Esta es la versión HTML de un fichero adjunto a una solicitud de acceso a la información 'Involvement of arms industry actors and private research centres in policy-making concerning the Preparatory Action on Defence Research'.


 
EUROPEAN COMMISSION 
DIRECTORATE-GENERAL FOR INTERNAL MARKET, INDUSTRY, ENTREPRENEURSHIP 
AND SMES 
Space Policy, Copernicus and Defence 
  Defence 2  
Brussels, 21/12/2018 
EV/mnf/ 
grow.ddg3.i.5(2018) 6951915 
 
 By 

registered 
letter 
with 
acknowledgment of receipt 
Mr Bram Vranken 
Vredesactie 
Patriottenstraat 27 
2600 Berchem 
 
Subject: Your application for access to documents – Ref GestDem No 2018/4049 
 
Dear Mr Vranken, 
We  refer  to  your  e-mail  dated  23.07.2018  in  which  you  make  a  request  for  access  to 
documents,  registered  on  25.07.2018  under  the  reference  number  mentioned  in  the 
subject line. 
A.  You request access to: 
All documents related to meetings (including but not limited to minutes, preparatory 
documents,  briefings)  between  officials  of  DG  Grow  (including  the  Commissioner 
and  the  Cabinet)  and  representatives  of  individual  companies,  including  lobby 
consultancies  and  law  firms,  and/or  industry  associations,  in  which  the  Preparatory 
Action on Defence Research (PADR) were dealt with since January 2015. 
B.  Upon  our  request  for  further  clarification  we  received  your  e-mail  dated  07.08.2018 
which states 
(1)  The  current  request  tries  to  broaden  Gestdem  2017/0904  by  asking  for  all 
documents which are related to meetings between: 
1)  Industry  representatives  (including  lobby  consultancies  and  law  firms,  and/or 
industry associations) and DG Growth officials; 
2)  On the subject of the Preparatory Action on Defence Research; 
3)  Since January 2015. 
(2)  These documents include, but are not limited to internal briefings, correspondence, 
minutes, preparatory documents and other reports related to those meetings; 
(3)  The request does not cover already disclosed documents under Gestdem 2017/0904. 
Additionally,  to  the  extent  that  this  request  covers  the  same  scope  as  Gestdem 
2018/2431  and  Gestdem  2017/7037,  these  documents  may  also  be  excluded  from 
the current request. 
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 

 
We consider the scope of your request as clarified in your reply to our clarification request. 
We interpreted the three conditions under B(1) as cumulative. 
We consider your request to cover documents held up to the date of your initial application, 
i.e., 23.07.2018. 
We  have  identified  13  documents  that  match  the  scope  of  your  request.  The  list  of  these 
documents is in annex (Annex 1 – Document register (Excel format)). This list specifies all 
documents related to your request, which we could identify. 
For these documents you have been granted full or partial access which amount to a total of 
18  files,  consisting  of  the  identified  attachments  in  each  document,  which  you  receive. 
These  files  contain  for  the  most  part  either  minutes,  briefings,  speeches,  or  invitations. 
Please note that parts of the documents identified also contain content out of scope that has 
been redacted. 
It should be furthermore noted that in document 13, the comment on the Preparatory Action 
on  Defence  Research  is  solely  the  opinion  of  the  interlocutor  and  not  the  opinion  of  the 
Commission. 
Please refer to Annex 2 – Released documents (ZIP format). 
All  documents  originate  from  the  European  Commission.  You  may  reuse  the  documents 
free  of  charge  for  noncommercial  and  commercial  purposes  provided  that  the  source  is 
acknowledged,  and  that  you  do  not  distort  the  original  meaning  or  message  of  the 
documents. Please note that the Commission does not assume liability stemming from the 
reuse1. 
Attachments  in  documents  1  and  7  originate  from  third  parties.  Please  note  that  the 
documents received from third parties are disclosed for information only and cannot be re-
used without the agreement of the originators, who hold a copyright on them. They do not 
reflect the position of the Commission and cannot be quoted as such. 
The documents to which you have requested access contain personal data.  
Pursuant to Article 4(1)(b) of Regulation (EC) No 1049/2001, access to a document has to 
be refused if its disclosure would undermine the protection of privacy and the integrity of 
the  individual,  in  particular  in  accordance  with  European  Union  legislation  regarding  the 
protection of personal data.  
The applicable legislation in this field is Regulation (EC) No 2018/1725 of the European 
Parliament  and  of  the  Council  of  23  October  2018  on  the  protection  of  natural  persons 
with regard to the processing of personal data by the Union institutions, bodies, offices and 
agencies and on the free movement of such data, and repealing Regulation (EC) No 45/2001 
and Decision No 1247/2002/EC2 (‘Regulation 2018/1725’). 
Indeed,  Article  3(1)  of  Regulation  2018/1725  provides  that  personal  data  ‘means  any 
information  relating  to  an  identified  or  identifiable  natural  person  […]’.  The  Court  of 
                                                 
1 See the Decision of the Commission of 12 December 2011 (2011/833/EU), OJ L 330/39 of 14 December 
2011 for details; this Decision does not apply to documents for which third parties hold the copyrights, 
Article 2 (2) (b). 
2 Official Journal L 205 of 21.11.2018, p. 39. 


 
Justice has specified that any information, which by reason of its content, purpose or effect, 
is linked to a particular person is to be considered as personal data.3 
Please note in this respect that the names, signatures, functions, telephone numbers and/or 
initials pertaining to staff members of an institution are to be considered personal data.4 
In its judgment in Case C-28/08 P (Bavarian Lager)5, the Court of Justice ruled that when a 
request  is  made  for  access  to  documents  containing  personal  data,  the  Data  Protection 
Regulation becomes fully applicable6. 
Pursuant  to  Article  9(1)(b)  of  Regulation  2018/1725,  ‘personal  data  shall  only  be 
transmitted to recipients established in the Union other than Union institutions and bodies if  
‘[t]he  recipient  establishes  that  it  is  necessary  to  have  the  data  transmitted  for  a  specific 
purpose in the public interest and the controller, where there is any reason to assume that the 
data subject’s legitimate interests might be prejudiced, establishes that it is proportionate to 
transmit the personal data for that specific purpose after having demonstrably weighed the 
various competing interests’. 
Only  if  these  conditions  are  fulfilled  and  the  processing  constitutes  lawful  processing  in 
accordance  with  the  requirements  of  Article  5  of  Regulation  2018/1725,  can  the 
transmission of personal data occur. 
According  to  Article  9(1)(b)  of  Regulation  2018/1725,  the  European  Commission  has  to 
examine  the  further  conditions  for  a  lawful  processing  of  personal  data  only  if  the  first 
condition is fulfilled, namely if the recipient has established that it is necessary to have the 
data transmitted for a specific purpose in the public interest. It is only in this case that the 
European  Commission  has  to  examine  whether  there  is  a  reason  to  assume  that  the  data 
subject’s  legitimate  interests  might  be  prejudiced  and,  in  the  affirmative,  establish  the 
proportionality of the transmission of the personal data for that specific purpose after having 
demonstrably weighed the various competing interests. 
In your request, you do not put forward any arguments to establish the necessity to have the 
data  transmitted  for  a  specific  purpose  in  the  public  interest.  Therefore,  the  European 
                                                 
3 Judgment of the Court of Justice of the European Union of 20 December 2017 in Case C-434/16, Peter 
Nowak  v  Data  Protection  Commissioner
,  request  for  a  preliminary  ruling,  paragraphs  33-35, 
ECLI:EU:C:2017:994.     
4  Judgment  of  the  General  Court  of  19  September  2018  in  case  T-39/17,  Port  de  Brest  v  Commission, 
paragraphs 43-44, ECLI:EU:T:2018:560. 
5  Judgment  of  29  June  2010  in  Case  C-28/08 P,  European  Commission  v  The  Bavarian  Lager  Co.  Ltd
EU:C:2010:378, paragraph 59.  
6 Whereas this judgment  specifically  related to Regulation (EC) No 45/2001 of the European Parliament 
and of the Council of 18 December 2000 on the protection of individuals with regard to the processing 
of personal data by the Community institutions and bodies and on the free movement of such data, the 
principles  set  out  therein  are  also  applicable  under  the  new  data  protection  regime  established  by 
Regulation 2018/1725.  



 
Commission  does  not  have  to  examine  whether  there  is  a  reason  to  assume  that  the  data 
subject’s legitimate interests might be prejudiced. 
Notwithstanding the above, please note that there are reasons to assume that the legitimate 
interests of the data subjects concerned would be prejudiced by disclosure of the personal 
data  reflected  in  the  documents,  as  there  is  a  real  and  non-hypothetical  risk  such  public 
disclosure would harm their privacy and subject them to unsolicited external contacts. 
Consequently, I conclude that, pursuant to Article 4(1)(b) of Regulation 1049/2001, access 
cannot be granted to the personal data, as the need to obtain access thereto for a purpose in 
the  public  interest  has  not  been  substantiated  and  there  is  no  reason  to  think  that  the 
legitimate interests  of  the  individuals  concerned  would  not  be prejudiced  by  disclosure  of 
the personal data concerned. 
As  to  the  handwritten  signatures,  which  are  biometric  data,  there  is  a  risk  that  their 
disclosure would prejudice the legitimate interests of the persons concerned. 
In  case  you  would  disagree  with  the  assessment  that  the  expunged  data  are  personal  data 
which can only be disclosed if such disclosure is legitimate under the rules of personal data 
protection,  you  are  entitled,  in  accordance  with  Article  7(2)  of  Regulation  1049/2001,  to 
make a confirmatory application requesting the Commission to review this position. 
Such a confirmatory application should be addressed within 15 working days upon receipt 
of this letter to the Secretary-General of the Commission at the following address: 
European Commission 
Secretary-General 
Unit C.1. ‘Transparency, Document Management and Access to Documents’  
BERL 5/282 
B-1049 Bruxelles 
or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Yours sincerely, 
 
 
Sylvia Kainz-Huber 
Head of Unit 
Annex 1: Document register (xls format) 
Annex 2: Released documents (ZIP format)