Dies ist eine HTML Version eines Anhanges der Informationsfreiheitsanfrage 'Interactions with Google'.



 
Ref. Ares(2019)4564161 - 15/07/2019
EUROPEAN COMMISSION 
DIRECTORATE-GENERAL FOR MIGRATION AND HOME AFFAIRS 
 
 
  The Director-General 
Brussels,   
 
By registered letter with 
acknowledgment of receipt  
  
Ms. Margarida da Silva 
Corporate Europe Observatory 
(CEO)  
Rue d’Edimbourg 26 Bruxelles 
Belgique    
 
Advance copy by email :                                                                         
ask+request-6557-
xxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx     

Subject:  
Your application for access to documents – Ref GestDem No 
2019/1359
 
Dear Ms. Da Silva,  
We  refer  to  your  letter  dated  07/03/2019  in  which  you  make  a  request  for  access  to 
documents, registered on 08/03/2019 under the above mentioned reference number.  
You  requested  a  list  of  lobby  meetings  between  DG  HOME  and  Google  or  its 
intermediaries since November 2014, the respective minutes and preparatory documents 
of these meetings, and all the correspondence exchange between DG HOME and Google 
since November 2014.  
We refer to the definition of a “lobby meeting” for defining the scope of your request, by 
reference  to  the  definition  given  in  Article  2  of  the  Commission  decision  on  the 
publication  of  information  on  meetings  held  between  Directors-General  of  the 
Commission  and  organisations  or  self-employed  individuals  (2014/838/EU,  Euratom) 
and  the  Commission  decision  on  the  publication  of  information  on  meetings  held 
between  Members  of  the  Commission  and  organisations  or  self-employed  individuals 
(2014/839/EU, Euratom). 
As a result, we identified the following meetings:  
 
  Meeting on the 18th of November 2014:  Meeting with Google’s  representative and 
DG HOME’ Director General Matthias Ruete 
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 
 

 
  Meeting  on  the  25th  April  2018:  Meeting  with  Google’s  representative  and  James 
Morrison, Head of Cabinet of Commissioner King and Julie Ruff, Member of Cabinet 
for Commissioner King 

  Meeting  on  the  19th  July  2018:  Meeting  with  Google’s  representative  and 
Commissioner King 
  Meeting  on  the  15  February  2019:  Meeting  with  Google’s  representative  and 
Commissioner King in the margins of the Munich Security Conference  
 
For the above-mentioned meetings covered by your request, we regret to inform you that 
the  Commission  does  not  hold  any  documents  related  to  those  meetings,  since  no 
briefings, minutes or any other documents were drafted.   
As  specified  in  Article  2(3)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001,  the  right  of  access  as 
defined  in  that  regulation  applies  only  to  existing  documents  in  the  possession  of  the 
institution. Given that no such documents, corresponding to the description given in your 
application,  are  held  by  the  Commission,  the  Commission  is  not  in  a  position  to  fulfil 
your request.  
However, we identified the following documents as relevant for you request: 
  Document 1: GOOGLE - 08/05/2018 + 14/05/2018- Invitation to Global Internet 
Forum  to  Counter  Terrorism  (GIFCT)  08/06/2018  at  the  Google  PartnerPlex  in 
Mountain View, CA (Ares(2018)2448252) 
  Document  2:  Georgios  Rossides  (member  of  cabinet)  reply  to  Google  sharing 
their letter to UK Home Secretary dated on 7 April 2017 (Ares(2019)3360525). 
We enclose a copy of the documents requested. You may reuse the documents requested 
free of charge for non-commercial and commercial purposes provided that the source is 
acknowledged,  that  you  do  not  distort  the  original  meaning  or  message  of  the 
document/documents.  Please  note  that  the  Commission  does  not  assume  liability 
stemming from the reuse. 
Pursuant to Article 4(1)(b) of Regulation (EC) No 1049/2001, access to a document has 
to be refused if its disclosure would undermine the protection of privacy and the integrity 
of the individual, in particular in accordance with European Union legislation regarding 
the protection of personal data.  
The  applicable  legislation  in  this  field  is  Regulation  (EU)  2018/1725  of  the  European 
Parliament  and  of  the  Council  of  23  October  2018  on  the  protection  of  natural  persons 
with  regard to  the processing of personal  data by  the Union institutions, bodies, offices 
and agencies and on the free movement of such data, and repealing Regulation (EC) No 
45/2001 and Decision No 1247/2002/EC  (‘Regulation 2018/1725’)1. 
The  documents  1,2  to  which  you  have  requested  access  contain  personal  data  in 
particular names of Google staff members who are not in a management position. 
Indeed,  Article  3(1)  of  Regulation  2018/1725  provides  that  personal  data  ‘means  any 
information  relating  to  an  identified  or  identifiable  natural  person  […]’.  The  Court  of 
                                                 
1  Official Journal L 205 of 21.11.2018, p. 39. 


 
Justice has specified that any information, which by reason of its content, purpose or effect, 
is  linked  to  a  particular  person  is  to  be  considered  as  personal  data.2  Please  note  in  this 
respect that the names, signatures, functions, telephone numbers and/or initials pertaining to 
staff members of an institution are to be considered personal data.3 
In its judgment in Case C-28/08 P (Bavarian Lager)4, the Court of Justice ruled that when a 
request  is  made  for  access  to  documents  containing  personal  data,  the  Data  Protection 
Regulation becomes fully applicable5. 
 
Pursuant  to  Article  9(1)(b)  of  Regulation  2018/1725,  ‘personal  data  shall  only  be 
transmitted to recipients established in the Union other than Union institutions and bodies if  
‘[t]he  recipient  establishes  that  it  is  necessary  to  have  the  data  transmitted  for  a  specific 
purpose in the public interest and the controller, where there is any reason to assume that the 
data subject’s legitimate interests might be prejudiced, establishes that it is proportionate to 
transmit the personal data for that specific purpose after having demonstrably weighed the 
various  competing  interests’.  Only  if  these  conditions  are  fulfilled  and  the  processing 
constitutes lawful processing in accordance with the requirements of Article 5 of Regulation 
2018/1725, can the transmission of personal data occur. 
According  to  Article  9(1)(b)  of  Regulation  2018/1725,  the  European  Commission  has  to 
examine  the  further  conditions  for  a  lawful  processing  of  personal  data  only  if  the  first 
condition is fulfilled, namely if the recipient has established that it is necessary to have the 
data transmitted for a specific purpose in the public interest. It is only in this case that the 
European  Commission  has  to  examine  whether  there  is  a  reason  to  assume  that  the  data 
subject’s  legitimate  interests  might  be  prejudiced  and,  in  the  affirmative,  establish  the 
proportionality of the transmission of the personal data for that specific purpose after having 
demonstrably weighed the various competing interests. 
In your request, you do not put forward any arguments to establish the necessity to have the 
data  in  question  transmitted  for  a  specific  purpose  in  the  public  interest.  Therefore,  the 
European Commission does not have to examine whether there is a reason to assume that 
the data subject’s legitimate interests might be prejudiced. 
Notwithstanding the above, please note that there are reasons to assume that the legitimate 
interests of the data subjects concerned would be prejudiced by disclosure of the personal 
data reflected in the documents, as there is a real and non-hypothetical risk that such public 
disclosure would harm their privacy and subject them to unsolicited external contacts.  
                                                 
2  Judgment  of  the  Court  of  Justice  of  the  European  Union  of  20  December  2017  in  Case  C-434/16, 
PeterNowak  v  Data  Protection  Commissioner,  request  for  a  preliminary  ruling,  paragraphs  33-35, 
ECLI:EU:C:2017:994.     
       3  Judgment  of  the  General  Court  of  19  September  2018  in  case  T-39/17,  Port  de  Brest  v  Commission, 
paragraphs 43-44, ECLI:EU:T:2018:560. 
       4  Judgment  of  29  June  2010  in  Case  C-28/08 P,  European  Commission  v  The  Bavarian  Lager  Co.  Ltd
EU:C:2010:378, paragraph 59.  
5 Whereas this judgment specifically related to Regulation (EC) No 45/2001 of the European Parliament 
and of the Council of 18 December 2000 on the protection of individuals with regard to the processing of 
personal  data  by  the  Community  institutions  and  bodies  and  on  the  free  movement  of  such  data,  the 
principles  set  out  therein  are  also  applicable  under  the  new  data  protection  regime  established  by 
Regulation 2018/1725.  



 
Consequently,  I  conclude  that,  pursuant  to  Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001, access cannot be granted to the personal data in question; as the need to obtain 
access thereto for a purpose in the public interest has not been substantiated and there is no 
reason  to  think  that  the  legitimate  interests  of  the  individual  concerned  would  not  be 
prejudiced by disclosure of the personal data. 
In  case  you  would  disagree  with  the  assessment  that  the  redacted  data  are  personal  data 
which can only be disclosed if such disclosure is legitimate under the applicable rules on the 
protection of personal data, you are entitled, in accordance with Article 7(2) of Regulation 
(EC)  No  1049/2001,  to  submit  a  confirmatory  application  requesting  the  Commission  to 
review this position. 
Such a confirmatory application should be addressed within 15 working days upon receipt 
of this letter to the Secretariat-General of the Commission at the following address: 
European Commission  
Secretariat-General  
Transparency, Document Management  & Access  to  Documents (SG.C.1)   BERL 7/076 
B-1049 Bruxelles  
or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
 
Yours faithfully, 
Paraskevi MICHOU 
(e-signed) 
 
Enclosure: 

 
 

Electronically signed on 15/07/2019 12:39 (UTC+02) in accordance with article 4.2 (Validity of electronic documents) of Commission Decision 2004/563