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EUROPEAN COMMISSION 
Directorate-General for Internal Market, Industry, Entrepreneurship and SMEs 
 
 
  Director-General 
 
Brussels, 19/03/2019 
Grow E1/RI/tb 
grow.ddg2.e.1(2019)775389 
 
By registered letter with 
acknowledgment of receipt
 
 
Ms Rachel Tansey 
Corporate Europe Observatory  
Rue d'Edimbourg 26  
1050 Brussels  
Belgium 
 
Advance copy by email

ask+request-6194-
[adresse e-mail] 
    
Subject:   Request for access to documents – GESTDEM No. 2018/6883 
Dear Ms Tansey, 
Thank  you  for  your  e-mail  of  13  December  2018  which  was  registered  on  19/12/2018  under 
reference  number  GestDem  2018/6883,  requesting  access  to  documents  under  Regulation  (EC) 
No  1049/2001  regarding  public  access  to  European  Parliament,  Council  and  Commission 
documents (OJ L145, 31 May 2001, page 43 and following). 
 
1. 
SCOPE OF YOUR REQUEST 
Your e-mail requested access to documents as follows: 
“(i)  a  list  of  meetings  between  DG  GROW  officials  and/or  representatives  (including  the 
Commissioner and her Cabinet) and 
-  representatives  of  collaborative  economy  platform  companies  (such  as,  but  not  limited  to, 
Amazon  (including  Amazon  Mechanical  Turk/  ‘MTurk’),  Deliveroo,  TaskRabbit,  Upwork, 
HomeAway, ClickWorker, Wimdu, Interhome, etc); 
- consultancies or law firms acting for any of these companies (such as, but not limited to, FIPRA 
International,  FTI  Consulting,  Covington  &  Burling,  Technology  Policy  Advocates,  acumen 
public affairs, Gide Loyrette Nouel, Flint Europe, EUROS / AGENCY, Delany & Covely, etc); 
- representatives of Consumer Choice Center, Sharing Economy Ireland, Asociación Española de 
la  Economía  Digital  (adigital),    and/or  any  other  collaborative  economy  platform  interest 
groups; and, 
 
-  representatives  of  cross-sectoral  industry  federations  (such  as,  but  not  limited  to, 
BusinessEurope and AmCham EU), 

 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 
Office: BREY - 14/110 - Tel. direct line +32 229-66379 

at  which  the  Collaborative  Economy  Communication,  or  follow-up  to  it,  was  discussed  (since 
January 2015) 
 
(ii) minutes and other reports of these meetings 
 
(iii)  all  correspondence  (including  emails)  between  DG  GROW  officials  and/or  representatives 
(including  the  Commissioner  and  Cabinet)  and  representatives  of  the  entities  listed  in  part  (i), 
concerning the Collaborative Economy Communication, or follow-up to it, since January 2015.” 
 
By  letter  of  24  January  2019,  you  further  clarified  that  your  request  “concerning  the 
Collaborative  Economy  Communication,  or  follow-up  to  it
”  is  meant  to  cover  “meetings  and 
documents  in  which  the  2016  Communication  was  subject  of  discussion
”.  You  also  agreed  to 
narrow the scope of your request to the period 1st January 2016 to 31st December 2017. 
 
According  to  your  request,  you  were  only  interested  in  meetings  and  correspondence  with 
representatives  of  collaborative  economy  platform  companies,  consultancies  or  law  firms 
acting  for  any  of  these  companies,  collaborative  economy  platform  interest  groups  and 
representatives of cross-sectoral industry federations.    
 
We would like to point out that the European Commission, during the same period of time, has 
met  and  had  correspondence  with  further  stakeholders,  including  trade  unions  and  consumer 
protection associations. 
 
 
2. 
DESCRIPTION OF DOCUMENTS IDENTIFIED 
 
We  have  identified  eleven  documents  that  match  the  scope  of  your  request  related  to  the 
collaborative  economy.  The  list  of  these  documents  is  in  annex.  Please  note  that  documents 
which  concern  on-going  investigations  about  potential  infringements  of  Union  law  are  covered 
by the exceptions of Article 4(2) third indent and Article 4(3) of Regulation (EC) No 1049/2001 
and are therefore not included in this list of documents.  
 
Eight  documents  relate  to  meetings  held  between  the  Directorate-General  for  Internal  Market, 
Industry, Entrepreneurship and SMEs and the mentioned associations and companies. Please note 
that the content of the reports of meetings with the third parties were drafted by the Commission; 
therefore they represent the Commission’s interpretation of what was discussed in the meetings and 
were not verified by the third parties. 
 
Three  documents  include  correspondence  between  the  Directorate-General  for  Internal  Market, 
Industry, Entrepreneurship and SMEs and the associations and companies at stake. 
 
 
3. 
ASSESSMENT ON DISCLOSURE 
 
All the documents to which you have requested access contain personal data. 
Four  documents  are  disclosed  with  protection  of  personal  data  only.  One  of  those  relates  to  a 
meeting held and three to correspondence with those associations and companies. 
Pursuant to Article 4(1)(b) of Regulation (EC) No 1049/2001, access to a document has to be refused 
if  its  disclosure  would  undermine  the  protection  of  privacy  and  the  integrity  of  the  individual,  in 
particular in accordance with European Union legislation regarding the protection of personal data.  
The applicable legislation in this field is Regulation (EC) No 2018/1725 of the European Parliament 
and  of  the  Council  of  23  October  2018  on  the  protection  of  natural  persons  with  regard  to  the 
processing of personal data by the Union institutions, bodies, offices and agencies and on the free 


movement of such data, and repealing Regulation (EC) No 45/2001 and Decision No 1247/2002/EC  
(‘Regulation 2018/1725’). 
Indeed,  Article  3(1)  of  Regulation  2018/1725  provides  that  personal  data  ‘means  any  information 
relating to an identified or identifiable natural person […]’. The Court of Justice has specified that 
any information, which by reason of its content, purpose or effect, is linked to a particular person is 
to be considered as personal data.1  
Please  note  in  this  respect  that  the  names,  signatures,  functions,  telephone  numbers  and/or  initials 
pertaining to staff members of an institution are to be considered personal data.2 
In its judgment in Case C-28/08 P (Bavarian Lager)3, the Court of Justice ruled that when a request 
is made for access to documents containing personal data, the Data Protection Regulation becomes 
fully applicable.4 
Pursuant  to  Article  9(1)(b)  of  Regulation  2018/1725,  ‘personal  data  shall  only  be  transmitted  to 
recipients  established  in  the  Union  other  than  Union  institutions  and  bodies  if    ‘[t]he  recipient 
establishes that it is necessary to have the data transmitted for a specific purpose in the public interest 
and  the  controller,  where  there  is  any  reason  to  assume  that  the  data  subject’s  legitimate  interests 
might be prejudiced, establishes that it is proportionate to transmit the personal data for that specific 
purpose after having demonstrably weighed the various competing interests’. 
Only if these conditions are fulfilled and the processing constitutes lawful processing in accordance 
with the requirements of Article 5 of Regulation 2018/1725, can the transmission of personal data 
occur. 
According to Article 9(1)(b) of Regulation 2018/1725, the European Commission has to examine the 
further  conditions  for  a  lawful  processing  of  personal  data  only  if  the  first  condition  is  fulfilled, 
namely if the recipient has established that it is necessary to have the data transmitted for a specific 
purpose in the public interest. It is only in this case that the European Commission has to examine 
whether there is a reason to assume that the data subject’s legitimate interests might be prejudiced 
and, in the affirmative, establish the proportionality of the transmission of the personal data for that 
specific purpose after having demonstrably weighed the various competing interests. 
In  your  request,  you do not  put forward  any  arguments  to establish the  necessity  to  have  the data 
transmitted for a specific purpose in the public interest. Therefore, the European Commission does 
not have to examine whether there is a reason to assume that the data subject’s legitimate interests 
might be prejudiced. 
Notwithstanding the above, please note that there are reasons to assume that the legitimate interests 
of the data subjects concerned would be prejudiced by disclosure of the personal data reflected in the 
                                                 
1 Judgment of the Court of Justice of the European Union of 20 December 2017 in Case C-434/16, Peter 
Nowak  v  Data  Protection  Commissioner,  request  for  a  preliminary  ruling,  paragraphs  33-35, 
ECLI:EU:C:2017:994.     
2  Judgment  of  the  General  Court  of  19  September  2018  in  case  T-39/17,  Port  de Brest  v  Commission, 
paragraphs 43-44, ECLI:EU:T:2018:560. 
3  Judgment  of  29  June  2010  in  Case  C-28/08 P,  European  Commission  v  The  Bavarian  Lager  Co.  Ltd
EU:C:2010:378, paragraph 59.  
4 Whereas this judgment specifically related to Regulation (EC) No 45/2001 of the European Parliament 
and of the Council of 18 December 2000 on the protection of individuals with regard to the processing of 
personal  data  by  the  Community  institutions  and  bodies  and  on  the  free  movement  of  such  data,  the 
principles  set  out  therein  are  also  applicable  under  the  new  data  protection  regime  established  by 
Regulation 2018/1725.  


documents, as there is a real and non-hypothetical risk that such public disclosure would harm their 
privacy.  
Consequently, I conclude that, pursuant to Article 4(1)(b) of Regulation 1049/2001, access cannot be 
granted to the personal data, as the need to obtain access thereto for a purpose in the public interest 
has  not  been  substantiated  and  there  is  no  reason  to  think  that  the  legitimate  interests  of  the 
individuals concerned would not be prejudiced by disclosure of the personal data concerned. 
In case you would disagree with the assessment that the redacted data are personal data which can 
only  be  disclosed  if  such  disclosure  is  legitimate  under  the  applicable  rules  on  the  protection  of 
personal data, you are entitled, in accordance with Article 7(2) of Regulation 1049/2001, to submit a 
confirmatory application requesting the Commission to review this position. 
Seven documents can be partially disclosed since disclosure is also prevented by exception to the 
right of access laid down in Article 4(2) of this Regulation.  
 
The redacted parts of the documents contain commercially sensitive business information of the 
companies that met the Commission representatives. Disclosure of these parts would undermine 
the protection of commercial interests of a natural or legal person, including intellectual property.  
 
The exception laid  down  in  Article  4(2)  of the  Regulation  applies  unless  there  is  an  overriding 
public interest in disclosure of the documents. 
 
From your request, we cannot see a public interest in making the content of the document public, 
which  would  outweigh  the  harm  disclosure  would  cause  to  the  interest  protected  by  the  invoked 
exception. 
4.  MEANS OF REDRESS  
In accordance with Article 7(2) of Regulation 1049/2001, you are entitled to make a confirmatory 
application requesting the Commission to review this position. 
Such  a confirmatory  application  should  be  addressed  within 15  working  days  upon  receipt  of this 
letter to the Secretary-General of the Commission at the following address: 
European Commission 
Secretary-General 
Transparency, Document Management & Access to Documents (SG.C.1)  
BERL 7/076 
B-1049 Bruxelles 
or by email to: [adresse e-mail] 
 
 
Yours sincerely, 
e-signed 
Timo PESONEN 
 
Annexes:   Document register  
List of meetings with the requested associations and companies 
 
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