be performed, the tentative project 
plan and the results of the kick-off meeting of the AA. 
2 WORK PACKAGES OVERVIEW 
To reach the goals of the AA a number of work packages have been defined in the technical annex.  
 
In the following we give a brief overview of the different deliverables as they were defined by the 
AA to be able to analyse risks and dependencies and to refer to them from the project plan chapter1.  
Improve Member State Capabilities in the use of Open Source Information 
The  first  goal  is  to  improve  MS  capabilities  in  the  use  of  open  source  information.    The  relevant 
work packages are defined in chapter 3.1 of the technical annex.   
Community of OSINT practitioners in law enforcement 
WP 3.1.1.1 OSINT Workshop for MS practitioners 
Organise  three  workshops  for  law  enforcement  practitioners  about  the  use  of  open  source 
information and its practical application.  
Deliverables: 
  Three workshops for MS law enforcement authorities 
  Supporting event web site with online workshop material 
                                                 
1 Please refer to the technical annex of  the AA for a full description and background information for each work package 
and milestone 
  
 
 
 
 
 


WP 3.1.1.2: Workshop Evaluation 
Evaluate workshop to improve subsequent events based on feedback of attendants. 
Deliverables: 
  On or offline survey to evaluate workshop results 
  Evaluation of survey and results summary 
  Changes top next event format 
WP 3.1.1.3: Workshop for EMM Institutional Users 
Organise a workshop for EU institutional users of EMM to exchange best practices. 
Deliverables: 
  One workshop for institutional users of EMM tools at JRC’s premises 
Disseminate JRC developed software tools 
The software tools are already in use in a number of authorities. However, DG HOME and the JRC 
see further potential in disseminating the software to MS authorities. Further dissemination should 
be based first on a usage evaluation of the software. The actual dissemination is done by contacting 
potential  users,  providing  evaluation  versions  and  marketing  material  and  also  providing  on-site 
tutorials where necessary. 
WP 3.1.2.1: Usage evaluation of EMM OSINT Suite 
Conduct a user survey to evaluate the use of the EMM OSINT Suite tool. The JRC will first create a 
pilot user survey which is tested against a limited number of known users of the software. After the 
piolt  survey  an  improved  survey  is  conducted  with  the  subscribers  of  the  OSINT  community 
mailing list and other contacts provided by DG HOME.  
Deliverables: 
  On- or offline survey to evaluate software use 
  Evaluation of survey and results summary  
WP 3.1.2.2 Disseminate EMM OSINT Suite 
This  work  package  depends  on  the  prior  usage  survey  (see  WP  3.1.2.1).  Based  on  the  survey  a 
dissemination strategy will be designed.  Furthermore, the information material should  provide use 
case  scenarios  of  existing  users  of  the  software  to  clarify  the  practical  application  of  the  tool  kit. 
With  the  updated  information  package    theEMM  OSINT  Suite  tool  kit  will  be  disseminated  to 
further  law  enforcement  authorities.  We  aim  to  focus  especially  on  regional  police  authorities  to 
provide them with our base line OSINT tool.   
Deliverables: 
  Updated information material  
  List of prospective client authorities 
  Mailing to MS authorities 
WP 3.1.2.3: On-site user training for existing and new users 
Provide on-site trainings for new and existing users of the EMM OSINT Suite. This work package 
can be requested by MS authorities to learn how to use the software or how to adapt it to special use 
case scenarios. 
  
 
 
 
 
 


Deliverables: 
  Updated and customised training material 
  On-site training delivery 
Improve and sustain EMM OSINT Suite operational use 
The software package needs to be kept operational by fixing errors and adapting it to client’s needs. 
WP 3.1.3.1: Operational updates EMM OSINT Suite 
Provide a quarterly release to keep the software current. 
Deliverables: 
  Quarterly bug fix release 
  Release notes and announcement mail 
 
WP 3.1.3.2: Improvements to EMM OSINT Suite 
This work package is dependent on the results of the usage evaluation. Also, MS authorities might 
request critical features to improve the software. 
Deliverables: 
  Software release with enhancements 
  End-user documentation 
 
Support DG HOME Open Source Information Gathering and Analysis Capacity 
The  second  goal  of  this  AA  is  to  support  DG  HOME’s  open  source  information  gathering  and 
analysis capacity.  
WP 3.2.1.1 On-site operation support with JRC trained experts 
The  JRC  provides  on-site  experts  in  order  to  support  on-going  operations  and  to  facilitate  the 
transfer of technical knowledge. The experts are based mainly in Brussels but have the opportunity 
to work in Ispra at specific intervals to get updated with the latest technical knowledge. 
Deliverables (on-site): 
  Operations support to keep EMM tools running 
  Development of new categories, refinement of existing categories for DG HOME’s areas of 
interest 
  Production of open source daily products 
  Reducing operational risks by proving latest expertise on the use of EMM tools 
  Facilitate understanding of the system 
Deliverables (Ispra): 
  Training of the experts in the latest EMM products and developments 
  Remote support of the experts 
 
  
 
 
 
 
 






  Lack of interest in our community offerings (Website, OSINT Field Manual) 
  Development of software tools not meeting user requirements 
  Software tools not meeting minimal quality standards 
To mitigate the risks the following measures will be taken: 
  Increase communication and collaboration with MS authorities and community through 
website and dedicated mailing list 
  Provision of anchor content on our website which is then discussed with law enforcement 
officials from MS to make sure their needs are taken into account 
  Software will be tailored for law enforcement purposes to cover domain specific 
requirements 
  Incremental software delivery process which allows changes to user requirements all along 
the way 
  Systematic testing of tools and deliverables to ensure decent quality 
  Timely reporting and discussion of activities between JRC and DG HOME to ensure effort 
is directed towards joint goals 
 
Most activities can rely on experiences we gained in the execution of a previous AA. Therefore, we 
expect the possible risks to be manageable.
  
 
 
 
 
 


 
6 TEAM COMPOSITION 
 – 
, Global Security and Crisis Management Unit, JRC 
 
 
  -  Scientific  /  Technical  Project  Officer,  Global  Security  and  Crisis 
Management Unit, JRC 
 
 - Scientific / Technical Project Officer, Global Security and Crisis Management Unit, 
JRC 
 
  (overall  responsibility  for  WP  delivery  and  reporting)  –  Scientific  /  Technical 
Project Officer, Global Security and Crisis Management Unit, JRC 
 
 
  
 
 
 
 
 
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