Ceci est une version HTML d'une pièce jointe de la demande d'accès à l'information 'Travel expenses'.



OCM(2019)8472 - 10/04/2019
Directorate C: Investigation Support
Barbara PELO
Director
Slotermeerlaan 13
1063 Amsterdam
Netherlands
E-mail: 
ask+request-6482-
xxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx
ask+request-6483-
xxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx
Via e-mail and registered mail with 
AR
Subject:  Your application for public access to documents 
Dear Ms Pelo,
We  refer  to  your  e-mails  of  2  March  2019  addressed  to  the  Secretariat-General  of  the 
Commission and registered in OLAF on 13 March 2019 under OCM(2019)5897, by which you 
requested access to the travel expenses of Mr G. Kessler (DG BUDG advisor, former Director 
General of OLAF), E. Bianchi (OLAF Director B), Francesco Albore (OLAF staff member) for 
the  period  1  January  2015  to  31  December  2018  inclusive.  In  particular  you  asked  for 
documents that contain, for each of the trips, the following information:
- place of origin and destination, and the amount spent on travel or transportation;
- exact dates and duration of the trip;
- amount spent on accommodation;
- amount spent on subsistence;
- other information, such as possible miscellaneous costs.
If  the  travel  was  by  air  taxi  and  a  team  of  people  were  travelling,  you  also  asked  for 
documents with details on other travellers, at minimum their names and job titles. 
You further remarked that that you seek only for name and surname of the relevant persons, 
something  that,  as  you  say,  is  already  in  the  public  domain.  You  do  not  seek  for  bank 
accounts, office addresses, signatures or telephone numbers.
Taking  into  account  the  information  you  requested,  we  consider  your  request  as  an 
application for access to documents under Regulation (EC) No 1049/20011 regarding public 
access to European Parliament, Council and Commission documents.
1
Regulation (EC) No 1049/2001 of the European Parliament and of the Council of 30 May 2001 regarding 
public access to European Parliament, Council and Commission documents, OJ L145, 31.05.2001, page 
43.
OLAF  Rue Joseph II, 30  B-1049 Brussels (Belgium)  Tel: +32 (0)2 299 11 11  Web: http://ec.europa.eu/anti_fraud 
 
  

OCM(2019)8472 - 10/04/2019
1.
Assessment  of  the  documents  under  Regulation  (EC)  1049/2001  -  relevant 
applicable exceptions 

Having carefully considered your application, OLAF regrets to inform you that your application 
cannot be granted, as disclosure is prevented by the exceptions to the right of access laid down 
in Article 4 of Regulation (EC) 1049/2001 based on the following considerations.
1.1
Protection of the privacy and integrity of the individual 
Article 4(1)(b) of Regulation 1049/2001 provides that the institutions shall refuse access to a 
document where disclosure would undermine the protection of (…) privacy and the integrity of 
the individual, in particular in accordance with Community legislation regarding the protection 
of personal data.
According to the definition provided for in Article 3(1) of Regulation 2018/17252, personal data 
means any information relating to an identified or identifiable natural person (‘data subject’); 
an identifiable natural person is one who can be identified, directly or indirectly, in particular 
by reference to an identifier such as a name, an identification number, location data, an online 
identifier  or  to  one  or  more  factors  specific  to  the  physical,  physiological,  genetic,  mental, 
economic, cultural or social identity of that natural person.

Consequently, the information requested, by its very nature constitutes personal data within 
the  meaning  quoted  above.  Indeed,  your  request  concerns  concrete  and  clearly  identified 
natural persons.
As  far  as  your  request  forming  the  subject  of  this  decision  is  concerned,  the  information 
requested is included in the cost statements relating to the official assignments (business trips) 
of  the  former  Director-General  of  OLAF,  Directors  and  some  other  staff  members  you 
mentioned.  These  cost  statements  contain  information  directly  related  to  the  concrete 
individuals and therefore constitute personal data.
Public disclosure of the above-mentioned personal data, through the release of the documents 
(i.e. the cost statements) containing it, or through disclosure of a general description, would 
constitute  processing  (transfer)  of  personal  data  within  the  meaning  of  Article  3(3)  of 
Regulation 2018/1725. 
In its judgment in Case C-28/08 P (Bavarian Lager)3, the Court of Justice ruled that when a 
request  is  made  for  access  to  documents  containing  personal  data,  Regulation  (EC)  No 
45/2001 (now replaced by, Regulation (EU) 2018/1725) becomes fully applicable. 
Pursuant  to  Article  9(1)(b)  of  Regulation  (EU)  2018/1725,  ‘personal  data  shall  only  be 
transmitted to recipients established in the Union other than Union institutions and bodies if 
‘[t]he  recipient  establishes  that  it  is  necessary  to  have  the  data  transmitted  for  a  specific 
purpose in the public interest and the controller, where there is any reason to assume that the 
data subject’s legitimate interests might be prejudiced, establishes that it is proportionate to 
transmit the personal data for that specific purpose after having demonstrably weighed the 
various competing interests’.

Regulation (EU) 2018/1725 of the European parliament and of the Council of 23
October 2018 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data by the 
Union institutions, bodies, offices and agencies and on the free movement of such data, and repealing 
Regulation (EC) No 45/2001 and Decision No 1247/2002/EC, OJ L295, 21.11.2018, page 39.

Judgment of the Court of Justice of 29 June 2010, European Commission v The Bavarian Lager Co. Ltd, 
C-28/08 P, EU:C:2010:378, paragraph 59.
2

OCM(2019)8472 - 10/04/2019
In your application you do not put forward any arguments to establish the necessity to have 
the data transmitted for a specific purpose in the public interest. Therefore, OLAF does not 
have  to  examine  whether  there  is  a  reason  to  assume  that  the  data  subjects’  legitimate 
interests might be prejudiced.
Only if conditions set out under Article 9(1)(b) of Regulation (EU) 2018/1725 are fulfilled and 
the transfer constitutes lawful processing in accordance with the requirements of Article 5 of  
Regulation 2018/1725, can the processing (transfer) of personal data occur. 
In that context, whoever requests such a transfer must first establish that it is necessary for a 
specific purpose in the public interest. If it is demonstrated to be necessary, it is then for the 
Institution concerned to determine that there is no reason to assume that that transfer might 
prejudice the legitimate interests of the data subject4. Where there is any reason to assume 
that the data subject’s legitimate interests might be prejudiced, the controller of personal data 
then,  establishes  whether  it  is  proportionate  to  transmit  the  personal  data  for  that  specific 
purpose after having demonstrably weighed the various competing interests.
Indeed, in the recent judgment in the ClientEarth case, the Court of Justice ruled that “whoever 
requests such a transfer must first establish that it is necessary. If it is demonstrated to be 
necessary,  it  is  then  for  the  institution  concerned  to  determine  that  there  is  no  reason  to 
assume that that transfer might prejudice the legitimate interests of the data subject. If there 
is no such reason, the transfer requested must be made, whereas, if there is such a reason, 
the institution concerned must weigh the various competing interests in order to decide on the 
request for access
”5. We refer also to the Strack case, where the Court of Justice ruled that the 
Institution does not have to examine by itself the existence of a need for transferring personal 
data6.
The EU Court has also confirmed that a mere interest of members of the public in obtaining 
certain personal data cannot be equated with a necessity to obtain the said data in the meaning 
of Regulation 45/20017. Furthermore, according to the Dennekamp judgement, if the condition 
of necessity laid down by Article 8(b) of Regulation No 45/2001, which is to be interpreted 
strictly, is to be fulfilled, it must be established that the transfer of personal data is the most 
appropriate means for attaining the applicant's objective, and that it is proportionate to that 
objective8.
In any case, the travel costs of Commission staff members are regulated by Articles 11 - 13 of 
Annex  VII  to  the  Staff  Regulations9  and  are  subject  to  the  audit  and  control  procedures. 
Furthermore, the officials of the Commission are not considered to be public office holders but 
exercise supportive functions allowing the Institutions to perform their mission.
Nonetheless,  OLAF  publishes  information  on  its  activities  on  its  website,  including  where 
appropriate  about  missions  of  its  staff.  We  consider  that  through  the  above-mentioned 
initiative, the appropriate level of public transparency with regard to the travels of top officials 
is ensured.
4  
Ibid.
5
Judgment  of  the  Court  of  Justice  of  16  July  2015  in  case  C-615/13  P,  ClientEarth  v  EFSA
(ECLI:EU:C:2015:219), paragraph 47.
6  
Judgment  of  the  Court  of  Justice  of  2  October  2014  in  case  C-127/13 P,  Strack  v  Commission
(ECLI:EU:C:2014:2250), paragraph 106.
7   Ibid, paragraphs 107 and 108.
8  
Judgment  of  the  General  Court  of  15  July  2015  in  case  T-115/13,  Dennekamp  v  European  Parliament
(ECLI:EU:T:2015:497), paragraph 77.  

Staff Regulations of Officials and conditions of employment for other Servants of the EU. 
3

OCM(2019)8472 - 10/04/2019
In the light of the above, we have to conclude that the transfer of personal data through the 
public  disclosure  of  the  personal  data  included  in  the  relevant  costs  statements  cannot  be 
considered as fulfilling the requirements of Regulation 2018/1725. In consequence, the use of 
the exception under Article 4(1)(b) of Regulation 1049/2001 is justified, as there is no need to 
publicly disclose the personal data included therein and it can be assumed that the legitimate 
rights of the data subjects concerned would be prejudiced by such disclosure.
1.2
Presumption of non-accessibility to OLAF investigation documents
The requested documents concern in part the investigation related travels. For this reason they 
additionally  fall  under  exception  from  public  access  to  documents  under  Article  4(2),  third 
indent of Regulation 1049/2001 which stipulates that the institutions shall refuse access to a 
document  where  disclosure  would  undermine  the  protection  of  the  purpose  of  inspections, 
investigations and audits as well as the protection of the decision-making process as referred 
to Article 4(3) second sentence of the Regulation, unless there is an overriding public interest 
in disclosure.
The General Court recognised in recent case-law10 a general presumption of non-accessibility 
for documents in OLAF case files. It considers that the disclosure to the public under Regulation 
1049/2001  of  documents  related  to  OLAF  internal  investigations  could  fundamentally 
undermine the objectives of the investigative activities, as well as the decision making process, 
both now and in the future.
The  presumption  is  based  on  the  consideration  that,  to  determine  the  scope  of  Regulation 
1049/2001,  account  must  be  taken  of  relevant  sectoral  rules  governing  the  administrative 
procedure  under  which  the  documents  requested  under  Regulation  1049/2001  were 
gathered11, in the case at hand, Regulation 883/2013, which governs OLAF's administrative 
activity provides for the obligation of confidentiality with regard to all information gathered 
during investigations.
OLAF is legally bound, pursuant to Article 339 of the Treaty on the Functioning of the European 
Union,  Article  10  of  Regulation  (EU,  Euratom)  No  883/2013,  and  Article  17  of  the  Staff 
Regulations,  to  treat  the  information  it  obtains  during  an  investigation  as  confidential  and 
subject to professional secrecy.
Moreover,  the  following  provisions  of  Regulation  883/2013  regulate  and  restrict  the  use  of 
information in OLAF investigation files, before, during and after an OLAF investigation: Article 
4 (internal investigations), 5 (opening of investigations), 6 (access to information in database 
prior to the opening of an investigation), 7 (investigations procedure), 8 (Duty to inform OLAF), 
9 (procedural guarantees), Article 10 (confidentiality and data protection); 11 (investigation 
report and action to be taken following investigations), 12 (Exchange of information between 
OLAF and the competent authorities of Member States), 13 (cooperation between OLAF and 
Eurojust and Europol), 14 (cooperation with third countries and international organisations), 
15 (Supervisory Committee) and 16 (exchange of views with the institutions), 17 (Director-
General).
In  view  of  that  regulatory  context,  the  Court  held  that  allowing  public  access  to  OLAF 
investigation documents would be particularly detrimental to OLAF’s ability to fulfil its mission 
of fight against fraud in the public interest. Some of the documents requested relate to the 
investigation activities aiming at gathering evidence and verifying allegations.
10
Judgment  of  the  General  Court  of  26  April  2016,  Strack  v  Commission,  T-221/08,  EU:T:2016:242, 
paragraph 162.
11
Judgment Court of Justice of 28 June 2012, Agrofert Holding v Commission, C-477/10 P, EU:C:2012:394, 
paragraphs 50-59; judgment of the Court of Justice of 29 June 2010, Commission v Technische Glaswerke 
Ilmenau
, C-139/07 P, EU:C:2010:376, paragraph 55 ff.. 
4

OCM(2019)8472 - 10/04/2019
The disclosure of the documents concerned would seriously affect the decision-making process 
of OLAF, as it would seriously jeopardize the full independence of future OLAF investigations 
and  their  objectives  by  revealing  OLAF’s  strategy  and  working  methods.  It  could  also 
discourage individuals to send information concerning possible fraud thus depriving OLAF of 
useful information to initiate investigations aiming at protecting the financial interests of the 
Union. They must be reassured that their statements will be kept confidential otherwise, they 
might be inclined to censor the information they give or to hold back sensitive information.12
The specific confidentiality rules regarding the documents related to OLAF investigations are 
justified not only in so far as OLAF collects, as part of such an investigation, sensitive business 
secrets  and  highly  sensitive  information  on  individuals  whose  disclosure  could  significantly 
harm  their  reputation,  but  also  to  the  extent  that  the  access  to  documents  relating  to  an 
investigation  by  OLAF,  even  after  the  conclusion  of  the  investigation  in  question  might,  as 
explained above, seriously hamper the work of OLAF, disclose the methodology and strategy, 
harm  the  availability  of  those  involved  in  the  procedure  to  collaborate  in  the  future  and, 
therefore  prejudice  the  proper  functioning  of  the  investigations  in  question  and  the 
achievement of their objectives.
The  protection  of  confidentiality  of  information  in  the  legal  framework  applicable  to  OLAF 
investigations aims, on the one hand, at safeguarding the successful conduct of an investigation 
in the public interest and, on the other hand, at safeguarding the legitimate interests of the 
individuals,  so  that  the  information  they  provide  is  used  only  for  the  purposes  of  the 
investigation. The protection of confidentiality extends to closed cases13.
2.
Partial Access
OLAF  has  also  examined  the  possibility  of  granting  partial  access  to  the  requested 
documents in accordance with Article 4(6) of Regulation (EC) No 1049/2001. 
No meaningful partial access to the cost statements concerned is possible, as the entirety 
of the information falling under the scope of your application and included therein is covered 
by  the  exception  in  Article  4(1)(b)  of  Regulation1049/2001,  and  in  part  additionally  fall 
entirely under the general presumption of applicability of Article 4(2), third indent and Article 
4(3) of Regulation 1049/2001 in the context of inspections and audits.
3.
Overriding public interest in disclosure
The exception laid down in Article 4(1)(b) of Regulation 1049/2001 is an absolute exception, 
i.e.  its  applicability  does  not  need  to  be  balanced  against  any  possible  overriding  public 
interest in disclosure.
The  exceptions  laid  down  in  Article  4(2)  and  4(3)  of  Regulation  1049/2001  apply  unless 
there is an overriding public interest in disclosure of the documents. For such an interest to 
exist  it,  firstly,  has  to  be  a  public  interest  and,  secondly,  it  has  to  outweigh  the  interest 
protected by the exception to the right of access. 
OLAF understands the importance of transparency of the functioning of the EU institutions 
and particularly of the European Commission. However, given the nature of the anti-fraud 
investigations conducted by OLAF, and the confidential nature of information collected, such 
as  sources  of  information,  content  of  case  files  and  reputation  of  natural  persons,  an 
application under Regulation (EC) No 1049/2001 would have to contain clear elements to 
indicate the existence of an overriding interest to justify putting internal OLAF documents 
and other information from the investigation file into the public domain.
12
See judgement in Agrofert Holding v Commission, cited above EU:C:2012:394, paragraph 66.
13
Judgment  of  the  General  Court  of  26  April  2016,  Strack  v  Commission,  T-221/08,  EU:T:2016:242, 
paragraphs 150 to 164.
5

OCM(2019)8472 - 10/04/2019
4.
Confirmatory application
In  accordance  with  Article  7(2)  of  Regulation  1049/2001,  you  are  entitled  to  make  a 
confirmatory  application  requesting  OLAF  to  review  this  position.  Pursuant  to  Article  4  of 
Commission Decision 2001/937/EC, ECSC, Euratom, such a confirmatory application should be 
addressed within 15 working days upon receipt of this letter to the Director General of OLAF. 
We also wish to inform you that with regard to the repetitive request, the review is limited only 
to the assessment that the legal/factual circumstances have not relevantly changed since the 
previous reply.
Any confirmatory application to OLAF should be sent to the following address:
Mr Ville ITÄLÄ
Director General OLAF 
European Commission
B-1049 BRUXELLES
BELGIUM
Your attention is drawn to the statement concerning the transfer of personal data below.
Signed Electronically
on 10/04/2019 at 14:46 by
Maria Beatriz Sanz Redrado [DIRECTOR]
Privacy statement
Pursuant to Articles 15 and 16 of Regulation (EU) 2018/1725 on the protection of natural persons with regard to 
the processing of personal data by Union Institutions, bodies, offices and agencies and of the free movement of 
such data, please be informed that your personal data are stored in OLAF’s electronic and paper files concerning 
this  matter  for  the  purposes  of  ensuring  conformity  with  the  requirements  of  Regulation  1049/2001  and 
Commission Decision 2001/937/EC. 
The categories of your personal data being processed are identification and contact data and any other personal 
data  provided  by  or  to  you  in  relation  to  your  request.  Officials  within  OLAF  and  other  Commission  services 
responsible for dealing with requests for access to documents, and third parties, within the meaning of Articles 
4(4) and 3(b) of Regulation 1049/2001, and Article 5 of Commission Decision 2001/937/EC, have access to your 
personal  data.  Personal  data  that  appear  on  the  requested  document  may  only  be  disclosed  to  the  applicant 
following an assessment under Article 9(b) of Regulation (EU) 2018/1725. There is no automated decision process 
by OLAF concerning any data subject.
All  documentation  concerning  OLAF  investigations  are  stored  in  the  relevant  OLAF  investigation  files  and  are 
retained for a maximum of 15 years. Thus personal data contained in requests for public access to documents 
concerning OLAF investigations are retained for a maximum of 15 years.  
You have the right to request access to your personal data, rectification or erasure of the data, or restriction of 
their processing. Any request to exercise one of those rights should be directed to the Controller (OLAF-FMB-DATA-
xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx). 
You may contact the Data Protection Officer of OLAF (xxxxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx
with regard to issues related to the processing of your personal data under Regulation (EU) 2018/1725.
You have the right to have recourse to the European Data Protection Supervisor (xxxx@xxxx.xxxxxx.xx) if you 
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