This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Meeting minutes, correspondence and study on common charger'.



Ref. Ares(2018)4423392 - 28/08/2018
Ref. Ares(2019)748406 - 08/02/2019
 
 
TECHNICAL SPECIFICATIONS 
 
IMPACT ASSESSMENT STUDY ON COMMON CHARGERS OF PORTABLE 
DEVICES 
IMPLEMENTING FRAMEWORK CONTRACT 575/PP/2016/FC 
 
 
1.
BACKGROUND OF THE STUDY 
1.1 
Overall purpose and justification 
This study is intended to provide input for the Impact Assessment (IA) accompanying a new 
initiative  aiming  to  limit  fragmentation  of  the  charging  solutions  for  mobile  phones  and 
similar devices, whilst at the same time not hampering future technological evolution. 
 
1.2 
Policy context of the initiative 
The Memorandum of Understanding (MoU) and the common charger1 
In June 2009, following a request from the European Commission, major producers of mobile 
telephones agreed to sign a Memorandum of Understanding (“MoU”) to harmonise chargers 
for data-enabled mobile telephones sold in the EU. 
The MoU aimed at guarantying interoperability between chargers and new mobile phones on 
the market, therefore reducing the need to buy or continuously exchange chargers and cables 
and a consequent reduction of e-Waste in line with the Circular economy and Energy Union 
strategies2.  At  the  same  time,  interoperability  was  considered  key  for  the  development  of  a 
competitive Digital Single Market, at the benefit of both industry and consumers. The MoU 
was also to ensure that citizens could benefit from reliable, energy-efficient and safe chargers, 
whether  they  were  provided  by  the  smartphones’  manufacturers  or  they  were  sold  as 
standalone products. 
Upon  signing  the  MoU,  the  signatories  agreed  to  develop  a  common  specification  based  on 
the USB 2.0 Micro B (Micro-USB) interface, which would allow full charging compatibility 
with mobile phones to be placed on the market.  For those phones that did not have a Micro-
USB interface an adaptor was allowed under the terms of the MoU.  
Before the MoU,  in  2009 there were  500 million mobile phones  in  use in  the  EU countries, 
but  they  were  only  compatible  with  specific  mobile  telephone  chargers  as  more  than  30 
different types of charger were on the market. Other than inconvenience to the consumer, that 
situation was estimated to generate more than 51,000 tons of electronic waste per year in the 
EU. A progress report provided by the MoU signatories in February 2013 indicated that 90% 
of the new devices placed on the market by the signatories and other manufacturers by the end 
of 2012 supported the common charging capability. 
                                                 
1  
More information relevant to the common charger is available at 
http://ec.europa.eu/growth/sectors/electrical-engineering/red-directive/common-charger_en   
2  
http://ec.europa.eu/environment/circular-economy/index_en.htm  

 

 
In  2014,  a  study3  confirmed  that  the  number  of  different  charging  connectors  for  mobile 
phones on the market had declined substantially and the vast majority of handset owners now 
had  a  MoU-compliant  phone,  which  enabled  many  to  charge  their  phones  using  chargers  of 
friends, colleagues, etc. The study also highlighted the improvements in waste reduction and 
resource  efficiency  in  line  with  the  circular  economy  goals  and  the  policy  initiatives  of  the 
Commission. 
State of Play 
The MoU expired after two letters of renewal in 2014, and the Commission started fostering 
the adoption of a new voluntary agreement. The new voluntary agreement was aiming to take 
into account the new USB Type C technology for the common interface between the charger 
and the mobiles, but also further developments in the sector, as for instance that of a wireless 
charger.  
Still in 2014, the co-legislators, and the European Parliament in particular, called for renewed 
efforts to complete the harmonization of chargers. For this purpose, they also included in the 
new Radio Equipment Directive (RED), the possibility to mandate a common interface. The 
Consumer  Associations  joined  this  call,  fostering  a  complete  harmonization  of  chargers. 
Several discussions with the manufacturers took place, with the Commission commenting or 
suggesting  several  options  aiming  to  fulfil  the  spirit  of  the  request  of  the  co-legislators  (the 
one single common charger solution). 
Beginning of 2018, the Commission received from the mobile manufacturers a new voluntary 
agreement.   
This MoU was made public on 20 March 2018 by DigitalEurope4, but did not guarantee the 
possibility to use the same chargers as proprietary solutions were proposed together with the 
previous  USB  2.0  Micro  B  and  the  new  USB  Type  C  solutions.  More  specifically,  at  least 
four  technologies  would  be  concurrently  available  (Apple  Lightning5  proprietary  solution, 
USB 2.0 Micro B and USB Type C on the phone side, and USB Type A and USB Type C on 
the external power supply side). 
Not only reduction and prevention of the fragmentation of the chargers and consequently the 
e-waste  reduction  policy  were  not  fully  addressed,  but  that  proposal  would  not  exclude  the 
possibility to have other new proprietary solutions in the future. In addition, though under the 
first  MoU  regime  adaptors  were  permitted  (therefore  allowing  proprietary  plugs  to 
interconnect  with  USB 2.0  Micro  B  ones),  the  introduction of  the  USB  Type  C  socket  does 
not appear to provide any technical advantages to justify maintaining of proprietary solutions 
(in terms of current needs, reversibility of the connection, robustness, data transmission, etc.). 
Finally, it has to be noted that the proposal does not make any clause to innovation aspects, 
nor it does mention new technologies such as fast charging and wireless charging. 
As the proposal was considered not to fulfil the request of the co-legislators in Article 3(3)(a) 
of  the  RED,  as  allowing  different  charging  solutions  and  therefore  not  guaranteeing  full 
interoperability between mobile phones, there was no endorsement from the Commission. 
                                                 
3  
’’Study on the impact of the MOU on harmonisation of chargers for mobile telephones and to assess 
possible future options’’    
4  
http://www.digitaleurope.org/Press-Room/Latest-News/News-Story/newsID/717  
5  
More details on the Lightning plug is available at https://en.wikipedia.org/wiki/Lightning_(connector) 

 

 
Legal context of the initiative 
The  safety  of  chargers,  other  than  wireless  chargers,  is  governed  by  the  Low  Voltage 
Directive  (LVD)  2014/35/EU.  Article  1  states  that  the  LVD  ‘’is  to  ensure  that  electrical 
equipment  on  the  market  fulfils  the requirements  providing  for  a  high  level  of  protection  of 
health  and  safety  of  persons,  and  of  domestic  animals  and  property,  while  guaranteeing  the 
functioning of the internal market.’’   
For  electromagnetic  compatibility  risks,  the  Electromagnetic  Compatibility  Directive 
2014/30/EU is applicable to chargers. 
The safety and electromagnetic compatibility of radio equipment, such as data-enabled mobile 
telephones, are governed by the Radio Equipment Directive (RED) 2014/53/EU.  In addition 
the  RED  sets  essential  requirements  for  the  efficient  use  of  the  radio  and  provides  the  basis 
for further regulation governing some additional aspects. One of them, referring to common 
chargers,  is  Article  3(3)(a)  of  RED,  that  states:  ‘’[…]  Radio  equipment  within  certain 
categories  or  classes  shall  be  so  constructed  that  it  complies  with  the  following  essential 
requirements:  (a)  radio  equipment  interworks  with  accessories,  in  particular  with  common 
chargers […]’’, which empowers the Commission to define the classes or categories of radio 
equipment  concerned  by  that  provision..  This  could  provide  a  legal  basis  for  taking  a 
regulatory  action  in  relation  to  ‘common’  chargers,  that  is,  would  cover  the  socket  side 
interface on the electronic equipment 
Alternatively,  the  use  of  the  ordinary  procedure  and  a  new  legislation  could  be  adopted  in 
accordance with Article 114 TFEU (internal market), that enables the EU to adopt measures 
to  harmonise  the  legislation  of  the  Member  States  in  order  to  ensure  the  establishment  and 
functioning  of  the  internal  market.  Such  measures  must  take  as  a  base  a  high  level  of 
protection of the health and safety of people and of the environment. 
 
 
2.
APPROACH AND METHODOLOGY 
The contractor shall ensure robustness of information by trying to acquire it from more than 
one source. In particular findings from consultations should be complemented when possible 
by official statistics and studies. 
The contractor must support findings and recommendations by explaining the degree to which 
these are based on opinions, analysis and objectively verifiable evidence. Where opinions are 
the  main  source,  the  degree  of  consensus  and  the  steps  taken  to  test  the  opinions  should  be 
given. 
The  contractor  will  have  a  free  choice  as  to  the  methods  used  to  gather  and  analyse 
information and for making the assessment, but must take account of the following tools for 
data collection and data analysis: 
The tasks to be delivered shall be fully in accordance with the Commission Better Regulation 
Guidelines  and  Better  Regulation  Toolbox6.  The  choice  and  a  detailed  description  of  the 
methodology  must  form  part  of  the  offer  submitted.  Advantages,  limitations  and  risks 
involved in using the proposed tools and techniques should be explained.  
                                                 
6 https://ec.europa.eu/info/sites/info/files/better-regulation-guidelines.pdf and http://ec.europa.eu/smart-
regulation/guidelines/docs/br_toolbox_en.pdf 

 

 
2.1 
Tasks of the study 
2.1.1 
Evaluation  of  Memorandum  of  Understanding  and  refinement  of  problem 
definition  

The  overarching  objective  of  this  task  is  to  assess  to  what  extent  the  Memorandum  of 
Understanding achieved its objectives and to analyse the current problems after the expiry of 
MoU. 
The contractor shall in particular analyse the following issues: 
Assessment of the previous memorandums of understanding and voluntary agreements (2009 
to 2014). 
Market data related to charging solutions: 
-  
an analysis of the market (main figures and trends) of mobile phones sold in Europe; 
-      an analysis of the market for chargers sold alone in Europe including the illicit market 
for counterfeit chargers, 
-  an  updated  analysis  of  the  market  (main  figure  and  trends,  charging  solution  used  )  of 
other small portable electronic devices requiring similar charging capacity, such as tablets, 
laptops, GPS receivers, radio controlled toys, smartwatches, etc7. 

an  analysis  of  the  technical  evolution  of  the  charging  solutions,  actual  figure  and 
future trends (in particular in the context of wireless charging); 
 
Environmental impacts: 
  
An analysis of the environmental impact of the MoU and how this would evolve after 
the expiry of MoU. 
 
Consumer impact: 
-  An analysis of consumer detriment stemming from: 
 
 
Inconvenience related to the need of using different chargers;  
 
 
Reduction of performance of replacement chargers; 
 
 
Cost related to replacement chargers. 
-  An  analysis  of  consumers’  role  in  the  effectiveness  of  MoU  e.g.  attachment  to 
brand and lack of knowledge/ trust to use "non-original" chargers. 
 
Impact of safety: 
-  An  analysis  of  safety  impacts  related  to  chargers  mostly  related  to  non-original 
replacement chargers. 
Benefits for EU industry and employment in the EU: 
-  An analysis of costs and benefits of the MoU for mobile manufacturers and after 
the expiry of MoU. 
                                                 
7   As an indication of the magnitude and type of devices to be taken as reference, the contractor may refer 
to  the  outcomes  of  the    ’Study  on  the  impact  of  the  MOU  on  harmonisation  of  chargers  for  mobile 
telephones’’
 
 

 

 
 
Indirect impacts: 
-  An analysis of indirect impacts of MoU concerning other similar devices. 
 
2.1.2 
Assessment of impacts of policy options  
The  study  is  intended  to  analyse  the  impacts  of  the  following  policy  options,  their  cost-
effectiveness,  their  impact  on  consumers,  their  impact  on  e-waste  and  their  impact  on 
industry: 
  Baseline scenario8 (acceptance of the proposed MoU); 
  Voluntary approach (implementation of an improved version of the actually proposed 
MoU); 
  Regulatory options, whether under pursuant Article 3(3)(a) of the Radio Equipment 
Directive 2014/53/EU or a different legal basis. 
 
At  least  the  following  technical  scenarios  will  be  taken  into  account  as  basis  to  assess  the 
policy options: 
1.  Plug charger with detachable cable. 
a.  USB Type A socket on plug charger and: 
i. 
Cable from USB Type A to USB 2.0 Micro B; 
ii. 
Cable from USB Type A to USB Type C; 
iii. 
Cable from USB Type A to proprietary socket (e.g. Apple Lightning); 
iv. 
Cable of the previously defined types plus external adaptor. 
 
2.  Plug charger with detachable cable.  
b.  USB Type C socket on plug charger and: 
i. 
Cable from USB Type C to USB 2.0 Micro B; 
ii. 
Cable from USB Type C to USB Type C; 
iii. 
Cable from USB Type C to proprietary socket (e.g. Apple Lightning); 
iv. 
Cable of the previously defined types plus external adaptor. 
 
3.  Plug charger with no detachable cable: 
i. 
Cable terminating with USB 2.0 Micro B; 
ii. 
Cable terminating with USB Type C; 
iii. 
Cable terminating with proprietary socket (e.g. Apple Lightning); 
iv. 
Cable of the previously defined types plus external adaptor. 
 
In  addition  to  the  technical  scenarios  defined  in  1.a.i.,  1.a.ii.  and  1.a.iii.,  the  study  will 
provide  an  overview  of  the  new  charging  solutions,  with  a  view  to  recognise  any 
limitations to present and future interoperability. 
More  specifically  the  technical  analysis  will  take  into  account  (1)  fast  charging  and  (2) 
wireless  charging,  and  will  list  the  actually  used  technologies  and  protocols  and 
individuate  the  factors  that  could  limit  interoperability  of  devices  using  fast  and  wireless 
charging.  Specifically  for  the  fast  charging,  the  above  options  will  need  to  be  assessed 
against their suitability for the fast charging feature. 
                                                 
8  
As ‘’baseline scenario’’ it is considered a situation that corresponds to the proposal received from 
manufacturers 

 

 
In  that  respect,  the  study  should  assess  the  option  to  set  out  ad-hoc  performance 
parameters.  In  that  respect  -as  previously  mentioned  under  policy  options  bullet  point  3- 
other  legal  basis  could  be  considered  other  than  Article  3(3)(a)  of  the  RED  in  order  to 
extend  the  possibility  for  radio  equipment  to  interwork  with  accessories  and  common 
charger  by  including  those  additional  features.  Under  that  policy  scenario,  the  study  will 
have  to  analyse  the  specific  performance  criteria  (fast  charging,  wireless  charging,  etc.), 
make assumptions on the technical solutions that may be compatible with themand assess 
what legal basis that could better suit their implementation. 
 
The  study  shall  compare  the  policy  options  and  their  impact  on  the  market  for  mobile 
telephones and chargers, by specifically providing: 
-  an  analysis  of  the  benefits  for  consumers  in  terms  of  potential  savings  (the  possibility 
not to include chargers with new phones, the possibility to reuse owned chargers and to 
avoid purchasing  additional ones, etc.) ; 
-  an  analysis  of  the  consumers’  role  on  the  potential  success  of  the  common  charger 
solution (attachment to brand, need for information campaigns, etc.);    
-  an  analysis of  impacts  on  economic  operators (manufacturers  and  importers  of  mobile 
telephones, chargers and other accessories interworking with mobile phones and similar 
devices,  shops,  online  sales  distributors,  etc.)  and  in  particular  on  SMEs  that  could  be 
directly  or  indirectly  impacted  by  any  measure  in  this  area  (for  instance,  EU 
manufacturer of hi-fi docking stations and portable Digital Audio Converters (DACs));  
-  an analysis of the impact on the environment in terms of waste reduction, raw materials 
and overall environmental impact; 
-  an analysis of the impact on the safety of chargers; 
-   an  analysis  of  impacts  on  innovations  and  competitiveness  of  the  EU  industry  and  for 
EU employment; 
-  an analysis of the impact on the illicit market for counterfeit chargers (i.e. violation of 
intellectual property rights in patents, trademarks, design, etc.). 
 
The analysis shall be quantifiable and in particular deliver cost-benefits values for each of 
the identified options. 
 
The  analysis  shall  take  into  account  aspects  related  to  the  protection  of  intellectual 
property. 
 
The  analysis  shall  be  future-proof  by  taking  into  account  new  trends  and  innovation 
aspects, while still keeping a view to prevent fragmentation of the market. 
 
Lastly and importantly, the analysis shall feed itself from the results of the evaluation of the 
low-voltage directive9, insofar these impact chargers, and will make a thorough assessment of 
previous memorandums of understanding and voluntary agreement. 
 
 
                                                 
9  https://ec.europa.eu/info/law/better-regulation/initiatives/ares-2017-5291384_en  

 

 
2.2 
Analysis of possible scope of the initiative  
Taking into account the possibility to allow chargers to interwork with a variety of electronic 
and electrical equipment, the study shall provide an analysis of the possible indirect impact on 
the EU market for other small portable electronic devices requiring similar charging capacity, 
such as tablets, laptops, GPS receivers,  radio controlled toys, smartwatches, etc10. The study 
will assess whether under the proposed scenarios it will be possible to extend the scope of any 
possible  regulatory  option  beyond  smartphones,  and  the  related  impacts  in  particular 
costs/benefits.  
 
2.3 
Data collection tools   
2.3.1 
Desk research/ literature review 
The  contractor  should  collect  data  and  information  from  a  wide  range  of  publicly  available 
sources, including, among other:  
-  Studies and other reports; 
-  Relevant academic research; 
-  Other relevant consultations reports/studies on the fields; 
-  National/international official statistics; 
-    Qualitative and quantitative analysis of existing data (e.g. market data); 
-    Structured analysis of the provisions of the legislation and of its implementation; 
-  Analysis of existing documents; 
2.3.2 
Stakeholder consultation 
On  the  basis  of  the  consultation  strategy  agreed  by  the  Interservice  Steering  Group,  the 
contractor  shall  implement  the  plan  that  will  allow  all  stakeholders  to  be  duly  consulted. 
Stakeholders  will  be  consulted  either  to  collect  evidence  or  to  test/validate  already  existing 
analysis or evidence coming from different sources.   
The  relevant  parts  of  the  Commission  Better  regulation  guidelines  and  Toolbox  concerning 
stakeholder consultation 
shall be followed. 
The  consultation  strategy  must  include  a  12-week  internet-based  public  consultation,  but  should 
be complemented by other approaches and tools in order to engage all relevant stakeholders and 
to target potential information gaps.  
For each proposed consultation tool and for each category of stakeholder the contractor shall 
analyse the potential gaps and propose a mitigation strategy. An analysis of possible overlap 
between  the  different  tools  shall  also  be  put  forward  (in  particular  between  the  public  and 
targeted consultation). 
 
                                                 
10   As an indication of the magnitude and type of devices to be taken as reference, the contractor may refer 
to  the  outcomes  of  the    ’Study  on  the  impact  of  the  MOU  on  harmonisation  of  chargers  for  mobile 
telephones’’10,10
 
 

 

 
2.3.3 
Public consultation  
The  contractor  shall  prepare  a  questionnaire  for  the  mandatory  internet-based  Public 
Consultation which has to be agreed with the Steering Group.  Public consultation is open to 
all  –  anyone  interested  to  provide  input  -  and  so  it  is  able  to  reach  a  broad  range  and  large 
number of stakeholders.  
The  questionnaire  will  be  available  in  23  EU  languages.  Translations  will  be  provided  by 
Commission’s translation service (DGT). 
The  consultation  will  usually  be  encoded  in  a  Commission  tool,  EUSurvey.,  run  on 
theCommission  web-site  and  the  answers  received  (in  the  original  language)  will  be 
forwarded to the contractor for analysis. 
The  minimum  time  period  for  public  consultation  is  12  weeks  (additional  time  should  be 
given in case they run during major holiday periods).   
The  contractor  shall  respect  the  European  Commission  standards  for  data  protection  when 
analysing responses.11 
 
2.3.4 
Targeted consultation 
The  targeted  consultations  will  collect  the  specialist  view  of  the  different  categories  of 
stakeholders.  It  can  take  place  at  any  time  point  during  the  study.  There  is  no  minimum 
mandatory  period  for  target  consultation,  but  sufficient  time  should  be  given  in  order  to 
collect as many replies as possible. 
Questionnaires  shall  be  customised  to  different  stakeholder  categories  such  as  industry 
associations,  companies  (including  SMEs),  consumers,  enforcement  authorities,  etc.  taking 
into  account  their  different  level  of  engagement  and  experience  with  the  measure.  The 
contractor shall propose mitigation strategies in case of low number of replies. 
Targeted stakeholders’ consultations can be organized using the Commission tool EUSurvey. 
or any other tool proposed by the contractor and  agreed upon by the Steering Group.  
Any  other  operational  works  related  to  the  survey  itself  will  be  the  responsibility  of  the 
contractor.  The contractor remains the sole responsible for the analysis. The contractor shall 
respect the European Commission standards for data protection when analysing responses. 
 
2.3.5 
Interviews 
The  contractor  shall  carry  out  a  number  of  structured/semi-structured  interviews.  Whereas 
most interviews could be done via phone or video conference, face to face interviews will be 
needed at an early stage to get a better understanding of the sector. Further interviews may be 
needed when analysing the information received via the targeted and public consultation.  
The  Commission  may  issue  a  Recommendation  Letter  that  the  Contractor  will  be  able  to 
present to approached stakeholders. 
In  conducting  the  interviews  the  Contractor  shall  respect  data  protection  and  privacy 
standards of the Commission. The responses and transcripts of interviews shall be given to the 
Commission. 
                                                 
11 http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=OJ:L:2001:008:0001:0022:EN:PDF 

 

 
The selection of interviewees should be based on their knowledge of the subject and should be 
agreed with the Commission service. 
Interviews should be conducted with  
   Representative from EU 
   Relevant National Administration, Notified Bodies, Standardisation Authorities  
  Selected representatives from organisation of stakeholder's categories (Industry and 
SMEs, consumers, etc.) 
  Selected number of Enterprises 
   NGOs, civil society 
 
The  approximate  overall  number  of  interviews  that  the  contractor  is  expected  to  conduct  is 
around 30, either as face-to-face or as remote interviews.  
 
2.4 
Data analysis 
Considerable emphasis should be placed on the analysis of the information/data collected. The 
contractor  will  have  a  free  choice  as  to  the  methods  used  to  analyse  information  and  for 
making the assessment, but must, at least, take account of the following: 
2.4.1 
 Identification of the most relevant impacts (intended and unintended) 
The contractor shall establish an initial comprehensive list of all potential direct and indirect 
impacts that the various options may cause: economic impacts on manufacturers and on users, 
including  on  small  and  micro-enterprises  specifically  and  including  administrative 
burden/simplification;  impacts  on  public  administration  impacts  on  consumers;  impacts  on 
competitiveness and innovation; safety impacts; environmental impacts. 
The selection of the most significant likely impacts shall be based on clear criteria, including 
their  expected  magnitude,  relevance  to  the  stakeholders  and  importance  for  the  EU  general 
objectives. 
2.4.2 
 Cost-effectiveness, cost-benefit analysis 
The  contractor  is  asked  to  map  regulatory  and  administrative  costs  and  benefits  stemming 
from different policy options. Costs should be disaggregated to specific actions necessary. For 
the  quantifications  the  contractor  should  follow  as  much  as  possible  the  logic  of  the  cost-
benefits  analysis  and  more  generally  the  methods  described  in  the  Better  Regulation 
Toolbox12. This shall include the identification of the stakeholders' groups impacted and how 
they would be affected (this will include the SME test). 
The  contractor  shall  try  to  estimate  benefits  of  the  initiative.  The  contractor  shall  try  to 
estimate other benefits of the measure that will emerge during the course of analysis. 
2.4.3 
 Analysis of other impacts and comparison of options  
Based on identification of possible impacts, the contractor shall quantify the most significant 
impacts in particular impacts on waste and impacts on consumers. 
                                                 
12 12https://ec.europa.eu/info/better-regulation-guidelines-and-toolbox_en 

 

 
The contractor shall assess the options against the baseline scenario. The assessment will be 
quantitative,  clearly  describing  the  methodology,  any  assumptions  and  their  robustness,  any 
limitations  of  the  approach  and  carrying  out  sensitivity  analysis.  For  impacts  that  cannot  be 
quantified,  the  contractor  shall  explain  in  details  why  quantification  is  not  possible  and 
provide a thorough qualitative assessment. 
The  contractor  shall  prepare  a  comparison  of  the  options  which  will  be  based  on  the 
assessment of the various impacts and their distribution across affected stakeholders' groups. 
The comparison shall consider effectiveness (the extent to which each option would achieve 
the objectives), efficiency (the cost benefit analysis of each option), synergies and trade-offs 
in the case of combined options and sub-options.  
2.4.4 
 Case studies  
The contractor shall use case studies in order to provide practical examples; these could also 
be  used  to  present  examples  of  costs  and  benefits  for  manufactures  of  specific  products 
(success stories). 
The  analytical  and  reporting  tasks  to  be  delivered  shall  be  fully  in  accordance  with  the 
Commission Better Regulation Guidelines and Better Regulation Toolbox.  
 
 
3.
AVAILABLE INFORMATION AND DATA SOURCES 
The  following  documentation  and  information  is  an  input  for  the  contractor  to  develop  the 
work: 
 
  The Commission website on the Electrical and Electronic Engineering Industries13  
  Legal text of the Radio Equipment Directive 2014/53/EU: http://eur-
lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX:32014L0053  
 
  The Commission website on the Radio Equipment Directive website14 including, 
the RED Guide,15 documents adopted or endorsed by the Telecommunication 
Conformity Assessment and Market Surveillance Committee (TCAM)16, FAQs, 
reports, information documents, and Commission's opinions under the framework 
of RED: http://ec.europa.eu/growth/sectors/electrical-engineering/red-directive_en  
 
  Specific web page on common chargers campaign, with links to main activities and 
previous study: http://ec.europa.eu/growth/sectors/electrical-engineering/red-
directive/common-charger_en 

 
                                                 
13 http://ec.europa.eu/growth/sectors/electrical-engineering/ec-support_en 
14 http://ec.europa.eu/growth/sectors/electrical-engineering/red-directive_en 
15 http://ec.europa.eu/docsroom/documents/2332 
16 TCAM public documents are also available on 
https://circabc.europa.eu/faces/jsp/extension/wai/navigation/container.jsp?FormBanner:_idcl=navigationTitle
&FormBanner_SUBMIT=1&org.apache.myfaces.trinidad.faces.STATE=DUMMY&id=75ddbd4d-d635-4fb8-93cd-
571f720964e4&javax.faces.ViewState=aIk923rFtijsXYBzv52NJxj1FTIcD%2Fz7maFaTJO4OkA3ynYZPKE4jA8A6wp
OwkyBXvKWLOzC%2FcHLERx9Qbivqb8QFh%2FBj4EdchZdS7pRBhvdnn6F1frGPeCRoS8YGY9w1VbbJdPafgGh95g
r5qc1LvdsOAY%3D  

10 
 

 
  Website on Administrative Cooperation Groups (AdCos)17, including reports from 
the ADCO RED. 
  ICSMS (Information and Communication System for Market Surveillance) – an 
internet-supported information and communication system for the pan-European 
market surveillance: https://webgate.ec.europa.eu/icsms  
 
  Rapid  Alert  System  for  dangerous  non-food  products  (RAPEX  database): 
http://ec.europa.eu/consumers/consumers_safety/safety_products/rapex/index_en.ht
m.
 
 
Background documents: 
 
  Memorandum of Understanding (MoU) 2009  (Annex 1) 
 
  Annex I: List of Signatories  (Annex 2) 
 
  Annex  III:  Guide  on  Implementation  of  Requirements  of  the  Common  external 
power supply  (Annex 3) 
 
  Mandate M/455 on a common charging capability for mobile phones  (Annex 4) 
 
 
Previous evaluations and other reports 
’Study on the impact of the MOU on harmonisation of chargers for mobile telephones’’18,19 
was performed in 2014. The main objective of that study was to evaluate the results achieved 
with  the  MoU  in  the  2009-2013  period,  to  analyse  how  the  stated  objectives  to  delivering 
benefits for consumers and for industry and to reducing electronic waste were achieved, and 
to provide elements in view of considering options for follow-up. 
The  study  assessed  the  benefits  for  consumers,  for  manufacturers  of  mobile  telephones  and 
chargers  following  the  MoU  and  analysed  its  indirect  impacts  for  other  small  portable 
electronic devices requiring similar charging capacity (such as digital cameras, tablets, music 
players, GNSS receivers, etc.). The study also provided an ex-ante assessment of the expected 
impacts  of  different  future  policy  options.  3  policy  options  were  considered  –  1)  no 
harmonisation,  2)  voluntary  approach  and  3)  EU  legislation  -  and  at  that  time  it  resulted 
mainly  suggesting  the  voluntary  approach  as  the  best  option,  especially  in  view  of  the  new 
announced  technology  USB  Type-C  which  was  expected  to  allow  an  extension  of  the 
application of the MoU to other devices than just mobile phones.  
 
 
 
                                                 
17 https://ec.europa.eu/growth/single-market/goods/building-blocks/market-
surveillance/organisation/administrative-cooperation-groups_en 
18 Executive summary http://ec.europa.eu/DocsRoom/documents/7431/attachments/1/translations  
19 Final report http://ec.europa.eu/DocsRoom/documents/7432/attachments/1/translations  
11 
 

 
 
4.
COMMISSIONING BODY AND PUBLICATION  
The  present  Impact  Assessment  study  is  commissioned  by  Unit  C3  of  DG  Internal  Market, 
Industry, Entrepreneurship and SMEs.  
The steering group contributes to the development of the evaluation project and is  part of its 
management  structure.  The  steering  Committee  for  the  present  evaluation  is  composed  by 
representative  of  DG  GROW  (C3  and    01),  SG,  DG  CNECT,  DG  COMP,  DG  ENER,  DG 
ENV, DG JRC, DG JUST, DG R&I, DG TRADE. 
The  results  may  be  shared  with  other  interested  bodies  inside  and  outside  the  European 
Commission.  
 
 
5.
REPORTING AND DELIVERABLES 
5.1 
General reporting requirements 
The  contractor  shall  provide  the  required  reports  and  documents  in  accordance  with  the 
timetable below.  
The  contractor  must  ensure  that  all  deliverables  under  this  contract  are  clear,  concise  and 
focused on their purpose. All deliverables shall be written in English, reviewed and corrected 
by a native speaker before submission.  
Electronic  files  must  be  provided  in  (specify,  e.g.  Microsoft  ®  Word)  format.  Additionally, 
besides Word, the Final Report must be delivered in pdf format and in 3 hard copies. 
All deliverables are presented as draft documents to be discussed with the Steering group and 
finalised based on the comments received from Commission services.  
The Commission shall have 30 days to approve or reject the report. The contractor shall have 
30 days in which submit additional information or a new report.   
5.2 
Deliverables 
 
For the purpose of this specific contract, the following deliverables will need to be produced:  
 
Deliverable 1 (DI) 
At  the  latest  1  month  after  signature 
of the contract by the last contracting 

 
party 
An  inception  report  (around  10  pages)  will  specify  the  detailed  work  programme 
and planning for the study and describe the methodological approaches and working 
assumptions  to  be  used  for  the  tasks  defined.  The  report  will  also  identify  any 
additional needs.  
 
 
Deliverable 2 (D2) 
At  the  latest    5  months  after 
signature  of  the  contract  by  the  last 

 
contracting party 
12 
 

 
An interim report (10-20 pages) will summarise results reached until that moment 
and  raise  any  problems  encountered  with  sufficient  information  to  permit 
reorientation  if  appropriate  and  required.  It  will  demonstrate  what  preliminary 
conclusions have been drawn and give clear indications and detailed planning of the 
work to be carried out during the rest of the period of completion of the tasks. This 
report will also include the proposed structure of the final report.   
 
Deliverable 3 (D3) 
At the latest 7 months after signature 
of the contract by the last contracting 
party 

A  draft  final  report  (around  X  pages+  Annexes)  will  be  delivered  to  the 
Commission, taking account of the comments made earlier on in the process. It will 
cover  all  points  of  the  work  plan  and  shall  include  sound  analysis  of  findings  and 
factually  based  conclusions  and  recommendations,  in  line  with  the  purpose  and 
objectives described above. 
 
The  Commission  will  accept  the  draft  final  report  in  the  definitive  form  or  comment  on  it 
within 20 days of its reception. If the Commission does not react within this period, the final 
study shall be deemed to have been approved. 
 
Should  the  Commission  still  not  consider  the  final  report  acceptable,  the  Contractor  will  be 
invited to amend  until  the  Commission is satisfied within 30 days.  In cases of late delivery, 
the Commission reserves its right to apply the corresponding liquidated damages according to 
the provisions of Article II.15 of the Framework Contract. 
 
The  Interservice  Steering  Group  reserves  the  right  to  carry  out  a  quality  assessment  of  the 
final report and publish it along with the study.  
 
Deliverable 4 (D4) 
At the latest 9 months after signature 
of the contract by the last contracting 
party 

The  final  report  (of  around  75  pages  +  Annexes).  Annexes  to  the  final  report  will 
includeany  graphical  material,  the  main  bibliographic  and  information  sources, 
verbatim of interviews. 
 
 
Deliverable 5 (D5) 
At the latest 9 months after signature 
of the contract by the last contracting 

 
party (submitted as annex to D5) 
An  executive  summary  (around  3  pages)  summarising  the  purpose,  methods  used, 
key findings and possible recommendations of the study.     
 
 
13 
 

 
Deliverable 6 (D6) 
At the latest 9 months after signature 
of the contract by the last contracting 

 
party (submitted as annex to D5) 
All  the  data  collected  under  this  contract,  as  well  as  all  the  summaries,  analyses, 
underlying calculations and findings, which will be the property of the Commission 
and must be handed over in the agreed format.  
 
The Commission shall have 30 days to approve or reject the reports. The contractor shall have 
30 days to submit additional information or a new report.  
 
6.
PUBLICATIONS 
The  study  (including  executive  summary,  abstract,  annexes)  will  be  published  on  the  DG 
Internal  Market,  Industry,  Entrepreneurship  and  SMEs  internet  site,  on  the  EU  Bookshop 
website 
 and on other web-sites in relation to the study.  
In view of its publication, the final report must be of high editorial quality.. In cases where the 
contractor  does  not  manage  to  produce  a  final  report  of  high  editorial  quality  within  the 
timeframe defined by the contract, the contracting authority can decide to have the final report 
professionally edited at the expense of the contractor (e.g. deduction of these costs from the 
final payment) according two Article II.16 of the framework contract.  
 
7.
WORK ORGANISATION 
7.1 
Meetings with the Commission 
The contractor is expected to take part in maximum 4 meetings with the Commission services 
which will take place on Commission premises in Brussels:  
  a kick-off meeting at the beginning of the study;  
  one interim meeting; 
  a draft-final meeting; 
  a final meeting to present the results of the study. 
The  'kick-off'  meeting  will  allow  for  the  discussion  of  the  draft  outline  approach  and  work 
programme elaborated by the contractor for the execution of the contract.  
The 'interim' meetings will allow an in-depth discussion of the progress/interim draft reports.   
The 'final' meeting will allow an in-depth discussion of the draft final report and requirements 
for the completion of the Final report.  
7.2 
Work Plan  
 
The  contract  shall  enter  into  force  on  the  date  on  which  it  is  signed  by  the  last  contracting 
party.  
 
It is expected to be signed by October 2018.  The provision of the services shall not exceed 9 
months. 
14 
 

 
Given  the  time  constraints,  a  correct  project  planning  and  resources  allocation  will  be 
considered crucial for the successful completion of the project. 

 
 
Deliverables (D), Meetings (M), and Payments (P) 
Deadline 
(Month) 
M1: Kick-off meeting with the Commission in Brussels 

D1: Inception report 
D2: First interim report 

M2: Interim meeting with the Commission in Brussels 
P1: Interim payment 
D3: Draft final report 

M3: Draft-final meeting with the Commission in Brussels   
D4: Final report 

M4: Final meeting with the Commission in Brussels 
D5: Executive Summary of the final report  
D6: All data collected 
P2: Final payment 
 
7.3 
Proposed team 
Total days 
 
 
Task 
Role in 
Name 
Staff Category 
Expertise 
Languages 
Unit price 
Man days 
the team 
 
 
 
Cat. I -  
 
 
 
 
Team Leader 
 
 
 
Cat. II -  
 
 
 
 
Senior 
Consultant 

 
 
 
Cat. III -  
 
 
 
 
Junior 
Consultant 

 
 
 
Cat. IV 
 
 
 
 
 
The tender must include a description of the proposed team, its composition, its expertise and 
the work effort planned for each member in terms of man/days for each task of the project. 
 
 
8. PRICE  
The maximum budget available for this project is € 230,000. 
 
15 
 

 
The offer must include a detailed proposed budget. The tenderer should provide a quote of 
the total cost of the services to be provided (fixed price) in its financial tender following the 
table below: 
 
Price component 
Staff category 
Unit price 
Quantity 
Total 
(= daily rate for 
(= number of 
Human Resources 
man days 
including the 
devoted to the 
travel and 
project by 
subsistence 
person XY for 
expenses linked to 
Human 
the five meetings 
Resources) 
with the 
Commission on its 
premises in 
Brussels) 
Human resources  
 
 
 
 
Person X (name and a role) 
 
 
 
 
Person Y (name and a role) 
 
 
 
 
….. 
 
 
 
 
Subtotal (1) 
 
 
 
 
Other 
 
 
 
 
Item X 
 
 
 
 
Item Y 
 
 
 
 
….. 
 
 
 
 
Subtotal (2) 
 
 
 
 
TOTAL (1+2) 
 
 
 
 
 
 
9. PAYMENTS 
The payment scheme will consist of  

one  interim  payment,  corresponding  to  a  maximum  of  30 %  (each)  of  the  price 
specified in article 3.1 of the specific contract; 

balance payment corresponding to 70 %  of the amount specified in article 3.1 of 
the specific contract; 
The  schedule  and  the  procedure  for  the  approval  of  payments  and  the  documents  to  be 
submitted are described in Articles I.6, II.21, II.22 and II.23 of the framework contract.  
 
10.  AWARD OF THE SPECIFIC CONTRACT 
As  specified  in  the  tender  specification  for  this  FWC,  the  offers  submitted  within  the  re-
opening of competition must contain:  
16 
 

 
a)  A  technical  part,  detailing  the  methodology,  the  composition  and  skills  of  the  team 
and the responsible team leader for the specific agreement; 
b)  A  financial  part  detailing  the  number  of  man-days  to  be multiplied  by  the  man-day 
price as defined in the Framework Contract, and other cost items. 
The Specific Contract will be awarded according: 

to the qualitative award criteria given below,  
AND 
-  to the price of the financial tenders. 
The  formula  used  to  rank  tenders  and  to  calculate  which  tender  is  the  most  economically 
advantageous tender is displayed in section b) below. 
A) 
TECHNICAL QUALITATIVE AWARD CRITERIA 
 
17 
 

 
No 
Qualitative award criteria 
Weighting 
(maximum points) 

Clarity, relevance and coherence 
This criterion will assess whether the offer is written in a 

clear language, whether it is well and logically structured, 
whether  all  the  information  requested  in  the  specific 
contract is duly covered. 


Quality  of  the  proposed  mechanisms  for 
project 

management, 
including 
quality 
control, risk management and reporting 
This  criterion  will  assess  the  quality  control  system 
proposed for the services foreseen in the offer concerning 

15 
the  quality  of  deliverables,  the  language  quality  check, 
continuity of the service in case of absence of a member of 
the  team,  as  well  as  the  overall  project  management 
(organisation of work, contacts with the contracting party 
etc.).  This  quality  control  system  should  be  detailed.  A 
generic quality control system will result in a low score. 


Balance of profiles and breakdown of tasks 
This  criterion  will  assess  how  the  roles  and 
responsibilities  of  the  proposed  team  and  of  the  different 
economic  operators  (in  case  of  joint  tenders,  including 

20 
subcontracting  if  applicable)  are  distributed  for  tasks 
specified  in  individual  Terms  of  Reference  for  specific 
contracts.  The  tender  should  provide  details  on  the 
rationale behind the choice of this allocation.  


Relevance and quality of the methodologies to 
carry out data collection 

25 
This  criterion  will  assess  how  the  tenderer  will  collect 
data. 


Quality of the proposed methodology to carry 
out data analysis 

35 
This criterion will assess how the tenderer will analyse the 
available and collected data.  

 
Total number of points 
100 
 
The award criteria cannot be further supplemented during the evaluation procedure. 
Only tenders that have reached a total score of a minimum of 60% and a minimum score of 
50% for each criterion will be taken into consideration for awarding the specific contract. 
 
18 
 

 
B) AWARD METHOD 
The  contract  will  be  awarded  to  the  tender  which  is  the  most  cost-effective  (offers  the  best 
value for money) on the basis of the ratio between the total points scored and the price using 
the following formula: 
Lowest 
Total quality 
price(*) 
Quality 
Price 
score (out of 
Score  for 
criteria 


100 

weighting 

100) for all 

tender X 
weighting 
Price of 
(30%) 
award criteria 
(70%) 
tender X 
of tender X 
 
 
(*) Only tenders passing minimum quality levels are ranked. The lowest price refers to the 
lowest price among the tenders that have passed the minimum quality levels. 
19 
 

Document Outline