Ceci est une version HTML d'une pièce jointe de la demande d'accès à l'information 'Facebook interactions'.



 
Ref. Ares(2019)7171120 - 20/11/2019
 
 
EUROPEAN COMMISSION 
DIRECTORATE-GENERAL JUSTICE AND CONSUMERS 
 
 
  The Director General 
 
Brussels,  
JUST/01/AC 
Ms Izuzuquiza 
c/o CEO Observer 
Rue d’Édimbourg 26 
1050 Brussels 
Belgium  
 
Registered letter with acknowledgement of receipt 
Advanced copy to e-mail: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx 
 
 
Subject: 
Your applications for access to documents – GESTDEM  n. 2019/1478 
Dear Ms Izuzuquiza, 
 
We  refer  to  your  e-mails  sent  to  the  European  Commission  on  7  March  2019  and 
24 March 2019 in which you make 45 requests for access to documents, registered under 
the above-mentioned reference numbers. 
Your requests covers a period between 26 April 2018 and 7 March 2019 and concerns:  
- a list of all lobby meetings held by this DG with Facebook or its intermediaries. 
The list should include: date, individuals attending and organisational affiliation, 
as well as the issues discussed; 

- all minutes and other reports of these meetings;  
- all correspondence, including attachments (i.e. any emails, correspondence or 
telephone call notes) between this DG (including the Commissioner and the 
Cabinet) and Facebook or any intermediaries representing its interests; and 

- all documents prepared for the purpose of the meeting and/or exchanged during 
the course of the meeting. 

 
 
 
 
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 
Office: MO59 08/005 ‐  Tel. direct line +32 229 20678 
 

 
 
In  the  letter  of  26  March  2019  addressed  to  you  by  the  Secretariat  General  of  the 
Commission,  it was indicated that a search in the document management systems of the 
European Commission for ‘intermediaries’ of the companies you are interested in is not 
precise  enough  to  yield  results.  You  therefore  agreed  on  1  April  2019  to  limit  your 
request in this respect. 
I would like to  point out that DG JUST  has received  a number of  very similar requests 
for access to documents submitted by you but also by other applicants concerning lobby 
meetings  held  within  the  European  Commission  with  Amazon,  Google,  Microsoft  or 
Facebook  or  persons  representing  their  interests.  Although  the  applicants  are  different 
entities, the requests are almost identical and were made at the same time. Their handling 
represent a considerable investment in terms of resources by the same departments of DG 
JUST within the same period.  
As stated by the EU Courts, the European Commission needs to respect the principle of 
proportionality and ensure that the interest of the applicant for access is balanced against 
the  workload  resulting  from  the  processing  of  the  application  for  access  in  order  to 
safeguard the interests of good administration. 
The  work  needed  to  deal  with  your  applications  has  entailed  multiple  searches  for 
documents,  which  have  been  undertaken  simultaneously  by  my  services  and  by  Ms 
Jourova Cabinet.  
•  Search for documents relating to meetings with Google, Facebook, Microsoft and 
Amazon both at the level of the Directorate-General or the service concerned and 
at  the  level  of  the  Commissioner  and  his  Cabinet  in  several  document 
management systems of the Commission;  
•  Retrieval of the documents falling under the scope of your requests;  
•  Scanning of the documents which are not in pdf format;  
•  Preliminary assessment of the content of the documents in light of the exceptions 
of Article 4 of Regulation EC (No) 1049/2001;  
•  Assessment  of  the  further  procedural  steps  to  undertake,  for  example  whether 
third party consultations should be made; 
•  (possibly)  third-party  consultations  under  Article  4(4)  of  Regulation  1049/2001 
and  (possibly)  a  further  dialogue  with  the  third  party  originators  of  documents 
falling within the scope of your request; 
•  Final assessment of the documents in light of the comments received, including of 
the possibility of granting (partial) access; 
•  Redactions of the relevant parts falling under exceptions of Regulation EC (No) 
1049/2001); 
•  Preparation  of  the  draft  reply  for  each  of  your  requests  by  each  of  the  services 
concerned; 
•  (possible) Consultation of the Legal Service ; 
•  Finalisation of the replies at administrative level and formal approvals of the draft 
decisions;  


 
•  Final check of the documents to be (partially) released (if applicable) (scanning of 
the redacted versions, administrative treatment,…) and dispatch of the replies. 
The handling of the simultaneous requests cannot be expected to be completed within the 
normal time limits set out in Article 7 of Regulation 1049/2001 for all the documents you 
are looking for.  
The  Secretariat  general  of  the  Commission  considering  that  your  request  had  a  wide 
scope has  already proposed a fair solution according to  Article 6(3) of Regulation (EC) 
No 1049/2001. In accordance with the case law of the EU Courts, a fair solution can only 
concern  the  content  or  the  number  of  documents  applied  for,  not  the  deadline  for 
replying.1 
The  Secretariat  General  of  the  Commission  proposed  to  narrow  down  the  scope  of  your 
request, so as to reduce it to a more manageable number, i.e.: 

Restrict  the  temporary  scope  of  your  wide-scoped  request  to  a  period  of  your 
choice not exceeding six months and limit its scope only to the meetings published 
in the Transparency Register;  

Limit the number of your seemingly separate requests to 10 requests of your choice;  
-  Limit the scope of  your requests to  20 meetings of  your choice  published in  the 
Transparency  Register  for  each  one  of  the  companies  you  are  interested  in 
(Google, Amazon, Microsoft and Facebook). 
You have rejected the options proposed by the Secretariat General.  
After  your  reply,  DG  JUST  has  reassessed  its  capacity  to  handle  the  simultaneous 
requested  in  the  time  prescribed  by  the  Regulation  and  determined  that  given  the 
activities which must be carried out to satisfy the request it could only handle documents 
related  to  the  meetings  which  took  place  between  Commissioner  Jourova  and  or 
members of her Cabinet with the four companies indicated in the simultaneous request, 
including yours, in the last year preceding the request. 
As for the list of these meetings, information on participants and topics discussed, I refer 
to  the  letter  of  the  Secretariat  General  of  26  April  2019,  which  included  a  full  list  of 
meetings held by the Commissioner and its Cabinet members. 
In this context, this is the list of documents processed by DG JUST in order to determine 
whether  they  could  be  disclosed  or  not.  You  can  see  from  the  list  that  a  number  of 
documents  are  partially  released,  for  the  reasons  explained  more  in  detail  in  the  next 
sections of the letter.  
 
 
                                                 
1   Judgment of the Court of Justice of 2 October 2014, Guido Strack v Commission, C-127/13 (hereafter 
Guido Strack v Commission’)EU:C:2014:2250, paragraphs 26-28. 


 
Meeting 
topic 
documents 
Disclosure 
Meeting 
of 
the  1.  Report  of  the  Ares(2019)2550079  Article  4(1)(b),  data 
Commissioner 
of 
meeting 
protection 
4/3/2019 
 
2.  Briefing 
 
Article  4(1)(b),  data 
protection 
Meeting 
of  3.  Request 
of  Ares(2019)107072 
 
28/1/2019  on  data 
meeting 
protection 
 
Meeting 
of 
28/1/2019  on  the 
code of conduct 
 
 
 
Article  4(1)(b),  data 
4.  briefing 
protection 
 
 
5.  report 
of 
the  Ares(2019)1450305  Article  4(1)(b),  data 
meeting 
protection 
 
 
6.  report 
of 
the   
Article  4(1)(b),  data 
meeting 
protection 
Meeting 
of  Public 
event 
in  No 
specific   
9/11/2018 
Lisbon 
document 
was 
prepared 
for 

bilateral meeting or 
received 
from 
Facebook 
N/A 
7.  e-mail 
Ares 2018)5414515 
Article  4(1)(b),  data 
8.  Follow-up  letter 
protection 
from Facebook of 
18/10/2018 

Article 
(4)2 
first 
indent  –  commercial 
interests 
Article  4(2),  2nd  and 
3rd 
indent 

proceedings 
and 
legal advice, [and/or] 
the 
purpose 
of 
inspections, 
investigations 
and 
audits 
Meeting  of  Wojtek  9.  Report  of  the  Ares (2019)835879 
Article  4(1)(b),  data 


 
Talko 
with 
meeting 
protection  
Facebook 
on 
October 10 
Article  4(2),  2nd  and 
3rd 
indent 

proceedings 
and 
legal advice, [and/or] 
the 
purpose 
of 
inspections, 
investigations 
and 
audits 
Meeting 
of 
the  10. Report  of  the  Ares (2019)835389 
Article  4(1)(b),  data 
Commissioner  with 
meeting 
protection 
Facebook 
of 
27/9/2018 
 
Meetings 
of  11. Letter 
to  Ares(2018)3606493  Article  4(1)(b),  data 
Commissioner 
Facebook 
of 
protection 
Jourova 
with 
6/7/2019 
Facebook 
on 
Article 
4(1)a, 
4th 
September 
18 
indent 

public 
(consumer 
interest  as  regards 
protection) 
the 
financial, 
monetary 
or 
economic policy of a 
Member State 
Article  4(2),  2nd  and 
3rd 
indent 
-  
proceedings 
and 
legal advice, [and/or] 
the 
purpose 
of 
inspections, 
investigations 
and 
audits 
 
12. E-mail 
Ares(2018)3902273  Article  4(1)(b),  data 
13. Reply 
from 
protection 
Facebook 
of 
22/7/2018 
Article 
(4)2 
first 
indent  –  commercial 
interests 
 
14. Invitation 
of  Ares(2018)4345976  Article  4(1)(b),  data 
22/8/2018  to  the 
protection 
meeting 
with 
CAB  
 
15. Letter 
to  Ares(2018)4427339  Article  4(1)(b),  data 
Facebook 
of 
protection 
28/8/2018 


 
 
16. Letter 
from  Ares(2018)4755044  Article  4(1)(b),  data 
Facebook  to  DG 
protection 
JUST 
of 
14/9/2018 
Article 
(4)2 
first 
indent  –  commercial 
interests 
 
17. Briefing  for  the  Ares(2018)5057268  Article  4(1)(b),  data 
meeting 
protection 
Article  4(2),  2nd  and 
3rd 
indent 

proceedings 
and 
legal advice, [and/or] 
the 
purpose 
of 
inspections, 
investigations 
and 
audits 
 
18. Report 
of 
the   
Article  4(1)(b),  data 
CPC meeting 
protection 
Meeting 
of  19. Briefing  to  MS    
Article  4(1)(b),  data 
17/9/2018 
Nikolay 
and 
protection 
Daniel Braun 
 
N/A 
20. Exchange  e-mail  Ares 
Article  4(1)(b),  data 
30.4.2018 
–  (2018)3119694 
protection 
8.5.2018 
Meeting 
of 
the  21. Report  of  the  Ares 
Article  4(1)(b),  data 
Commissioner 
of 
meeting 
(2018)3445141 
protection 
26/4/2018 
N/A 
22. Letter  from  Ms  Ares(2018) 
Article  4(1)(b),  data 
Sandberg 
of  1854626 
protection 
5.4.2018 
N/A 
23. Letter 
to 
Ms  Ares(2018)1669470  Article  4(1)(b),  data 
Sandberg 
protection 
 
Since some of the documents concerned originate from third parties, the originators of the 
documents have been consulted and the final assessment on the disclosure of the documents 
requested has to take into account their position. 
I would also like to draw your attention on the fact that all briefings have been prepared for 
internal use and aimed at providing a factual, political and legal picture of the files that the 
Commissioner  and  her  Cabinet  members  had  to  discuss  with  stakeholders.  Their  content 
includes therefore staff opinions and assumptions on the position of those stakeholders and 
of the Member States or third countries on a given topic.  


 
1. 
REDACTION BASED ON ARTICLE 4(2) FIRST INDENT – COMMERCIAL INTERESTS 
Following an examination of the documents requested under the provisions of Regulation 
(EC)  No  1049/2001  regarding  public  access  to  documents  and  taking  into  account  the 
opinion  of  the  third  parties,  I  regret  to  inform  you  that  your  application  cannot  be  fully 
granted, as disclosure is prevented by exceptions to the right of access laid down in Article 4 
of this Regulation. 
The  author  of  the  documents  n.  8,  13  and  16  has  in  particular  objected  to  disclosure  of 
certain  parts  of  the  documents  that  they  sent  to  the  Commission  and  has  motivated  its 
position  on  the  fact  that  these  documents  contain  commercially  sensitive  business 
information  of  the  company  that  submitted  it.  Access  to  those  parties  would  therefore 
undermine  interests  protected  under  Article  (4)2  first  indent  of  Regulation  (EC) 
1049/2001. 2 
2. 
REDACTION  BASED  ON  ARTICLE  4(1)A,  4TH  INDENT,  FINANCIAL,  MONETARY  OR 
ECONOMIC POLICY OF A MEMBER STATE 

Parts of the document n. 11 (letter to Facebook of 6 July 2018 and relevant annexes) have 
been redacted at the request of third parties concerned on the basis that disclosure would 
undermine  the  protection  of  the  public  interest  as  regards  the  financial,  monetary  or 
economic policy of a Member State, in line with Article 4(1)a, 4th indent of Regulation 
(EC) No. 1049/2001. Furthermore, according to the third party concerned, disclosure of 
the  E-Mail  addresses  dedicated  to  the  “Notice  and  action  procedure”,  which  the 
competent  authorities  use  to  notify  platform  operators  about  unlawful  content  on  their 
online interfaces and ask the latter to remove it, would enable abusive conduct and could 
hamper the efficient functioning of the “Notice and action procedure”.  
In accordance with Article 7(2) of Regulation (EC) 1049/2001, you are entitled to make a 
confirmatory  application  requesting  the  Commission  to  review  this  position,  according  to 
the procedure indicated at the end of this letter. 
3. 
REDACTION  BASED  ON  ARTICLE  4(2),  2ND  AND  3RD  INDENT,  LEGAL  ADVICE, 
INSPECTIONS, INVESTIGATIONS 

With regard to the Commission's own documents n. 8, 11 and 17 we consider that their full 
disclosure would also undermine the protection of Article (4)2, 2nd and 3rd indent (i.e. legal 
advice/investigations).  Some  parts  of  them  concern  in  fact  “proceedings  and  legal 
advice, [and/or] the purpose of inspections, investigations and audits […]
.”.  
The investigations on Facebook  general terms are part of a coordinated action based on 
Article  9(2)  of  Regulation  (EC)  No  2006/2004  of  the  European  Parliament  and  of  the 
Council  of  27  October  on  cooperation  between  national  authorities  responsible  for  the 
enforcement  of  consumer  protection  laws  (CPC-Regulation)  aimed  at  investigating  the 
facts and determining the actions undertaken by Facebook in this context, which is, as it 
is also stated in the document Briefing Commissioner, not yet concluded. Furthermore, it 
                                                 
2   Article 4(2), first indent of Regulation 1049/2001 stipulates that ‘[t]he institutions shall refuse access 
to a document where disclosure would undermine the protection of  commercial interests of a natural 
or  legal  person,  including  intellectual  property,  […]  unless  there  is  an  overriding  public  interest  in 
disclosure.’ 


 
should  be  noted,  that  the  documents  mentioned  above  contain  legal  advice  by  the 
consumer protection  cooperation networks, which the competent authorities may use in 
the  context  of  their  investigations  and/or  enforcement  actions,  including  in  front  of  the 
competent courts.  
The exceptions laid down in Article 4(2) of Regulation (EC) 1049/2001 apply unless there 
is an overriding public interest in disclosure of the documents “[t]he institution shall refuse 
access  to  a  document  where  disclosure  would  undermine  the  protection  of  […]  court 
proceedings and legal advice, the purpose of investigations and audits, unless there is an 
overriding public interest in disclosure.
”.  
In  this  respect,  it  should  be  noted  that  according  to  Article  1  of  Regulation  (EC)  No 
2006/2004,  “[t]his  Regulation  lays  down  the  conditions  under  which  the  competent 
authorities  in  the  Member  States  designated  as  responsible  for  the  enforcement  of  the 
laws  that  protect  consumers’  interests  shall  cooperate  with  each  other  and  with  the 
Commission in order to ensure compliance with those laws and the smooth functioning of 
the  internal  market  and  in  order  to  enhance  the  protection  of  consumers’  economic 
interests.
”.  Especially in cases where (possible) infringements of consumer law affect a 
number of consumers in more than one Member State, the coherent  enforcement of EU 
consumer law clearly constitutes a public interest. In such cases, disclosure of the certain 
information that is shared among the competent authorities and the Commission, as well 
as,  where  appropriate,  with  third  parties  concerned  by  the  investigation  –  including  in 
particular  certain  information  in  respect  to  the  legal  assessment  –  before  the  action  is 
closed, could undermine the efficiency of such actions.  
When assessing the exceptions of Article 4(2), 2nd and 3rd indent of Regulation (EC) No 
1049/2001 in the light of a possible overriding public interest to disclosure, it should in 
particular  be  noted,  that  the  CPC  network,  after  concluding  the  first  part  of  its 
investigations, has already published its assessment (see press release of 17 March 2017, 
including the common position: http://europa.eu/rapid/press-release_IP-17-631_en.htm).  
The Commission  has  carefully  assessed the exceptions  to  disclosure, under Article 4(2) 
of Regulation (EC) No 1049/2001 and has concluded that in the present case the public 
interest  to  full  disclosure  of  documents  does  not  override  the  public  interest  in  the 
efficient  law  enforcement,  which  a  disclosure  at  this  stage  of  the  coordinated  action 
under Article 9 of the CPC-Regulation would undermine. 
4. 
REDACTION BASED ON ART. 4(1)(A) - INTERNATIONAL RELATIONS 
Concerning  document  n.  25,  some  paragraphs  have  been  redacted  on  the  basis  of  the 
exception to  disclosure  set  in  Article  4(1)(a)  third  indent  of Regulation  1049/2001,  as  we 
consider that its disclosure undermines the international relations with a third country.  
Making  available  the  redacted  parts  to  the  public  would  seriously  prejudice  the  relations 
between  the  European  Commission  and  the  United  States  government  in  their  ongoing 
dialogue on the protection of privacy in the context of transatlantic data transfers, and the 
mutual confidence between them. Establishing and protecting an atmosphere of mutual trust 
with the United States is a very delicate exercise and any harm to that trust cannot easily be 
repaired  and  thus  can  have  a  serious  adverse  effect  on  any  ongoing  dialogue  as  well  as 
future cooperation.   


 
The Commission also has a legitimate interest in not revealing its tactical considerations and 
other strategic elements of the past discussions as this could negatively affect its position in 
any  future  (trade)  negotiations  at  both  bilateral  or  multilateral  (WTO/GATS)  level.    A 
section of document n. 12 has been redacted as it concerns topics not connected with your 
request and therefore it must be considered as out of the scope of your request (annex at the 
end of the document).  
5. 
REDACTION BASED ON ART. 4(2) - ONGOING COURT CASES 
Concerning documents n. 4, 7 and 12, some sections have been redacted on the basis of the 
exception to disclosure set in Article 4(2) second indent of Regulation (EC) 1049/2001, as 
they refer to and comment on ongoing Court cases. Their disclosure would undermine the 
proper conduct of such judicial procedures.  
 Redacted sections contain in fact references to court proceedings. Their disclosure would 
undermine the protection of on-going and reasonably foreseeable future court proceedings 
in that it would negatively affect the Commission ability to defend its position in Court an 
equal footing with the respective applicant, contrary to the principle of equity of arms.   
6. 
REDACTION BASED ON ART. 4(3) - DECISION MAKING PROCESS 
Finally,  full  disclosure  of  documents  n.  2,  3,  8,  9  and  11  would  undermine  the  decision 
making  process  of  the  Commission,  as  it  would  reveal  the  preparatory  work  for  the 
negotiation  strategy  for  the  adoption  of  the  "new  deal  for  consumers"  package,  currently 
under discussion in European Parliament and Council.  
Article (4)3 indicates that   
"  3.  Access  to  a  document,  drawn  up  by  an  institution  for  internal  use  or  received  by  an 
institution,  which  relates  to  a  matter  where  the  decision  has  not  been  taken  by  the 
institution,  shall  be  refused  if  disclosure  of  the  document  would  seriously  undermine  the 
institution's  decision-making  process,  unless  there  is  an  overriding  public  interest  in 
disclosure.  

Access  to  a  document  containing  opinions  for  internal  use  as  part  of  deliberations  and 
preliminary  consultations  within  the  institution  concerned  shall  be  refused  even  after  the 
decision  has  been  taken  if  disclosure  of  the  document  would  seriously  undermine  the 
institution's  decision-making  process,  unless  there  is  an  overriding  public  interest  in 
disclosure."  

The Commission's services must be able to continue their intelligence and mediation work 
with  stakeholders  and  national  authorities,  which  is  essential  to  gather  information  and 
feedback on a number of provisions which are debated, in order to facilitate the elaboration 
of a final text which would meet the objectives of the proposed legislation, as well as the 
formulation  of  the  official  position  of  the  Commission  in  the  context  of  the  co-decision 
procedure. Anticipating the options under consideration, would compromise solutions and 
the possible fallback position on key issues, as decided by the College of Commissioners. It 
would ultimately deprive the Commission of essential negotiating tools, which enable it to 
fulfil its institutional role at this stage of the legislative procedure.  
Therefore, the exception laid down in Article 4(3) second subparagraph of Regulation (EC) 
No 1049/2001 applies to this document.  


 
7. 
REDACTIONS BASED ON ARTICLE 4(1)(B), DATA PROTECTION 
Pursuant to Article 4(1)(b) of Regulation (EU) No 1049/2001, access to a document has 
to be refused if its disclosure would undermine the protection of privacy and the integrity 
of the individual, in particular in accordance with European Union legislation regarding 
the protection of personal data. 
The applicable legislation in this field is Regulation (EU) No 2018/1725 of the European 
Parliament  and  of  the  Council  of  23  October  2018  on  the  protection  of  natural  persons 
with  regard to  the processing of personal  data by  the Union institutions, bodies, offices 
and agencies and on the free movement of such data, and repealing Regulation (EC) No 
45/2001 and Decision No 1247/2002/EC3 (‘Regulation 2018/1725’). 
The documents to which you request access contain personal data, in particular names, e-
mails, telephone numbers, signatures. 
Indeed,  Article  3(1)  of  Regulation  (EU)  2018/1725  provides  that  personal  data  ‘means 
any information relating to an identified or identifiable natural person […]
’. The Court 
of Justice has specified that any information, which by  reason of its content, purpose or 
effect, is linked to a particular person is to be considered as personal data.4 Please note in 
this  respect  that  the  names,  signatures,  functions,  telephone  numbers  and/or  initials 
pertaining  to  staff  members  of  an  institution  are  to  be  considered  personal  data.  In  its 
judgment  in  Case  C-28/08  P  (Bavarian  Lager)5,  the  Court  of  Justice  ruled  that  when  a 
request  is  made  for  access  to  documents  containing  personal  data,  the  Data  Protection 
Regulation becomes fully applicable6. 
Pursuant to  Article 9(1)(b) of Regulation  (EU) 2018/1725,  ‘personal data shall  only be 
transmitted  to  recipients  established  in  the  Union  other  than  Union  institutions  and 
bodies if  ‘[t]he recipient establishes that it is necessary to have the data transmitted for 
a specific purpose in the public interest and the controller, where there is any reason to 
assume that the data subject’s legitimate interests might be prejudiced, establishes that it 
is  proportionate  to  transmit  the  personal  data  for  that  specific  purpose  after  having 
demonstrably weighed the various competing interests
’. 
Only if these conditions are fulfilled and the processing constitutes lawful processing in 
accordance  with  the  requirements  of  Article  5  of  Regulation  (EU)  2018/1725,  can  the 
transmission of personal data occur. 
According to  Article 9(1)(b) of Regulation  (EU)  2018/1725,  the European Commission 
has to examine the further conditions for a lawful processing of personal data only if the 
                                                 
3   Official Journal L 205 of 21.11.2018, p. 39. 
4     Judgment of the Court of Justice of the European Union of 20 December 2017 in Case C-434/16, Peter 
Nowak  v  Data  Protection  Commissioner,  request  for  a  preliminary  ruling,  paragraphs  33-35, 
ECLI:EU:C:2017:994.     
5   Judgment of 29 June 2010 in Case C-28/08 P, European Commission v The Bavarian Lager Co. Ltd
EU:C:2010:378, paragraph 59.  
6   Whereas this judgment specifically related to Regulation (EC) No 45/2001 of the European Parliament 
and of the Council of 18 December 2000 on the protection of individuals with regard to the processing 
of personal data by the Community institutions and bodies and on the free movement of such data, the 
principles  set  out  therein  are  also  applicable  under  the  new  data  protection  regime  established  by 
Regulation 2018/1725.  
10 


 
first  condition  is  fulfilled,  namely  if  the  recipient  has  established  that  it  is  necessary  to 
have  the  data  transmitted  for  a  specific  purpose  in  the  public  interest.  It  is  only  in  this 
case that the European Commission has to examine whether there is a reason to assume 
that  the  data  subject’s  legitimate  interests  might  be  prejudiced  and,  in  the  affirmative, 
establish  the  proportionality  of  the  transmission  of  the  personal  data  for  that  specific 
purpose after having demonstrably weighed the various competing interests. 
In your request, you do not put forward any arguments to establish the necessity to have 
the data transmitted for a specific purpose in the public interest. Therefore, the European 
Commission does not have to examine whether there is a reason to assume that the data 
subject’s legitimate interests might be prejudiced. Notwithstanding the above, please note 
that  there  are  reasons  to  assume  that  the  legitimate  interests  of  the  data  subjects 
concerned  would  be  prejudiced  by  disclosure  of  the  personal  data  reflected  in  the 
documents, as there is a real and non-hypothetical risk that such public disclosure would 
harm their privacy and subject them to unsolicited external contacts.  
Consequently, I conclude that, pursuant to Article 4(1)(b) of Regulation (EC) 1049/2001, 
access cannot be granted to the personal data, as the need to obtain access thereto for a 
purpose in  the public interest  has  not  been substantiated and there is  no reason to  think 
that  the  legitimate  interests  of  the  individuals  concerned  would  not  be  prejudiced  by 
disclosure of the personal data concerned. 
8. 
REVIEW OF THE DECISION 
In accordance with Article 7(2) of Regulation (EC) 1049/2001, you are entitled to make a 
confirmatory application requesting the Commission to review the position granting partial 
access  to  the  requested  documents,  including  in  case  you  would  disagree  with  the 
assessment that the redacted data are personal data, which can only be disclosed if such 
disclosure is legitimate under the applicable rules on the protection of personal data. 
Such  a  confirmatory  application  should  be  addressed  within  15  working  days  upon 
receipt  of  this  letter  to  the  Secretariat-General  of  the  Commission  at  the  following 
address: 
European Commission 
Secretariat-General 
Unit C.1. ‘Transparency, Document Management and Access to Documents’  
BERL 7/076 
B-1049 Bruxelles, or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
 
Yours faithfully, 
Tiina ASTOLA 
Director-General 
11 
Electronically signed on 19/11/2019 18:56 (UTC+01) in accordance with article 4.2 (Validity of electronic documents) of Commission Decision 2004/563

Document Outline