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EUROPEAN COMMISSION 
 
 
Brussels, 5.7.2019 
C(2019) 5246 final 
 
Mr Alvaro Merino 
Calle Ricardo Ortiz 61, 1B  
28017 Madrid  
Spain 
DECISION OF THE EUROPEAN COMMISSION PURSUANT TO ARTICLE 4 OF THE 
IMPLEMENTING RULES TO REGULATION (EC) NO 1049/20011 
Subject:  Your  confirmatory  applications  for  access  to  documents  under  Regulation 
(EC) No 1049/2001 – GESTDEM 2018/6966 
Dear Mr Merino, 
I refer to your emails of 20 March 2019, registered on the same date, in which you submit a 
confirmatory application in accordance with Article 7(2) of Regulation (EC) No 1049/2001 
regarding  public  access  to  European  Parliament,  Council  and  Commission  documents2 
(hereafter ʻRegulation (EC) No 1049/2001ʼ). Please accept our apologies for the late reply, 
due to the consultations with the author of most of the documents at issue. 
1. 
SCOPE OF YOUR APPLICATION  
On 26 December 2019, you submitted an initial application for access to documents under 
Regulation (EC) No 1049/2001 to the Secretariat-General of the European Commission, in 
which  you  requested  access  to  ʻa  list  of  all  lobby  meetings  held  by  the  commissioner  in 
charge of Better Regulation, Inter-institutional Relations, the Rule of Law and the Charter of 
Fundamental  Rights,  Frans  Timmermans  or  any  other  member  of  its  Cabinet  with  any 
organisation  representing  churches  and/or  religious  communities  since  2014  onwards, 
including  all  emails,  minutes/,  reports  or  any  other  briefing  papers  related  to  all  those 
meetings’. 
This application was registered under reference number GESTDEM 2018/6966. 
In  their  initial  reply  dated  27  February  2019,  the  Secretariat-General  of  the  European 
Commission  has  identified  the  following  documents  as  falling  within  the  scope  of  your 
request:  
                                                 

Official Journal L 345 of 29.12.2001, p. 94. 
2    Official Journal L 145 of 31.5.2001, p. 43. 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 229 91111  

 
  Invitation  for  a  meeting  addressed  to  the  First-Vice  President  of  the  European 
Commission  Frans  Timmermans  on  behalf  of  ‘La  Conférence  des  Rabbins 
européens  auprès  des  institutions  européennes’  and  related  correspondence,  5 
November 2014, reference Ares(2014)3679961 (hereafter ‘document 1’); 
  Invitation  for  a  meeting  addressed  to  the  First-Vice  President  of  the  European 
Commission  Frans  Timmermans  on  behalf  of  the  Archbishop  of  Canterbury,  14 
January 2015, reference Ares(2015)154384 (hereafter ‘document 2’); 
  Answer  to  the  invitation  for  a  meeting  with  the  Archbishop  of  Canterbury,  16 
January 2015, reference Ares(2015)190135 (hereafter ‘document 3’); 
  Follow-up  of  the  meeting  between  the  First-Vice  President  of  the  European 
Commission  Frans  Timmermans  and  a  representative  of  the  European  Jewish 
Congress  and related correspondence, 12 May 2015, Ares(2015)2007576 (hereafter 
‘document 4’); 
  Invitation addressed to the First-Vice President of the European Commission Frans 
Timmermans on behalf of Herbert Reul (MEP) for a meeting with Cardinal Gerhard 
Ludwig  Muller,  prefect  of  the  Congregation  for  the  Doctrine  of  the  Faith  of  the 
Roman  Catholic  Church,  12  November  2015,  reference  Ares(2015)5037670 
(hereafter ‘document 5’); 
  Answer  to  the  invitation  for  a  meeting  between  the  First-Vice  President  of  the 
European  Commission  Frans  Timmermans    and  Cardinal  Gerhard  Ludwig  Muller, 
20 November 2015, reference Ares(2015)5244860 (hereafter ‘document 6’); 
  Thank  you  letter  from  Cardinal  Gerhard  Ludwig  Muller,  22  February  2016, 
reference Ares(2016)909308 (hereafter ‘document 7’); 
  Email  sent  to  the  First-Vice  President  of  the  European  Commission  Frans 
Timmermans in relation to his visit to the Vatican City by Cardinal Gerhard Ludwig 
Muller, 13 July 2016, reference Ares(2016)3383412 (hereafter ‘document 8’); 
  Invitation  for  a  meeting  addressed  to  the  First-Vice  President  of  the  European 
Commission  Frans  Timmermans  on  behalf  of  His  Eminence  Cardinal  Reinhard 
Marx, Archbishop of Munich and Freising, and President of the Commission of the 
Bishops’ Conferences of the European Community (COMECE), 18 December 2015, 
reference Ares(2015)5959474 (hereafter ‘document 9’); 
  Thank you letter from a representative of the World Jewish Congress, 12 June 2017, 
reference Ares(2017)2929237 (hereafter ‘document 10’); 
  Thank  you  letter  from  a  representative  of  the  Commission  of  the  Bishops' 
Conferences of the European Union’s (COMECE) in relation to the meeting between 
the  First-Vice  President  of  the  European  Commission  Frans  Timmermans  and 
Cardinal Bassetti, 3 May 2018, reference Ares(2018)2360814 (hereafter ‘document 
11’); 
  Email  and  documents  sent  by  a  representative  of  the  Commission  of  the  Bishops' 
Conferences  of  the  European  Union  (COMECE),  28  September  2017,  reference 
Ares(2017)4741497 (hereafter ‘document 12’). 
 
 
 


 
The Secretariat-General of the European Commission: 
  Granted wide partial access to documents 1 to 11, subject only to the redactions of 
personal  data,  in  accordance  with  Article  4(1)(b)  (protection  of  privacy  and  the 
integrity of the individual) of Regulation (EC) No 1049/2001;   
  Partially  refused  access  document  12,  on  the  basis  of  Article  4(2),  first  indent  of 
Regulation  (EC)  No  1049/2001  (protection  of  commercial  interests  of  a  legal 
person). 
Through  your confirmatory  application,  you request a review of this position and  question 
the absence of a list of lobby meetings.  
2. 
ASSESSMENT AND CONCLUSIONS UNDER REGULATION (EC) NO 1049/2001 
When  assessing  a  confirmatory  application  for  access  to  documents  submitted  pursuant  to 
Regulation (EC) No 1049/2001, the Secretariat-General conducts a fresh review of the reply 
given by the Directorate-General and/or directorates of the Secretariat-General concerned at 
the initial stage. 
Against  this  background,  the  European  Commission  has  carried  out  a  renewed,  thorough 
search  for  the  documents  requested.  Following  this  renewed  search,  I  confirm  that  the 
European  Commission  does  not  hold  any  list  of  lobby  meetings  that  would  correspond  to 
the description given in your application.  
Indeed, as specified in Article 2(3) of Regulation (EC) No 1049/2001, the right of access as 
defined  in  that  regulation  applies  only  to  existing  documents  in  the  possession  of  the 
institution.  I  would  like  to  refer  in  this  respect  to  the  judgment  of  the  Court  of  Justice  in 
Case C-127/13 P (Strack v European Commission), according to which ‘[n]either Article 11 
of Regulation 1049/2001 nor the obligation of assistance in Article 6(2) thereof, can oblige 
an  institution  to  create  a  document  for  which  it  has  been  asked  to  grant  access  but  which 
does not exist’.3  
The  above-mentioned  conclusion  has  been  confirmed  in  Case  C-491/15  P  (Typke  
European  Commission
),  where  the  Court  of  Justice  held  that  ‘the  right  of  access  to 
documents  of  the  institutions  applies  only  to  existing  documents  in  the  possession  of  the 
institution concerned and […] Regulation No 1049/2001 may not be relied upon to oblige 
an institution to create a document which does not exist. It follows that, […], an application 
for  access  that  would  require  the  Commission  to  create  a  new  document,  even  if  that 
document  were  based  on  information  already  appearing  in  existing  documents  held  by  it, 
falls outside the framework of Regulation No 1049/2001’.4  
Furthermore,  the  General  Court  held  in  Case  T-468/16  (Verein  Deutsche  Sprache  v 
European  Commission)
  that  there  exists  a  presumption  of  lawfulness  attached  to  the 
                                                 
3   Judgment  of  the  Court  of  Justice  of  2  October  2014,  Strack  v  European  Commission,  C-127/13  P, 
EU:C:2014:2250, paragraph 46. 
4   Judgment  of  the  Court  of  Justice  of  11  January  2017,  Typke  v  European  Commission,  C-491/15  P, 
EU:C:2017:5, paragraph 31. 


 
declaration  by  the  institution  asserting  that  documents  do  not  exist.5  This  presumption 
continues  to  apply,  unless  the  applicant  can  rebut  it  by  relevant  and  consistent  evidence.6  
The Court of Justice, ruling on an appeal in Case C-440/18 P, has recently confirmed these 
conclusions.7  
Given  that  the  European  Commission  does  not  hold  any  list  of  lobby  meetings 
corresponding to the description given in your application, it is not in a position to fulfil this 
part of your request. 
In  accordance  with  Article  4(4)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001,  ‘as  regards  third-party 
documents, the institution shall consult the third party with a view to assessing whether an 
exception in paragraph 1 or 2 is applicable, unless it is clear that the document shall or shall 
not be disclosed’. According to Article 4(5) of Regulation 1049/2001, ‘a Member State may 
request  the  institution  not  to  disclose  a  document  originating  from  that  Member  State 
without its prior agreement’. 
Under  the  provisions  of  Article  4(4)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001,  a  renewed 
consultation of the third party author, namely the Commission of the Bishops’ Conferences 
of  the  European  Union,  was  initiated  by  the  Secretariat-General  at  the  confirmatory  stage. 
The third party did not oppose disclosure of document 12, subject only to the redactions of 
personal data,  
Having  carried  out  a  detailed  examination  of  the  documents  requested  and  taking  into 
account  the  result  of  the  third-party  consultation,  I  am  pleased  to  inform  you  that  further 
access is granted to documents 1, 2 and 12, subject only to the redactions of personal data, 
in accordance with Article 4(1)(b) (protection of privacy and the integrity of the individual) 
of Regulation (EC) No 1049/2001, for the reasons set out below.   
2.1.  Protection of privacy and the integrity of the individual 
Article 4(1)(b) of Regulation (EC) No 1049/2001 provides that ‘the institutions shall refuse 
access to a document where disclosure would undermine the protection of […] privacy and 
the  integrity  of  the  individual,  in  particular  in  accordance  with  Community  legislation 
regarding the protection of personal data’. 
In its judgment in Case C-28/08 P (Bavarian Lager),8 the Court of Justice ruled that when a 
request  is  made  for  access  to  documents  containing  personal  data,  Regulation  (EC)  No 
45/2001  of  the  European  Parliament  and  of  the  Council  of  18  December  2000 
on  the  protection  of  individuals  with  regard  to  the  processing  of  personal  data  by  the 
                                                 

Judgment  of  the  General  Court  of  23  April  2018,  Verein  Deutsche  Sprache  v  European  Commission
T-468/16, EU:T:2018:207, paragraphs 35-36. 

Ibid. 

Order  of  the  Court  of  Justice  of  30  January  2019,  Verein  Deutsche  Sprache  v  Commission,  C-440/18P, 
EU:C:2019:77, paragraph 14. 
8   Judgment of the Court of 29 June 2010, European Commission v The Bavarian Lager Co. Ltd, C-28/08 P, 
EU:C:2010:378, paragraph 59 (hereafter ‘Bavarian Lager’).  


 
Community  institutions  and  bodies  and  on  the  free  movement  of  such  data9  (hereafter 
‘Regulation (EC) No 45/2001’) becomes fully applicable. 
Please  note  that,  as  from  11  December  2018,  Regulation  (EC)  No  45/2001  has  been 
repealed  by  the  above-mentioned  Regulation  (EU)  2018/1725  of  the  European  Parliament 
and of the Council of 23 October 2018 on the protection of natural persons with regard to 
the processing of personal  data by the Union institutions, bodies, offices and agencies and 
on the free movement of such data.10 
However, the case law issued with regard to Regulation (EC) No 45/2001 remains relevant 
for the interpretation of Regulation (EU) No 2018/1725. 
Article  3(1)  of  Regulation  (EU)  No  2018/1725  provides  that  personal  data  ‘means  any 
information relating to an identified or identifiable natural person […]’. 
The  requested  document  includes  the  names,  surnames,  contact  details  (direct  telephone 
numbers,  office  and  email  addresses),  functions  and  handwritten  signatures  of  staff 
members  of  the  European  Commission  and  of  the  European  Parliament  not  holding  any 
senior management position. They include also the names and surnames of third parties who 
are  not  considered  as  public  figures  (members  of  organisations  representing  churches  and 
religious  communities).  This  information  clearly  constitutes  personal  data  in  the  sense  of 
Article  3(1)  of  Regulation  (EU)  No  2018/1725  and  in  the  sense  of  the  Bavarian  Lager 
judgment11. 
On  the  contrary,  the  names  and  surnames  of  public  figures,  such  as  Members  of  the 
European  Parliament,  Cardinals,  Archbishop  of  Canterburry,  the  Archbishop  of 
Canterbury’s Representative to the EU, Grand Rabbin de Bruxelles, present in some of the 
requested documents, can be disclosed. 
Pursuant to Article 9(1)(b) of Regulation  (EU) No 2018/1725, ‘personal data shall only be 
transmitted to recipients established in the Union other than Union institutions and bodies if 
‘[t]he  recipient  establishes  that  it  is  necessary  to  have  the  data  transmitted  for  a  specific 
purpose in the public interest and the controller, where there is any reason to assume that the 
data subject’s legitimate interests might be prejudiced, establishes that it is proportionate to 
transmit the personal data for that specific purpose after having demonstrably weighed the 
various competing interests’. 
Only  if  these  conditions  are  fulfilled  and  the  processing  constitutes  lawful  processing  in 
accordance  with  the  requirements  of  Article  5  of  Regulation  (EU)  No  2018/1725,  can  the 
transmission of personal data occur. 
Furthermore, in Case C-615/13 P (ClientEarth), the Court of Justice ruled that the institution 
does not have to examine by itself the existence of a need for transferring personal data.12 This 
                                                 
9   Official Journal L 8 of 12.1.2001, p. 1.  
10  Official Journal L 205 of 21.11.2018, p. 39. 
11  Bavarian Lager, cited above, paragraph 70. 
12   Judgment of the Court of Justice of 16 July 2015, ClientEarth v European Food Safety Agency,  


 
is  also  clear  from  Article  9(1)(b)  of  Regulation  (EU)  2018/1725,  which  requires  that  the 
necessity to have the personal data transmitted must be established by the recipient. 
According to Article 9(1)(b) of Regulation (EU) 2018/1725, the European Commission has 
to examine the further conditions for the lawful processing of personal data only if the first 
condition is fulfilled, namely if the recipient establishes that it is necessary to have the data 
transmitted  for  a  specific  purpose  in  the  public  interest.  It  is  only  in  this  case  that  the 
European  Commission  has  to  examine  whether  there  is  a  reason  to  assume  that  the  data 
subject’s  legitimate  interests  might  be  prejudiced  and,  in  the  affirmative,  establish  the 
proportionality of the transmission of  the personal data for that specific purpose after having 
demonstrably weighed the various competing interests. 
In your application, you do not put forward any arguments to establish the necessity to have the 
data  transmitted  for  a  specific  purpose  in  the  public  interest.  Therefore,  the  European 
Commission  does  not  have  to  examine  whether  there  is  a  reason  to  assume  that  the  data 
subject’s legitimate interests might be prejudiced. 
In  this  context,  I  would  like  to  point  out  that  the  right  to  the  protection  of  the  privacy  is 
recognised as one of the fundamental rights in the Charter of Fundamental Rights, as is the 
transparency of the processes within the Institutions of the EU. The legislator has not given 
any  of  these  two  rights  primacy  over  each  other,  as  confirmed  by  the  Bavarian  Lager  
case-law referred to above13.  
Based on the information at my disposal, I note that there is a risk that the disclosure of the 
names of the individuals appearing in the requested document would prejudice the legitimate 
interests of the third-parties concerned.  
Consequently, I conclude that, pursuant to Article 4(1)(b) of Regulation (EC) No 1049/2001 
and Article 9(1)(b) of Regulation (EU) 2018/1725, access cannot be granted to the personal 
data,  as  the  need  to  obtain  access  thereto  for  a  purpose  in  the  public  interest  has  not  been 
substantiated and there is  no reason  to  think that the legitimate interests of the individuals 
concerned would not be prejudiced by disclosure of the personal data concerned.  
3. 
OVERRIDING PUBLIC INTEREST IN DISCLOSURE 
Please  note  that  article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001  does  not  include  the 
possibility for the exception defined therein to be set aside by an overriding public interest. 
4. 
PARTIAL ACCESS 
In  accordance  with  Article  4(6)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001,  I  have  examined  the 
possibility of granting (further) partial access to the documents concerned. 
Further partial access is granted to documents 1, 2 and 12, subject only to the redaction of 
personal data.  For the reasons explained above, no meaningful further partial access to the 
                                                                                                                                                      
C-615/13 P, EU:C:2015:489, paragraph 47. 
13  Bavarian Lager, cited above, paragraph 56. 



 
remaining  partially  disclosed  documents  is  possible  without  undermining  the  interests 
described above.  
5. 
MEANS OF REDRESS 
Finally,  I  draw  your  attention  to  the  means  of  redress  available  against  this  decision.  You 
may  either  bring  proceedings  before  the  General  Court  or  file  a  complaint  with  the 
European Ombudsman under the conditions specified respectively in  Articles 263 and 228 
of the Treaty on the Functioning of the European Union. 
Yours sincerely,  
For the Commission 
Martin SELMAYR 
Secretary-General 
 
 
 

 


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