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EUROPEAN COMMISSION 
 
 
 
 
Brussels, 29.3.2019 
C(2019) 2640 final 
 
Ms Josefina Martí 
Calle de Juan Bravo 62 
28006 Madrid  
Spain 
DECISION OF THE EUROPEAN COMMISSION PURSUANT TO ARTICLE 4 OF THE 
IMPLEMENTING RULES TO REGULATION (EC) NO 1049/20011 
Subject:  
Your confirmatory application for access to documents under 
Regulation (EC) No 1049/2001 - GESTDEM 2019/0758 

Dear Ms Martí, 
I  refer  to  your  e-mail  of  28  February  2019,  registered  on  1  March  2019,  in  which  you 
submit a confirmatory application in accordance with Article 7(2) of Regulation (EC) No 
1049/2001  regarding  public  access  to  European  Parliament,  Council  and  Commission 
documents (hereafter ‘Regulation (EC) No 1049/2001’). 
1. 
SCOPE OF YOUR REQUEST 
In  your  initial  application  of  2  February  2019,  addressed  to  the  Directorate-General  for 
Justice and Consumers, you requested access to the following documents:  
-  ‘1)  all  the  agendas/  minutes/  notes/  documents/  presentations/  videos  (and  any 
other  information)  produced  and  exchanged  in  the  meeting  between  Daniel 
Braun, Cabinet member  of Věra Jourová, and the European Jewish Congress  in 
Brussels on 24 June 2015.  
-  2) a list of all the people present at the meeting and their roles’. 
At  initial  stage,  the  Directorate-General  for  Justice  and  Consumers  replied  that,  as  for 
point  1)  of  your  request,  the  European  Commission  does  not  hold  any  documents  that 
would correspond to the description given in your application.   
As  for  point  2),  the  Directorate-General  for  Justice  and  Consumers  identified  the 
following document as falling within the scope of your request:  
                                                 

Official Journal L 345 of 29.12.2001, p. 94. 
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 

 
-  e- Pass document granting access to the Berlyamont building of 18 June 2015, 
reference Ares(2019) 1459954. 
This  document  was  prepared  to  grant  access  to  the  Berlaymont  building  and  lists  the 
external visitors participating in the meeting, referred to in your request. The Directorate-
General for Justice and Consumers refused access to the personal data contained in this 
document  based  on  the  exception  protecting  the  privacy  and  the  integrity  of  the 
individual provided for in Article 4(1)(b) of Regulation (EC) No 1041/2001. 
In  your confirmatory application, you request a review of this position, as regards point 
2).  Consequently,  this  review  will  focus  on  the  refusal  of  the  Directorate-General  for 
Justice  and  Consumers    to  disclose  the  personal  data  present  in  the  document  granting 
access  to  the  Berlyamont  building,  namely  the  names  of  external  visitors  taking  part  in 
the meeting you refer to in your request.  
You  provide  different  arguments  to  support  your  request,  which  have  been  taken  into 
account in our assessment, the results of which are described below. 
2. 
ASSESSMENT AND CONCLUSIONS UNDER REGULATION (EC) NO 1049/2001 
When  assessing  a  confirmatory  application  for  access  to  documents  submitted  pursuant 
to Regulation (EC) No 1049/2001, the Secretariat-General of the European Commission 
conducts  a  fresh  review  of  the  reply  given  by  the  relevant  Directorate-General  at  the 
initial stage.  
Following  this  review,  I  regret  to  inform  you  that  I  have  to  confirm  the  position  of  the 
Directorate-General  for  Justice  and  Consumers  and  refuse  access  to  the  requested 
document based on the protection of the privacy and integrity of the individual provided 
for in Article 4(1)(b) of Regulation (EC) No 1041/2001. 
2.1 Protection of privacy and the integrity of the individual 
Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001  provides  that  ‘[t]he  institutions  shall 
refuse  access  to  a  document  where  disclosure  would  undermine  the  protection  of  […] 
privacy  and  integrity  of  the  individual,  in  particular  in  accordance  with  Community 
legislation regarding the protection of personal data’.  
In  its  judgment  in  Case  C-28/08  P  (Bavarian  Lager),2  the  Court  of  Justice  ruled  that 
when  a  request  is  made  for  access  to  documents  containing  personal  data,  Regulation 
(EC) No 45/2001 of the European Parliament and of the Council of 18 December 2000 
on  the  protection  of  individuals  with  regard  to  the  processing  of  personal  data  by  the 
Community  institutions  and  bodies  and  on  the  free  movement  of  such  data3 
(hereafter ‘Regulation (EC) No 45/2001’) becomes fully applicable. 
                                                 
2   Judgment  of  the  Court  of  29  June  2010,  European  Commission  v  The  Bavarian  Lager  Co.  Ltd
C-28/08 P, EU:C:2010:378, paragraph 59.  
3   Official Journal L 8 of 12.1.2001, p. 1.  


 
Please  note  that,  as  from  11  December  2018,  Regulation  (EC)  No  45/2001  has  been 
repealed by Regulation (EU) 2018/1725 of the European Parliament and of the Council 
of 23 October 2018 on the protection of natural persons with regard to the processing of 
personal  data  by  the  Union  institutions,  bodies,  offices  and  agencies  and  on  the  free 
movement of such data.4 
However,  the  case  law  issued  with  regard  to  Regulation  (EC)  No  45/2001  remains 
relevant for the interpretation of Regulation (EU) No 2018/1725. 
Article  3(1)  of  Regulation  (EU)  No  2018/1725  provides  that  personal  data  ‘means  any 
information relating to an identified or identifiable natural person […]’. 
Please note that the requested document includes the names and surnames of the meeting 
participants. This information clearly constitutes personal data in the sense of Article 3(1) 
of Regulation (EU) No 2018/1725 and in the sense of the Bavarian Lager judgment5. 
Pursuant to Article 9(1)(b) of Regulation  (EU) No 2018/1725, ‘personal  data shall only 
be  transmitted  to  recipients  established  in  the  Union  other  than  Union  institutions  and 
bodies if ‘[t]he recipient establishes that it is necessary to have the data transmitted for a 
specific  purpose  in  the  public  interest  and  the  controller,  where  there  is  any  reason  to 
assume that the data subject’s legitimate interests might be prejudiced, establishes that it 
is  proportionate  to  transmit  the  personal  data  for  that  specific  purpose  after  having 
demonstrably weighed the various competing interests’. 
Only if these conditions are fulfilled and the processing constitutes lawful processing in 
accordance with the requirements of Article 5 of Regulation (EU) No 2018/1725, can the 
transmission of personal data occur. 
Furthermore, in Case C-615/13 P (ClientEarth), the Court of Justice ruled that the institution 
does not have to examine by itself the existence of a need for transferring personal data.6 
This is also clear from Article 9(1)(b) of Regulation (EU) 2018/1725, which requires that 
the necessity to have the personal data transmitted must be established by the recipient. 
According to  Article 9(1)(b) of Regulation  (EU)  2018/1725,  the European Commission 
has to  examine the  further conditions  for the lawful processing of personal  data only if 
the  first  condition  is  fulfilled,  namely  if  the  recipient  establishes  that  it  is  necessary  to 
have the data transmitted for a specific purpose in the public interest. It is only in this case 
that the European Commission has to examine whether there is a reason to assume that the 
data subject’s legitimate interests might be prejudiced and, in the affirmative, establish the 
proportionality of the transmission of the personal data for that specific purpose after having 
demonstrably weighed the various competing interests. 
                                                 

Official Journal L 205 of 21.11.2018, p. 39. 

Bavarian Lager, cited above, paragraph 70. 
6   Judgment  of  the  Court  of  Justice  of  16  July  2015,  ClientEarth  v  European  Food  Safety  Agency,          
C-615/13 P, EU:C:2015:489, paragraph 47. 


 
In your application, you do not put forward any arguments to establish the necessity to have 
the  data  transmitted  for  a  specific  purpose  in  the  public  interest.  Therefore,  the  European 
Commission  does  not  have  to  examine  whether  there  is  a  reason  to  assume  that  the  data 
subject’s legitimate interests might be prejudiced. 
You  argue  that  ‘[…]  lobbyists  have  an  obligation  to  be  registered  in  the  transparency 
register  (each  lobby  organization  has  accredited  people).  For  this  reason,  and  without 
asking for personal data, I ask again for the names of the participants in the meeting’. 
In this context, I would like to point out that the right to the protection of the privacy is 
recognised as one of the fundamental rights in the Charter of Fundamental Rights,  as is 
the transparency of the processes within the Institutions of the EU. The legislator has not 
given  any  of  these  two  rights  primacy  over  each  other,  as  confirmed  by  the  Bavarian 
Lager 
case-law referred to above7.  
The  European  Commission  has  undertaken  initiatives  aimed  at  making  its  decision-
making processes more transparent,  also  from the point of view of accountability of its 
staff members. Such initiatives include the pro-active publication of the names, surnames 
and  positions  of  staff  members  holding  senior  management  positions  within  the 
European Commission.  
Nevertheless,  I  consider  that  with  regard  to  third  parties,  in  particular  lobbyists,  an 
important distinction has to be made. Indeed, it is one thing to shed light on the interest 
represented and another thing to disclose the personal data of the person representing the 
interest.  Whereas,  the  name  of  the  organisation  would  in  principle  be  disclosed,  the 
identities  of  members  of  this  organisation  deserve,  in  the  view  of  the  European 
Commission,  protection  as  their  public  disclosure  would  undermine  the  equilibrium 
between  the  fundamental  right  to  privacy  and  the  obligation  to  ensure  the  transparency 
and openness  in  order to  enable the citizens to participate more closely in  the decision-
making process. 
Based on the information at my disposal, I note that there is a risk that the disclosure of 
the  names  of  the  individuals  appearing  in  the  requested  document  would  prejudice  the 
legitimate interests of the third-parties concerned.  
Consequently,  I  conclude  that,  pursuant  to  Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001 and Article 9(1)(b) of Regulation (EU) 2018/1725, access cannot be granted 
to  the  personal  data,  as  the  need  to  obtain  access  thereto  for  a  purpose  in  the  public 
interest  has  not  been  substantiated  and  there  is  no  reason  to  think  that  the  legitimate 
interests  of  the  individuals  concerned  would  not  be  prejudiced  by  disclosure  of  the 
personal data concerned. 
                                                 

Bavarian Lager, cited above, paragraph 56. 



 
3. 
OVERRIDING PUBLIC INTEREST IN DISCLOSURE 
Please  note  that  article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001  does  not  include  the 
possibility  for  the  exception  defined  therein  to  be  set  aside  by  an  overriding  public 
interest. 
4. 
PARTIAL ACCESS 
Please  note  that  granting  partial  access  to  the  document  would  be  meaningless  in  this 
case,  since  the  document  consists  of  the  names  and  surnames  of  the  third  parties 
concerned, to which the access is refused based on article 4(1)(b) of Regulation (EC) No 
1049/2001.  
5. 
MEANS OF REDRESS 
Finally,  I  would  like  to  draw  your  attention  to  the  means  of  redress  that  are  available 
against  this  decision,  that  is,  judicial  proceedings  and  complaints  to  the  European 
Ombudsman  under  the  conditions  specified  respectively  in  Articles  263  and  228  of  the 
Treaty on the Functioning of the European Union. 
Yours sincerely, 
 
For the Commission 
 
Martin SELMAYR 
 
Secretary-General 
 
 
 
 
 


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