This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'EU-ASEAN working group on sustainability issues related to palm oil'.



Ref. Ares(2019)1517941 - 06/03/2019
EUROPEAN COMMISSION 
Directorate-General for Trade 
 
 
  The Director General  
 
 
Brussels, 06 March 2019 
 
By registered letter with  
acknowledgment of receipt 
 
Lora Verheecke 
Friends of the Earth Europe 
Rue d'Edimbourg 26 
1050 Bruxelles 
 
 
Advance copy by email: 
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx 
 
 
 
 
Subject: 
Your application for access to documents – Ref GestDem 2019/400    
 
Dear Ms Verheecke, 
I  refer  to  your  e-mail  dated  22  January  2019  in  which  you  make  a  request  for  access  to 
documents, registered on 23 January 2019 under the above-mentioned reference number. 
The idea of creating an EU-ASEAN working group on issues related to palm oil was launched 
at the EU-ASEAN Foreign Ministers' meeting of 21 January 2019. As the group has not  yet 
been formed and the process of its creation leading by EEAS is still ongoing, DG TRADE is 
not in possession of any document related to the working procedures, participants, frequency,  
expected objectives of such group or minutes (since no meetings have been held).    
As  specified  in  Article  2(3)  of  Regulation  1049/2001,  the  right  of  access  as  defined  in  that 
regulation applies only to existing documents in the possession of the institution.  
 
Given that no such documents, corresponding to the description given in your application, are 
held by the Commission, the Commission is not in a position to fulfil your request. 
 
In  accordance  with  Article  7(2)  of  Regulation  1049/2001,  you  are  entitled  to  make  a 
confirmatory 
application 
requesting 
the 
Commission 
to 
review 
this 
position.  
 
 
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 229 91111 


 
 
 
 
Such a confirmatory application should be addressed within 15 working days upon receipt of this 
letter to the Secretariat-General of the Commission at the following address: 
 
European Commission 
Secretariat-General 
Transparency, Document Management & Access to Documents (SG.C.1)  
BERL 7/076 
B-1049 Bruxelles 
or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
 
 
Yours sincerely, 
 
Jean-Luc DEMARTY