Ceci est une version HTML d'une pièce jointe de la demande d'accès à l'information 'Stakeholder contacts and internal correspondence on the Multilateral Investment Court (MIC)'.



 
Ref. Ares(2019)2616424 - 15/04/2019
EUROPEAN COMMISSION 
Directorate-General for Trade 
Directorate F- WTO, Legal Affairs and Trade in Goods 
F2- Dispute Settlement and Legal Aspects of Trade Policy 
  The Head of Unit 
 
 
Brussels 
 
By registered letter with acknowledgment of 
receipt 

Bart-Jaap Verbeek  
Centre for Research on Multinational 
Corporations (SOMO) 
Sarphatistraat 30 
1018 GL Amsterdam 
The Netherlands 
 
Advance copy by e-mail: ask+request-5970-
xxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx 

 
Subject: 
Your application for access to documents – Ref. GestDem No 2018/5698  
Dear Mr Verbeek, 
I refer to your application of 6 November 2018 in which you make a request for access to 
documents  in  accordance with  Regulation  (EC)  No 1049/20011 (hereinafter, Regulation 
1049/2001). Your request relates to a previous application registered on 20 August 2018 
under  reference  number  2018/4448  in  relation  to  which  you  agreed  as  per  the 
correspondence  of  13  and  19  September  2018  to  reduce  its  scope.  This  was  done  in 
accordance with Article 6.3 of Regulation 1049/2001 which provides that in the event of 
an application relating to a very long document or to a very large number of documents, 
the institution concerned may confer with the applicant informally, with a view to finding 
a fair solution. We are grateful for your flexibility in this regard. The present application 
therefore relates to the documents that were excluded from that first part of the request, 
the reply to which was transmitted to you on 28 November 2018. 
Please accept our apologies for the delay in answering your request, which is mainly due 
to the high number of requests for access to documents being processed at the same time 
by DG TRADE. 
 
 
 

                                                 
1   Regulation  (EC)  No  1049/2001  of  the  European  Parliament  and  of  the  Council  of  20  May  2001 
regarding  public  access  to  European  Parliament,  Council  and  Commission  documents,  OJ  L  145, 
31.5.2001, p. 43. 
Commission européenne, B-1049 Bruxelles / Europese Commissie, B-1049 Brussel - Belgium. Telephone: (32-2) 299 11 11. 
 

1.  
SCOPE OF YOUR REQUEST 
In  the  present  application  GESTDEM  2018/5698  you  request  access  to  a  set  of  27 
documents  earmarked  with  the  following  numbers  on  the  list  provided  by  us  under 
GESTDEM  2018/4448:  2,  5,  6,  10,  12,  13,  22-39,  48,  50  and  51.  Five  of  these 
documents include annexes, which amounts to a total of 36 documents. 
Following a closer assessment, we realised that nine of those 36 documents (documents 
13, 14, 25, 26 and 27 and their respective annexes, according to the new numbering) fall 
outside  the  scope  of  your  original  request,  either  because  they  were  dated  prior  to  1 
January 2017 (documents 25, 26 and 27 and annexes) or because their content does not 
relate  to  your  request  (documents  13  and  14).  One  paragraph  in  document  2  and  some 
wording  in  document  9  are  also  deemed  to  fall  outside  the  scope  of  the  request.  In 
addition, document 5 was already released with the first part of your request. 
We enclose for ease of reference a list of the relevant documents in Annex 1. For each of 
them, the list  provides  a description and  indicates whether  parts  are withheld and  if  so, 
under  which  ground  pursuant  to  Regulation  1049/2001.  Copies  of  the  accessible 
documents are enclosed as Annex 2. 
2. 
ASSESSMENT AND CONCLUSIONS UNDER REGULATION 1049/2001 
In accordance with settled case law,2 when an institution is asked to disclose a document, it 
must assess, in each individual case, whether that document falls within the exceptions to 
the right of public access to documents set out in Article 4 of Regulation 1049/2001. Such 
assessment  is  carried  out  in  a  multi-step  approach.  First,  the  institution  must  satisfy  itself 
that  the  document  relates  to  one  of the  exceptions  and,  if  so,  decide  which  parts  of  it  are 
covered by that exception. Second, it must examine whether disclosure of the parts of the 
document in question pose a "reasonably foreseeable and not purely hypothetical" risk of 
undermining  the  protection  of  the  interest  covered  by  the  exception.  Third,  if  it  takes  the 
view that disclosure would undermine the protection of any of the interests defined under 
Articles  4.2  and  4.3  of  Regulation  1049/2001,  the  institution  is  required  "to  ascertain 
whether  there  is  any  overriding  public  interest  justifying  disclosure
".3  In  view  of  the 
objectives pursued by Regulation 1049/2001, notably to give the public the widest possible 
right  of  access  to  documents,4  "the  exceptions  to  that  right  […]  must  be  interpreted  and 
applied strictly
".5 
Having  examined  the  requested  documents  under  the  applicable  legal  framework,  full 
access  is  granted  to  annex  1  to  document  11,  document  17  and  annexes  1  to  3  thereof, 
                                                 
2  
Judgment  in  Sweden  and  Maurizio  Turco  v  Council,  Joined  cases  C-39/05  P  and  C-52/05  P, 
EU:C:2008:374, paragraph 35. 
 
Id., paragraphs 37-43. See also judgment in Council v Sophie in’t Veld, C-350/12 P, EU:C:2014:2039, 
paragraphs 52 and 64. 
4  
Regulation (EC) No 1049/2001, recital (4). 
5  
Judgment in Sweden v Commission, C-64/05 P, EU:C:2007:802, paragraph 66. 


while partial access is granted to documents 1 to 4, 6 to 12, 15, 16, annex 4 to document 
17 and 18 to 24.  
In  this  regard  the  following  documents  are  publicly  available  and  can  be  found  under 
following links: 
  Annex  1  to  document  11:  http://www.foeeurope.org/sites/default/files/eu-
us_trade_deal/2017/mini_briefing_consultation-final.pdf 
  Annex  2  to  document  17:  https://www.foeeurope.org/sites/default/files/eu-
us_trade_deal/2016/investment_court_system_isds_in_disguise_10_reasons_why
_the_eus_proposal_doesnt_fixed_a_flawed_system_english_version_0.pdf 

  Annex 

to 
document 
17:  
https://corporateeurope.org/sites/default/files/attachments/s2b-isds-at-a-
dangerous-crossroads.pdf 

Personal data have been redacted from all documents that are partially released, pursuant 
to  Article  4.1(b)  of  Regulation  1049/2001  and  in  accordance  with  Regulation  (EC)  No 
1725/20186. 
The  reasons  justifying  the  application  of  the  exception  in  Article  4.1(b)  of  Regulation 
1049/2001 are set out below.  
2.1  
Protection of privacy and integrity of the individual 
Article  4.1(b)  of  Regulation  1049/2001  provides  that  "[t]he  institutions  shall  refuse 
access to a document where disclosure would undermine the protection of: […] privacy 
and  the  integrity  of  the  individual,  in  particular  in  accordance  with  Community 
legislation regarding the protection of personal data
". 
The  applicable  legislation  in  this  field  is  Regulation  (EC)  No  2018/1725.  Indeed,  Article 
3(1) of Regulation 2018/1725 provides that personal data "means any information relating 
to an identified or identifiable natural person […]
". The Court of Justice has specified that 
any information, which by reason of its content, purpose or effect, is linked to a particular 
person  is  to  be  considered  as  personal  data.7  Please  note  in  this  respect  that  the  names, 
signatures,  functions,  telephone  numbers  and/or  initials  pertaining  to  staff  members  of  an 
institution are to be considered personal data.8 
                                                 
6 Regulation (EC) No 1725/2018 of the European Parliament and of the Council of 23 October 2018 on the 
protection  of  natural  persons  with  regard  to  the  processing  of  personal  data  by  the  Union  institutions, 
bodies, offices and agencies and on the free movement of such data, and repealing Regulation (EC) No 
45/2001 and Decision No 1247/2002/EC, OJ L 295, 21.11.2018, p. 39–98.  
7 Judgment of the Court of Justice of the European Union of 20 December 2017 in Case C-434/16, Peter 
Novak  v  Data  Protection  Commissioner,  request  for  a  preliminary  ruling,  paragraphs  33-35, 
ECLI:EU:T:2018:560.    
8  Judgment  of  the  General  Court  of  19  September  2018  in  case  T-39/17,  Port  de  Brest  v  Commission, 
paragraphs 43-44, ECLI:EU:T:2018:560. 


In its judgment in Case C-28/08 P (Bavarian Lager)9, the Court of Justice ruled that when a 
request  is  made  for  access  to  documents  containing  personal  data,  the  Data  Protection 
Regulation becomes fully applicable.10 
Pursuant to Article 9(1)(b) of Regulation 2018/1725, personal data shall only be transmitted 
to  recipients  established  in  the  Union  other  than  Union  institutions  and  bodies  if    "[t]he 
recipient establishes that it is necessary to have the data transmitted for a specific purpose 
in the public interest and the controller, where there is any reason to assume that the data 
subject’s  legitimate  interests  might  be  prejudiced,  establishes  that  it  is  proportionate  to 
transmit the personal data for that specific purpose after having demonstrably weighed the 
various  competing  interests
".  Only  if  these  conditions  are  fulfilled  and  the  processing 
constitutes lawful processing in accordance with the requirements of Article 5 of Regulation 
2018/1725, can the transmission of personal data occur. 
According  to  Article  9(1)(b)  of  Regulation  2018/1725,  the  European  Commission  has  to 
examine  the  further  conditions  for  a  lawful  processing  of  personal  data  only  if  the  first 
condition is fulfilled, namely if the recipient has established that it is necessary to have the 
data transmitted for a specific purpose in the public interest. It is only in this case that the 
European  Commission  has  to  examine  whether  there  is  a  reason  to  assume  that  the  data 
subject’s  legitimate  interests  might  be  prejudiced  and,  in  the  affirmative,  establish  the 
proportionality of the transmission of the personal data for that specific purpose after having 
demonstrably weighed the various competing interests. 
Redacting e-mails and other internal documents that contain personal information such as 
names,  e-mail  addresses  or  telephone  numbers  is  necessary  to  protect  the  concerned 
natural  persons'  identity  and  privacy.  In  line  with  the  Commission's  commitment  to 
ensure  transparency  and  accountability,  the  names  of  the  senior  management  of  the 
Commission (i.e. Director level and above) are disclosed.  
The  exception  on  privacy  of  the  individual,  whether  Commission  officials  or  external 
citizens, applies to all documents that are partially released, i.e., documents 1 to 4, 6 to 12, 
15, 16, Annex 4 to document 17 and documents 18 to 24. In fact, a disclaimer that, unless 
otherwise specified, redactions are made pursuant to this exception, has been included at 
the top left hand corner of each partially released document. 
Full pages have been redacted in certain documents where the entire page contains protected 
personal information to be withheld and, for ease of handling, such pages have been deleted 
from  the  documents  that  are  otherwise  partially  disclosed.  In  particular,  pages  3  and  4  of 
document 6 and pages 2 and 3 of document 9 have been deleted inasmuch as they contained 
                                                 
9  Judgment  of  29  June  2010  in  Case  C-28/08 P,  European  Commission  v  The  Bavarian  Lager  Co.  Ltd
EU:C:2010:378, paragraph 59.  
10 Whereas this judgment specifically related to Regulation (EC) No 45/2001 of the European Parliament 
and of the Council of 18 December 2000 on the protection of individuals with regard to the processing 
of personal data by the Community institutions and bodies and on the free movement of such data, the 
principles  set  out  therein  are  also  applicable  under  the  new  data  protection  regime  established  by 
Regulation 2018/1725.  



lists of  attendants to meetings in  a manner that  the  information is  entirely  covered  by  the 
exception in Article 4.1(b) of Regulation 1049/2001. Similarly, pages 2 to 19 of annex 4 to 
document 17 have been deleted for the reason that they solely contain names of citizens. 
*** 
In case you would disagree with the assessment provided in this reply, you are entitled, in 
accordance with Article 7.2 of Regulation 1049/2001, to make a confirmatory application 
requesting the Commission to review this position. 
Such  a  confirmatory  application  should  be  addressed  within  15  working  days  upon 
receipt of this letter to the Secretary-General of the Commission at the following address: 
European Commission 
Secretary-General 
Transparency, Document Management & Access to Documents unit SG-C-1 
BERL 7/076 
1049 Bruxelles 
 
or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Yours sincerely, 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Martin LUKAS 
 
 
 
 
 
 
 
 
    
 
  
 
 
Encl.:   Annex 1 (List of documents), Annex 2 (Released documents). 

Electronically signed on 12/04/2019 19:05 (UTC+02) in accordance with article 4.2 (Validity of electronic documents) of Commission Decision 2004/563