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Ref. Ares(2019)2673845 - 17/04/2019
EUROPEAN COMMISSION 
Directorate-General for Trade 
 
 
  The Director-General 
 
 
 
Brussels,  
DG/JLD/MM/alf (2019) 2063469 
By registered letter with 
acknowledgment of receipt: 
 
Mr. Hans Wetzels 
Hereweg 164 
6371 LZ Landgraaf 
The Netherlands 
 
Advance copy by email: 
ask+request-6365-
[adresse e-mail] 

 
Subject: 
Your application for access to documents –  
Ref GestDem No 2019/686 

Dear Mr Wetzels, 
I refer to your email of 5 February 2019 in which you request access to documents under 
Regulation  (EC)  No  1049/20011  ("Regulation  1049/2001").  Your  request  has  been 
registered under the reference number GestDem No 2019/686. 
1.  SCOPE OF YOUR REQUEST 
 
You requested access to: 
- Any study, impact assessment, forecast, paper or other document authored or received 
by  DG  Trade-officials  (including  the  Commissioner  and  the  Cabinet)  in  which  Jair 
Bolsonaro  or  Paulo  Guedes  were  mentioned  or  discussed  between  July  2018  and 
January 2019. 

                                                 
1   Regulation  (EC)  No  1049/2001  of  the  European  Parliament  and  of  the  Council  of  20  May  2001 
regarding  public  access  to  European  Parliament,  Council  and  Commission  documents,  OJ  L  145, 
31.5.2001, p. 43. 
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 

- Any study, impact assessment, forecast, paper or other document authored or received 
by  DG  Trade-officials  (including  the  Commissioner  and  the  Cabinet)  in  which  the  EU-
Mercosur trade agreement was mentioned or discussed between July 2018 and January 
2019. 

- Any study, impact assessment, forecast, paper or other document authored or received 
by DG Trade-officials (including the Commissioner and the Cabinet) in which economic 
and/or  market  developments  in  Brazil  were  mentioned  or  discussed  between  July  2018 
and January 2019. 

-  All  correspondence  (including  emails)  received  or  sent  by  DG  Trade-officials 
(including the Commissioner and the Cabinet) concerning or mentioning Jair Bolsonaro 
or Paulo Guedes between July 2018 and January 2019. 

-  All  correspondence  (including  emails)  received  or  sent  by  DG  Trade-officials 
(including  the  Commissioner  and  the  Cabinet)  concerning  or  mentioning the  EU-
Mercosur trade agreement between July 2018 and January 2019. 

-  All  correspondence  (including  emails)  received  or  sent  by  DG  Trade-officials 
(including  the  Commissioner  and  the  Cabinet)  concerning  or  mentioning  economic 
and/or market developments in Brazil between July 2018 and January 2019. 

-  A  list  of  meetings  including  detailed  minutes  and  any  other  reports  of  such  meetings 
between or attended by DG Trade-officials (including the Commissioner and his Cabinet 
members)  concerning  or  mentioning  Jair  Bolsonaro,  Paulo  Guedes,  the  EU-Mercosur 
trade  agreement  or  economic  and/or  market  developments  in  Brazil  between  July  2018 
and January 2019. 

Should  my  request  be  denied  wholly  or  partially,  please  explain  the  denial  or  all 
deletions  referring  to  specific  exemptions  in  the  regulation.  Also  I  expect  the  partial 
release of documents, in case of partial exemption according to article 4.6. 

On 14 February 2019, you provided an additional clarification, which helped us to reduce 
the scope of your original request to a more manageable number of documents.  
You  asked  us  to  prioritize  studies,  impact  assessments,  forecasts,  papers  or 
documents  received  by  DG  Trade-officials,  correspondence  (including  emails)  and 
detailed minutes of meetings (between or attended by DG Trade-officials including 
the  Commissioner  and  his  Cabinet  members)  concerning  or  mentioning  Jair 
Bolsonaro, Paulo Guedes and future market developments/market opportunities for 
European companies in Brazil between July 2018 and January 2019. 

I apologise again for the delay in preparing the reply to your request.  
 
 
 
 


2.  ASSESSMENT AND CONCLUSIONS UNDER REGULATION 1049/2001 
 
In accordance with settled case law, when an institution is asked to disclose a document, it 
must assess, in each individual case, whether that document falls within the exceptions to 
the right of public access to documents set out in Article 4 of Regulation 1049/2001.2  
Such  assessment  is  carried  out  in  a  multi-step  approach.  First,  the  institution  must  satisfy 
itself that the document relates to one of the exceptions, and if so, decide which parts of it 
are covered by that exception. Second, it must examine whether disclosure of the parts of 
the  document  in  question  would  undermine  the  protection  of  the  interest  covered  by  the 
exception. Third, the risk of that interest being undermined must be "reasonably foreseeable 
and  not  purely  hypothetical
".3  If  the  institution  takes  the  view  that  disclosure  would 
undermine  the  protection  of  any  of  the  interests  defined  under  Articles  4(2)  and  4(3)  of 
Regulation  1049/2001,  the  institution  is  required  "to  ascertain  whether  there  is  any 
overriding public interest justifying disclosure
".4 
In view of the objectives pursued by Regulation 1049/2001, notably to give the public the 
widest  possible  right  of  access  to  documents5,  "the  exceptions  to  that  right  […]  must  be 
interpreted and applied strictly"
6
In reply to your request the Commission has identified 23 documents (see list attached). 
Having  carefully  examined  your  request  in  light  of  the  applicable  framework,  I  have  the 
pleasure to inform you that full access can be granted to documents from 19 to 23. Please 
note that document 23 is publicly available on the following website: 
https://www.crisisgroup.org/global/watch-list-2019. 
Partial  access  can  be  granted  to  twelve  documents  1,  2,  3,  4,  5,  8,  9,  11,  13,  15,  17,  18.  
Some parts of the documents have not been disclosed if their content has been considered 
out  of  scope,  or  if  the  disclosure  of  their  content  would  undermine  the  protection  of 
international  relations.  In  addition,  personal  data  have  been  redacted  from  all  those 
documents, pursuant to Article 4(1)(b) of Regulation 1049/2001.  
 
 
                                                 

Judgment  in  Sweden  and  Maurizio  Turco  v  Council,  Joined  cases  C-39/05  P  and  C-52/05  P, 
EU:C:2008:374, paragraph 35. 
3 
Id., paragraphs 37-43. See also judgment in Council v Sophie in’t Veld, C-350/12 P, EU:C:2014:2039, 
paragraphs 52 and 64. 
  Id., paragraphs 37-43. See also judgment in Council v Sophie in’t Veld, C-350/12 P, EU:C:2014:2039, 
paragraphs 52 and 64. 
5   Regulation (EC) No 1049/2001, recital (4). 
6   Judgment in Sweden v Commission, C-64/05 P, EU:C:2007:802, paragraph 66. 


I  regret  to  inform  you  that  from  the  list  of  documents  no  disclosure  can  be  made  of 
documents  6,  7,  10,  12,  14  and  16  pursuant  to  Article  4(1)(a)  third  indent  of  Regulation 
1049/2001  as  the  documents  contain  sensitive  information  the  disclosure  of  which  might 
undermine  the  protection  of  international  relations  (see  legal  reasoning  below).  These 
documents  contain  a  political  assessment  of  the  position  of  the  Brazilian  administration 
which should not be revealed because of the protection of international relations exception 
pursuant to Article 4(1)(a). Document 6 contains  an assessment of the composition of the 
new Brazilian Congress. Document 7 contains a political assessment of the position of the 
new Brazilian Minister of Foreign Affairs, Mr. E. Araújo.  Document 10 is another political 
assessment  of  the  positioning  of  the  Congress  vis-à-vis  President-elect  Bolsonaro.  The 
contents of Document 12 have been assessed as being largely out of scope of the request as 
they concern mostly countries other than Brazil, i.e. Venenezuela, Honduras, Chile. The part 
referring to Brazil contains a political assessment the disclosure of which might undermine 
the protection of international relations. Document 14 is an assessment of the nomination of 
Mr.  Moro  as  Minister,  the  disclosure  of  which  might  undermine  international  relations. 
Document  16  is  an  assessment  of  the  political  campaign  which  also  falls  under  the 
protection of international relations exception. 
Copies of the accessible documents are enclosed. 
 
2.1 Protection of the privacy and the integrity of the individual (documents 1-
18) 

Pursuant to Article 4(1)(b) of Regulation (EC) No 1049/2001, access to a document has to 
be refused if its disclosure would undermine the protection of privacy and the integrity of 
the  individual,  in  particular  in  accordance  with  European  Union  legislation  regarding  the 
protection of personal data.  
The  applicable  legislation  in  this  field  is  Regulation  (EC)  No  2018/1725  of  the  European 
Parliament and of the Council of 23 October 2018 on the protection of natural persons with 
regard  to  the  processing  of  personal  data  by  the  Union  institutions,  bodies,  offices  and 
agencies and on the free movement of such data, and repealing Regulation (EC) No 45/2001 
and Decision No 1247/2002/EC7 (‘Regulation 2018/1725’). 
Indeed,  Article  3(1)  of  Regulation  2018/1725  provides  that  personal  data  "means  any 
information  relating  to  an  identified  or  identifiable  natural  person  […]
".  The  Court  of 
Justice has specified that any information, which by reason of its content, purpose or effect, 
is  linked  to  a  particular  person  is  to  be  considered  as  personal  data.8  Please  note  in  this 
                                                 
7 Official Journal L 205 of 21.11.2018, p. 39. 
8 Judgment of the Court of Justice of the European Union of 20 December 2017 in Case C-434/16, Peter 
Novak  v  Data  Protection  Commissioner
,  request  for  a  preliminary  ruling,  paragraphs  33-35, 
ECLI:EU:T:2018:560.    


respect that the names, signatures, functions, telephone numbers and/or initials pertaining to 
staff members of an institution are to be considered personal data.9 
In its judgment in Case C-28/08 P (Bavarian Lager)10, the Court of Justice ruled that when a 
request  is  made  for  access  to  documents  containing  personal  data,  the  Data  Protection 
Regulation becomes fully applicable11. 
Pursuant to Article 9(1)(b) of Regulation 2018/1725, personal data shall only be transmitted 
to  recipients  established  in  the  Union  other  than  Union  institutions  and  bodies  if    "[t]he 
recipient establishes that it is necessary to have the data transmitted for a specific purpose 
in the public interest and the controller, where there is any reason to assume that the data 
subject’s  legitimate  interests  might  be  prejudiced,  establishes  that  it  is  proportionate  to 
transmit the personal data for that specific purpose after having demonstrably weighed the 
various  competing  interests"
.  Only  if  these  conditions  are  fulfilled  and  the  processing 
constitutes lawful processing in accordance with the requirements of Article 5 of Regulation 
2018/1725, can the transmission of personal data occur. 
According  to  Article  9(1)(b)  of  Regulation  2018/1725,  the  European  Commission  has  to 
examine  the  further  conditions  for  a  lawful  processing  of  personal  data  only  if  the  first 
condition is fulfilled, namely if the recipient has established that it is necessary to have the 
data transmitted for a specific purpose in the public interest. It is only in this case that the 
European  Commission  has  to  examine  whether  there  is  a  reason  to  assume  that  the  data 
subject’s  legitimate  interests  might  be  prejudiced  and,  in  the  affirmative,  establish  the 
proportionality of the transmission of the personal data for that specific purpose after having 
demonstrably weighed the various competing interests. 
In your application, you do not put forward any arguments to establish the necessity to have 
the  data  transmitted  for  a  specific  purpose  in  the  public  interest.  Therefore,  the  European 
Commission  does  not  have  to  examine  whether  there  is  a  reason  to  assume  that  the  data 
subject’s legitimate interests might be prejudiced.  
Notwithstanding the above, please note that there are reasons to assume that the legitimate 
interests of the data subjects concerned would be prejudiced by disclosure of the personal 
data reflected in the documents, as there is a real and non-hypothetical risk that such public 
disclosure would harm their privacy and subject them to unsolicited external contacts.  
                                                 
9  Judgment  of  the  General  Court  of  19  September  2018  in  case  T-39/17,  Port  de Brest  v  Commission,  
paragraphs 43-44, ECLI:EU:T:2018:560. 
10 Judgment of 29 June 2010 in Case C-28/08 P, European Commission v The Bavarian Lager Co. Ltd, 
EU:C:2010:378, paragraph 59.  
11  Whereas this judgment specifically related to Regulation (EC) No 45/2001 of the European Parliament 
and of the Council of 18 December 2000 on the protection of individuals with regard to the processing 
of personal data by the Community institutions and bodies and on the free movement of such data, the 
principles  set  out  therein  are  also  applicable  under  the  new  data  protection  regime  established  by 
Regulation 2018/1725.  


Consequently, I conclude that pursuant to Article 4(1)(b) of Regulation 1049/2001, access 
cannot be granted to the personal data, as the need to obtain access thereto for a purpose in 
the  public  interest  has  not  been  substantiated  and  there  is  no  reason  to  think  that  the 
legitimate interests of the individuals concerned would not be prejudiced by  disclosure of 
the personal data concerned. 
I  take  this  opportunity  to  remind  you  that  the  documents  provided  in  the  attachment  to 
this  letter  may  not  be  copied  or  reproduced  for  commercial  purposes  without  prior 
consultation with the European Commission. 
 
2.2 Protection  of  the  public  interest  as  regards  to  international  relations 
(documents 1-18) 
 
Article 4(1)(a) third indent of Regulation 1049/2001 provides that "[t]he institutions shall 
refuse access to a document where disclosure would undermine the protection of: (a) the 
public interest as regards: […] international relations
". 
According  to  settled  case-law,  "the  particularly  sensitive  and  essential  nature  of  the 
interests protected by Article 4(1)(a) of Regulation No 1049/2001, combined with the fact 
that  access  must  be  refused  by  the  institution,  under  that  provision,  if  disclosure  of  a 
document  to  the  public  would  undermine  those  interests,  confers  on  the  decision  which 
must thus be adopted by the institution a complex and delicate nature which calls for the 
exercise  of  particular  care.  Such  a  decision  therefore  requires  a  margin  of 
appreciation
".12 In this context, the Court of Justice of the EU has acknowledged that the 
institutions  enjoy  "a  wide  discretion  for  the  purpose  of  determining  whether  the 
disclosure of documents relating to the fields covered by [the] exceptions [under Article 
4(1)(a)] could undermine the public interest
".13 
The  General  Court  found  that  "it  is  possible  that  the  disclosure  of  European  Union 
positions in international negotiations could damage the protection of the public interest 
as  regards  international  relations
"  and  "have  a  negative  effect  on  the  negotiating 
position of the European Union
" as well as "reveal, indirectly, those of other parties to 
the  negotiations
".14  Moreover,  "the  positions  taken  by  the  Union  are,  by  definition, 
subject to change depending on the course of those negotiations and on concessions and 
compromises  made  in  that  context  by  the  various  stakeholders.  The  formulation  of 
negotiating positions may involve a number of tactical considerations on the part of the 
negotiators,  including  the  Union  itself.  In  that  context,  it  cannot  be  precluded  that 
disclosure  by  the  Union,  to  the  public,  of  its  own  negotiating  positions,  when  the 

                                                 
12   Judgment in Sison v Council, C-266/05 P, EU:C:2007:75, paragraph 36. 
13   Judgment in Council v Sophie in’t Veld, C-350/12 P, EU:C:2014:2039, paragraph 63. 
14      Judgment in Sophie in’t Veld v Commission, T-301/10, EU:T:2013:135, paragraphs 123-125. 




negotiating  positions  of  the  other  parties  remain  secret,  could,  in  practice,  have  a 
negative effect on the negotiating capacity of the Union
".15   
 
*** 
In  case  you  disagree  with  the  assessment  contained  in  this  reply  you  are  entitled,  in 
accordance  with  Article  7(2)  of  Regulation  1049/2001,  to  make  a  confirmatory 
application requesting the Commission to review this position. 
Such  a  confirmatory  application  should  be  addressed  within  15  working  days  upon 
receipt of this letter to the Secretary-General of the Commission at the following address: 
European Commission 
Secretary-General 
Transparency, Document Management & Access to Documents (SG.C.1) 
BERL 7/76 
B-1049 Bruxelles 
 
or by email to: [adresse e-mail]  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Yours sincerely, 
 
 
 
 
 
 
   
 
 
                                                            Jean-Luc DEMARTY 
                                                 
15 
Id., paragraph 125. 

Electronically signed on 17/04/2019 10:13 (UTC+02) in accordance with article 4.2 (Validity of electronic documents) of Commission Decision 2004/563

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