This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Access to information regarding total allowable catches (TACs) of EU fish stocks in the Northeast Atlantic discussed and adopted on 17 and 18 December 2018, and exemptions from the landing obligation'.



 
Ref. Ares(2019)2387732 - 04/04/2019
EUROPEAN COMMISSION 
DIRECTORATE-GENERAL FOR MARITIME AFFAIRS AND FISHERIES 
 
 
  Director-General 
Brussels,       
MARE.E.4/MLC/ae 
Ms. Anne Friel 
Client Earth 
36 Avenue de Tervuren 
1040 Brussels 
BELGIUM 
 
By registered letter with acknowledgment of receipt 
Advance copy by email: xxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx 
Subject: 
Your application for access to documents – Ref GestDem No 
2019/768 

Dear Madam, 
We refer to your e-mail dated 8 February 2019 in which you make a request for access to 
documents,  registered  on  11  February  2019  under  the  above-mentioned  reference 
number. 
You  request  access  to  the  following  documents  related  to  the  total  allowable  catches 
(TACs) for fish stocks in the Northeast Atlantic for 2019: 
1. 
Any records, minutes or notes of meetings/discussions that took place between 
the Commission and the Member State representatives on the TACs for 2019, 
including any minutes or notes of Council working party/ministerial meetings 
taken  by  Commission  staff,  and  any  internal  Commission  briefings  on  the 
subject.  
2. 
A  full  table  of  all  proposed  and  agreed  quota  adjustments  (such  as  those 
previously  referred  to  as  quota  top-ups  or  any  deductions)  to  account  for  a) 
catches  that  could  be  discarded  before  the  introduction  of  the  landing 
obligation, but now will have to be landed and b) exemptions from the landing 
obligation  (in  tonnes  and  %),  and  TACs  before  the  adjustments  (top-ups  or 
deductions) were applied; 
3. 
A detailed description of the methodology used to calculate quota adjustments 
(top-ups or deductions); 
4. 
The  calculations  that  the  proposed  and  agreed  quota  adjustments  (top-ups  or 
deductions) were based on, ideally in Excel spreadsheet format. 
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 
Office: J-99 05/14 ‐  Tel. direct line +32 229 96310 
 

 
5. 
Any documents relating to exemptions from the landing obligation within the 
period commencing with the STECF’s Expert Working Group 18-06 of  June 
2018 and ending with the Commission’s adoption of the draft discard plans for 
2019 in October 2018, including any correspondence between the Commission 
and  the  Member  States  and  any  records,  minutes  or  notes  of 
meetings/discussions  that  took  place  between  the  Commission  and  the 
Member States regarding this matter. 
We  understood  that  you  do  not  seek  access  to  documents  that  you  can  search  for  in  the 
Council register. Therefore, these documents are not included in our assessment. 
My  services  have  examined  the  documents  requested  under  the  provisions  of  Regulation 
(EC) No 1049/2001 regarding public access to documents and concluded that access can be 
fully or partially granted to some of them. 
1.  Documents not existing 
 
I  regret  to  inform  you  that  the  Commission  does  not  hold  any  documents  that  would 
correspond  to  the  description  given  in  your  application  under  category  2,  as  the 
Commission  did  not  produce  any  table  that  matches  the  features  requested  in  your 
application. 
As specified in Article 2(3) of Regulation (EC) No 1049/2001, the right of access as defined 
in  that  regulation  applies  only  to  existing  documents  in  the  possession  of  the  institution. 
Given that no such documents, corresponding to the description given in  your application 
under category 2, are held by the Commission, the Commission is not in a position to fulfil 
your request. 
2.  Documents for which access is fully or partially granted 
 
We enclose a copy of the documents requested under categories 3, 4 and 5. You may reuse 
them free of charge for non-commercial and commercial purposes provided that the source 
is  acknowledged,  and  that  you  do  not  distort  the  original  meaning  or  message  of  the 
document.  Please  note  that  the  Commission  does  not  assume  liability  stemming  from  the 
reuse. 
Please  note  that  some  of  the  documents  under  category  3  and  5  to  which  you  request 
access contain personal data, in particular names, functions and handwritten signatures. 
Pursuant to Article 4(1)(b) of Regulation (EC) No 1049/2001, access to a document has to 
be refused if its disclosure would undermine the protection of privacy and the integrity of 
the  individual,  in  particular  in  accordance  with  European  Union  legislation  regarding  the 
protection of personal data.  
The  applicable legislation  in this  field is Regulation  (EU)  No  2018/1725  of  the  European 
Parliament and of the Council of 23 October 2018 on the protection of natural persons with 
regard  to  the  processing  of  personal  data  by  the  Union  institutions,  bodies,  offices  and 
agencies and on the free movement of such data, and repealing Regulation (EC) No 45/2001 
and  Decision  No  1247/2002/EC1  (‘Regulation  2018/1725’).  Indeed,  Article  3(1)  of 
Regulation  2018/1725  provides  that  personal  data  ‘means  any  information  relating  to  an 
identified or identifiable natural person […]’. The Court of Justice has specified that any 
                                                 
1Official Journal L 205 of 21.11.2018, p. 39. 


 
information,  which  by  reason  of  its  content,  purpose  or  effect,  is  linked  to  a  particular 
person is to be considered as personal data.2 
Please note in this respect that the names, signatures, functions, telephone numbers and/or 
initials pertaining to staff members of an institution are to be considered personal data3. 
In its judgment in Case C-28/08 P (Bavarian Lager)4, the Court of Justice ruled that when a 
request  is  made  for  access  to  documents  containing  personal  data,  the  Data  Protection 
Regulation becomes fully applicable.5 
Pursuant  to  Article  9(1)(b)  of  Regulation  2018/1725,  ‘personal  data  shall  only  be 
transmitted to recipients established in the Union other than Union institutions and bodies if 
‘[t]he  recipient  establishes  that  it  is  necessary  to  have  the  data  transmitted  for  a  specific 
purpose in the public interest and the controller, where there is any reason to assume that the 
data subject’s legitimate interests might be prejudiced, establishes that it is proportionate to 
transmit the personal data for that specific purpose after having demonstrably weighed the 
various competing interests’. 
Only  if  these  conditions  are  fulfilled  and  the  processing  constitutes  lawful  processing  in 
accordance  with  the  requirements  of  Article  5  of  Regulation  2018/1725,  can  the 
transmission of personal data occur. 
According  to  Article  9(1)(b)  of  Regulation  2018/1725,  the  European  Commission  has  to 
examine  the  further  conditions  for  a  lawful  processing  of  personal  data  only  if  the  first 
condition is fulfilled, namely if the recipient has established that it is necessary to have the 
data transmitted for a specific purpose in the public interest. It is only in this case that the 
European  Commission  has  to  examine  whether  there  is  a  reason  to  assume  that  the  data 
subject’s  legitimate  interests  might  be  prejudiced  and,  in  the  affirmative,  establish  the 
proportionality of the transmission of the personal data for that specific purpose after having 
demonstrably weighed the various competing interests. 
In your request, you do not put forward any arguments to establish the necessity to have the 
data  transmitted  for  a  specific  purpose  in  the  public  interest.  Therefore,  the  European 
Commission  does  not  have  to  examine  whether  there  is  a  reason  to  assume  that  the  data 
subject’s legitimate interests might be prejudiced. 
Notwithstanding the above, please note that there are reasons to assume that the legitimate 
interests of the data subjects concerned would be prejudiced by disclosure of the personal 
                                                 
2Judgment of the Court of Justice of the European Union of 20 December 2017 in Case C-434/16, Peter 
Nowak  v  Data  Protection  Commissioner
,  request  for  a  preliminary  ruling,  paragraphs  33-35, 
ECLI:EU:C:2017:994. 
3Judgment  of  the  General  Court  of  19  September  2018  in  case  T-39/17,  Port  de  Brest  v  Commission, 
paragraphs 43-44, ECLI:EU:T:2018:560. 
4Judgment  of  29  June  2010  in  Case  C-28/08 P,  European  Commission  v  The  Bavarian  Lager  Co.  Ltd
EU:C:2010:378, paragraph 59.  
5Whereas  this  judgment  specifically  related  to  Regulation  (EC)  No  45/2001  of  the  European  Parliament 
and of the Council of 18 December 2000 on the protection of individuals with regard to the processing of 
personal  data  by  the  Community  institutions  and  bodies  and  on  the  free  movement  of  such  data,  the 
principles  set  out  therein  are  also  applicable  under  the  new  data  protection  regime  established  by 
Regulation 2018/1725.  


 
data reflected in the documents, as there is a real and non-hypothetical risk that such public 
disclosure would harm their privacy and subject them to unsolicited external contacts.  
Consequently,  I  conclude  that,  pursuant  to  Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001,  access  cannot  be  granted  to  the  personal  data,  as  the  need  to  obtain  access 
thereto for a purpose in the public interest has not been substantiated and there is no reason 
to think that the legitimate interests of the individuals concerned would not be prejudiced by 
disclosure of the personal data concerned. 
As to the handwritten signatures contained in some documents under category 5, which are 
biometric data, there is a risk that their disclosure would prejudice the legitimate interests of 
the persons concerned. 
3.  Documents to which access is not granted 
 
Your request concerns also the following documents: 

Under category 5
o  Flash report of 31-10-2018 – North Western Waters Member States 
Technical Group, 31-10-18 (Ares(2018)5577984), 
o  Flash report of 29.06.2018 - Scheveningen Technical Group, 27-28 June 
2018 (Ares(2018)3467351), 
o  Flash report of 13.09.2018 - Scheveningen Technical Group, 12 September 
2018 (Ares(2018)4704823), 
o  Annex to document No Ares(2018)3460993 of 29-06-2018 - “La 
selectividad del arte de pesca del voraz del Estrecho de Gibraltar”, 
o  Flash report of 19-10-2018 - Scheveningen Technical Group, 18 October 
2018 (Ares(2018)5375035); 

Under category 1:  
o  Flash report of 26.09.2018 - meeting Mr. Aguiar Machado/Secretary 
General of Fisheries of Spain, 7 September 2018 (Ares(2018)4943657).  
 
As regards all of these documents, I regret to inform you that access cannot be granted, as 
disclosure  is  prevented  by  the  exception  to  the  right  of  access  laid  down  in  the  second 
subparagraph of Article 4(3) and the second subparagraph of Article 4(2) first indent of this 
Regulation. 
In particular, the annex to document No Ares(2018)3460993 mentioned above is a doctoral 
thesis,  which,  as  such,  is  protected  by  intellectual  property  rights.  Its  disclosure  is  then 
prevented by the exception to the right of access laid down in the second subparagraph of 
Article  4(2)  first  indent  of  Regulation  1049/2001.  All  the  other  documents  you  seek  to 
obtain are flash reports of meetings with groups of Member States. They contain opinions of 
Commission  staff  regarding  the  other  Institution’s  and  Member  States  negotiating  stance, 
which were drafted in the legitimate expectation that they would not be made public. The 
opinions  were  expressed  for  internal  use,  in  preparation  of  preliminary  deliberations  and 
negotiations during the inter-institutional process. For the negotiations to have a successful 
outcome,  it  is  essential  that  representatives’  and  delegations  room  for  manoeuver  is  not 
restricted by the disclosure of positions which the delegations had expressed freely and in 
the  legitimate  expectation  that  these  would  not  be  made  public.  The  fixing  of  fishing 
opportunities is an ongoing process, which goes throughout the year, in particular through 
various amendments and the fixing of fishing opportunities for the next year. Moreover, the 
issues discussed and agreed are very similar from one year to another. Therefore, disclosure 



 
of  the  documents  requested  would  seriously  undermine  the  decision-making  process 
protected  by  Article  4(3),  second  paragraph  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001.  For  an 
official record of the exchanges between Member States and the Commission on this topic, 
you  may  want  to  address  yourself  to  the  Council,  which  has  produced  a  comprehensive 
report of the Council proceedings.  
We  have  considered  whether  partial  access  could  be  granted  to  the  documents  requested. 
However, no meaningful partial access is possible, as the whole content of the documents in 
question  is  covered  by  the  exception  relating  to  the  protection  of  the  decision-making 
process of the Commission, provided for in Article 4(3),  second subparagraph and by the 
exception relating to the protection of commercial interests, provided for in the first indent 
of Article 4(2), second subparagraph of Regulation (EC) No 1049/2001. 
The exceptions laid down in 4(3) and 4(2) of Regulation (EC) No 1049/2001 apply unless 
there is an overriding public interest in disclosure of the documents. I note that you do not 
put  forward  any  elements  to  demonstrate  the  existence  of  an  overriding  public  interest  in 
disclosure of the documents requested.  Nor have I, based on my own analysis, been able to 
identify any elements capable of demonstrating the existence of a public interest that would 
override the need to protect the independence of the Commission's decision-making process 
grounded  in  Article  4(3)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001  and  the  need  to  protect  the 
commercial  interest  of  the  natural  person  concerned  grounded  in  Article  4(2)  of  this 
Regulation. 
In accordance with Article 7(2) of Regulation (EC) No 1049/2001, you are entitled to make 
a confirmatory application requesting the Commission to review this position. 
Such a confirmatory application should be addressed within 15 working days upon receipt 
of this letter to the Secretariat-General of the Commission at the following address: 
European Commission 
Secretariat-General 
Transparency, Document Management & Access to Documents (SG.C.1)  
BERL 7/076 
B-1049 Bruxelles 
or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
Yours faithfully, 
João AGUIAR MACHADO 
(e-signed) 

Electronically signed on 03/04/2019 17:27 (UTC+02) in accordance with article 4.2 (Validity of electronic documents) of Commission Decision 2004/563